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Der Oberbürgermeister
• Universitäts- und Hansestadt Greifswald, Postfach 31 53, 17461 Greifswald • Amts-Nr. Ort Adresse Zimmer Telefon Fax E-Mail Internet
Ihr/e
Informationen über die Pflicht zur Abgabe von elektronischen Rechnungen im XML-Format ab dem 01.04.2023
Sehr geehrte Damen und Herren,
gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V) besteht für die Universitäts- und Hanse- stadt Greifswald die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen.
Für Sie als Auftragnehmerin besteht ab dem 01.04.2023 die Verpflichtung, ausschließ- lich elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeberinnen auszustellen und zu übermitteln.
Rechnungen gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen For- mat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dieses Format eine automati- sche sowie elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine Bilddatei oder ein PDF-Doku- ment sind deshalb ausdrücklich keine elektronischen Rechnungen.
Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektro- nische Rechnungsstellung entspricht.
Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die Zent- rale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusam- menarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird. 17489 Greifswald
+49 3834 8536-4155 An alle Rechnungsstellenden
vob@greifswald.de http://www.greifswald.de
Zeichen/Nachricht vom • • Unser/e Zeichen/Nachricht vom Ansprechpartner/in Frau Lüdemann
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Was ist für Sie zu tun?
Zunächst müssen Sie sich als Nutzer*in einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangs- plattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) registrieren:
https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login
Diese Registrierung ist für Sie kostenlos. Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen per E- Mail einbringen, direkt hochladen oder per Weberfassung über die Internetseite der OZG- RE manuell erstellen und als XRechnung versenden.
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine XRechnung min- destens folgende Angaben beinhalten:
- Leitweg-ID,
- Bankverbindungsdaten,
- Zahlungsbedingungen,
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden,
- Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennungsnummer der öffentlichen Auftraggeber*innen und ermöglicht die genaue Adressierung sowie die automatische Weiterleitung einer XRechnung.
Bei einer Bestellung wird Ihnen zukünftig die für den Auftrag relevante Leitweg-ID mitge- teilt. Zudem kann diese jederzeit auf der Internetseite des Zweckverbandes elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern eingesehen werden:
https://verzeichnis.erechnung-mv.de/
Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rech- nung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche ver- pflichtend als solche zu kennzeichnen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
- PDF-Dokumente,
- Bilder (PNG, JPG),
- Textdateien (CSV).
Eine separate Übermittlung von Anlagen an die Universitäts- und Hansestadt Greifswald ist nicht möglich.
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-3- Weiterführende Informationen und Links:
Gesetzliche Grundlage:
https://www.landesrecht-mv.de/bsmv/document/jlr-ERechVMVrahmen
Die Bundesdruckerei GmbH stellt einen Leitfaden für Rechnungssendende unter folgen- dem Link zur Verfügung:
https://www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2022/09/07_Bedienhilfe-OZG- RE.pdf
Weitere umfangreiche Informationen sind auf der Internetseite des Bundes sowie des Ser- viceportals der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern (MV-Serviceportal) nachzule- sen:
https://www.mv-serviceportal.de/leistung/?leistungId=111276771
https://www.e-rechnung-bund.de/
Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass für die Universitäts- und Hansestadt Greifs- wald die Regelungen laut ERechVO M-V maßgebend sind. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber*innen in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.
Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichem Gruß