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Anlage 2
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines, Geltung dieser Anlage ........................................................................................................... 2 2 Grundsätzlicher Ablauf der Angebotswertung .......................................................................................... 2 3 Zuschlagskriterien ............................................................................................................................................ 2 4 Durchführung der Wirtschaftlichkeitswertung anhand der Zuschlagskriterien ................................. 3 4.1 Bewertung des Angebotspreises .......................................................................................................... 3 4.2 Bewertung der Qualität ........................................................................................................................... 5 4.3 Bewertung der Nachhaltigkeit ............................................................................................................... 8 4.4 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes .................................................................................. 10
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Anlage 2
1 Allgemeines, Geltung dieser Anlage
Die Hamburg Messe und Congress GmbH (im Folgenden auch „HMC“, „Auftraggeber“ oder „AG“) schreibt Hostessendienstleistungen für Veranstaltungen auf dem Messegelände und im CCH (CCH - Congress Center Hamburg) der HMC (Hamburg Messe und Congress GmbH) aus. Für begleitende Veranstaltungen und Events kann ein Einsatz in anderen Veranstaltungsstätten im Hamburger Raum erfolgen.
Diese Anlage „Angebotswertung und Zuschlagskriterien“ regelt die Wertung der Angebote in diesem Vergabeverfahren und legt die für die Wirtschaftlichkeitswertung der Angebote geltenden Zuschlagskriterien (i.S.v. § 127 GWB und § 58 VgV) fest. Die Regelungen bzw. Festlegungen dieser Anlage gelten grundsätzlich für die Wertung sämtlicher Angebote im Rahmen des Vergabeverfahrens.
2 Grundsätzlicher Ablauf der Angebotswertung
Die Wertung der Angebote umfasst grundsätzlich die folgenden Wertungsschritte:
➢ Formale Angebotsprüfung gem. § 56 und 57 VgV (Vollständigkeit, angebotsbezogene Ausschlussgründe etc.); ➢ Eignungsprüfung und Prüfung des Vorliegens „personenbezogener“ Ausschlussgründe (i.S.v. § 122 GWB und § 42 VgV), ➢ ggf. Prüfung auf das Vorliegen ungewöhnlich niedriger Angebotspreise (i.s.v. § 60 VgV); ➢ Wirtschaftlichkeitswertung anhand der festgelegten Zuschlagskriterien (i.S.v. § 127 GWB und § 58 VgV).
3 Zuschlagskriterien
Für die Wirtschaftlichkeitswertung der Angebote werden folgende Zuschlagskriterien (i.S.v. § 127 GWB und § 58 VgV) mit der nachfolgend genannten Gewichtung festgelegt:
➢ Preis: 70 % = max. 70 Punkte für den Wertungspreis ➢ Qualität: 20 % = max. 20 Punkte für die Qualität ➢ Nachhaltigkeit: 10 % = max. 10 Punkte für das beste Nachhaltigkeitskonzept
Die Einzelheiten der Bewertung der Angebote anhand dieser Kriterien werden nachfolgend im Einzelnen dargestellt (Ziff. 4).
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Anlage 2
4 Durchführung der Wirtschaftlichkeitswertung anhand der Zuschlagskriterien
4.1 Bewertung des Angebotspreises
Durchführung der Preisbewertung
Gegenstand der Wertung der Angebote unter dem Kriterium des Preises sind die Angebotspreise der Bieter in Gestalt der „Gesamtsumme EUR netto“ des Vordruckes Anlage 2 zum Vertrag „Preis- und Mengenmatrix“. Voraussetzung ist, dass der Bieter die „Preis- und Mengenmatrix“ vollständig ausgefüllt, d.h. insbesondere alle Einzelpositionen vollständig bepreist hat, und der „Gesamtauftragswert in € netto inkl. Verlängerungsoptionen und Optionen“ rechnerisch zutreffend ermittelt wurde. Hinsichtlich der Summenbildung behält sich der Auftraggeber eine Prüfung und Korrektur vor.
Die zutreffend ermittelten Angebotspreise der Bieter („Gesamtauftragswert in € netto inkl. Verlängerungsoptionen und Optionen“ = Wertungspreis) werden wie folgt bewertet:
Das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 70 Wertungspunkte. Die Angebote mit höheren Wertungspreisen erhalten entsprechend niedrigere Wertungspunktzahlen nachfolgender Berechnungsformel:
Wertungspreis des niedrigsten Angebotes
x 70 = Punktzahl für das zu bewertende Angebot
Wertungspreis des zu bewertenden Angebotes
Die rechnerisch ermittelte Punktzahl wird, soweit notwendig, kaufmännisch auf eine volle Punktzahl auf- oder abgerundet. In die Preisbewertung gehen nur wertbare, d.h. nicht auszuschließende Angebote ein.
Berechnungsbeispiel
Die Anwendung der Berechnungsformel sei durch folgendes Berechnungsbeispiel illustriert:
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Anlage 2
| Bieter | Beispielhafter | Ranking | Punktzahl | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Angebotspreis in Euro | |||||
| 1 | 1.000 | Niedrigster Preis | 70 | ||
| 2 | 1.100 | Zweitniedrigster Preis | 64 | ||
| 3 | 1.900 | Höchster Preis | 37 |
Allgemeine Hinweise und Maßgaben für das Preisangebot
Für ihr Preisangebot haben die Bieter die den Vergabeunterlagen als Anlage 2 zum Vertrag beigefügten „Preis- und Mengenmatrix“ zu verwenden und vollständig auszufüllen. Die in der „Preis- und Mengenmatrix“ bieterseitig angebotenen Preise und sonstigen Bieterangaben werden im Falle der Zuschlagserteilung auf das Angebot Vertragsbestandteil und stellen, soweit einschlägig, die vertragliche Vergütung bzw. deren Grundlage dar.
Nicht Vertragsbestandteil werden hingegen die in der „Preis- und Mengenmatrix“ durch den Auftraggeber festgelegten „Mengen“ pro Einheit, bei denen es sich lediglich um unverbindliche Prognosen handelt. Sie stellen zwar eine realistische Mengenerwartung dar und sind deshalb Grundlage der vergleichenden Angebotsbewertung. Im Vertragsvollzug abgerechnet werden jedoch ausschließlich die tatsächlich erbrachten Leistungsmengen.
Für die Mengenangaben des Auftraggebers – als reine Mengenprognosen - gilt im Übrigen Folgendes: Für HMC stellen sich die Geschäftsjahre aufgrund der unterschiedlichen Veranstaltungsdurchführungen hinsichtlich des anfallenden mengenmäßigen Bedarfes deutlich abweichend dar. Ein gerades Kalenderjahr (2022, 2024 …) ist grundsätzlich umsatzstärker als ein ungerades Kalenderjahr (2023, 2025 …). Das hat erhebliche Auswirkungen auf das Mengengerüst im Bereich der Leistungserbringung für HMC-Kunden. Zur Reduzierung der Komplexität sind daher die in der „Preis- und Mengenmatrix“ angegebenen „Mengen“ jeweils gemittelte prognostische Werte eines geraden und eines ungeraden Kalenderjahres. Das heißt, die angegebenen Prognosemengen werden in einem geraden Kalenderjahr voraussichtlich überschritten, in einem ungeraden Kalenderjahr voraussichtlich unterschritten.
Des Weiteren gilt für die Bearbeitung der „Preis- und Mengenmatrix“:
Alle geforderten Preise und sonstigen geforderten Bieterangaben sind in die „Preis- und Mengenmatrix“ einzutragen. Die Eingabefelder für den Bieter sind farblich gekennzeichnet. Die Preisangaben werden in EURO netto (ohne MwSt.) angegeben.
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Anlage 2
4.2 Bewertung der Qualität
Weiterer Gegenstand der Angebotsbewertung ist die zu erwartende Qualität der Leistung. Dieses Zuschlagskriterium geht mit einer Gewichtung 20% in die Gesamtwirtschaftlichkeitswertung ein.
Grundlage der Bewertung unter dem Kriterium der Qualität ist das durch die Bieter eingereichte Umsetzungskonzept. Das Umsetzungskonzept dient der Bewertung der Qualität der vorgesehenen Leistungserbringung anhand der in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien.
Das Umsetzungskonzept muss die in der nachfolgenden Bewertungsmatrix genannten Kriterien und Unterkriterien behandeln. Die Ausführungen sollen nachvollziehbar, konkret und auftragsbezogen darstellen, wie der Bieter die ausgeschriebenen Leistungen erbringen wird.
Die Bewertung erfolgt anhand der nachfolgenden Bewertungsmatrix:
| Nr. | Kriteriengruppe | Gewicht- ung | Ewartetes Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 1 | Einarbeitungsphase | ||
| 1.1. | Darstellung eines Projektplans für die Einarbeitungsphase einschließlich Arbeitspaketen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen. | 0,1 | Der Projektplan ist nachvollziehbar strukturiert, enthält die wesentlichen Schritte der Einarbeitungsphase, weist klare Verantwortlichkeiten aus und ermöglicht eine planvolle sowie termingerechte Umsetzung des Leistungsübergangs. |
| 1.2. | Darstellung der vorgesehenen Inhalte und Schwerpunkte der Einarbeitungsphase. | 0,2 | Die Darstellung umfasst alle wesentlichen Einarbeitungsthemen, ist auftragsbezogen aufgebaut und lässt eine vollständige und strukturierte Vorbereitung des Personals und der Organisation auf die Leistungserbringung erwarten. |
| 1.3. | Darstellung des Übergangs von der Einarbeitungsphase in die Wirkbetriebsphase. | 0,2 | Die Darstellung beschreibt nachvollziehbare Maßnahmen zur Betriebsaufnahme und gewährleistet einen geordneten sowie risikoarmen Übergang in den Regelbetrieb. |
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| Nr. | Kriteriengruppe | Gewicht- ung | Ewartetes Ergebnis | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Personal | ||||
| 2.1. | Darstellung der Methodik zur Personalbedarfsplanung, Personaldisposition und Sicherstellung der Anwesenheit. | 0,2 | Die Darstellung zeigt eine nachvollziehbare und praxisgerechte Vorgehensweise zur Sicherstellung der erforderlichen Personalkapazitäten einschließlich Vertretungsregelungen und kurzfristiger Anpassungsmöglichkeiten. | ||
| 2.2. | Darstellung der Vorgehensweise zur Deckung von Personalbedarfen bei Spitzenlasten und kurzfristigen Ausfällen. | 0,2 | Die Darstellung lässt eine zuverlässige und bedarfsgerechte Bereitstellung zusätzlicher Personalkapazitäten unter Einhaltung der Leistungsanforderungen erwarten. | ||
| 2.3. | Darstellung der vorgesehenen Dienstkleidung sowie der zur Leistungserbringung eingesetzten technischen Ausstattung. | 0,1 | Die Ausstattung ist auftragsbezogen, funktional und geeignet, die ausgeschriebenen Leistungen professionell und effizient zu unterstützen. | ||
| 2.4. | Darstellung der Vorgehensweise zur Schulung und Einweisung des eingesetzten Personals. | 0,2 | Die Darstellung enthält nachvollziehbare Maßnahmen zur Qualifizierung des Personals und lässt eine auftragsgerechte Vorbereitung auf die jeweiligen Einsatzanforderungen erwarten. | ||
| 3 | Schnittstellen/Prozesse | ||||
| 3.1. | Darstellung der operativen Schnittstelle zu den Verantwortlichen der HMC. | 0,1 | Die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse sind nachvollziehbar beschrieben und lassen eine effiziente operative Zusammenarbeit erwarten. | ||
| 3.2. | Darstellung der Management- und Steuerungsschnittstelle zum Auftraggeber. | 0,1 | Die Darstellung ermöglicht eine transparente Steuerung des Vertragsverhältnisses und beschreibt geeignete Berichts-, Abstimmungs- und Entscheidungswege. | ||
| 3.3. | Darstellung der Zusammenarbeit und Abstimmung mit weiteren an der Leistungserbringung beteiligten Gewerken. | 0,2 | Die Darstellung zeigt eine strukturierte und | ||
| praxisgerechte Koordination mit den | |||||
| relevanten Beteiligten und unterstützt eine | |||||
| reibungslose Leistungserbringung. | |||||
| 3.4. | Darstellung des Auftragsmanagements einschließlich Steuerungsinstrumenten, Abläufen und eingesetzter Werkzeuge. | 0,2 | Die Darstellung zeigt ein nachvollziehbares und geeignetes System zur Planung, Steuerung und Dokumentation der Leistungserbringung. |
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Anlage 2
| Nr. | Kriteriengruppe | Gewicht- ung | Ewartetes Ergebnis | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3.5. | Darstellung der Eskalations- und Lösungsprozesse bei Störungen, Beschwerden oder sonstigen Abweichungen. | 0,1 | Die Vorgehensweise ist nachvollziehbar | |||
| aufgebaut und ermöglicht eine zeitnahe | ||||||
| Bearbeitung und Lösung von | ||||||
| Leistungsstörungen. | ||||||
| 3.6. | Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Dokumentation der Leistungserbringung. | 0,1 | Die Darstellung enthält geeignete Maßnahmen zur Qualitätsüberwachung, nachvollziehbaren Dokumentation und kontinuierlichen Verbesserung der Leistungserbringung. |
Der Umfang des Umsetzungskonzeptes darf 15 DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und gegebenenfalls Trennblätter werden hierbei nicht angerechnet. Für die Darstellung ist mindestens Schriftgröße 11 Punkt zu verwenden. Soweit Ausführungen die vorgenannte Seitenzahl überschreiten, werden ausschließlich die ersten 15 DIN-A4-Seiten bei der Bewertung berücksichtigt.
Die im Umsetzungskonzept dargestellten organisatorischen und personellen Maßnahmen werden im Zuschlagsfall Bestandteil des Vertrages, soweit sie über die Mindestanforderungen der Vergabeunterlagen hinausgehen und für die Leistungserbringung relevant sind.
Als Mindestanforderung gilt dabei, dass der Bieter in der Bewertung seines Umsetzungskonzepts jeweils mindestens 50 % der möglichen Gesamtpunktzahl, das entspricht 10 gewichteten Punkten, erreichen muss. Eine Unterschreitung dieser Grenze führt zum Ausscheiden aus dem Vergabeverfahren, der Bewerber wird im weiteren Verfahren nicht mehr berücksichtigt.
Das jeweils seitens des Bieters eingereichte Umsetzungskonzept wird in jedem einzelnen Bereich bezogen auf die hier angesprochenen Unterkriterien, nach folgender Matrix bewertet.
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| Wertungsmatrix | |
|---|---|
| Konzept ist vollständig, sehr nachvollziehbar, detailliert, auftragsbezogen und enthält einen erkennbaren Mehrwert für die Leistungserbringung. | 10 Punkte |
| Konzept ist vollständig, nachvollziehbar und sehr gut für die Auftragsausführung geeignet. | 9 Punkte |
| Konzept ist vollständig und gut für die Auftragsausführung geeignet. | 8 Punkte |
| Konzept ist überwiegend vollständig und für die Auftragsausführung geeignet. | 7 Punkte |
| Konzept erfüllt die Anforderungen mit einzelnen erkennbaren Schwächen. | 6 Punkte |
| Konzept erfüllt die Anforderungen nur eingeschränkt und weist mehrere Schwächen auf. | 5 Punkte |
| Konzept weist deutliche Mängel auf, lässt jedoch die grundsätzliche Leistungserbringung noch erwarten. | 4 Punkte |
| Konzept weist erhebliche Defizite auf und ist nur eingeschränkt geeignet. | 3 Punkte |
| Konzept ist weitgehend ungeeignet bzw. behandelt wesentliche Aspekte nur unzureichend. | 2 Punkte |
| Konzept ist nahezu ungeeignet und genügt den Anforderungen kaum. | 1 Punkt |
| Keine oder nicht wertbare Ausführungen zum Kriterium. | kein Punkt |
Die Ermittlung der absoluten Punktzahl für das Umsetzungskonzept wird wie folgt vorgenommen:
• Die Punktevergabe erfolgt in der Weise, dass das jeweilige Umsetzungskonzept in jedem Unterkriterium eine angemessene Punktzahl erhält (maximal 10 Punkte je Kriterium). Diese Punktzahl wird mit dem Unterkriterium zugemessenen Gewichtungsfaktor multipliziert (Beispiel: Gewichtung des Unterkriteriums mit 10 % = Gewichtungsfaktor 0,1).
Die Summen der gewichteten Punktzahlen für die Unterkriterien werden addiert und hierdurch die Gesamtwertungspunktzahl für das Konzept - über alle Unterkriterien - ermittelt (maximal möglich: 20 Punkte).
4.3 Bewertung der Nachhaltigkeit
Weiterer Gegenstand der Angebotsbewertung ist die Nachhaltigkeit der Leistungserbringung. Dieses Zuschlagskriterium geht mit einer Gewichtung von 10 % in die Gesamtwirtschaftlichkeitswertung ein.
Grundlage und Gegenstand der Bewertung unter dem Kriterium der Nachhaltigkeit sind die durch die Bieter eingereichten Nachhaltigkeitskonzepte.
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Anlage 2
Die formalen und inhaltlichen Vorgaben für die Erstellung des Nachhaltigkeitskonzeptes sind der Anlage 4 „Anforderungen an das Nachhaltigkeitskonzept“ zu entnehmen. Aus dieser ergeben sich auch die jeweils bewertungsgegenständlichen Bereiche bzw. Aspekte und ihre jeweilige Gewichtung.
Das jeweils seitens des Bieters eingereichte Nachhaltigkeitskonzept wird in jedem einzelnen Bereich bezogen auf die hier angesprochenen Nachhaltigkeitsziele, nach folgender Matrix bewertet.
| Wertungsmatrix | |
|---|---|
| Bieter verfolgt einen ganzheitlichen Nachhaltigkeitsansatz | 5 Punkte |
| Bieter verfolgt einen weitestgehenden Nachhaltigkeitsansatz | 4 Punkte |
| Bieter verfolgt Nachhaltigkeitsaspekte teilweise, erste Aspekte sind im Unternehmen verankert | 3 Punkte |
| Bieter verfolgt Nachhaltigkeitsaspekte gelegentlich, hat aber noch keine klare Strategie, Bemühungen sind aber deutlich erkennbar | 2 Punkte |
| Bieter hat keine Strategie, erste Bemühungen sind erkennbar | 1 Punkt |
| Keine Nachhaltigkeitsbemühungen erkennbar | Kein Punkt |
Die Ermittlung der absoluten Punktzahl für das Nachhaltigkeitskonzept wird wie folgt vorgenommen:
• Durch Addition der in den einzelnen Kriterien erreichten Punkte wird das Gesamtergebnis ermittelt. Es gibt 7 Bewertungskriterien mit je fünf erreichbaren Punkten. Die maximale Punktzahl, welche die Bieter erreichen können, liegt also bei 35.
• Die Punktevergabe erfolgt in der Weise, dass das jeweilige Nachhaltigkeitskonzept in jedem Unterkriterium eine angemessene Punktzahl erhält. Diese Punktzahl wird mit dem Unterkriterium zugemessenen Gewichtungsfaktor multipliziert (Beispiel: Gewichtung des Unterkriteriums mit 10 % = Gewichtungsfaktor 0,1).
Die Summen der gewichteten Punktzahlen für die Unterkriterien werden addiert und hierdurch die Gesamtwertungspunktzahl für das Konzept - über alle Unterkriterien - ermittelt (maximal möglich: 5 Punkte).
Zur Ermittlung der absoluten Punktzahl für das Nachhaltigkeitskonzept wird das Ergebnis der gewichteten Punkte mit 2 multipliziert.
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Anlage 2
Die so ermittelte absolute Punktzahl für das Nachhaltigkeitskonzept wird gemäß der in Punkt 3 dieser Anlage genannten Gewichtung in der Angebotswertung berücksichtigt.
4.4 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Die Ermittlung des nach Maßgabe der Zuschlagskriterien insgesamt wirtschaftlichsten und damit zu bezuschlagenden Angebotes erfolgt in der Weise, dass die für das jeweilige Angebot nach Maßgabe der Festlegungen in oben Ziff. 4.1 bis 4.3 in den (Haupt-)Zuschlagskriterien vergebenen Wertungspunktzahlen addiert werden und so eine Gesamtwertungspunktzahl ermittelt wird. Das auch im Übrigen wertbare Angebot mit der im Angebotsvergleich höchsten Gesamtwertungspunktzahl ist das wirtschaftlichste Angebot und wird bezuschlagt, sofern nicht Ausschlussgründe bestehen.
Zur Illustration sei auf folgendes Berechnungsbeispiel verwiesen:
| Bieter 1 | Bieter 2 | Bieter 3 | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Wertung | Zusammenfassung | erreichte | erreichte | erreichte | |||||||||
| Punktzahl | Punktzahl | Punktzahl | |||||||||||
| Kriterium 1 | Angebotspreis | 70 | 64 | 37 | |||||||||
| Kriterium 2 | Qualität | 18 | 15 | 13 | |||||||||
| Kriterium 3 | Nachhaltigkeit | 5 | 8 | 10 | |||||||||
| Gesamtwertungspunkte | 93 | 87 | 60 | ||||||||||
| - max. Punktzahl 100 | |||||||||||||
| Wertungsrang | 1 | 2 | 3 |
In dem Beispielsfall würde Bieter 1 den Zuschlag erhalten.
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