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Vorbemerkungen zur Ausschreibung1
Inhaltsverzeichnis
1 Ausschreibende Stelle ............................................................................................... 2
2 Ausgeschriebene Leistungen ...................................................................................... 2
3 Hauptleistungspflichten ............................................................................................. 2
4 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen ........................................... 3
5 Hinweise für Bietergemeinschaften ............................................................................ 3
6 Obergrenzen der Reinigungsleistung ........................................................................... 4
7 Auswertungsmethode ................................................................................................ 4
8 Gültigkeit ................................................................................................................... 5
1 Für die gesamten Unterlagen gilt, dass stets Personen männlichen, weiblichen und diversen Geschlechts gleichermaßen gemeint sind, selbst wenn aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit nur die männliche Form verwendet wird. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten dann gleichwohl für allerlei Geschlecht.
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1 Ausschreibende Stelle
Die nachfolgend beschriebenen Gebäudereinigungsdienstleistungen werden ausgeschrieben durch:
Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam, vertreten durch die Oberbürgermeisterin, diese vertreten durch den Werkleiter Herrn Bernd Richter
Friedrich-Ebert-Str. 79/81
14469 Potsdam
2 Ausgeschriebene Leistungen
Die Ausschreibung bezieht sich auf die Leistungen:
Unterhaltsreinigung
Grundreinigung
Glas-/Rahmenreinigung
Option zur Vergabe/ Vertragslaufzeit
Für den Fall, dass ein Ausschreibungsgewinner innerhalb der vertraglich festgelegten Probezeit we- gen Kündigung, Insolvenz oder aus anderem Grund endgültig ausfällt, behält sich der AG vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Gesamtrang 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen.
Das Stadthaus befindet sich derzeit im Umbau. Die Umbaumaßnahmen werden voraussichtlich An- fang 2028 abgeschlossen sein. Die hierdurch entstehenden bzw. erweiterten Flächen sind ab die- sem Zeitpunkt durch den AN des Loses 8 zusätzlich in die Reinigungsleistungen aufzunehmen und gemäß den vertraglichen Vorgaben zu reinigen.
Die Schule am Jungfernsee, Konrad-Zuse-Ring 3a/b, 14469 Potsdam, wird im Laufe des Schuljahres 2026/2027 schrittweise in Betrieb genommen. Zum Beginn des Schuljahres 2026/2027 ist zunächst ausschließlich die Turnhalle für den Vereinssport vorgesehen. Die vollständige Inbetriebnahme des Schulgebäudes ist nach derzeitiger Planung zum 2. Schulhalbjahr 2026/2027 vorgesehen. Der Auf- tragnehmer des Los 3 hat die Reinigungsleistungen entsprechend der tatsächlichen Inbetriebnahme der jeweiligen Gebäudebereiche aufzunehmen und gemäß den vertraglichen Vorgaben zu erbringen. Es wird darauf hingewiesen, dass sich der Zeitpunkt der vollständigen Inbetriebnahme aufgrund des Baufortschritts oder anderer Umstände verschieben kann.
3 Hauptleistungspflichten
Zu den Hauptleistungspflichten gehört die Herstellung des Reinigungserfolges. Zwischen den Ver- tragsparteien besteht Einigkeit darüber, dass der angestrebte Reinigungszustand nur durch die Ein- haltung der vom Auftragnehmers in seinem Angebot angegebenen Leistungsstunden erzielt werden kann. Die Einhaltung der in den Preisblättern ausgewiesenen Leistungsstunden gehört daher zusätz- lich zum Reinigungserfolg zu den Hauptleistungspflichten des Auftragnehmers. Eine Verringerung der Leistungsstunden bedarf der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftrag- gebers. Eine Verringerung der vereinbarten Leistungsstunden ohne vorherige Zustimmung des Auf- traggebers berechtigt den Auftraggeber zu einer entsprechenden Rechnungskürzung.
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4 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen
Der Bieter ist verpflichtet, vor Angebotsabgabe die Unterlagen zu prüfen. Eventuelle Unstimmigkei- ten in den Unterlagen sind unverzüglich anzuzeigen.
Die Angebotsunterlagen sind vollständig auszufüllen.
Die Preisblätter für die ausgeschriebenen Leistungen sind nach Losen und Objekten geordnet er- stellt worden und liegen den Ausschreibungsunterlagen als Datei im Excel-Format bei. Die Bearbei- tung der Daten erfolgt ausschließlich in den grau hinterlegten Zellen. Sollten sich Schwierigkeiten in der Bearbeitung der Dateiformate ergeben, so wenden Sie sich bitte an die ausschreibende Stelle.
Bitte beachten Sie, dass in die Preisblätter der Leistungswert (m²/h) einzutragen ist.
In den Preisblättern ist der zugrunde gelegte kalkulatorische Stundenverrechnungssatz einzutragen. Zu den verwendeten Stundenverrechnungssätzen ist jeweils das Formblatt „Aufschlüsselung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze“ auszufüllen und den Angebotsunterlagen beizulegen.
Bei Verwendung unterschiedlicher kalkulatorischer Stundenverrechnungssätze in den Losen oder Gewerke können die Formulare bzw. Blätter bei Bedarf kopiert werden. Ein Formular kann auch für mehrere Lose bzw. Gewerke verwendet werden. Die entsprechenden Losnummern und die Gewerke sind dann in den Kopf der Formulare einzutragen.
Es wird darauf hingewiesen, dass den Empfehlungen der Bundesfinanzdirektion (Zoll) gefolgt wird. Der Zoll geht davon aus, dass bei einem kalkulierten Aufschlag von weniger als 70 % auf den produk- tiven Stundenlohn die gesetzlichen und tariflichen Verpflichtungen regelmäßig nicht eingehalten werden können. Bieter, die einen Stundenverrechnungssatz anbieten, der auf einem geringeren Auf- schlag als 70 % auf den produktiven Stundenlohn beruht, sind daher verpflichtet, auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen, dass und wie sie die Einhaltung sämtlicher relevanter Lohnuntergrenzen sowie die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge und Abgaben sicherstellen. Erfolgt dieser Nachweis nicht oder nicht fristgerecht oder können etwaige Zweifel des Auftraggebers nicht ausgeräumt werden, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
Die kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze sind auf Grundlage der zum Zeitpunkt der Ange- botsabgabe gültigen, allgemeinverbindlichen Tariflöhne des Gebäudereinigerhandwerks zu berech- nen. Maßgeblich sind dabei die Tariflöhne mit Gültigkeit ab dem 01.01.2026.
Für die während der Vertragslaufzeit eintretenden Änderungen der allgemeinverbindlichen Tariflöh- ne des Gebäudereinigerhandwerks gilt die im Vertrag enthaltene Preisgleitklausel. Die dort geregelte Preisanpassung erfolgt auf Grundlage der jeweiligen tariflichen Lohnänderung und der mit dem An- gebot vorzulegenden Aufschlüsselung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze.
Die Verpflichtungen aus Formular 5.3 „Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz“ bleiben hiervon unberührt. Soweit während der Vertrags- laufzeit ein gesetzliches oder nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz maßgebliches Mindes- tentgelt für die eingesetzten Beschäftigten ein höheres Entgelt als der jeweils maßgebliche Tariflohn des Gebäudereinigerhandwerks vorgibt, ist das höhere Mindestentgelt einzuhalten.
Die Preisblätter sind den Angebotsunterlagen beizufügen. Zu den Preisblättern ist eine Zusammen- fassung erstellt worden, die den Ausschreibungsunterlagen im Excel-Format beiliegt. Die Zusam- menfassungen sind den Gesamtangebotsunterlagen ebenfalls beizufügen.
5 Hinweise für Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften haben in den Angeboten die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als be- vollmächtigte Vertreterin oder bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.
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6 Obergrenzen der Reinigungsleistung Um die geforderte Qualität sicher zu stellen, werden je Objekt Obergrenzen für die Reinigungsleis- tung (Höchste Reinigungsleistung einer produktiven Reinigungskraft je Stunde in Quadratmetern) festgelegt.
Die Obergrenzen je Objekt sind in der Anlage „Losinformationen“ und zusätzlich im jeweiligen Preis- blatt aufgeführt.
Eine Überschreitung der Obergrenzen im Mittel für ein gesamtes Objekt ist nicht zulässig und ist ein Ausschlusskriterium.
Die vom Bieter für ein Objekt angesetzte Reinigungsleistung ist den Preisblättern jeweils in der Zeile „GS Gesamtsumme“ in der Spalte „Leistung (m2/h)“ bzw. in dem farblich markierten Feld „Durch- schnittsleistung“ oben rechts im Preisblatt zu entnehmen. Zuvor ist das Preisblatt vollständig auszu- füllen. Im Kopf der Preisblätter erscheint ein entsprechender Hinweis, wenn die Obergrenze bei ei- nem vollständig ausgefüllten Preisblatt überschritten wird.
Die Obergrenzen der Reinigungsleistung dürfen während der gesamten Vertragslaufzeit nicht über- schritten werden, es sei denn, dies wird vom Auftraggeber schriftlich genehmigt.
7 Auswertungsmethode
Für die Bewertung werden die Angebotswerte sowie die Produktivstunden des Bieters herangezogen.
Der Zuschlag erfolgt an das wirtschaftlichste verbindliche Angebot, das die meisten Gesamtpunkte erhalten hat. Die maximal mögliche Punktzahl beträgt 100. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
Die Zuschlagskriterien werden wie folgt berücksichtigt:
Angebotspreis – Gewichtung 55%
Höhe der angegebenen Produktivstunden – Gewichtung 45%
Die Gewichtung der Punktzahlen erfolgt gemäß den oben genannten Vergabekriterien. Die Summen der daraus resultierenden Punktzahlen stellen das Ergebnis der Bewertung dar.
Gesamtpunkte = 55 % x P + 45 % x P . Preis Stunden
Die Parameter berechnen sich wie folgt:
P - Preispunkte Preis
Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält 100 Preispunkte. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich aus der prozentualen Abweichung des jeweiligen Angebotspreises vom nied- rigsten Angebotspreis. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht vergeben.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
Angebotspreis - niedrigster Angebotspreis P = 100 - x 100 Preis niedrigster Angebotspreis
P – Stundenpunkte Stunden
Die Produktivstunden werden nach gleichem Schema gewertet. Das Angebot mit den höchsten Pro- duktivstunden erhält 100 Punkte. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich aus der prozentu- alen Abweichung der jeweiligen Produktivstunden von den höchsten angebotenen Produktivstun- den. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht vergeben.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
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höchste Produktivstunden – Produktivstunden P = 100 - x 100 Stunden höchste Produktivstunden
8 Gültigkeit
Diese Vorbemerkungen werden Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk. Zudem werden alle relevanten Unterlagen der Ausschreibung Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk.
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