Lieferanteninformation eRechnung.pdf

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Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung

LIEFERANTENINFORMATION

Informationen für Lieferanten und Dienstleister über die Regelungen für den

Rechnungs- und Gutschriftenversand (E-KRW) an die Hessische Landesverwaltung.

Ab dem 18. April 2024 müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Hessen ausschließlich E-Rechnungen stellen. Dies ist bereits seit dem 18. April 2020 möglich, wird nun aber zur Pflicht.

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Eine E-Rechnung ist nach dem hessischen E-Government-Gesetz (§ 2 Nr. 2 HEGOVG) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Das Datenformat muss den europäischen und hessischen Standards entsprechen sowie der EN-16931-Norm und der hessischen E-Rechnungs-Verordnung.

Welcher Rechnungsstandard ist anzuwenden?

Für die Übermittlung an das E-Mail-Postfach e-rechnung@ekrw.hessen.de ist grundsätzlich der Standard E-Rechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.

Seit dem 18. April 2024 bieten wir zudem eine Lösung an, die es Ihnen ermöglicht, uns eine Rechnung mit einem Anhang bzw. mehreren großen Anhängen (bis zu 100 MB) zur Verfügung zu stellen. Den Zugangslink finden Sie hier: Direkte Übersendung von Rechnungen (hessen.de)

Der Rechnungssteller darf selbstständig zwischen den Formaten entscheiden.

Eine Rechnung als PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung und ist daher ab dem 18. April 2024 nicht mehr zulässig.

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Wie wird die E-Rechnung übermittelt?

E-Rechnungen können direkt per E-Mail an unser E-Mail-Postfach e-rechnung@ekrw.hessen.de gesendet werden. Dabei dürfen die E-Rechnungen zusammen mit ihren Anlagen eine maximale Dateigröße von 22 MB haben.

Bitte beachten Sie, dass die E-Rechnung den gültigen Standardanforderungen (XML- / aktuelles rechnungskonformes ZUGFeRD-Format) entsprechen muss.

Alternativ bieten wir nun auch die Möglichkeit, E-Rechnungen über unsere neue Upload- Lösung bereitzustellen. Diese Lösung eignet sich besonders für E-Rechnungen mit großen Anhängen (bis zu 100 MB) und ermöglicht eine einfachere und schnellere Übermittlung Ihrer Rechnungen. Um von unserer neuen Upload-Lösung Gebrauch zu machen, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

1. Besuchen Sie die Website Direkte Übersendung von Rechnungen (hessen.de), um sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort anzumelden. Sollten Sie sich bisher nicht registriert haben, wählen Sie die Option „Registrieren“. Bitte beachten Sie, dass wir keine No-Reply-Adressen akzeptieren können, da wir einen Bestätigungslink verschicken.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Upload“ und wählen Sie die entsprechenden Dateien von Ihrem Computer aus. Pro Upload ist nur eine Rechnung zulässig, die im XML-Format vorliegen muss, zusammen mit den dazugehörigen Anhängen. Sollten Sie mehrere Rechnungen haben, laden Sie bitte jede weitere in einem separaten Upload hoch.

3. Die Rechnung an die Hessische Landesverwaltung muss im XRechnungsformat nach

4. wDeurrdche nB. estätigung der Schaltfläche „Ablegen“ werden die Uploads hochgeladen.

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Wichtige Informationen für Rechnungssteller:

Gemäß § 5 E-Rech-V müssen E-Rechnungen neben umsatzsteuerrechtlichen

Rechnungsbestandteilen des §14 UStG zusätzlich mindestens die folgenden Angaben

enthalten:

• Leitweg-ID (BT-10)

• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers o Bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86) o Bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)

• Zahlungsbedingungen (BT-20 und/oder BT-9)

• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)

Zusätzliche Angaben:

• Lieferanten- (BT-29) und Bestellnummer (BT-13), wenn diese mit der Beauftragung

mitgeteilt wurden.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die einer bestimmten Behörde eindeutig zugeordnet werden kann. Sie fungiert als Adresse für E-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift der rechnungsempfangenden Stelle bei herkömmlichen Papierrechnungen.

Die Adressierung der E-Rechnung ist ein integraler Bestandteil des strukturierten Datensatzes. Wichtig dabei ist die Angabe der Leitweg-ID, um sicherzustellen, dass die Rechnung die richtige Empfangsstelle erreicht. Rechnungen werden zurückgewiesen, wenn die E-Rechnung keine gültige Leitweg-ID hat. Die Mitteilung der Leitweg-ID erfolgt von der auftraggebenden Dienststelle.

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Sind Ausnahmen möglich, bei denen keine E-Rechnungen gesendet werden muss?

Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht gilt (§3 (4) E-Rech-V):

• Bar- und Sofortzahlungen, • Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9 E-Rech-V, • Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer, • Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.

Welche Software benötige ich für eine gültige E-Rechnung?

Sie benötigen eine Software, die die Anforderungen zur Rechnungserstellung im E- Rechnungs-Format erfüllt oder ein anderes zugelassenes Format nach § 2 hessischer E- Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V). Vielleicht erfüllt Ihr Rechnungsprogramm diese Anforderungen bereits? Alternativ können Dienstleister die Erstellung und den Versand übernehmen.

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Wann wird die Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet?

Damit eine E-Rechnung erfolgreich über das genannte E-Mail-Postfach oder den Upload an

den bestimmten Rechnungsempfänger weitergeleitet wird, ist folgende Information zwingend

erforderlich:

• Leitweg-ID (BT-10): Diese ID dient zur eindeutigen Identifikation des

Rechnungsempfängers. Nähere Informationen zum Aufbau finden Sie unter

https://verwaltungsportal.hessen.de/sites/default/files/media_documents/0353_

HMdF_Datenblatt_Leitweg-ID_20200318.pdf

Ihr Auftraggeber stellt Ihnen die entsprechende Leitweg-ID zur Verfügung.

Zusätzlich kann Ihnen der Auftraggeber eine Anforderer-E-Mail-Adresse mitteilen.

Tragen Sie diese in das Datenfeld Anforderer-E-Mail-Adresse (BT-58) ein.

Diese Angaben stellen sicher, dass Ihre E-Rechnung den richtigen Ansprechpartner erreicht

und erfolgreich verarbeitet werden kann.

Können Anlagen hinzugefügt werden?

Ja – Anhänge bis insgesamt 22 Megabyte Datenvolumen sind möglich, müssen aber in die XML-Datei der E-Rechnung eingebettet werden. Die E-Rechnung-Erstellungssoftware erlaubt in der Regel, Anlagen wie zum Beispiel „Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)“ in die Rechnung einzubetten (BG-24).

Fügen Sie neben E-Rechnungen keine weiteren Anhänge an das E-Mail-Anschreiben an. Jede E-Mail soll nur eine E-Rechnung als Anhang enthalten.

Seit dem 18. April 2024 bieten wir zudem eine Lösung an, die es Ihnen ermöglicht, uns eine Rechnung mit einem Anhang bzw. mehreren großen Anhängen (bis zu 100 MB) zur Verfügung zu stellen. Besuchen Sie die Website Direkte Übersendung von Rechnungen (hessen.de), um sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort anzumelden.

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Hinweis zu bestehenden und neuen Verträgen:

Alle Verträge, die am 16. April 2020 bestanden haben, bleiben während ihrer Laufzeit unverändert. Die Verordnung zur E-Rechnungspflicht gilt während dieser Zeit nicht für sie. Verträge, die zu diesem Zeitpunkt unbefristet waren, bleiben ebenfalls vorerst unverändert, aber diese Übergangsfrist ist bereits abgelaufen. Folglich sind nur die Verträge, die am 16. April 2020 bestanden und eine Laufzeit haben, von der Verordnung ausgenommen. Alle anderen Verträge unterliegen den Regelungen der Verordnung ab dem 18. April 2024.

Wo gibt es zusätzliche Informationen?

Besuchen Sie das Verwaltungsportal Hessen unter Elektronische Rechnungen im Land

Hessen für weitere Informationen, Gesetztestexte und Downloads im Zusammenhang mit E-

Rechnungen.

An wen können Sie sich bei fachlichen und technischen Fragen wenden?

Für fachliche und technische Fragen kontaktieren Sie bitte direkt die zuständige Auftrag gebende Dienststelle oder Ihren Vertragspartner. Bitte fügen Sie für eine zeitnahe Bearbeitung Screenshots und die Leitweg-ID hinzu.

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