[Seite 1]
Bewerbungsbedingungen – LOS 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 1 / 19 VERGABENUMMER DATUM VL-260104 30.09.2026
Bewerbungsbedingungen
VL-260104 - Herstellung, Lagerung und
Lieferung von Spielscheinen
LOS 1
Standardspielscheine
[Seite 2]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen SEITE LOS 1 2 / 19 Standardspielscheine DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Inhaltsverzeichnis
Allgemein ................................................................................................................... 4
Grundlagen der Ausschreibung ........................................................................ 4
1.1 LOTTO Hamburg GmbH ...................................................................................... 4 1.2 Auftragsgegenstand ............................................................................................. 4
Hinweise zur Ausschreibung ............................................................................. 5
2.1 Allgemeines ......................................................................................................... 5 2.2 Vertraulichkeit/ Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse........................................... 5 2.3 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen .......................................................... 6 2.4 Bietergemeinschaft .............................................................................................. 6 2.5 Nachunternehmereinsatz und Eignungsleihe ....................................................... 7 2.5.1 Nachunternehmer ohne Eignungsleihe ..................................................... 7 2.5.2 Eignungsleihe ........................................................................................... 8 2.6 Nebenangebote ................................................................................................... 8 2.7 Hinweise zu den Erklärungen und Nachweisen .................................................... 8 2.8 Aufwandsentschädigung ...................................................................................... 9 2.9 Ersatzbeauftragung nach Zuschlagserteilung....................................................... 9
Verfahrensdurchführung .................................................................................... 9
3.1 Vergabeart ........................................................................................................... 9 3.2 Hinweise zur Kommunikation im Vergabeverfahren ............................................. 9 3.3 Allgemeine Hinweise zur Einreichung von Unterlagen ....................................... 10 3.3.1 Verwendung der Dokumente .................................................................. 10 3.3.2 Elektronische Angebotsabgabe .............................................................. 10 3.3.3 Textform gemäß § 126b BGB ................................................................. 11 3.3.4 Sprache .................................................................................................. 11 3.3.5 Anzeige von Bedenken zur Ausführung/Bieterfragen ............................. 11
[Seite 3]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen SEITE LOS 1 3 / 19 Standardspielscheine DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.3.6 Verarbeitung personenbezogener Daten ................................................ 12 3.4 Änderung, Berichtigung, Rücknahme von Angeboten ........................................ 12 3.5 Eignung .............................................................................................................. 13 3.5.1 Eignung von Bietergemeinschaften ........................................................ 13 3.5.2 Eignung von Nachunternehmern mit und ohne Eignungsleihe ................ 13 3.5.3 Eignungsprüfung .................................................................................... 13 3.5.4 Angebotsabgabe .................................................................................... 14 3.5.5 Bieterfragen ............................................................................................ 15 3.6 Angebotswertung ............................................................................................... 16 3.7 Zuständige Vergabekammer .............................................................................. 17 3.8 Geltendmachung von Vergabeverstößen ........................................................... 17 3.9 Struktur der Vergabeunterlagen ......................................................................... 18 3.10 Vorläufiger Zeitplan ............................................................................................ 19
[Seite 4]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 4 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Allgemein
In sämtlichen Dokumenten der Vergabeunterlagen wird aus Gründen der besseren Lesbar- keit bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätz- lich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform beinhaltet keine Wertung und impliziert auch keine Benachteiligung der jeweils anderen Geschlechter, sondern ist als geschlechts- neutral zu verstehen.
Grundlagen der Ausschreibung
1.1 LOTTO Hamburg GmbH
Die LOTTO Hamburg GmbH ist ein 100%-iges Beteiligungsunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Sie veranstaltet in deren Auftrag die Staatslotterien und führt diese durch.
Ausschreibende Stelle und Vertragspartner ist die
LOTTO Hamburg GmbH
Überseering 4
22297 Hamburg
Weitere Informationen zur LOTTO Hamburg GmbH finden sich unter www.lotto-hh.de.
1.2 Auftragsgegenstand
Vertragsgegenstand ist die Vergabe von Leistungen zur Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen.
Alle Hamburger LOTTO-Annahmestellen müssen mit Standardspielscheinen ausgestattet werden, um eine Teilnahme der zum Glücksspiel entschlossenen Spielteilnehmer an den Lotterien und Wetten zu ermöglichen. Dafür sind vom Auftragnehmer Standardspielscheine herzustellen, zu lagern und an die LOTTO Hamburg GmbH bzw. an die von der LOTTO Hamburg GmbH benannten Adressen zu liefern.
Die Rahmenvereinbarung beginnt am 18.11.2026 und hat eine Laufzeit von 1 Jahr. Sie ver- längert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht 3 Monate vor Ablauf des jeweiligen
[Seite 5]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 5 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Vertragsjahres gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Die Rahmen- vereinbarung endet somit spätestens am 17.11.2030, ohne dass sie einer Kündigungserklä- rung bedarf.
Die Einzelheiten des Auftrages ergeben sich aus den weiteren Vergabeunterlagen, insbe- sondere aus dem Dokument „Leistungsbeschreibung – LOS 1“.
Hinweise zur Ausschreibung
2.1 Allgemeines
Die LOTTO Hamburg GmbH weist darauf hin, dass der Bieter die Vollständigkeit der Verga- beunterlagen nach Erhalt zu prüfen hat. Werden vom Bieter inhaltliche Unstimmigkeiten oder Unklarheiten, die die Preisermittlung beeinflussen, festgestellt, so hat er sich unverzüglich an die LOTTO Hamburg GmbH zu wenden, siehe Ziffer 3.3.5 der Bewerbungsbedingungen.
2.2 Vertraulichkeit/ Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse
Alle Unterlagen der Ausschreibung sind darüber hinaus vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugs- weise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der LOTTO Hamburg GmbH nicht statthaft.
Gleiches gilt für die Weitergabe an Nachunternehmer oder Dritte. Davon zu unterscheiden ist die Weitergabe vertraulicher Informationen. Diese ist nur zulässig, wenn die Nachunter- nehmer oder Dritte eine der Vertraulichkeitserklärung gleichlautende Erklärung abgegeben haben (siehe Dokumente „Vertraulichkeitserklärung – LOS 1“ bzw. „Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“).
Alle Informationen, insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Absichten, Erfahrun- gen, Erkenntnisse oder Konstruktionen, die der Bieter im Rahmen der Teilnahme am Verga- beverfahren erhält und die ihm während der vertraglich vereinbarten Zusammenarbeit zu- gänglich gemacht werden, darf er nur zum Zwecke der Beteiligung am Wettbewerb sowie gegebenenfalls zur Leistungserbringung verwenden. Während der Dauer des Vergabever- fahrens, der Laufzeit des Vertrags und über das Ende der Zusammenarbeit hinaus hat er diese Informationen vertraulich zu behandeln und darf sie Dritten nicht zugänglich machen.
Bei Verzicht auf eine Angebotsabgabe sind alle Vergabeunterlagen zu vernichten und zu löschen.
Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkun- gen (GWB) besteht für die Bieter die Möglichkeit, in den Angebotsunterlagen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen. Der Bieter trägt die Verantwor- tung für die konkrete Kennzeichnung seiner Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.
[Seite 6]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 6 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
2.3 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämp- fung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
2.4 Bietergemeinschaft
Bietergemeinschaften sind zugelassen und werden wie Einzelbieter behandelt, § 43 Abs. 2 VgV. Sofern Bietergemeinschaften nicht ausdrücklich in den Vergabeunterlagen benannt werden, sind unter dem Begriff Bieter oder Auftragnehmer auch Bietergemeinschaften zu verstehen.
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot das Dokument „Erklärung der Bietergemein- schaft – LOS 1“ in Textform abzugeben. In der Erklärung sind alle Mitglieder der Bieterge- meinschaft anzugeben und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen sich für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamt- schuldnerischen Haftung verpflichten.
Zudem hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft das Dokument „Erklärung Sanktionspaket 5 EU – LOS 1“ und das Dokument „Vertraulichkeitserklärung – LOS 1“ einzureichen.
Das Dokument „Angebot – LOS 1“ ist vom bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft auszufüllen und unterzeichnet einzureichen. Für die Unterschrift ist die Textform gemäß § 126b BGB ausreichend.
Der bevollmächtigte Vertreter der Bietergemeinschaft, der in der Bietergemeinschaftserklä- rung angegeben ist, ist der alleinige Ansprechpartner für die LOTTO Hamburg GmbH. Soweit nicht vertraglich ausdrücklich anderweitig festgelegt, sind insbesondere alle Rechnungen und Angebote durch den bevollmächtigten Vertreter im Namen der Bietergemeinschaft zu stellen. Aus der Rechnung sowie dem Angebot muss explizit hervorgehen, dass diese im Namen der Bietergemeinschaft gestellt werden. Zahlungen an den bevollmächtigten Vertre- ter haben auch hinsichtlich der übrigen Mitglieder der Bietergemeinschaft schuldbefreiende Wirkung.
Bieter müssen die rechtlichen, insbesondere vergabe- und kartellrechtlichen, Voraussetzun- gen und Bedingungen zur Bildung einer Bietergemeinschaft beachten, prüfen und erfüllen. Jedem Bieter (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) obliegt es selbst, die sachlichen und rechtlichen Voraussetzungen zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu prüfen und einzuhalten.
[Seite 7]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 7 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung bzw. Neubil- dung einer gegründeten Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern bzw. Neubildung) nach Ablauf der Angebotsfrist muss der LOTTO Hamburg GmbH gegen- über unverzüglich angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bieter- gemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach der vergaberechtlichen Rechtsprechung un- zulässig sein und zum Ausschluss von dem Vergabeverfahren führen. Nach Anzeige durch den Bieter behält sich die LOTTO Hamburg GmbH eine entsprechende Prüfung vor.
2.5 Nachunternehmereinsatz und Eignungsleihe
2.5.1 Nachunternehmer ohne Eignungsleihe
Die Bieter können sich auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen beziehen und diese als Nachunternehmer im Rahmen der Leistungserbringung einsetzen. In diesem Fall haben die Bieter die Art und den Umfang dieser Leistungen in ihren Angeboten anzugeben. Die Anga- ben sind im Dokument „Angebot – LOS 1“ an der hierfür vorgesehenen Stelle sowie im Do- kument „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ vorzunehmen.
Die LOTTO Hamburg GmbH wird spätestens vor Zuschlagserteilung auf gesondertes Ver- langen von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, die Nennung der Nachunternehmer und eine Bestätigung der Nachunternehmer, dass die erforderlichen Mittel dem Bieter im Auftragsfalle zur Verfügung stehen, einfordern (§ 36 Abs. 1 Satz 2 VgV). Zu diesem Zweck ist spätestens dann das Dokument „Verpflichtungserklärung der Nachunter- nehmer - LOS 1“ zu verwenden. Dem Bieter bleibt es überlassen, das Dokument „Verpflich- tungserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ bereits mit dem Angebot einzureichen. Ebenso wird die LOTTO Hamburg GmbH vor Zuschlagserteilung auf gesondertes Verlangen von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, die Einreichung des von den Nachunternehmern abgeforderten Dokumentes „Vertraulichkeitserklärung der Nachunter- nehmer – LOS 1“ einfordern. Dem Bieter bleibt es auch hier überlassen, das Dokument „Ver- traulichkeitserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ bereits mit dem Angebot einzureichen.
Zudem wird der Bieter aufgefordert nachzuweisen, dass für den Nachunternehmer keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Dazu wird durch Fordern des Doku- mentes „Erklärung der Nachunternehmer zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB - LOS 1“ vor Zuschlagserteilung geprüft, ob bei den benannten Nachunternehmen Aus- schlussgründe nach § 123 und § 124 GWB vorliegen. Falls ein Ausschlussgrund nach § 123 oder § 124 GWB bezüglich eines Nachunternehmens erfüllt ist und eine Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB nicht nachgewiesen wurde, wird die LOTTO Hamburg GmbH den Austausch dieses Nachunternehmens verlangen. Auch hier bleibt es dem Bieter überlassen, die entsprechenden Dokumente bereits mit dem Angebot einzureichen.
[Seite 8]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 8 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
2.5.2 Eignungsleihe
Wenn ein Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit die Kapazitäten von Nachunterneh- mern im Wege einer Eignungsleihe in Anspruch nimmt (§ 47 VgV), muss er bereits zusam- men mit seinem Angebot folgende Dokumente ausgefüllt und unterzeichnet einreichen:
• Dokument „Angebot – LOS 1“ mit den Namen und der Rechtsform sowie den gesetzlichen Vertretern und den Kontaktdaten der Nachunternehmer. • Dokument „Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ durch die Nachun- ternehmer. • Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe) – LOS 1“ für jedes dieser Unternehmen. • Dokument „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ durch die Nachunter- nehmer.
Der Bieter hat Nachunternehmer, die zur Eignungsleihe herangezogen werden und bei de- nen ein Ausschlussgrund nach § 123 und/oder § 124 GWB vorliegt und eine Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB nicht nachgewiesen wurde oder die das entsprechende Eignungs- kriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der LOTTO Hamburg GmbH gesetzten Frist zu ersetzen.
Der Bieter trägt im Falle der Auftragserteilung die alleinige Verantwortung für die vertragsge- mäße und fachgerechte Ausführung der Leistung.
Soweit Unterschriften von Nachunternehmern gefordert sind, gilt für die Form der Unterschrif- ten ebenfalls die Textform gem. § 126b BGB.
2.6 Nebenangebote
Nebenangebote sind nicht zugelassen.
2.7 Hinweise zu den Erklärungen und Nachweisen
Für den Fall, dass einzelne Antwortfelder in den Vergabeunterlagen für die Angaben des Bieters nicht ausreichen, sind weitere Angaben vom Bieter auf Anlagen, die entsprechend zu kennzeichnen sind, zu machen und mit dem Angebot bis zum Ende der Angebotsfrist bzw. mit den Angebotsunterlagen einzureichen.
Nach § 56 VgV können Erklärungen und Nachweise, die nicht bis zum Ende der Angebotsfrist vorgelegt wurden, nachgefordert werden. Dies liegt jedoch im Ermessen der LOTTO Ham- burg GmbH. Angebote, die die geforderten Angaben bzw. Unterlagen nicht enthalten, werden (ggf. nach erfolgloser Nachforderung) ausgeschlossen.
[Seite 9]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 9 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
2.8 Aufwandsentschädigung
Es wird keine Aufwandsentschädigung für die Erstellung und Abgabe von Angeboten ge- zahlt. Mit der Abgabe des Angebotes verzichtet der Bieter auf die Geltendmachung entstan- dener sowie eventuell entstehender Kosten für die Erstellung des Angebotes und die Betei- ligung am Verfahren.
2.9 Ersatzbeauftragung nach Zuschlagserteilung
Die LOTTO Hamburg GmbH behält sich innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten nach Zuschlagserteilung in Fällen von Leistungsstörungen aufgrund von Pflichtverletzungen durch den Auftragnehmer, die zu einer vorzeitigen Beendigung des Vertragsverhältnisses führen (z. B. bei einer außerordentlichen Kündigung durch die LOTTO Hamburg GmbH aufgrund von Verstößen des Auftragnehmers gegen die Anforderung oder Verpflichtungen nach den §§ 3, 3a, 5 oder 10 HmbVgG) vor, den zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung noch nicht erfüllten Vertragsleistungsinhalt demjenigen Bieter zur Leistungsausführung anzubieten, der in der Wertungsreihenfolge dieses Vergabeverfahrens sich auf dem zweiten Rang befindet (siehe Ziffer 2 des Dokuments „Leistungsbeschreibung – LOS 1“). Die Leistungsausführung erfolgt in diesem Fall dann zu den Bedingungen des Angebots des zweitplatzierten Bieters in diesem Vergabeverfahren, ggf. im Falle zwischenzeitlicher Marktveränderungen preislich nach oben oder unten angepasst, wobei diese Preisanpassung auf Basis der Kalkulations- grundlagen des ursprünglichen Angebotes zu erfolgen hat und ggf. nachzuweisen ist. Eine Verpflichtung zur Auftragsübernahme nach Zuschlagserteilung für den Bieter besteht jedoch nicht.
Verfahrensdurchführung
Im Folgenden wird der Ablauf insbesondere in Bezug auf die Nutzung des elektronischen Vergabeinformationssystems „subreport“ (nachfolgend „subreport“) und den einzureichen- den Unterlagen erläutert:
3.1 Vergabeart
Die Beschaffung erfolgt nach § 119 Abs. 1, 3 GWB in Verbindung mit §§ 14 Abs. 2, 15 VgV im Rahmen eines Offenen Verfahrens (EU-weites Verfahren).
3.2 Hinweise zur Kommunikation im Vergabeverfahren
Die Kommunikation im Vergabeverfahren zwischen der LOTTO Hamburg GmbH und den weiteren verfahrensbeteiligten Bietern erfolgt ausschließlich über subreport.
[Seite 10]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 10 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.3 Allgemeine Hinweise zur Einreichung von Unterlagen
Die Bieter füllen die zur Verfügung gestellten Dokumente entsprechend den Vorgaben aus und reichen diese elektronisch ein. Hierzu ist es erforderlich, dass die Bieter ihr Angebot möglichst als pdf-Dokument über subreport hochladen. Die Dokumente dürfen nicht als An- hang einer Nachricht übermittelt werden, auch die Versendung in Papierform ist nicht vorge- sehen. Dies kann zum Ausschluss des Angebotes von der Wertung gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV führen.
3.3.1 Verwendung der Dokumente
Die von der LOTTO Hamburg GmbH im Rahmen dieses Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Dokumente sind zu verwenden und dürfen nur zur Erstellung eines Angebots für dieses Vergabeverfahren verwendet werden. Sollten im Laufe des Vergabeverfahrens die Vergabeunterlagen durch die LOTTO Hamburg GmbH geändert werden (beispielsweise auf- grund von Bieterfragen), hat der Bieter sicherzustellen, dass er sein Angebot unter Verwen- dung der aktuellsten Version der Dokumente erstellt und einreicht. Die Verwendung veralte- ter Dokumente bzw. von Vorversionen kann zum Ausschluss des Angebots führen.
3.3.2 Elektronische Angebotsabgabe
In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe digitaler Angebote zugelassen. Angebote sind in Textform nach § 126b BGB einzureichen (vgl. § 53 Abs. 1 Satz 1 VgV). Sie müssen nicht mit einer elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) versehen sein.
Die Abgabe von Angeboten in Papierform ist ausgeschlossen. Ebenso ist die Abgabe von Angeboten ausschließlich auf einem Datenträger (z.B. USB-Sticks, CD-ROM), per E-Mail oder Telefax unzulässig.
Das Angebot ist fristgerecht über subreport elektronisch einzureichen. Eine andere Form der Einreichung von Angeboten als die elektronische Abgabe über subreport ist nicht zulässig.
Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die einmalige Registrie- rung auf subreport. Die Registrierung und Teilnahme ist für Unternehmen in der Regel kos- tenlos. Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich.
Nur ordnungsgemäß registrierte am Verfahren teilnehmende Unternehmen werden automa- tisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert. Nicht registrierte Unternehmen müssen von sich aus sicherstel- len, sich über den Stand des Verfahrens und etwaige Änderungen der Vergabeunterlagen unterrichtet zu halten.
[Seite 11]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 11 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Informationen über subreport und die technischen Voraussetzungen für die Registrierung erhalten die Bieter unter www.subreport.de sowie telefonisch unter +49 221 98578-0 oder per E-Mail unter info@subreport.de. Subreport beantwortet über diese Kontaktmöglichkeiten auch technische Fragen zur Bedienung von subreport und stellt einen Herstellersupport zur Verfügung.
Inhaltliche Fragen zum Vergabeverfahren können über diesen Support nicht beantwortet werden und sind ausschließlich über das Nachrichtenmodul von subreport an die LOTTO Hamburg GmbH zu richten.
Für die Angebotserstellung werden die einschlägigen Datenverarbeitungswerkzeuge, Com- puter, Internetverbindung, aktueller Internetbrowser, Drucker & Scanner benötigt. Insbeson- dere sind die auf der Website von subreport beschriebenen technischen Voraussetzungen zu berücksichtigen. Zudem sind die bei subreport eingestellten Bedienungsanleitungen, ins- besondere die technischen Nutzungshinweise für Java und Java Web Start zu beachten.
3.3.3 Textform gemäß § 126b BGB
Bei elektronischer Übermittlung in Textform sind der Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung für den Bieter abgibt, zu benennen. Werden Dokumente mit Unterschrift versehen, genügt auch hier für die Unterschrift die Textform gemäß § 126b BGB, d.h. die Eintragung von Vornamen und Nachnamen der für den Bieter handelnden natürlichen Person oder auch eingescannte Unterschriften sind ausreichend.
3.3.4 Sprache
Die Angebote sind in allen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.
Eventuelle fremdsprachliche Erklärungen oder Nachweise sind mit einfacher (nicht beglau- bigter) deutscher Übersetzung einzureichen, welche maßgeblich ist.
Die Kommunikation mit der LOTTO Hamburg GmbH im Vergabeverfahren sowie in der Leis- tungserbringung hat in Wort und Schrift in deutscher Sprache zu erfolgen.
3.3.5 Anzeige von Bedenken zur Ausführung/Bieterfragen
Der Bieter hat sich vor Angebotsabgabe über alle Einzelheiten der Ausschreibung und der vorgesehenen Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung des Ver- trages maßgebend sind, in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen.
Die Bieter haben die Vergabeunterlagen unmittelbar nach Erhalt auf Vollständigkeit, Lesbar- keit und etwaige Mängel zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Lücken und/oder Mängel, so hat er unverzüglich die LOTTO Ham- burg GmbH vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen bzw. eine entsprechende Bieterfrage
[Seite 12]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 12 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
über das Bietermodul von subreport zu stellen. Die Fragen können bis zu dem in der Auf- tragsbekanntmachung genannten Termin gestellt werden.
Fragen zur Ausschreibung und die darauf erteilten Antworten sowie ggfs. zusätzliche Aus- künfte und Erklärungen werden allen Bietern in anonymisierter Form über subreport mitge- teilt. Die Bieter sind aufgefordert, sich über die in der Auftragsbekanntmachung genannte Adresse von subreport über den Eingang weiterer Antworten der LOTTO Hamburg GmbH auf Bieterfragen zu informieren. Bieter sollten daher im Eigeninteresse vor Finalisierung ihres Angebotes prüfen, ob weitere Antworten auf Bieterfragen eingegangen sind. Nur über sub- report erteilte Antworten sind verbindlich.
Nach Zuschlag durch den Auftragnehmer angesetzte Mehraufwendungen oder Zuschläge aufgrund fehlender oder fehlerhafter Vergabeunterlagen werden seitens der LOTTO Ham- burg GmbH nicht anerkannt.
3.3.6 Verarbeitung personenbezogener Daten
Die von den Bietern angegebenen personenbezogenen Daten werden gemäß Art. 5 EU- Datenschutz-Grundverordnung im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespei- chert. Diese Daten werden zur ordnungsgemäßen Durchführung des Beschaffungsvorgangs und zur Vertragsabwicklung benötigt. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den ge- setzlichen Vorgaben. Die in dem Dokument „Datenschutzhinweise - LOS 1“ zusammenge- fassten Hinweise zum Datenschutz sind zu beachten.
3.4 Änderung, Berichtigung, Rücknahme von Angeboten
Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Angebot berichtigt, geändert oder zurückgezogen werden. Berichtigungen, Änderungen des Angebotes und das Zurückziehen von Angeboten sind bei der LOTTO Hamburg GmbH in der gleichen Weise wie das Angebot über subreport einzureichen.
Das Angebot muss vollständig sein. Das Angebot soll nur die geforderten Angaben, Erklä- rungen und Unterlagen erhalten. Beigefügte Unterlagen, Prospekte u. a. dürfen keine den Vergabeunterlagen widersprechenden Angaben enthalten.
Änderungen an den Vergabeunterlagen (z.B. Angebot, Vertrag) sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebotes führen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein, andernfalls ist das Angebot auszuschließen. Ausdrücklich ausge- schlossen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters, sofern keine abwei- chenden Vereinbarungen in den Vergabeunterlagen getroffen werden.
[Seite 13]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 13 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.5 Eignung
Im Rahmen des Vergabeverfahrens wird die Eignung der Bieter hinsichtlich Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftlicher und finanzieller Leistungsfähigkeit sowie technischer und beruflicher Leistungsfähigkeit überprüft. Dazu sind die in den Dokumenten „Eignungsangaben - LOS 1“ sowie „Erklärung Sanktionspaket 5 EU - LOS 1“ geforderten Angaben zu machen und die dort genannten Nachweise einzureichen.
Sämtliche Angaben der Bieter werden von der LOTTO Hamburg GmbH streng vertraulich behandelt.
3.5.1 Eignung von Bietergemeinschaften
Zur Eignung einer Bietergemeinschaft wird auf die Ausführungen oben unter Ziffer 2.4 der Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Die Eignung einer Bietergemeinschaft muss insgesamt mit dem Angebot nachgewiesen wer- den, d. h. die Erklärungen, Angaben und Belege zur wirtschaftlichen und finanziellen Leis- tungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit müssen nicht zwin- gend von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft erbracht werden. Die Erklärungen und Angaben zur Befähigung und Erlaubnis der Berufsausübung sind von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft zu tätigen.
Bietergemeinschaften haben neben den unter Ziffer 2.4 der Bewerbungsbedingungen ge- nannten Dokumenten das Dokument „Erklärung der Bietergemeinschaft - LOS 1“ ausgefüllt und unterzeichnet mit dem Angebot einzureichen.
3.5.2 Eignung von Nachunternehmern mit und ohne Eignungsleihe
Zur Eignung von Nachunternehmern mit und ohne Eignungsleihe wird auf die Ausführungen oben unter Ziffer 2.5 der Bewerbungsbedingungen verwiesen.
3.5.3 Eignungsprüfung
Bieter, Bietergemeinschaft und Nachunternehmer werden anhand der geforderten Unterla- gen auf ihre Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) gemäß § 122 Abs. 2 GWB i.V.m. §§ 43 bis 47 VgV sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB anhand des vom Bieter bzw. von der Bietergemeinschaft eingereichten Dokumentes „Eignungsangaben - LOS 1“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe anhand des vom Eig- nungsverleiher einzureichenden Dokumentes „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe) - LOS 1“ und „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer - LOS 1“ ge-
[Seite 14]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 14 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
prüft. Bei Nachunternehmern ohne Eignungsleihe wird das Nichtvorliegen von Ausschluss- gründen anhand des eingereichten Dokumentes „Erklärung der Nachunternehmer zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB – LOS 1“ geprüft.
Die LOTTO Hamburg GmbH soll so in die Lage versetzt werden, die Konsequenzen abzu- schätzen, die sich aus der längerfristigen Zusammenarbeit mit dem Bieter bzw. der Bieter- gemeinschaft als Auftragnehmer ergeben. Soweit Änderungen in Bezug auf die im Angebot abgegebenen Erklärungen eintreten, ist der Bieter verpflichtet, die LOTTO Hamburg GmbH darüber zu informieren und den Nachweis seiner bzw. ihrer Eignung gegebenenfalls zu er- gänzen.
Die LOTTO Hamburg GmbH wird die Angebote der Bieter bzw. einer Bietergemeinschaft nach Möglichkeit aus sich heraus auslegen (§§ 133, 157 BGB). Es liegt damit in der Verant- wortung jedes Bieters bzw. einer jeden Bietergemeinschaft, in den Dokumenten des Ange- bots sämtliche erforderlichen Informationen bereitzustellen, ohne dass die LOTTO Hamburg GmbH Informationen vom Bieter von der Bietergemeinschaft nachfordern muss. Dies ist kein Verzicht auf die Nachforderungsmöglichkeit gem. § 56 Abs. 2 Satz 2 VgV.
3.5.3.1 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Zur Prüfung der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung des Bieters/der Bieterge- meinschaft dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben - LOS 1“.
3.5.3.2 Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters/der Bie- tergemeinschaft dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben - LOS 1“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe) - LOS 1“ und „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer - LOS 1“.
3.5.3.3 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters/der Bieterge- meinschaft dienen die Angaben in dem Dokument „Eignungsangaben - LOS 1“ sowie ggf. im Falle einer Eignungsleihe im Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eig- nungsleihe) - LOS 1“ sowie im Dokument „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer - LOS 1“.
3.5.4 Angebotsabgabe
Angebote nebst Anhängen und Anlagen sind bis spätestens
zu der in der Auftragsbekanntmachung genannten Frist
[Seite 15]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 15 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
über subreport unter
https://www.subreport.de/E33314452
einzureichen. Hierzu ist es erforderlich, dass der Bieter sein Angebot über subreport hochlädt und nicht als Anhang einer Nachricht übermittelt. Sollte das Angebot als Anhang einer Nach- richt eingereicht werden, gilt das Angebot als nicht formgerecht eingereicht und wird gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV vom Verfahren ausgeschlossen.
Die von den Bietern/Bietergemeinschaften mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen er- geben sich aus dem Dokument „Liste der einzureichenden Unterlagen – LOS 1“.
Die vom Bieter vorgelegten Unterlagen gehen in das Eigentum der LOTTO Hamburg GmbH über.
Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.
3.5.5 Bieterfragen
Bieterfragen sind bis spätestens zu dem in der Auftragsbekanntmachung genannten Termin über subreport bei der LOTTO Hamburg GmbH einzureichen, um die Antworten spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung zu stellen.
Bieterfragen sind ausschließlich über das Nachrichtenmodul von subreport
https://www.subreport.de/E33314452
zu stellen. Wettbewerbsrelevante Fragen der Bieter und die Auskünfte der LOTTO Hamburg GmbH dazu werden allen Bietern neutralisiert und in anonymisierter Form in Textform im Nachrichtenmodul von subreport
https://www.subreport.de/E33314452
zur Verfügung gestellt, auch wenn sie auf die Anfrage nur eines Unternehmens zurückgehen. Die Antworten der LOTTO Hamburg GmbH auf Bieterfragen sind bei der Erstellung der An- gebote zu beachten und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Nur über subreport er- teilte Antworten sind verbindlich.
Für technische Fragen zur Bedienung von subreport steht der Hersteller wie folgt zur Verfü- gung:
[Seite 16]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 16 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
Telefon: +49 221 98578-0 E-Mail: info@subreport.de
Inhaltliche Fragen zum Vergabeverfahren können über diesen Support nicht beantwortet werden und sind ausschließlich über das Nachrichtenmodul von subreport an die LOTTO Hamburg GmbH zu richten (siehe hierzu auch Ziffern 3.3.2 und 3.3.5 der Bewerbungsbedin- gungen oben).
3.6 Angebotswertung
Der Gesamtangebotspreis wird über das „Preisblatt - LOS 1 (ANLAGE 1 zur Leistungsbe- schreibung LOS 1)“ ermittelt.
Die Preisangaben sind in den entsprechenden gelb und weiß markierten Positionen in dem Dokument „Preisblatt - LOS 1 (ANLAGE 1 zur Leistungsbeschreibung LOS 1)“ vom Bieter einzutragen, wobei für die Ermittlung des Gesamtangebotspreises nur die Preise in den gelb markierten Positionen herangezogen werden. Die weiß markierten Positionen stellen Optio- nen dar, die nur im Ausnahmefall herangezogen werden sollen, wenn beispielsweise von einer geschätzten Auflagengröße und Menge (gelb markiert) abgewichen werden soll, d. h. anstatt einer eigentlich vorgesehenen Auflagengröße eine andere Auflagengröße (weiß mar- kiert) beauftragt werden soll.
Der Gesamtangebotspreis ist der Gesamtpreis brutto des Angebotes, der sich aus dem Ge- samtpreis netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer errechnet. Der Gesamtpreis netto ergibt sich aus der Addition aller Gesamtpreise in netto (Gesamtpreise über die gesamte Vertrags- laufzeit von 4 Jahren) aller gelb markierten Preispositionen. Die Gesamtpreise über die Ver- tragslaufzeit von 4 Jahren in netto pro Preisposition ergeben sich aus den jeweiligen Einzel- preisen in netto multipliziert mit den in der Spalte „geschätzte Menge der abgerufenen Auf- lagengröße während der gesamten Vertragslaufzeit von 4 Jahren“ bzw. „geschätzte Menge der abgerufenen Stunden bzw. Testspielscheine während der gesamten Vertragslaufzeit von 4 Jahren“ festgelegten Mengenangaben. Ebenso wird der Gesamtpreis für die Abholung der Restspielscheine hinzugerechnet.
Die von der LOTTO Hamburg GmbH ausschließlich zum Zwecke der Wertung angenomme- nen geschätzten Mengen für die im Angebot vorgesehenen Leistungen können dem Doku- ment „Preisblatt - LOS 1 (ANLAGE 1 zur Leistungsbeschreibung LOS 1“) entnommen wer- den. Diese sind farblich gelb markiert.
[Seite 17]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 17 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.7 Zuständige Vergabekammer
Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, sind innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Zuständige Vergabekammer ist die:
Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg Gänsemarkt 36 20354 Hamburg Telefon: (040) 4 28 23 - 16 90 E-Mail: vergabekammer@fb.hamburg.de
Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevor- schriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
Zu beachten ist § 160 Abs. 3 S. 1 GWB.
Unter Bezugnahme auf § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Antrag unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einrei- chen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewer- bung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden.
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der LOTTO Hamburg GmbH gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der LOTTO Hamburg GmbH, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
3.8 Geltendmachung von Vergabeverstößen
Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfah- ren vortragen, sind über subreport an die LOTTO Hamburg GmbH einzureichen. Auf § 160 Abs. 3 GWB sowie auf die Unzulässigkeit eines Nachprüfungsantrages nach Ablauf der Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB (15 Tage nach Eingang des Nichtabhilfebescheids auf eine Rüge) wird hingewiesen.
[Seite 18]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 18 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.9 Struktur der Vergabeunterlagen
Die von den Bietern/Bietergemeinschaften mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen er- geben sich aus dem Dokument „Liste der einzureichenden Unterlagen – LOS 1“.
Im Übrigen setzen sich die Vergabeunterlagen aus folgenden Dokumenten zusammen, die den Bietern zur Verfügung gestellt werden:
• Dokument „Bewerbungsbedingungen – LOS 1“ • Dokument „Datenschutzhinweise – LOS 1“ • Dokument „Leistungsbeschreibung – LOS 1“ • Dokument „Liste der einzureichenden Unterlagen – LOS 1“ • Dokument „Angebot – LOS 1“ • Dokument „Eignungsangaben – LOS 1“ • Dokument „Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU – LOS 1“ • Dokument „Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Ham- burgisches Vergabegesetz – LOS 1“ • Dokument „Vertraulichkeitserklärung – LOS 1“ • ggf. Dokument „Vertraulichkeitserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ • ggf. Dokument „Eignungsangaben der Nachunternehmer (Eignungsleihe) – LOS 1“ • ggf. Dokument „Erklärung der Nachunternehmer zu den Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB – LOS 1“ • ggf. Dokument „Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer – LOS 1“ • ggf. Dokument „Erklärung der Bietergemeinschaft – LOS 1“ • Dokument “ Preisblatt - LOS 1 (ANLAGE 1 zur Leistungsbeschreibung LOS 1“ • Dokument „Dateien der jeweiligen Spielscheine mit dem derzeit verwendeten Design (ANLAGE 2 zur Leistungsbeschreibung LOS 1)“ • Dokument „Anforderungen des Terminalherstellers (ANLAGE 3 zur Leistungsbeschreibung LOS 1)“ • Dokument „Zeichnungen des Zentralsystemlieferanten (ANLAGE 4 zur Leistungsbeschrei- bung)“ • Dokument „Anleitung zur Prüfung der Spiel- und Wettscheine mit den entsprechenden Quit- tungen (ANLAGE 5 zur Leistungsbeschreibung LOS 1)“ • Dokument „Einkaufspreis für das nach der Leistungsbeschreibung zu verwendende Papier sowie die kalkulatorische Auswirkung auf die vereinbarten Preise (ANLAGE 6 zur Leis- tungsbeschreibung LOS 1)“
[Seite 19]
Bewerbungsbedingungen – Los 1
VORHABEN Herstellung, Lagerung und Lieferung von Spielscheinen
LOS 1 SEITE Standardspielscheine 19 / 19
DATUM VERGABENUMMER 30.09.2026 VL-260104
3.10 Vorläufiger Zeitplan
Einreichung von Bieterfragen spätestens bis: 21.10.2026, 10:00 Uhr
Angebotsfrist: 30.10.2026, 10:00 Uhr
Auswertung der Angebote bis: 06.11.2026
Versand der Vorinformation (§ 134 GWB) 06.11.2026
Zuschlag: 18.11.2026