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Design, Marketing und Material für die Fortführung des Projekts

Klimafit Ruhr mit seinen Initiativen Solarmetropole und

Energiesparhaus Ruhr

Inhalt

1. Hintergrund zum Projekt 2

2. Die Projektstruktur 3

2.1. Solarmetropole Ruhr 4

2.2. Energiesparhaus Ruhr 5

2.3. Projektpartner 6

2.4. Projektverlauf 6

3. Bedarf im Rahmen des Vergabeverfahrens 7

3.1. Internetpräsenz 7

3.2. Google Ads 10

3.3. Facebook 10

3.4. Gestaltungs- und Designleistungen 10

3.5. Projektmaterial 10

3.6. Optionale Leistungen 11

4. Bedarf im Falle einer Verlängerung 11

5. Hinweise zur Kostenkalkulation 11

6. Zeitplanung 12

7. Nutzungsrechte 12

8. Auswahlverfahren 13

Auftraggeber:

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1. Hintergrund zum Projekt

Das Projekt Klimafit Ruhr begann im Jahr 2019 im Rahmen des Masterplan Klimaschutz zwischen dem Regionalverband Ruhr (RVR) und dem Handwerk Region Ruhr, bestehend aus den Handwerkskammern Dortmund, Düsseldorf und Münster sowie den neun im Ruhrgebiet zuständigen Kreishandwerkerschaften, als „Ausbau-Initiative Solarmetropole Ruhr“. Mit dem Zusammenschluss wurde eine auf Dauer angelegte Zusammenarbeit geschaffen, um die regionalen und kommunalen Klimaschutzziele zur erreichen. Als erstes Umsetzungsmodul verfolgt die Solarmetropole Ruhr seitdem das Ziel, das große Solarenergiepotenzial der Region auszuschöpfen. Im Ruhrgebiet allein sind über eine Million Dächer für eine Solaranlage geeignet. Keine andere erneuerbare Energiequelle bietet ein höheres Potenzial für die Stromversorgung in der Region. Gestartet wurde in 15 Pilotkommunen mit der Umsetzung von Maßnahmen und Aktionen, um den Ausbau von Photovoltaik durch die Bürger*innen voranzutreiben und die Fachkräfte im lokalen Handwerk zu unterstützen. Zwischen dem Handwerk, den teilnehmenden Kommunen und dem RVR hat sich durch die Zusammenarbeit seitdem ein vertrauensvolles Netzwerk entwickelt, das weit über die thematischen Schwerpunkte in Klimafit Ruhr hinausgeht.

Nach Abschluss der erfolgreichen Pilotphase erfolgte 2022 der erste thematische Rollout der Solarmetropole Ruhr und die Aufnahme neuer Projektpartner in Form von Kommunen, Kreishandwerkerschaften und Kreisverwaltungen. Die Kreisverwaltungen bilden seitdem ein wichtiges Bindeglied zwischen der Umsetzungs- und der Steuerungsebene. Thematisch wurde mit dem „Energiesparhaus Ruhr" eine zweite Umsetzungsinitiative zu den Themen "Gebäudesanierung und Energieeffizienz" entwickelt. Mit dem Energiesparhaus Ruhr wird das Ziel verfolgt sowohl die Sanierungsquote im Bestand zu heben als auch die Energieeffizienz in Gebäuden zu optimieren. Gemeinsam schaffen die Projektpartner Angebote und Maßnahmen für die Bürgerinnen zur Unterstützung ihres Sanierungsvorhabens. Ein Schwerpunkt liegt darin, voneinander zu lernen, Angebote stetig weiterzuentwickeln und lokal in die Umsetzung zu gelangen. So wird die kommunale Wärmeplanung in den Kommunen zukünftig einen besonderen Fokus im Energiesparhaus Ruhr darstellen, um den Bürgerinnen und Handwerksbetrieben eine klare Orientierung für die Wärmewende vor Ort zu bieten.

Beide Initiativen werden seit 2022 unter der Dachmarke Klimafit Ruhr miteinander verknüpft. Die Aufnahme neuer Projektpartner steigt Jahr für Jahr. Mittlerweile zählt die Dachmarke Klimafit Ruhr insgesamt 55 Projektpartner gegliedert in eine Steuerungs- und eine Umsetzungsebene. Die Steuerungsebene bildet sich aus dem RVR und den Handwerkskammern Dortmund, Düsseldorf und Münster. Die Umsetzungsebene wird vertreten durch die teilnehmenden Kommunen und die Kreishandwerkerschaften. Die Kreisverwaltungen sind das Bindeglied zwischen den Kommunen und dem RVR. Auch in Zukunft wird eine stetige Weiterentwicklung des Projekts um weitere Partner, Akteure und Umsetzungsmaßnahmen anvisiert. Perspektivisch streben die Partner an, das Erreichen der Klimaneutralität mit aller Kraft voranzubringen und das lokale Handwerk als Motor der Energiewende zu unterstützen. Ein weiterer Meilenstein dafür bildet die Verabschiedung des Masterplans Handwerk für das Ruhrgebiet in 2025 (Laufzeit bis 2030), in den der Masterplan Klimaschutz zwischen RVR und Handwerk Region Ruhr, integriert wurde.

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2. Die Projektstruktur

Die Dachmarke Klimafit Ruhr ist anders als üblich nicht zu Beginn der Zusammenarbeit zwischen RVR, Kommunen und Handwerk Region Ruhr entstanden. Als erste Umsetzungsinitiative ist 2019 die Solarmetropole Ruhr ins Leben gerufen worden. Diese hat sich aus dem „Regionalen Klimaschutzkonzept zur Erschließung der Erneuerbaren- Energien-Potentiale in der Metropole Ruhr“ ergeben, welches der RVR zusammen mit seinen Kommunen im Jahr 2016 fertig gestellt hat. Dort wurde die Nutzung der Solarenergie auf Dach- und Freiflächen gleichzeitig als größtes Potential für die Stromversorgung herausgestellt. In der Region gibt es gemäß den Einstrahlungsbedingungen über eine Million geeignete Dachflächen für Solarenergie. Für dessen Erschließung wurde die gemeinsame Umsetzungsstrategie „Ausbauinitiative Solarmetropole Ruhr“ entwickelt. Erst 2022 ist die zweite Umsetzungsinitiative Energiesparhaus Ruhr mit dem Themenbereich „Energetische Sanierung / Energieeffizienzmaßnahmen“ hinzugekommen und gleichzeitig mit ihr die Dachmarke Klimafit Ruhr, die beide Initiativen miteinander verbindet. In Abbildung 1 ist die Projektstruktur inklusive Design dargestellt.

Abbildung 1: Design Klimafit Ruhr mit seinen derzeitigen Umsetzungsinitiativen Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr

Die Dachmarke Klimafit Ruhr hat im Vergleich zu seinen Umsetzungsinitiativen keinen eigenen fachlichen Inhalt für Bürger*innen und dient lediglich für Stakeholder, vorrangig der Politik, als Bündelung der Initiativen.

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2.1. Solarmetropole Ruhr

Mit der Umsetzungsinitiative wird das Ziel verfolgt, die Bürger*innen für das Thema Solarenergie zu sensibilisieren und informieren. Gleichzeitig soll das lokale Handwerk bei der Umsetzung unterstützt werden.

Zur Zielerreichung werden durch die Projektpartner verschiedene Maßnahmen zu dem Thema entwickelt und angeboten:

Veranstaltungen für Bürger*innen und Handwerksbetriebe

Eine Auswahl von bisher im Rahmen der Solarmetropole durchgeführten Veranstaltungen:

Kommunale Veranstaltungen: Umwelttage, Informationsveranstaltungen und Vorträge, Beratungsangebote vor Ort und Online, Solarspaziergänge, Open Air Veranstaltungen wie Solarkinos oder solare Streetmusic, u.v.m

Interkommunale/kreisweite Veranstaltungen: Online-Solarstammtische im Klimanetzwerk Emscher-Lippe und im Kreis Wesel

Regionale Veranstaltungen: (Online-) Vorträge mit Kooperationspartnern wie der Verbraucherzentrale NRW, Bundesverband Solarwirtschaft, NRW.Energy4Climate

Förderungen

Mit Förderungen können Kommunen bestimmte Bereiche der Solarenergie fokussieren, im Stadtgebiet bekannt machen und etablieren. Im Projekt greift das Know How unterschiedlicher Partner ineinander. Vom RVR werden die Richtlinien zu Förderungen in Abstimmung mit den Handwerkskammern konzeptioniert und erstellt für die anschließende Umsetzung in den einzelnen Kommunen .

Bereits entwickelte Förderungen:

o Photovoltaik (Dachanlagen) für Bürger*innen und Unternehmen

o Steckersolargeräte

o Stationäre Batteriespeicher

Weitere Angebote

o Solardachkataster: Überprüfung des Solarpotenzials einzelner Dächer inklusive Anlagenkonfiguration

o Solaranalysen von Dach- und Freiflächen

o BürgerSolarBerater: Ehrenamtlich engagierte Bürgerinnen werden geschult und informieren/beraten andere Bürgerinnen

o Workshops für die Montage und Betrieb von Steckersolargeräten

o Giveaways rund um Solarenergie: Samenpapier, Bleistifte mit Samenspitze, Kinderbücher (Pixibuch-Format)

Alle Angebote der Solarmetropole Ruhr werden immer und stetig durch verschiedene Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht. Neben der Facebookseite Klimafit Ruhr und der eigenen Internetseite Solarmetropole Ruhr, erfolgt die regelmäßige Bewerbung

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durch die Öffentlichkeits-/Pressearbeit aller teilnehmenden Projektpartner sowohl im Bereich der digitalen Medien als auch in den Printmedien.

2.2. Energiesparhaus Ruhr

Das Ziel der Umsetzungsinitiative Energiesparhaus Ruhr ist insgesamt die Einsparung von Energie. Das kann zum einen durch kleinere Energieeffizienzmaßnahmen für Bürger*innen ohne eigenen Immobilienbesitz erfolgen. Zum anderen im größeren Maßstab durch die Erhöhung der Sanierungsquote, indem die energetische Gebäudesanierung gesteigert wird, Das funktioniert nur mit einem starken lokalen Handwerk.

Zur Zielerreichung werden durch die Projektpartner verschiedene Maßnahmen entwickelt und angeboten:

Veranstaltungen für Bürger*innen und Handwerksbetriebe

Eine Auswahl von bisher im Rahmen des Energiesparhaus durchgeführten Veranstaltungen:

Kommunale Veranstaltungen: Umwelttage, Informationsveranstaltungen und Vorträge, Beratungsangebote vor Ort und Online, Thermographie-Spaziergänge und -analysen, Wärmepumpeninfotage, Handwerkermessen, u.v.m.

Interkommunale/kreisweite Veranstaltungen: Sprechstunde „Energieeffizientes Bauen und Wohnen“ im Kreis Wesel, Management Werkstatt der Handwerkskammern, Fachkräftetage, E-Tool für Handwerksbetriebe

Regionale Veranstaltungen: (Online-) Vorträge mit Kooperationspartnern wie der Verbraucherzentrale NRW, NRW.Energy4Climate

Förderungen

Bisherige Förderungen:

o Kühlgerätetausch

o Heizungsoptimierung

o Sanierung der Gebäudehülle

o Gutscheine Energieberatung

Weitere Angebote

o Thermographie-Spaziergang mit einem Experten

o Eisblockwette: zwei Modellhäuser mit unterschiedlichen Dämmstandard, in denen zwei Eisblöcke um die Wette schmelzen

o Sanierungsvideos mit Erfahrungen von Bürger*innen, die ihre Immobilien saniert haben

o Giveaways rund um Sanierung: Raumklimakarten, Entlüftungsschlüssel, Kinderbücher (Pixibuch-Format), Wasserwaagen

Auch die Angebote des Energiesparhaus Ruhr werden immer und stetig durch verschiedene Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit bekannt gemacht. Neben der Facebookseite 5

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Klimafit Ruhr und der eigenen Internetseite Energiesparhaus Ruhr, erfolgt die regelmäßige Bewerbung durch die Öffentlichkeits-/Pressearbeit aller teilnehmenden Projektpartner sowohl im Bereich der digitalen Medien als auch in den Printmedien.

2.3. Projektpartner

Angefangen mit 15 Pilotkommunen und 8 Kreishandwerkerschaften, ist Klimafit Ruhr in den letzten Jahren Schritt für Schritt gewachsen und zählt aktuell 53 Projektpartner aus dem Handwerk und der öffentlichen Verwaltung:

55 Projektpartner

• Regionalverband Ruhr

• 3 Handwerkskammern

• 9 Kreishandwerkerschaften

• 36 Kommunen

• 4 Kreisverwaltungen

• 2 Finanzinstitute

Abbildung 2: Projektpartner Klimafit Ruhr, Stand: September 2026

Mit den drei Handwerkskammern und allen neun Kreishandwerkerschaften im Ruhrgebiet ist das Handwerk insbesondere durch ihre Innungsbetriebe in Klimafit Ruhr vertreten. Zudem unterstützen alle vier Kreisverwaltungen ihr kreisangehörigen Kommunen. Von den insgesamt 53 Verbandskommunen des RVR, sind in 2026 36 Kommunen Projektpartner. Auch zukünftig wird eine Ausweitung des Projektes um weitere Partner und Akteure anvisiert. Insgesamt gehören 53 Kommunen zum Verbandsgebiet des Regionalverband Ruhr. Da bereits alle Kreishandwerkerschaften und Kreisverwaltungen aus dem Verbandsgebiet des RVR Teil von Klimafit Ruhr sind, können zukünftig nur noch Kommunen aus dem Kreis der öffentlichen Verwaltung aufgenommen werden. Zum ersten Mal wurden in 2025 mit den Sparkassen Vest und Gladbeck zwei Akteure aus der Wirtschaft in Klimafit Ruhr aufgenommen. Gemeinsam wurden die Sanierungsoffensiven „Gladbeck modernisiert“ und „Dorsten modernisiert“ entwickelt und seitdem die Sanierungsvorhaben der Bürger*innen vor Ort vorangetrieben. Unterstützt wird Klimafit Ruhr zusätzlich durch die Verbraucherzentrale NRW sowie die Landesgesellschaft NRW.Energy4Climate. Zahlreiche Veranstaltungen und Aktionen konnten bereits durch die gemeinsame Kooperation realisiert werden.

2.4. Projektverlauf ab 2027

Mit der Ausschreibung der Agenturleistungen startet 2027 auch eine neue Vertragsperiode mit allen Projektpartnern. Wenn neue Kommunen zum Projekt hinzukommen (noch 17

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möglich, acht konkrete Interessenbekundungen), werden sie mit einem Starterset für die Öffentlichkeitsarbeit ausgestattet und auf unsere Internetseiten aufgenommen.

Starterset für die Öffentlichkeitsarbeit

Das Starterset beinhaltet zu jeder Umsetzungsinitiative jeweils ein Rollup und eine Beachflag inkl. Logo. Hinzu kommen Wendeflyer mit der Solarmetropole auf der einen und dem Energiesparhaus auf der anderen Seite sowie für beide Initiativen jeweils ein Paket mit Giveaways .

Neben dem Starterset werden jedem Projektpartner über eine Cloud verschiedene digitale Materialien bereitgestellt. Dazu gehören zum Beispiel ein Kommunikationsleitfaden, das Corporate Design von Klimafit Ruhr oder Logo-Paketen mit Key Visuals und (Online-) Bannern.

Einbindung Internetpräsenz

Neue Kommunen werden beim Einstieg in das Projekt mit ihrem Logo sowie einer kommunalen Ansprechperson auf allen drei Internetseiten eingebunden Auf den beiden Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr werden darüber hinaus die aktuellen Förderungen der Kommunen eingepflegt.

3. Bedarf im Rahmen des Vergabeverfahrens

Grundsätzlich ist das Vergabeverfahren als Fortführung der bestehenden Projektinfrastruktur zu verstehen, die sich seit 2019 entwickelt hat. Auftraggeber sind der Regionalverband Ruhr und die drei Handwerkskammern Dortmund, Düsseldorf und Münster. Die Kommunikation und Abwicklung im Rahmen der Vergabe läuft über eine feste Ansprechperson beim Regionalverband Ruhr. Bei der vorliegenden Ausschreibung handelt es sich um die vierte Leistungsausschreibung. Der Leistungszeitraum ist zunächst für zwei Jahre angesetzt (2027-2028) und bietet die Option einer Verlängerung um bis zu zwei Jahren (2029, 2030).

3.1. Internetpräsenz

Das Projekt umfasst im Bereich der Internetpräsenz insbesondere drei Internetseiten , die im Rahmen der Vergabe gepflegt und weiterentwickelt werden sollen:

• Portalseite klimafit.ruhr
• Fachseite zu Solarenergie solarmetropole.ruhr
• Fachseite zur energetischen Sanierung energiesparhaus.ruhr

Es kommen jedoch drei weitere Internetseiten hinzu, die im Rahmen der Vergabe lediglich instandgehalten werden müssen:

• Sanierungsoffensive Dorsten dorsten-modernisiert.esph.ruhr
• Sanierungsoffensive Gladbeck gladbeck-modernisiert.esph.ruhr
• Kampagne Freiflächen-PV freiflaechen-pv.ruhr

Alle Domains wurden/werden durch den RVR beschafft und werden im Folgenden kurz vorgestellt:

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Portalseite Klimafit Ruhr

Die Pflege für die Portalseite beschränkt sich auf die Instandhaltung sowie das Einpflegen der Logos von neuen Projektpartnern oder Änderungen an Logos bestehender Partner. Zudem werden alle Veranstaltungen, die in den Kalendern der Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr eingepflegt werden, auch in den Kalender der Portalseite kopiert. Für die Unterseite “News" wird das Tool „Juicer“ genutzt, um automatisch die Facebookposts von Klimafit Ruhr einzupflegen. Das Tool soll weiterhin genutzt werden. Textanpassungen der Unterseite „Das Projekt“ wird vom RVR geliefert.

Fachseiten Solarmetropole Ruhr und Energiesparhaus Ruhr

Die beiden Fachseiten dienen dazu die Bürgerinnen rund um das Solar und Gebäudesanierung/Energieeffizienz zu informieren, sowie wichtige Kooperationspartner und Informationsquellen zu verlinken. Hier finden die Bürgerinnen Ansprechpartner*innen für fachliche Fragen oder Ansprechpersonen bei der Suche nach einem geeigneten Handwerksbetrieb in ihrer Nähe.

Im Leistungszeitraum müssen die beiden Internetseiten stetig gepflegt und aktualisiert werden. Kernaufgabe der Agentur ist die fortlaufende Pflege der Veranstaltungskalender. Die Veranstaltungsinformationen werden durch den RVR und die Projektpartner an die Agentur übermittelt. Die Übermittlung erfolgt sowohl durch einen Veranstaltungskalender, der durch den RVR halbjährlich bereitgestellt wird, sowie per E-Mail. Die Informationen werden in Form von Pressemeldungen, Links zu Veranstaltungsseiten oder Stichpunkten zur Verfügung gestellt. Die Agentur bereitet die Informationen für die Fachseiten auf und pflegt die Veranstaltungen fachlich passend in die Kalender der Themenseiten ein. Die aktuellen Veranstaltungskalender geben einen guten Überblick über den Aufwand.

Für die Bewerbung der Veranstaltungen im Veranstaltungskalender sollte ein kleiner Betrag für Bildrecherche, -kauf und -bearbeitung eingeplant werden. Das Budget sollte auch dafür genutzt werden können, um bei Bedarf Bilder für die Bewerbung auf Facebook nutzen zu können.

Zur weiteren Pflege der Fachseiten gehört eine Überprüfung der eingebundenen Links einmal im Quartal, sowie der Austausch von Logos, wenn sich diese bei bestehenden Partnern ändern.

Einmal im Jahr, in der Regel im ersten Quartal, werden die Fachseiten ausführlicher überprüft und anhand der erstellten Reportings der Vorjahre optimiert. Eine Optimierung kann zum Beispiel die Erstellung einer neuen Unterseite oder die Einbindung eines neuen Videos/iFrames/Links sein. Die Inhalte liefert der RVR, die technische Umsetzung erfolgt durch die Agentur. Das Update wird auch dazu genutzt kleinere Designänderungen an den Seiten vorzunehmen. Zusätzlich werden in der Regel zu Beginn eines neuen Jahres neue Projektpartner aufgenommen, sodass die Einbindung der Logos, Kontaktdaten und Infos zu Förderungen mitaufgenommen werden müssen.

Sanierungsoffensiven Gladbeck und Dorsten

In 2025 wurde ein digitales Pilotprojekt im Rahmen des Energiesparhaus Ruhr entwickelt. Die Sanierungsoffensiven „Dorsten modernisiert“ und „Gladbeck modernisiert“ führen die Bürger*innen anhand einer Internetseite in 7-Schritten zum Wohlfühl-Zuhause. Die

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Hauptdomain esph.ruhr wurde durch den RVR gekauft, die beiden Offensiven sind gespiegelte Subdomains. Die Inhalte der beiden Internetseiten werden durch den RVR bearbeitet. Durch die Agentur werden vereinzelt technische Anpassungen notwendig sein. Das kann zum Beispiel das Konfigurieren eines Moduls sein, um Bilder einzufügen oder verschiedene Kapitelüberschriften zu ermöglichen.

freiflaechen-pv.ruhr

Eine neue Seite zum Thema Freiflächen-Photovoltaik befindet sich derzeit im Aufbau. Die Domain „freiflaechen-pv.ruhr“ wurde durch den RVR beschafft. Es sind keine Anpassungen durch die Agentur notwendig. Es wird lediglich die technische Instandhaltung benötigt.

Technische Instandhaltung und Pflege

Alle sechs Internetseiten benötigen ein niederschwelliges Basispaket für die Instandhaltung:

Hosting: Sicheres und DSGVO-konformes Webhosting (inkl. SSL-Zertifikaten) sowie regelmäßige Backups.

Wartung und Updates: Regelmäßige Aktualisierung des Content-Management-Systems (Wordpress) sowie der bereits installierten Plugins.

Cookie- und Datenschutzmanagement: Fortführung und Instandhaltung eines rechtssicheren Cookie-Consent-Banners (aktuell Borlabs Cookie)

Für die Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr ist eine erweiterte technische Pflege erforderlich:

Backups & Monitoring: Automatisierte, regelmäßige Datensicherung und regelmäßige (täglich) Überprüfung der Seitenverfügbarkeit.

Barrierefreiheits-Plugin: Für die Nutzung von Menschen mit Behinderungen.

Reportings

Für die Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr soll einmal im Jahr ein Reporting erstellt werden, das nicht nur verschiedene Kennzahlen der Seiten darstellt, sondern auch mit den Aktivitäten der Facebookseite und der Portalseite Klimafit Ruhr verknüpft . Ein kleines Zwischenreporting für beide Seiten erfolgt nach Ende des ersten Halbjahres. Dieses entfällt für die Portal- und Facebookseite.

Gemeinsam mit dem umfassenden Reporting der Fachseiten einmal im Jahr, sollen durch die Agentur Optimierungsempfehlungen (technisch und inhaltlich) erarbeitet werden. Diese können zum Beispiel im Rahmen der jährlichen Aktualisierung der Fachseiten umgesetzt werden.

Für die beiden Sanierungsoffensiven soll einmal halbjährlich eine Übersicht der folgenden Kennzahlen erfolgen: Besucheranzahl, Sitzungen, Seitenaufrufe, Klicks auf eingebundene Links (differenzierte Zahlen je Link), Herkunft des Traffics (Quelle). Es ist kein aufbereitetes Reporting notwendig.

Für die Domain „freiflaechen-pv.ruhr“ erfolgt kein Reporting.

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3.2. Google Ads

Im Bereich der Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr soll jährlich eine Google Ads Kampagne mit Textanzeigen die Inhalte der Internetseiten gut platzieren und sichtbar machen. Der gesamte Kampagnenzeitraum ist für 8 Monate geplant, wobei 4 Monate für die Solarmetropole Ruhr und 4 Monate für das Energiesparhaus Ruhr vorgesehen sind. Für die Kampagne sollte ein realistisches Mediabudget eingeplant werden. Die Google Ads Kampagne muss nach Abschluss je Initiative evaluiert werden.

3.3. Facebook

Die bestehende Facebookseite Klimafit Ruhr wird im Projekt insbesondere als Werbeplattform genutzt, um Veranstaltungen und Angebote der Projektpartner zu veröffentlichen und zu bewerben.

Die Inhalte für die Facebookposts werden in der Regel durch den RVR geliefert. Die Übermittlung erfolgt sowohl durch einen Veranstaltungskalender, der durch den RVR halbjährlich bereitgestellt wird, sowie per E-Mail. Die Informationen werden in Form von Pressemeldungen, Links zu Veranstaltungsseiten oder Stichpunkten zur Verfügung gestellt. Anhand des bereitgestellten Veranstaltungskalenders erstellt die Agentur einen Redaktionsplan und stimmt ihn mit dem RVR ab.

Im Rahmen des Auftrags soll durch die Agentur durchschnittlich ein Post pro Woche veröffentlicht werden, der mit einem ausreichenden Mediabudget sowohl auf Facebook als auch auf Instagram (keine eigene Instagram Seite) beworben wird. Zu den Aufgaben zählt die Erstellung des Posts, Abstimmung/Freigabe durch den RVR und die Einstellung der Bewerbung.

Das Reporting zur Facebookseite erfolgt einmal im Jahr gemeinsam mit den Reportings der beiden Fachseiten.

3.4. Gestaltungs- und Designleistungen

Im Rahmen der Agenturleistungen soll ein Zeitkontingent für die Entwicklung und Gestaltung von analogen und digitalen Kommunikationsmitteln, beispielsweise Postkarten, Flyer, Giveaways oder vergleichbaren Werbemitteln eingeplant werden. Der Druck und Kauf der Endprodukte erfolgt bei Bedarf direkt durch die Projektpartner. Zudem sind regelmäßige Anpassungen bestehender Produkte, wie das Einfügen von Logos auf Beachflags/Rollups notwendig.

Die Gestaltung bezieht sich nicht auf Projektmaterialien unter Kap. 3.5.

3.5. Projektmaterial

Wie in Kapitel 2.4 beschrieben, werden allen neuen Partnern zum Projektstart verschiedene (Print-) Produkte zur Verfügung gestellt. Der Materialpool besteht dabei aus Rollups, Beachflags, Flyern und Giveaways. Im Rahmen der Vergabe wird mit einem Zuwachs von acht Projektpartnern pro Jahr in den ersten zwei Jahren kalkuliert. Dementsprechend ist die Anzahl der zu beschaffenden Materialien der Anlage „3_Leistungsverzeichnis_Preisblatt_KlimafitRuhr“ zu entnehmen. Bei den Produkten ist auf Nachhaltigkeit zu achten, Flyer sollten mit dem Zertifikat „Blauer Engel“ oder mit einem

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vergleichbaren Zertifikat ausgezeichnet sein. Da sich die Giveaways pro Jahr unterscheiden können, ist der Richtwert für die Kalkulation eine Mini-Wasserwaage aus Bambus. Das Design der Flyer, Beachflags, Rollups und Giveaways wurde bereits erstellt. Hier ist das individuelle Anpassen je Projektpartner und allgemeine Anpassungen notwendig.

Qualität der Werbemittel

Alle Werbemittel müssen so beschaffen sein, dass sie verkehrssicher sind und den jeweiligen Standards in Bezug auf das Material und die Beschaffenheit vorweisen. Werbemittel, die über den gesamten Projektzeitraum genutzt werden sollen, müssen qualitativ hochwertiger sein, um den Auf- und Abbau sowie die Nutzung über den gesamten Projektzeitraum zu überdauern. Sofern mehrere Materialien für die Produktion eines Werbemittels zur Verfügung stehen, die sich im gleichen Preissegment befinden, so soll ökologisch beste ausgewählt werden.

3.6. Optionale Leistungen

Als optionale Leistung soll einmalig eine Google Ads Kampagne mit Textanzeigen für die Sanierungsoffensiven in Gladbeck und Dorsten kalkuliert werden. Je Initiative soll die Kampagne über zwei Monate laufen und evaluiert werden. Die optionale Leistung ist unabhängig von der Budgetgrenze, die unter Kapitel 5 erläutert wird.

4. Bedarf im Falle einer Verlängerung

Der Klimaschutz ist stetig wechselnden politischen Rahmenbedingungen unterlegen. Sollten sich die politischen Rahmenbedingungen im Klimaschutz in den nächsten zwei Jahren nicht grundlegend ändern, sodass eine große Nachjustierung der Agenturleistungen in Klimafit Ruhr notwendig wird, besteht die Möglichkeit einer Verlängerung um bis zu zwei Jahre. In diesem Fall ändert sich der Bedarf je Verlängerungsjahr wie folgt:

Die Beschaffung von Flyern und Giveaways im dritten und vierten Jahr ist nicht notwendig. Bei den Beachflags ist nur die Beschaffung vom Beachflagstoff notwendig. Auch die optionale Leistung der Google Ads Kampagne für die Sanierungsoffensiven entfällt.

5. Hinweise zur Kostenkalkulation

Sämtliche Nebenkosten - auch Drittkosten (z. B. Druckkosten) - wie zum Beispiel Reisekosten, Fahrtkosten, Agenturkosten, Produktionskosten etc. müssen in den Angebotsbausteinen pauschal inkludiert sein und dürfen nicht separat ausgewiesen werden. Alle Kostenpositionen sind in Netto anzugeben.

Für die Umsetzung des Gesamtauftrages liegt die Preisobergrenze in den ersten zwei Jahren bei 100.000 € brutto abzüglich der optionalen Leistungen. Eine Verlängerung im Anschluss ist um bis zu zwei Jahre möglich (max. Januar 2027- Dezember 2030). Die Kostenkalkulation sollte daher zum einen den ersten Leistungszeitraum von 2027-2028 umfassen und zusätzlich das dritte und das vierte Jahr einzeln enthalten. Sollte die Option der Verlängerung in Anspruch genommen werden, darf auch hier die Preisobergrenze nicht über 50.000 brutto pro Jahr liegen. Angebote, die die Preisobergrenze überschreiten, können nicht gewertet werden. Für die Kostenkalkulation muss das

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beigefügte Preisblatt genutzt werden. Die Abkürzungen „SMR“ und „ESPH“ im Preisblatt stehen für Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr

Werbesysteme, die im Rahmen des Auftrages produziert wurden, gehen mit dem Kauf durch den Auftragnehmer in das Eigentum des RVR über. Das Urheberrecht an allen Gestaltungen liegt beim RVR. Sofern geistige Werke im Sinne des Urheberrechtes aufgrund der Auftragsdurchführung beim Auftragnehmer entstehen, wird dem RVR ein zeitliches, räumliches und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht eingeräumt.

6. Zeitplanung

Die konzeptionelle Zusammenarbeit beginnt mit der Beauftragung, die konkrete Umsetzung der Agenturleistungen ab Januar 2027.

7. Nutzungsrechte

Mit der Einreichung der Unterlagen für diese Ausschreibung bestätigt der Bieter, dass er Inhaber sämtlicher Urheber-, Nutzungs- und Leistungsschutzrechte an den von ihm eingereichten Texten, Fotos, Designs und Grafiken ist oder sich die erforderlichen Rechte zur Nutzung und Weitergabe wirksam hat einräumen lassen. Der Bieter garantiert, dass die Unterlagen nicht gegen geltendes Recht verstoßen und keine Rechte Dritter verletzen. Dies gilt insbesondere für Persönlichkeitsrechte sowie das Recht am eigenen Bild von auf Fotos oder Videos abgebildeten Personen. Der Bieter stellt den Regionalverband Ruhr (RVR) und die am Projekt beteiligten Partner von allen Ansprüchen Dritter wegen diesbezüglicher Rechtsverletzungen auf erstes Anfordern frei. Für die Dauer des Vergabeverfahrens räumt der Bieter dem RVR und den Projektpartnern ein unentgeltliches, einfaches (nicht ausschließliches) Nutzungsrecht an den Unterlagen ein, soweit dies ausschließlich für die Prüfung, Bewertung und Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Eine weitergehende Nutzung, Bearbeitung oder Veröffentlichung der Entwürfe und Konzepte von nicht berücksichtigten Bietern findet nicht statt. Die Erstellung und Einreichung der Ausschreibungsunterlagen erfolgt für die Bieter komplett unentgeltlich, ein Anspruch auf Aufwandsentschädigung oder Abschlagshonorar besteht nicht.

Sofern dem Bieter der Zuschlag zu dieser Ausschreibung erteilt wird, erstreckt sich die Rechteübertragung auf alle im Rahmen des Auftrags entstehenden Kommunikationsprodukte und Leistungen (Website-Design, Programmiercodes, Grafiken, Texte, Bild- und Videomaterial) in ihrer Gesamtheit. Der Auftragnehmer räumt dem RVR und seinen Projektpartnern ein ausschließliches (exklusives), zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Recht ein, diese Arbeitsergebnisse umfassend im Rahmen des Projekts „Klimafit Ruhr“, den zugehörigen Internetseiten sowie in allen anderen Medien (digital sowie offline in Print-Veröffentlichungen und zu Werbezwecken) zu nutzen und zum Abruf bereitzuhalten. Dies umfasst das Recht, die Leistungen mit anderen Projekten zu verbinden, zu ändern, zu bearbeiten oder an die Projektpartner weiterzugeben. Die Einräumung dieser Rechte ist mit der vereinbarten Auftragsvergütung vollständig abgegolten.

Es steht im alleinigen Ermessen des RVR zu entscheiden, ob und in welchem Umfang die final erstellten Arbeitsergebnisse des beauftragten Bieters veröffentlicht werden.

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8. Auswahlverfahren

Die Vergabe der Leistungen erfolgt im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens, der Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb.

Das detaillierte Auswahlverfahren, die genauen Bewertungskriterien sowie der Ablauf der einzelnen Stufen sind umfassend in einem gesonderten Dokument „Auswahlverfahren“ beschrieben, welches den Vergabeunterlagen beiliegt.

Für die Erstellung der Angebote ist folgender grundlegender Ablauf zu beachten:

Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb/Erstbewertung): Einreichung der allgemeinen Bewerbungsunterlagen und Referenzen zur Prüfung der Eignung.

Stufe 2 (Angebotsphase): Die geeigneten Bieter werden zur Abgabe eines finalen Angebots sowie zur Einreichung einer Arbeitsprobe in Form einer Konzeptskizze aufgefordert. Diese Konzeptskizze dient der Überprüfung der strategisch- konzeptionellen Kompetenz für die Optimierung der Projektwebseiten und fließt als Zuschlagskriterium in die Bewertung ein.

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