GW86TP_Leistungsbeschreibung_Newsroom Plattform.pdf

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Vergabe eines Vertrags für die Implementierung,

Bereitstellung, Support und Weiterentwicklung ei-

ner Newsroom-Plattform für die Deutsche Energie-

Agentur GmbH (dena)

Leistungsbeschreibung

Vergabekennziffer: GW86TP

Deutsche Energie-Agentur GmbH (dena) Bereich Kommunikation Chausseestraße 128a 10115 Berlin

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Inhaltsverzeichnis

1 Gegenstand der Ausschreibung: Hintergrund und Zielsetzung .................................. 3

1.1 Hintergrund ............................................................................................................................................................................................ 3

1.2 Das Projekt im Überblick.............................................................................................................................................................. 4

1.3 Zielsetzung des Projektes ........................................................................................................................................................... 4

2 Leistungsbeschreibung ........................................................................................................... 4

2.1.Allgemein .................................................................................................................................................................................................... 4

2.2.Leistungspaket 1: Zeitliche Planung und Workshops................................................................................................ 5

2.2.1.Konzeptionsphase (bis zu vier Workshops) ............................................................................................................. 5

2.2.2. Implementierungsphase (bis zu acht Workshops) .......................................................................................... 5

2.3. Leistungspaket 2: Funktionen .................................................................................................................................................. 6

2.3.1. Planung von Kommunikation .............................................................................................................................................. 6

2.3.2.Produktion von Kommunikationsmaßnahmen ...................................................................................................... 7

2.3.3 Monitoring von Kommunikationsmaßnahmen...................................................................................................... 7

2.3.4 Prozesse ........................................................................................................................................................................................... 7

2.4. Technische Anforderungen und Toollandschaft ....................................................................................................... 8

2.4.1. Besondere Anforderungen in der Toollandschaft............................................................................................... 8

2.4.2. Technische Anforderungen ............................................................................................................................................... 8

2.4.3. Sicherheitskonzept .................................................................................................................................................................. 9

2.4.4. Verfügbarkeit und Ansprechpersonen ..................................................................................................................... 9

3 Zeitplan ......................................................................................................................................... 9

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1 Gegenstand der Ausschreibung: Hintergrund und Zielsetzung

1.1 Hintergrund

Die Transformation zur Klimaneutralität ist eine der zentralen Herausforderungen unserer Zeit. Die dena - Deutsche Energie-Agentur GmbH gestaltet diesen tiefgreifenden Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft mit. Dazu erarbeiten wir Strategien, beraten und vernetzen Akteurinnen und Akteure und finden innovative Ansätze für komplexe Aufgaben. Wir sind eine Projektgesellschaft und ein öffentli- ches Unternehmen. An unseren Standorten in Berlin und Halle arbeiten mehr als 700 Mitarbeitende kontinuierlich an ca. 100 laufenden Projekten in Deutschland und weltweit. Unsere Teams vereinen umfassende Kompetenzen in allen relevanten Themenfeldern der Energiewende und des Klimaschut- zes. Wir agieren mit ganzheitlichem Blick und arbeiten mit Partnerinnen und Partnern aus Politik, Wirt- schaft, Wissenschaft und Gesellschaft zusammen.

Die Eckpfeiler der dena-Struktur bilden sechs Fachbereiche, zwei Stabsstellen sowie die Quer- schnittsbereiche Kommunikation und Verwaltung. Die dena -Kommunikation rund um die Themen Energiewende und Klimaschutz ist integraler Bestandteil der Arbeit der dena an der Schnittstelle zwi- schen Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft. Dabei nimmt der Bereich Kommunikation eine zentrale Rolle ein. Hier werden die Leitlinien der dena-Kommunikation erarbeitet und in konkrete Maßnahmen übersetzt. Alle Themen der dena-Kommunikation werden gesammelt, gebündelt, ge- wichtet und ausgespielt.

Der Bereich Kommunikation umfasst zwei Arbeitsgebiete mit zusammen sieben Kompetenzteams, die Expertisen zu verschiedenen Disziplinen von Kommunikation und Marketing vereinen. Alle Teams ar- beiten nach dem Newsroom-Prinzip interdisziplinär und kollaborativ zusammen, im Bereich selbst wie in der Zusammenarbeit mit allen Bereichen und Stabsstellen der dena.

 Eine zentrale Rolle hat das Arbeitsgebiet Newsroom mit den Teams Presse, Kreation und Pro- duktion, Corporate Content, Digital und Fachkommunikation. Sie entwickeln gemeinsam Kom- munikationskonzepte und -maßnahmen, begleiten interne und externe Events, führen klassi- sche Pressearbeit aus, produzieren und veröffentlichen verschiedene Content-Formate, be- treuen die interne Kommunikation, unterhalten technische Systeme und vieles mehr.

 Im Arbeitsgebiet Events und Marketing sind zwei Teams verortet und als Querschnittsaufgabe das Wissensmanagement für das gesamte Unternehmen. Das Team Event organisiert jährlich rund 300 Veranstaltungen. Das Team Stakeholder Management steuert die gesamte Kunden- ansprache sowie das Kundenmarketing der dena. Zu den Maßnahmen zählen beispielsweise rund zehn Mailings täglich.

Darüber hinaus gibt es in den sechs Fachbereichen und zwei Stabsstellen der dena weitere Kommu- nikatorinnen und Kommunikatoren. Deren Themen werden über das Team Fachkommunikation im Ar- beitsgebiet Newsroom gebündelt und eingebracht. Dabei liegt der Fokus auf Themen und Zielgrup- pen, die sich aus der fachspezifischen Ausrichtung der Projekte ergeben. Die Fachkommunikatorinnen und Fachkommunikatoren sind – anders als im Bereich Kommunikation – eher generalistisch aufge- stellt und koordinieren Aktivitäten in verschiedenen Disziplinen der Kommunikation. Die Verwaltung,

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als eigener Bereich, kommuniziert – im engen Austausch mit dem Bereich Kommunikation - intern und extern zu den Themen Personal und Investor Relations.

1.2 Das Projekt im Überblick

Seit 2022 arbeitet der Bereich Kommunikation nicht nur nach dem Newsroom-Prinzip, sondern auch mit der Newsroom-Plattform Scompler als zentralem Arbeitsinstrument. Hier wurde in einem ersten Schritt eine komplexe Themen-Architektur entwickelt, die in der gesamten dena Anwendung findet. Zudem ist die Newsroom-Plattform integraler Bestandteil der IT-Systemlandschaft der dena.

Aktuell arbeiten nicht nur die rund 47 Mitarbeitenden im Bereich Kommunikation mit der Plattform, sondern auch etwa 130 weitere Mitarbeitende aus den Fachbereichen, Stabsstellen und der Verwal- tung. Durch spezielle Modifikationen wurden passgenaue Lösungen für kommunikationsintensive Pro- jekte entwickelt. Zudem ermöglichen Filterfunktionen Gesamtübersichten über die verschiedenen Kommunikationsaktivitäten (durchschnittlich 30 Ereignisse pro Tag). So lassen sich Synergien schaf- fen und das Berichtswesen für Auftraggeber besser koordinieren.

1.3 Zielsetzung des Projektes

Mithilfe der Newsroom-Plattform wird und sollen auch weiterhin die gesamten Kommunikationsaktivi- täten der dena organisiert, ausgespielt und gemessen werden. Anwender sind sowohl die Teams im Bereich Kommunikation (Arbeitsgebiet Newsroom und Arbeitsgebiet Events und Marketing) als auch die Fachkommunikatorinnen und Fachkommunikatoren der Fachbereiche, Stabsstellen und die zu- ständigen Personen in der Verwaltung.

Ziel ist es, mit der Newsroom-Plattform in Echtzeit einen Überblick über alle Kommunikationsmaß- nahmen im dena-Kosmos zu erhalten, diese zu steuern und vorgelagert zu planen. Die Plattform soll möglichst alle Disziplinen der Kommunikation abbilden: von der Redaktion, über das Unternehmens- marketing und die Pressearbeit bis hin zur Event- und Social-Media-Kommunikation.

Bei einem möglichen Wechsel der Newsroom-Plattform ist eine nahtlose Kommunikation und Arbeits- fähigkeit wichtig. Dies beinhaltet auch eine reibungslose wie größtmögliche Integration von bestehen- den digitalen Tools in der dena wie etwa das Large Language Model (LLM) VIBE sowie die Einbindung in die dena-Software-Landschaft.

2 Leistungsbeschreibung

Der Auftragnehmer unterstützt den Bereich Kommunikation der dena bei der Erbringung des im fol- genden aufgeführten Leistungsspektrums:

2.1. Allgemein

Die Newsroom-Plattform hat die zentrale Funktion, die kollaborative Zusammenarbeit der Teams im Bereich Kommunikation, der Verwaltung sowie der Kommunikationsteams in den Fachberei- chen und Stabsstellen zu unterstützen. Dabei sollen alle Kanäle der dena (Unternehmenskommunika- tion/Fachkommunikation) abgebildet sein.

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Die dena befindet sich in einem fortgeschrittenen Prozess der Digitalisierung zentraler Aufgaben und Prozesse, der zahlreiche interne Abläufe direkt betrifft und die Einführung neuer Software-Lösungen mit sich bringt. Hier muss die Newsroom-Plattform anschlussfähig sein.

Alle Leistungen müssen in deutscher Sprache erbracht werden.

2.2. Leistungspaket 1: Zeitliche Planung und Workshops

Die Newsroom-Plattform soll Ende 2026/Anfang 2027 eingeführt werden und im ersten Quartal 2027 in der dena etabliert sein. Zur Systemeinführung soll es eine Workshop-Reihe geben. Diese umfasst:

2.2.1. Konzeptionsphase (bis zu vier Workshops)

In der Konzeptionsphase sind die Grundlagen zu entwickeln. Hierzu sind u. a. bis zu vier Workshops vorzusehen.

 Konzeption der Plattform mit Themenarchitektur, Workflows, Content-Formaten, Einbindung von Analysetools etc.

 Übertragung der bisherigen Themenarchitektur und Features wie Bedarfsmaske, Kalenderfilte- rung sowie Evaluationsmöglichkeiten mit eigenen Widgets für Themen, Storys, Beiträge und weitreichenden Strategieparametern

 Entwicklung von Ideen und Zielen im Rahmen einer Kommunikationsplanung mit Einbinden der Plattform-Features

 Überführen der dena-internen Teams und Funktionsgruppen aus Kommunikation, Verwaltung und den Fachbereichen/Stabsstellen in die Plattform-Struktur

 spezielle Schulungen für Funktionen und Handling der Plattform für Power-User aus dem Be- reich Kommunikation

2.2.2. Implementierungsphase (bis zu acht Workshops)

In einem ersten Schritt soll die Newsroom-Plattform im Bereich Kommunikation implementiert und etabliert werden. Anschließend folgen die Fachbereiche, Stabsstellen und die Verwaltung. Hierzu sind u. a. bis zu acht Workshops vorzusehen.

 Schulung von Power-Usern: Power-User sind die erste Anlaufstelle für die Standard-User im alltäglichen Umgang und Nut- zen der Plattform. Es gibt eine Workshop-Reihe für Standard-User in Kommunikation, Verwal- tung und den Fachbereichen und Stabsstellen der dena.

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 Schulung und praxisbezogenes Durchspielen von realen Cases/Übungen zur kollaborati- ven Zusammenarbeit in Kommunikation, Verwaltung sowie mit den Fachbereichen/Stabsstel- len

Erstellung und Bereitstellung von Schulungsvideos mit folgender Zielrichtung:

 grundsätzliche Einführung in das System für Standard-User zum Zweck des Onboardings (Tu- torial für Nutzer)

 Spezifikationen für die einzelnen User-Gruppen und Projektanforderungen der dena (werden in den Workshops erarbeitet)

Optionale Leistung I: Angebot für einen Review-Workshop über das etablierte System und Nachbes- serungskatalog mit unterschiedlichen Ausbaustufen. Dauer bis zu 4 Stunden.

2.3. Leistungspaket 2: Funktionen

Folgende Module bzw. Funktionalitäten müssen Bestandteil der Newsroom-Plattform sein und sich in einem Lizenzmodell abbilden lassen können.

Die Lizenzen sollen dann in 100, 150 und 200 Normal-User und 5 Administratoren bepreist werden (vgl. Preisblatt).

2.3.1. Planung von Kommunikation

Eine wesentliche Funktion der Newsroom-Plattform ist die Planung aller dena-Kommunikationskam- pagnen und -Maßnahmen. Sie soll zugleich einen Überblick über alle kommunikativen Aktivitäten im Detail geben, mit dem Ziel einer klaren und übersichtlichen Steuerung. Die Plattform sollte folgende Funktionen umfassen:

 Themenplanung

 Redaktionskalender

 Kanalübersicht

 Themenpool

 Ideenspeicher

 Anfragedatenbank

 Ticketmanagement mit Statusbericht, Aufgabenzuweisung, Kalenderfunktion und Aufgaben- funktionen/ detaillierte Planungsmöglichkeiten für komplexe Kommunikationsvorhaben

 Funktionen, die eine Filterung nach sämtlichen Kriterien, die in der Plattform abgebildet sind, ermöglichen

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2.3.2. Produktion von Kommunikationsmaßnahmen

Um Kommunikationsmaßnahmen umsetzen zu können, sind die Integration von Vorlagen der dena durch Uploads / Linksetzung (Microsoft 365), ein Textfeld, eine Bilder- und Videomediathek sowie das Aufgabenmanagement für Themen- und Kanalverantwortliche grundlegende Eigenschaften.

Zentral sind hierbei:

 Content-Erstellung

 Upload-Funktionen bzw. die Integration von SharePoint-Links

 Kommentar- und Chatfunktion

 Exportfunktion aus dem System in übliche Formate (Excel, Word, etc.) bzw. direkter Versand aus dem System

 Editierbares Textfeld mit den grundlegenden Funktionen der Textverarbeitung

 Vorlagenmanagement und Klassifizierung von Gattungen der dena-Publikationen

 Template-Vorlagen/ Vorschau für digitale Kommunikation

 Medienbibliothek/ Asset-Management

2.3.3 Monitoring von Kommunikationsmaßnahmen

Um die Kommunikation zu optimieren, Fehler zu vermeiden und Botschaften gezielt zu platzieren, sind Analysen der einzelnen Maßnahmen von zentraler Bedeutung. Hierbei geht es im Wesentlichen um:

 Zentrales Dashboard zur Übersicht der produzierten und ausgespielten Beiträge, sortiert nach Bereichen, Stabsstellen oder Themen

 Bearbeitete Storys, die einem Thema zugeordnet sind, und aus denen Beiträge resultieren

 Sortierung und Filterung nach Strategieparametern

 Schnittstellen und Widgets in eine interne Monitoring-Plattform integriert werden können, aber auch die Generierung von Widges aus der Plattform heraus in ein Media-Monitoring-Tool

2.3.4 Prozesse

Im Rahmen der kollaborativen Zusammenarbeit sind bereits Standards und Prozesse in der dena etabliert, verbunden mit verschiedenen Zugriffsrechten. Diese vorhandenen Prozesse und Routinen gilt es auf der Plattform umzusetzen. Hierzu müssen diese Voraussetzungen gegeben sein:

 Zuweisung von Verantwortlichkeiten

 Reminder und Kalenderfunktion

 Änderungsnachverfolgung

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 Freigabe-Routinen: Rollen in der Erstellung von Kommunikationsprodukten bzw. Freigabepro- zessen

 Anpassungen im System für projektspezifische Anforderungen in der Produktion, für die Ka- näle und das Reporting

Optionale Leistung II: Angebot für Kosten pro Stunde für Systemanpassungen für die in Punkt 2.3. aufgeführten Leistungen zur Optimierung des Gesamtsystems für die dena.

2.4. Technische Anforderungen und Toollandschaft

Um die Newsroom-Plattform effektiv nutzen zu können, müssen Prozesse der dena abgebildet werden und die Plattform in die Tool-Landschaft integriert werden.

2.4.1. Besondere Anforderungen in der Toollandschaft

Das Analysetool für ein umfassendes Presse- und Medien-Monitoring der dena-Aktivitäten wird pa- rallel ebenfalls neu ausgeschrieben. Idealerweise kann dieses Monitoring mit der Newsroom-Plattform verknüpft bzw. durch Analyse-Widgets oder Schnittstellen in die Monitoring-Übersicht der News- room-Plattform integriert werden

Schnittstellen zu anderen Tools müssen generell ohne großen Aufwand hergestellt werden können. Fester Bestandteil der Leistung muss auch die Integration eines in der dena eingesetzten LLM sein (derzeit: VIBE). Wie diese Integration erfolgen soll, ist im Angebot eingehend darzulegen. (vgl. 4.1 Ver- fahrensbedingungen)

2.4.2. Technische Anforderungen

Die im Folgenden aufgeführten technischen Anforderungen muss die Plattform erfüllen:

Active Directory Berechtigungen

Die Anbindung an Microsoft Entra ID (Azure AD) muss gewährleistet sein, um den Zugriff via Single- Sign-On (SSO) zu ermöglichen. Wünschenswert wäre in der Folge, dass der Zugriff rein über den dena-SSO erfolgt. Ebenfalls wünschenswert ist die Unterstützung von SCIM (System for Cross-do- main Identity Management), um eine automatisierte Benutzerverwaltung (Provisionierung und Depro- visionierung) über Microsoft Entra ID zu ermöglichen.

Netzwerk- und Infrastruktur

Es soll eine cloudbasierte Lösung angeboten werden. Das System muss zudem in der Citrix-Umge- bung (Terminalserver) und unter Windows Server 2022 problemlos laufen.

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Schnittstellen

Schnittstellen zu bestehenden Datenbanksystemen und Standardanwendungen in der dena sollten vorhanden sein bzw. Lösungen für möglichen Alternativen angeboten werden. Zu den bislang einge- setzten Kommunikations- und Analysetools der dena gehören u. a. die Adobe Creative Suite, die CRM-Software cobra CRM, der Zimpel-Presseverteiler, die integrierten Analysefunktionen der sozia- len Netzwerke wie LinkedIn, Instagramm oder YouTube Analytics, Matomo und Fotoweb von der Firma Fotoware.

Eine Auflistung der Möglichkeiten für Schnittstellen bzw. Marketplace-Lösungen ist dem Angebot bei- zufügen.

2.4.3. Sicherheitskonzept

Datensicherung

Im Rahmen der Sicherung muss es möglich sein, alle Metadaten zu erfassen und zu sichern (Firewall, etc.). Ein Konzept für die Datensicherung ist dem Angebot beizufügen.

2.4.4. Verfügbarkeit und Ansprechpersonen

Der Auftragnehmer stellt eine Erreichbarkeit per Telefon und E-Mail innerhalb der folgenden Service- zeiten sicher: Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr.

Der Auftragnehmer garantiert, dass mindestens ein mit der dena und ihren Projekten vertrauter Mit- arbeitender im Rahmen der Servicezeiten erreichbar ist. Der Auftragnehmer garantiert, dass er für die Umsetzung der Leistungen ausreichend Personal zur Verfügung stellen kann. Da die Mitarbeitenden der dena überwiegend Deutsch sprechen, müssen die durch den Auftragnehmer benannten Mitarbei- tenden fließend Deutsch sprechen, schreiben und verstehen. Sämtliche Kommunikation zwischen Auftragnehmer und dena erfolgt in deutscher Sprache.

Die Reaktion auf Anfragen muss innerhalb von 24 Stunden an Werktagen erfolgen.

3 Zeitplan

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