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Bewerbungsbedingungen
1 Ablauf des Vergabeverfahrens ............................................................................................ 1 1.1 Vergabeplattform und Kommunikation .................................................................................... 1 1.2 Vertragsstruktur und Geschäftsbedingungen .......................................................................... 1 1.3 Vergabeunterlagen ................................................................................................................. 2 1.3.1 Änderungsverbot .................................................................................................................... 2 1.3.2 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen ............................................................ 2 1.3.3 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ............................................................................. 2 1.3.4 Vertraulichkeit......................................................................................................................... 2 1.4 Angebotserstellung ................................................................................................................. 2 1.4.1 Angebotssprache.................................................................................................................... 2 1.4.2 Form des Angebotes .............................................................................................................. 3 1.4.3 Nachforderung/ Aufklärung von Unterlagen/ Angaben zum Angebot ....................................... 3 1.4.4 Preise im Leistungsverzeichnis ............................................................................................... 3 1.4.5 Preisnachlässe ....................................................................................................................... 3 1.4.6 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote .................................................. 3 1.4.7 Nebenangebote ...................................................................................................................... 4 1.4.8 Kostenerstattung für Bewerber und Bieter ............................................................................... 4 1.5 Bietergemeinschaften ............................................................................................................. 4 1.6 Kapazitäten anderer Unternehmen (Unteraufträge, Eignungsleihe) ......................................... 4 1.7 Eignung .................................................................................................................................. 4 2 Prüfung und Wertung von Angeboten; Zuschlag ............................................................... 5 2.1 Zuschlagskriterien für die Angebotswertung ............................................................................ 5 2.1.1 Wertungskriterium Preis 100 % ............................................................................................... 5 2.2 Wirtschaftlichkeitsprüfung ....................................................................................................... 5 2.3 Zuschlagserteilung ................................................................................................................. 5
1 Ablauf des Vergabeverfahrens
Die nachfolgenden Bestimmungen regeln den Verfahrensablauf bis zum Zeitpunkt des Zuschlags. Das Vergabeverfahren wird nach den Bestimmungen des Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrän- kungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV) durchgeführt.
1.1 Vergabeplattform und Kommunikation
Die Übermittlung der Vergabeunterlagen (kostenfreier Download) und die Kommunikation mit der Verga- bestelle erfolgen ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform der Deutschen Rentenversiche- rung (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer/).
Durch das Einsehen der Bekanntmachung oder das Herunterladen der frei verfügbaren Vergabeun- terlagen „zur Ansicht“ werden Sie noch nicht Teilnehmer am Vergabeverfahren! Dazu ist eine kosten- lose Registrierung als Bieter auf der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung erforder- lich, um folgende Komfortfunktionen gewährleisten zu können: • Aktive Information, sobald eine neue Version der Vergabeunterlagen von der Vergabestelle ver- öffentlicht wird. • Aktive Information, sobald die Vergabestelle neue Nachrichten (z.B. Änderung des Submissions- termins, Nachinformationen u.v.m.) zum Verfahren verschickt. Näheres erfahren Sie in der Anlage „Hinweise zur Abgabe elektronischer Angebote“. Die Form der Angebotsabgabe regelt Ziffer 1.4.2.
1.2 Vertragsstruktur und Geschäftsbedingungen
Ein gesonderter Vertrag wird nicht geschlossen. Der Bieter erklärt mit Angebotsabgabe ausdrücklich die Kenntnisnahme und sein Einverständnis mit den Vertragsbedingungen. Die Vertragsinhalte gelten mit der Bezuschlagung als vereinbart. Dem Vertrag liegen die Vergabeunterlagen inkl. aller Anlagen, das
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Angebot des Bieters und die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil B (VOL/B) in der bei Vertragsabschluss geltenden Fassung zugrunde. Weitere Geschäftsbedingungen sind ausgeschlossen. Leistungsinhalt und –umfang sind durch die Vertragsunterlagen, die aus den Vertragsbedingungen und dem Leistungsverzeichnis (Leistungsbeschreibung) bestehen, bestimmt.
1.3 Vergabeunterlagen
1.3.1 Änderungsverbot
Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes. Das Verändern, Hinzufügen oder Entfernen von Informationen sowie das Entsperren von Zellen oder Fel- dern in den Dateien, die Bestandteil der Vergabeunterlagen sind, sowie Verknüpfungen der offenen Zel- len mit anderen/externen Dateien entsprechen Änderungen an den Vergabeunterlagen in diesem Sinne und führen zum Ausschluss des Angebotes. Eine Erklärung des Bieters, seine AGB seien - vollständig oder teilweise - Grundlage seines Angebots oder jede anderweitige Bezugnahme auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist unzulässig.
1.3.2 Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Interessenten Unklarheiten Unvoll- ständigkeiten oder Fehler, so hat er die Vergabestelle unverzüglich vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Mündliche Auskünfte werden nicht erteilt. Nur schriftlich, elektronisch in Textform oder per Telekopie erteilte Auskünfte der Vergabestelle sind bindend.
Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die später als 15 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist einge- hen, nicht mehr zu beantworten. Sofern es die Vergabestelle aus Gründen der Transparenz für erfor- derlich hält, werden die Vergabeunterlagen zusätzlich in einer neuen überarbeiteten Version bereitge- stellt.
1.3.3 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbe- schränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bie- ter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
1.3.4 Vertraulichkeit
Diese Vergabeunterlagen, sowie die darin enthaltenen Informationen und alle vom Auftraggeber zur Ver- fügung gestellten Informationen sind vom Bewerber bzw. Bieter auch nach Abschluss des Verfahrens vertraulich zu behandeln, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Bieters bekannt werden. Unterlagen, die dem Bewerber bzw. Bieter im Zusammenhang mit der Teilnahme an Vergabeverfahren überlassen werden, dürfen von ihm nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zu- gänglich gemacht werden. Sollte der Zuschlag auf das Angebot des Bieters erteilt werden, ist eine Nennung der ausschreibenden Stelle als Referenz möglich. In diesem Rahmen dürfen nur Angaben über den Ausschreibungsgegen- stand, den Vertragszeitraum, den Auftragswert und den Ansprechpartner weitergegeben werden. Die Weitergabe weiterer Informationen (insbesondere über interne Abläufe, Vertragsinhalte o.ä.) wird unter- sagt.
1.4 Angebotserstellung
1.4.1 Angebotssprache
Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Das Vergabeverfahren inklusive des erforderlichen Schriftverkehrs erfolgt in deutscher Sprache. Einem Schriftstück, das in fremder Sprache eingereicht wird, ist eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmet- scher angefertigte Übersetzung beizufügen. Ansonsten kann das in fremder Sprache abgefasste Schrift- stück bei der Angebotsbewertung nicht berücksichtigt werden. Dies gilt nicht für Datenblätter, Zertifikate oder Dokumentationen, die nur in englischer Sprache verfügbar sind.
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1.4.2 Form des Angebotes
Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Das Angebot ist bis zu dem von der Vergabestelle angegebenen Ablauf der Angebotsfrist (= Einreichtermin) einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausge- schlossen. Angebote können ausschließlich elektronisch wie folgt eingereicht werden: Elektronische Angebote sind • in Textform nach § 126b BGB, • mit fortgeschrittener Signatur, oder • mit qualifizierter Signatur zusammen mit den geforderten Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist (= Einreichtermin) über die Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung (https://www.deutsche-rentenversicherung- bund.de/einkaufskoordination/NetServer/) mittels des kostenlos zum Download bereitgestellten Bie- tercockpits an die Vergabestelle zu übermitteln. Weitere Hinweise zur Abgabe elektronischer Angebote liegen den Vergabeunterlagen in gesonderter An- lage bei (sh. Anlage „Hinweisblatt elektronische Angebotsabgabe“).
1.4.3 Nachforderung/ Aufklärung von Unterlagen/ Angaben zum Angebot
Unterlagen/ Angaben, die nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind bis zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen nicht vollständig fristgerecht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.
1.4.4 Preise im Leistungsverzeichnis
Alle Preise sind in Euro mit höchstens sechs Nachkommastellen anzugeben. Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzuge- ben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des An- gebotes hinzuzufügen. Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend für die Wertung des Angebots. Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungspositionen geforderten Ein- heitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Deshalb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einheitspreise einzelner Leistungspositionen in „Mischkalkulation“ auf andere Leistungspositionen umlegt, von der Wertung aus- geschlossen. Eine selbstgefertigte Abschrift oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist zulässig. Die von der Vergabestelle vorgegebene Langfassung des Leistungsverzeichnisses ist allein verbindlich. Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle Unterlagen zur Preisermittlung vorzulegen. Dies gilt auch für Unter- auftragnehmerleistungen.
1.4.5 Preisnachlässe
Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die • ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und • an der im Angebotsschreiben oder dem Leistungsverzeichnis bezeichneten Stelle aufgeführt sind, • sowie Skonto mit einer Zahlungsfrist von mindestens 14 Tagen. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragsertei- lung Vertragsinhalt.
1.4.6 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote
Berichtigungen oder Änderungen der bereits eingereichten Angebote können bis zum Ablauf der Ange- botsfrist (=Einreichtermin) vorgenommen werden. Diese müssen als Angebot gekennzeichnet sein und entsprechend Ziffer 1.4.2 eingereicht werden. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot zurückgenommen werden.
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1.4.7 Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
1.4.8 Kostenerstattung für Bewerber und Bieter
Weder die Kosten für die Erstellung oder Versendung des Angebotes noch sonstige Aufwendungen im Rahmen des Vergabeverfahrens werden erstattet. Mit der Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bie- ter mit dieser Regelung einverstanden.
1.5 Bietergemeinschaften
Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben, • in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, • in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, • dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, • dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Fehlt eine dieser Erklärungen im Angebot, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen. Auf Verlan- gen der Vergabestelle ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete bzw. fortgeschritten oder qualifiziert signierte Erklärung abzugeben. Tritt ein Unternehmen als Mitglied einer Bietergemeinschaft und als selbständiger Bieter auf, so werden sowohl die Bietergemeinschaft als auch der selbständige Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
1.6 Kapazitäten anderer Unternehmen (Unteraufträge, Eignungsleihe)
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen, so muss er die hierfür vorgesehenen Leistungen/Kapazitäten in seinem Angebot benennen. Der Bieter hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu einem von ihrem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontakt- daten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unterneh- men vorzulegen. Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemein- sam für die Auftragsausführung haften; die Haftungserklärung ist gleichzeitig mit der „Verpflichtungser- klärung“ abzugeben. Der Bieter hat andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzen.
1.7 Eignung
Die durch den Bieter vorzulegenden Eigenerklärungen und ggf. weiterer Unterlagen sind in der Bekannt- machung benannt. Die zu den Eigenerklärungen jeweils genannten Bestätigungen/Nachweise sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle innerhalb der gesetzten angemessenen Frist vorzulegen. Wenn die Unterlagen nicht vollständig innerhalb dieser Frist vorgelegt werden, wird das Angebot ausge- schlossen. Die Auswahl der geeigneten Unternehmen und ggf. der Ausschluss von Bewerbern und Bie- tern erfolgt nach den Regelungen der §§ 42 ff. VgV. Die Eignung der Bewerber oder Bieter wird anhand der nach § 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegten Eignungskrite- rien und des Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des GWB sowie gegebe- nenfalls Maßnahmen des Bewerbers oder Bieters zur Selbstreinigung nach § 125 des GWB geprüft. Ab einer Auftragssumme von 50.000 Euro (netto) wird der Auftraggeber bei der Registerbehörde im Bun- deskartellamt abfragen, ob im Wettbewerbsregister Eintragungen zu dem Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, gespeichert sind. In Einzelfällen wird der Auftraggeber zusätzlich einen Aus- zug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Unternehmen haben als Nachweis der Eignung für die zu vergebende Leistung mit dem Angebot
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• entweder die in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegebenen Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nach- weise) • oder eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufigen Nachweis • oder einen Eintrag in die Liste des Amtlichen Verzeichnisses präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) vorzulegen. Bei Einsatz von anderen Unternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Unterlagen/die EEE auch für diese abzugeben. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind Eigenerklärungen (auch die der be- nannten anderen Unternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der genannten Bescheinigun- gen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Die Verpflichtung zur Vorlage von Eigenerklärungen und Bescheinigungen entfällt, soweit die Eignung (Bieter und benannte andere Unternehmen) bereits im Teilnahmewettbewerb nachgewiesen ist.
2 Prüfung und Wertung von Angeboten; Zuschlag
Die Prüfung und Wertung von Angeboten erfolgt nach den Regelungen der §§ 56 ff. VgV.
2.1 Zuschlagskriterien für die Angebotswertung
Der Zuschlag wird nach Maßgabe des § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
2.1.1 Wertungskriterium Preis 100 %
Für das Wertungskriterium „Preis“ ist der im Leistungsverzeichnis ermittelte Gesamtpreis maßgebend. Preisnachlässe werden gemäß den Regelungen der Ziffer 1.4.5 gewertet. Die Wertungskriterien werden mit jeweils 2 Nachkommastellen ausgewiesen. Zur Ermittlung der erreich- ten Punktezahl beim Kriterium Preis wird für jedes Angebot, welches in der Wertung verbleibt, die fol- gende Berechnung durchgeführt:
Der Faktor „minimale Angebotssumme“ steht für den positiven Betrag dieser Zahl. Daraus ergibt sich eine errechnete Punktezahl von maximal 100 Punkten. Die Angebotssummen werden vor der Berech- nung kaufmännisch gerundet.
2.2 Wirtschaftlichkeitsprüfung
Die Bewertung der Angebote erfolgt über den Gesamtpreis (inkl. MwSt) gemäß Leistungsverzeichnis. Die Wertung von eventuell angebotenem Nachlass und / oder Skonto erfolgt nach den Regelungen der Ziffer 1.4.5. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand der erreichten Gesamtpunktezahl (vgl. Ziffer 2.1) ermit- telt. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktezahl erhält den Zuschlag. Bei identischen Bewertungs- punkten entscheidet das Los.
2.3 Zuschlagserteilung
Die Annahme eines Angebots (Zuschlagserteilung) erfolgt in Schriftform, elektronisch in Textform mit Na- mensnennung (§ 126b BGB) oder mittels Telekopie.
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