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FRAUNHOFER-GESELLSCHAFT

LEISTUNGSBESCHREIBUNG

PR1248059 »LEISTUNGSERBRINGUNG FÜR WEITERENTWICKLUNG

UND BETRIEBSUNTERSTÜTZUNG DES ZENTRALEN MICROSOFT 365

SERVICES BEI FRAUNHOFER «

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1 Einführung, Motivation und Zielsetzung .............................................................. 3 1.1 Die Fraunhofer-Gesellschaft .................................................................................................. 3 1.2 Einleitung und Motivation ..................................................................................................... 3 1.3 Zielsetzung ............................................................................................................................. 3

2 Leistungsverzeichnis ............................................................................................... 3 2.1 Definition der durchzuführenden Arbeitspakete .................................................................... 3 2.2 Los 1: Microsoft Entra ID, Microsoft Azure Cloud, und Microsoft 365 E5 Security ............ 4 2.2.1 Arbeitspakete ......................................................................................................................... 5 2.2.2 Umfang und Zeitplanung ..................................................................................................... 10 2.3 Los 2: Weiterentwicklung und Betrieb Microsoft 365 SharePoint und OneDrive ............... 10 2.3.1 Arbeitspakete ....................................................................................................................... 11 2.3.2 Umfang und Zeitplanung ..................................................................................................... 15 2.4 Los 3: Betriebsunterstützung und Weiterentwicklung Microsoft Teams ............................. 16 2.4.1 Arbeitspakete ....................................................................................................................... 17 2.4.2 Umfang und Zeitplanung ..................................................................................................... 20

3 Zahlungsbedingungen .......................................................................................... 21

4 Zuschlagskriterien ................................................................................................. 21

5 Eignungskriterien .................................................................................................. 22

6 Rahmenbedingungen ........................................................................................... 23 6.1 Ort der Leistungserbringung ................................................................................................ 23 6.2 Nebenangebote ..................................................................................................................... 23 6.3 Angebotsabgabe und losbezogene Anforderungen .............................................................. 23

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1 Einführung, Motivation und Zielsetzung

1.1 Die Fraunhofer-Gesellschaft

Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine deutsche Organisation für angewandte Forschung. Sie wurde 1949 gegründet und ist Europas größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Mit über 76 Instituten und Forschungseinrichtungen arbeitet die Fraunhofer- Gesellschaft eng mit Industrie und Wirtschaft zusammen, um innovative Lösungen für technologische Herausforderungen zu entwickeln. Die Schwerpunkte der Forschungstätigkeit erstrecken sich über eine Vielzahl von Branchen und Technologiefeldern, darunter Informationstechnologie, Energie, Gesundheit, Umwelt, Produktionstechnik und Mobilität. Die enge Verzahnung von Forschung und Industrie ermöglicht es der Fraunhofer-Gesellschaft, anwendungsnahe Lösungen zu entwickeln, die den Innovationsstandort Deutschland stärken und zur Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen beitragen.

1.2 Einleitung und Motivation

Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt eine umfangreiche Private- und Public-Cloud-Infrastruktur. Hierzu zählen ein eigens betriebener Sync-&-Share-Service, ein hochverfügbarer und hochskalierbarer S3-/Objektspeicher sowie ein Infrastructure-as-a-Service-(IaaS-)Cloud-Dienst. Zu den Public-Cloud-Services zählen neben den Hyperscaler-Angeboten im Bereich IaaS und PaaS auch die Bereitstellung zentraler Microsoft 365 Services für Fraunhofer. Für die Konzeption, Umsetzung und Qualitätssicherung relevanter Microsoft 365 Bereitstellungs-, Change- und Serviceprozesse sowie zur Sicherstellung des laufenden Betriebs werden entsprechende Dienstleistungen benötigt.

1.3 Zielsetzung

Ziel der Beauftragung ist es, Betrieb, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung zentraler Microsoft 365 Services der Fraunhofer-Gesellschaft durch externe IT-Unterstützung gezielt zu stärken. Die Leistungen sollen insbesondere zur Stabilisierung des Regelbetriebs, zur Umsetzung definierter Weiterentwicklungen, zur Bearbeitung von Changes und Service Requests sowie zur Verbesserung betrieblicher Prozesse beitragen.

2 Leistungsverzeichnis

2.1 Definition der durchzuführenden Arbeitspakete

Gegenstand der Beauftragung sind drei fachlich getrennte Lose zur Unterstützung des Betriebs, der Weiterentwicklung und der Qualitätssicherung zentraler Microsoft 365 Services der Fraunhofer-Gesellschaft. Die Aufteilung in drei Lose erfolgt, um fachlich unterschiedliche Leistungsbereiche getrennt anbieten, bewerten und beauftragen zu können. Los 1 umfasst Leistungen im Bereich Microsoft Entra ID u. Azure Cloud, Identity & Access Management, Automatisierung und Microsoft 365 E5 Security. Los 2 umfasst Leistungen für den Fraunhofer Microsoft 365 SharePoint- und OneDrive-Service. Los 3 umfasst Leistungen für den Betrieb und die Weiterentwicklung von Microsoft Teams. Anbieter können Angebote für ein einzelnes Los, für mehrere Lose oder für alle Lose einreichen. Jedes Los wird eigenständig bewertet und kann separat bezuschlagt werden.

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2.2 Los 1: Microsoft Entra ID, Microsoft Azure Cloud, und

Microsoft 365 E5 Security

Gegenstand von Los 1 ist die Unterstützung des Betriebs und der Weiterentwicklung zentraler Entra ID-, Azure-, Identity-, Automatisierungs- und Security-Funktionalitäten als Grundlage für den Fraunhofer Microsoft 365 Tenant.

Mindestanforderungen an die praktische Erfahrung und Qualifikation Für jede eingesetzte Person gelten folgende Anforderungen:

• Die in den Arbeitspakettabellen festgelegte Mindestdauer einschlägiger praktischer Berufserfahrung ist für jeden zugeordneten fachlich prägenden Tätigkeitsbereich personenbezogen nachzuweisen. Eine Zusammenrechnung der Berufserfahrung verschiedener Personen ist nicht zulässig. Zeitlich parallele Projektaktivitäten einer Person werden für denselben Tätigkeitsbereich nur einmal angerechnet. • Die Leistungserbringung kann durch eine oder mehrere Personen erfolgen. Jede Person ist den von ihr abzudeckenden Arbeitspaketen und Tätigkeitsbereichen eindeutig zuzuordnen und muss die hierfür geltenden Mindestanforderungen selbst erfüllen. Sämtliche Tätigkeitsbereiche müssen vollständig abgedeckt sein. Für jede eingesetzte Person ist eine fachlich geeignete Vertretung vorzusehen. • Die praktische Erfahrung und mindestens ein für die zugeordneten Tätigkeiten einschlägiger Qualifikationsnachweis sind im vorgegebenen Profil-Template des Auftraggebers darzustellen. Das Template ist nach Maßgabe des Kapitels „Zuschlagskriterien“ in das geforderte Konzept zu integrieren. • Aus dem Profil müssen Leistungszeitraum, Rolle, wesentliche Tätigkeiten und die Zuordnung zu den jeweiligen Arbeitspaketen eindeutig hervorgehen. Berücksichtigt werden ausschließlich Angaben, die eine nachvollziehbare fachliche und zeitliche Prüfung ermöglichen. Ist die geforderte Mindestdauer oder der fachliche Bezug nicht nachgewiesen, gilt die betreffende Mindestanforderung als nicht erfüllt. • Als fachlich einschlägig gelten insbesondere Qualifikationen in den Bereichen Microsoft Entra ID und Identity- und Access-Management, Microsoft Intune und Endpoint Management, Microsoft Defender XDR und Defender for Endpoint, Microsoft Azure, Microsoft 365 Security und Compliance, IT-Service-Management, Informations- und Cybersicherheit, Projektmanagement sowie Netzwerk-, Cloud- und Infrastrukturadministration. • Gleichwertige oder nicht mehr aktuelle Qualifikationsnachweise werden anerkannt, sofern die fachliche Vergleichbarkeit und Aktualität der Kenntnisse nachvollziehbar belegt sind.

Mindestanforderungen an die Koordination des eingesetzten Personals Der Auftragnehmer koordiniert den Einsatz des vorgesehenen Personals einschließlich der fachlich geeigneten Vertretung eigenständig und benennt einen verantwortlichen Hauptansprechpartner. Im Angebot ist darzustellen, wie Aufgaben und Vertretungszuständigkeiten zugeordnet, fachliche und organisatorische Schnittstellen koordiniert sowie Informationsfluss und fachliche Kontinuität sichergestellt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die reguläre Leistungserbringung durch eine oder mehrere Personen erfolgt. Die weitergehende qualitative Ausgestaltung dieser Mindestanforderungen ist im Kapitel „Zuschlagskriterien“ unter dem Zuschlagskriterium „Konzept 60 %“ zu beschreiben. Der Auftraggeber übernimmt keine Koordination des eingesetzten Personals oder der Vertretung. Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots.

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2.2.1 Arbeitspakete

Arbeitspaket 1: Überwachungs- und Konfigurationsarbeiten innerhalb des Fraunhofer Microsoft 365 Tenants mit Schwerpunkt Microsoft Entra ID und Azure Cloud Dieses Arbeitspaket umfasst die operative Unterstützung bei der Überwachung, Konfiguration und Weiterentwicklung zentraler Microsoft-Entra-ID- und Azure-Cloud-Funktionalitäten des Fraunhofer Microsoft 365 Tenants einschließlich der Bearbeitung tenantweiter Änderungen sowie der zugehörigen Qualitätssicherung und Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

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Arbeitspaket 2: Konzeption, Implementierung und Betrieb von Hilfsdiensten für den Microsoft Azure Cloud- und Microsoft 365- Betrieb bei Fraunhofer Dieses Arbeitspaket umfasst die Konzeption, Implementierung, Weiterentwicklung und betriebliche Integration von Hilfsdiensten und Automatisierungen für den Microsoft-Azure- Cloud- und Microsoft-365-Betrieb bei Fraunhofer einschließlich Tests, Qualitätssicherung, Dokumentation und Wissenstransfer. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Arbeitspaket 3: Bearbeitung von Service Requests und Incident Tickets sowie 3rd-Level-Support Dieses Arbeitspaket umfasst die qualifizierte Bearbeitung von Service Requests und Incidents, die Kundenkommunikation und -beratung sowie den 3rd-Level-Support für Microsoft Azure Cloud und Microsoft 365 einschließlich Fehleranalyse, Prozessoptimierung und Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung

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innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Die Leistungen dieses Arbeitspakets werden grundsätzlich innerhalb der in den Vergabeunterlagen definierten Geschäftszeiten des Auftraggebers erbracht. Eine Rufbereitschaft oder ständige Erreichbarkeit außerhalb dieser Zeiten ist nicht geschuldet, sofern sie nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart wird. Priorisierung, Reaktionszeiten und Bearbeitungsreihenfolge von Incidents, Service Requests und Changes richten sich nach den mit den Vergabeunterlagen bereitgestellten Betriebs- und Ticketprozessen. Änderungen dieser Prozesse während der Vertragslaufzeit dürfen den vereinbarten Leistungsumfang nicht wesentlich verändern.

Arbeitspaket 4: Erarbeitung, Konfiguration und Weiterentwicklung von Systemen und Infrastrukturkonzepten für Provisionierung, Authentisierung und Autorisierung im Kontext von Microsoft Entra ID

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Dieses Arbeitspaket umfasst die Überwachung, den Betrieb und die Weiterentwicklung von Provisionierungs-, Authentisierungs- und Autorisierungslösungen im Kontext von Microsoft Entra ID einschließlich hybrider Verzeichnis-, Identitäts- und Berechtigungsstrukturen. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Arbeitspaket 5: Unterstützung bei Einführung, Weiterentwicklung und betrieblicher Integration von Microsoft 365 E5- Funktionalitäten

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Dieses Arbeitspaket umfasst die Einführung, Weiterentwicklung und betriebliche Integration ausgewählter Microsoft-365-E5-Funktionalitäten wie z. B. Microsoft Intune sowie Security-, Compliance- und Governance-Funktionen. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Projektsprache: Die Leistungserbringung, Kommunikation und Dokumentation müssen vollständig in deutscher Sprache erfolgen. Das eingesetzte Personal muss über Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder über gleichwertige nachweisbare Sprachkenntnisse verfügen. Die Kenntnisse müssen eine selbständige Durchführung von Besprechungen, Beratungen und schriftlichen Dokumentationen in deutscher Sprache ermöglichen.

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2.2.2 Umfang und Zeitplanung

Vertragslaufzeit, Höchstmenge und Optionen Für die Grundlaufzeit vom 01. Dezember 2026 bis zum 30. November 2027 wird für Los 1 eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag nach Ablauf der Grundlaufzeit bis zu zweimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die erste optionale Verlängerung umfasst den Zeitraum vom 01. Dezember 2027 bis zum 30. November 2028, die zweite optionale Verlängerung den Zeitraum vom 01. Dezember 2028 bis zum 30. November 2029. Für jedes optionale Vertragsjahr wird eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Die jeweilige Verlängerungsoption wird spätestens drei Monate vor Ablauf der laufenden Vertragsperiode durch Erklärung des Auftraggebers in Textform ausgeübt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung oder auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht.

Vor-Ort-Termine und Nebenkosten Das Stundenkontingent umfasst bis zu zwölf Vor-Ort-Termine mit einer Dauer von jeweils bis zu acht Stunden. Die Termine finden nach vorheriger Abstimmung in Bonn oder München statt. Der Auftraggeber legt für jeden Termin Inhalt, Ort und erforderliche fachliche Besetzung fest. Sofern fachlich ausreichend, nimmt ausschließlich der verantwortliche Hauptansprechpartner oder eine für das jeweilige Thema benannte Fachperson teil. Reisezeiten, Reisekosten und sonstige Nebenkosten sind im angebotenen Stundensatz enthalten und werden nicht gesondert vergütet.

Organisation und zeitliche Durchführung Der Auftraggeber benennt für Los 1 einen zentralen fachlichen Ansprechpartner. Dieser koordiniert die auftraggeberseitigen Abstimmungen und Entscheidungen. Die interne Koordination des vom Auftragnehmer eingesetzten Personals verbleibt vollständig beim Auftragnehmer. Die Arbeitspakete sind während der gesamten Vertragslaufzeit grundsätzlich parallel zu bearbeiten. Reihenfolge, Priorisierung und zeitlicher Umfang der einzelnen Leistungen richten sich nach den jeweiligen Abrufen und den betrieblichen Erfordernissen des Auftraggebers innerhalb des vereinbarten Stundenkontingents.

2.3 Los 2: Weiterentwicklung und Betrieb Microsoft 365

SharePoint und OneDrive

Gegenstand von Los 2 sind Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Betrieb, der Weiterentwicklung und der Qualitätssicherung des Fraunhofer Microsoft 365 SharePoint- und OneDrive-Service einschließlich relevanter Integrationen.

Mindestanforderungen an die praktische Erfahrung und Qualifikation sowie deren Nachweis Die nachfolgenden Anforderungen gelten einheitlich für alle Arbeitspakete dieses Loses. Die arbeitspaketspezifischen Tätigkeitsbereiche und fachlichen Mindestanforderungen ergeben sich aus den jeweiligen Tabellen der Arbeitspakete. Für jede eingesetzte Person gelten folgende Anforderungen:

• Die in den Arbeitspakettabellen festgelegte Mindestdauer einschlägiger praktischer Berufserfahrung ist für jeden zugeordneten fachlich prägenden Tätigkeitsbereich personenbezogen nachzuweisen. Eine Zusammenrechnung der Berufserfahrung

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verschiedener Personen ist nicht zulässig. Zeitlich parallele Projektaktivitäten einer Person werden für denselben Tätigkeitsbereich nur einmal angerechnet. • Die Leistungserbringung kann durch eine oder mehrere Personen erfolgen. Jede Person ist den von ihr abzudeckenden Arbeitspaketen und Tätigkeitsbereichen eindeutig zuzuordnen und muss die hierfür geltenden Mindestanforderungen selbst erfüllen. Sämtliche Tätigkeitsbereiche müssen vollständig abgedeckt sein. Für jede eingesetzte Person ist eine fachlich geeignete Vertretung vorzusehen. • Die praktische Erfahrung und mindestens ein für die zugeordneten Tätigkeiten einschlägiger Qualifikationsnachweis sind im vorgegebenen Profil-Template des Auftraggebers darzustellen. Das Template ist nach Maßgabe des Kapitels „Zuschlagskriterien“ in das geforderte Konzept zu integrieren. • Aus dem Profil müssen Leistungszeitraum, Rolle, wesentliche Tätigkeiten und die Zuordnung zu den jeweiligen Arbeitspaketen eindeutig hervorgehen. Berücksichtigt werden ausschließlich Angaben, die eine nachvollziehbare fachliche und zeitliche Prüfung ermöglichen. Ist die geforderte Mindestdauer oder der fachliche Bezug nicht nachgewiesen, gilt die betreffende Mindestanforderung als nicht erfüllt. • Als fachlich einschlägig gelten insbesondere Qualifikationen in den Bereichen Microsoft 365, SharePoint Online und OneDrive, Microsoft 365 Administration, Security, Compliance und Governance, Microsoft 365 Copilot und SharePoint Agents, Informationssicherheit und Datenschutz, IT-Service-Management, Projektmanagement sowie Automatisierung, PowerShell und Microsoft Graph. • Gleichwertige oder nicht mehr aktuelle Qualifikationsnachweise werden anerkannt, sofern die fachliche Vergleichbarkeit und Aktualität der Kenntnisse nachvollziehbar belegt sind.

Mindestanforderungen an die Koordination des eingesetzten Personals Der Auftragnehmer koordiniert den Einsatz des vorgesehenen Personals einschließlich der fachlich geeigneten Vertretung eigenständig und benennt einen verantwortlichen Hauptansprechpartner. Im Angebot ist darzustellen, wie Aufgaben und Vertretungszuständigkeiten zugeordnet, fachliche und organisatorische Schnittstellen koordiniert sowie Informationsfluss und fachliche Kontinuität sichergestellt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die reguläre Leistungserbringung durch eine oder mehrere Personen erfolgt. Die weitergehende qualitative Ausgestaltung dieser Mindestanforderungen ist im Kapitel „Zuschlagskriterien“ unter dem Zuschlagskriterium „Konzept 60 %“ zu beschreiben. Der Auftraggeber übernimmt keine Koordination des eingesetzten Personals oder der Vertretung. Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots.

2.3.1 Arbeitspakete

Arbeitspaket 1: Verwaltung, Überwachung und Betrieb der SharePoint- und OneDrive-Umgebung Dieses Arbeitspaket umfasst die operative Verwaltung, Überwachung und Weiterentwicklung der Fraunhofer SharePoint-Online- und OneDrive-Umgebung einschließlich tenantweiter Änderungen, Sicherheits- und Wiederherstellungsmaßnahmen, relevanter Abstimmungen sowie betrieblicher Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

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Arbeitspaket 2: Konfiguration, Anpassung und Weiterentwicklung von SharePoint-Sites sowie Optimierung des SharePoint Storage Dieses Arbeitspaket umfasst die Konfiguration, Anpassung und Weiterentwicklung von SharePoint-Sites und Informationsarchitekturen sowie die Analyse und Optimierung der SharePoint-Storage-Nutzung einschließlich Berechtigungen, Governance, Site Lifecycle, Erweiterungen, Dokumentation und Übergabe in den Betrieb. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

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Arbeitspaket 3: Service Requests, Incidents sowie 2nd- und 3rd- Level-Unterstützung Dieses Arbeitspaket umfasst die Bearbeitung von Service Requests und Incidents, die technische Fehleranalyse und Fehlerbehebung in SharePoint Online und OneDrive sowie die 2nd- und 3rd- Level-Unterstützung einschließlich Kundenkommunikation, Zusammenarbeit mit Microsoft Support, Prozessverbesserung und Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

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Die Leistungen dieses Arbeitspakets werden grundsätzlich innerhalb der in den Vergabeunterlagen definierten Geschäftszeiten des Auftraggebers erbracht. Eine Rufbereitschaft oder ständige Erreichbarkeit außerhalb dieser Zeiten ist nicht geschuldet, sofern sie nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart wird. Priorisierung, Reaktionszeiten und Bearbeitungsreihenfolge von Incidents, Service Requests und Changes richten sich nach den mit den Vergabeunterlagen bereitgestellten Betriebs- und Ticketprozessen. Änderungen dieser Prozesse während der Vertragslaufzeit dürfen den vereinbarten Leistungsumfang nicht wesentlich verändern.

Arbeitspaket 4: Dokumentation, Schulung und Wissenstransfer Dieses Arbeitspaket umfasst die Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung von Benutzer-, Betriebs- und technischen Dokumentationen sowie Schulungen, Workshops und Wissenstransfer für SharePoint Online und OneDrive einschließlich der Pflege des Fraunhofer M365 Infocenters und der Übergabe in den Regelbetrieb. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

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Projektsprache: Die Leistungserbringung, Kommunikation und Dokumentation müssen vollständig in deutscher Sprache erfolgen. Das eingesetzte Personal muss über Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder über gleichwertige nachweisbare Sprachkenntnisse verfügen. Die Kenntnisse müssen eine selbständige Durchführung von Besprechungen, Beratungen und schriftlichen Dokumentationen in deutscher Sprache ermöglichen.

2.3.2 Umfang und Zeitplanung

Vertragslaufzeit, Höchstmenge und Optionen Für die Grundlaufzeit vom 1. Dezember 2026 bis zum 30. November 2027 wird für Los 2 eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag nach Ablauf der Grundlaufzeit bis zu zweimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die erste optionale Verlängerung umfasst den Zeitraum vom 1. Dezember 2027 bis zum 30. November 2028, die zweite optionale Verlängerung den Zeitraum vom 1. Dezember 2028 bis zum 30. November 2029. Für jedes optionale Vertragsjahr wird eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Die jeweilige Verlängerungsoption wird spätestens drei Monate vor Ablauf der laufenden Vertragsperiode durch Erklärung des Auftraggebers in Textform ausgeübt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung oder auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht.

Vor-Ort-Termine und Nebenkosten Das Stundenkontingent umfasst bis zu zwölf Vor-Ort-Termine mit einer Dauer von jeweils bis zu acht Stunden. Die Termine finden nach vorheriger Abstimmung in Bonn oder München statt. Der Auftraggeber legt für jeden Termin Inhalt, Ort und erforderliche fachliche Besetzung fest. Sofern fachlich ausreichend, nimmt ausschließlich der verantwortliche Hauptansprechpartner oder eine für das jeweilige Thema benannte Fachperson teil. Reisezeiten, Reisekosten und sonstige Nebenkosten sind im angebotenen Stundensatz enthalten und werden nicht gesondert vergütet.

Organisation und zeitliche Durchführung Der Auftraggeber benennt für Los 2 einen zentralen fachlichen Ansprechpartner. Dieser koordiniert die auftraggeberseitigen Abstimmungen und Entscheidungen. Die interne Koordination des vom Auftragnehmer eingesetzten Personals verbleibt vollständig beim Auftragnehmer. Die Arbeitspakete sind während der gesamten Vertragslaufzeit grundsätzlich parallel zu bearbeiten. Reihenfolge, Priorisierung und zeitlicher Umfang der einzelnen Leistungen richten sich nach den jeweiligen Abrufen und den betrieblichen Erfordernissen des Auftraggebers innerhalb des vereinbarten Stundenkontingents.

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2.4 Los 3: Betriebsunterstützung und Weiterentwicklung

Microsoft Teams

Gegenstand von Los 3 sind Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Unterstützung des Betriebs und der Weiterentwicklung von Microsoft Teams innerhalb des Fraunhofer Microsoft 365 Services.

Mindestanforderungen an die praktische Erfahrung und Qualifikation sowie deren Nachweis Die nachfolgenden Anforderungen gelten einheitlich für alle Arbeitspakete dieses Loses. Die arbeitspaketspezifischen Tätigkeitsbereiche und fachlichen Mindestanforderungen ergeben sich aus den jeweiligen Tabellen der Arbeitspakete. Für jede eingesetzte Person gelten folgende Anforderungen:

• Die in den Arbeitspakettabellen festgelegte Mindestdauer einschlägiger praktischer Berufserfahrung ist für jeden zugeordneten fachlich prägenden Tätigkeitsbereich personenbezogen nachzuweisen. Eine Zusammenrechnung der Berufserfahrung verschiedener Personen ist nicht zulässig. Zeitlich parallele Projektaktivitäten einer Person werden für denselben Tätigkeitsbereich nur einmal angerechnet. • Die Leistungserbringung kann durch eine oder mehrere Personen erfolgen. Jede Person ist den von ihr abzudeckenden Arbeitspaketen und Tätigkeitsbereichen eindeutig zuzuordnen und muss die hierfür geltenden Mindestanforderungen selbst erfüllen. Sämtliche Tätigkeitsbereiche müssen vollständig abgedeckt sein. Für jede eingesetzte Person ist eine fachlich geeignete Vertretung vorzusehen. • Die praktische Erfahrung und mindestens ein für die zugeordneten Tätigkeiten einschlägiger Qualifikationsnachweis sind im vorgegebenen Profil-Template des Auftraggebers darzustellen. Das Template ist nach Maßgabe des Kapitels „Zuschlagskriterien“ in das geforderte Konzept zu integrieren. • Aus dem Profil müssen Leistungszeitraum, Rolle, wesentliche Tätigkeiten und die Zuordnung zu den jeweiligen Arbeitspaketen eindeutig hervorgehen. Berücksichtigt werden ausschließlich Angaben, die eine nachvollziehbare fachliche und zeitliche Prüfung ermöglichen. Ist die geforderte Mindestdauer oder der fachliche Bezug nicht nachgewiesen, gilt die betreffende Mindestanforderung als nicht erfüllt. • Als fachlich einschlägig gelten insbesondere Qualifikationen in den Bereichen Microsoft 365, Microsoft Teams und Teams Administration, Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio und Copilot Agents, Microsoft Security, Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit, Automatisierung, PowerShell, Microsoft Graph, Git und DevOps- Werkzeuge, IT-Service-Management sowie Projektmanagement.

Mindestanforderungen an die Koordination des eingesetzten Personals Der Auftragnehmer koordiniert den Einsatz des vorgesehenen Personals einschließlich der fachlich geeigneten Vertretung eigenständig und benennt einen verantwortlichen Hauptansprechpartner. Im Angebot ist darzustellen, wie Aufgaben und Vertretungszuständigkeiten zugeordnet, fachliche und organisatorische Schnittstellen koordiniert sowie Informationsfluss und fachliche Kontinuität sichergestellt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die reguläre Leistungserbringung durch eine oder mehrere Personen erfolgt. Die weitergehende qualitative Ausgestaltung dieser Mindestanforderungen ist im Kapitel „Zuschlagskriterien“ unter dem Zuschlagskriterium „Konzept 60 %“ zu beschreiben. Der Auftraggeber übernimmt keine Koordination des eingesetzten Personals oder der Vertretung. Die Nichterfüllung dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Angebots.

Leistungsverzeichnis LV-PR1248059 16 | 23

[Seite 17]

2.4.1 Arbeitspakete

Arbeitspaket 1: Überwachungs- und Konfigurationsarbeiten innerhalb des Fraunhofer Microsoft 365 Tenants Dieses Arbeitspaket umfasst die operative Konfiguration, Überwachung und Weiterentwicklung des Microsoft-Teams-Services einschließlich tenantweiter Änderungen, Teams Apps, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen, Tests, Qualitätssicherung und betrieblicher Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Arbeitspaket 2: Copilot Agents für den Microsoft 365-Betrieb Dieses Arbeitspaket umfasst die Analyse, Konzeption, Umsetzung und betriebliche Integration von Copilot Agents zur Automatisierung geeigneter Prozesse des Microsoft-365-Betriebs einschließlich Sicherheits-, Datenschutz- und Governance-Bewertung, Tests, Qualitätssicherung, Dokumentation und Übergabe. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Leistungsverzeichnis LV-PR1248059 17 | 23

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Arbeitspaket 3: Beratung und Klärung mit dem Gesamtbetriebsrat zu Microsoft 365 Changes mit Teams-Bezug Dieses Arbeitspaket umfasst die Analyse und Bewertung mitbestimmungsrelevanter Microsoft- 365- und Teams-Changes, die Vorbereitung und Durchführung von Klärungs- und Abstimmungsverfahren mit dem Gesamtbetriebsrat sowie Umsetzung, Kommunikation und Dokumentation vereinbarter Regelungen. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Leistungsverzeichnis LV-PR1248059 18 | 23

[Seite 19]

Arbeitspaket 4: Service Requests, Incident Tickets sowie 3rd-Level- Support Dieses Arbeitspaket umfasst die Bearbeitung von Service Requests und Incidents, den 3rd-Level- Support für Microsoft Teams einschließlich Zusammenarbeit mit Microsoft Support, die Optimierung der Lösungsrate im 1st-Level-Support sowie Fehleranalyse, Abstimmung und Dokumentation. Das eingesetzte Personal muss mindestens die nachfolgend aufgeführten fachlichen Anforderungen erfüllen. Die angegebenen Stunden stellen die geschätzte Aufwandsverteilung innerhalb des Arbeitspakets dar. Verschiebungen zwischen den Tätigkeitsbereichen bleiben im Rahmen des Gesamtstundenkontingents möglich.

Leistungsverzeichnis LV-PR1248059 19 | 23

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Die Leistungen dieses Arbeitspakets werden grundsätzlich innerhalb der in den Vergabeunterlagen definierten Geschäftszeiten des Auftraggebers erbracht. Eine Rufbereitschaft oder ständige Erreichbarkeit außerhalb dieser Zeiten ist nicht geschuldet, sofern sie nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart wird. Priorisierung, Reaktionszeiten und Bearbeitungsreihenfolge von Incidents, Service Requests und Changes richten sich nach den mit den Vergabeunterlagen bereitgestellten Betriebs- und Ticketprozessen. Änderungen dieser Prozesse während der Vertragslaufzeit dürfen den vereinbarten Leistungsumfang nicht wesentlich verändern.

Projektsprache: Die Leistungserbringung, Kommunikation und Dokumentation müssen vollständig in deutscher Sprache erfolgen. Das eingesetzte Personal muss über Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen oder über gleichwertige nachweisbare Sprachkenntnisse verfügen. Die Kenntnisse müssen eine selbständige Durchführung von Besprechungen, Beratungen und schriftlichen Dokumentationen in deutscher Sprache ermöglichen.

2.4.2 Umfang und Zeitplanung

Vertragslaufzeit, Höchstmenge und Optionen Für die Grundlaufzeit vom 1. Dezember 2026 bis zum 30. November 2027 wird für Los 3 eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag nach Ablauf der Grundlaufzeit bis zu zweimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Die erste optionale Verlängerung umfasst den Zeitraum vom 1. Dezember 2027 bis zum 30. November 2028, die zweite optionale Verlängerung den Zeitraum vom 1. Dezember 2028 bis zum 30. November 2029. Für jedes optionale Vertragsjahr wird eine unverbindliche Höchstmenge von 220 Personentagen à 8 Stunden und damit 1.760 Arbeitsstunden festgelegt. Die jeweilige Verlängerungsoption wird spätestens drei Monate vor Ablauf der laufenden Vertragsperiode durch Erklärung des Auftraggebers in Textform ausgeübt. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung oder auf Abruf einer Mindestmenge oder des gesamten Stundenkontingents besteht nicht.

Vor-Ort-Termine und Nebenkosten Das Stundenkontingent umfasst bis zu zwölf Vor-Ort-Termine mit einer Dauer von jeweils bis zu acht Stunden. Die Termine finden nach vorheriger Abstimmung in Bonn oder München statt. Der Auftraggeber legt für jeden Termin Inhalt, Ort und erforderliche fachliche Besetzung fest. Sofern fachlich ausreichend, nimmt ausschließlich der verantwortliche Hauptansprechpartner oder eine für das jeweilige Thema benannte Fachperson teil. Reisezeiten, Reisekosten und sonstige Nebenkosten sind im angebotenen Stundensatz enthalten und werden nicht gesondert vergütet.

Organisation und zeitliche Durchführung Der Auftraggeber benennt für Los 3 einen zentralen fachlichen Ansprechpartner. Dieser koordiniert die auftraggeberseitigen Abstimmungen und Entscheidungen. Die interne

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Koordination des vom Auftragnehmer eingesetzten Personals verbleibt vollständig beim Auftragnehmer. Die Arbeitspakete sind während der gesamten Vertragslaufzeit grundsätzlich parallel zu bearbeiten. Reihenfolge, Priorisierung und zeitlicher Umfang der einzelnen Leistungen richten sich nach den jeweiligen Abrufen und den betrieblichen Erfordernissen des Auftraggebers innerhalb des vereinbarten Stundenkontingents.

3 Zahlungsbedingungen

Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto nach Rechnungseingang. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich nach Freigabe der Übersicht über die im jeweiligen Abrechnungsmonat erbrachten Leistungen und geleisteten Stunden durch den Auftraggeber. Das gilt für jedes Los.

4 Zuschlagskriterien

Die nachfolgenden Zuschlagskriterien gelten einheitlich für alle Lose. Die Zuschlagswertung erfolgt für jedes Los gesondert. Bietet ein Unternehmen auf mehrere Lose, ist für jedes angebotene Los ein eigenständiges Konzept (Konzept 60 %) einzureichen, dass die für das jeweilige Los vorgesehenen Personen, Leistungen und Vorgehensweisen eindeutig erkennen lässt. Eine losübergreifende Gesamtwertung findet nicht statt.

Der Auftrag wird je Los nach den folgenden zwei Zuschlagskriterien vergeben:

Preis 40 % Bewertet wird der Gesamtpreis inkl. aller Optionen und aller Nebenkosten.

Konzept 60 % Die nachfolgenden Vorgaben sind verbindliche Mindestanforderungen an Form und Inhalt des Konzepts. Nur Konzepte, die diese Anforderungen vollständig erfüllen, werden qualitativ bewertet. • Mindestkriterien zur Form des Konzepts: a. Für die qualitative Wertung ist ein Konzept mit höchstens sechs DIN-A4-Seiten einzureichen. Bewertet wird die Qualität der über die Mindestanforderungen hinausgehenden Ausgestaltung, insbesondere deren Nachvollziehbarkeit, Realisierbarkeit und Mehrwert für den Auftraggeber. Für das Konzept gelten ein 1,5-facher Zeilenabstand, die Schriftart Arial und eine Schriftgröße von mindestens 11 pt. Deckblatt und gegebenenfalls enthaltene Verzeichnisse werden nicht auf den Umfang von sechs Seiten angerechnet. • Mindestkriterien zum Inhalt des Konzepts a. Organisation und Koordination: i. Wie stellt der Anbieter sicher, dass das vorgesehene Personal zum vereinbarten Leistungsbeginn sowie während der gesamten Vertragslaufzeit in dem erforderlichen Umfang verfügbar ist? Darzustellen sind die verbindliche Einplanung der angebotenen Personen, der Umgang mit Urlaub und sonstigen vorhersehbaren Abwesenheiten, die Vertretung bei ungeplanten Ausfällen sowie Maßnahmen zur Vermeidung häufiger Personalwechsel. Ein Austausch eingesetzter Personen darf die fachliche

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Kontinuität und die vertragsgemäße Leistungserbringung nicht beeinträchtigen. ii. Wie wird die in den Losen geforderte eindeutige Aufgabenverteilung, die eigenständige Koordination der eingesetzten Personen und die Benennung eines verantwortlichen Hauptansprechpartners qualitativ je Los ausgestaltet? Darzustellen sind insbesondere die Koordination fachlicher und organisatorischer Schnittstellen, die Vertretungsregelung, der Informationsfluss und die Sicherstellung fachlicher Kontinuität. Bewertet werden die Nachvollziehbarkeit, Realisierbarkeit und der Mehrwert der über die Mindestanforderung hinausgehenden Ausgestaltung. Der Auftraggeber übernimmt keine Koordination zwischen den eingesetzten Personen oder Profilen. iii. Wie stellt der Anbieter die fachgerechte und koordinierte Bearbeitung der für das jeweilige Los beschriebenen Arbeitspakete und Leistungsgegenstände sicher? Das Konzept muss hierzu das vorgesehene Vorgehensmodell einschließlich Aufgabensteuerung, Priorisierung, Qualitätssicherung, Dokumentation sowie Abstimmung mit den zuständigen Stellen des Auftraggebers darstellen. Dabei ist insbesondere zu erläutern, wie fachliche, technische, betriebliche sowie sicherheits-, datenschutz-, governance- und mitbestimmungsrelevante Anforderungen des jeweiligen Loses berücksichtigt und in die Leistungserbringung integriert werden. b. Nachweis und Prüfung der Qualifikation und Erfahrung i. Wie in den Mindestanforderungen des jeweiligen Loses beschrieben, müssen die Anforderungen an Qualifikation, praktische Erfahrung, Personenzuordnung und Vertretung für jede eingesetzte Person erfüllt und nachgewiesen werden. Hierfür ist das vom Auftraggeber bereitgestellte Profil-Template vollständig auszufüllen, dem Angebot beizufügen und in das Konzept zu integrieren. Das Profil muss die Person eindeutig den von ihr abzudeckenden Arbeitspaketen und Tätigkeitsbereichen zuordnen und Leistungszeitraum mit Monat und Jahr, Rolle sowie wesentliche Tätigkeiten ausweisen. Die festgelegte Mindestdauer praktischer Berufserfahrung ist personenbezogen nachzuweisen; eine Zusammenrechnung der Erfahrung verschiedener Personen ist nicht zulässig. Berücksichtigt werden ausschließlich Angaben, die eine nachvollziehbare fachliche und zeitliche Prüfung ermöglichen.

5 Eignungskriterien

Die nachfolgenden Eignungskriterien gelten einheitlich für alle Lose. Bietet ein Unternehmen auf mehrere Lose, können identische Nachweise gemeinsam eingereicht werden, sofern die Zuordnung zu den einzelnen Losen eindeutig und vollständig nachvollziehbar ist.

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6 Rahmenbedingungen

6.1 Ort der Leistungserbringung

Die Leistungen können grundsätzlich remote von einem beliebigen Ort innerhalb Deutschlands erbracht werden. Vor-Ort-Einsätze finden ausschließlich nach vorheriger Abstimmung in Bonn, Rhein-Palais (Villa Rosa), Promenade Oberkassel 3 oder München, Hansastraße 27 c, statt. Für Umfang, Dauer, Besetzung sowie die Abgeltung von Reisezeiten, Reisekosten und sonstigen Nebenkosten gelten die jeweiligen Regelungen des betreffenden Loses.

6.2 Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

6.3 Angebotsabgabe und losbezogene Anforderungen

Anbieter können ein Angebot für ein einzelnes Los, für mehrere Lose oder für alle Lose abgeben. Die Angebotsunterlagen müssen eindeutig erkennen lassen, für welche Lose ein Angebot eingereicht wird. Die Eignungsprüfung und Zuschlagswertung erfolgen für jedes Los gesondert nach den jeweils festgelegten Kriterien. Jedes Los kann an einen anderen Auftragnehmer oder mehrere Lose können an denselben Auftragnehmer vergeben werden. Eine losübergreifende Gesamtwertung oder Rabattwertung findet nicht statt.

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