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Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung -VOB- SAP PL1/120

Dieses Dokument enthält wichtige Hinweise für Rechnungssteller des Staatlichen

Hochbauamts Ulm oder der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben und dient als

Vorlage und Orientierung bei der Erstellung und Befüllung von E-Rechnungen konform

zum Standard XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRechnung).

Achtung: Das E-Rechnungsverfahren ersetzt jeglichen anderweitigen

Rechnungsversand per Email an beteiligte Planungsbüros und Mitarbeiter des

Bauamtes und gewährleistet somit die schnellstmögliche Anweisung Ihrer Forderung.

Die elektronische Rechnungsstellung an Behörden der Landesverwaltung Baden-

Württemberg ist seit dem 01. Januar 2025 verpflichtend. Ausnahmen hierzu regeln die

jeweils für den Bund oder die Bundesländer geltenden E-Rechnungsverordnungen.

Als Ihr Auftraggeber informieren wir Sie, sollte ein Auftragsgegenstand bzw. aus

Geheimhaltungsgründen nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen.

Rechnungsinhalte: Angaben des Rechnungsempfängers

Nachfolgend finden Sie Angaben darüber, an welcher Stelle in der E-Rechnung

bestimmte Informationen angegeben werden müssen. Wir bitten dies bei der

Rechnungsstellung an das Staatliche Hochbauamt Ulm oder der Bundesanstalt für

Immobilienaufgaben zu berücksichtigen.

Angaben zum Rechnungseingang

Rechnungen sind über die Plattform Zentraler Rechnungseingang Baden-Württemberg einzureichen „https://www.service-bw.de/erechnung“. Die Nutzungsbedingungen, Angaben zu Übertragungswegen, Anhängen finden Sie ebenfalls auf der genannten Seite der Plattform. Alternativ sind Rechnungen per E-Mail an den Zentralen Rechnungseingang Baden- Württemberg zu senden „rechnung@service-bw.bwl.de“. Es ist keine Registrierung notwendig. Schicken Sie pro E-Mail nur eine Rechnung im zugelassenen Format ohne weiteren Nachrichteninhalt oder weitere Anhänge. Die Nutzungsbedingungen, Angaben zu Übertragungswegen, Anhängen finden Sie ebenfalls auf der genannten Seite der Plattform.

Angaben zum Rechnungsformat

Die aktuell zulässigen Formate der elektronischen Rechnung entnehmen Sie der Webseite vom Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg einzureichen „https://www.service-bw.de/erechnung“.

Grüner Hof 2 Homepage: bundesbau-bw.de Seite 1 von 5 89073 Ulm Serviceportal: service-bw.de E-Mail: poststelle.hbaul@vbv.bwl.de Datenschutz: bundesbau-bw.de/datenschutz Telefon: +49 731 27011-0

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Zentrale Rechnungsdaten – Rechnungssteller

Angabe	Datenfeld	Hinweise für Rechnungssteller
Rechnungsart	BT-3	Pflichtangabe Zusätzlich zu den allgemeinen Rechnungsarten sind bauspezifische Rechnungsarten festgelegt. Für die Abrechnung von Bauleistungen müssen gemäß §§ 14 und 16 VOB/B folgende Rechnungstypen verwendet werden. TypeCode: 875 – Abschlagsrechnung (Bauleistung) TypeCode: 876 – Teilschlussrechnung (Bauleistung) TypeCode: 877 – Schlussrechnung (Bauleistung) Weitere Informationen finden Sie in der FAQ der KoSIT „Fragen zu elektronischer Rechnungsstellung im Bauwesen“ FAQ zum Thema Baurechnung
Zahlungsbedingungen	BT-20	Optionale Angabe Benennen Sie hier gegenüber dem Staatlichen Hochbauamt Ulm oder der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben die Zahlungsbedingungen in Textform (einschließlich Beschreibung möglicher Skonto- und Verzugsbedingungen) lt. VOB.
Rechnungsvermerk	BT-22	Optionale Angabe Rechnungserklärende Bemerkungen
Abrechnungszeitraum (von)	BT-73	Pflichtangabe Startdatum des Abrechnungszeitraums
Abrechnungszeitraum (bis)	BT-74	Pflichtangabe Enddatum des Abrechnungszeitraums

Weitere Angaben des Rechnungsstellers

Kontaktstelle	BT-41	Pflichtangabe Benennen Sie hier Ihre Kontaktstelle für Rückfragen durch den Rechnungsempfänger Staatliches Hochbauamt Ulm oder der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben.
Telefonnummer	BT-42
E-Mail-Adresse	BT-43
Kennung des Rechnungsgegenstandes auf Positionsebene	BT-128	Optionale Angabe Benennen Sie hier bei Bedarf Ihre Kennung (Abo Nummer, Rufnummer, Zählernummer) für eine Rechnungsposition.

Grüner Hof 2 Homepage: bundesbau-bw.de 89073 Ulm Serviceportal: service-bw.de E-Mail: poststelle.hbaul@vbv.bwl.de Datenschutz: bundesbau-bw.de/datenschutz Telefon: +49 731 27011-0 2

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Auftragsreferenz	BT-14	Optionale Angabe Benennen Sie hier Ihre Kennung für die Zuordnung der Rechnung zum Auftrag.
IBAN	BT-84	Pflichtangabe Geben Sie hier die Kennung Ihres Kontos an, auf das die Zahlung durch das Staatliche Hochbauamt Ulm oder der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben erfolgen soll. Wenn ein Kontoinhaber (BT-85) angegeben wird, muss dieses Datenfeld mitangegeben werden.
Kennung der Rechnungsposition	BT-126	Pflichtangabe Ohne eindeutige Kennung je Rechnungsposition kann die Rechnung nicht übermittelt werden.


Projektnummer	SAP-CO-Nummer	BT-11	Pflichtangabe Für Projekte existiert ein SAP CO Innenauftrag (CO-IA). Ist immer 12-stellig und beginnt immer mit 5490xxxxxxxx.
Vertragsnummer	Auftragsnummer	BT-12	Pflichtangabe Vergabenummer aus der Vergabedatenbank (z.B. 25-21123).
Bestellreferenz	Mittelbindungsnummer bzw. BHSB-Auftragsnummer bzw. MB-Nr. (vergl. Formblatt 338 / 340 / 523, Auftragsschreiben)	BT-13	Pflichtangabe BHSB Mittelbindungsnummer
Ausschreibungs- referenz	PSP-Element (vergl. Formblatt 338 / 340 / 523, Auftragsschreiben)	BT-17	Pflichtangabe BHSB PSP Element (z.B. B.UL.00011.01).
Buchungsreferenz	Maßnahme / Baumaßnahme (vergl. Formblatt 338 / 340 / 523, Auftragsschreiben)	BT-19	Pflichtangabe Projektbezeichnung im HBA UL.

Grüner Hof 2 Homepage: bundesbau-bw.de 89073 Ulm Serviceportal: service-bw.de E-Mail: poststelle.hbaul@vbv.bwl.de Datenschutz: bundesbau-bw.de/datenschutz Telefon: +49 731 27011-0

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Zentrale Rechnungsdaten – Rechnungsempfänger

Angabe		Inhalt	Datenfeld	Hinweise für Rechnungssteller
	Stammdaten
Rechnungsadresse		Bundesanstalt für Immobilienaufgaben c/o Staatliches Hochbauamt Ulm oder Staatliches Hochbauamt Ulm	BT-44	Pflichtangabe auf jeder Rechnung, abhängig vom Auftraggeber: Aufträge der BIMA (Bundesanstalt für Immobilienaufgaben) oder alle anderen Aufträge
		Grüner Hof 2	BT-50
		Ulm	BT-52
		89073	BT-53
		DE	BT-55
Käuferreferenz		08-A8410-43	BT-10	Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung. Bitte geben Sie die nebenstehende Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an. Diese Leitweg-ID gilt nur für den Bauhaushalt.
Kontaktstelle		Ansprechpartner HBA UL	BT-56	Unsere Kontaktstelle im HBA UL für Ihre Rückfragen für Rechnungen als Auftragnehmer: Abteilung/Referat und oder namentlicher Ansprechpartner. Pflichtangabe Name des Projektleiters/Bestellers im HBA UL.
Telefonnummer der Kontaktstelle		Ansprechpartner HBA UL	BT-57	Optionale Angabe Telefonnummer des Projektleiters/Bestellers im HBA UL.
E-Mailadresse der Kontaktstelle		Poststelle.hbaul@vbv.bwl.de	BT-58	Pflichtangabe Zentrales Postfach des HBA UL verwenden, optional Ansprechpartner in CC.
Lieferantennummer		Kreditorennummer	BT-29	Optionale Angabe BHSB Kreditorennummer: Ist 8-stellig, beginnt mit 4 oder 3.
Umsatzsteuer-ID des Käufers		DE240386446 (BImA) DE364537087 (Andere)	BT-48	Pflichtangabe für Aufträge an Lieferanten/Auftragnehmer mit Sitz im Ausland.
Elektronische Rechnungsadresse		rechnung@service-bw.bwl.de	BT-49	Optionale Angabe u.a. E-Mail-Adresse für den X- Rechnungsversand.