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Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines durch die E.V.A durch- geführten Vergabeverfahrens nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016)
| Name und Kontaktdaten des für die Verarbei- tung der personenbezogenen Daten Verantwort- lichen | Die Abteilung Konzernbeschaffung der Energie- versorgungs- und Verkehrsgesellschaft Aachen mbH, Neuköllner Str. 1, 52068 Aachen (“E.V.A.”) führt das Vergabeverfahren durch und ist für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Rahmen verantwortlich: Kontaktdaten: Tel.: 0241 181-4120 E-Mail: eu-beschaffung@eva-aachen.de |
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| Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten | NUM3RUS GmbH Herr Fernando Fernandez Carmenstraße 9 40549 Düsseldorf Tel: +49(0)211.1718756 E-Mail: fernando.fernandez@num3rus.com |
| Welche Daten werden verarbeitet: | Überwiegend werden bei der Durchführung ei- nes Vergabeverfahrens unternehmensbezogene Daten verarbeitet. Gleichwohl werden regelmä- ßig – soweit erforderlich – auch folgende perso- nenbezogene Daten verarbeitet: • Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Bietern • Kontaktdaten von Ansprechpartner für Referenzprojekte • Informationen über Qualifikationen ein- zelner Mitarbeiter • Unternehmensbezogene Angaben, die bei Einzel-kaufleuten und Kleingewerbe- treibenden mit personenbezogenen Da- ten gleichzusetzen sind. |
| Welche Datenverarbeitungsvorgänge finden zu dem Zweck statt, eine gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen (Hinweis: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungstätigkeiten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Auf Ba- sis dieser Rechtsgrundlage dürfen personenbezo- gene Daten verarbeitet werden, soweit dies für die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforder- lich ist). | Folgende gesetzliche Verpflichtungen bestehen für die E.V.A., die eine Verarbeitung von personenbe- zogen Daten erfordern: • Die E.V.A. ist öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB und als solcher ge- setzlich verpflichtet, öffentliche Aufträge im Wege eines Vergabeverfahrens zu verge- ben. In diesem Zusammenhang kann es insbesondere zur Prüfung der Eignung der Bieter und der späteren Angebote erforder- lich sein, personenbezogene Daten, z.B. die Namen und Kontaktdaten der Mitarbei- ter der Bieter, abzufragen sowie die Qualifi- kationen und Eignungen anhand von Refe- renzen zu prüfen (gesetzlich erforderlich z.B. gemäß § 46 Abs. 3 VgV, § 58 VgV, §§ 122 ff. GWB, § 6a EU-VOB/A, §§ 48, 49 SektVO) |
SektVO)
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| • Durchführung einer elektronischen Vergabe (§ 97 Abs. 5 GWB) • Meldung von Verfehlungen von Bietern an Informationsstelle/Vergaberegister des Landes NRW (gesetzlich erforderlich in be- stimmten Fällen gemäß § 6 ff. Korruptions- bekämpfungsgesetz) • Einholung einer Auskunft aus dem Gewer- bezentralregister (gesetzlich erforderlich in bestimmten Fällen gemäß § 19 Abs. 4 Min- destlohngesetz) • Bekanntmachung einer Vergabe (gesetz- lich erforderlich gemäß § 38 SektVO) • Informationserteilung gegenüber Bietern, deren Angebot nicht berücksichtigt werden soll (gesetzlich erforderlich gemäß § 134 GWB) | |
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| Welche Verarbeitung personenbezogener Daten findet zu anderen Zwecken statt? Auf welcher Rechtsgrundlage basieren diese? | Die Abteilung Konzernbeschaffung der E.V.A. führt und pflegt anhand der aktuellen Informationen von Bietern eine Bewerber und Lieferantenkartei, um die Bieter bei zukünftigen Ausschreibungen gezielt berücksichtigen zu können. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der „Bewerberkartei“ erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Danach können personenbezogene Daten verar- beitet werden, wenn es dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen entspricht, soweit nicht Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen des betroffenen Person überwiegen. Das berechtigte Interesse besteht in: • Der Auswahl der potentiellen Lieferanten und Dienstleister für zukünftige Beschaffun- gen für die E.V.A. Gruppe, • Der effizienten Vorbereitung von Marktan- fragen und Ausschreibungen Wenn potenzielle Lieferanten in einem Zeitraum von fünf bis zehn Jahren nicht beauftragt werden, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten gelöscht. |
| Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speiche- rung personenbezogener Daten. Die E.V.A verar- beitet und speichert die Daten nur soweit und so- lange es für die Erfüllung vertraglicher, gesetzli- cher und behördlicher Pflichten erforderlich ist. | • Handels- und steuerrechtliche Aufbe- wahrungspflichten, insbesondere nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO), betragen zwei bis zehn Jahre. • Vergaberechtlich sind gemäß § 8 SektVO die Dokumentation, der Verga- bevermerk, die Angebote, die Teilnah- meanträge und ihre Anlagen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags aufzube- wahren, mindestens jedoch drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt nach § 8 Abs. 3 Satz 1 SektVO für Ko- pien aller abgeschlossenen Verträge, die |
pien aller abgeschlossenen Verträge, die
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| bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen mindestens einen Auftragswert von € 1 Mio. haben. • Förderrechtlich können die Aufbewah- rungspflichten variieren. In Fällen der Be- schaffung im Zusammenhang mit EU-ge- förderten Programmen beträgt die Aufbe- wahrungsfrist in der Regel zehn Jahre nach Ablauf des Förderprogramms. • Zur Erhaltung von Beweismitteln im Rah- men der gesetzlichen Verjährungsvor- schriften: Nach den §§ 195 ff. des Bür- gerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungs- frist beträgt drei Jahre. • Zu Zwecken der Rechnungsprüfung. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforder- lich, werden sie regelmäßig gelöscht. | |
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| Empfänger von personenbezogenen Daten | Personenbezogene Daten werden im folgenden Zusammenhang an andere Stellen weitergege- ben: • Berater, die bei der Durchführung der Vergabe unterstützen • Abteilungen der E.V.A. oder eines ande- ren Unternehmens oder einer öffentli- chen Einrichtung, für welche die E.V.A. Vergaben durchführt • Nach §§ 6 ff. Korruptionsbekämpfungs- gesetz an das Land NRW • Nach § 134 GWB werden die Bieter, de- ren Angebote nicht berücksichtigt wer- den sollen, über den Namen des Unter- nehmens, dessen Angebot angenom- men werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ih- res Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses infor- miert. • Nach § 38 SektVO werden spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung eine Vergabebekanntmachung mit den Er- gebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Eu- ropäischen Union übermittelt. Hier wird der Name des erfolgreichen Bieters ver- öffentlicht. • Die E.V.A. wird die Daten nur an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) über- mitteln, soweit dies zur Anbahnung oder Ausfüh- o rung von Verträgen erforderlich ist (z.B. im Zusammenhang mit Zahlungen an Auftragnehmer |
Zahlungen an Auftragnehmer
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| mit Bankverbindung / Sitz im außereuropäischen Ausland), es gesetzlich vorgeschrieben ist o (z.B. steuerrechtliche Melde- pflichten) oder der Betroffene der E.V.A. seine o Einwilligung erteilt hat. Darüber hinaus übermittelt die o E.V.A. keine personenbezoge- nen Daten an Stellen in Dritt- staaten oder internationale Or- ganisationen. | |
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| Welche Rechte stehen dem Bieter (wenn dieser eine natürliche Person ist) bzw. den Angestell- ten des Bieters zu (soweit diese in den Vergabe- unterlagen benannt werden) | Diese Rechte ergeben sich aus Artikel 15 bis 18 DSGVO i. V. m. §§ 12-14 DSG NRW: Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezoge- nen Daten. Recht auf Berichtigung: Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Da- ten können vervollständigt werden. Recht auf Löschung Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Lö- schung der personenbezogenen Daten. Der An- spruch hängt je-doch u. a. davon ab, ob die Da- ten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden (s. a. Dauer der Speicherung). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen, sofern nicht ein wichtiges öffentli- ches Interesse dem entgegensteht (z. B. wirt- schaftliche Verwendung von Haushaltsmitteln). Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewer- bers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der die- sen betreffenden Daten zu widersprechen, so- fern nicht ein überwiegendes öffentliches Inte- resse oder eine Rechtsvor-schrift dem entge- gensteht. |
| Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichts- behörde | Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW Kavalleriestraße 2-4 40213 Düsseldorf Etwaige Beschwerden sind an die v. g. Behörde zu richten, sofern die Auskunft gebende Be- hörde ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist. |
Umfang nachgekommen ist.
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Eine Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten bei Dritten (bspw. Eignungs- nachweise dritter Personen) besteht nach Artikel 14 Abs. 5 lit. c DSGVO nicht, da die Datenerhebung im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt ist und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen ist (§§ 97 ff. GWB, §§ 5, 8 SektVO).
Auf die Datenschutzhinweise des für die Durchführung des Vergabeverfahrens verwendeten Vergabe- portals https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/company/welcome.do weist die E.V.A. ergänzend hin. Sie können unter der https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/nutzungsbedin- gungen-vmp-nrw abgerufen werden.