[Seite 1]

Stand 11.02.2026

Aufgaben- und Rollenbeschreibung für Leistungen in LPH 6 und 7

Rollen

Der Planer erbringt die Leistungen gemäß HOAI [ ¼ der Grundleistungen der Leistungsphase 7 je Leistungsbild wird durch den SUL-Einkauf erbracht und das Honorar entsprechend um ¼ gekürzt].

Der Fachbereich ist Bedarfsträger. Er ist das Bindeglied zwischen Planer und Einkauf. Neben der Budgetverantwortung liegt hier die Verantwortlichkeit für die fachliche Leistung des Planers. Dies bedeutet, dass der Fachbereich für die zeitplankonforme Bestellanforderung sowie die inhaltliche Richtigkeit des Beschaffungsbedarfs und der fachlichen Vergabeunterlagen verantwortlich ist.

SUL Einkauf (GF-SE) ist Prozesseigner und verantwortlich für die vergaberechtskonforme Beschaffung.

Aufgaben

HOAI		Planer	SUL Fachbereich (FB)		SUL Einkauf (GF-SE)
Leistungsphase 6
a) Aufstellen Vergabeterminplan		 Aufstellen eines Entwurfs und Überarbeitung nach Rückmeldung aus Fachbereich und Vergabestelle	 Prüfung des Vergabeterminplans und Übergabe an GF-SE		 Prüfen der Fristen und Vorlaufzeiten in Abhängigkeit von Verfahrensart und Gewerk  Prüfung der 80:20 -Regelung  Ggf. Beratung hinsichtlich losweiser Vergabe/ Paketgröße
				„Bestellanforderung“ durch		Erstellung des
				Zuarbeit zu technischen Inhalten		Vergabevermerks/der
				des Vergabevermerks Teil 1		Vergabevermerke Teil 1
b) Aufstellen LB mit LV mit Mengen		 Leistungsverzeichnisse in Gaeb und Pdf übergeben  Ggf Korrekturen nach Prüfung durch Fachbereich und GF-SE	 Prüfung der Leistungsverzeichnisse  Übergabe der finalen Fassung an GF-SE (ggf. zeitgleich mit f))		 Plausibilitätsprüfung (insb. Vorwort)
	c) Abstimmen und Koordinieren der	 Abstimmung und Koordination	 Ggf. Mitwirkung
	Schnittstellen zu den
	Leistungsbeschreibungen der an
	der Planung fachlich Beteiligten
d) Kostenermittlung, bepreiste LVs	d) Kostenermittlung, bepreiste LVs	 Kostenermittlung und Übergabe an Fachbereich

Seite 1 von 4

[Seite 2]

Stand 11.02.2026

e) Kostenkontrolle: Vergleich verpreiste LVs mit Kostenberechnung	 	Abgleich und ggf	 Budgetprüfung und Freigabe	 Abgleich und ggf. Dokumentation der Korrektur der Auftragswertschätzung
		Stellungnahme
		ggf. Umplanungen bei
		überschrittenem Budget
f) Zusammenstellung der Vergabeunterlagen	 Zusammenstellung der techn. Vergabeunterlagen (LV, Vertragsbedingungen, ggf. Entsorgungskonzepte, Zeichnungen und Pläne uä.)  Beratung hinsichtlich der technischen Eignungskriterien  Ggf. Empfehlung geeigneter Bieter		 Prüfung und Freigabe der Vergabeunterlagen  Übergabe der finalen Fassung an GF-SE	 Plausibilitätsprüfung der Unterlagen insb. der Vertragsbedingungen  Ergänzung der vergabespezifischen Formblätter

Seite 2 von 4

[Seite 3]

Stand 11.02.2026

Leistungsphase 7
a) Koordinieren der Vergaben der Fachplaner		 Koordination		 Ggf. Mitwirkung		Ggf. Anlegen der
						Fachplaneraccounts auf der
						Vergabeplattform
b) Einholen von Angeboten		 Ggf. Rückmeldung an SUL zu technischen Bieterfragen  Keine Kommunikation mit dem Bieter. Die gesamte Kommunikation an die Bieter während der Vergabephase erfolgt durch SUL-Einkauf		 Ggf. Rückmeldung zu technischen Bieterfragen	 Anlegen der Vergabe auf der Vergabeplattform  Hochladen aller Unterlagen  Formulierung der Aufforderung zur Angebotsabgabe  ggf. Bekanntmachung  Weiterleitung und Koordination technischer Bieterfragen  Beantwortung Bieterfragen  Angebotseröffnung, Erstellung des Eröffnungsprotokolls und Information an Planer und FB
c) Prüfen und Werten der Angebote einschließlich Aufstellen eines Preisspiegels nach Einzelpositionen, Prüfen und Werten der Angebote zusätzlicher und geänderter Leistungen und Angemessenheit der Preise		   	Ggf. Fachliche Prüfung der	 Ggf. Fachliche Prüfung der Referenzen	 formale Prüfung  Eignungsprüfung  ggf. Nachforderung  Mitteilung an Planer und FB zu auszuschließenden Bietern
			Referenzen
			Prüfung der LVs auf
			Vollständigkeit, rechnerische
			Korrektheit, Angemessenheit,
			Gleichwertigkeit der Fabrikate
			Erstellung Preisspiegel nach
			Einzelpositionen mit
			Darstellung der planerseitig
			bepreisten LVs, Darstellung der
			Ausreißer und Abweichungen
			Mitteilung zu
			Aufklärungsbedarfen an FB und
			GF-SE
	d) Führen von Bietergesprächen	 Klärung technischer Unklarheiten im Aufklärungsgespräch		 Fachliche Begleitung der Aufklärungsgespräche	 Terminierung, Moderation und Protokollierung der Aufklärungsgespräche
	e) Erstellen der Vergabevorschläge,	 Erstellung des Vergabevorschlags unter Verwendung der SUL- Vorlage		 Freigabe des Vergabevermerkes Teil 2		Abfragen im
	Dokumentation des					Wettbewerbsregister und ggf.
	Vergabeverfahrens					Prüfung der Creditreform
						Auskunft

Seite 3 von 4

[Seite 4]

Stand 11.02.2026

				 	Erstellung des Vergabevermerks
					Teil 2
					Dokumentation des
					Vergabeverfahrens
	f) Zusammenstellen der	 Erstellung des AuftragsLVs und Übergabe an Fachbereich
	Vertragsunterlagen für alle
	Leistungsbereiche
	g) Vergleichen der	 Zuarbeit zur Preisplausibilisierung für Vergabevermerk Teil 2	 Budgetprüfung und Freigabe
	Ausschreibungsergebnisse mit den
	vom Planer bepreisten
	Leistungsverzeichnissen oder der
	Kostenberechnung
h) Mitwirken bei der Auftragserteilung	h) Mitwirken bei der Auftragserteilung		 Ggf. neue Kreditoren anlegen lassen  Ggf. notwendige Dokumente in SAP ablegen  Beauftragung nach Zuschlag in SAP	 Absagen an unterlegene Bieter  Zuschlagserteilung über Vergabeplattform  Information an FB und Planer  Ggf. Bekanntmachung vergebener Aufträge  Vergabestatistik  Abschließende Dokumentation

Seite 4 von 4

WE0333_GPV_Anlage_12_Aufgaben_RollenLPH6-7.pdf