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Anlage zum Fragen Antworten Katalog

Bieterfrage 44:

Vielen Dank für die Beantwortung der bisherigen Bieterfragen, insbesondere Bieterfrage Nr. 32. Wir teilen ausdrücklich die Auffassung des Auftraggebers, dass ein Preisanpassungsmechanismus transparent, diskriminierungsfrei, herstellerneutral und für sämtliche Bieter anhand identischer objektiver Kriterien nachvollziehbar ausgestaltet sein muss. Den in den bisherigen Bieterfrage angesprochenen Ansatz einer Berücksichtigung individueller Hersteller-Listenpreisänderungen verfolgen wir ausdrücklich nicht. Wir bitten jedoch aufgrund der außergewöhnlichen aktuellen Entwicklung der Beschaffungsmärkte und nach erneuter Prüfung der vertraglichen Risikoverteilung um erneute Prüfung der vorgesehenen Preisgleitregelung. Aus unserer Sicht sind hierbei zwei unterschiedliche Sachverhalte zu berücksichtigen:

1. Die reguläre Martkpreisentwicklung der ausgeschriebenen Datenverarbeitungsgeräte und Peripheriegeräte sowie

2. Außergewöhnliche Marktverwerfungen wesentlicher Komponenten, die sich aufgrund der Aggregation und des zeitlichen Nachlaufs eines Fertigwarenindex nicht oder erst erheblich verzögert in diesem niederschlagen.

3. Kaufmännische Kalkulierbarkeit Die ausgeschriebene Rahmenvereinbarung begründen für den Auftragnehmer eine langfristige Lieferverpflichtung. Gleichzeitig werden dem Auftragnehmer nach den Vertragsbedingungen insbesondere Risiken aus der eigenen Lieferkette einschließlich der Belieferung durch Vorlieferanten, Einfuhr, Zollabwicklung und internationalem Warenverkehr zugerechnet. Modell- und Komponentenwechsel dürfen grundsätzlich nicht zu höheren Kosten für den Auftraggeber führen. Dem steht derzeit eine Preisgleitklausel gegenüber, die auf einen breit aggregierten Index abstellt, eine zeitliche Mindestfrist vorsieht und einzelne Preisanpassungen zusätzlich auf maximal 10% des zuletzt vereinbarten Preises begrenzt. Bei gewöhnlichen Marktverhältnissen können marktübliche Schwankungsrisiken grundsätzlich in einer Angebotskalkulation berücksichtigt werden. Die gegenwärtige außergewöhnlichen Veränderungen zentraler IT-Komponenten erreichen jedoch Größenordnungen und Geschwindigkeiten, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe weder hinsichtlich ihrer Höhe noch hinsichtlich ihrer Dauer belastbar prognostiziert werden können. Es geht hierbei ausdrücklich nicht lediglich darum, ob ein einzelner Bieter bereit oder in der Lage ist, ein erhöhtes unternehmerisches Risiko zu übernehmen. Vielmehr stellt sich die grundsätzliche Frage, wie ein Bieter unter Beachtung der gebotenen kaufmännischen Sorgfalt ein über eine mehrjährige Vertragslaufzeit bestehendes, extern verursachtes und der Höhe nach nicht belastbar begrenzbares Beschaffungsrisiko seriös, wettbewerbsfähig und zugleich dauerhaft auskömmlich kalkulieren soll, wenn außergewöhnliche Marktverwerfungen vertraglich nur zu einem deutlich geringeren Teil berücksichtig werden können. Unter diesen Voraussetzungen verbleiben einem Bieter wirtschaftlich im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Entweder müsste bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe ein erheblicher vorsorglicher Risikozuschlag einkalkuliert werden. Da weder Eintrittswahrscheinlichkeit noch Umfang und Dauer möglicher Marktverwerfungen derzeit verlässlich prognostiziert werden können, ließe sich auch die Höhe eines solchen Zuschlags nicht sachgerecht bestimmen. Oder der Bieter verzichtet auf einen sachgerechten Risikozuschlag und übernimmt damit bewusst ein zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe weder hinsichtlich seiner Höhe noch seiner Dauer belastbar quantifizierbares Verlustrisiko. Nach unserer Auffassung ist deshalb fraglich, ob unter den derzeit vorgesehenen Bedingungen überhaupt ein Bieter in der Lage sein kann, unter sämtlichen gebotenen kaufmännischen Gesichtspunkten gleichzeitig einen marktgerechten, wettbewerbsfähigen und über die gesamte Vertragslaufzeit belastbar auskömmlichen Angebotspreis abzugeben, sofern außergewöhnliche, objektiv feststellbare Marktverwerfungen nicht über ein bereits vor Angebotsabgabe eindeutig festgelegten Preisanpassungsmechanismus berücksichtigt werden können. Eine sachgerechte Preisgleitklausel liegt daher auch im unmittelbaren wirtschaftlichen Interesse des Auftraggebers: Sie reduziert die Notwendigkeit vorsorglicher Risikozuschläge im Ausgangsangebot

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und führt bei einer späteren Marktentspannung aufgrund einer symmetrischen Ausgestaltung automatisch zu entsprechenden Preisreduzierungen.

2. Reguläre Marktbewegung – spezifischerer amtlicher Index Der Auftraggeber führt in seiner Antwort auf BF 32 aus, dass GP19-26 losübergreifend repräsentativ sei und die aktuelle Preisentwicklung, wenn auch verzögert, abbilde. GP19-26 umfasst jedoch die gesamte Gruppe „Datenverarbeitungsgeräte, elektronische und optische Erzeugnisse“ und damit eine erhebliche breitere Produktgruppe als die Vorliegend ausgeschriebenen Arbeitsplatzgeräte. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht im Index der Einfuhrpreise, GENISIS-Online Tabelle 61411- 0006, mit GP19-2620 „Datenverarbeitungsgeräte und periphere Geräte“ eine wesentliche spezifischere amtliche Indexreihe. Die Relevanz dieser Differenzierung zeigt sich bereits anhand der aktuellen Entwicklung: GP19-2620 entwickelte sich von 99,2 im Januar 2026 auf 111,7 im Juni 2026, entsprechend rund +12,6%. Das breitere GP19-26 entwickelte sich im gleichen Zeitraum lediglich von 102,1 auf 108,0, entsprechend rund +5,8%. Wir bitten daher darum, für die reguläre Preisentwicklung den bisher verwendeten GP19-26 durch den sachnäheren GP19-2620 zu ersetzen.

3. Vorgeschlagene reguläre Preisgleitung Referenz: Statistisches Bundesamt Index der Einfuhrpreise GENISIS-Online Tabelle 61411-0006 GP19-2620 „Datenverarbeitungsgeräte und periphere Geräte“ Basiswert ist der letzte vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig veröffentlichte Monatswert. Eine Anpassung kann erstmals sechs Monate nach Beginn der Rahmenvereinbarung und anschließend quartalsweise erfolgen, sofern sich der Referenzindex gegenüber dem bei Vertragsbeginn bzw. der letzten wirksamen Preisfestsetzung maßgeblichen Indexwert um mindestens +/-3,0 % verändert hat. Die Anpassung entspricht vollständig der Indexveränderung: P(neu) = P(alt) × I(neu) / I(alt) Die Regelung gilt vollständig symmetrisch für Preissteigerungen und Preisreduzierungen. Ein Ermessensspielraum hinsichtlich der Höhe einer ausgelösten Anpassung besteht nicht.

4. Außergewöhnliche Marktverwerfungen Auch ein gegenüber GP19-26 erheblich spezifischerer Fertigwarenindex kann außergewöhnliche kurzfristige Veränderungen einzelner zentraler Komponenten aufgrund seiner Aggregation und der statistischen Erhebungs- und Veröffentlichungszyklen nur zeitversetzt abbilden. Dies betrifft derzeit insbesondere Arbeitsspeicher und Client-SSDs. Wir schlagen deshalb ergänzend eine ausschließlich für außergewöhnliche Marktverwerfungen geltende Sonderregelung vor. Diese beruht ausschließlich auf bereits vor Angebotsabgabe festgelegten hersteller- und bieterunabhängigen Referenzreihen. Individuelle Herstellerlistenpreise, Einkaufspreise eines Bieters, Distributor-Konditionen, Rabatte, Boni oder Margen werden ausdrücklich nicht berücksichtigt.

5. Referenzeihe für die Lose 1 bis 3 Als objektive Referenzen kommen aus unserer Sicht insbesondere folgende Reihen in Betracht: DRAM TrendForce Corp. / DRAMeXchange DRAM Contract Price Referenzprodukt: DDR5 8GB SO-DIMM Referenzwert: Session Average

Client-SSD TrendForce Corp. PC-Client OEM SSD Contract Price Referenzprodukt: 512GB mSATA/M.2 TLC PCIe – Value Grade Referenzwert: Average

Elektronische Bauelemente

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Statistisches Bundesamt Index der Einfuhrpreise GENESIS-Online Tabelle 61411-0006 GP19-2611 „Elektronische Bauelemente“

Restgerät Statistisches Bundesamt Index der Einfuhrpreise GENESIS-Online Tabelle 61411-0006 GP19-2620 „Datenverarbeitungsgeräte und periphere Geräte“

Die Referenzen gelten unabhängig davon, welcher Hersteller oder welche konkrete Komponente im angebotenen Endgerät eingesetzt wird.

6. Dauerhafte Verfügbarkeit Soweit für die Sonderregelung eine Referenzreihe verwendet wird, deren vollständige Historie oder zukünftige Detailwerte nicht dauerhaft allgemein und kostenfrei zugänglich sind, bitten wir darum, dass der Auftraggeber die für die Vertragsberechnung maßgeblichen Werte für die gesamte Vertragslaufzeit eindeutig dokumentiert und beiden Vertragsparteien zugänglich macht. Insbesondere sollten bereits vor Ablauf der Angebotsfrist für jede verwendete Referenzreihe – Herausgeber, – exakte Bezeichnung der Reihe bzw. des Referenzprodukts, – verwendeter Wert, – Veröffentlichungsrhythmus, – Ausgangsstichtag und – Ausgangswert verbindlich festgelegt werden. Damit ist gewährleistet, dass sämtliche Bieter bereits zum Zeitpunkt ihrer Angebotskalkulation die vollständige Berechnungssystematik und sämtliche Ausgangsparameter kennen.
7. Losbezogene Referenzkörbe Die nachfolgenden Gewichtungen stellen ausdrücklich keine Behauptung über die tatsächliche individuelle Stückkosten- oder BOM-Struktur eines bestimmten Herstellers dar. Sie stellen einen Vorschlag für einheitliche vertragliche Referenzgewichte dar, die für sämtliche Bieter des jeweiligen Loses unabhängig von Hersteller, Modell, Einkaufskanal und individuellen Konditionen identisch gelten.

Los 1 – PC 20 % DRAM 15 % Client-SSD 20 % elektronische Bauelemente 45 % GP19-2620 S1 = 0,20 × DRAM + 0,15 × SSD + 0,20 × EL + 0,45 × GP2620

Die Gewichtung berücksichtigt, dass Los 1 Standard-, Mini- und Hochleistungs-PC mit verbindlichen RAM- und PCIe-SSD-Anforderungen umfasst.

Los 2 – Notebook 25 % DRAM 20 % Client-SSD 20 % elektronische Bauelemente 35 % GP19-2620 S2 = 0,25 × DRAM + 0,20 × SSD + 0,20 × EL + 0,35 × GP2620

Die ausgeschriebenen Notebookklassen verlangen insbesondere jeweils 16 GB RAM, PCIe-SSD und mobile x86-Prozessoren. Aufgrund des hohen Gerätevolumens und der verbindlichen Speicherkonfiguration erscheint die ausdrückliche Berücksichtigung der derzeit besonders volatilen Speicherkomponenten für dieses Los besonders relevant.

Los 3 – Convertible 20 % DRAM 15 % Client-SSD 20 % elektronische Bauelemente

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45 % GP19-2620 S3 = 0,20 × DRAM + 0,15 × SSD + 0,20 × EL + 0,45 × GP2620

Von einer gesonderten Panelreferenz sehen wir für diesen Vorschlag bewusst ab, da eine dauerhaft allgemein zugängliche Referenz, welche die konkrete ausgeschriebene Displaykonfiguration hinreichend genau abbildet, nicht zugrunde gelegt werden soll.

Los 4 – Monitor Für Los 4 sind DRAM- und SSD-Referenzen sachlich nicht geeignet. Da auch eine frei zugängliche Panelreferenz die konkret ausgeschriebenen Konfigurationen 24 Zoll 16:10 / mindestens 1920 × 1200 sowie 27 Zoll / mindestens 2560 × 1440 hinreichend genau abbilden müsste, schlagen wir ohne eine solche konkret festgelegte Panelreferenz folgenden Sonderkorb vor:

25 % GP19-2611 „Elektronische Bauelemente“ 75 % GP19-2620 „Datenverarbeitungsgeräte und periphere Geräte“ S4 = 0,25 × EL + 0,75 × GP2620

Sofern der Auftraggeber eine dauerhaft verfügbare, herstellerneutrale und hinreichend passende Panelpreisreihe identifiziert, könnte alternativ vor Ablauf der Angebotsfrist ein entsprechender Panelanteil verbindlich in den Referenzkorb aufgenommen werden. Sollte der Auftraggeber die vorstehend vorgeschlagenen Gewichtungen nicht als sachgerecht ansehen, bitten wir hilfsweise darum, selbst für jedes Los sachgerechte, für sämtliche Bieter identische Referenzgewichte festzulegen und diese einschließlich sämtlicher Referenzreihen und Ausgangswerte vor Ablauf der Angebotsfrist verbindlich bekanntzugeben.

9. Auslösung des Sondermechanismus Eine außergewöhnliche Marktverwerfung liegt vor, wenn bei einem monatlichen Prüfungsstichtag a) sich der jeweilige losbezogene Sonderindex gegenüber seinem zuletzt maßgeblichen Referenzstand um mindestens +/-10,0 % verändert hat oder b) sich bei den Losen 1 bis 3 die DRAM- oder Client-SSD-Referenz gegenüber ihrem zuletzt maßgeblichen Referenzstand um mindestens +/-20,0 % verändert hat. Für Los 4 ist ausschließlich die Veränderung des Gesamt-Sonderindex maßgeblich. Die Schwellenwerte gelten identisch für steigende und fallende Märkte.

10. Verhältnis zwischen regilärer und außergewöhnlicher Preisgleitung Eine Addition oder sonstige kumulative Anwendung beider Mechanismen ist ausgeschlossen. Sind die Voraussetzungen des Sondermechanismus nicht erfüllt, erfolgt eine etwaige Anpassung ausschließlich nach dem regulären GP19-2620-Mechanismus. Sind die Voraussetzungen des Sondermechanismus erfüllt, ersetzt der jeweilige Sonderindex für diesen Anpassungszeitpunkt den regulären GP19-2620-Mechanismus. Damit wird dieselbe Marktveränderung nicht doppelt berücksichtigt.

11. Preisberechung im Sonderfall Die Preisberechnung erfolgt ausschließlich mathematisch: P(neu) = P(alt) × S(neu) / S(alt)

Beispiel Los 2: Ausgangswerte aller normierten Referenzen = 100.

Zum Prüfungszeitpunkt: DRAM = 210 SSD = 175 GP19-2611 = 125 GP19-2620 = 113

Damit: S2 = 0,25 × 210 + 0,20 × 175 + 0,20 × 125 + 0,35 × 113 S2 = 52,50 + 35,00 + 25,00 + 39,55 S2 = 152,05

Der Referenzkorb hat sich damit um +52,05 % verändert.

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Bei einem bisherigen Vertragspreis von 1.000,00 EUR ergibt sich:

P(neu) = 1.000,00 EUR × 152,05 / 100 = 1.520,50 EUR.

Die Berechnung gilt vollständig symmetrisch. Fällt der entsprechende Referenzkorb beispielsweise von 100 auf 80, wird der Vertragspreis nach derselben Formel um 20 % reduziert.

12. Keine 10-%-Kappung im Sonderfall Die bislang vorgesehene Begrenzung einer einzelnen Preisanpassung auf maximal 10 % des zuletzt vereinbarten Preises sollte auf den Sondermechanismus keine Anwendung finden. Anderenfalls könnte beispielsweise eine anhand bereits vor Angebotsabgabe vollständig definierter, herstellerneutraler Referenzen objektiv ermittelte Marktveränderung von +50 % lediglich zu einer Preisanpassung von +10 % führen. Die wirtschaftliche Funktion der Sonderregelung würde damit gerade in dem außergewöhnlichen Marktfall entfallen, für den sie vorgesehen ist. Der Wegfall der Kappung gilt zwingend symmetrisch: Entsprechende außergewöhnliche Preisreduzierungen werden nach exakt demselben Verfahren vollständig zugunsten des Auftraggebers berücksichtigt.

13. Prüfungszeitpunkt und Wirksamkeit Der Sondermechanismus wird erstmals drei Monate nach Vertragsbeginn und anschließend monatlich geprüft. Maßgeblich sind ausschließlich zu diesem Zeitpunkt bereits veröffentlichte Ist-Werte. Prognosen oder Forecasts werden nicht zur Berechnung verwendet. Die Anpassung gilt ausschließlich für Einzelabrufe, die nach Wirksamwerden der jeweiligen Preisanpassung erfolgen. Bereits zuvor erfolgte Einzelabrufe bleiben unverändert.

14. Neuer Referenzstand nach jeder Anpassung Nach jeder wirksamen regulären oder außergewöhnlichen Preisanpassung werden der angepasste Vertragspreis sowie sämtliche zu diesem Anpassungszeitpunkt verwendeten Referenzstände zur neuen Ausgangsbasis für die nächste Prüfung. Bei der nächsten Prüfung werden daher ausschließlich die Veränderungen gegenüber diesem neuen Referenzstand betrachtet. Hierdurch wird insbesondere verhindert, dass bereits berücksichtigte Marktbewegungen bei einem späteren Wechsel zwischen regulärem und außergewöhnlichem Mechanismus erneut berücksichtigt werden. Eine Doppelberücksichtigung bereits eingepreister Indexbewegungen ist ausgeschlossen.

15. Modell- und Komponentenwechsel Ein Modell- oder Komponentenwechsel begründet für sich allein weder einen Anspruch auf eine Preiserhöhung noch auf eine Preisreduzierung. Hersteller, konkretes Nachfolgemodell und individuelle Einkaufskonditionen bleiben für die Preisgleitung unbeachtlich. Auch nach einem zulässigen Modell- oder Komponentenwechsel richtet sich die Preisentwicklung ausschließlich nach dem vorstehend definierten objektiven Referenzmechanismus. Damit kann ein Modell- oder Komponentenwechsel nicht zur Durchsetzung einer individuellen Preissteigerung genutzt werden. Gleichzeitig können allgemeine, anhand der bereits vor Angebotsabgabe definierten Referenzen nachgewiesene Marktveränderungen unabhängig vom konkret gelieferten Modell berücksichtigt werden.

16. Einstellung oder Veränderung einer Referenzreihe Wird eine vereinbarte Referenzreihe durch den Herausgeber lediglich umbenannt, auf eine neue Basis umgestellt oder durch eine offiziell bezeichnete Nachfolgereihe ersetzt, wird diese unter Wahrung der rechnerischen Kontinuität weiterverwendet. Wird eine Referenzreihe endgültig eingestellt und besteht keine offizielle Nachfolgereihe, wird ihr Gewicht ab dem nächsten Prüfungsstichtag dem GP19-2620-Anteil des jeweiligen Loses zugeschlagen. Eine freie nachträgliche Auswahl einer Ersatzreferenz durch eine Vertragspartei findet nicht statt.

17. Transparenz, Gleichbehandlung und Symmetrie

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Der vorgeschlagene Mechanismus berücksichtigt nach unserer Auffassung ausdrücklich die vom Auftraggeber in seiner Antwort auf Bieterfrage 32 genannten Anforderungen. Es werden keine individuellen Herstellerlistenpreise, Bietereinkaufspreise, Distributor-Konditionen, Rabatte, Boni oder Margen berücksichtigt. Für sämtliche Bieter eines Loses gelten unabhängig von Hersteller und Modell – dieselben Referenzreihen, – dieselben Ausgangswerte und Stichtage, – dieselben Gewichtungen, – dieselben Schwellenwerte, – dieselben Prüfungszeitpunkte und – dieselben mathematischen Berechnungsregeln. Der Mechanismus ist vollständig symmetrisch. Objektiv festgestellte Marktsteigerungen werden ebenso berücksichtigt wie objektiv festgestellte Marktrückgänge. Hierdurch kann aus unserer Sicht sowohl das derzeit nicht belastbar kalkulierbare Beschaffungsrisiko auf Seiten der Bieter reduziert als auch die Notwendigkeit erheblicher vorsorglicher Risikozuschläge im Ausgangsangebot vermieden werden.

18. Zusammenfassende Bitte um Prüfung Wir bitten den Auftraggeber daher um Prüfung, a) ob für die reguläre Preisgleitung der bisher verwendete GP19-26 durch den spezifischeren Einfuhrpreisindex GP19-2620 „Datenverarbeitungsgeräte und periphere Geräte“ ersetzt werden kann, b) ob die reguläre Preisgleitung entsprechend der tatsächlichen Indexveränderung vollständig und symmetrisch ausgestaltet sowie erstmals nach sechs Monaten und anschließend quartalsweise geprüft werden kann, c) ob ergänzend für außergewöhnliche Marktverwerfungen ein vollständig vor Angebotsabgabe definierter, herstellerneutraler und symmetrischer Sondermechanismus entsprechend dem vorstehenden Vorschlag aufgenommen werden kann, d) ob bei Anwendung dieses Sondermechanismus auf die bisherige Begrenzung einer einzelnen Preisanpassung auf maximal 10 % verzichtet werden kann, e) ob sämtliche hierfür maßgeblichen Referenzreihen, Ausgangswerte, Gewichtungen, Schwellenwerte und Berechnungsparameter vor Ablauf der Angebotsfrist abschließend in den Vergabeunterlagen festgelegt und für sämtliche Bieter transparent zugänglich gemacht werden können, f) ob, sofern der Auftraggeber die konkret vorgeschlagenen Gewichtungen nicht als sachgerecht erachtet, alternativ vom Auftraggeber selbst sachgerechte und für sämtliche Bieter eines Loses identische Gewichtungen und Referenzen festgelegt werden können, und g) ob die Vertragsunterlagen der Lose 1 bis 4 entsprechend angepasst werden können?

Vielen Dank.

Bieterfrage 45:

Die Vergabestelle hat in den Antworten zu den Bieterfragen 17 und 32 bestätigt, dass sowohl an der vorgesehenen Vertragslaufzeit von bis zu 36 Monaten als auch an der Preisanpassungssystematik auf Basis des Erzeugerpreisindex GP19-26 festgehalten wird. Gleichzeitig wurde ausgeführt, dass herstellerspezifische Preisänderungen aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung nicht als Grundlage einer Preisanpassung herangezogen werden können. Seit Beginn des Jahres hat sich die Marktsituation im Bereich IT-Hardware jedoch erneut deutlich verändert. Insbesondere die aktuelle Entwicklung bei Speicherbausteinen (DRAM und NAND Flash), Halbleitern sowie weiteren elektronischen Komponenten führt infolge von Produktionsanpassungen der Hersteller, einer stark steigenden Nachfrage aus dem KI-, Cloud- und Rechenzentrumsumfeld sowie begrenzter Fertigungskapazitäten zu erheblichen Kostensteigerungen innerhalb der Lieferkette.

Diese Entwicklung betrifft nicht nur Speicherkomponenten selbst, sondern wirkt sich unmittelbar auf die Beschaffungskosten von Notebooks, PC und Convertibles aus. Gleichzeitig sind Hersteller aktuell regelmäßig nicht bereit, Preisbindungen über mehr als wenige Monate einzugehen. Bereits heute sind bei zahlreichen Produktgruppen kurzfristige Herstellerpreisanpassungen zu beobachten, die weder

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vorhersehbar noch im Rahmen einer Kalkulation über eine mögliche Vertragslaufzeit von bis zu 36 Monaten belastbar berücksichtigt werden können.

Vor diesem Hintergrund bestehen erhebliche Zweifel, ob der gewählte Erzeugerpreisindex GP19-26 derzeit noch geeignet ist, die tatsächliche Kostenentwicklung der ausgeschriebenen IT- Arbeitsplatzsysteme sachgerecht abzubilden.

Die Preisentwicklung der vertragsgegenständlichen Produkte wird aktuell maßgeblich durch Preisentwicklungen bei DRAM-, NAND- und weiteren Halbleiterkomponenten, Herstelleranpassungen infolge neuer Produktgenerationen, Wechselkursentwicklungen sowie Verfügbarkeits- und Lieferketteneffekte beeinflusst. Diese Faktoren wirken sich unmittelbar auf die Beschaffungskosten der ausgeschriebenen Systeme aus, werden durch den gewählten Sammelindex nach unserer Einschätzung jedoch nicht sachgerecht abgebildet.

Gleichzeitig sieht die Rahmenvereinbarung eine mögliche Vertragslaufzeit von bis zu 36 Monaten vor. Der Auftragnehmer trägt damit über einen außergewöhnlich langen Zeitraum das Risiko von Marktveränderungen, während Hersteller marktüblich lediglich Preisbindungen für wenige Monate gewähren.

Vor diesem Hintergrund bitten wir die Vergabestelle um Prüfung, ob die bestehende Preisanpassungssystematik ergänzt werden kann: Ergänzende Härtefallregelung für außergewöhnliche Marktveränderungen Zusätzlich zur bestehenden Indexanpassung könnte vorgesehen werden, dass jede Vertragspartei eine angemessene Preisanpassung verlangen kann, wenn sich die tatsächlichen Beschaffungskosten der vertragsgegenständlichen Produkte aufgrund außergewöhnlicher und bei Vertragsschluss nicht vorhersehbarer Marktveränderungen erheblich verändern und diese Veränderungen durch den vereinbarten Index nicht sachgerecht abgebildet werden.

Eine solche Regelung würde den bestehenden Indexmechanismus nicht ersetzen, sondern ausschließlich außergewöhnliche Marktverwerfungen erfassen und gleichzeitig die Transparenz sowie Gleichbehandlung aller Vertragspartner wahren. Vor diesem Hintergrund bitten wir dringlichst um Prüfung des Sachverhaltes.