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Information zur Datenerhebung gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Die Vergabestelle der Deutschen Rentenversicherung Bayern Süd verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmensbezogene auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer perso- nenbezogenen Daten informieren und fordern Sie auf, diese Informationen an Ihre betroffe- nen Mitarbeiter weiterzuleiten.

1. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere: • Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprech- partnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), • Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters • Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen • ggf. weitere Informationen, die für die Durchführung des Vergabeverfahrens (vgl. Ziffer 2) notwendig sind oder von Ihnen mitgeteilt wurden.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

2. Wofür (also für welchen Zweck) verarbeiten wir die angeforderten Daten? Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: Durchführung von Vergabeverfahren, insb.: • Bereitstellung von Vergabeunterlagen • Beantwortung von Bewerberfragen • Abfragen und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen • Abfragen und Überprüfung der Eignung • Erfüllung vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen • Pflege einer Bieterkartei • Dokumenten- und Vertragsmanagement • Vertragsabwicklung • Erfüllung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen • Führen sachdienlicher Kommunikation

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir die angeforderten Daten? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung eines Vergabever- fahrens. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO und § 22 SVHV. Als Bewerber bzw. Bieter sind Sie verpflichtet, die geforderten Angaben vorzunehmen. Falls Sie diese Angaben nicht vorgelegt werden, kann Ihr Angebot/Teilnahmeantrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausge- schlossen werden. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, wenn Sie uns die Einwilligung dazu gege- ben haben. In diesem Fall haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit für die Zu- kunft zu widerrufen.

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4. An wen werden die angeforderten Daten möglicherweise weitergegeben? Personenbezogene Daten dürfen an andere Personen oder Stellen weitergegeben wer- den, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Innerhalb der DRV Bayern Süd erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Die Daten werden im Rahmen der jeweiligen datenschutzrechtlichen Regelungen unter Beachtung der Zweckbindung bzw. aufgrund Ihrer Einwilligung an folgende Stellen weitergegeben: • Team Vergabe, Entwicklung und Service • Team Zentrale Beschaffung

Außerhalb der DRV Bayern Süd erhalten Ihre personenbezogenen Daten bei entspre- chender Erforderlichkeit beispielsweise • Registerbehörde beim Bundeskartellamt zur Einholung von Eintragungen im Wett- bewerbsregister gem. § 6 Abs. 1 Wettbewerbsregistergesetz • Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen • weitere Bieter, die einen Antrag stellen (nach § 62 Abs. 2 VgV bzw. § 46 Abs. 1 UVgO, § 19 [EU] Abs. 2 VOB/A) oder gemäß § 134 GWB über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind. • externes Planungsbüro • externer Dienstleister • Bietersupport und Technischer Support

Diese Stellen erhalten aber nur Daten im erforderlichen Umfang.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert? Die Daten werden solange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Auf- bewahrungsfristen nach Vergaberecht für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Anschließend werden sie datenschutzkonform gelöscht oder vernichtet. Die hierfür vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind wie folgt: Bei Verträgen / Rahmen- verträgen sind die Unterlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages, mindestens je- doch 3 Jahre ab dem Tag des Zuschlages, bzw. nach den für den Auftraggeber gelten- den Aufbewahrungsfristen längstens jedoch 10 Jahre aufzubewahren.

6. Gibt es eine Pflicht, die Daten bereit zu stellen? Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Beteiligung an Vergabever- fahren und den Vertragsschluss erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich durchgeführt und/oder der Ver- trag nicht abgewickelt werden.

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7. Welche Datenschutzrechte haben Sie? Ihnen und den betroffenen Mitarbeitern stehen datenschutzrechtliche Betroffenenrechte nach der EU-Datenschutzgrundverordnung zu, die Sie gegenüber der Deutschen Ren- tenversicherung Bayern Süd geltend machen können: Hierzu gehören: • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (= Sperren der Daten) nach Art. 18 DSGVO • Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO • Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung in Fällen des Art. 21 DSGVO

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichts- behörde.

8. Wer ist für die Sicherheit Ihrer Daten verantwortlich? Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd vertreten durch die Geschäftsführung, Frau Brigitte Iding, Am Alten Viehmarkt 2, 84028 Landshut

Für die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd ist als Datenschutzbeauftragter benannt: Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd Frau Andrea Golgath Thomas-Dehler-Str. 3, 81737 München E-Mail: datenschutz@drv-bayernsued.de Telefon: 089 6781-2299

9. Mit Abgabe eines Teilnahmeantrags bzw. Angebots bestätigt der/die Bieter/in a) seine/ihre betroffenen Mitarbeiter vor Einreichung der Vergabeunterlagen über die Weitergabe personenbezogener Daten an die Deutsche Rentenversicherung Bay- ern Süd und die sich für die betroffenen Mitarbeiter daraus ergebenden Rechte un- terrichtet zu haben.

b) nur nach vorheriger Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter deren Profile (berufli- cher Werdegang, Lebenslauf etc.) zum Zweck der Durchführung eines Vergabever- fahrens an die Deutsche Rentenversicherung Bayern Süd weiterzugeben.

c) sofern vergleichbare Referenznachweise entsprechend der „Eigenerklärung zur Eig- nung“ durch die Vergabestelle gefordert werden, sich das vorherige Einverständnis des entsprechenden Referenzgebers zur Weitergabe der Daten bezüglich der Refe- renzangaben eingeholt zu haben.

Es wird der Deutschen Rentenversicherung Bayern Süd, bis zu einem eventuellen Wi- derspruch gestattet, die erhaltenen Daten zu verarbeiten, zu speichern und zum inter- nen Gebrauch weiterzugeben.

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