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Informationen nach Artikel 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Direkterhebung beim Betroffenen der Stadtwerke Erfurt Gruppe
- Verantwortlicher:
SWE Service GmbH Magdeburger Allee 34 99086 Erfurt
Kontakt: Telefon: 0361 564-0 E-Mail: info@stadtwerke-erfurt.de
Für die Datenverarbeitung verantwortlich: SWE Digital GmbH Magdeburger Allee 34 99086 Erfurt
Kontakt: Telefon: 0361 564-0 E-Mail: info@swe-digital.de
- Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 Bucht. b DSGVO)
Kontakt: SWE Stadtwerke Erfurt GmbH -Konzerndatenschutzbeauftragter - Magdeburger Alle 34; 99086 Erfurt Telefon: 0361 564-1135 E-Mail: datenschutz@stadtwerke-erfurt.de
3.Zwecke der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 Bucht. c HS 1 DSGVO)
Der Verantwortliche führt die Datenverarbeitung im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO durch. Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bewerbern/Bie- tern (bspw. Beantwortung von Bewerber-fragen) und der Dokumentation/Archivierung sowie zu Statistikzwecken (Verga- bestatistik). Des Weiteren erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertrags-durchführung/-abwicklung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen.
4.Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 Bucht. c HS 2 DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt bzw. ist erforderlich:
a)Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Bucht. b) DSGVO). Eine Verarbeitung von Daten erfolgt im Zuge der Durchführung von im Rahmen von Beschaffungs- und Vergabeverfah- ren geschlossenen Verträgen und in einem für die Erfüllung der entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen/für die Vertragsabwicklung erforderlichem Umfang.
b)Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Bucht. c) DSGVO) Der Verantwortliche ist im Rahmen seiner Beschaffungstätigkeit verpflichtet, Vergabeverfahren auf Grundlage des Ge- setzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), der Sektorenverordnung (SektVO), dem Thüringer Vergabesetz (ThürVgG), der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), der Unter- schwellenvergabeordnung (UVgO) durchzuführen und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zu verarbei- ten (z. B. personenbezogene Daten, welche in Teilnahmeanträgen oder Angeboten übermittelt werden).
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c)Zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Bucht. e) DSGVO) Der Verantwortliche ist zuständig für die Durchführung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren zur Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen sowie Betreuung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren zur Beauftragung und Vergabe von freiberuflichen Leistungen. Ziel ist es, vertragliche Beziehungen zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Betroffenen herzustellen. Die Beschaffungstätigkeit des Verantwortlichen, innerhalb der eine Verarbeitung personenbezogener Daten des/der Be- troffenen ausgeführt wird, erfolgt im Zusammenhang mit den genannten öffentlichen Aufgaben (Aufgaben im öffentlichen Interesse) und gewährleistet deren Erfüllung.
5.Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 Bucht. e DSGVO)
Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/ erhoben bzw. verarbeitet wer- den: Personalien/Adress- und Kontaktdaten des Betroffenen (bspw. dienstliche Kontaktdaten), Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Betroffenen (bspw. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Per- son bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position einem bestimmten Tätigkeitsbereich be- schäftigt ist), Daten zur Aus- und Weiterbildung des Betroffenen (bspw. Studien- und Ausbildungsnach-weise, Weiterbil- dungs- und Schulungsnachweise, u. ä.) sowie Daten aus einem zwischen Unternehmen der Stadtwerke Erfurt Gruppe und dem Betroffenen ggf. bereits be- stehenden Vertragsverhältnis. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: Mitarbeiter des Verantwortlichen (insbesondere die Mitarbeiter der Beschaffungsstelle SWE Service GmbH) Mitarbeiter andere Organisationseinheiten durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten, Fördermittel- geber, Rechtsanwälte, Vergabekammer des Thüringer Landesverwaltungsamtes, u. ä.
6.Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13 Abs. 1 Bucht. f DSGVO)
Der Verantwortliche hat nicht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Orga- nisation zu übermitteln.
7.Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Art. 13 Abs. 2 Bucht. a DSGVO)
Der Speicherzeitraum beginnt mit der erstmaligen Speicherung der personenbezogenen Da-ten. Der Zeitpunkt der Spei- cherung entspricht in der Regel dem Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten. In der Regel werden die Teilnahmeanträge, die Angebote sowie die Dokumentationsunterlagen (Vergabedokumentation) und ihre Anlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Zu-schlag im jeweiligen Vergabeverfahren erteilt wurde.
8.Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 2 Bucht. b DSGVO)
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betref- fende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese perso- nenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichti- ger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Es wird darauf hingewiesen, dass die Teilnahmeanträge und Angebote vollständig und alle geforderten Angaben, Erklä- rungen und Preise enthalten sein müssen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu lö- schen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die Zwecke der Verar- beitung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen bzw. entsprechende Aufbe- wahrungsfristen abgelaufen sind (Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessen-werden“).
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Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist. Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Wider-spruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbei- tung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO). Die betroffene Person hat nicht das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortli- chen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit), da die durch den Verantwortlichen durchgeführte Datenverarbeitung für die Wahrneh- mung einer Aufgabe erforderlich ist, die z. B. im öffentlichen Interesse liegt.
9.Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Bucht. a oder Art. 9 Abs. 2 Bucht. a DSGVO (Art. 13 Abs. 2 Bucht. c DSGVO)
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Bucht. a oder Art. 9 Abs. 2 Bucht. a DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
10.Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 Bucht. d DSGVO)
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichts- behörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informa- tionsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Er-furt (www.tlfdi.de).
11.Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 Bucht. e DSGVO)
Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung herangezogen; bspw. können Bewerber/Bieter aufgefordert werden, Angaben zu technischen Fachkräften oder den Führungskräften des Unternehmens (u. a. Studien- und Ausbildungsnachweise, Referenzen) zu machen und/oder entsprechende Nach- weise einzureichen. Des Weiteren können personenbezogene Daten auch bspw. im Rahmen von Erklärungen zum Nichtvorliegen eines Ausschlussgrundes und den ggf. erfolgten Selbstreinigungsmaßnahmen erhoben werden. Nicht zuletzt werden personenbezogene Daten schon als Bestandteil der eigentlichen Teilnahmeantrags- oder Ange- botsunterlagen erhoben (bspw. ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahme-/Vergabeunterlagen, durch den Bewerber/Bie- ter ggf. beigelegte Unterlagen). Die betroffenen Personen sind im Rahmen eines Vergabeverfahrens verpflichtet die jeweils geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sofern die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten nicht eingereicht/bereitgestellt werden, kann/muss ggf. ein Ausschluss des Teilnahmeantrags/des Angebotes vom weiteren Vergabeverfahren erfolgen. Die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten sind insofern als für einen Vertragsschluss erforderlich zu be- trachten.
12.Automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs.1, 4 DSGVO (Art. 13 Abs. 2 Bucht. f DSGVO)
Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließ- lich Profiling.
13.Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erho- ben wurden.
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