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Auswahlverfahren
Die Ausschreibung erfolgt auf Grundlage von § 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO als Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb.
Es handelt sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren. In der ersten Stufe, dem Teilnahmewettbewerb, wird die Eignung der Bewerber geprüft. Es ist deshalb noch kein Angebot mit dem Teilnahmeantrag abzugeben, dies erfolgt erst in der zweiten Stufe des Verfahrens nach ausdrücklicher Aufforderung durch die Vergabestelle. Die Einreichung des Angebots erfolgt zusammen mit einer Arbeitsprobe in Form einer Konzeptskizze zur Website-Optimierung.
Das Auswahlverfahren im Überblick:
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Eignungskriterien
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Zuschlagskriterien
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Angebotseinreichung - Arbeitsprobe
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Informationen zum Nachweis der Eignung - Eignungskriterien
Notwendige Nachweiserbringung für die Feststellung der Eignung in den folgenden Bereichen:
• Erfahrungen in der Konzeption und Umsetzung von regionalen oder interkommunalen Kampagnen • Erfahrungen in der eigenständigen redaktionelle Erstellung von Inhalten (z. B. Pressetexte, Social-Media-Content, Webseiten) • Nachweis der fachlichen Eignung der Projektleitung in der Steuerung von regionalen oder interkommunalen Klimaschutzkampagnen.
Jeder Bieter muss insgesamt drei Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren seines Unternehmens einreichen, die in ihrer Gesamtheit alle geforderten Bereiche abdecken.
Der Nachweis ist unter Nennung von Ansprechpartner*innen der Referenzprojekte mit Kontaktdaten, kurzer Beschreibung der erbrachten Leistungen, Größe des abgewickelten Vertrags und Zeitraum der Auftragsdurchführung zu erbringen (Eigenerklärung).
- Festlegung der Zuschlagskriterien
Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der folgenden Zuschlagskriterien:
a. Eingesetztes Personal: 40 %
b. Website-Optimierung Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr: 20 %
c. Gesamtpreis: 40 %
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Die drei Zuschlagskriterien werden jeweils gemäß einer Punkteskala bewertet. Die Punkteskala reicht von 0, der niedrigsten Bewertung, bis 5, der höchsten Bewertung eines Angebots. Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bepunktung wird mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert, woraus sich die für das jeweilige Kriterium erzielte Punktzahl ergibt. Bei maximaler Punktzahl erreicht ein Bieter so folgendes Gesamtergebnis:
Kriterium 1 Eingesetztes Personal: 5 Punkte x 40 = 200
Kriterium 2 Optimierungsempfehlungen: 5 Punkte x 20 = 100
Kriterium 3 Gesamtpreis: 5 Punkte x 40 = 200
Summe: 500
Aus der Addition der Punktzahlen für die drei Kriterien ergibt sich die Gesamtpunktzahl des jeweiligen Bieters. Die maximal erreichbare Gesamtpunktzahl beträgt 500 Punkte. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die Punktzahl im Kriterium „Website-Optimierung“. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.
a. Zuschlagskriterium „Eingesetztes Personal“
Um eine reibungslose, fachlich fundierte und verlässliche Durchführung des Projekts zu gewährleisten, wird das „Eingesetzte Personal“, die als Projektleitung vorgesehene Person, als Zuschlagskriterium mit 40 % bewertet.
Der Bieter hat hierzu ein aussagekräftiges Qualifikationsprofil (Lebenslauf, Kompetenz- und Referenznachweis) der konkret benannten Person mit dem Angebot einzureichen.
Anforderungen an die Projektleitung:
Zentrale Koordination: Die eingesetzte Person fungiert als feste, zentrale Hauptansprechperson für den Regionalverband Ruhr (RVR) und übernimmt die gesamte Steuerung und Koordination aller vertragsgegenständlichen Agenturleistungen.
Erreichbarkeit: Es muss sichergestellt sein, dass die Projektleitung zu den üblichen Geschäftszeiten für Abstimmungen, kurzfristige Rückfragen und das Projektmanagement verlässlich zur Verfügung steht.
Fachliche Referenzen der Person: Die vorgeschlagene Person muss über einschlägige, persönliche Projekterfahrungen in der Leitung vergleichbarer Projekte verfügen. Nachzuweisen sind fundierte Kenntnisse und erfolgreich umgesetzte Projekte in den Bereichen:
- Fachliche Erfahrung in der Redaktion und Begleitung kommunaler Klimaschutzprojekte
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und Kommunen
- Kenntnisse über die Strukturen des Handwerks
- Erfahrung im Bereich des Online-Marketings, z. B. durch Google Ads Kampagnen
- Wünschenswert: Redaktionelle Erfahrung im Bereich der energetischen Sanierung
- Wünschenswert: Redaktionelle Erfahrung im Bereich Photovoltaik
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Die Bewertung erfolgt gemäß folgender Punkteskala:
0 Punkte - ungenügend: Das Angebot entspricht nicht den Anforderungen. Eine Projektleitung wurde im Angebot nicht benannt oder die Angaben zu den oben genannten Referenzen der dem Projekt zugeordneten Projektleitung fehlen vollständig.
Wird das oben genannte Kriterium mit 0 Punkten bewertet, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
1 Punkt - mangelhaft: Das Angebot entspricht den Anforderungen mit starken Einschränkungen. Erläuterungen zur Qualifikation der dem Projekt zugeordneten Projektleitung und Angaben zu Referenzen sind lediglich rudimentär vorhanden.
2 Punkte - ausreichend: Das Angebot entspricht den Anforderungen mit Einschränkungen. Erläuterungen zur Qualifikation der dem Projekt zugeordneten Projektleitung und Angaben zu Referenzen sind lückenhaft bzw. ungenau.
3 Punkte - befriedigend: Das Angebot entspricht den Anforderungen grundsätzlich. Erläuterungen zur Qualifikation der dem Projekt zugeordneten Projektleitung und Angaben zu Referenzen sind vorhanden.
4 Punkte - gut: Das Angebot entspricht den Anforderungen vollständig. Erläuterungen zur Qualifikation, der dem Projekt zugeordneten Projektleitung und Angaben zu Referenzen, sind vorhanden und lassen ihre Dienlichkeit der Zielerreichung erkennen.
5 Punkte – sehr gut: Das Angebot übertrifft die Anforderungen. Erläuterungen zur Qualifikation, der dem Projekt zugeordneten Projektleitung und Angaben zu Referenzen, sind vorhanden und lassen ihre Dienlichkeit der Zielerreichung in besonderem Maße erkennen.
b. Zuschlagskriterium „Website-Optimierung Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr“
Das Zuschlagskriterium wird mit 20 % bewertet. Der Wertung liegen die Inhalte der eingereichten Arbeitsprobe in Form einer Konzeptskizze zur Website-Optimierung für die Fachseiten Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr zugrunde. Genaue Informationen zu dem Umfang der Arbeitsprobe ist unter Punkt 3 beschrieben.
Die Bewertung des Zuschlagskriterium 2 erfolgt aufgrund seiner qualitativen Merkmale durch eine Jury. Diese wird vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt und entspricht der Steuerungsebene (strategische Ebene) von Klimafit Ruhr. Die exakte Punktevergabe unterliegt aufgrund des qualitativen Charakters einem Beurteilungsspielraum des
| Die | |
|---|---|
| Stimmverteilung zwischen dem Handwerk (vertreten durch die drei Handwerkskammern | |
| Düsseldorf, Münster und Dortmund) und dem Regionalverband Ruhr liegt bei 50/50. Das | |
| Zuschlagskriterium wir von jedem Jurymitglied auf einer Punkteskala von 1-5 bewertet. | |
| Beispiel: Stellt das Handwerk drei Jurymitglieder, werden auf Seiten des Regionalverbands | |
| Ruhr auch drei Jurymitglieder abstimmen oder alternativ eine Stimme dreifach gewichtet | |
| werden. Die Summe wird danach durch die Anzahl der Jury (in diesem Fall 6 Beteiligte) |
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geteilt und anschließend mit der festgelegten Gewichtung multipliziert. Daraus ergibt sich die erzielte Punktzahl.
Sollte die Arbeitsprobe fehlen oder unvollständig sein, ergibt sich automatisch eine Punktzahl von 0.
Die Bewertung der Jury orientiert sich somit gemäß der folgenden Punkteskala:
0 Punkte - ungenügend: Die Arbeitsprobe fehlt, enthält nicht oder nicht vollständig die Bestandteile, die von dem Auftraggeber gefordert wurden.
Wird das oben genannten Kriterium mit 0 Punkten bewertet, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
1 Punkt - mangelhaft: Die Arbeitsprobe entspricht den Anforderungen mit starken Einschränkungen.
2 Punkte - ausreichend: Die Arbeitsprobe entspricht den Anforderungen mit Einschränkungen.
3 Punkte - befriedigend: Die Arbeitsprobe entspricht den Anforderungen grundsätzlich.
4 Punkte - gut: Die Arbeitsprobe entspricht den Anforderungen vollständig.
5 Punkte – sehr gut: Die Arbeitsprobe übertrifft die Anforderungen und lässt die Zielerreichung in besonderem Maße erkennen.
c. Zuschlagskriterium „Gesamtpreis“
Das Zuschlagskriterium wird mit 40 % bewertet. Der Wertung liegen die vom Bieter im Preisblatt anzugebenden Preise (netto) zu Grunde. Der niedrigste Preis wird mit der maximalen Punktzahl 5 bewertet.
Die Punktevergabe erfolgt auf Basis des umgekehrten Dreisatzes. Die Preisbewertung erfolgt daher auf Basis folgender Formel:
𝒏𝒊𝒆𝒅𝒓𝒊𝒈𝒔𝒕𝒆𝒓 𝑷𝒓𝒆𝒊𝒔 𝑷𝒖𝒏𝒌𝒕𝒆 = 𝑴𝒂𝒙𝒊𝒎𝒂𝒍𝒑𝒖𝒏𝒌𝒕𝒆 (𝟓)𝒙 𝒂𝒏𝒈𝒆𝒃𝒐𝒕𝒆𝒏𝒆𝒓 𝑷𝒓𝒆𝒊𝒔
Sämtliche Punkte der Preiswertung werden auf zwei Nachkommastellen gerundet.
- Angebotseinreichung – Arbeitsprobe (Konzeptskizze)
In der zweiten Stufe des Verfahrens wird von den geeigneten Bietern die Einreichung einer kurzen Konzeptskizze als Arbeitsprobe gefordert. Ziel ist es, die konzeptionellen und strategischen Lösungsansätze der Bieter für das Projekt „Klimafit Ruhr“ zu bewerten.
Die Basis für die Arbeitsprobe bildet eine Analyse der beiden bestehenden Projektwebseiten:
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Gesucht werden Ideen und konkrete Ansätze, wie diese Seiten optimiert werden können. Die Ausarbeitung muss Vorschläge zu den folgenden drei Schwerpunkten enthalten:
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Inhalte bürgerfreundlich aufbereiten (Verständlichkeit & Struktur): Fachgebiete wie Photovoltaik, Wärmepumpen oder energetische Sanierung sind für Bürger*innen oft sehr komplex. Es gilt aufzuzeigen, wie diese Fachseiten umgestaltet werden können, damit Informationen leicht verständlich sind und schnell aufgenommen werden können.
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Angebote der Kommunen direkt sichtbar machen: Die lokalen Angebote und Veranstaltungen der Projektkommunen sind das Herzstück der Fachseiten. Es ist ein Ansatz gefragt, wie die überregionalen Fachthemen so mit den lokalen Angeboten verknüpft werden, dass Nutzer*innen die Services der eigenen Heimatkommune sofort auf den ersten Blick finden.
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Das Handwerk stark präsentieren: Das lokale Handwerk ist der zentrale Umsetzer der Energiewende vor Ort und ein Kernpartner des Projekts. Seine Rolle und konkrete Angebote (wie z. B. eine Handwerkersuche) müssen auf beiden Webseiten deutlich sichtbar platziert und hervorgehoben werden, um den Schritt von der Information zur praktischen Umsetzung zu erleichtern.
Bonus: Vorschläge, die über die reine Strukturierung der Inhalte hinausgehen und kreative Ansätze für ein zeitgemäßes, frisches Webdesign (z. B. modernes Layout, zeitgemäße Bildsprache, Optimierung für Smartphones/mobile Endgeräte) enthalten, fließen als positiver Bonusfaktor in die Bewertung ein.
Umfang und Format der Einreichung: Der maximale Umfang der Arbeitsprobe, inklusive Abbildungen und Beschreibungen, sollte für beide Fachseiten insgesamt die Anzahl von 10 Seiten/Folien nicht überschreiten. Die Einreichung erfolgt im .ppt oder .pdf-Format.