Vergabeverfahren
2026-0039-1000-100
Lieferung von Druckaufträgen für die Landtagswahl 2027
Inhalt
Los 1: Produktion der Wahlbenachrichtigungen 3
Los 2: Produktion der Stimmzettel 3
Los 3: Produktion der Briefwahlunterlagen 3
3. Auftragsabwicklung / Lieferbedingungen 5
3.1 Los 1: Produktion der Wahlbenachrichtigungen 5
3.1.1 Vorbereitung zur Versendung 5
3.1.2 Eigenbedarf des Wahlamtes der Stadt Köln 6
3.2. Los 2: Produktion der Stimmzettel 8
3.3. Los 3: Produktion der Briefwahlunterlagen 9
3.3.3 Eigenbedarf des Wahlamtes der Stadt Köln 9
3.3.4 Vorbereitung zur Versendung 9
3.7. Qualitätskontrolle der Produktion 13
3.8. Lagerung und Zustellung durch den Auftragnehmer 13
4. Rechnungs- und Zahlungsbedingungen 13
5. Beanstandungen / Vertragsrücktritt 14
8. Datenschutz und elektronische Übermittlung 15
8.3. Bestimmungen des Datenschutzes 16
1. Allgemeine Informationen
Das Wahlamt der Stadt Köln (Auftraggeber) beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung über die Herstellung und Lieferung von Druckerzeugnissen ab Zuschlag für folgende Wahl abzuschließen:
- Landtagswahl NRW 2027 am 25.04.2027
Beginn der Liefer- / Leistungsfrist: voraussichtlich 08.02.2027
1.1 Ausschreibungsumfang
Die Ausschreibung erfolgt in Losen.
Angebote können für ein einzelnes Los, mehrere Lose sowie für alle Lose abgegeben werden. Innerhalb eines Loses sind alle Positionen anzugeben.
Folgende Lose werden gebildet:
Los 1: Produktion der Wahlbenachrichtigungen
Pos. 1: Produktion der Wahlbenachrichtigungen für die Landtagswahl NRW 2027
Los 2: Produktion der Stimmzettel
Pos. 1: Produktion der Stimmzettel für die Landtagswahl NRW 2027
Los 3: Produktion der Briefwahlunterlagen
Pos. 1: Produktion der Briefwahlunterlagen für die Landtagswahl NRW 2027
1.2 Mindestanforderungen
Die Anforderungen an den Druck sind der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) zu entnehmen. Die in der Anlage 2 geforderten Angaben sind Mindestanforderungen und gelten als zugesichert.
Der Auftragnehmer muss zur Sicherstellung des Produktionsprozesses sowie der Liefertermine über eine entsprechende technische und personelle Ausstattung (Notfallsysteme zur Sicherung des Produktionsprozesses) verfügen. Es ist zu gewährleisten, dass – falls notwendig – kurzfristig auch eine Produktion zur Nachtzeit oder am Wochenende stattfinden kann.
Sofern nicht anders angegeben, gelten die Angaben bei den einzelnen Ziffern für alle Positionen innerhalb eines Loses.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
2. Preisgestaltung
Der geschätzte Gesamtumsatz (Auftragswert netto) beträgt ca. 206.000 EUR.
Gesamtumfang je Los
Los 1 Umfang ca. 55.000 EUR
Los 2 Umfang ca. 67.000 EUR
Los 3 Umfang ca. 84.000 EUR
Bei der Preiskalkulation ist von den in Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) angegebenen Mengen auszugehen. Die Mengen können geringfügig abweichen und dienen als Kalkulationshilfe. Sie begründen keine exakte Abnahmeverpflichtung durch den Auftraggeber.
Das bedeutet, die Mengen können geringfügig über- oder unterschritten werden, da es sich nicht um einen klassischen Abrufvertrag mit verbindlichen Abnahmemengen, sondern um eine Rahmenvereinbarung gem. § 15 UVgO handelt, bei der lediglich die Bedingungen für die Einzelaufträge sowie der Preis festgelegt werden. Die Bestellungen durch den Auftraggeber erfolgen nach dem tatsächlichen Bedarf.
Eine Einstellung der Lieferung bei Erreichen der für die Kalkulation angegebenen Mengen ist unzulässig.
Die Angebotspreise sind in Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) ohne Mehrwertsteuer / Umsatzsteuer anzugeben.
Für die Erstellung des Angebots hat der Bieter Angebotspreise für je 10.000 Exemplare (bei den Losen 1 und 2) bzw. für je 1.000 Exemplare (bei Los 3) anzugeben.
Alle entstehenden Kosten (Satzkosten, Korrekturkosten, Belichtungskosten, Reprokosten, Druckkosten usw.) sind im Angebotspreis zu berücksichtigen, sowie auch die Kosten für:
- das Schneiden und Falzen
- das Kuvertieren der Wahlbenachrichtigungen inkl. Rückumschlag in die Versandhüllen
- die Produktion der jeweiligen Sendungen nach Wahlkreisen (bei der Landtagswahl gibt es in Köln 7 Wahlkreise und somit 7 verschiedene Stimmzettel) inkl. Zuführung der Beilagen
- die Bereitstellung der Sendungen (Wahlbenachrichtigungen und Briefwahlunterlagen) für einen Versanddienstleister (dieser wird nach Auftragsvergabe mitgeteilt)
- die Anlieferung des Eigenbedarfs an Wahlbenachrichtigungen und an Briefwahlunterlagen an das Wahlamt der Stadt Köln (siehe Punkt „3.4 Lieferadressen“)
- Anpassungen / Korrekturen von Satz und Layout zur Druckaufbereitung, Filmerstellungskosten, Datenkonvertierungen etc.
- das Verpacken der Stimmzettel
- die Qualitätskontrolle der Stimmzettel vor Anlieferung
- die Anlieferung der Stimmzettel an das Wahlamt der Stadt Köln (siehe Punkt „3.4 Lieferadressen“)
- die Anlieferung der Stimmzettel an den Druckdienstleister für die Briefwahlunterlagen (Los 3)
- das Erstellen einer Datei zur Qualitätssicherung (Näheres siehe Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) Los 2 unter Punkt „1.2 Layout und Mengen“)
Die Geltendmachung von weiteren Nebenkosten (z. B. Frachtkosten, Porto und Verpackung, Mautgebühren) ist nicht zulässig.
2.1. Preisbindung
Die Angebotspreise sind für den Vertrag verbindlich. Preisanpassungen dürfen daher für diese Rahmenvereinbarung nicht geltend gemacht werden.
2.2. Termine / Fristen
Bei den von 3.1 bis 3.3 genannten Terminen handelt es sich um vorläufige Daten, da die gesetzlichen Grundlagen noch nicht aktualisiert wurden. Sobald die Grundlagen aktualisiert und interne Abläufe angepasst wurden, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer unverzüglich die ggf. angepassten Fristen mit.
Eine Nichteinhaltung der Termine kann zur Ungültigkeit der Wahl führen!
3. Auftragsabwicklung / Lieferbedingungen
Muster aus vorherigen Wahlen können in digitalisierter Form für Wahlbenachrichtigungen, Rückumschläge (Los 1) sowie für Wahlscheine, Wahlbriefumschläge, Wegweiser / Anschreiben, Kontrollmitteilungen (Los 3) sowie für zwei unterschiedliche Versandhüllen (zu Los 1 bzw. zu Los 3) nach Auftragserteilung zur Verfügung gestellt werden.
Die Personalisierungen in den Druckerzeugnissen sind entsprechend der Muster zu fertigen.
Für die Wahlbenachrichtigungen und Wegweiser / Anschreiben werden zusätzlich nach Auftragserteilung Muster auf dem Postweg zugesandt. Diese dienen auch als Vorlage für die zu liefernde Papierqualität (vgl. Anlage 2 „Leistungsbeschreibung und Preisblankett“).
Die Auftragsabwicklung hat entsprechend der Vorgaben des Wahlamtes der Stadt Köln zu erfolgen. Hierzu wird nach Auftragserteilung zunächst ein verbindlicher Abstimmungstermin vor Ort mit dem jeweiligen Auftragnehmer beim Wahlamt der Stadt Köln vereinbart.
Die genaue Anzahl der Druckerzeugnisse wird vom Auftraggeber bei der Bestellung mitgeteilt.
3.1 Los 1: Produktion der Wahlbenachrichtigungen
3.1.1 Vorbereitung zur Versendung
Die Produktion ist so zur Versendung vorzubereiten, dass eine optimale Portorabattierung möglich ist (ggf. durch eine Vorausverfügung auf der Wahlbenachrichtigung oder der Versandhülle, eines Data-Matrix-Codes auf der Wahlbenachrichtigung oder der Versandhülle; Vorsortierung nach PLZ-Leitregion 50/51 sowie Postleitzahlen).
Die Produktion wird am Produktionsstandort des Auftragnehmers an den Versanddienstleister übergeben. Dieser wird in einer gesonderten Ausschreibung ermittelt und nach Auftragsvergabe bekannt gegeben.
In Absprache mit dem Auftraggeber und dem Versanddienstleister ist eine Teilmengenauslieferung möglich. Eine Auslieferung der Sendungen darf nur nach Freigabe des Auftraggebers erfolgen.
Die genauen Abholtermine werden nach Auftragserteilung vorab in Textform vom Wahlamt der Stadt Köln mitgeteilt.
3.1.2 Eigenbedarf des Wahlamtes der Stadt Köln
Die Menge des Eigenbedarfs des Wahlamtes der Stadt Köln an Wahlbenachrichtigungen ist der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) zu entnehmen.
Die Unterlagen sind seitens des Auftragnehmers an die untenstehende(n) Lieferadresse(n) zu liefern (siehe unter Punkt „3.4 Lieferadressen“).
3.1.3 Druckvorlage
Die Druckvorlagen werden durch das Wahlamt der Stadt Köln vorgegeben und müssen durch den Auftragnehmer in eine zuvor abgestimmte Form gebracht werden. Der Auftragnehmer garantiert, dass nur das durch die Stadt Köln freigegebene Layout verwendet wird. Muster aus vorherigen Wahlen erhalten Sie nach Auftragsvergabe auf Anfrage. Eine Freigabe des konkreten Layouts erfolgt in Abstimmung mit dem Auftragnehmer nach Auftragsvergabe.
3.1.3.1 Personalisierung der Wahlbenachrichtigung
Der Stichtag für die Ermittlung der zur Personalisierung erforderlichen Daten ist Sonntag, 14. März 2027 (lt. geltendem Landeswahlgesetz der 42. Tag vor dem Wahltag). Die Übermittlung der Daten ist ggf. bereits am Freitagabend oder Samstag vor dem Stichtag möglich, sodass ein Druckbeginn dann bereits möglich wäre.
Die zur Personalisierung erforderlichen Daten werden spätestens an dem auf den Stichtag folgenden ersten Werktag zur Verfügung gestellt.
Die für die jeweiligen Positionen maßgebenden Stichtage sind unter „3.1.4 Fristen“ aufgelistet.
Der Auftragnehmer garantiert, dass im Rahmen der Personalisierung keine Wahlbenachrichtigungen doppelt erstellt werden, damit ausgeschlossen werden kann, dass eine wahlberechtigte Person zwei Exemplare der Wahlbenachrichtigung erhält.
Die Übermittlung der Daten erfolgt über cDat (städtisches, webbasiertes Verfahren zur Datenübertragung).
Weiteres zur elektronischen Übermittlung in der Anlage 3 Mustervertrag (Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach DSGVO).
3.1.4 Termine und Fristen
Nachfolgende Termine sind für die Produktion der Unterlagen einzuhalten:
Vorproduktion der Blanko-Wahlbenachrichtigungen
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion der personalisierten Wahlbenachrichtigungen
Übergabe der Personalisierungsdaten: 12.03.2027, spätestens am 15.03.2027, 6:00 Uhr
Bestätigung der Datenübergabe nach Erhalt durch den Auftragnehmer.
Beginn der personalisierten Produktion: ab Datenübergabe, spätestens ab 15.03.2027, 8:00 Uhr
Produktion Versandhülle
Übergabe Druckvorlage: spätestens 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion Rückumschlag
Übergabe Druckvorlage: spätestens 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Eigenbedarf
Teillieferung (jeweils 30.000 Stück - Versandhülle, Wahlbenachrichtigung (blanko) und Rückumschlag) bis spätestens 15.03.2027
Ableitung der Sendungen an den Versanddienstleister
Übergabe der Sendungen: spätestens 19.03.2027, 12:00 Uhr
3.2. Los 2: Produktion der Stimmzettel
3.2.1 Verfahrensablauf
Die Übergabe der Druckvorlagen richtet sich nach dem Zeitpunkt der Beschwerdefrist gegen Kreiswahlvorschläge. Falls keine Beschwerden gegen die Zurückweisung oder Zulassung von Kreiswahlvorschlägen und Landeslisten vorliegen und die Landeswahlleitung die Reihenfolge der Landeslisten und der Namen der jeweils ersten fünf Bewerber*innen mitgeteilt hat, ist eine Übergabe bereits am 03.03.2027 möglich. Andernfalls ist vom 11.03.2027 auszugehen.
Der Auftragnehmer gewährleistet die kostenfreie, automatisierte Erstellung der Stimmzettel mittels einer standardisierten CSV-Datei.
In Abhängigkeit vom Zeitpunkt der Bereitstellung einer verbindlichen Druckvorlage müssen die Stimmzettel zu den unter 3.2.2 genannten Daten beim Wahlamt der Stadt Köln und den Druckdienstleister von Los 3 angeliefert werden.
Die genauen Mengen und Uhrzeit sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Wenn die Produktion vor den vereinbarten Lieferzeitpunkten fertiggestellt wird, ist nach Absprache mit dem Auftraggeber ein früherer Liefertermin zu vereinbaren.
3.2.2 Termine und Fristen
Nachfolgende Termine sind für die Produktion der Stimmzettel einzuhalten:
Pos. 1
Druck der Stimmzettel
Erhalt der Druckdaten 03.03.2027 bzw. 11.03.2027, nach Ablauf der Beschwerdefrist
Start der Produktion: Unmittelbar nach Erhalt der Druckdaten
Lieferung der Stimmzettel an das Wahlamt (Eigenbedarf und Repräsentative Statistik)
11.03.2027 bzw. 18.03.2027 bei Beschwerden
Nach Absprache früher, d.h. nach Beendigung der Produktion
Lieferung der Stimmzettel (ohne Beschwerden und bei Beschwerden) an das Wahlamt (Außenstandort)
25.03.2027
Nach Absprache früher, d.h. nach Beendigung der Produktion
Lieferung der Stimmzettel an den Druckdienstleister (Los 3)
11.03.2027 bzw. 18.03.2027 bei Beschwerden
Nach Absprache früher, d.h. nach Beendigung der Produktion
3.3. Los 3: Produktion der Briefwahlunterlagen
3.3.1 Kontrollmitteilung
Auf Grundlage der Datenlieferung erhalten Bürger*innen, die die Briefwahlunterlagen an eine abweichende Versandadresse als ihre Meldeadresse geschickt bekommen, zusätzlich eine Kontrollmitteilung an die Meldeadresse. Die Daten hierfür werden vom Auftraggeber täglich analog zu den Personalisierungsdaten übermittelt.
Bitte beachten: Die Kontrollmitteilungen müssen immer zeitgleich mit den produzierten Briefwahlunterlagen an den Versanddienstleister übergeben werden. Es gelten die gleichen Fristen und Termine (siehe unten Punkt „3.3.5 Termine und Fristen“).
3.3.2 Druckvorlagen
Die Druckvorlagen werden überwiegend im docx-Format von MS Office Word oder im PDF-Format seitens des Auftraggebers zur Verfügung gestellt und nur nach Abstimmung geändert.
Weiteres zur elektronischen Übermittlung in der Anlage 3 Mustervertrag (Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach DSGVO).
3.3.3 Eigenbedarf des Wahlamtes der Stadt Köln
Die Menge des Eigenbedarfs des Wahlamtes der Stadt Köln an Briefwahlunterlagen ist der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) zu entnehmen.
Die Unterlagen sind seitens des Auftragnehmers an die untenstehende(n) Lieferadresse(n) zu liefern (siehe unter Punkt „3.4 Lieferadressen“).
3.3.4 Vorbereitung zur Versendung
Die Produktion der Briefwahlunterlagen ist so zur Versendung vorzubereiten, dass eine optimale Portorabattierung möglich ist (ggf. durch Eindrucken einer Vorausverfügung auf der Briefwahlsendung, eines Data-Matrix-Codes auf dem jeweiligen Wahlschein im Adressfenster oder der Versandhülle, einer bis zu siebenstelliger fortlaufender Nummer; Vorsortierung nach PLZ-Leitregionen 50/51 sowie Postleitzahlen). Details hierzu werden durch den Auftraggeber vor Produktionsbeginn mitgeteilt.
Insbesondere ist darauf zu achten, dass vor der Übergabe an den Versanddienstleister die Gesamtproduktion der Sendungen nach Postleitzahlen sortiert werden muss!
3.3.5 Termine und Fristen
Folgende Termine sind für die Produktion der Unterlagen einzuhalten:
Pos. 1
Produktion der (Blanko-)Wahlscheine
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion der personalisierten Wahlscheine
Übergabe der Personalisierungsdaten: frühestens 18.03.2027
Die Personalisierungsdaten werden ab dem 18.03.2027 täglich bis spätestens 09:00 Uhr an den Auftragnehmer übersandt; Fehlmeldungen werden ebenfalls bis 09:00 Uhr gemeldet. Letzter Tag der Personalisierung: 21.04.2027
Produktion Wahlbriefumschlag
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion Stimmzettelumschlag
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion Wegweiser
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion Versandhülle
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Beginn der Produktion: nach Erhalt der Vorlage (Fertigstellung bis spätestens 12.03.2027)
Produktion Kontrollmitteilung
Übergabe Druckvorlage: voraussichtlich 08.02.2027
Übergabe der Stimmzettel:
11.03.2027 bzw. 18.03.2027 (bei Beschwerden) durch den Druckdienstleister (Los 2), bei früherem Produktionsende nach Abstimmung auch früher
Eigenbedarf
Gesamtlieferung (jeweils 30.000 Stück - Wahlschein (blanko), Wegweiser, Wahlbriefumschlag, Stimmzettelumschlag und Versandhülle) bis spätestens 15.03.2027
Ableitung an Versanddienstleister
Die produzierten Briefwahlunterlagen und Kontrollmitteilungen sind tagesaktuell an den Versanddienstleister zur Abführung zu übergeben.
3.3.5.1 Produktionsvolumen
Es ist zu berücksichtigen, dass sich das Gesamtvolumen der eingehenden Briefwahlanträge erfahrungsgemäß nicht gleichmäßig auf die einzelnen Tage im Erfassungszeitraum verteilt.
Ein Produktionsvolumen von 25.000 Briefwahlanträgen pro Tag ist zu gewährleisten.
Aus den Erfahrungen der vergangenen Wahlereignisse kann es zu einem Produktionsvolumen nach Wochenenden bzw. Feiertagen von ca. 35.000 Briefwahlanträgen pro Wahlereignis kommen.
Der Auftragnehmer muss bei einer Tagesmenge von 35.000 Briefwahlanträgen und bei konstanten Folgemengen von 25.000 Briefwahlanträgen an den jeweiligen Folgetagen (maximal drei Tage) die Gesamtmenge produzieren. Dies bedeutet, dass gewährleistet werden muss, dass in insgesamt 4 Arbeitstagen eine Komplettmenge von 110.000 Anträgen zu verarbeiten ist. Diese Spitzenmengen (25.000 bzw. 35.000 nach Wochenenden) sind nicht durchgängig zu erwarten.
3.3.5.2 Protokollierung der Tagesproduktion
Die Tagesproduktion ist zu protokollieren und nach Übergabe an den Versanddienstleister ist das Protokoll dem Auftraggeber taggleich zu übergeben.
Der Inhalt des Protokolls erfolgt in Abstimmung mit dem Auftragnehmer nach Auftragserteilung.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber von etwa auftretenden oder absehbaren Lieferschwierigkeiten unverzüglich zu unterrichten. Ansprüche, die sich aus dem Lieferverzug ergeben, bleiben hiervon unberührt.
3.4. Lieferadressen
Folgende Standorte müssen beliefert werden; die Angaben gelten jeweils für alle Positionen:
Wahlbenachrichtigungen (Los 1) sowie Produktion Briefwahlunterlagen (Los 3) für Eigenbedarf:
Stadt Köln - Der Oberbürgermeister
Bürgerdienste - Wahlamt
Dillenburger Str. 68-70
51105 Köln
Stadt Köln - Der Oberbürgermeister
Bürgerdienste - Außenlager Wahlamt
Piccoloministraße 2
51063 Köln
Stimmzettel (Los 2) für Eigenbedarf:
Stadt Köln - Der Oberbürgermeister
Bürgerdienste - Wahlamt
Dillenburger Str. 68-70
51105 Köln
Stimmzettel (Los 2) für Wahlamt (Außenstandort):
Stadt Köln - Der Oberbürgermeister
Bürgerdienste - Außenlager Wahlamt
Piccoloministraße 2
51063 Köln
Bei der Anlieferung ist zu beachten, dass das verwendete Transportfahrzeug über eine Ladebordwand oder eine vergleichbare Vorrichtung zum Entladen verfügt.
Am Anlieferort steht kein Gabelstapler oder dergleichen bereit. Die Lieferung erfolgt bis zur Bordsteinkante. Das Entladen erfolgt im Aufgaben- und Verantwortungsbereich des Auftragnehmers.
Die genauen Liefertermine für die an das Wahlamt zu liefernden Druckerzeugnissen werden nach Auftragserteilung vorab telefonisch oder schriftlich durch den Auftraggeber mitgeteilt.
Die so festgesetzten Termine der Anlieferung sind Fixtermine und daher unbedingt einzuhalten.
Stimmzettel (Los 2) für Druckdienstleister:
Der Druckdienstleister für die Produktion der Briefwahlunterlagen wird durch Los 3 ermittelt und nach Abschluss des Vergabeverfahrens dem Auftragnehmer unverzüglich mitgeteilt.
3.5. Ansprechpersonen
Der Auftragnehmer hat eine verantwortliche Ansprechperson in leitender Position zu benennen.
3.6. Test der Produktion
Der gesamte Verfahrens- und Produktionsablauf ist unmittelbar in Zusammenarbeit mit dem Wahlamt der Stadt Köln abschließend zu testen und wird durch den Auftraggeber abgenommen.
3.7. Qualitätskontrolle der Produktion
Sämtliche Produktionsprozesse sind durch qualitätssichernde Maßnahmen zu begleiten.
Nach Auftragserteilung wird der Auftraggeber in Abstimmung mit dem Auftragnehmer geeignete Maßnahmen zur Qualitätssicherung abstimmen. Der Auftraggeber wird im Rahmen der Qualitätssicherung eine beauftragte Person zum Auftragnehmer entsenden, die die tägliche Produktion der Briefwahlunterlagen überwacht und eine tägliche Abnahme und Freigabe zum Versand erteilt. Für die Dauer der Qualitätskontrolle ist der beauftragten Person ein Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, von wo aus die Einwahl in ein WLAN/LAN-Netzwerk hergestellt werden kann. Die Zurverfügungstellung von Hardware seitens des Auftraggebers ist dafür nicht erforderlich.
Die Tagesproduktion hat werktags in einem Zeitfenster von 8:00 Uhr bis 20:00 Uhr zu erfolgen. Abweichungen hiervon (Produktion zu Nacht- und/oder Wochenendschichten) sind dem Auftraggeber frühzeitig mitzuteilen und von diesem genehmigen zu lassen.
Abweichungen von den vereinbarten Produktionsabläufen oder -zeiträumen sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen. Gleiches gilt für Störungen oder Fehler in der Produktion.
3.8. Lagerung und Zustellung durch den Auftragnehmer
Alle Zustellungen und Lagerungen, die in den Auftragsbereich des Auftragsnehmers fallen, geschehen in dessen uneingeschränkter Verantwortung und Haftung. Der Auftragnehmer haftet für Schäden und Folgeschäden, die dem Auftraggeber durch eine nicht vertragskonforme bzw. unsachgemäße Lagerung und/oder Zustellung durch ihn oder einen von ihm zur Erfüllung seiner Leistungen Beauftragten entstehen. Im Schadensfall ist durch den Auftragnehmer, soweit objektiv möglich, unverzüglich Ersatz zu beschaffen.
4. Rechnungs- und Zahlungsbedingungen
Die Rechnungs- und Zahlungsbedingungen sind den zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Köln (VOL/B-ZVB) unter Punkt 14, „Rechnung“, zu entnehmen.
Es wird hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Rechnungsversand vorzugsweise in elektronischer Form zu erfolgen hat. Die Leitweg-ID der Auftraggeberin (05315-31001-86) ist hierbei anzugeben. Darüber hinaus sind die in Punkt 14.1. der zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Köln (VOL/B-ZVB) definierten Vorgaben zu beachten.
Sollte der elektronische Rechnungsversand nicht möglich sein, ist die Rechnung in Papierform an folgende zentrale Rechnungsadresse zu richten:
Stadt Köln
Zentraler Rechnungseingang
345/Julia Heising
50605 Köln
Teil- oder Zwischenrechnungen sind nicht zulässig.
Die erste Rechnungslegung erfolgt nach vollständiger und ordnungsgemäßer Lieferung und gebrauchsfähiger Aufstellung gegenüber der Auftraggeberin.
5. Beanstandungen / Vertragsrücktritt
Der Vertragspartner leistet Gewähr dafür, dass die von ihm zu erbringende Leistung zeitgerecht, sorgfältig und fachgerecht unter Beachtung anerkannter Regeln im Druckereigewerbe ausgeführt wird.
Während des Vertrags hat der Auftragnehmer gleichbleibende Qualität (wie angeboten) zu garantieren.
Der Auftraggeber ist berechtigt, sofort vom Vertrag zurückzutreten, wenn eine andere als in dem Angebot festgelegte Qualität geliefert wird und auch nach einer angemessenen Nachfrist die vertragskonforme Nachbesserung ausbleibt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich in diesem Falle, für die der Stadt Köln entstandenen Schäden und finanziellen Nachteile aufzukommen.
Der Auftraggeber behält sich vor, Meinungsverschiedenheiten über die ordnungsgemäße Lieferung durch eine von ihr beauftragten öffentlich bestellten und vereidigten sachverständige Person klären zu lassen.
Die Kosten des Schiedsgutachtens trägt diejenige Partei, deren tatsächliche Angaben widerlegt worden sind. Ist dies jeweils nur zum Teil der Fall, so hat der*die Gutachter*in die Kosten des Gutachtens verhältnismäßig aufzuteilen. Der*Die Gutachter*in ist an die Vereinbarungen der Beteiligten in diesem Vertrag gebunden.
6. Geforderte Nachweise
Der Bieter hat die in der besonderen Anlage „Auflistung der geforderten Nachweise und Erklärungen“ benannten Unterlagen zu den darin genannten Terminen vorzulegen. Die Vergabestelle behält sich vor, dem Angebot nicht beigefügte Nachweise und Erklärungen beim Bieter nachzufordern.
Angebote, die nicht die geforderten oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, werden gemäß § 42 UVgO von der Wertung ausgeschlossen.
7. Wertung und Zuschlag
Der Zuschlag erfolgt pro Los auf das nach abschließender Wertung preisgünstigste Angebot in Bezug auf den Gesamtpreis.
Dieser ergibt sich, indem anhand der Angebotspreise je 10.000 Exemplare (bei den Losen 1 und 2) bzw. je 1.000 Exemplare (bei Los 3) der Preis für die geplante Anzahl der jeweiligen Druckerzeugnisse (siehe Anlage 2 „Leistungsbeschreibung und Preisblankett“ jeweils unter „Menge“) errechnet wird.
Die Ergebnisse werden pro Los addiert.
Eingeräumte Skonti werden bei der Wertung zur Zuschlagserteilung nicht berücksichtigt.
Einzelheiten hierzu sind der Anlage 2 (Leistungsbeschreibung und Preisblankett) zu entnehmen.
Sofern mehrere preislich gleiche Angebote vorliegen sollten, wird der Zuschlag im Rahmen einer Auslosung erteilt.
8. Datenschutz und elektronische Übermittlung
Die Bereitstellung der Daten durch den Auftraggeber erfolgt nach Maßgabe des o. g. Auftrags. Die elektronische Datenübermittlung der verarbeiteten Daten erfolgt über den vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Service.
Dieser ist auf einem zentralen Webserver installiert und kann somit von dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber aufgerufen werden. Voraussetzung ist ein Internetzugang und ein gängiger Internetbrowser. Die Kommunikation läuft verschlüsselt. Zusätzlich werden die Daten in einem Zip-Format verschlüsselt. Für die Anmeldung müssen Javascript und Cookies im Browser aktiviert sein.
Einzelheiten zur Datenübertragung sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Nähere Angaben hierzu und zum Datenschutz sind in den anliegenden Datenschutzbestimmungen enthalten.
8.1. Subunternehmer
Sämtliche durch den Auftragnehmer zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen herangezogenen oder beauftragten Subunternehmer sind dem Auftraggeber bekanntzugeben. Die Subunternehmer sind in gleicher Weise zur Wahrung des Datenschutzes zu verpflichten. Dies gilt in gleicher Weise für alle evtl. durch den Subunternehmer beauftragte Dritte.
8.2. Datenschutzhinweise
Die beiliegenden Datenschutzhinweise für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einem Vergabeverfahren gelten unmittelbar für das Vergabeverfahren.
8.3. Bestimmungen des Datenschutzes
Soweit der Auftragnehmer im Rahmen der Vertragsdurchführung personenbezogene Daten erhält oder in Ausführung seiner vertragskonformen Tätigkeit erhebt, ist er verpflichtet, die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Datenschutzgesetzes NRW zu beachten und insbesondere das Datengeheimnis zu bewahren. Für diese Verpflichtung gibt es keine zeitliche Beschränkung.
Insbesondere sind entsprechend Art. 28 (1.) DSGVO hinreichend Garantien dafür zu bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.
Außerdem hat der Auftragnehmer gemäß Art. 32 (1) DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
09. Vertragsunterlagen
Zu den Vertragsunterlagen gehören:
Anlage 1 Information über die zu vergebende Leistung
Anlage 2 Leistungsbeschreibung und Preisblankett
Anlage 3 Erklärung Erbringungsort
Anlage 3a MV Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten Los 1+3
Anlage 3b MV Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten Los 2
Anlage 4 Checkliste Datenschutz Ausfüllhinweise
Anlage 4a Checkliste Datenschutz Los 1
Anlage 4b Checkliste Datenschutz Los 2
Anlage 4c Checkliste Datenschutz Los 3
Anlage 5 Vertrag Auftragsverarbeitung
Anlage 6 Erklärung Umsatz_Referenzen
sowie die als Anlagen beigefügten Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Köln für die Ausführung von Leistungen, die Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Köln zur Kontrolle der Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentlohnung sowie Mindestarbeitsbedingungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen, die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen und die Bewerbungsbedingungen der Stadt Köln. Die VOL/B kann auf der folgenden Internetseite der Stadt Köln nachgelesen werden:
http://www.stadt-koeln.de/wirtschaft/ausschreibungsservice/
Sie werden Bestandteil des Vertrages.
Bitte beachten Sie, dass Änderungen oder Zusätze in den Vergabeunterlagen unzulässig sind. Ebenso dürfen keine Allgemeinen Geschäfts- oder Vertragsbedingungen des Bieters verwendet werden. In beiden Fällen erfolgt der Ausschluss des Angebotes wegen Änderung der Vertragsunterlagen. Sämtliche Eintragungen sind deutlich lesbar und in den dafür vorgesehenen Feldern zu machen.
Soweit im Leistungsverzeichnis auf deutsche Normen Bezug genommen wird, sind auch Angebote zugelassen, die sich auf Normen beziehen, von denen in einem Mitgliedsstaat der EU anerkannt ist, dass sie gleichwertige Garantien für Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit bieten.
Enthalten die übersandten Unterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat er dem Auftraggeber (= Ansprechpartner bei der Vergabestelle) unverzüglich schriftlich hierauf hinzuweisen. Der Auftraggeber wird die Beantwortung gegenüber allen Bietern unverzüglich schriftlich vornehmen.