3_Lieferantenkodex.pdf

[Seite 1]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

Vorwort Die nachfolgenden Inhalte dieses Dokuments basieren im Wesentlichen auf dem Muster für einen Lieferanten- kodex, das der Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) zur Verfügung stellt. Ziel der Verwendung dieses Musters ist es, wesentliche Standards in einem partnerschaftlichen Ansatz gegen- über unseren Lieferanten zu etablieren und durch Vereinheitlichung der Anforderungen zu fördern. Lieferanten im Sinne dieses Lieferantenkodexes sind alle Vertragspartner, Berater, Makler, Handelsvertreter, Händler, Auftragnehmer, Agenten, Kooperationspartner und sonstige Anbieter von Waren und Dienstleistungen, die Produkte und Dienstleistungen entweder selbst oder über Dritte (z. B. Verbundunternehmen, Vertriebshänd- ler, Subunternehmer, Beauftragte) an die Stadtwerke Erfurt Gruppe verkaufen oder ihr gegenüber erbringen.

1. Einleitung Wir, die Stadtwerke Erfurt Gruppe, sind uns unserer Verantwortung zur Achtung der Menschenrechte sowie zum Schutz der Umwelt bewusst und legen Wert auf regeltreues, integres Verhalten im Geschäftsverkehr. Wir bemühen uns fortwährend, die Daseinsvorsorge noch nachhaltiger zu gestalten. Bei der Erbringung unserer (Dienst-)Leistungen in den Bereichen der Energie- und Wasserwirtschaft, der kom- munalen Daseinsvorsorge und darüber hinaus bekennen wir uns zu einer ökologisch und sozial verantwortungs- vollen Unternehmensführung. Wir handeln entsprechend dieses Lieferantenkodex (nachfolgend „Kodex“) und sehen darin eine wesentliche Grundlage für die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten. Der Kodex nennt Richtlinien und Vorgaben für Lieferanten und basiert auf bekannten internationalen Standards wie den UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte, den Arbeitsnormen der Internationalen Arbeits- organisation (ILO) und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Ziel dieses Kodex ist es, Standards für Integrität, Transparenz sowie ökologische und soziale Verantwortung zu etablieren und unsere Lieferanten durch Vereinheitlichung der Anforderungen zu entlasten.

2. Wirksame Umsetzung der Anforderungen Einhaltung und Kontrolle Für die zukünftige Zusammenarbeit vereinbaren die Vertragspartner die Geltung der nachstehenden Regelun- gen für einen gemeinsamen Verhaltenskodex. Diese Vereinbarung gilt als Grundlage für alle zukünftigen Liefe- rungen. Die Vertragspartner verpflichten sich, die Grundsätze und Anforderungen des Kodex zu erfüllen und sich dabei zu unterstützen. Wir fordern von unseren Lieferanten, dass sie wirksame und ihrem jeweiligen Geschäft angemessene Maßnah- men zur Umsetzung der Anforderungen aus diesem Kodex treffen. Auf Verlangen weisen sie uns die getroffenen Maßnahmen nach. Dabei können sie, sofern vorhanden, auf Zertifikate und Audit-Ergebnisse zurückgreifen. Im Zusammenhang mit der Einhaltung dieser Anforderungen behalten wir uns außerdem vor, Informationen zu Produkten, Leistungen und Unterauftragnehmern abzufragen und Stichproben zur Kontrolle durchzuführen.

Sorgfalt entlang der Lieferkette Unsere Lieferanten informieren und unterrichten ihre Beschäftigten und stellen sicher, dass diese die Grunds- ätze dieses Kodex einhalten. Ebenso tragen sie die Inhalte an ihre Sublieferanten weiter.

Melden von Verstößen, Vertraulichkeit und Schutz Unsere Lieferanten und Vorlieferanten sowie deren Beschäftigte haben die Möglichkeit, Beschwerden und Hin- weise auf Verstöße gegen diesen Kodex zu melden. Unsere Lieferanten dürfen keine Handlungen unternehmen, die das Melden von Hinweisen oder Verstößen behindern oder erschweren. Die eingehenden Hinweise werden vertraulich behandelt und Hinweisgebende wirksam vor Benachteiligungen geschützt.

Seite 1 von 6

[Seite 2]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

Informationswege und Ansprechpartner Bei Bekanntwerden eines Verstoßes gegen wesentliche Vorgaben und Pflichten dieses Kodex treten unsere Lieferanten mit uns in Kontakt. Es sollte eine zuständige Person bzw. eine Anlaufstelle bei unseren Lieferanten geben, an die man sich im Falle von Verstößen gegen diesen Kodex oder andere Rechtsverletzungen wenden kann.

Zusammenarbeit und Konsequenzen Im Falle von Verstößen müssen geeignete Maßnahmen eingeleitet werden. Diese können gemeinsam erörtert und vereinbart werden, um das Risiko zu minimieren oder Abhilfe zu schaffen. Hierbei sehen wir die gemein- same Verantwortung und partnerschaftliche Zusammenarbeit als wichtiges Element. Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können zur Aussetzung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung führen.

3. Umwelt Unsere Lieferanten verpflichten sich dazu, jeweils geltende Umweltgesetze und -vorschriften sowie behördliche Anforderungen einzuhalten. Gemeinsam mit ihnen ergreifen wir geeignete Maßnahmen, um negative Umwelt- auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit zu minimieren und eine nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen zu gewährleisten. Dies umfasst insbesondere die Vermeidung bzw. Verminderung von Emissionen in Luft, Was- ser und Boden sowie die Förderung energie- und ressourceneffizienter Produktionsprozesse. Umgesetzt wer- den sollten zudem Maßnahmen zur Reduktion von Treibhausgasen, die Förderung der biologischen Vielfalt sowie die Umstellung auf eine Kreislaufwirtschaft.

Schutz der Umwelt und des Klimas Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie effektive Umweltmanagementsysteme implementieren, die ide- alerweise nach international anerkannten Standards zertifiziert sind. Diese Systeme sollen klare Ziele und Maß- nahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung enthalten. Weiter erwarten wir, dass unsere Lie- feranten aktiv auf eine Bilanzierung der Treibhausgase ihrer gesamten Unternehmenstätigkeit (Corporate Car- bon Footprint, CCF) sowie wesentlicher Produkte (Product Carbon Footprint, PCF) hinarbeiten und aktiv am Erreichen des Pariser Klimaabkommens und der Reduzierung von Treibhausgasemissionen mitwirken. Unsere Lieferanten stellen uns die relevanten Daten zu ihren Treibhausgasemissionen in gemeinsamer Absprache zur Verfügung.

Umgang mit Abfällen und Gefahrstoffen Ein verantwortungsvoller Umgang mit Abfällen und gefährlichen Stoffen sowie industriellen Abwässern ist es- senziell. Unsere Lieferanten verpflichten sich, Abfälle wenn möglich zu vermeiden, zu minimieren, zu recyceln oder fachgerecht zu entsorgen. Im Zuge grenzüberschreitender Abfallverbringung und umweltgerechter Entsor- gung ist das Baseler Übereinkommen einzuhalten. Darüber hinaus sollten Maßnahmen eingeführt werden, um die Erzeugung von Abwasser zu reduzieren. Der Einsatz gefährlicher Stoffe soll nach Möglichkeit reduziert oder durch umweltfreundlichere Alternativen er- setzt werden. Zudem sind alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, die Mensch und Umwelt vor möglichen Gefahren durch solche Stoffe schützen. Hierzu erwarten wir die Einhaltung des Stockholmer Über- einkommens über persistente organische Schadstoffe sowie die Einhaltung des Minamata-Übereinkommens über Quecksilber.

Seite 2 von 6

[Seite 3]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

4. Soziales Unsere Lieferanten sind verpflichtet, die international anerkannten Menschenrechte zu respektieren und deren Einhaltung zu fördern. Sie begehen keine Menschenrechtsverletzungen und wirken darauf ein, dass auch ihre Lieferanten keine solchen Verletzungen begehen oder daran beteiligt sind. Dies umfasst auch den Schutz von Menschenrechtsaktivisten.

Kinderarbeit und Beschäftigung Jugendlicher Unsere Lieferanten unterbinden jegliche Art von Kinderarbeit. Das Mindestalter für eine Beschäftigung richtet sich nach den jeweiligen Landesgesetzen. Jugendliche dürfen nur unter besonderen Schutzmaßnahmen be- schäftigt werden und gefährliche Arbeiten sind für sie untersagt.

Zwangsarbeit und Sklaverei Jegliche Form von Zwangsarbeit, Sklaverei oder ähnlicher Arbeit wie Knechtschaft, Menschenhandel und Arbeit, die unter Androhung von Strafe stattfindet, werden nicht geduldet. Alle Arbeitsleistungen müssen freiwillig er- bracht werden, und die Beschäftigten unserer Lieferanten haben das Recht, ihre Anstellung frei zu wählen und zu beenden. Disziplinarmaßnahmen müssen angemessen sein und dürfen keine Erniedrigung, körperliche Be- strafung oder physische und psychische Nötigung beinhalten.

Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen Unsere Lieferanten respektieren das Recht ihrer Beschäftigten auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhand- lungen im Rahmen der geltenden Gesetze. In Ländern mit eingeschränkten Rechten lassen sie alternative, gesetzeskonforme Möglichkeiten der Arbeitnehmervertretung zu.

Gleichberechtigung und Diskriminierung Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass keine Diskriminierung aufgrund von Hautfarbe, Nationalität, ethni- scher und sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, Gesundheitsstatus, Behinderung, Reli- gion, politischer Meinung, Weltanschauung, Zugehörigkeit zu einer Arbeitnehmervertretung oder anderen per- sönlichen Merkmalen stattfindet. Alle Beschäftigten sind fair und mit Respekt zu behandeln und Belästigung oder Missbrauch jeglicher Art wird nicht toleriert.

Vergütung und Arbeitszeiten Allen Beschäftigten müssen mindestens gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften ein angemessener und existenzsichernder Lohn und ausreichende Ruhe- und Urlaubszeiten gewährt werden. Überstunden sollten mit mindestens dem regulären Stundenlohn entlohnt werden und müssen freiwillig geleistet werden. Die Vergü- tung muss transparent und verständlich kommuniziert werden und ebenso wie die festgelegten Arbeits-, Ruhe- und Urlaubszeiten vertraglich festgehalten werden. Disziplinarmaßnahmen dürfen nicht zu einer ungerechtfer- tigten Einbehaltung von Löhnen oder Abzügen führen.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Unsere Lieferanten haben für ihre Beschäftigten die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeits- platz unter Beachtung der anwendbaren Gesetze und Regelungen sicherzustellen. Alle Gefährdungen und da- raus resultierenden Gesundheitsrisiken, denen Beschäftigte ausgesetzt sind, werden angemessen und in regel- mäßigen Abständen beurteilt und die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen. Den Beschäftigten ist min- destens der freie Zugang zu Trinkwasser, sanitären Einrichtungen, geeignetem Brandschutz, Beleuchtung, Be- lüftung und – soweit erforderlich – zu geeigneter persönlicher Schutzausrüstung zu gewährleisten.

Einsatz von Sicherheitspersonal

Seite 3 von 6

[Seite 4]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass das von ihnen eingesetzte Sicherheitspersonal jederzeit die Rechte und Würde der Beschäftigten achtet und im Fall einer Bedrohung nur der Situation angemessene Gegenmaßnah- men anwendet. Sicherheitsaufgaben zum Schutz unternehmerischer Projekte werden nicht an öffentliche oder private Sicherheitskräfte delegiert, wenn bei deren Einsatz aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle Menschenrechtsverletzungen begangen werden oder drohen.

Lokale Gemeinschaften und indigene Bevölkerungsgruppen Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie negative Auswirkungen auf lokale Gemeinschaften und indigene Völker vermeiden, deren besondere Umstände anerkennen und die Zustimmung aller Stakeholder (beispiels- weise Gemeinschaften, Behörden, Bevölkerungsgruppen) transparent einholen. Sie respektieren deren Rechte und Interessen, einschließlich ihrer Verbindung zu Ländereien und natürlichen Ressourcen. Dies beinhaltet die Unterlassung von illegaler Zwangsräumung.

Verantwortungsvolle Rohstoffbeschaffung Lieferanten haben bei der Beschaffung von Rohstoffen angemessene Sorgfaltspflichten anzuwenden. Insbe- sondere bei der Beschaffung von hochriskanten Rohstoffen sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um Risiken zu identifizieren, zu minimieren und den Einsatz dieser nach Möglichkeit zu reduzieren.

5. Integres Geschäftsverhalten Basis jeden unternehmerischen Handelns unserer Lieferanten ist die Einhaltung der jeweiligen nationalen, eu- ropäischen wie internationalen gesetzlichen Anforderungen. Unterscheiden sich die Vorschriften der einzelnen Länder, Geschäftsfelder oder Märkte von den Anforderungen dieses Kodex, so gilt die jeweils strengere Rege- lung. Sollten nationale oder lokale gesetzliche Anforderungen im Einzelfall der Einhaltung der Anforderungen dieses Kodex entgegenstehen, wenden sich unsere Lieferanten umgehend an uns. Unsere Lieferanten ver- pflichten sich insbesondere in den nachfolgend aufgeführten Regelungsbereichen zur vollständigen Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Korruptions-Geldwäschebekämpfung/Integrität im Geschäftsverkehr Korruption, Bestechung, Erpressung, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung werden nicht toleriert. Unzuläs- sige Zuwendungen dürfen in keiner Form geboten oder angenommen werden. Interessenkonflikte sind zu iden- tifizieren und zu lösen, bevor sie eine ungebührliche Beeinflussung von Entscheidungen bewirken.

Wettbewerbsrecht/faire Geschäftspraktiken Wettbewerbs- und Kartellgesetze müssen eingehalten und wettbewerbswidrige Praktiken verhindert werden.

Wirtschaftsrecht Import-, Export-, Sanktions- und Zollvorgaben müssen befolgt und die Bekämpfung von Schwarzarbeit unter- stützt werden.

Datenschutz und Informationssicherheit Lieferanten anvertraute Daten und Informationen natürlicher und juristischer Personen sind auf Basis geltender rechtlicher Regelungen zu schützen.

Geistiges Eigentum Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfol- gen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Seite 4 von 6

[Seite 5]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

Glossar

Seite 5 von 6

[Seite 6]

Lieferantenkodex Stand: 11. März 2026

Seite 6 von 6