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Leistungsbeschreibung Anlage 1
Öffentliche Ausschreibung „Hosting, Betrieb, Support und Weiterentwicklung DSEE Lernportal“
Vergabenummer: VG/26/43/ÖA
Die
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt
Woldegker Chaussee 35
17235 Neustrelitz
Leistungsbeschreibung
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Leistungsbeschreibung Anlage 1
Öffentliche Ausschreibung „Hosting, Betrieb, Support und Weiterentwicklung DSEE Lernportal“
I. Auftragsgegenstand
Vergeben werden der Betrieb, der Support und die Weiterentwicklung des DSEE
Lernportals im Zeitraum vom 01.01.-31.12.2027.
II. Beginn und/oder Dauer der Leistung
Die Leistungserbringung beginnt am 01.01.2027 und endet am 31.12.2027.
III. Leistungen des Auftragnehmers
In 2027 wird das DSEE Lernportal in unterschiedlichen Funktionalitäten und Bereichen
der Plattform weiterentwickelt. Die konkrete Planung in Bezug auf die
Weiterentwicklung erfolgt in 2027.
Das Hosting der Plattform, der Betrieb, der technische Support und die
Weiterentwicklung soll an einen Dienstleister vergeben werden.
Die DSEE erwartet von dem Bieter folgende Leistungen:
Hosting
● Hosting in einem Rechenzentrum innerhalb des deutschen bzw. europäischen
Raums unter Berücksichtigung der Vorgaben der DSGVO
(Datenschutzgrundverordnung), des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und des
TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz)
● Betrieb eines Staging- und eines Produktivsystems
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Öffentliche Ausschreibung „Hosting, Betrieb, Support und Weiterentwicklung DSEE Lernportal“
● Verfügbarkeit von 99,0% außerhalb vereinbarter Wartungsfenster
● Regelmäßiges SEO-Reporting für die öffentlich zugänglichen Bereiche der
Lernplattform, mindestens quartalsweise
Betrieb & Support
● Betrieb der Plattform (Totara Learn + Totara Engage) für derzeit ca. 4.200
registrierte Nutzende. Eine spätere Erhöhung der Anzahl der registrierten
Nutzenden muss ohne zeitliche Verzögerung und ohne Anpassung der
technischen Betriebsleistung möglich sein
● Im Angebot sind gestaffelte Preisstufen für die Anzahl der registrierten
Nutzenden auszuweisen (ab 4000 - 6000 und ab 6001 - 8000 Nutzer). Dabei ist
von einem erwarteten Zuwachs von 500 zusätzlichen registrierten Nutzenden
pro Quartal auszugehen
● Überwachung der Nutzendenzahlen und bei Bedarf Anpassung der Lizenz in
Abstimmung mit der DSEE
● Projektmanagement: Projektleitung/Ansprechperson auf Seiten des
Auftragnehmers (Erreichbarkeit Mo-Fr innerhalb der üblichen Bürozeiten), bei
Bedarf Abstimmungstermine mit den Verantwortlichen der DSEE mit
Meetingprotokollen, Budgetüberwachung und Fristencontrolling
● Support mit telefonischer Erreichbarkeit zu Bürozeiten
● Notfall-Kontakt 24/7 über Notfall-E-Mail-Adresse
● Service Level Agreement mit definierten Fehlerklassen und zugesicherten
Behebungszeiten, diese ergeben sich aus der Anlage Kriterienkatalog für
Cloudleistungen Anlage 3 zum EVB-IT Cloudvertrag Hosting, Betrieb, Support
und Weiterentwicklung DSEE Lernportal (Punkt 2.2)
● Exit-Strategie mit geordneter Übergabe der Daten und technischen
Dokumentation sowie Unterstützung bei der Migration
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Öffentliche Ausschreibung „Hosting, Betrieb, Support und Weiterentwicklung DSEE Lernportal“
Weiterentwicklung
● 42 frei über das Jahr verteilbare Personentage (UI/UX, technische Entwicklung
und bei Bedarf Design) für die Entwicklung neuer und die Verbesserung
vorhandener Funktionalitäten und Bereiche der Plattform. Stunden werden
nach tatsächlich aufgewendeter Personentage abgerechnet. Es besteht keine
Verpflichtung zur Abnahme der vollen Anzahl der angebotenen Personentage.
● Projektmanagement: Projektleitung/Ansprechperson auf Seiten des
Auftragnehmers (Erreichbarkeit Mo-Fr innerhalb der üblichen Bürozeiten), bei
Bedarf Abstimmungstermine mit den Verantwortlichen der DSEE mit
Meetingprotokollen, Budgetüberwachung und Fristencontrolling
● Für die DSEE Verantwortlichen offen zugängliches Ticketsystem
● Kontinuierliches und auf einzelne Arbeitspakete heruntergebrochenes
Monitoring der bereits aufgewendeten Personentage und monatliches
Reporting an die DSEE.
● Barrierefreie Umsetzung der vereinbarten Entwicklungsaufgaben auf
Grundlage von WCAG 2.2 AA /BITV 2.0
Dem Angebot beizufügen ist eine Aufstellung des verantwortlichen Projektteams mit
den vorhandenen Erfahrungen und Expertisen in der Entwicklung von Lernangeboten,
insbesondere für die Zielgruppe der ehrenamtlich Engagierten, sowie drei
vergleichbare Referenzen, davon mindestens 2 Anwendungsfälle mit dem
Lernmanagementsystem Moodle oder Totara.
IV. Erfüllungsort
Erfüllungsort der Leistung ist:
Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt
Woldegker Chaussee 35
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17235 Neustrelitz
V. Ausführungsfristen
Lieferungs- oder Leistungsverzögerungen sind der DSEE unverzüglich anzuzeigen.
VI. Nutzungsrechte
Wenn und soweit aufgrund dieses Vertrages an der geschuldeten Leistung der
Auftragnehmerin ein Urheberrecht erwächst, so räumt die Auftragnehmerin
der Auftraggeberin das räumlich und zeitlich unbeschränkte, unwiderrufliche
ausschließliche Nutzungsrecht, und zwar für alle zum Zeitpunkt des
Vertragsschlusses bekannten (einschließlich KI) und zukünftig bekannt
werdenden Nutzungsarten an dem Werk ein. Sind mehrere Personen an der
Leistungserbringung beteiligt und dementsprechend als Miturheber zu
bewerten, so versichert die Auftragnehmerin berechtigt zu sein an der
erbrachten Gesamtleistung das räumlich und zeitlich unbeschränkte,
unwiderrufliche ausschließliche Nutzungsrecht, für alle zum Zeitpunkt des
Vertragsschlusses bekannten und zukünftig bekannt werdenden
Nutzungsarten einräumen zu dürfen. Er hat somit Sorge zu tragen, dass alle
Miturheber ihre Einwilligung zur Rechteeinräumung rechtswirksam
abgegeben haben und stellt die Auftraggeberin von deren rechtlicher
Inanspruchnahme umfassend frei.
Die Vergütung dieser Rechteeinräumung ist mit der vertraglich vereinbarten
Vergütung abgegolten.
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VII. Vergütung
Der Preis beinhaltet die Vergütung nach Aufwand gemäß vereinbarten
Stunden-/Tagessatz und schließt die Vergütung vereinbarter Nebenleistungen mit ein.
VIII. Abnahme
a) Die Abnahme erfolgt für den Fall, dass Teilleistungen vereinbart sind in
Teilabnahmen. Für alle anderen Fälle mit vollständiger Erbringung der Leistung.
b) Die Abnahme muss förmlich erfolgen. Eine fiktive Abnahme gemäß § 13 Nr. 2
Abs. 3 VOL/B und eine Abnahme durch Ingebrauchnahme sind ausgeschlossen.
IX. Zahlungen
a) Für sämtliche nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen erhält der
Auftragnehmer eine Vergütung des Gesamtpreises gemäß Angebot. Die DSEE
zahlt nach folgender Maßgabe: Monatliche Zahlung der im vorherigen Monat
angefallenen Kosten (Hostingkosten, Lizenzkosten, Kosten für in Anspruch
genommene Personentage).
b) Die Zahlung erfolgt grundsätzlich nach Eingang einer prüfbaren Rechnung
innerhalb von 30 Tagen oder im Falle der Vereinbarung von Teilleistungen in
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Abschlägen nach Erbringung der jeweiligen Teilleistungen auf das vom
Auftragnehmer anzugebende Konto. Die Rechnung ist über eine elektronische
Rechnungsstellung an uns zu richten. Für die Übermittlung von elektronischen
Rechnungen ist die Nutzung der OZG-konformen Rechnungseingangsplattform
(OZG-RE) vorgesehen, die unter https://xrechnung-bdr.de/ abrufbar ist. Sie
haben die Möglichkeit, eine Rechnung auf der Plattform zu erstellen und eine
vorhandene Rechnung hochzuladen, per E-Mail an die im Rechnungsportal
angegebene nutzerkontospezifische Zieladresse oder über Peppol einzureichen.
Beachten Sie, dass für die Nutzung aller Eingangskanäle eine initiale
Registrierung an der OZG-RE und Freischaltung des Übertragungskanals in der
OZG-RE erforderlich ist.
Bitte verwenden Sie die folgende Leitweg-ID für die elektronische Rechnungsstellung an unser Haus: 992-80301-23
c) Sofern Skonto angeboten wird, beginnt die Skontofrist mit dem Tage des
Zugangs der Rechnung beim Auftraggeber, jedoch nicht vor vertragsgemäßer
Erbringung der Leistung.
d) Im Rahmen der Angebotswertung werden nur Skonto berücksichtigt, die eine
Skontofrist von 14 Tagen nicht unterschreiten.
X. Mängelhaftung
a) Für die Mängelrechte des Auftraggebers gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
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b) Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für die vollständige und
rechtzeitige Erfüllung des Vertrages; Bietergemeinschaften haften als
Gesamtschuldner.
XI. Verschwiegenheitspflicht
Der Auftragnehmer hat über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen internen
Angelegenheiten des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch
seine mit der Ausführung der Leistung befassten Mitarbeiter zu verpflichten.
XII. Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Neustrelitz.
XIII. Anwendbares Recht
Die Anwendung von UN-Kaufrecht wird ausgeschlossen. Im Übrigen gilt ausschließlich
deutsches Recht.
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