Anschreiben an Bewerber_Bieter.pdf

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Universitätsklinikum Heidelberg | Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement Berliner Straße 10 | 69120 Heidelberg

Vergabeunterlagen für die Vergabe von Leistungen

im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU,

die dem vierten Teil des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen unterliegen

Auftraggeber:

Universitätsklinikum Heidelberg

Im Neuenheimer Feld 672

69120 Heidelberg

AktZ. CIT-2026-01

LC-MS System

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Anschreiben an Bewerber/Bieter

Anschreiben an Bieter mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in dem offenen Verfahren über „LC-MS System“ (AktZ.: CIT-2026-01) mit folgenden Anlagen:

Anlage 1. Bewerbungsbedingungen

Anlage 2. Leistungsverzeichnis und Wertungsmatrix

Anlage 3. Formblatt für das Angebot

Anlage 4. Vertragsbedingungen

Anlage 5. Besondere Vertragsbedingungen MT

Anlage 6. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt

Anlage 7. Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beziehen uns auf die beigefügten Vergabeunterlagen und teilen Ihnen mit, dass der o. g. Auftrag im Rahmen eines offenen Vergabeverfahrens vergeben werden soll. Zu Beginn möchten wir mitteilen, dass aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet wird. Sämtliche in diesen Vergabeunterlagen verwendete Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechter (w/m/d).

Wir geben hiermit Gelegenheit zur Abgabe eines Angebotes unter Beachtung der o. g. Anlagen 1 bis 7 und teilen hierzu folgendes mit:

1. Die Bezeichnung des Auftraggebers lautet wie folgt: Universitätsklinikum Heidelberg, Im Neuenheimer Feld 672, 69120 Heidelberg.

2. Die Bezeichnung der Vergabestelle lautet wie folgt: Universitätsklinikum Heidelberg, Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement, Berliner Straße 10, 69120 Heidelberg.

3. Art der Vergabe: Offenes Verfahren gem. § 15 VgV.

4. Für die Vergabe des in der öffentlichen Bekanntmachung beschriebenen Auftrags findet die Vergabeverordnung (VgV) Anwendung, soweit in den Vergabeunterlagen nicht zulässige abweichende Festsetzungen getroffen sind.

5. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss sämtlicher internationaler Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsabkommens. Für die

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Vertragsunterlagen, den Schriftverkehr, die Abwicklung des Vertrags und sämtliche Verhandlungen gilt die Originalsprache Deutsch.

6. Leistung: Beschaffung eines LC-MS-Systems laut Leistungsverzeichnis zur Qualitätskontrolle synthetischer Peptid-Wirkstoffe und Arzneimittel

7. Form, Frist1 und Adressat der Angebote: Das Angebot ist auf dem Vergabeportal „Vergabeportal-BW“ elektronisch einzureichen. Bitte beachten Sie, dass der Auftraggeber keine Angebotsabgabe auf dem Postweg zulässt. Etwaige postalisch eingereichte Angebote werden von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Das Angebot ist bis spätestens 26.10.2026, 12:00 Uhr, auf dem o. g. Vergabeportal einzustellen. Gemäß § 53 VgV ist das Angebot in Textform nach § 126b BGB einzureichen. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig. Verspätet eingegangene Angebote können nicht berücksichtigt werden und scheiden aus dem Vergabeverfahren aus.

Da der Auftraggeber gemäß § 20 Abs. 3 Ziffer 1 VgV alle von Unternehmen angeforderten zusätzlichen Informationen spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung zu stellen hat, wird festgelegt, dass Bieterfragen bis spätestens 17.10.2026, über das o. g. Vergabeportal gestellt werden dürfen.

Bieterfragen, die nach dieser Frist beim Auftraggeber eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Ebenso verhält es sich im gesamten Verfahrenszeitraum mit Bieterfragen, die auf anderem Wege (Telefon, E-Mail, etc.) beim Auftraggeber eingehen.

Zusammenfassend ergeben sich daraus folgende Fristen:

Für weitergehende Fragen bezüglich Registrierung sowie Einreichung, Änderung oder Rücknahme von Angeboten wenden Sie sich bitte an das Vergabeportal-BW bzw. das Deutsche Vergabeportal DTVP (https://www.dtvp.de/kontakt).

1 Sämtliche in den Vergabeunterlagen angegebenen Uhrzeiten beziehen sich auf die MEZ bzw. MESZ.

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Sämtliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern erfolgt über den gesamten Verfahrenszeitraum ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Wenngleich die Vergabeunterlagen gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können, wird eine Registrierung des Bieters auf dem o. g. Vergabeportal ausdrücklich empfohlen.

Eine ausbleibende Registrierung und/oder eine fehlende Kenntnisnahme von durch den Auftraggeber auf dem Portal bereitgestellten Dokumenten, Nachrichten o.ä. gehen zu Lasten des jeweiligen Bieters.

8. Das von dem Bieter elektronisch einzureichende Angebot hat die folgenden, vollständig ausgefüllten Unterlagen zu enthalten:

• Das Formblatt für das Angebot (Anlage 3) • Das Konzept zur Sicherstellung der geforderten 10-jährigen Ersatzteilversorgung • Den Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Anlage 4 (in eigener Form) • Eigenerklärung zur Qualifikation des eingesetzten Fachpersonals gemäß Anlage 1. • Nachweis der deutsch- oder englischsprachigen Serviceorganisation gemäß Anlage 1 (in eigener Form) • Die Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (Anlage 6) • Die Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 (Anlage 7) • Preisübersicht für einen Service-/ Wartungsvertrag ab dem 3. Jahr

Von der Einreichung zusätzlicher, hier nicht ausdrücklich genannter Unterlagen, bitten wir zu unserer Entlastung abzusehen.

9. Bewerbungsbedingungen und Mindestanforderungen Die Bewerbungsbedingungen sind in Anlage 1 dargestellt. Das Nichterfüllen eines zwingenden Eignungskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung. Weitere Details bzw. Eintragungsmöglichkeiten für die Referenzen und Eigenerklärungen finden sich im Formblatt für das Angebot (Anlage 3).

Des Weiteren gelten sämtliche im Leistungsverzeichnis (Anlage 2 - Leistungsverzeichnis und Wertungsmatrix) beschriebenen Muss-Kriterien als verbindliche Mindestkriterien. Eine Nichterfüllung bereits eines Muss-Kriteriums führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.

10. Zuschlagskriterien Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch einen Angebotsvergleich mit den unten genannten Kriterien wie aus Anlage 2 „Leistungsverzeichnis und Wertungsmatrix“ zu entnehmen:

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11. Ermittlung der finalen Gesamtpunktzahl Die Berechnung der Gesamtpunktzahl des jeweiligen Bieters über alle der o. g. Zuschlagskriterien hinweg wird folgendermaßen vorgenommen:

allgemeine Wertung Die Zwischensummenpunktzahl der allgemeinen Wertung ergibt sich aus dem Verhältnis der erreichten Punkte zur maximal möglichen Punktzahl: Punkte = (erreichte Punktzahl / maximal mögliche Punktzahl) *100

technische Wertung Die Zwischensummenpunktzahl der technischen Wertung ergibt sich aus dem Verhältnis der erreichten Punkte zur maximal möglichen Punktzahl: Punkte = (erreichte Punktzahl / maximal mögliche Punktzahl) *100

Preis Wertung Die Preispunkte ergeben sich aus dem Verhältnis zum Angebot des wertungsfähigen Bieters mit dem niedrigsten Gesamtpreis und wird wie folgt berechnet: Punkte = (niedrigster Gesamtpreis / Angebotspreis) *100

Gesamtpunktzahl Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus den Punktzahlen der Wertungskriterien im Verhältnis zu der Gewichtung: Punktzahl allgemeine Wertung *0,2 + Punktzahl technische Wertung *0,3 + Punktzahl Preis Wertung *0,5 Die maximal zu erreichende Gesamtpunktzahl beträgt somit 100 Punkte. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus den Zuschlagskriterien hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält folglich den Zuschlag.

12. Bestehen beim Bieter oder Bewerber über den Inhalt einzelner oder mehrerer Bestimmungen in diesen Vergabeunterlagen Unklarheiten, hat er vom Auftraggeber Aufklärung zu verlangen.

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über das o. g. Vergabeportal zu stellen. Eine Einreichung von Rückfragen auf anderem Wege (z. B. via Telefon oder E-Mail)

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ist nicht zugelassen. Die Beantwortung der Bieterrückfragen erfolgt ebenfalls nur über das o. g. Vergabeportal.

13. Angebote, die nicht die in den Vergabeunterlagen geforderten Voraussetzungen erfüllen, werden ausgeschlossen. Der Ausschluss eines Angebotes erfolgt insbesondere in den in § 57 VgV genannten Fällen.

14. Nebenangebote sind aus technischen Gründen nicht zugelassen.

15. Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

16. Alle Preise sind nur in EUR anzugeben.

17. Die angebotenen Preise sind netto anzugeben. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist nur auszuweisen, wenn dies ausdrücklich gefordert wird.

18. Bis zum Ablauf der Bindefrist erklärt sich der Bieter an sein Angebot gebunden. Die Bindefrist endet drei Monate nach Ablauf der Angebotsfrist.

19. Mit der Abgabe eines Angebots erklärt sich der Bieter mit allen Bestandteilen dieser Vergabeunterlagen einverstanden.

Mit freundlichen Grüßen Universitätsklinikum Heidelberg

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