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Bewerbungsbedingungen der Stadt Leipzig für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen

1 Allgemeines 1.1 Die Auftraggeberin verfährt nach Teil A der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen- (VOL/A), ohne dass dieser Teil A "Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen" Vertragsbestandteil wird. Oberhalb des EU-Schwellenwertes verfährt sie nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV).

1.2 Die Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen ist bei Abruf der Unterlagen durch den Interessenten/Bieter zu kontrollieren. Eine Information über fehlende oder nicht lesbare Bestandteile ist der Zentralen Ausschreibungsstelle für Lieferungen und Dienstleistungen der Stadt Leipzig über die Vergabeplattform eVergabe mit Bezug auf die Vergabenummer unverzüglich zu übermitteln.

2 Teilnahme- und Angebotsbedingungen 2.1 Der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot ist ausschließlich über die Plattform eVergabe.de (Bietercockpit) und nur in der dort vorgegebenen Form (nicht per E-Mail) und dem von der Auftraggeberin vorgegebenen Inhalt einzureichen, siehe auch Punkt 8. Dies gilt sowohl für Hauptangebote wie auch für Nebenangebote. D.h. alle im Bietercockpit unter dem Reiter Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) eingestellten und mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen, sind, soweit sie mit inhaltlichen oder preislichen Angaben in vorgefertigten Datenfeldern zu befüllen sind, ausschließlich per Dateneingabe elektronisch zu vervollständigen und in dieser digitalen Form mit dem Angebot abzugeben. Das Angebotsschreiben und das Leistungsverzeichnis dürfen nicht ausgedruckt, mit Hand ausgefüllt, eingescannt und dann per PDF-Datei wieder über das Bietercockpit abgegeben werden. Solche eingereichten abweichenden PDF-Varianten werden von der Wertung ausgeschlossen. Der Fragebogen zur Eignungsprüfung ist dabei als Checkliste für alle Eignungskriterien des Vergabeverfahrens zu verstehen und wird als Nachweis einer Eigenerklärung akzeptiert, sofern nicht gesonderte Unterlagen/Dokumente notwendig sind. Dies gilt sowohl für Teilnahmeanträge, Hauptangebote wie auch für Nebenangebote. Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot ist – sofern nicht gemäß den Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen – nicht zulässig. Sofern mehrere Hauptangebote abgegeben werden, erfolgt der Ausschluss aller Hauptangebote gemäß § 16 Abs. 3 d) VOL/A bzw. § 57 Abs. 1 Ziffer 4 VgV.

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Anfragen, Angebote und sonstige Korrespondenz, die nicht in deutscher Sprache übermittelt werden, gelten als der Stadt Leipzig gegenüber nicht zugegangen. Eingereichte Urkunden, Zertifikate, Nachweise, Beschreibungen oder Datenblätter, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, sind zwingend auch in beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen, sofern nicht in den Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen.

2.2 Für das Angebot sind die von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Vordrucke zu nutzen. Eine selbstgefertigte Abschrift oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist unzulässig. Das von der Vergabestelle vorgegebene Leistungsverzeichnis ist allein verbindlich.

2.3 Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben oder Erklärungen enthalten. Die Auftraggeberin kann von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß VOL/A bzw. VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch machen. Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen.

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Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Es wird darauf hingewiesen, dass unter Bezugnahme auf § 13 Abs. 1 Satz 1 VOL/A bzw. § 57 Abs. 1 Ziffer 4 VgV allein die zum Download zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen maßgebend sind. Abweichende Erklärungen/ Unterlagen der Bieter können gemäß § 16 Abs. 3 d) VOL/A bzw. § 57 Abs. 1 Ziffer 4 VgV zum Ausschluss führen.

Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden. Auf beigefügte Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet sein.

In den Vergabeunterlagen ausdrücklich erwünschte oder zugelassene Änderungsvorschläge bzw. Nebenangebote müssen auf einer besonderen Anlage gemacht und als solche deutlich gekennzeichnet werden. Sofern Nebenangebote zugelassen sind, müssen die geforderten Mindestanforderungen erfüllt werden; dies ist mit Angebotsabgabe nachzuweisen. Nebenangebote müssen alle Leistungen umfassen, die zu einer einwandfreien Leistungsausführung erforderlich sind.

Werden Leistungen angeboten, die in den Vergabeunterlagen nicht vorgesehen sind, so müssen sie auf einer besonderen Anlage nach Ausführung und Beschaffenheit näher beschrieben werden. Nebenangebote sind, soweit sie Anforderungen des Leistungsverzeichnisses beeinflussen (z.B. ändern, ersetzen, entfallen lassen, zusätzlich erfordern), hinsichtlich Gleichwertigkeit detailliert zu erläutern.

Angebote, die die geforderten Voraussetzungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

2.4 Sofern für die ausschreibungsgegenständliche Leistung gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Wettbewerbsteilnehmer beantragt sind, hat der Wettbewerbsteilnehmer dies im Angebot anzugeben. § 165 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bestimmt, dass die Verfahrensbeteiligten die Akten bei der Vergabekammer einsehen sowie sich auf eigene Kosten Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen können. Gemäß § 165 Abs. 2 GWB hat die Vergabekammer die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen geboten ist. Dazu gehören insbesondere der Geheimschutz (auf Seiten der Auftraggeberin) und die Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen (auf Seiten des Anbieters). Jeder Beteiligte hat mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Geschieht dieses nicht, kann die Vergabekammer gemäß § 165 Abs. 3 GWB von der Zustimmung des Beteiligten auf Akteneinsicht ausgehen. Zur Vereinfachung des Ablaufs ist bereits mit Abgabe des Angebots auf etwaige Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen. Diese sind bereits im Angebot gegebenenfalls entsprechend kenntlich zu machen.

2.5 Alle Preise sind in Euro anzugeben. Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuersatz ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes pro Position des Leistungsverzeichnisses anzugeben. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die  ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und

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 an der im Leistungsverzeichnis bezeichneten Stelle aufgeführt sind. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

2.6 Für die Bearbeitung des Teilnahmeantrags/Angebots wird keine Vergütung gewährt, es sei denn, in den Vergabeunterlagen ist anderes festgelegt.

2.7 Zur formgültigen Abgabe eines Teilnahmeantrags/Angebotes genügt die Textform nach § 126b BGB. Zur Einhaltung der geforderten Textform genügt die vollständige Namensangabe des Erklärenden. Eine Unterschrift oder das Verwenden eines Stempels ist auf allen Dokumenten nicht erforderlich. Soweit ausnahmsweise eine andere, weitergehende Form als die Textform gefordert wird (elektronischen Signaturen/Siegel), so ist dies ausdrücklich in der Bekanntmachung und/oder in den Vergabeunterlagen angegeben und auf den entsprechenden Dokumenten an der dafür vorgesehenen Stelle ausgewiesen.

2.8 Entwürfe und Ausarbeitungen, sowie Muster und Proben, die bei der Prüfung der Angebote nicht verbraucht werden, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum der Auftraggeberin über, soweit in der Bekanntmachung/Angebotsaufforderung nichts Gegenteiliges festgelegt ist oder der Bieter im Angebot bzw. innerhalb von 24 Werktagen nach Ablauf der Bindefrist nicht ihre Rückgabe verlangt. Die Kosten der Rückgabe trägt der Bieter.

2.9 Die Auftraggeberin führt die Wertung der eingegangenen Angebote entsprechend der vorgegebenen Wertungskriterien durch. Hierbei kann der Bewertungspreis vom Angebotspreis abweichen, soweit dies zur Herstellung einer vergleichbaren Bewertungsbasis erforderlich ist. In Fällen der Umkehr der Umsatzsteuerschuld (reverse-charge-Verfahren), oder soweit die Auftraggeberin im Rahmen der Lieferung Einfuhrabgaben (Einfuhrumsatzsteuer und/oder Zollgebühren) zu entrichten hat, werden diese Kosten bei der Wertung berücksichtigt.

Zur Ermittlung der Punktzahl im Wertungskriterium Preis/Kosten wird – sofern in den Vergabeunterlagen keine abweichenden Regelungen vorgesehen ist – nachfolgende Formel verwendet:

[Minimale Angebotssumme] W P = x 100 x P (aktuelle Angebotssumme - minimale Angebotssumme) + [minimale Angebotssumme] 100

P = Ergebnis Preiswertung W = Gewichtung des Wertungskriteriums Preis P

Der Faktor [minimale Angebotssumme] steht für den positiven Betrag dieser Zahl. Daraus ergibt sich eine errechnete Punktezahl von maximal 100 Punkten. Die Angebotssummen werden vor der Berechnung kaufmännisch gerundet.

Zur Ermittlung der Punktzahl sonstiger Wertungskriterien wird – sofern in den Vergabeunterlagen keine abweichenden Regelungen vorgesehen ist – nachfolgende Formel verwendet: W K = C x C 100 K = Ergebnis Kriterium C = Anzahl der erhaltenen Kriterienpunkte W = Gewichtung des jeweiligen Wertungskriteriums C

Bei Erreichen von Platz 1 durch mehrere Bieter mit gleichem Wertungsergebnis entscheidet das Los über Platz 1.

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2.10 Mit Angebotsabgabe unterliegt der Bieter auch den Bedingungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß VOL/A bzw. der Vergabeverordnung (VgV).

2.11 Das Angebot gilt als abgelehnt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Zuschlag erteilt worden ist. Hierzu ergeht grundsätzlich keine besondere Mitteilung.

Will der Bieter jedoch ausdrücklich über die Ablehnung seines Angebotes unterrichtet werden, so muss er dies in Textform beantragen. Ab einem Auftragswert von 50.000,- EUR netto erfolgt eine Bieterinformation entsprechend § 8 SächsVergabeG. Bei Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwertes erfolgt die Information nach § 134 GWB.

3 Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, die die Angebotsabgabe beeinflussen können, so hat der Bieter unverzüglich die Stadt Leipzig vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben hat.

Aufklärungsanfragen bzw. Auskunftsverlangen sind an die Stadt Leipzig elektronisch über die Vergabeplattform eVergabe bzw. per E-Mail an zas-vol@leipzig.de mit Bezug auf die betreffende Vergabenummer zu richten. Korrespondenz der Bieter, die nicht dieser Vorgabe entspricht, gilt der Stadt Leipzig gegenüber als nicht zugegangen. Solche Anfragen werden nicht beachtet bzw. beantwortet.

Bei Anfragen zu den Vergabeunterlagen ist die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe benannte Frist zu beachten.

4 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vertragsverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.

5 Kapazitäten anderer Unternehmen (Unteraufträge / Eignungsleihe) 5.1 Sofern der Bewerber/Bieter beabsichtigt,  Teile der zu vergebenden Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen (Unteraufträge) oder  sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so hat der Bewerber/Bieter die Auftraggeberin von seiner Absicht in Kenntnis zu setzen und die hierfür vorgesehenen Leistungen und Kapazitäten in seinem Teilnahmeantrag/Angebot zu benennen.

5.2 Im Rahmen der Unterauftragsvergabe hat der Bieter mit dem Angebot die Art und den Umfang anzugeben, in welchem er Leistungen an andere Unternehmen (Nachunternehmer) übertragen will. Auf Verlangen der Vergabestelle sind die Nachunternehmer zu benennen sowie eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorzulegen. Der Bieter hat Nachunternehmen, bei denen zwingende Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Auftraggeberin gesetzten Frist zu ersetzen.

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5.3 Bei der Einholung von Angeboten von anderen Unternehmen (Unteraufträge) ist der Bieter verpflichtet,  kleine und mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen,  bei der Übertragung von Teilleistungen nach Wettbewerbsgesichtspunkten zu verfahren,  Nachunternehmen davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt,  bei der Weitergabe von Lieferungen und Dienstleistungen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) zum Vertragsbestandteil zu machen und  dem Nachunternehmen insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen - insbesondere hinsichtlich der Zahlweise - zu stellen, als durch den Auftrag mit dem Bieter vereinbart werden.

5.4 Im Falle der Eignungsleihe, muss der Bewerber/Bieter die dafür vorgesehenen Teilleistungen/Kapazitäten in seinem Teilnahmeantrag/Angebot benennen. In diesem Fall müssen die anderen Unternehmen mit der Abgabe des Angebotes bzw. des Teilnahmeantrags benannt werden und es sind Art und Umfang der von ihnen in Anspruch genommenen Kapazitäten anzugeben. Der Bieter hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu einem von ihr bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen.

5.5 Der Austausch oder die Änderung eines oder mehrerer benannter anderer Unternehmen ist nach Ablauf der Angebotsfrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig und führt zum Ausschluss des Angebotes. Im Fall eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs sind der Austausch oder die Änderung eines oder mehrerer benannter anderer Unternehmen bereits nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig. Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit haften der Bewerber/Bieter und das andere/die anderen Unternehmen entsprechend dem Umfang der jeweiligen Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung. Eine dementsprechende Haftungserklärung ist der Auftraggeberin nach gesonderter Aufforderung vorzulegen. Als Haftungserklärungen kommen je nach Einzelfall insbesondere eine sogenannte harte Patronatserklärung, Garantie oder selbstschuldnerische Bürgschaft in Betracht.

6 Bietergemeinschaften 6.1 Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter (nachfolgend Bietergemeinschaften) haben mit dem Angebot der Auftraggeberin zu übergeben:  ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters und  eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt und, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

6.2 Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden anhand einer Gesamtschau der von der Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegten Angaben, Erklärungen und Nachweise beurteilt.

6.3 Sofern nicht im offenen Verfahren oder der öffentlichen Ausschreibung ausgeschrieben wird, werden Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, nicht zugelassen. Im Fall eines vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs ist die Bildung oder Änderung von Bietergemeinschaften bereits nach Ablauf der Teilnahmefrist bis zur Zuschlagserteilung unzulässig.

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6.4 Angebote innerhalb eines Loses als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als Einzelbieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aller Angebote für dieses Los.

7 Bestimmten Auftragnehmern vorbehaltene öffentliche Aufträge Bewerber bzw. Bieter, denen ausdrücklich im einzelnen Vergabeverfahren Aufträge vorbehalten werden, müssen den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, mit Abgabe des Teilnahmeantrags bzw. Angebotsabgabe führen. Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften, denen solche Bewerber bzw. Bieter als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.

8 Elektronische Vergabe Voraussetzung für die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrags oder eines Angebotes ist die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform unter www.evergabe.de. Auch wenn die Registrierung auf der e-Vergabe-Plattform nicht mehr erforderlich ist, um Teilnahme- oder Vergabeunterlagen anfordern zu können, wird allen Interessenten zur Registrierung geraten. Denn nur registrierte Nutzer werden aktiv über Veränderungen im Verfahren informiert, halten sich dadurch auf dem Laufenden und vermeiden vergebliche Aufwendungen oder ggf. einen Ausschluss vom Vergabeverfahren. Ihr Teilnahmeantrag bzw. Ihr Angebot ist elektronisch über die e-Vergabe-Plattform mittels der dort bereitgestellten Softwarekomponente AI BIETERCOCKPIT zu übermitteln. Zur Nutzung der Anwendung AI BIETERCOCKPIT wird das Programm AI WEBLAUNCHER benötigt. Beide Systeme stehen zum kostenfreien Download über die e-Vergabe-Plattform www.evergabe.de bereit. Nach Eingang des Teilnahmeantrags/Angebots wird dieses mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Teilnahme-/Angebotsfrist verschlüsselt gehalten. Der elektronische Zeitstempel setzt mit dem Ablauf der angegebenen Minute (HH:MM:00 Uhr) ein, d.h. ein Angebot, welches bspw. bis spätestens 11:30 Uhr abzugeben ist, wäre um 11:30:01 Uhr verfristet.

9 Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 – Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Der Schutz Ihrer Personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

9.1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden? Verantwortlicher: Stadt Leipzig, Zentrale Ausschreibungsstelle VOL Telefon: +49 341 123-2386 E-Mail-Adresse: zas-vol@leipzig.de Internet-Adresse: www.leipzig.de Sie erreichen unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) unter: Verantwortlicher: Datenschutzbeauftragter der Stadt Leipzig Telefon: +49 341 123-2247/-2614 E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@leipzig.de Internet-Adresse: www.leipzig.de

9.2 Welche Quellen und Daten nutzen wir? Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet)

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zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse und IP). Wir speichern Personen bezogene Daten z.B. im Zusammenhang mit Bedarfserhebungen, Beschaffungsaufträgen, Angeboten, Ihren Fragen welche Sie z.B. über Webformulare oder per E-Mail an uns senden, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).

9.3 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welchen Gesetzes (Zweck der Verarbeitung)? Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und e, Abs. 3 DSGVO und des § 97 Abs. 5 GWB, § 8 VgV, § 6 UVgO, § 20 VOL/A und der Geschäftsordnung der Stadt Leipzig zur Vergabe von Leistungen wie folgt:

9.3.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der fiskalischen Bedarfsdeckung für Behörden und andere staatliche Organisationen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Produkten (z.B. Bedarfserhebung, Abfragen und Analysen unter Behördenkunden künftig auch u. U. mittels des Bedarfserhebungstools; Durchführung von Vergabeverfahren zur Durchführung von vorvertraglichen und vertraglichen Maßnahmen, und der Abwicklung von Rahmenvereinbarungen im Rahmen des E-Procurements). Die weiteren Einzelheiten zu den Datenverarbeitungszwecken können Sie den maßgeblichen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen entnehmen.

9.3.2 Wahrung berechtigter Interessen Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrnehmung im öffentlichen Interesse liegender Aufgaben, insbesondere zur:

• Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, für Zutrittskontrollen,
• Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

9.3.3 Aufgrund Ihrer Einwilligung Die Zusendung unseres Newsletters über Neuerungen bei der e-Vergabe oder Informationen über zukünftige Vergaben in von Ihnen ausgesuchten Produktbereichen beruht auf Ihrer Einwilligung.

9.3.4 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben Zudem unterliegen wir als öffentliche Auftraggeberin rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Vergabeverordnungen, Wettbewerbsregistergesetz, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

9.4 Wer bekommt Ihre Daten? Ihre Daten bekommen nur die für die Bearbeitung zuständigen Personen und diejenigen, die ein berechtigtes Interesse durch ihre Beteiligung darlegen können. So bekommen insbesondere bei Beschaffungen nur Personen bei dem Bedarfsträger und der Vergabestelle

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Angebote zur Kenntnis. Außerdem können zuständige Datenschutzbeauftragte, Vorgesetzte, Qualitätsmanager, Innenrevisoren, Nachprüfstellen, Vergabekammern, Rechnungs- und Preisprüfer sowie Angehörige der Rechnungshöfe in erforderlichem Umfang Einblick in Ihre Daten bekommen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Daten erhalten. Soweit Ihre Daten im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses verarbeitet werden, wird auch der Auftragsverarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet.

9.5 Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt? Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Union) durch uns findet nicht statt.

9.6 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass einige unsere Geschäftsbeziehungen auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:  Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. In Fällen der Beschaffung im Zusammenhang mit EU-geförderten Programmen beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Ablauf des Förderprogramms.  Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sowie § 257 Abs. Nr. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre nach Abschluss der Beschaffung.  Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

9.7 Welche Datenschutzrechte haben Sie? 9.7.1 Recht auf Auskunft Es besteht ein Recht auf Auskunft betreffend der von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.

9.7.2 Recht auf Berichtigung Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden.

9.7.3 Recht auf Löschung Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u. a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (s.a. Dauer der Speicherung).

9.7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen.

9.7.5 Recht auf Widerspruch Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers/Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

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9.7.6 Recht auf Unterrichtung Es besteht ein Recht auf Unterrichtung, an welchen Empfänger Informationen weitergeleitet wurden, die berichtigt worden sind, die gelöscht wurden oder deren Verarbeitung eingeschränkt wurde.

9.7.7 Recht auf Datenübertragbarkeit Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

9.7.8 Recht auf Widerruf Es besteht ein Recht eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, wird davon nicht berührt.

9.7.9 Recht auf Beschwerde Es besteht ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

9.8 Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten? Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Verträge mit Ihnen zu schließen oder diese auszuführen. Sollten Sie uns notwendige Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

9.9 Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt? Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir elektronische Unterstützung, aber grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie - sofern es gesetzlich vorgegeben ist - hierüber gesondert informieren.

9.10 Änderung des Zwecks der Datenverarbeitung Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in Fällen von Teilnahmewettbewerben bei der Vergabe von Dienstleistungen von Beraterteams, Dozenten und Coaching ein. Wenn der Zweck der Verarbeitung der Daten durch uns geändert werden soll, werden Sie vorher darüber informiert.

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