Leistungsbeschreibung
Ausschreibung eines Rahmenvertrags
über Extreme Networks Lösungen
für das Landratsamt Ostalbkreis sowie
die kreiseigenen Schulen
Inhaltsverzeichnis
1 Gegenstand der Ausschreibung 4
1.1 Ausgangssituation 4
1.2 Vertragsgegenstand 4
1.3 Rahmenvereinbarung 4
1.4 Leistungsverzeichnis und kalkulatorische Berechnung 5
1.5 Wertungskriterien 5
2 Allgemeine Leistungsanforderungen 5
2.1 Partner Status 5
2.2 Leistungsanforderungen 5
2.3 Garantie 6
2.4 Gewährleistung 6
2.5 Innovationsklausel 6
2.6 Technologiegleitklausel 6
2.7 Herstellung und Inverkehrbringen der Hardware 6
3 Angebots, Vergabe- und Vertragsbedingungen 7
3.1 Bestellungen 7
3.2 Preis und Rabatte 7
3.3 Abrufberechtigte 7
3.4 Zahlungsbedingungen 7
3.5 Rechnungsadresse 7
4 Lieferung 7
4.1 Art und Umfang der Lieferleistung 8
4.2 Lieferfrist 8
4.3 Lieferort 8
4.4 Anlieferung 8
4.5 Verpackungsmaterial und Entsorgung der Altgeräte 8
5 Serviceleistungen 9
5.1 Herstellergarantie 9
5.2 Beginn und Umfang der Serviceleistungen 9
5.3 Servicevertrag 9
5.4 Anforderungen Serviceleistungen 10
5.5 Preisbildung 10
6 Dienstleistungen 10
6.1 Dienstleistungszeitraum 10
6.2 Dienstleistungsort 11
6.3 Zertifizierung 11
Präambel
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Differenzierung z. B. Mitarbeiter/-innen verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.
Gegenstand der Ausschreibung
Ausgangssituation
Der Geschäftsbereich IT ist für alle Dienststellen in
der Landkreisverwaltung für die IT-Infrastruktur verantwortlich. Ziel ist dabei, die Vernetzung
auf Grundlage aktueller Standards ausfallsicher, aktuell und leistungsfähig zu gestalten und weiter auszubauen. Weiterhin hat die IT den Auftrag alle Dienststellen der Landkreisverwaltung mit einem öffentlichen WLAN auszustatten. Aktuell sind bereits ca. 80 % der Gebäude ausgestattet.
Es soll eine Rahmenvereinbarung zur Neu- und Ersatzbeschaffung von Extreme Netzwerkkomponenten geschlossen werden.
Die in den Leistungsverzeichnis ausgeschriebenen Produkte bzw. Systeme werden herstellerspezifisch ausgeschrieben, da aus technischen, wirtschaftlichen und betrieblichen Gründen die Kompatibilität mit den bereits vorhandenen Anlagen- und Systemstrukturen sicherstellt werden muss.
Sämtliche Komponenten müssen in ein bestehendes, einheitliches Management- und Verwaltungssystem integriert werden können um einen störungsfreien Betrieb, eine zentrale Administration, einheitliche Sicherheits- und Konfigurationsstandards sowie die dauerhafte Wartungs- und Supportfähigkeit gewährleisten zu können.
Vertragsgegenstand
Gegenstand des Rahmenvertrages ist der Kauf und die Lieferung von Hardware (ggf. mit vorinstallierter Betriebssystemsoftware), soweit vereinbart die Wartung/Support der Hardware sowie die soweit vereinbarten Service- und Dienstleistungen.
Rahmenvereinbarung
Die Rahmenvereinbarung für die Extreme Netzwerkkomponenten wird über eine Laufzeit von vier Jahren geschlossen, beginnend am 01.01.2027 und endet am 31.12.2030. Davon ausgenommen sind Leistungen, deren vertragliche Verpflichtung über den 31.12.2030 hinausgehen.
Leistungsverzeichnis und kalkulatorische Berechnung
Im Leistungsverzeichnis sind die Rabattsätze je Produktgruppe für den Kauf sowie für den Herstellerservice (PartnerWorks) anzugeben. Dieser Rabattsatz wird vom Listenpreis des Herstellers abgezogen.
Der Partnerservice ist in Prozent anzugeben und bezieht sich auf den Listenpreis der jeweiligen Komponente.
Die Dienstleistung muss in Euro angegeben werden.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Abnahme bestimmter Mengen.
Die kalkulatorische Berechnung dient lediglich zum Vergleich der Angebotspreise und verpflichtet nicht zu einer Abnahmemenge.
Mindestbestellmengen bzw. Mindestbestellwerte werden nicht vereinbart. Die maximale Abnahmemenge wird im Leistungsverzeichnis je Position angegeben.
Wertungskriterien
Der Zuschlag erfolgt nach Auswertung aller Angebote auf Basis des Preises (= Gesamtsumme) anhand der beigelegten kalkulatorischen Berechnungen.
Allgemeine Leistungsanforderungen
Partner Status
Der Auftragnehmer muss Diamond und MSP Partner von Extreme Networks sein sowie mindestens über den PartnerWorks Status verfügen. Dies ist durch entsprechende Bescheinigungen, Nachweise oder Zertifikate nachzuweisen.
Leistungsanforderungen
Der Auftragnehmer ist nach ISO 27001; ISO20000, ISO9001 zertifiziert.
Das Servicedesk muss sich an ITIL orientieren (mind: Request-Management, Change-Management, Incident-Management, Problem-Management, Release-Management und Servicedesk).
Für die Prüfung der weiteren Kriterien ist die Bietereignung auszufüllen.
Alle aufgeführten Kriterien sind Musskriterien. Bei Nichterfüllen eines Kriteriums wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Garantie
Der Lieferant gibt pro Produktgruppe die Garantie des Herstellers Extreme Networks uneingeschränkt an das Landratsamt Ostalbkreis weiter.
Gewährleistung
Für die im Rahmen dieser Ausschreibung gelieferten Geräte übernimmt der Auftragnehmer ab dem Lieferzeitpunkt die gesetzlich vorgeschriebene Gewährleistung.
Innovationsklausel
Die Innovationsklausel gilt in den Fällen, in denen angebotene Produkte aus unvorhersehbaren Gründen zum Lieferzeitpunkt vom Hersteller nicht mehr hergestellt und auch sonst nicht mehr bezogen werden können. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen neue Technologien auf dem Markt verfügbar sind.
Der Auftragnehmer hat dies auf Anfrage des Auftraggebers nachzuweisen. Der Auftraggeber hat in allen Fällen das alleinige Bestimmungsrecht festzulegen, welche der angebotenen Ersatzartikel geliefert werden. Die Ersatzartikel müssen mindestens den Leistungsmerkmalen des angebotenen Vorgängerproduktes entsprechen.
Technologiegleitklausel
Aufgrund technologischer Weiterentwicklung kann es auch vorkommen, dass der Auftraggeber Hardware benötigt, die einer erweiterten/geänderten Konfiguration entsprechen. Von daher muss der Auftragnehmer flexibel sein die Hardware schnell und umfänglich auch über den vereinbarten Vertragsgegenstand hinaus bereitstellen zu können.
Herstellung und Inverkehrbringen der Hardware
Die im Rahmen dieser Ausschreibung angebotenen Systeme dürfen ausschließlich Neugeräte (Originalherstellerware) sein. Diese müssen für den Vertrieb in der Bundesrepublik Deutschland zugelassen sein und beim Hersteller für Service-Zwecke zur Verwendung in der Bundesrepublik Deutschland registriert sein.
Angebots, Vergabe- und Vertragsbedingungen
Bestellungen
Die IT-Komponenten werden über Einzelabrufe gekauft. Der Abruf erfolgt über ein vordefiniertes Bestellformular oder Onlinebestellportal. Der Bestellprozess wird im Nachgang definiert.
Preis und Rabatte
Der Preis wird unter Berücksichtigung des vertraglich vereinbarten Rabattsatzes auf die jeweils aktuelle EMEA Pricelist in US$ des Herstellers Extreme Networks ermittelt. Die Umrechnung der Preise von $ in € erfolgt am Bestelltag der Einzelaufträge nach dem aktuellen Wechselkurs der Europäischen Zentralbank um 12:00 Uhr.
Abrufberechtigte
Auf Basis der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung ist die Geschäftsbereichsleitung sowie die Kaufmännische IT des Geschäftsbereichs IT des Auftraggebers abrufberechtigt.
Zahlungsbedingungen
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Erfüllung der Leistung. Die Zahlung des Rechnungsbetrages hat binnen 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung zu erfolgen.
Rechnungsadresse
Rechnungen sind an folgende Anschrift zu richten:
Landratsamt Ostalbkreis
GB IT
Stuttgarter Str. 41
73430 Aalen
Lieferung
Art und Umfang der Lieferleistung
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die angebotenen Artikel vollständig und funktionsgerecht in entsprechender Menge zu liefern. Die Kosten der Lieferung übernimmt der Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer verkauft dem Auftraggeber die Hardware zu den Vereinbarungen im Vertrag und verschafft dem Auftraggeber jeweils mit der Lieferung das Eigentum daran.
Lieferfrist
Die Lieferfrist beträgt im Regelfall max. 4 Wochen nach Eingang der Bestellung beim Auftragnehmer. Lieferengpässe die nicht im Verschulden des Auftragnehmers liegen, können die Lieferfrist verlängern. Der Nachweis darüber obliegt dem Auftragnehmer.
Lieferort
Die Lieferleistungen sind an die unten genannten Standorte jeweils zu den vorhandenen Aufzügen in den Gebäuden zu erbringen. Der jeweilige Lieferort wird bei Bestellung mitgeteilt.
Landratsamt Ostalbkreis
GB IT
Gartenstraße 97
73430 Aalen
oder
Landratsamt Ostalbkreis
GB IT
Stuttgarter Str. 41
73430 Aalen
Anlieferung
Der Liefertermin ist mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Lieferungen erfolgen zu den festgelegten Zeiten des Auftraggebers. Diese sind montags bis donnerstags an Arbeitstagen von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr und freitags von 08:00 bis 12:00 Uhr.
Verpackungsmaterial und Entsorgung der Altgeräte
Der Auftragnehmer übernimmt jeweils gemäß den gesetzlichen Vorgaben ohne gesonderte Vergütung die Entsorgung bzw. das Recycling der Verpackungen und auf Wunsch des Auftraggebers, auch der gelieferten Hardware oder Teilen hiervon nach deren jeweiligem Nutzungsende.
Das Verpackungsmaterial ist auf Wunsch vom Auftragnehmer bei Lieferung jedoch spätestens nach Ablauf von fünf Arbeitstagen zurückzunehmen. Die Abholung erfolgt am jeweiligen Lieferstandort.
Die Entsorgung erfolgt gemäß § 15 Verpackungsgesetz (VerpackG).
Für die Entsorgung der Altgeräte gilt das Elektrogesetz (ElektroG).
Serviceleistungen
Für die Erbringung der Serviceleistungen im Rahmen des Partnerservice / PartnerWorks sind nachfolgende beschriebenen Punkte zu erfüllen.
Dabei sind immer die Herstellerservices zu berücksichtigen:
- PartnerWorks AHR NBD
- PartnerWorks Plus AHR NBD
- PartnerWorks Plus TAC
Es ist sowohl vom Hersteller als auch vom Auftragnehmer kein OnSite Service erforderlich.
Herstellergarantie
Es ist die vom Hersteller definierte Garantie an den Auftraggeber uneingeschränkt weiterzugeben. Siehe beigefügtes Dokument „product-warranty-summary-terms-and-conditions“.
Beginn und Umfang der Serviceleistungen
Der Service für die Hardware beginnt unmittelbar mit Vertragsabschluss. Die Leistungen werden unabhängig vom Kauf der Hardware beauftragt, außer in den Fällen, wenn vom Hersteller eine zwingende Serviceabsicherung für diese Komponente erforderlich ist.
Im Preis sind die Serviceleistungen im Rahmen der gesetzlichen Gewährleistungen inbegriffen.
Servicevertrag
Ein Servicevertrag ist für alle notwendigen Komponenten sowie für die bereits vorhandenen Netzwerkkomponenten, sobald diese zur Verlängerung anstehen, anzubieten.
Es ist nur folgendes Servicemodell zu berücksichtigen:
| Servicetagezeit | Wochenarbeitszeit | Reaktionszeit |
| 8 | 5 | 4 |
| Unsere Geschäftszeiten von Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr sollten mindestens von der Servicehotline abgedeckt sein. | Montag bis Freitag |
Anforderungen Serviceleistungen
Der Auftragnehmer stellt eine telefonische Supporthotline und für die nach Vertragsabschluss genannten Mitarbeitern des Auftraggebers einen Zugang zu einem Ticketsystem (Servicedesk). Geforderte Leistungen sind technische Unterstützung im Problem- und Störungsfall sowie ggf. Remotekonfigurationsanpassungen und die Abwicklung der Herstellerservices für die betroffene Komponente.
Die Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen deutsch sprechen.
Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber in einer angemessenen Frist, wenn Komponenten den Status End-of-Service (EoS) erreichen.
Preisbildung
Die Kalkulation des Servicepreises erfolgt prozentual auf Grundlage des Listpreises der Komponente vom Hersteller.
Beispiel:
Switch x440-G2-48P
| Listenpreis | Partnerservice in % | Servicepreis |
| $6.520,00 | 1 % | $65,20 |
Dienstleistungen
Der Stundensatz ist im Leistungsverzeichnis aufzuführen. Die Leistungen erfolgen auf Abruf.
Dienstleistungszeitraum
Dienstleistungen sollen in den üblichen Servicezeiten (Montag bis Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr) durchgeführt werden. Eine Abweichung hiervon Bedarf einer gegenseitigen Absprache.
Dienstleistungsort
Falls die Dienstleistung Vor-Ort stattfindet, wird eine Pauschale für die Anfahrt festgelegt. Diese Anfahrtspauschale gilt für alle Liegenschaften des Ostalbkreises und ist im Leistungsverzeichnis anzugeben.
Zertifizierung
Der Techniker vom Auftragnehmer muss ein Extreme Networks zertifizierter Techniker sein.