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Beiblatt allg. Info zur eVergabe-Verfahren für Bieter
Häufige Fehler bei der Teilnahme an einem Vergabeverfahren
Im Folgenden werden häufige Fehler aufgezeigt, die einem Bieter bei der Teilnahme an einem Vergabeverfahren unterlaufen können. Solche Fehler können schlimmstenfalls zum Ausschluss eines wirtschaftlichen Angebots aus rein formalen Gründen führen. Bitte achten Sie daher bei der Angebotserstellung darauf, diese Fehler zu vermeiden.
I. Die Angebotsfrist wird nicht beachtet: Ihr Angebot muss unbedingt vor Ablauf der Angebotsfrist über das Bietertool der e-Vergabeplattform hochgeladen worden sein, da es ansonsten ausgeschlossen werden muss.
II. Technische Probleme mit oder Fragen zu der Vergabeplattform: Bei technischen Problemen mit oder Fragen zu der Vergabeplattform www.tender24.de wenden Sie sich bitte an den dortigen Support. Telefon:+49 (0)711 666 01 476 E-Mail: bieter@staatsanzeiger.de
Sollten insbesondere Probleme beim (fristgemäßen) Upload von Unterlagen (insbesondere Angeboten) entstehen, wählen Sie bitte nicht alternative Wege der Übermittlung, z.B. per E-Mail, sondern wenden sich bitte rechtzeitig vor Fristablauf an den o. g. Support zwecks Lösung des Problems.
Hinweise: Ist das Hochladen von Dokumenten über die Vergabeplattform nicht möglich, liegt dies meist an der bietereigenen Firewall. Wir empfehlen, rechtzeitig probeweise Dokumente hochzuladen; diese können problemlos wieder zurückgezogen werden. Bei Problemen stimmen Sie sich bitte über die Rechteadministration mit Ihrer IT-Abteilung ab. Erfahrungsgemäß ist das Hochladen von einem Rechner außerhalb des Firmennetzwerks problemlos möglich.
III. Fehlende Erklärung der Person bei elektronischen Angeboten: Bei der Abgabe elektronischer Angebote ist darauf zu achten, dass eine lesbare Erklärung abzugeben ist, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Die Vergabestelle behält sich bei Fehlen dieser Erklärung eine Nachforderung vor, allerdings kann der Bieter nicht auf eine Nachforderung vertrauen.
IV. Unterlagen fehlen: Ihr Angebot muss vollständig sein.
Die Vergabestelle kann zwar unter Fristsetzung bestimmte Unterlagen nachfordern, der Bieter hat jedoch keine Garantie, dass dies erfolgt. Zudem sind Fristen für die Nachlieferungen regelmäßig knapp bemessen.
Erstellt: V41/V420 03.04.2019 Version: 1.0 Seite 1 von 2
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V. Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen: Änderungen oder Ergänzungen, die der Bieter an den Vergabeunterlagen durchführt, müssen zum Ausschluss des Angebots führen. Besonders häufig treten Änderungen in den folgenden Formen in Erscheinung:
- Zusätze auf Angebotsschreiben wie „Das Angebot ist freibleibend“ oder eigene Standardzahlungsbedingungen werden formuliert.
- Ergänzungen auf den Vergabeunterlagen (soweit nicht ausdrücklich gestattet) (oft mittels * gekennzeichnet) mit Einschränkungen oder Erweiterungen zu einer bestimmten Position.
- Separat beigelegte Beschreibungen widersprechen den Anforderungen der Vergabeunterlagen.
- Eigene AGB oder Vertragsbedingungen werden den Angeboten zugrunde gelegt, die den Vergabeunterlagen widersprechen.
VI. Fragen zu den Vergabeunterlagen: Erkennt der Bieter Unstimmigkeiten oder Unvollständigkeiten in den Vergabeunterlagen, so hat er dies unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist mitzuteilen. Auf diese Weise hat die Vergabestelle die Möglichkeit, aufgrund berechtigter Hinweise ggf. die Vergabeunterlagen so rechtzeitig anzupassen, dass die Sechs-Tagesfrist nach § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV gewahrt werden kann.
VII. Fehlende Preisangaben: Ihr Angebot muss alle geforderten Preisangaben in den entsprechenden Unterlagen enthalten. Eine Nachforderung von Preisangaben ist nur bei unwesentlichen Einzelpositionen möglich, die insgesamt die Wertungsreihenfolge nicht verändern. Die Preisangaben müssen zudem leserlich sein!
VIII. Kalkulationsfehler: Bspw. bei Nichtbeachtung von Kalkulationsvorgaben in der Ausschreibung.
Um Fehler zu vermeiden, halten Sie sich bitte an diese Vergabeunterlagen. Um Ihren und den Aufwand der Vergabestelle möglichst gering zu halten, reichen Sie bitte keine anderen bzw. weitergehenden Unterlagen ein; diese sind ggf. nur nach Aufforderung durch die Vergabestelle beizubringen.
Erstellt: V41/V420 03.04.2019 Version: 1.0 Seite 2 von 2