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Hilfestellung zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg
und zur elektronischen Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten
Sehr geehrte Unternehmen,
die Vergabestelle des Landes Brandenburg stellt Ihnen mit dieser Zusammenstellung von wichtigen Hinweisen und Tipps eine Hilfe zur Nutzung des Vergabemarktplatzes Brandenburg und zur Unterstützung bei der Abgabe von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten zur Verfügung. Je nach Version des Programms können sich einzelne Schritte verändern, das System bleibt jedoch gleich. Diese Hilfe ist in jeder Hinsicht unverbindlich. Eine Gewähr kann dafür nicht übernommen werden, da wir, so wie Sie, Nutzer des Systems sind. Sie als Wettbewerbsteilnehmer oder Bieter sind weiterhin allein dafür verantwortlich, dass uns Ihr Teilnahmeantrag oder Ihr Angebot form- und fristgerecht erreicht.
Diese Hinweise können je nach Verfahrensart differenzieren, je nachdem, welche Vergabeart gewählt wurde.
Unsere Wettbewerbe und Vergabeverfahren werden über den „Vergabemarktplatz Brandenburg“ veröffentlicht. Wenn Sie den Vergabemarktplatz Brandenburg als „Unternehmen“ öffnen, sehen Sie eine Übersicht, welche Verfahren zu diesem Zeitpunkt von verschiedenen Vergabestellen veröffentlicht wurden. Durch Anklicken des Aktionsfeldes neben einem Verfahren öffnet sich der dazugehörige Projektraum. Sie erhalten nun die Gelegenheit, daran teilzunehmen.
Die weiteren Beschreibungen beziehen sich hauptsächlich auf die Abgabe von elektronischen Angeboten. Die Einreichung von Teilnahmeanträgen verläuft in ähnlicher Weise, jedoch ohne Preisangaben u. ä.
Nehmen Sie am Verfahren teil!
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Wenn Sie nicht an einem Verfahren teilnehmen (Anklicken eines der grün unterlegten Felder „Teilnehmen“ bzw. „Anmelden“), werden Sie nicht automatisch über eingehende Informationen der Vergabestelle informiert und können keine elektronischen Angebote einreichen.
Es öffnet sich das Login-Fenster. Bitte loggen Sie sich nun mit Ihrem Anmeldenamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort ein.
Haben Sie das Passwort vergessen oder sind Sie noch nicht registriert, so klicken Sie den entsprechenden Button unterhalb des Logins an. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Sie erhalten umgehend ein (neues) Passwort zugesendet. Nach erfolgreicher Anmeldung (Registrierung) erhalten Sie die Ansicht über den Projektraum des ausgewählten Verfahrens. Sie sollten alle Verfahrensangaben und die Vergabeunterlagen einsehen und bei auftretenden Fragen mit der Vergabestelle kommunizieren. In der Übersicht sind in der
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linken - blau unterlegten - Spalte, die Inhalte der zu vergebenen Leistung und Verfahrensangaben hinterlegt. Durch Anklicken öffnet sich die jeweilige Rubrik.
In den einzelnen Verfahrensangaben werden Ihnen Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Bedingungen, Verfahren und weitere Angaben angezeigt. Hier können Sie die einzelnen Informationen zum Verfahren im Detail entnehmen. Sie können beliebig oft zwischen den einzelnen Rubriken wählen.
Wenn Sie Fragen zu den Vergabeunterlagen haben oder auf Fehler hinweisen wollen, hat dies zwingend über den Vergabemarktplatz unter Nutzung der Rubrik „Kommunikation“ unter „Ausgehende Nachrichten“ im Projektraum zu erfolgen. Die Nachrichten gehen sofort bei der Vergabestelle ein. Diese wird die Anfragen unverzüglich bearbeiten. Über den Eingang einer Antwort werden Sie per E-Mail informiert. Sie können diese und andere Informationen im Projektraum unter „Eingegangene Nachrichten“ einsehen. Achtung: Vermeiden Sie bei Fragestellungen Hinweise auf Ihr
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Unternehmen, da mit den Antworten grundsätzlich auch die Anfragen allen Wettbewerbsteilnehmern zur Kenntnis gegeben werden.
Zum Verfassen einer Nachricht geben Sie bitte unter „Ausgehende Nachrichten“ im „Betreff“ einen Nachrichtentitel an und formulieren im Textfeld Ihre Nachricht und versenden Sie diese.
Die Angebotsabgabe über das Bietertool
Bisher erfolgte die Installation des Bietertools mittels der Java-Webstart Technologie, wodurch eine vorinstallierte Java-Laufzeitumgebung auf dem PC des Nutzers notwendig war. Mit der neuen Version des Bietertools wurde der Installationsprozess vollständig überarbeitet, sodass kein JavaWebstart mehr verwendet wird und auch keine Java-Installation auf dem PC des Anwenders erforderlich ist. Das Bietertool wird nun mit entsprechenden Installationsdateien für die jeweiligen Betriebssysteme zur Verfügung gestellt.
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- Es ist keine Java-Installation mehr erforderlich (und Verzicht auf Java-Webstart).
- Bei Erstinstallation wird das Betriebssystem des Bieters automatisch erkannt und die hierzu passende Installationsdatei bereitgestellt (Bereitstellung für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Linux und MAC OS (Apple)).
- In der Regel sind keine administrativen Rechte des Nutzers für eine Installation erforderlich.
- Es erfolgen erweiterte Routinen zur automatischen Aktualisierung, wenn neue Versionen bereitstehen.
- Eine mehrsprachige Umsetzung (aktuell Deutsch und Englisch) ist möglich. Bieter, die sich auf verschiedenen Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes auf Aufträge bewerben, haben bisher je Vergabeplattform eine gesonderte Installation des Bietertools vorgenommen. Die neue Version des Bietertools wurde zu einem „Multi-Plattform- BieterClient“ erweitert, sodass an Vergabeverfahren auf allen (E-)Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes über eine zentrale Installation des Bietertools teilgenommen werden kann.
Angebote und auch Teilnahmeanträge müssen über das Bietertool eingereicht bzw. abgegeben werden. Unter der Rubrik „Angebote“ erhalten Sie nun die Information, dass Sie die „Projektdatei herunterladen“ sollen. Haben Sie das Bietertool noch nicht installiert, wählen Sie die Aktion „Installationsdatei herunterladen“ und beachten Sie die Hinweise während der Installation.
Nach dem Herunterladen der Projektdatei öffnet sich das Bietertool und Sie sehen auf der linken Seite 5 verschiedene Rubriken, die Sie nacheinander öffnen und bearbeiten müssen.
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- Rubrik „Allgemeine Informationen“
Hier erhalten Sie noch einmal Informationen über den Titel des Verfahrens, die Vergabenummer, die Vergabe- bzw. Verfahrensart und über die Frist, bis zu der die Angebote eingereicht sein müssen (Angebotsfrist).
- Rubrik „Dokumente aus den Vergabeunterlagen“
Hier sind in 4 verschiedenen Reitern alle Vergabeunterlagen enthalten sowie sonstige Informationen. Sie müssen alle Dokumente lesen. Ungelesene Dokumente haben den Status „ungeöffnet“. Bleiben Dokumente „ungeöffnet“, können Sie kein Angebot einreichen. Dies dient Ihrer eigenen Sicherheit, damit Sie nichts vergessen. Zum Öffnen der Dokumente klicken Sie diese an und öffnen mit „Dokument öffnen“.
- Rubrik „Basisdaten zum Angebot“
In dieser Rubrik gibt es zwei Reiter (Allgemeine Angaben und Preisangaben), die Sie bearbeiten.
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Vergessen Sie nicht anzugeben, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenangebot handelt und geben Sie Ihre Preisangaben ein.
Beachten Sie bei den Zahlungszielen die Vorgaben der Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Brandenburg. Bieten Sie „Skonto“ an, darf das Zahlungsziel in Brandenburg nicht unter 14 Tagen liegen. Bei Angeboten ohne Skonto ist das Zahlungsziel mit 30 Tagen vorgegeben. Wenn Sie ein Zahlungsziel eintragen, welches diese Mindestfristen unterschreitet, muss Ihr Angebot zwingend ausgeschlossen werden.
Manchmal kann die Abgabe von Gesamtpreisen nicht vorgegeben oder möglich sein. In diesem Fall müssen Sie unter „Begründung für nicht eingegebene Preise“ Bemerkungen eintragen.
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- Rubrik „Dokumente zum Angebot“ mit ebenfalls zwei Reitern (Auszufüllende Dokumente und Eigene Dokumente)
In den Reitern „Auszufüllende Dokumente“ erkennen Sie, welche Dokumente unbedingt auszufüllen und dem Angebot beizufügen sind. Klicken Sie die Dokumente an und öffnen Sie diese jeweils mit „Dokument öffnen“. Auszufüllende Dokumente können direkt im Bietertool bearbeitet werden.
Im Reiter „Eigene Dokumente“ können Sie ebenfalls geforderten Dokumente und auch eigene Unterlagen hinzufügen.
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- Rubrik „Abgabe“ bezeichnet die Abgabe des Angebotes
In dieser Rubrik haben Sie nun die Wahl der Signatur (ersetzt die Unterschrift). Wählen Sie daher die Signatur durch Anklicken aus, die Sie benutzen möchten (und dürfen). Durch die Stadtverwaltung Cottbus (Zentrales Vergabemanagement) wird meist die „Textform“ zugelassen. Dafür benötigen Sie keine kostenpflichtige elektronische Signatur. Im Weiteren wird daher die Nutzung der „Textform“ beschrieben.
Wählen Sie Ihre Signaturart aus und starten Sie den „Abgabe-Assistenten“.
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Sie erhalten jetzt noch einmal einige Sicherheitsabfragen (Checkliste), ob Sie auch keine Unterlagen vergessen haben sowie eine Übersicht über die von Ihnen eingestellten Dokumente. Haben Sie trotz unserer bisherigen Hinweise nicht alle Dokumente „geöffnet“, erfahren Sie an dieser Stelle, dass Sie kein Angebot abgeben können.
Sollte dies bei Ihnen zutreffen, gehen Sie zurück in die Rubrik „Dokumente zum Angebot“ und öffnen Sie nun die als ungeöffnet angezeigten Dokumente.
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Starten sie nun den „Abgabe-Assistent“ neu. Die Prüfung mit den Sicherheitsabfragen erfolgt.
Der Abgabe-Assistent arbeitet mit Ihnen in 7 Schritten. Klicken Sie nach jedem Schritt auf „Weiter“.
Der Assistent stellt in der 1. Stufe „Prüfung“ fest, dass die elektronische Angebotsabgabe möglich ist. Der Assistent hat die „Erstellung“ (2.) abgeschlossen und gibt die entsprechenden Hinweise (grüne Haken). Bezeichnen Sie Ihr Angebot.
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[Seite 12: Text nur als Bild — nicht lesbar]
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Zur „Authentifizierung“ (5.) sind nun Ihre E- Mail-Adresse und Ihr Passwort erforderlich. Anschließend geben Sie den Befehl „Angebot jetzt versenden“.
In der Stufe „Abgabe“ (6.) erfolgt die Angebotsversendung. Sie erhalten dazu Informationen z. B. zum Status der Abgabe und zur
Verschlüsselung.
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Zum Abschluss der Angebotsabgabe „Fertig“ (7.) werden Sie darüber informiert, dass Ihr Angebot an den Server übermittelt wurde. Eine Zusammenfassung steht Ihnen zur Verfügung.
Bitte bestätigen Sie, dass Sie die Zusammenfassung der Abgabe geöffnet und gespeichert haben. Sie können nun die Angebotsabgabe beenden. Vergessen Sie jedoch nicht, Ihr Angebot zu speichern, damit Sie immer nachvollziehen können, was Ihrem Angebot beigefügt ist.
Sie finden Ihr Angebot mit der Dokumentation des Eingangsdatums nun im Projektraum. Von hier aus könnten Sie es auch innerhalb der Angebotsfrist zurückziehen.