20260428 Leistungsverzeichnis.pdf

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Kolpingstadt Kerpen Jahnplatz 1 50171 Kerpen

Implementierung und Bereitstellung eines

Lern-Management-Systems (E-Learning-Plattform)

Auskunft erteilt: Abteilung 31.2 - Zentrale Vergabestelle -über die Vergabeplattform-

Leistungsbeschreibung

1. Allgemeines

Die Kolpingstadt Kerpen beabsichtigt den Auftrag für die Implementierung und Bereitstellung eines Lern- Management-Systems (E-Learning-Plattform) inklusive Schulungen für eine Nutzergruppe von ca. 1.250 Anwendern zu vergeben für eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren.

Ziel ist es mittels des Systems allen Mitarbeitenden der Kolpingstadt Kerpen ein vielfältiges Schulungsangebot bereit zu stellen und so dem Bedarf an gesetzlich verpflichtenden und freiwilligen Schulungen/Unterweisungen für die Mitarbeitenden sicherzustellen. Eine solche Lernplattform bietet eine zentrale Lösung um Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungsmaßnahmen strukturiert und effizient umzusetzen.

Die Einführung einer Lernplattform unterstützt die Stadtverwaltung dabei, Ihre Mitarbeitende zu qualifizieren. Sie trägt wesentlich zur Attraktivität der Stadtverwaltung als Arbeitgeberin bei. Prozesse können digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Eine Plattform bietet auch beim Onboarding neuer Mitarbeitenden und Auszubildenden klare Vorteile, da eine strukturierte Einführung möglich gemacht wird. Zudem ermöglicht die Plattform bedarfsorientiertes Lernen, das sowohl spezifische Fachinhalte als auch Themen zur persönlichen Weiterentwicklung abdeckt.

Durch ein Lern-Management-System wird der Verwaltung außerdem ermöglicht, gesetzliche Schulungs- und Unterweisungspflichten rechtssicher und gleichzeitig effizienter zu erfüllen. So könnten E-Trainings beispielsweise eingesetzt werden für Arbeitsschutzunterweisungen, Brandschutzunterweisungen, IT- Sicherheitsunterweisungen, sowie für den Bereich Datenschutz und Compliance.

Außerdem würde eine derartige Plattform eine Arbeitserleichterung bieten, da das Führen und Auswerten von Excel-Tabellen durch ein solches System der Vergangenheit angehört. Auch Präsenzschulungen sollen über so ein System zu hinterlegen sein, um die Organisation der Schulungen zu erleichtern.

2. Anforderungen

Ziel ist es, Schulungen und Unterweisungen über eine eigene Plattform verwalten zu können. Sie soll als browserbasierte Plattform dezentral und ortsunabhängig nutzbar sein, auch auf mobilen Endgeräten und über alle gängigen Browser (z.B. Microsoft Edge). Eine intuitive und leicht verständliche Benutzeroberfläche sowie Funktionen zur Verwaltung und Dokumentation von Schulungen, Lernfortschritten und Zertifikaten sind essenziell. Sie muss über ein auf die Kolpingstadt Kerpen angepasstes Rechte- und Rollenkonzept (Führungskräfte in ihrer Hierarchie, Unterteilung diverse Fachbereiche mit diversen Anforderungen) verfügen, sie sollte durch ein übersichtliches Dashboard die Möglichkeiten bieten, Lernprozesse zu steuern, Fortschritte zu analysieren und automatisierte Erinnerungen sowie Genehmigungsworkflows zu nutzen. Hierbei sollte es möglich sein die Zuordnung der Schulungen zu steuern.

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Kolpingstadt Kerpen Jahnplatz 1 50171 Kerpen

Optional soll ein umfangreiches Kurs-Portfolie angeboten werden, welches sowohl standardisierte Schulungen im Bereich der gesetzlichen Pflichten (wie z.B. Arbeitssicherheit, AGG, Brandschutz, …), Compliance, Cybersicherheit, Soft Skills und Gesundheit am Arbeitsplatz als auch individualisierbare Inhalte umfasst. Wünschenswert wäre bei der Kursauswahl eine Spezialisierung auf den öffentlichen Dienst. Die Trainings sollten interaktiv sein und eine Lernerfolgskontrolle mit Zertifikaten beinhalten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Schulungen sollen mindestens in deutscher Sprache angeboten werden, wiederholbar und auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben sein, der Anbieter sollte seine Kurse regelmäßig aktualisieren und weiterentwickeln.

Es sollte möglich sein, eigene Inhalte zu erstellen bzw. hochzuladen, dabei wäre auch eine KI-basierte Unterstützung denkbar. Bei der Nutzung eigener Inhalte, sollte ebenfalls eine Erstellung einer Lernerfolgskontrolle mit Zertifikaten möglich sein. Wünschenswert wäre es, wenn auch Live-Workshops oder Podcasts über die Plattform durchgeführt werden könnten. Die Erstellung von eigenen Schulungsvideos (mit und ohne Untertitel) muss unkompliziert möglich sein sowie die Einbindung fremder Inhalte bzw. Inhalte anderer Anbieter.

Für die Erinnerungen zu den Pflichtschulungen wäre es wünschenswert, wenn die Möglichkeit besteht Outlook einzubinden, sodass Termine im dortigen Kalender abgespeichert werden können. Soweit eine E- Mail-Adresse vorhanden ist, sollte über diese auch die Erinnerung zur Teilnahme erfolgen. Die erste Erinnerung sollte ebenfalls an den Vorgesetzten erfolgen, bei weiteren Erinnerungen, sollte auch das Personalamt informiert werden können.

Auch Präsenzseminare/-veranstaltungen sollen über die Plattform verwaltbar sein. Hier soll es die Möglichkeit geben die Veranstaltung inklusive Nennung des Dozenten und der Angabe des Veranstaltungsraumes zu erstellen. Eine Anmeldung, auch mit eventueller Freigabe/Genehmigung durch die Führungskraft oder den Veranstalter soll über die Plattform möglich sein sowie die gesamte weitere Verwaltung der Veranstaltung (Erinnerung an den Termin, Abspeicherungsmöglichkeit im Outlook- Kalender, Erstellung von Zertifikaten, etc.).

Die Nutzung der Plattform muss auch ohne eine Mailadresse möglich sein. Die Anmeldung soll daher auch über zugeteilte Benutzernamen oder anderweitige Kennungen erfolgen können.

Da unser Personalamt hauptsächlich mit SAP arbeitet, ist die Schnittstelle zwischen SAP und der Plattform wünschenswert, damit die Daten automatisch ausgetauscht werden können.

Die Plattform soll betriebsbereit an die Kolpingstadt Kerpen übergeben werden. Dazu gehört neben der Bereitstellung auch die Schulung der Administration.

Ein DSGVO-konformer Betrieb der Plattform muss nachgewiesen werden, außerdem sollen die Daten ausschließlich in Deutschland gespeichert werden.

Im Angebot sind die Servicezeiten (Erreichbarkeiten) sowie die Reaktionszeiten der Hotline mitzuteilen.

Es soll ein Probezugang für mindestens 5 Personen (verschiedene Rollen wie z.B. Führungskraft, Auszubildende, Erstellende von Schulungen, aber auch reine Nutzung von Schulungen) über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen zur Verfügung gestellt werden, um die Bedienbarkeit bzw. der Nutzerfreundlichkeit der Plattform bewerten zu können.

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Kolpingstadt Kerpen Jahnplatz 1 50171 Kerpen

3. Ablauf des Vergabeverfahrens und Zuschlagskriterien

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote formal und inhaltlich geprüft. Die Testzugänge werden an Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen und mit unterschiedlichen Rollen verteilt. Diese bewerten das jeweilige Portal anhand des in Anlage beigefügten Bewertungsbogen Anwender.

Nach Ablauf der Testzeit werden die Bewertungsbögen ausgewertet und bilden zu 50 % die Gesamtpunktzahl beim Bewertungskriterium Nr. 2 - Plattform. Zusätzlich wird eine weitere Auswertung/Bepunktung durch den Bewertungsbogen Plattform erfolgen, der von den Bietern auszufüllen ist.

Zuschlagskriterien

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