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Anlage 5
Vorlage von Nachträgen und Prüfung dieser durch den beauftragten Architekten/ das beauftragte Ingenieurbüro
Grundlage: Rechnungsprüfungsordnung § 5 (4) Gemäß der Rechnungsprüfungsordnung (RPO) § 5 (4) ist die Vorlage der Nachtragsunterla- gen wie folgt geregelt: "Überschreitet die Summe der Nachträge 25.000 EUR (netto), unter- liegen diese der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt. Hierzu sind - soweit möglich - vor Durchführung des Nachtragsauftrages die Angebotsunterlagen (wie z. B. Nachtragsan- gebot, Nachtragskalkulation, Stoff- und Nachunternehmerangebote, Auszüge aus der Urkal- kulation als Beleg der Zuschläge, Geräte-, Stoff- und Betriebsstoffkostenansätze) mit einge- hender Begründung ihrer Notwendigkeit dem Rechnungsprüfungsamt bereitzustellen.“
Eine kontinuierliche und zeitnahe Prüfung von Nachträgen ist nur möglich, wenn die Unterlagen vollständig, schlüssig und prüfbar vorgelegt werden.
Zu den Nachtragsunterlagen gehören:
- eingehende Begründung der Notwendigkeit, also die Nachtragsbegründung durch den Nachtragprüfer (= beauftragte Architekt oder Fachingenieur)
- geprüfte Nachtragskalkulation (gemäß Zusätzliche Vertragsbedingungen der Bundes- stadt Bonn für die Ausführung von Bauleistungen (VOB), Abs. 2.2 und Vergabedienstan- weisung der Bundesstadt Bonn, Abschnitt 5.3)
- geprüftes Nachtragsangebot
- Prüfunterlagen (Vergleichsberechnung, Preisliste o.ä.) des Nachtragsprüfers
Nachtragsbegründung In der Nachtragsbegründung ist das Leistungs-Soll (Leistungsverzeichnis) dem Leistungs-Ist (tatsächlich vorgesehene Ausführung) gegenüberzustellen. Die sich daraus ergebene Leis- tungsabweichung ist zu begründen. Zu evtl. Behinderungsanzeigen (VOB/B § 6 (1)) und Anmeldungen von Bedenken (VOB/B § 4 (3)) ist Stellung zu nehmen. Ferner ist das Ergebnis der Prüfung, insbesondere im Hinblick auf das Preisniveau Urkalku- lation/Nachtragskalkulation, in der Nachtragsbegründung zu dokumentieren. Bei eventuellen Mengenmehrungen/ -minderungen (VOB/B § 2 (3)) sind die Ergebnisse der Preisanpassung bzw. die Gründe für eine fehlende Preisanpassung zu dokumentieren. Die Begründung ist vom Nachtragsprüfer zu unterzeichnen.
Nachtragskalkulation Grundsätzlich sind bei der Nachtragskalkulation die Preisbestandteile der Urkalkulation zu- grunde zu legen (VOB/B § 2 (6) Nr. 2 Satz 1: "Die Vergütung bestimmt sich nach den Grund- lagen der Preisermittlung für die vertragliche Leistung.... Sie ist möglichst vor Beginn der Ausführung zu vereinbaren."). Somit sind nicht die tatsächlichen Kosten, sondern die kalkula- tiven Kosten im Nachtrag aufzuführen (Preisniveau der Urkalkulation ist maßgebend). Die Nachtragskalkulation besteht in der Regel aus der Kalkulation (Aufgliederung des Nach- tragspreises) und den dazugehörigen Kalkulationsnachweisen. Zu den Nachweisen zählen u. a:
- Vordruck Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation oder bei der Kalkulation über die End- summe (ehemals EFB-Preisblatt)
- Materialkosten (in der Regel Rechnungen der Lieferanten)
- Nachunternehmerkosten (in der Regel NU-Rechnungen)
- Auszug aus der Urkalkulation bei vergleichbaren Leistungen sowie als Nachweis für Ge- räte-, Betriebs- und Materialkostenansätze und Leistungsansätze für Geräte und Lohn
- Bautagesberichte
- Vereinbarungen (z. B. Verhandlungsprotokolle, Nachlässe etc.)
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Nachtragsangebot Dem Nachtragsangebot geht eine Ankündigung von Mehrkosten VOB/B § 2 (6), eine Anmel- dung von Bedenken VOB/B § 4 (3) oder eine Behinderungsanzeige VOB/B § 6 (1) voraus. Diese ist mit dem Nachtragsangebot zur Prüfung vorzulegen. Das Nachtragsangebot sollte aus einer Begründung des AN und einem nach Positions-Nr. gegliederten Nachtragsangebot bestehen. Bei der Bildung des Nachtragsbetrages sind sonstige Vereinbarungen (z. B. Nach- lässe) zu berücksichtigen.
Prüfunterlagen des Nachtragsprüfers Die für die Prüfung herangezogenen Unterlagen wie z. B. Vergleichsberechnungen, Ver- gleichsangebote, Preislisten, VOB/ UVgO-Kommentare (Auszug), Gutachten, Fotodokumen- tation etc. sind mit vorzulegen. Das geprüfte Nachtragsangebot und die Kalkulation sind vom Nachtragsprüfer mit einem Prüfvermerk zu kennzeichnen.