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| Hamburg Messe und Congress GmbH, Messeplatz 1, 20357 Hamburg | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ihre Anfrage vom | Vergabenummer | Telefon | Datum | |||
| 2026-02 | +49 4035692351 | 18.09.2026 | ||||
| Hostessendienstleistungen | ||||||
| Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes | ||||||
| Sehr geehrte Damen und Herren, | ||||||
| es ist beabsichtigt, die in der anliegenden Beschreibung bezeichneten Leistungen durch ein | ||||||
| Offenes Verfahren nach VgV zu vergeben. Es gelten die beigefügten Bewerbungs-, Vergabe- | ||||||
| und Vertragsbedingungen. | ||||||
| Ende der Angebotsfrist | 20.10.2026 12:00 Uhr | |||||
| Ende der Zuschlags- und Bindefrist | 17.11.2026 | |||||
| Beginn der Liefer- / Leistungsfrist | 01.02.2027 | |||||
| Ende der Liefer- / Leistungsfrist | 31.12.2030 | |||||
| Liefer- / Leistungsort | Hamburg | |||||
| DE | ||||||
| DE600 | ||||||
| Der Auftraggeber behält sich vor, die Auftragsert eilung von der Beibringung folgender | ||||||
| Sicherheitsleistung(en) abhängig zu machen: Im Falle einer Beauftragung hat der Bieter eine | ||||||
| Betriebshaftpflichtversicherung im Sinne des § 102 in Verbindung mit § 100 des | ||||||
| Versicherungsvertragsgesetzes, die ihm Versicherungsschutz für sämtliche Personen-, Sach- | ||||||
| und Vermögensschäden, die der HMC oder einem Dritten aus oder im Zusammenhang mit der | ||||||
| Erfüllung seiner Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen und für | ||||||
| die er nach den gesetzlichen Vorschriften haftet, gewährt, zu unterhalten. | ||||||
| Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Versicherungssummen: | ||||||
| (a) 10.000.000,00 Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Bezug auf das | ||||||
| Betriebs-/Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflichtrisiko | ||||||
| (b) 500.000,00 EUR für Tätigkeitsschäden im versicherungsrechtlichen Sinne | ||||||
| (c) 500.000,00 EUR für reine Vermögensschäden, die im Zusammenhang mit der Erfüllung der | ||||||
| Pflichten nach Maßgabe des abzuschließenden Vertrages entstehen |
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(d) 500.000,00 EUR für reine Vermögensschäden aus der Verletzung von Datenschutzgesetzen (e) 100.000,00 EUR für das Abhandenkommen überlassener Sachen (f) 300.000,00 EUR für das Abhandenkommen überlassener Schlüssel und Karten
Alle Versicherungssummen müssen je Schadensfall und 2-fach maximiert für alle Schäden eines Versicherungsjahres zur Verfügung stehen.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Deckungssummen zum Zeitpunkt der Einreichung des Angebotes noch nicht bestehen, ist mit dem Angebot, neben der Vorlage des Nachweises der bestehenden Versicherung in Kopie, zusätzlich eine unterschriebene Erklärung des Bewerbers einzureichen, wonach dieser sich im Falle der Auftragserteilung zum Abschluss einer den vorstehenden Anforderungen entsprechenden Versicherung verpflichtet.
Bitte beachten Sie die Zusammenstellung der einzureichenden Nachweise am Ende dieses Schreibens.
Bei Bietergemeinschaften sind alle jeweiligen Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter zu benennen. Sie müssen insgesamt die Eignungskriterien erfüllen.
Wenn Sie beabsichtigen in Bezug auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten eines anderen Unternehmens (Eignungsleihe nach § 47 VgV) in Anspruch zu nehmen, sind diese Unternehmen zusammen mit den jeweils erfüllten Eignungsanforderungen zu benennen.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagskriterien ergeben sich aus den beigefügten Vergabeunterlagen.
Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen die Vergabebestimmungen kann sich der Bewerber oder Bieter an folgende Stelle (Vergabekammer) wenden:
Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg Adolphsplatz 3-5 20457 Hamburg
Mehrere Hauptangebote eines Bieters werden nicht zugelassen. Nebenangebote werden nicht zugelassen. Ihr Angebot können Sie elektronisch in Textform einreichen.
Zusätzliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen und diese Angebotsaufforderung sind spätestens bis zum 12.10.2026 bei dem oben genannten Auftraggeber anzufordern.
Bis zum Ende der Angebotsfrist können Sie Ihr Angebot elektronisch über den Vergabemarktplatz “DTVP“ zurückziehen. Danach sind Sie bis zum Ablauf der Bindefrist an Ihr Angebot gebunden.
Sollten Sie kein Angebot abgeben, entsteht Ihnen kein Nachteil. Für diesen Fall wird jedoch um eine kurze Mitteilung gebeten.
Die von Ihnen erbetenen, personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die
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Berücksichtigung Ihres Angebotes nach der VgV.
Dieses Anschreiben ist zum Verbleib beim Bewerber bestimmt. Bitte senden Sie es nicht mit dem Angebot zurück.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Deputy Director Purchasing Hamburg Messe und Congress GmbH
Anlagen: Vergabe 2026-02_Angebotsbedingungen.pdf Anlage 1_Aufforderung zur Angebotsabgabe Anlage 2_Angebotswertung und Zuschlagskriterien.pdf Anlage 3_Vertrag.pdf Anlage 1 zum Vertrag Leistungsbeschreibung.pdf Anlage 1 zur LB Veranstaltungsübersicht.pdf Anlage 2 zum Vertrag Preis- und Mengenmatrix.xlsx Anlage 3 zum Vertrag_Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB)_01-2024.pdf Anlage 5 zum Vertrag_Rahmenvertrag über Arbeitnehmerüberlassung.pdf Anlage 6 zum Vertrag Vertraulichkeitserklärung.pdf Anlage 7 zum Vertrag Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Servicepartner.pdf Anlage 8 zum Vertrag Erklärung zum Mindestlohn.pdf Anlage 9 zum Vertrag Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung 2024_D_final.pdf Anlage 10 zum Vertrag_HMC Extranet Nutzungsrichtlinie D_2017_12_19.pdf Anlage 11 zum Vertrag HMC Hygieneleitfaden.pdf Anlage 4_Anforderungen an das Nachhaltigkeitskonzept.pdf Anlage 5_Erklaerung Bieter-_Arbeitsgemeinschaft.pdf Anlage 6_Verzeichnis der Leistungen_Kapazitaeten anderer Unternehmen.pdf Anlage 7_Angebotsdeckblatt.pdf Anlage 8_Eignungsvordruck.docx Anlage 9_Eigenerklaerung zu Russland-Sanktionen.pdf Anlage 10_Bewerbungsbedingungen (BWB)_01-2024.pdf Anlage 11_Formblatt Umsatz.pdf Anlage 12_Personelle Ausstattung.pdf Anlage 13_Formblatt Referenzleistungen.docx Anlage 14_Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen.pdf Anlage 15_Verpflichtungserklaerung anderer Unternehmen.pdf
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| Zusammenstellung der einzureichenden Nachweise | |
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| Mit dem Angebot vorzulegende Nachweise | |
| Bedingung an die Auftragsausführung | |
| • Angebotsdeckblatt: Das Angebotsdeckblatt ist vollständig ausgefüllt und | |
| unterschrieben einzureichen. | |
| • Eigenerklärung Tariftreue (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung des | |
| Unternehmens zur Tariftreue und durch unterzeichnete Eigenerklärung auf dem | |
| beigefügten “Formblatt Tariftreue”. | |
| • Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die | |
| Eigenerklärung ist unterschrieben einzureichen. | |
| • Formblatt Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung (mittels Eigenerklärung | |
| vorzulegen): Das Formblatt Bewerber-/ Bietergemeinschaftserklärung ist bei Bedarf | |
| vollständig ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| • Nachhaltigkeitskonzept: Es ist ein Nachhaltigkeitskonzept gem. den Anforderungen | |
| der Anlage 4 einzureichen. | |
| • Preis- und Mengenmatrix: Die Preis- und Mengenmatrix ist vollständig ausgefüllt und | |
| unterschrieben als PDF einzureichen. Weiter ist die Preis- und Mengenmatrix als Excel | |
| Datei beizufügen. | |
| • Umsetzungskonzept: Es ist ein Umsetzungskonzept gem. den Anforderungen der | |
| Anlage 2 einzureichen. | |
| • Vertrag: Der Vertrag ist unterschrieben einzureichen. | |
| Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung | |
| • Gewerbeanmeldung oder eines vergleichbaren Nachweises: Vorlage einer | |
| Gewerbeanmeldung oder eines vergleichbaren Nachweises (nicht erforderlich bei | |
| Vorlage eines Handelsregisterauszuges). | |
| • Handelsregisterauszug: - Vorlage eines den Stand der letzten Änderung | |
| berücksichtigenden Handelsregisterauszuges, im Falle einer Kommanditgesellschaft | |
| auch der entsprechende Nachweis der Komplementärgesellschaft (soweit im | |
| Handelsregister eingetragen) | |
| • Vorlage der Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung: Vorlage der Erlaubnis zur | |
| Arbeitnehmerüberlassung; soweit eine solche nicht vorliegt bzw. die vorliegende | |
| Erlaubnis die ausschreibungsgemäße Arbeitnehmerüberlassung nicht ausreichend | |
| abdeckt, plausible Darstellung des Bieters, wie die Erlaubnis rechtzeitig vor | |
| Leistungsbeginn (01.02.2021) erlangt werden soll. | |
| Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit | |
| • Formblatt Umsatz (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung zum Umsatz | |
| der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre insgesamt sowie zum Umsatz der | |
| letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre bezüglich solcher Leistungen, die mit der | |
| zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, auf dem beigefügten “Formblatt Umsatz”. | |
| • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (mittels Dritterklärung vorzulegen): | |
| Nachweis einer branchenüblichen Betriebshaftpflichtversicherung gem. den Vorgaben in | |
| den Angebotsbedingungen sowie dem Vertrag. | |
| Technische und berufliche Leistungsfähigkeit | |
| • Formblatt Personelle Ausstattung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Darstellung | |
| der Zahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich | |
| beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen. Das Formblatt ist vollständig | |
| ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| • Nachweis qualifiziertes und geschultes Personal und Weiterbildung (mittels | |
| Eigenerklärung vorzulegen): Vorlage von Nachweisen aus denen hervorgeht, dass der |
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| Bieter über qualifiziertes und geschultes Personal verfügt, das Personal aus- und | |
|---|---|
| weiterbildet und die Qualität der Leistung überprüft und sicherstellt. | |
| • Referenzen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter hat mindestens drei | |
| Referenzen über vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren vorzulegen. | |
| Die Referenzen müssen aus dem Messe-, Kongress- oder Veranstaltungsbereich | |
| stammen. Für jede der nachfolgend genannten Veranstaltungsarten ist mindestens eine | |
| Referenz einzureichen: | |
| - Internationale Messeveranstaltung mit mehreren Veranstaltungstagen und mindestens | |
| 30.000 Gesamtteilnehmenden | |
| - Internationaler oder nationaler Kongress bzw. Fachmesse mit mindestens 1.200 | |
| Gesamtteilnehmenden einschließlich Saalbetreuung und/oder VIP-Service | |
| - Großveranstaltung/Event mit mindestens 500 Gesamtteilnehmenden (z. B. | |
| Hauptversammlung, Kulturveranstaltung oder vergleichbare Veranstaltung) | |
| Für jede Referenz sind mindestens folgende Angaben zu machen: | |
| - Bezeichnung der Veranstaltung | |
| - Auftraggeber | |
| - Veranstaltungszeitraum | |
| - Gesamtteilnehmerzahl | |
| - Art und Umfang der erbrachten Leistungen | |
| - Beschreibung der durch den Bieter erbrachten Betreuungs- und Serviceleistungen | |
| unter Darstellung der Erfahrungen in unterschiedlichen Veranstaltungsformaten | |
| (insbesondere Messen, Kongresse, Fachmessen, Großveranstaltungen sowie VIP-, | |
| Protokoll- und Saalbetreuung) | |
| - Anzahl des eingesetzten Personals | |
| - Auftragsvolumen des Bieters | |
| - Ansprechpartner des Auftraggebers mit Kontaktdaten für etwaige Referenzrückfragen | |
| Die Referenzen müssen hinsichtlich Art, Umfang und Komplexität mit den | |
| ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein. | |
| • Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (bei Bedarf) (mittels Eigenerklärung | |
| vorzulegen): Die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen ist bei Bedarf vollständig | |
| ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. | |
| • Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (bei Bedarf) (mittels Eigenerklärung | |
| vorzulegen): Die Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen ist bei Bedarf vollständig | |
| ausgefüllt und unterschrieben einzureichen. |