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Hinweise zur digitalen Angebotsbearbeitung und –rückgabe

Informationen im laufenden Verfahren

Bei allen Verfahren ist gem. § 38 UVgO ausschließlich die digitale Angebotsabgabe über die Vergabe- plattform subreportELVIS zugelassen. Nach § 7 Abs. 3 UVgO darf keine Registrierung der Unternehmen, die Unterlagen abfordern, verlangt werden. Im Vergabeverfahren evtl. notwendige zusätzliche Informationen, Änderungen der Vergabe- unterlagen oder Beantwortung von Bieteranfragen können daher über die Benachrichtigungsfunktion der Vergabeplattform u.U. nicht an alle Bewerber übermittelt werden.

Prüfen Sie daher im eigenen Interesse während des laufenden Verfahrens in regelmäßigen Abständen, ob eine Änderung oder Ergänzung der Vergabeunterlagen stattgefunden hat.

Rückgabe der Ausschreibungsunterlagen

 Laden Sie ausschließlich die im zip-Ordner „Vergabeunterlagen zur Rückgabe“ enthaltenen Da- teien und die ggf. zusätzlich beim Uploadvorgang in subreport angezeigten Dokumente hoch.

 Vermeiden Sie ein Umbenennen der Dokumente, insbesondere der Endungen wie z.B. „.docx“ oder „.xls“. Dies kann u.U. zur Unlesbarkeit der Dateien nach dem upload und damit zur Ungültigkeit des Angebotes führen.

 Die Unterlagen bitte ausschließlich in der zur Verfügung gestellten Datenart zurückgeben und nicht ausdrucken, einscannen und dann wieder hochladen, dies vergrößert die Datenmenge er- heblich und ermöglicht keine digitale Weiterverarbeitung der Angebote.

 Angebote, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können von der Wertung ausgeschlossen wer- den.

 Verschlüsseln oder schützen Sie die Dateien nicht nochmals. Die Submissionsstelle bekommt erst zum Öffnungstermin eine Freigabe zum Download der durch Zeitschloss gesicherten Angebote.

5 Beim Download werden die Dateien in ein unveränderbares Format verschlüsselt, was eine Ände- 2 /9 rung der Eintragungen ausschließt. 0

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Alle anderen Leistungsverzeichnisse werden als ausfüllbare und schreibgeschützte word- oder xls-Do- kumente zur Verfügung gestellt und sind auch in dieser Datenart zurück zu geben.

Angebote, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können von der Wertung ausgeschlossen werden.

Textform der Angebote

Die Angebote sind nach § 38 UVgO in Textform zu übermitteln. Diese Bestimmung setzt nicht voraus, dass die Angebote unterschrieben oder elektronisch signiert sein müssen. Allerdings müssen der Name des Unternehmens und derjenigen Person, die das Angebot abgibt, angegeben werden.

Weitere Technische Informationen

Im Vergabeverfahren verwendete elektronische Mittel

Das gesamte Vergabeverfahren wird über die weitgehend plattformunabhängige Browseranwen- dung der eVergabelösung subreport ELViS abgewickelt. Die Datenübermittelung erfolgt über eine verschlüsselte Internetverbindung unter Verwendung eines aktuellen Internet-Browsers.Der Nach- richtenaustausch wird über das interne Nachrichtensystem der Plattform abgewickelt, welches außerdem eine Benachrichtigungsfunktion mit E-Mail beinhaltet.

Teilnahmeanträge, Angebote oder Interessenbestätigungen können grundsätzlich in beliebigen Dateiformaten (z.B. PDF, Word, Excel, RTF, Text, JPG, ZIP) erstellt und übermittelt werden.

Die Übermittlung der Dokumente erfolgt über die Browser-Anwendung unter Verwendung eines Java-Applets. Das verwendete Applet zur Verschlüsselung und Signatur von Dokumenten ist das BSI-zertifizierte SecSigner-Plugin der Firma SecCommerce (https://seccommerce.com/secsigner/).

Für die Registrierung an der Plattform subreport ELViS wird ein gültiger E-Mail- Account benötigt.

Technische Parameter

Zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elekt- ronischer Mittel und für die Einreichung der Dokumente/Angebote benötigt der Bewerber/Bieter:

 einen herkömmlichen DSL-Internetanschluss  einen internetfähigen Computer mit einer empfohlenen Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel  das Betriebssystem Microsoft Windows (ab Windows XP SP3), MacOS X oder Linux  einen aktuellen Internet-Browser (Firefox, Chrome, Internet Explorer ab Version 8)  einen aktuellen E-Mail Client (z.B. Outlook, Thunderbird, ...)  eine aktuelle Installation der kostenlosen Java SE Standard Edition (https://www.java.com/de/download/)

Entpacken, Komprimieren großer Dateien

Für das Entpacken oder Komprimieren großer Dateien wird das frei verfügbare Kompressions- Werkzeug 7-Zip (http://www.7-zip.de/download.html) empfohlen.

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Verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren

Die Verbindung zu subreport ELViS erfolgt ausschließlich über das gesicherte HTTPS-Protokoll und ist mit 256-Bit verschlüsselt. Die Verbindung verwendet TLS 1.2. Für die Nachrichtenauthentifizie- rung wird SHA2 verwendet.

Alle Angebotsdokumente, Teilnahmeanträge oder Interessenbestätigungen werden mit PKCS#7 signiert und verschlüsselt.

Allgemeine Fragen werden auch unter http://www.subreport.de/service/support-elvis/?sub=haeu- fige-fragen beantwortet. Für weitere Rückfragen steht Ihnen auch die Firma Subreport telefonisch unter 0221 9857833 gerne zur Verfügung.

Datenschutzhinweise

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Stadt Heilbronn, Marktplatz 7, 74072 Heilbronn, Tel. 07131 56-0, Fax 07131 56-29 99, E-Mail: postein- gang@heilbronn.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Stadt Heilbronn, Rechtsamt, Moltkestr. 35, 74072 Heilbronn E-Mail: Datenschutzbeauftragter@heilbronn.de Bei Kontaktaufnahme über die genannte Postanschrift kennzeichnen Sie den verschlossenen Um- schlag bitte gut sichtbar mit „Datenschutzbeauftragter“.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ist das Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Unterschwellen- vergabeverordnung (UVgVO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und er- folgt auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und e DSGVO.

Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und somit auszuschließen sind.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Erhoben, verarbeitet und genutzt werden die Daten, die uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stehen. Das sind insbesondere:

 Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt und Kontaktdaten von Ansprechpersonen der Bieter.  Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters und  Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

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Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, soweit wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder eine Einwilligung vorliegt.

Weitergabe personenbezogener Daten

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder eine Einwilligung zur Übermittlung vorliegt.

Zu den Empfängern können insbesondere gehören:

 Bundesamt für Justiz zur Einholung von GZR-Auskünften.  Bundeszollverwaltung zur Einholung von Auskünften betreffend Eignung/Vorliegen von Aus- schlussgründen.  Rechtsaufsichtbehörde, Vergabekammer und Gerichte im Falle der Einlegung von Beschwerden und der Erhebung von Klagen.  Sachbearbeiter des Auftraggebers und beauftragte Architektur- oder Ingenieurbüros zur sachdien- lichen Kommunikation.  Teilnehmer am Vergabeverfahren zur Information über die Vergabeentscheidung.  Sonstige Personen aufgrund gesetzlich vorgeschriebener Informationspflichten über die Vergabe.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten gelten die Regelungen der Schrift- gutordnung der Stadt Heilbronn. Danach werden beauftragte Angebote werden für die Dauer von sechs Jahren ab Feststellung der Jahresrechnung des Jahres in dem die Schlusszahlung erfolgte, nicht beauftragte Angebote bis zum Abschluss der überörtlichen Prüfung der Jahresrechnung des Jahres in dem die Schlusszahlung erfolgte aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

 Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, Art. 15 DSGVO.  Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Be- richtigung zu, Art. 16 DSGVO.  Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Wiederspruch gegen die Verarbeitung einlegen, Art. 17, 18 und 21 DSGVO.  Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung be- steht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen ggf. ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu, Art. 20 DSGVO.

Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzli- chen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Infor- mationsfreiheit, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel. 0711 61 55 41-0, E-Mail poststelle@lfdi.bwl.de

01 UVgO Hinweise zur digitalen Angebotsabgabe.pdf