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Vergabeunterlagen 2026-029-N-ABGUD Instandhaltung Feuerlöscher

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Inhaltsverzeichnis

1 DARSTELLUNG DER BESCHAFFUNG ................................................................... 2

1.1 Allgemeines ................................................................................................................................ 2

1.2 Gebietslose und Volumina ....................................................................................................... 2

1.3 Begriffsbestimmung .................................................................................................................. 3

1.4 Zahlungsbedingungen / Preis .................................................................................................. 3

2 LEISTUNGSBESCHREIBUNG.................................................................................. 5

2.1 Bestandverzeichnis ................................................................................................................... 6

2.2 Prüfung ....................................................................................................................................... 6

2.3 Austausch .................................................................................................................................. 7

2.4 Prüftermine ................................................................................................................................. 7

2.5 Terminvereinbarung .................................................................................................................. 8

3 ANFORDERUNGEN / AUSSCHLUSSKRITERIEN ................................................... 9

3.1 Anforderungen an den Bieter (Ausschlusskriterien) ............................................................. 9

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1 Darstellung der Beschaffung

1.1 Allgemeines

Ziel der vorliegenden Dienstleistungsausschreibung ist die Vergabe der Instandhaltung für 1.244 Handfeuerlöscher an 17 Standorten der BGHM. Das Verfahren erfolgt als öffentliche Ausschreibung.

Die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer erfolgt über einen Zeitraum von 24 Monaten. Die Leistungserbringung beginnt am 01.03.2027 und endet zum 28.02.2029. Die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung verlängert sich danach zweimal automatisch um jeweils 24 Monate, sofern sie nicht von der Auftraggeberin mit einer Frist von 3 Monaten vor Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt wird. Nach Ablauf des sechsten Vertragsjahres endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Bei Ausübung der Verlängerungsoptionen endet der Vertrag alternativ zum 28.02.2031 oder 28.02.2033.

Für die Dienstleistungen dieser Ausschreibung soll je Los ein Rahmenvereinbarung geschlossen werden. Es werden insgesamt 17 Lose vergeben mit einem geschätzten Auftragsvolumen von ca. 135.000,00 € netto für maximal 72 Monate.

Unabhängig vom tatsächlichen Auftragswert wird eine Summe von 158.000,00 €/netto (Höchstwert) während der Vereinbarung nicht überschritten. Bei Erreichen des genannten Höchstwertes endet dieser automatisch bereits vor dem vereinbarten Ablauftermin.

Für den Auftragnehmer besteht kein Anspruch hierauf und ihm erwachsen keine Rechte, wenn dieser Wert nicht erreicht wird, insbesondere nicht auf Entschädigung oder Schadensersatz.

In diesem Ausschreibungsverfahren möchte die Auftraggeberin die Vergabeentscheidung wie folgt gewichten o Zu 100 % über den günstigsten Angebotspreis

1.2 Gebietslose und Volumina

Gemäß dem unverbindlichen Mengengerüst sind an allen angegebenen Standorten die Feuerlöscher gemäß den aktuellen Vorschriften zu warten und diese Prüfungen in den vorgegebenen Intervallen (siehe Punkt 2.2 und 2.4) zu wiederholen.

Die Auftraggeberin behält sich vor Mengenangaben, Feuerlöscher-Varianten und Überprüfungsintervalle bei Bedarf anzupassen. Die genauen Anzahlen und Feuerlöscher- Varianten sind den Preisblättern (Dokument 11) zu entnehmen.

Folgende Darstellung dient als Übersicht über den Umfang der zu erbringenden Leistungen.

Die konkrete Berechnung des Angebotspreises erfolgt über die Preisblätter (Dokument 11 Preisblatt (Excel-Datei)).

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Wird das Verwaltungsgebäude oder Teile davon veräußert oder an Dritte vermietet, so kann die Auftraggeberin den Vertrag im Hinblick auf die für dieses Verwaltungsgebäude oder Teile davon zu prüfenden Feuerlöscher mit einer Vorlaufzeit von mindestens drei Monaten kündi- gen. Alternativ hierzu kann die Auftraggeberin mit einer Vorlaufzeit von drei Monaten nach Rücksprache mit dem Auftragnehmer die Leistung auf andere, gleichartige Verwaltungsge- bäude oder Teile davon im Umkreis von 50 km des bisherigen Standorts überleiten.

1.3 Begriffsbestimmung

Gemäß der DIN 31051 Punkt 4.1.1 und der DIN EN 13306 ist die Instandhaltung eine Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Einheit, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass sie die geforderte Funktion erfüllen kann.

In der Instandhaltung sind die Wartung, Inspektion und Instandsetzung der Feuerlöscher inbegriffen.

1.4 Zahlungsbedingungen / Preis

Die vom Auftragnehmer angebotenen Leistungssätze und Preise sind in dem Dokument 11 (Excel-Datei) in den entsprechenden Feldern (gelb markiert) einzutragen. Zu beachten ist, dass die Eintragungen je Los zu erfolgen haben und separate Dokumente eingereicht werden.

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Folgende Leistungen sind insbesondere unter dem Punkt „Einzelpreis für die Instandhaltung je Feuerlöscher netto“ in den Preisblättern je Los einzupreisen:

➢ Prüfung Feuerlöscher nach DIN 14406 Teil 4 / DIN EN 3 komplett incl.: • An- und Abfahrt, • Monteurstunden, • einsammeln und verteilen, • brandschutztechnische Inspektion, • sicherheitstechnische Inspektion, • Instandhaltungsnachweis, • Jahresmarken, • Plombendraht und Plombe, • O-Ring, • Ventilprüfung, • Behälterinneninspektion, • Behälterinnenprüfung nach §16 BetrSichV, • Schlauchprüfung, • Reinigungs- u. Korrosionsschutz, • Prüfung Patrone, • Dichtungen u. Kleinteile, • Erstellung des Instandhaltungsprotokolls und • Prüfbescheinigung nach §19 BetrSichV.

Die folgenden Positionen im jeweiligen Preisblatt je Los sind einzeln „netto“ zu bepreisen und können bei der Abrechnung einzeln in Rechnung gestellt werden, insbesondere:

➢ Ersatzteile ➢ Befüllen von Feuerlöschern (inkl. Entsorgung Altmenge) ➢ Festigkeitsprüfungen nach BetrSichV §16 ➢ neuer Feuerlöscher (inkl. Lieferung, Halterung, Montage und Entsorgung alter Feuerlöscher)

Sämtliche benötigten Geräte, Hilfsmittel und Materialien (insbesondere auch Prüfsets, Schmier- und Reinigungsmittel oder wartungsbedingte Ersatzteile) sind vom Auftragnehmer zu stellen und in die jeweiligen Positionen einzukalkulieren.

Sämtliche anfallenden Reststoffe (insbesondere Staub, Schmutz, Reinigungsflüssigkeiten und Verbrauchsmaterialien) sind unverzüglich nach Anfall vom Auftragnehmer auf eigene Kosten fachgerecht zu entsorgen. Transportverpackungen sind bei Lieferungen wieder mitzunehmen.

Die einzelnen Kalkulationsansätze für Gehälter und Stundenlöhne sind unter Bezug auf die zu Grunde gelegten tariflichen Mindestvergütungen nachvollziehbar offenzulegen. Sofern nicht gesondert abgefragt, sind sämtliche Overheadkosten (insbesondere Kosten für Objektleiter) jeweils in die einzelnen Preispositionen einzurechnen.

Alle erforderlichen tarifrechtlichen Zuschläge (z.B. für Nachtarbeiten) sind, sofern diese anfallen, vom Auftragnehmer in die einzelnen Preispositionen anteilig einzurechnen. Zusätzlich vergütet werden ausschließlich Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit für zusätzlich abgerufene Leistungen. Die gesetzlichen Vorgaben über Arbeitszeiten und

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Arbeitsschutz sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Erstellte behördliche Sondergenehmigungen über Arbeitszeiten sind vor Leistungserbringung als Kopie bei der Aufraggeberin vorzulegen.

Anfahrtskosten werden nicht separat vergütet.

Bei den jeweiligen Mengenangaben je Position handelt es sich um einen reinen Erfahrungswert. Die Mengenangaben dienen als Grundlage für die Gesamtkosten und die Vergleichbarkeit der Angebote. Es dürfen nur die tatsächlichen Mengen abgerechnet werden.

Eine Preiserhöhung wegen Änderung anderer Kosten als Lohn- bzw. Lohnnebenkosten ins- besondere bei Erhöhung der Sachkosten ist ausgeschlossen, deshalb sind die Preise aus- kömmlich zu gestalten. Detaillierte Regelungen sind dem Dokument 04 Vertrag zu entnehmen.

2 Leistungsbeschreibung

Die nachfolgende, eigentliche Leistungsbeschreibung ist Grundlage für die Bepreisung der Leistungen.

Die Leistungen sind termingerecht, vertragsgemäß nach aktuellem Verfahrensstand und schonend unter Berücksichtigung ökologischer Erkenntnisse so auszuführen, dass ein einwandfreier Zustand erreicht wird. Die Leistungen sind nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik auszuführen. Die Herstellervorschriften sind zu beachten. Alle einschlägigen Regelwerke (v.a. Gesetze, Verordnungen, Normen) sind in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. Dies bezieht sich insbesondere, nicht abschließend auf:

• DIN EN 13306 Instandhaltung: Begriffe der Instandhaltung • DIN 31051 Grundlagen der Instandhaltung • DIN 14406 Teil 4 Tragbare Feuerlöscher Instandhaltung • ASR A2.2 Arbeitsstättenverordnung • DIN EN 3 Europäische Norm Tragbare Feuerlöscher • BetrSichV Betriebssicherheitsverordnung

Dezentrale Aufnahme und Rückführung der Feuerlöscher auf den jeweiligen Etagen/Standorten einschließlich aller Transportleistungen nach Wartung, Prüfung oder Austausch.

Während der Wartungs- und Prüfarbeiten ist durch den Auftragnehmer sicherzustellen, dass auf jeder Etage jederzeit eine ausreichende Anzahl betriebsbereiter Feuerlöscher vorhanden ist. Ein brandschutztechnisch unzureichender Zustand auf einzelnen Etagen darf zu keinem Zeitpunkt entstehen.

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Instandsetzung

Gemäß Punkt 4.1.4 der DIN 31051 ist die Instandsetzung eine physische Maßnahme, die ausgeführt wird, um die Funktion einer fehlerhaften Einheit wiederherzustellen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Zusammenhang mit der Prüfung diejenigen Instandsetzungsarbeiten auszuführen, die zur Wiederherstellung des Sollzustandes unerlässlich sind. Die gängigsten Bauteile sind in den Preisblättern zu bepreisen.

Mängelbeseitigungen sind unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Gesichtspunkte und der gesetzlichen Tauschpflichten, allerdings nur bis maximal zum Neuwert eines Feuerlöschers, vorzunehmen. Wird dieser Wert überschritten, hat der Auftragnehmer einen neuen Feuerlöscher zu stellen.

2.1 Bestandverzeichnis

An jedem Standort ist ein fortlaufendes Bestandverzeichnis der vorhandenen Feuerlöscher in einer Excel-Datei zu führen. Nach Rücksprache mit der Auftraggeberin sind auch Bestandverzeichnisse aus einer firmeneigenen Software möglich. Folgende Punkte müssen im Bestandverzeichnis aufgeführt werden:

➢ Standort ➢ Laufende Nummer ➢ Gebäudeabschnitt ➢ Etage ➢ Fabrikat/ Löscher Typ / Behälternummer ➢ Größe in Liter / Kg ➢ Löschmittel ➢ Löschmittelaustausch fällig am ➢ Baujahr ➢ Prüfdatum ➢ Datum der nächsten Prüfung

Das Bestandverzeichnis ist mit Abschluss der turnusmäßigen Instandhaltung an die Auftraggeberin auszuhändigen. Mit Übergabe werden die erforderlichen Nutzungsrechte einschließlich des Rechts zur Vervielfältigung, Verbreitung und Bearbeitung der erstellten Materialien und Inhalte eingeräumt.

2.2 Prüfung

Leistungsgegenstand ist die wiederkehrende Prüfung und Wartung von Handfeuerlöschern im zweijährigen Turnus nach EN 3 bzw. DIN 14406-4, insbesondere unter Beachtung folgender Aspekte:

• Alle erforderlichen Handfeuerlöscher sind vorhanden und frei zugänglich. • Alle Orte, an denen Handfeuerlöscher vorgesehen sind, sind mit einem Symbol nach ASR A1.3 bzw. DIN EN ISO 7010, gekennzeichnet. • Die Montagehöhe entspricht den Vorschriften (insbesondere ASR A2.2).

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• Alle Beschriftungen und Anleitungen sind aktuell, vollständig und lesbar. • Die Prüffristen (inkl. für Festigkeitsprüfungen, Behälterinnenprüfungen) nach BetrSichV sind eingehalten. • Fachgerechte brandschutztechnische Wartung. • Fachgerechte sicherheitstechnische Wartung einschließlich Behälterinnenprü- fung und Festigkeitsprüfungen. • (Wand-)halterungen sind auf Beschädigungen sowie ordnungsgemäße Befes- tigung und Verschlüsse zu prüfen, ggf. zu reinigen, bzw. instand zu setzen. • Nach erfolgreicher Prüfung und Wartung: Anbringen von Prüfplakette und In- standhaltungsnachweis sowie Dokumentation im Bestandsverzeichnis nach Vorgabe der Auftraggeberin.

Falls Mängel vorgefunden werden, sind diese umgehend der Auftraggeberin vor Ort zu melden.

2.3 Austausch

Feuerlöscher bzw. Löschmittel, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere aufgrund von Beschränkungen oder Verboten fluorhaltiger Löschmittel (PFAS), nicht weiterverwendet werden dürfen oder innerhalb der Vertragslaufzeit auszutauschen sind, sind entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen, spätestens bei der nächsten Prüfung, auszutauschen.

Im Rahmen der Prüfung sind fluorhaltige Feuerlöscher bzw. Löschmittel eindeutig zu identifizieren und im Bestandsverzeichnis entsprechend zu kennzeichnen. Die Auftraggeberin ist über betroffene Feuerlöscher sowie den erforderlichen Austauschzeitpunkt zu informieren.

Ersatzgeräte sind mit einem geeigneten fluorfreien Löschmittel auszuführen, sofern die Gefährdungsbeurteilung bzw. der vorgesehene Einsatzzweck dies zulässt.

Ausgetauschte fluorhaltige Löschmittel und Feuerlöscher sind entsprechend den gesetzlichen Vorschriften einer ordnungsgemäßen Entsorgung zuzuführen. Ein entsprechender Entsorgungsnachweis ist der Auftraggeberin auf Verlangen vorzulegen.

2.4 Prüftermine

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2.5 Terminvereinbarung

Der Auftragnehmer erstellt unverzüglich nach Zuschlagserteilung eine Planung der Prüftermine im Leistungszeitraum für sämtliche Standorte.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass für den Standort Hannover der Prüftermin bis Ende März 2027 durchzuführen ist!

Der Auftragnehmer hat seine Leistungen montags bis donnerstags in der Zeit zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr und freitags in der Zeit zwischen 08:00 Uhr und 15:00 Uhr durchzuführen. Der Zeitrahmen für die Durchführung der Prüfungen je Standort beträgt maximal 2 Wochen. Die jeweiligen Prüfungen müssen spätestens einen Monat nach den oben genannten Prüfterminen abgeschlossen sein.

Der Auftragnehmer legt diese Planung spätestens 2 Wochen nach Zuschlagserteilung der Auftraggeberin zur Abstimmung vor. Die Auftraggeberin stimmt die Planung intern ab, bei Terminkollisionen werden mit dem Auftragnehmer einvernehmlich alternative Zeitfenster festgelegt.

Das Prüf-Vorgehen ist vor Ort mit dem jeweiligen genannten Ansprechpartner abzuklären. Das Tagesgeschäft darf nicht beeinträchtigt werden.

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3 Anforderungen / Ausschlusskriterien

3.1 Anforderungen an den Bieter (Ausschlusskriterien)

Alle Anforderungen müssen erfüllt und durch Nachweise bzw. Eigenerklärung des Anbieters (Dokument 07, Eignung, Punkt 2.1) belegt werden, andernfalls erfolgt der Ausschluss des An- gebotes.

Die eingereichten Unterlagen und sonstige schriftliche Zusicherungen werden im Fall des Zu- schlags Vertragsbestandteil.

a) Der Bieter hat sicherzustellen, dass die Instandhaltungen von legitimierten Sachkundi- gen durchgeführt werden und die Feuerlöscher durch eine „zur Prüfung befähigte Per- son“ gemäß Betriebssicherheitsverordnung geprüft werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, einen Sachkundenachweis nach DIN 14406-4 im Einzelfall anzufordern.

b) Beispielhaft ist ein Sachkundenachweis des zur Prüfung eingesetzten Personals ein- zureichen. Eine nicht durch einen anerkannten Verein ausgestellte Urkunde ist nicht gleichwertig. Bei Vorlage einer Urkunde in einer anderen Sprache als deutsch ist eine entspre- chende beglaubigte Übersetzung beizufügen. Ist die Urkunde im Ausland erworben worden, ist die Gleichwertigkeit der Urkunde durch den Bieter nachzuweisen.

Hinweis: Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sachkundenachweis erfolgt ausschließlich für Zwecke dieses Vergabeverfahrens, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Sachkundenachweis kann auch in dem Rahmen anonymisiert abgegeben werden, dass weiterhin erkennbar ist, ob die von der Auftraggeberin dargestellten Forderungen erfüllt werden.

c) Der Bieter reicht eine kurze Unternehmungsdarstellung (max. 2 DIN A4 Seiten) ein. Diese beinhaltet ein kurzes Konzept zur Durchführung der Leistung mit den verfügba- ren personellen Kapazitäten.

d) Der Bieter bzw. seine Erfüllungsgehilfen verpflichten sich zur Wahrung des Datenschutzes. Die Unterweisung des eingesetzten Personals hat durch den Bieter zu erfolgen. Die Auftraggeberin behält sich vor, einen Nachweis im Einzelfall anzufordern. Eine entsprechende Vorlage zur Verschwiegenheit und zur Wahrung des Datenschut- zes (Dokument 12_Formblatt Verschwiegenheitserklärung) ist zu Ihrer Information bei- gefügt.

e) Der Bieter hält die Betriebsordnung für Fremdfirmen (Dokument 13_Formblatt Betriebsordnung für Fremdfirmen) ein. Die Unterweisung des eingesetzten Personals hat durch den Bieter zu erfolgen. Die Auftraggeberin behält sich vor, einen Nachweis im Einzelfall anzufordern.

f) Der Bieter bestätigt, dass alle mit der Vertragsdurchführung vorgesehen Personen, insbesondere der/die angebotenen Prüfer, in deutscher Sprache (mündlich und schriftlich) kommunizieren können.

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g) Der Bieter akzeptiert, dass keine Übernachtungskosten, Spesen und Reisezeiten vergütet werden.

h) Der Bieter weist eine geeignete Haftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen nach:

i. Vermögensschäden: 250.000 Euro ii. Sachschäden: 1.000.000 Euro iii. Personenschäden: 2.000.000 Euro

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