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MHH Vertraulichkeitserklärung Declaration of Confidentiality.pdf

Holzrahmenbau- und Fensterarbeiten für die Dach- und Fassadensanierung

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 07.10.2026, 11:21 (Europe/Berlin)

Herkunft: vergabe.niedersachsen.de

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Recht / Legal Department Datenschutz & Informationssicherheit / Data protection & information security

MHH Vertraulichkeitserklärung Declaration

of Confidentiality

über die Verpflichtung zur Einhaltung der on the obligation to comply with the data protection datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der requirements under the General Data Protection Datenschutzgrundverordnung und zur Wahrung von Regulation and to maintain official, business and Dienst-, Geschäfts- und Privatgeheimnissen private secrets.

(nachfolgend Verpflichtete / Verpflichteter) wird in ihrer / (hereinafter referred to as the Obligated Party / Obligated) will seiner Eigenschaft / Funktion als ____________________ come into contact with sensitive data of Hannover Medical in Kontakt mit sensiblen Daten der Medizinischen Hochschule School (MHH) and its employees in her / his capacity / function Hannover (MHH) und deren Beschäftigten kommen. as ____________________ . In doing so, Obligated Party / Verpflichtete / Verpflichteter wird hierbei auch Kenntnis von Obligated will also gain knowledge of facts requiring geheimhaltungsbedürftigen Tatsachen erlangen. confidentiality.

Setzt die / der Verpflichtete ihrerseits / seinerseits eigene Mitarbeitende, Dienstleister oder Subunternehmer ein, obliegt If the obligated person uses his/her own employees, service ihr / ihm die Pflicht, diesen Personen die providers or subcontractors, he/she is obligated to inform Vertraulichkeitserklärung zur Kenntnis zu geben und sie zur these persons of the confidentiality declaration and to obligate Einhaltung der dort aufgestellten Regeln im arbeitsrechtlich them to comply with the rules set forth therein within the zulässigen Rahmen zu verpflichten. Auf Verlangen der MHH scope permitted by labor law. Upon request of MHH, the hat die / der Verpflichtete den Nachweis in Textform zu obligated party must provide proof in text form that he/she erbringen, dass sie / er diese Verpflichtung eingehalten hat. has complied with this obligation.

  1. Datenschutz nach DSGVO 1. data protection according to DSGVO (GDPR) Der / Dem Verpflichteten ist es untersagt, personenbezogene The obligated party is prohibited from processing personal Daten unbefugt zu verarbeiten. Personenbezogene Daten data without authorization. Personal data may only be dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung bzw. processed if consent or a legal regulation permits the eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlauben oder eine processing or if processing of such data is mandatory. The Verarbeitung dieser Daten vorgeschrieben ist. Die Grundsätze principles of the GDPR for the processing of personal data are der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten set out in Article 5 (1) of the GDPR and essentially include the sind in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegt und beinhalten im following obligations: Personal data must Wesentlichen folgende Verpflichtungen: Personenbezogene Daten müssen a) auf rechtmäßige Weise und in einer für die betroffene a) be processed in a lawful manner and in a way that is Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet werden; comprehensible to the data subject; b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben b) be collected for specified, explicit and legitimate purposes werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken and not further processed in a way incompatible with nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden; those purposes; c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für c) adequate and relevant to the purpose and limited to what die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt is necessary for the purposes of the processing ("data sein („Datenminimierung“); minimization"); d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten d) accurate and, where necessary, kept up to date; every Stand sein; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu reasonable step must be taken to ensure that personal

MHHVD-1177994689-69641 Version: 7.0 Status: Genehmigt Vertraulichkeitsstufe / confidentiality level: Öffentlich Seite 1 / 5 Erstellt von / created by: Geprüft von / reviewed by: Genehmigt von / approved by: Krasniqi, Abdullah 10.08.2026, Barke, Joachim 17.08.2026, Schomerus, Christoph 17.08.2026, Eßmann, Claudia

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treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick data which are inaccurate in relation to the purposes of auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, their processing are erased or rectified without delay; and unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden; e) kept in a form which permits identification of data e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung subjects for no longer than is necessary for the purposes der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es for which the data were processed; für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich f) processed in a manner that ensures appropriate security ist; of personal data, including protection against f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene unauthorized or unlawful processing and against Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, accidental loss, destruction or damage by appropriate einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger technical and organizational measures ("integrity and Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, confidentiality"); unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“);

Diese Pflichten bestehen auch nach Beendigung der Tätigkeit These obligations shall continue after the termination of the fort. Sie / Er wird weiter darüber belehrt, dass Verletzungen activity. He/she is further instructed that personal data breach des Schutzes personenbezogener Daten mit Freiheits- oder may be punished with imprisonment or a fine. In addition, the Geldstrafe geahndet werden können. Darüber hinaus obligated party undertakes to observe the secrecy of verpflichtet sich die / der Verpflichtete zur Wahrnehmung des telecommunications, insofar as Section 3 TTDSG obliges Fernmeldegeheimnisses, sofern § 3 TTDSG sie/ihn hierzu him/her to do so. Also protected are individual data on the verpflichtet. Geschützt sind ebenfalls Einzelangaben über personal and factual circumstances of a specific or identifiable persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder natural person, as well as data in files that have obviously bestimmbaren natürlichen Person sowie Daten in Akten, die been taken from a file or rearranged and evaluated by offensichtlich aus einer Datei entnommen oder durch automated processes, as well as personal data in paper-based automatisierte Verfahren umgeordnet und ausgewertet sind form (file management). The protection of personal data in sowie personenbezogene Daten in papiergebundener Form accordance with the current and applicable data protection (Aktenführung). Die Wahrung des Schutzes regulations of the DSGVO, the BDSG and the NDSG must be personenbezogener Daten nach den jeweils aktuellen und observed. anwendbaren datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO, des BDSG und des NDSG ist zu achten. 2. protection of secrets 2. Geheimnisschutz The obligor confirms by his/her signature that he/she is aware Die / Der Verpflichtete bestätigt durch ihre / seine Unterschrift that the data accessible for the duration of the order to be die Kenntnisnahme, dass die für die Dauer des executed is subject to data protection law, whereby in auszuführenden Auftrags zugänglichen Daten unter das particular Section 203 of the German Criminal Code (StGB) Datenschutzrecht fallen, wobei insbesondere § 203 and Section 59 / Section 60 of the NDSG (administrative Strafgesetzbuch (StGB) und § 59 / § 60 NDSG offenses / criminal offenses- if applicable) are to be observed (Ordnungswidrigkeiten / Straftaten- soweit anwendbar) zu and undertakes, beachten sind und verpflichtet sich, - Data and other information may not be duplicated for any

  • Daten und andere Informationen dürfen nicht zu einem purpose other than the operational / agreed purpose; in anderen als zu dem betrieblichen / vereinbarten Zweck particular, it is prohibited to copy the data material for vervielfältigt werden; insbesondere ist es untersagt, das private purposes and secondary activities and / or to pass Datenmaterial für private Zwecke und Nebentätigkeiten it on to third parties without authorization. zu kopieren und / oder an Dritte unbefugt weiterzugeben. - Only the data necessary for the specific performance of
  • Es dürfen nur die für die konkrete Aufgabenerfüllung the task may be retrieved. notwendigen Daten abgerufen werden. - It is prohibited to falsify data, to produce false data and
  • Es ist untersagt, Daten zu verfälschen, unechte Daten to intentionally use false or falsified data. herzustellen sowie vorsätzlich unechte oder verfälschte - Documents containing personal data must be kept safe Daten zu gebrauchen. from access by unauthorized third parties and the data

MHHVD-1177994689-69641 Version: 7.0 Status: Genehmigt Vertraulichkeitsstufe / confidentiality level: Öffentlich Seite 2 / 5 Erstellt von / created by: Geprüft von / reviewed by: Genehmigt von / approved by: Krasniqi, Abdullah 10.08.2026, Barke, Joachim 17.08.2026, Schomerus, Christoph 17.08.2026, Eßmann, Claudia

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  • Unterlagen mit personenbezogenen Daten sind sicher vor must always be secured by locking the premises in such a dem Zugriff unbefugter Dritter aufzubewahren und die way that no third party can access them and no Daten immer durch Abschließen der Räumlichkeiten so zu unauthorized person can gain access to them, including sichern, dass sie keinem Dritten zugänglich sind und kein securing PC access. Unberechtigter Zugang erhalten kann, einschließlich einer Sicherung des PC-Zugangs. Necessary care shall be taken to protect confidential information within the scope of the assigned task. Any Zum Schutz vertraulicher Informationen ist im Rahmen der deficiencies found are to be reported to MHH as soon as zugewiesenen Aufgabe die notwendige Sorgfalt anzuwenden. possible. Attention is drawn to the following provisions: Festgestellte Mängel sind so schnell wie möglich der MHH zu
  • Section 133 (3) StGB - Breach of custody. melden. Auf folgende Bestimmungen wird hingewiesen:
  • § 201 para. 3 StGB - breach of confidentiality of the word
  • § 133 Abs. 3 StGB - Verwahrungsbruch
  • § 203 StGB - Violation of private secrets
  • § 201 Abs. 3 StGB - Verletzung der Vertraulichkeit des
  • § 204 StGB - exploitation of another's secrets Wortes
  • § 353 b StGB - violation of official secrets
  • § 203 StGB - Verletzung von Privatgeheimnissen
  • § 4 Act on the Protection of Business Secrets
  • § 204 StGB - Verwertung fremder Geheimnisse (GeschGehG)
  • § 353b StGB - Verletzung des Dienstgeheimnisses
  • § 4 Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG)
  1. Handling of confidential information
  2. Umgang mit vertraulichen Informationen The obligor shall protect and safeguard confidential information with the necessary care, or at least with the care Die / Der Verpflichtete schützt und sichert vertrauliche with which he/she protects his/her own comparable Informationen mit der erforderlichen Sorgfalt, zumindest aber information. Confidential information may only be used for the mit der Sorgfalt, mit welcher sie/er eigene vergleichbare purposes of processing within the framework of the business Informationen schützt. Vertrauliche Informationen dürfen nur relationship in connection with which it became known, but für Zwecke der Bearbeitung im Rahmen der not for the purposes of third parties or for the Obligor's own Geschäftsbeziehung verwendet werden, in deren purposes. Documents and data carriers containing confidential Zusammenhang sie bekannt geworden sind, nicht jedoch für information shall be only be removed from the business Zwecke Dritter oder für eigene Zwecke. Unterlagen und premises or transported with the express prior consent of the Datenträger, die vertrauliche Informationen enthalten, dürfen authorized party. If such documents and data carriers are no nur mit ausdrücklicher vorheriger Genehmigung des longer required, they shall be destroyed in such a way that Berechtigten aus den Geschäftsräumen verbracht oder their reconstruction is not possible. transportiert werden. Werden solche Unterlagen und Datenträger nicht mehr benötigt, sind sie derart zu vernichten, dass ihre Rekonstruktion nicht möglich ist. Confidential information is in particular all information, all scientific, economic, technical, and other data, Vertrauliche Informationen sind insbesondere alle communications, written documents, and the like, including Informationen, alle wissenschaftlichen, wirtschaftlichen, textual, tabular, graphic, photographic, technical, drawing, technischen und sonstigen Daten, Mitteilungen, Schriftstücke electronic, oral, or other records and communications, as well und ähnliches, einschließlich textlicher, tabellarischer, as computer software and hardware, as far as they are related grafischer, fotografischer, technischer, zeichnerischer, to MHH, as well as all information concerning MHH itself that elektronischer, mündlicher oder sonstiger Aufzeichnungen und is not publicly known, such as its accounting, legal disputes or Mitteilungen sowie Computersoft- und -hardware, soweit sie the like, in particular also research data (also of third-party in einem Bezug zur MHH stehen sowie sämtliche die MHH funded projects), business secrets, products, manufacturing selbst betreffenden, nicht öffentlich bekannten Informationen, processes, know-how, inventions, business relationships, wie etwa deren Buchhaltung, Rechtsstreitigkeiten oder business strategies, business plans, financial planning, ähnliches, insbesondere auch Forschungsdaten (auch von personnel matters, as well as any documents and information Drittmittelprojekten), Geschäftsgeheimnisse, Produkte, which are the subject of technical and organizational secrecy Herstellungsprozesse, Know-how, Erfindungen, geschäftliche measures and are marked as confidential or are to be Beziehungen, Geschäftsstrategien, Businesspläne, regarded as confidential according to the nature of the Finanzplanung, Personalangelegenheiten sowie jegliche

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Unterlagen und Informationen, die Gegenstand technischer information or the circumstances of the transmission. Not und organisatorischer Geheimhaltungsmaßnahmen sind und confidential information is such information which was known als vertraulich gekennzeichnet oder nach der Art der or generally accessible to the public prior to its disclosure or Information oder den Umständen der Übermittlung als transfer by the Owner or which becomes so at a later point in vertraulich anzusehen sind. Keine vertraulichen Informationen time without breach of a confidentiality obligation; which was sind solche Informationen, die der Öffentlichkeit vor der demonstrably known to the Recipient prior to its disclosure by Mitteilung oder Übergabe durch den Inhaber bekannt oder the Owner and without breach of a confidentiality obligation; allgemein zugänglich waren oder dies zu einem späteren which was obtained by the Recipient without use of or Zeitpunkt ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht reference to confidential information from the Owner itself; or werden; die dem Empfänger bereits vor der Offenlegung durch which is transferred or made accessible to the Recipient by an den Inhaber und ohne Verstoß gegen eine authorized third party without breach of a confidentiality Geheimhaltungspflicht nachweislich bekannt waren; die von obligation. dem Empfänger ohne Nutzung oder Bezugnahme auf vertrauliche Informationen von dem Inhaber selber gewonnen wurden; oder die dem Empfänger von einem berechtigten Dritten ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht übergeben oder zugänglich gemacht werden. The Obligor(s) may disclose Confidential Information if Die / Der Verpflichtete darf vertrauliche Informationen obligated to do so by law, regulation or official directive in a offenlegen, wenn sie / er hierzu aufgrund eines Gesetzes, judicial or administrative proceeding. However, this is subject einer Verordnung oder einer behördlichen Weisung in einem to the proviso that the obligor informs MHH of this obligation Gerichts- oder Verwaltungsverfahren verpflichtet ist. Dies aber prior to disclosure, exhausts reasonable means of legal mit der Maßgabe, dass die / der Verpflichtete die MHH über protection and procedural safeguarding of confidentiality, and diese Verpflichtung vor der Offenlegung informiert, zumutbare discloses confidential information only to the extent that the Mittel des Rechtsschutzes und der verfahrensrechtlichen aforementioned sovereign obligation extends. The Sicherung der Geheimhaltung ausschöpft und nur insoweit confidentiality obligations shall continue to exist for a further vertrauliche Informationen veröffentlicht, wie die oben ten years after termination of the information exchange for the genannte hoheitliche Verpflichtung reicht. Die Verpflichtungen above-mentioned purpose. zur Vertraulichkeit bestehen noch weitere zehn Jahre nach Beendigung des Informationsaustausches zum oben genannten Zweck fort.

  1. Extended Confidentiality and Security Protection
  2. Erweiterter Geheimnis- und Sicherheitsschutz The obligation of confidentiality regarding trade and business Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinsichtlich Betriebs- secrets shall continue indefinitely beyond the termination of und Geschäftsgeheimnissen besteht über die Beendigung der employment, insofar as permitted by law and unless another Tätigkeit hinaus zeitlich unbefristet, soweit gesetzlich zulässig period has been expressly agreed. Research data and other und kein anderer Zeitraum ausdrücklich vereinbart ist. confidential information must be kept confidential for a period Forschungsdaten und sonstige vertrauliche Informationen sind of 5 years following the termination of the contract, provided für die Dauer von 5 Jahren nach Vertragsbeendigung geheim that they are marked as confidential or that this is apparent zu halten, sofern sie als vertraulich gekennzeichnet sind oder from the circumstances. sich dies aus den Umständen ergibt. The Obligor is also obliged to maintain confidentiality Die / Der Verpflichtete ist darüber hinaus zur Verschwiegenheit regarding all information that comes to their knowledge in über sämtliche Informationen verpflichtet, die im connection with the organisation’s crisis management. This Zusammenhang mit dem Krisenmanagement der Einrichtung includes, in particular, emergency, alarm, operational, bekannt werden. Hierzu zählen insbesondere Notfall-, Alarm-, evacuation, pandemic, civil protection, recovery and business Einsatz-, Evakuierungs-, Pandemie-, Katastrophenschutz-, continuity plans, as well as information regarding crisis Wiederanlauf- und Kontinuitätsplanungen sowie management teams, responsibilities, procedures and decision- Informationen über Krisenstäbe, Zuständigkeiten, Abläufe und making processes. Disclosure to third parties is only permitted

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Entscheidungsprozesse. Eine Offenlegung an Dritte ist nur where there is a legal obligation to do so or where express zulässig, soweit eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht written authorisation has been granted by the MHH. oder eine ausdrückliche schriftliche Freigabe durch die MHH vorliegt. The Obligee is furthermore obliged to maintain confidentiality Die / Der Verpflichtete ist ferner zur Verschwiegenheit über regarding technical, organisational and personnel security technische, organisatorische und personelle measures designed to protect persons, buildings, facilities, Schutzmaßnahmen verpflichtet, die dem Schutz von Personen, information, research data or other assets of the MHH. This Gebäuden, Einrichtungen, Informationen, Forschungsdaten includes, in particular, access, entry, disclosure, input, order, oder sonstigen Vermögenswerten der MHH dienen. Dies availability and segregation controls, as well as other security umfasst insbesondere Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs-, and protection concepts. Weitergabe-, Eingabe-, Auftrags-, Verfügbarkeits- und Trennungskontrollen sowie sonstige Sicherheits- und Schutzkonzepte. All information relating to MHH’s IT security is also subject to Ebenfalls unterliegen sämtliche Informationen zur IT-Sicherheit confidentiality. This includes, in particular, network and der MHH der Vertraulichkeit. Hierzu gehören insbesondere system architectures, network plans, security concepts, Netzwerk- und Systemarchitekturen, Netzwerkpläne, locations of critical infrastructure, server and data centre Sicherheitskonzepte, Standorte kritischer Infrastruktur, Server- information, information on hardware and software in use, und Rechenzentrumsinformationen, Informationen über configuration data, vulnerabilities, security incidents, eingesetzte Hard- und Software, Konfigurationsdaten, emergency measures, recovery procedures, authentication and Schwachstellen, Sicherheitsvorfälle, Notfallmaßnahmen, authorisation concepts, and any other information the Wiederherstellungsverfahren, Authentifizierungs- und disclosure of which could compromise information security or Berechtigungskonzepte sowie sonstige Informationen, deren the operation of the MHH. Offenlegung die Informationssicherheit oder den Betrieb der MHH beeinträchtigen könnte. The above information shall be deemed confidential regardless Die vorstehenden Informationen gelten unabhängig von einer of whether it is expressly marked as such, provided that it is ausdrücklichen Kennzeichnung als vertraulich, sofern nach apparent from its nature or the circumstances of its disclosure ihrer Art oder den Umständen ihrer Bekanntgabe erkennbar that there is a legitimate interest in keeping it confidential. ist, dass ein berechtigtes Interesse an ihrer Geheimhaltung besteht. The obligor declares that he/she has now been adequately informed about the obligations imposed on him/her with Die / Der Verpflichtete erklärt, nunmehr hinreichend über die regard to data protection and the protection of secrets as well auferlegten Pflichten zum Datenschutz und Geheimnisschutz as the consequences of non-compliance. sowie die Folgen bei Nichtbeachtung unterrichtet zu sein. Sie / Er unterzeichnet diese Vertraulichkeitserklärung und bestätigt gleichzeitig den Empfang einer Abschrift.

________________________________________ Date / signature

Datum / Unterschrift der / des Verpflichteten

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