B4_Leistungsbeschreibung_Konferenztechnik.pdf

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Leistungsbeschreibung für ein EU-weites

Offenes Verfahren

Abschluss eines Rahmenvertrages

über die Lieferleistung von IT-Hardware-Komponen-

ten für Videokonferenzsysteme für Besprechungs-

räume an den Standorten Berlin, Bonn, Cottbus

• Referat B 4 -

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Inhaltsverzeichnis

1. EINFÜHRUNG ................................................................................................................................. 3

1.1 AUSGANGSLAGE ........................................................................................................................ 3

1.2 GEGENSTAND DES AUFTRAGS .................................................................................................... 3

1.3 VERTRAGSGESTALTUNG ............................................................................................................. 4

2. TECHNISCHE RAHMENBEDINGUNGEN ..................................................................................... 4

3. PRODUKTBEZOGENE LEISTUNGSANFORDERUNGEN ........................................................... 5

3.1 ALLGEMEINE PRODUKTANFORDERUNGEN .................................................................................... 5

3.2 LEISTUNGSGEGENSTAND (HARDWARE-PRODUKTE) ..................................................................... 5

3.3 PRODUKTSPEZIFIKATIONEN ........................................................................................................ 5

3.3.1 Kollaborativer Touch-Bildschirm 65 Zoll ................................................................................. 6

3.3.2 Kollaborativer Touch-Bildschirm 75 Zoll ................................................................................. 6

3.3.3 Kollaborativer Touch-Bildschirm 86 Zoll ................................................................................. 7

3.3.4 PC-Modul zur nahtlosen Integration in das Hauptdisplay ...................................................... 7

3.3.5 Elektrisch höhenverstellbares System für Bildschirme mind. 65 Zoll/ 75 Zoll/ 86 Zoll ........... 8

3.3.6 All-in-one-Videokonferenzgerät .............................................................................................. 8

3.3.7 USB-Transmitter für Bildschirminhalte ................................................................................... 9

3.3.8 Eingabegerät (Plug & Play) bestehend aus Tastatur & Maus ................................................ 9

4. LIEFERBEDINGUNGEN ............................................................................................................... 10

4.1 VERPACKUNGS- UND TRANSPORTKOSTEN ................................................................................. 10

4.2 DIENST- UND LIEFERLEISTUNGEN .............................................................................................. 10

5. NACHHALTIGE UND SOZIALE ANFORDERUNGEN ................................................................ 11

5.1 NACHHALTIGE ANFORDERUNGEN .............................................................................................. 11

5.2 SOZIALE ANFORDERUNGEN ...................................................................................................... 12

6. INNOVATIONSKLAUSEL ............................................................................................................. 12

Anlagen

Anlage 1 – Rahmenvertrag

Anlage 2a EVB-IT Kaufvertrag (kurz)

Anlage 2b - EVT-IT Kauf-AGB

Anlage 3 – Preisblatt Konferenztechnik

Anlage 4 – Lieferorte (Übersicht)

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1. Einführung

1.1 Ausgangslage

Moderne Videokonferenzsysteme sind in den letzten Jahren zu einem unverzichtbaren Instru-

ment für effiziente, standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Behördenbeschäftigten,

und Behördenmitarbeitenden mit Externen geworden. Sie tragen dazu bei, die Produktivität und

Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, indem sie qualitativ hochwertige Kommunikationsmöglich-

keiten in Besprechungsräumen bieten. Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR)

plant, in den kommenden Jahren alle Besprechungsräume an den drei Dienstorten Berlin, Bonn

und Cottbus mit einheitlicher, dem aktuellen Stand der Technik entsprechender, Videokonfe-

renztechnik auszustatten. Damit sollen die Bedienung und die Wartung der Techniksysteme

vereinfacht und standardisiert werden, um sowohl die Qualität der Geräte als auch die (virtuelle)

Zusammenarbeit der verschiedenen Stakeholder nachhaltig und spürbar zu verbessern.

1.2 Gegenstand des Auftrags

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Lieferung von Hardware-Komponenten für Videokon-

ferenzsysteme für Besprechungsräume mit verschiedenen Raumgrößen (klein, mittel, groß –

15 qm bis max. 160 qm) an den Standorten Berlin, Bonn und Cottbus. Die Systeme sollen eine

einheitliche, einfache Bedienung und hohe Qualität gewährleisten. Es werden funktionale Ele-

mente für die Ausstattung der Räume abgefragt, inklusive Kollaborations-Displays, PC-Module,

Konferenzkameras, All-in-one-Videokonferenzgeräte sowie Zubehör. Die angebotenen Sys-

teme müssen die in der Leistungsbeschreibung als Mindestanforderungen formulierten Funkti-

onen für die vorgegebene Laufzeit erfüllen. Eventuell erforderliche Lizenzen sind in die Einheits-

preise entsprechend einzukalkulieren.

Die Auftragnehmerin (AN) garantiert, dass die von ihr angebotenen Produkte als Gesamtsystem

die funktionalen Anforderungen erfüllen. Die AG trägt für die erforderliche Infrastruktur (Raum,

Möbel, Licht, Strom, Netzwerk) Sorge. Sämtliche Kabel, welche zur Kopplung der gelieferten

Komponenten und zur Anbindung des Gesamtsystems an das Netzwerk der AG erforderlich

sind, sind durch die AN im Rahmen der entsprechenden Leistungspositionen beizustellen.

Ein Management-System ist nicht Bestandteil des Ausschreibungsgegenstandes. Sämtliche

Komponenten sollen ohne ein dediziertes Management-System in Betrieb genommen und be-

trieben werden können. Sollte aufgrund der Produktstrategie des angebotenen Herstellers ein

Management-System erforderlich sein, so ist dieses in die Einheitspreise der entsprechenden

Komponenten einzukalkulieren.

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1.3 Vertragsgestaltung

Es wird ein Rahmenvertrag zwischen der AN und dem Bundesamt für Bauwesen und Raum-

ordnung (AG) über den unter Ziff. 1.2 benannten Auftragsgegenstand in Höhe eines festgeleg-

ten Haushaltsbudgets von insgesamt max. 600.000 € brutto (inkl. USt.) geschlossen (Anlage 1).

Der Abruf der Leistungen aus diesem Rahmenvertrag erfolgt durch Erteilung von Einzelaufträ-

gen über einen Zeitraum von maximal vier (4) Jahren mittels eines EVB-IT Kaufvertrages (An-

lage 2). Die Mindestabrufmengen für die Standorte sind in der Leistungsbeschreibung festge-

legt (s. Ziff. 3.2).

Die Hardware muss miteinander kompatibel, fabrikneu, versionsgleich (oder durch Nachfolge-

modelle ersetzbar) und uneingeschränkt funktionsfähig sein. Die AN trägt sämtliche gesetzliche

Gewährleistungspflichten und Garantieleistungen.

Die jeweilige Lieferung muss von der AN an den Zielort am jeweiligen Standort geliefert werden

(s. Lieferbedingungen, Ziff. 4). Eine Verpflichtung zur Abnahme von Leistungen bzw. dem Abruf

von Leistungen in einer bestimmten Menge über die Mindestabrufmenge hinaus ergibt sich aus

dem Rahmenvertrag nicht.

Weitere Dienstleistungen wie Wartung, Instandhaltung, Aufbau und Inbetriebnahme der Geräte

sind nicht Vertragsbestandteil und werden von der AG selbst übernommen.

2. Technische Rahmenbedingungen

Die technischen Rahmenbedingungen (wie z. B. Netzwerkanbindung, Raumgestaltung, Sicher-

heits- und Datenschutzanforderungen, Stromversorgung und Kabelmanagement) für die Nut-

zung der Videokonferenzsysteme werden von der AG geschaffen und sind nicht Bestandteil

dieser Ausschreibung.

Die Anbindung und der Betrieb der Videokonferenzsysteme erfolgen durch die AG.

Eine Kopplung mit bestehenden Telekommunikations-, Unified Communication- und

Groupware-Systemen ist ebenfalls nicht Bestandteil dieser Ausschreibung.

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3. Produktbezogene Leistungsanforderungen

3.1 Allgemeine Produktanforderungen

Die angebotenen Hardwareprodukte müssen für unterschiedliche Raumgrößen und Standorte

geeignet sein. Sie müssen die in der Leistungsbeschreibung festgelegten Mindestanforderun-

gen hinsichtlich Funktionalität und Laufzeit erfüllen. Die Bedienungssysteme müssen in deut-

scher Sprache verfügbar sein, das heißt, die Menüs und Benutzeroberflächen sind auf Deutsch

oder auf Deutsch einstellbar. Die Hardware muss miteinander kompatibel sein und uneinge-

schränkt funktionsfähig zusammenarbeiten. Für die Farbgestaltung ist, soweit möglich, die

Farbe Schwarz (dunkel) vorzusehen. Abweichungen hinsichtlich des Farbtons werden in der

Leistungsaufstellung gekennzeichnet und mit dem Zusatz „Farbton: weiß“ ausgewiesen.

Die Handbücher sind in deutscher oder englischer Sprache zu erstellen und in elektronischer

Form (PDF) bereitzustellen.

3.2 Leistungsgegenstand (Hardware-Produkte)

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung von Hardware-Produkten zur Ausstattung der

Videokonferenzräume der AG. Der Lieferumfang umfasst die in der Anlage 3 „Preisblatt“ auf-

geführten Produkte. Die angebotenen Produkte müssen alle anwendbaren gesetzlichen Vor-

schriften erfüllen, insbesondere Sicherheitsvorschriften, Kennzeichnungspflichten sowie das

höchste Leistungsniveau hinsichtlich Energieeffizienz. Hierzu zählen unter anderem die Zertifi-

zierung nach RoHS, die CE-Kennzeichnung sowie die EU-Konformitätserklärung. Die genann-

ten Sicherheits- und Kennzeichnungsvorschriften sind nicht abschließend; es gelten alle ein-

schlägigen gesetzlichen Vorgaben (z. B. Elektro- und Elektronikgesetz [ElektroG], Batteriege-

setz [BattG], Kreislaufwirtschaftsgesetz [KrWG], Verpackungsgesetz [VerpackG], Handelsge-

setzbuch [HGB], Verordnung EG Nr. 1272/2008).

3.3 Produktspezifikationen

Die Beschaffenheit der Produkte, insbesondere technische Spezifikationen und Leistungsmerk-

male, ergibt sich aus den aktuellen Produktbeschreibungen und technischen Dokumentationen.

Innerhalb einer Bestellung sind alle Produkte fabrikneu, in der jeweiligen Version gleich (sofern

keine Nachfolgemodelle vorgesehen sind) sowie homogen zu liefern. Alle in einem Abruf ge-

nannten Positionen sind grundsätzlich in einer Gesamtlieferung zu erbringen und an den von

der AG benannten Standort (s. Lieferbedingungen, Ziff. 4) zu liefern. Abweichungen, wie etwa

Teillieferungen, sind nur zulässig, wenn diese vorher ausdrücklich vereinbart wurden.

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3.3.1 Kollaborativer Touch-Bildschirm 65 Zoll

Anzahl: Berlin 11, Bonn 2, Cottbus 1

3.3.2 Kollaborativer Touch-Bildschirm 75 Zoll

Anzahl: Berlin 13, Bonn 13, Cottbus 0

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3.3.3 Kollaborativer Touch-Bildschirm 86 Zoll

Anzahl: Berlin 17, Bonn 1, Cottbus 1

3.3.4 PC-Modul zur nahtlosen Integration in das Hauptdisplay

Anzahl: Berlin 46, Bonn 16, Cottbus 2

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3.3.5 Elektrisch höhenverstellbares System für Bildschirme

mind. 65 Zoll/ 75 Zoll/ 86 Zoll

Anzahl: Berlin 43, Bonn 16, Cottbus 2

3.3.6 All-in-one-Videokonferenzgerät

Anzahl: Berlin 69, Bonn 26, Cottbus 4

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3.3.7 USB-Transmitter für Bildschirminhalte

Anzahl: Berlin 3, Bonn 20, Cottbus 2

3.3.8 Eingabegerät (Plug & Play) bestehend aus Tastatur & Maus

Anzahl: Berlin 46, Bonn 16, Cottbus 2

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4. Lieferbedingungen

Die jeweils beauftragte Lieferung (Einzelabruf) muss als Gesamtlieferung innerhalb von 30 Ta-

gen nach der jeweiligen Auftragserteilung erfolgen. Bei unvorhergesehenen Verzögerungen ist

die AG unverzüglich zu informieren. Teillieferung sind nur zulässig, wenn diese vorher ausdrück-

lich, mindestens in Textform, zwischen den Vertragsparteien vereinbart wurden.

Die Lieferung und Entladung der bestellten Geräte erfolgt von der AN an die in der Anlage 4

„Lieferorte“ genannten Zielorte.

Die genauen Lieferorte sowie ggf. örtliche Besonderheiten sind dieser Anlage zu entnehmen

sowie ggf. vorab zwischen den Vertragsparteien zu spezifizieren. Die AN ist für den Transport,

die Entladung und die Platzierung der Geräte in den in der Anlage 4 aufgeführten Räumen ver-

antwortlich. Die AN wird bei der Auslieferung von mind. einer Beschäftigten bzw. einem Be-

schäftigten der AG durch das Gebäude begleitet. Die AN stellt sicher, dass zum Zeitpunkt der

Lieferung ausreichend Personal und geeignete Hilfsmittel (z. B. Hubwagen) zur Verfügung ste-

hen. Die AN stellt sicher, dass die Geräte ordnungsgemäß verpackt sind, um Transportschäden

zu vermeiden. Die AN trägt die Verantwortung für die Einhaltung der geltenden Sicherheits- und

Umweltvorschriften während des Transports (s. auch Ziff. 5.1).

Bei der Lieferung sind die Geräte von den Vertragsparteien auf äußerliche, sichtbare Schäden

zu prüfen und der AN eine Abnahmebestätigung (Lieferschein) zu übergeben.

4.1 Verpackungs- und Transportkosten

Die Kosten für Packmittel und Transport trägt grundsätzlich die AN. Dies gilt auch für Neben-

kosten, wie z. B. Versicherungsgebühren, Nachnahmeprovision, Rollgelder, Anschlussgebüh-

ren, Standgeld oder Gebühren für eine Transportkostenbescheinigung.

Die AN ist verpflichtet, Verpackungen (i. S. des Verpackungsgesetzes in der jeweils gültigen

Fassung) bei Anlieferung kostenfrei vom Empfänger der Leistung zurückzunehmen. Eine Über-

eignung von Packmitteln findet in diesem Fall nicht statt.

4.2 Dienst- und Lieferleistungen

Für Dienst- und Lieferleistungen (z. B. Auslieferung) gilt: Je Kalendertag wird pro Person nicht

mehr als ein Tagessatz vergütet. Ein Tagessatz beträgt acht Zeitstunden, die bei Bedarf über-

schritten bzw. unterschritten werden können. Bei Überschreitung oder Unterschreitung erfolgt

die Abrechnung mindestens viertelstundengenau auf der Grundlage der vereinbarten Tages-

sätze. Der Stundensatz beträgt ein Achtel des Tagessatzes; der Minutensatz ein Sechzigstel

des Stundensatzes.

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Reisezeiten und Pausenzeiten werden nicht vergütet. Die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen

sind von der AN einzuhalten. Materialkosten, Nebenkosten und Reisekosten im Zusammen-

hang mit Reisen zu den Standorten der AG sind durch die obige Vergütung abgegolten und

werden nicht gesondert vergütet.

5. Nachhaltige und soziale Anforderungen

Die AN verpflichtet sich, Produkte und Dienstleistungen zu erbringen, die höchsten nachhaltigen

und sozialen Standards entsprechen. Dabei sind die gesamte Lieferkette – von Rohstoffgewin-

nung über Produktion, Vertrieb bis hin zur Logistik – sowie die Einhaltung aller gesetzlichen

Vorgaben zu berücksichtigen.

5.1 Nachhaltige Anforderungen

Produktqualität und Haltbarkeit: Die angebotenen Produkte sollen eine Mindestnutzungs-

dauer von sechs Jahren aufweisen. Die Kernanforderung liegt auf hoher Qualität und Langle-

bigkeit, um Gerätewechsel zu minimieren.

Materialien: Kunststoffe dürfen keine halogenhaltigen Polymere (z. B. PVC) sowie chlor- bzw.

bromhaltige Flammschutzmittel (> 25 g) enthalten. Zudem müssen alle Kunststoffe frei von ge-

fährlichen Stoffen (Teile > 25 g) gemäß Verordnung EG Nr. 1272/2008 Anhang VI sein, insbe-

sondere karzinogene, keimzellmutagene und reproduktionstoxische Stoffe der Kategorien

1A/1B.

Rohstoffe: Alle produktionsrelevanten Rohstoffe und Bauteile müssen nachweislich frei von

Konfliktmineralien sein.

Recyclingfähigkeit: Die angebotenen Produkte sollen so konstruiert sein, dass sie für Recyc-

lingzwecke leicht zerlegbar sind. Insbesondere sollen Gehäuseteile, Chassis, Batterien (sofern

vorhanden), Bildschirmeinheiten (sofern vorhanden) und Leiterplatten als separate Materialfrak-

tionen von anderen funktionellen Einheiten getrennt werden können. Ziel ist es, eine werkstoff-

liche Verwertung dieser Komponenten zu ermöglichen.

Demontage: Die Zerlegung muss in einem Fachbetrieb manuell erfolgen können, wobei die

Verwendung von allgemein üblichen, im Handel erhältlichen Universalwerkzeugen möglich sein

soll. Die Zerlegung muss manuell, mit handelsüblichen Universalwerkzeugen und durch eine

einzelne Person möglich sein.

Batterien: Wiederaufladbare Batterien (Akkus), sofern vorhanden, müssen ohne Werkzeug

oder mit Hilfe von Universalwerkzeugen leicht entnehmbar sein.

Elektrobaugruppen: Diese sollen leicht vom Gehäuse demontierbar sein.

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Geräteauslieferungen und -rückführungen: Die Abwicklung von Geräteauslieferungen und -

rückführungen soll möglichst CO2-neutral erfolgen. Es wird als vorteilhaft angesehen, regionale

Distributions- und Servicezentren zu nutzen, um die Transportwege zu verkürzen. Ebenso soll

die Verwendung von Transportfahrzeugen mit alternativen Antriebstechnologien bevorzugt wer-

den.

Kleine und leichte Teile sind per Paketdienstleister zu versenden. Die Beauftragung dieser

Dienstleister muss durch die AN erfolgen, sowohl für die Auslieferung als auch für die Rückfüh-

rung. Die genannten Pakete sind an die Postanschrift des Zielortes zu adressieren (s. Lieferbe-

dingungen Ziff. 4).

Speditionslieferungen und -abholungen sind mit LKWs durchzuführen, die über eine Hebebühne

und Handhubwagen verfügen. Auch hier ist die Beauftragung durch die AN vorzunehmen. Die

eingesetzten Speditionen sollen über einen modernen Fuhrpark verfügen und ihre Fahrer ent-

sprechend qualifiziert haben, um einen effizienten Kraftstoffverbrauch zu gewährleisten.

Der auf dem Transportweg anfallende CO2-Ausstoß soll durch geeignete Maßnahmen seitens

des Herstellers, Vertreibers und der Transportunternehmen ausgeglichen werden. Dazu zählen

beispielsweise spezifische Nachhaltigkeits- und Umweltprojekte.

5.2 Soziale Anforderungen

Die AN sowie alle Zulieferer müssen sozial verantwortlich agieren und sicherstellen, dass die

Arbeitsbedingungen in der Produktion und Dienstleistung den gesetzlichen Vorgaben entspre-

chen, Arbeitnehmerrechte gewahrt sowie Tarif- und Mindestlöhne eingehalten, Kinderarbeit und

etwaige Diskriminierung ausgeschlossen und die Rahmenarbeitszeiten eingehalten werden.

6. Innovationsklausel

Die im Rahmen dieser Ausschreibung angebotenen Produkte, die zur Erfüllung der geforderten

Videokonferenzfunktionalitäten erforderlich sind, werden mit Vertragsabschluss Bestandteil des

Vertrages.

Sollte während der Laufzeit des Vertrages eine der angebotenen Komponenten nicht mehr ver-

fügbar sein oder die AN die vertraglich zugesicherten Leistungen, nicht mehr erbringen können,

ist die AN verpflichtet, die AG unverzüglich darüber zu informieren.

Die AN verpflichtet sich, innerhalb des bestehenden Rahmenvertrags eine gleichwertige Kom-

ponente anzubieten, die mindestens die gleichen funktionalen und qualitativen Mindestanforde-

rungen erfüllt. Diese Ersatzkomponente ist mindestens zu den gleichen Konditionen bereitzu-

stellen wie die ursprünglich angebotene Komponente.

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