Teillos 1 zu Fachlos 1
Offenes Ganztagsangebot und Ferienbetreuung an der Heidewegschule
Anlage 1.1.1.– Offenes Ganztagsangebot „ohne Rechtsanspruch“ (ohne Ra) – Heidewegschule
1. Anzahl der zu betreuenden Schülerinnen und Schüler (SuS)
Schuljahr 2026/2027 (2. Hälfte, ab 1.2.2027):
Für das Teillos 1 zu Fachlos 1 an der Heidewegschule (OGTA) werden derzeit 74 SuS ohne Ra. (in den Klassenstufen 2 bis 12) betreut.
Täglich (Montag bis Donnerstag) werden davon derzeit durchschnittlich 65 SuS ohne Ra an der Schule betreut. Diese Zahl bildet somit die Anzahl der täglich an der Schule zu betreuenden SuS ohne Klassenstufe eins ab.
Hinweis: Unter der Berücksichtigung der Verpflichtung, sich auf alle Teillose dieses Fachloses zu bewerben: Die Gesamtzahl aller täglich zu betreuenden SuS (also inklusive Teillos 2 Anlage 1.2.1, SuS mit Rechtsanspruch) ist höher, Montag bis Donnerstag sind es dann 11 SuS (mit Rechtsanspruch) mehr. In der Betreuung in der Schule befinden sich also von Montag bis Donnerstag täglich durchschnittlich 76 SuS (65 ohne Ra und 11 mit Ra); am Freitag durchschnittlich 9 SuS (mit Ra, zu finden in Teillos 2).
Schuljahr 2027/2028:
Für das Schuljahr 2027/2028 ist prognostisch von einer Steigerung in Höhe von etwa 10 % der Anzahl aller zu betreuenden SuS (sowohl ohne als auch mit Ra) auszugehen. Zu beachten für die Verteilung im Schuljahr 2027/2028: SuS ohne Rechtsanspruch (dieses Teillos) mit einer Betreuung von Montag bis Donnerstag sind in Klassenstufen 3 bis 12.
(Hinweis: SuS mit Rechtsanspruch (Teillos 2 dieses Fachloses) mit einer Betreuung von Montag bis Freitag sind in Klassenstufen 1 und 2.)
Schuljahr 2028/2029:
Für das Schuljahr 2028/2029 ist prognostisch von einer weiteren Steigerung (im Verhältnis zum Schuljahr 2027/2028) in Höhe von etwa 10 % der Anzahl aller zu betreuenden SuS (sowohl ohne als auch mit Ra) auszugehen.
Zu beachten für die Verteilung im Schuljahr 2028/2029: SuS ohne Rechtsanspruch (dieses Teillos) mit einer Betreuung von Montag bis Donnerstag sind in Klassenstufen 4 bis 12.
(Hinweis: SuS mit Rechtsanspruch (Teillos 2 dieses Fachloses) mit einer Betreuung von Montag bis Freitag sind in Klassenstufen 1 bis 3.)
2. Betreuung nach dem Unterricht (OGTA) – nur SuS ohne Ra
Die SuS ohne Ra sollen von Montag bis Donnerstag jeweils für 3 Stunden nach dem Unterricht mit entsprechenden Angeboten im OGTA betreut werden.
An der Heidewegschule endet der Unterricht um 12:30 Uhr. Im Anschluss nehmen die SuS (ab Klassenstufe 5 möglich) an 2-4 Tagen die Woche an einem schulischen AG-Angebot teil.
Das OGTA an der Heidewegschule beginnt um 12:30 Uhr für SuS ohne schulische AG-Teilnahme und um 13:30 Uhr für SuS mit schulischer AG-Teilnahme und endet nach je 3 Stunden um 15:30 Uhr bzw. 16:30 Uhr.
3. Betreuungsschlüssel
Alle SuS, welche eine Betreuung wünschen, sind durch den Auftragnehmer zu betreuen. Die vollständige Bedienung der von Erziehungsberechtigten gewünschten Betreuung ist Hauptleistungspflicht des Auftragnehmers nach Maßgabe des in den Vergabeunterlagen vorliegenden Vertragsmusters.
Das Verhältnis von Betreuungskräften zu SuS bzw. Betreuungsschlüssel für das OGTA an der Heidewegschule beträgt 1:4. Nur dieser Betreuungsschlüssel ist durch den Auftragnehmer zu kalkulieren und umzusetzen (gilt für alle Teillose).
Für SuS mit einem höheren Bedarf ist kein zusätzlicher Betreuungsaufwand im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einzuplanen. Es wird eine kooperative Zusammenarbeit vom Betreuungspersonal ggfs. unterschiedlicher Leistungserbringer (inklusive der Leistungserbringer von ggf. parallel erbrachter und separat vom Kreis individuell bewilligter Eingliederungshilfe) erwartet.
4. Maßgaben zur Angebotskalkulation und Auftragsausführung
4.1. Anzahl zu betreuender SuS als Kalkulationsgrundlage
Die o.g. Zahlen stellen den aktuellen Stand für eine Kostenkalkulation dar und sind Basis für ein einzureichendes Angebot. Auf den Umstand einer naturgemäßen Schülerfluktuation innerhalb eines Schuljahres oder auch von Schuljahr zu Schuljahr wird hingewiesen. Die Veränderung der Gesamtzahl der zu betreuenden SuS innerhalb eines Schuljahres ist erfahrungsgemäß in der Summe marginal.
4.2 Inhaltliche Gestaltung des OGTA:
Der Ganztag wird als integraler Bestandteil von Schule verstanden, grenzt sich jedoch vom Unterrichtssetting ab. Bildungsprozesse finden hier eher informell statt (z.B. über freies Spiel) und die Anforderungen sind bewusst niedrigschwelliger zu gestalten.
Der Auftragnehmer hat die genaue Ausgestaltung des OGTA inkl. von OGTA-Arbeitsgruppenangeboten (OGTA-AG-Angebote) durch ein schriftliches Konzept zu erläutern und dem Kreis Pinneberg im Rahmen dieser Ausschreibung vorzulegen. Das Konzept wird nach den bekannt gemachten Eignungskriterien bewertet und wird verbindliche Grundlage der Auftragsausführung.
Das Konzept hat eine tägliche Lern- und Arbeitszeit bzw. Hausaufgabenbetreuungszeit
vorzusehen; maximal 20 bis 25 Minuten. Weiterhin sind freie Spielzeit und eine ausreichende Bewegungspause als Bestandteil der nachschulischen Betreuung vorzusehen, zusammen mit frei wählbaren, täglich wechselnden OGTA-AG-Angeboten von 60 bis 90 Minuten Dauer, z.B.:
- Bewegung, Spiel und Sport (z.B. angeleitetes und freies Spiel, kleine und große Spiele)
- Angebote im musisch-kreativen Bereich (z.B. textiles Gestalten, Musik)
- Angebote im lebenspraktischen Bereich (z.B. Kochen und Backen)
- Angebote im Bereich der digitalen Bildung
- Ausflüge in die nähere Umgebung der Schule
- Angebote in Zusammenarbeit mit weiteren Kooperationspartnern (z.B. Sportvereinen)
Das Angebot soll konzeptionell so ausgestaltet sein, dass die Stärkung der Selbstwirksamkeit der SuS und soziale Lernprozesse im Mittelpunkt stehen. Der Fokus soll primär auf der Anleitung von Interaktionen zwischen SuS liegen – weniger auf erwachsenenzentrierter Interaktion.
Das Angebot sollte insofern durchlässig gestaltet werden, dass – neben festen Gruppenstrukturen – auch gruppenübergreifende Dienste eingeplant werden.
Hinweis: Die Einreichung eines teillosübergreifenden Gesamtkonzeptes innerhalb eines Fachloses ist zulässig und erwünscht.
Zeiten für die Vor- und Nachbereitung des Angebotes sind zu bedenken, zu planen und in der
Finanzierung zu berücksichtigen, sie werden nicht gesondert vergütet.
Der Auftragnehmer hat anlassbezogen auf Aufforderung des Kreises binnen 8 Wochen einen Kursplan über die Ausgestaltung der OGTA-AG-Angebote sowohl dem Kreis als auch der jeweiligen Schulleitung vorzulegen. Es kann ein gemeinsamer Kursplan für SuS mit und ohne Rechtsanspruch vorgelegt werden.
4.3 Personal und Betreuungsschlüssel
Der unter Ziffer 3 genannte Betreuungsschlüssel ist sicherzustellen (Ausführungsbedingung).
Für die Leitung des OGTA muss mindestens ein*e Erzieher*in eingesetzt werden. Diese Person muss über mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Betreuung von Menschen mit Behinderungen verfügen (Ausführungsbedingung) Sie muss grundsätzlich für die gesamte Dauer des OGTA vor Ort sein. Eine Vertretung durch eine gleich geeignete Person ist sicherzustellen. Sowohl die Leitung des OGTA als auch ihre Vertretungsperson müssen im Angebot benannt werden.
Die pädagogische Arbeit im OGTA erfolgt durch sozial-erfahrene Betreuungskräfte oder durch pädagogische Fachkräfte mit entsprechender fachlicher Qualifikation. Im einzureichenden Konzept sind die jeweiligen einzusetzenden Qualifikationen personenbezogen anonymisiert zu benennen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die eingesetzten Fachkräfte zu tariflichen Bedingungen und die eingesetzten sozial-erfahrenen Betreuungskräfte mindestens zum jeweils geltenden Mindestlohn zu beschäftigen. Die eingesetzten Personen müssen ein erweitertes Führungszeugnis besitzen. Dieses Führungszeugnis darf zu Beschäftigungsbeginn nicht älter als drei Monate und zu keinem Zeitpunkt der Beschäftigungsdauer älter als drei Jahre sein. Dieses ist vor Beschäftigungsbeginn dem Auftragnehmer vorzulegen. Das erweiterte Führungszeugnis ist dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung hin vorzulegen.
4.4 Fahrdienst
Für den Rücktransport der SuS am Nachmittag steht ein Fahrdienst zur Verfügung. Die
Organisation und Finanzierung dieses Fahrdienstes obliegt dem Kreis Pinneberg.
SuS, welche nach dem OGTA nach Hause gefahren werden, werden vom Personal des Auftragnehmers bis zum Beförderungsmittel begleitet; das Personal des Auftragnehmers hilft den SuS beim Einsteigen.
Täglich nach dem OGTA werden zwei Personen (pro Fachlos) des eingesetzten OGTA‑Betreuungspersonals des Auftragnehmers für die Fahrbegleitung in den Schulbussen benötigt, also 1 Person à Rückfahrt bei zwei Rückfahrten pro Tag. Die Fahrt endet an der Schule. Dauer der Fahrt: ca. 90 Minuten.
4.5 Berichtwesen
Eltern sollten aktiv informiert und beteiligt werden, wie der Alltag im OGTA für ihr Kind gestaltet werden kann. Zeigen sich in der Ganztagsbetreuung beispielsweise Überforderungsreaktionen, ist dies im Dialog mit den Eltern zu thematisieren. Ziel sollte sein, gemeinsam mit den Eltern nach Lösungen zu suchen.
Die Eltern bzw. Erziehungsberechtigten erhalten vom Auftragnehmer einmal pro Halbjahr einen Betreuungsbericht über ihr Kind. Dieser Bericht kann mit vorherigem Einverständnis der Erziehungsberechtigten auch mündlich erfolgen. Für diesen Bericht ein zeitlicher Bearbeitungsumfang von 15 Minuten je Bericht/Halbjahr einzuplanen. Erfahrungsgemäß machen Erziehungsberechtigte davon Gebrauch, Betreuungsberichte im persönlichen Gespräch zu erörtern.
Mindestens einmal pro Schuljahr gibt es einen Austausch zwischen den Vertragspartnern (Schulträger und Auftragnehmer) sowie der Schulleitung und der Schulelternvertretung zur konzeptionellen Ausgestaltung und Weiterentwicklung des OGTA - entweder als Präsenssitzung oder per Videokonferenz.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Bedarfsfall (maximal 2 Mal pro Schuljahr) auf Wunsch des Kreises in den Selbstverwaltungsgremien zu berichten.
4.6 Kostenkalkulation
Entstehende Kosten für die vorstehenden Punkte (4.1 bis 4.5) sind zu bedenken, zu planen und in der Finanzierung zu berücksichtigen; sie werden nicht gesondert vergütet.
5. Abrechnung
Die Teilnahme am OGTA wird stets für ein Schuljahr zwischen dem Auftragnehmer und den Erziehungsberechtigten der SuS vertraglich vereinbart; im Schuljahr 2026/2027 für das gesamte zweite Schulhalbjahr.
Der Auftragnehmer übernimmt die Einziehung der Elternbeiträge.
Ebenfalls werden Landesmittel durch den Auftragnehmer beantragt und abgerechnet (gilt erst ab dem Schuljahr 2027/2028).
Die Erziehungsberechtigten erhalten für jedes Quartal einmal auf eigenen Wunsch eine Bestätigung vom Auftragnehmer. Die Bestätigung erfolgt bis zu Ablauf des Folgemonats des entsprechenden Quartals.
6. Vergütung und Finanzierung
Das Ganztagsangebot wird finanziert durch:
- Zuwendungen des Landes nach der jeweils gültigen Richtlinie über die Förderung von Ganztagsangeboten an Offenen Ganztagsschulen des Landes (Fundstelle der aktuellen Richtlinie im Oktober 2026: Amtsblatt Schleswig-Holstein Nummer 2026/154 vom 30.04.2026),
- Elternbeiträge in gestaffelter Höhe je nach Betreuungsumfang:
- 1.620,- € jährlich (135,- € /Monat) bei vier Tagen OGTA pro Woche
- 1.500,- € jährlich (125,- € /Monat) bei drei Tagen OGTA pro Woche
- 1.380,- € jährlich (115,- € /Monat) bei zwei Tagen OGTA pro Woche
- 1.260,- € jährlich (105,- € /Monat) bei einem Tag OGTA pro Woche
- eine Fehlbedarfsfinanzierung des Kreises in den Grenzen des in den Vergabeunterlagen vorliegenden Vertragsmusters.
Eine mögliche Ermäßigung des Elternbeitrages wird durch den Kreis berechnet und festgesetzt (einkommensabhängige Sozialstaffel). Die dadurch dem Auftragnehmer entstehenden Einnahmeausfälle werden vom Kreis kompensiert. Insoweit sind kalkulatorisch nur die „vollen Elternbeiträge“ innerhalb des Angebotes zu berücksichtigen.
Für die am OGTA teilnehmenden SuS ist vom Auftragnehmer für das Angebot ein verbindlicher Pauschalbetrag pro SuS pro Schuljahr (bzw. für das zweite Schulhalbjahr 2026/2027) zu kalkulieren, dieser ist Berechnungsgrundlage für das vorzulegende Gesamtangebot des Auftragnehmers.
Der Kreis zahlt eine vertraglich festgesetzte monatliche Abschlagszahlung an den Auftragnehmer zur Sicherstellung der Finanzierung des OGTA. Die erforderliche Abschlussrechnung für ein Schuljahr erfolgt nach Vorlage der weiter unten angegebenen Abrechnung (Mittelverwendung – Verwendungsnachweis/ Abrechnung).
Der Auftragnehmer hat bis zum 1.7. eines jeden Jahres auf Anforderung des Auftraggebers einen Wirtschaftsplan für das folgende Schuljahr vorzulegen. Dieser Plan ist mit dem Kreis abzustimmen.
Für das zweite Schulhalbjahr 2026/ 2027 ist dieser Plan zusammen mit dem Angebot für diese Ausschreibung vorzulegen.
Änderungswünsche des Kreises Pinneberg müssen berücksichtigt werden, sofern diese im Rahmen der Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers liegen und zumutbar sind.
Die Vertragsparteien erhalten das Recht, während der Vertragslaufzeit für Veränderungen der Personalkosten des Auftragnehmers im Verhältnis zum Basisjahr eine Anpassung der vom Auftragnehmer kalkulierten Personalkosten zu verlangen. Dies gilt nur für Personalkostensteigerungen durch Tarifsteigerungen oder Mindestlohnsteigerungen. Diese Mehrkosten sind dem Auftraggeber durch die jährliche Abrechnung nachzuweisen.
Die Forderung zur Anpassung der Personalkosten ist vom Auftragnehmer frühestens zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Tariferhöhung bzw. Mindestlohnerhöhung, spätestens 6 Monate nach dem jeweiligen Wirksamwerden.
Die Anpassung der Personalkosten erfolgt (ggf. rückwirkend) ab dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Tarif- bzw. Mindestlohnerhöhung.
Eine Anpassung erfolgt nur für den im Angebot enthaltenen Personalkostenanteil und hiervon nur für den Anteil, welcher tariflich vorgesehen bzw. welcher auf die Mindestlohnanteile entfällt, mithin für insgesamt maximal 80 % der Gesamtkosten.
Basisjahr ist das Schuljahr 2026/2027 zum Stichtag 1.2.2027. Für das Verlangen einer Preisanpassung ist die mögliche prozentuale Personalkostensteigerung vom Auftragnehmer in der gleichen Art und Weise wie die gesamte Kostenkalkulation bzw. das Gesamtangebot auszuweisen.
Nach Anpassung der Personalkosten nach obiger Beschreibung ändert sich das Basisjahr auf das Schuljahr, in welchem die Anpassung vorgenommen wurde; der neue Stichtag ist der Tag, zu welchem die Preisanpassung erfolgte.
7. Mittelverwendung – Verwendungsnachweis/Abrechnung
- Der Auftragnehmer reicht zum 30.9.2027 jährlich eine Kopie des an das Land zu sendenden Verwendungsnachweises beim Kreis Pinneberg ein.
- Zeitgleich ist beim Kreis Pinneberg eine Abrechnung des Auftragnehmers gemäß der Vergabeunterlage „Muster-Verwendungsnachweis“ einzureichen.
- Punkte 1 und 2 gelten auch für den entsprechenden Zeitraum nach Vertragsende (30.9.2029).
Ausschlusskriterien:
Beiliegende Eigenerklärung zur Eignung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung, gewerberechtlicher Voraussetzung für die Ausführung, keine Verfehlungen) undVerpflichtungserklärung zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen, Mindest-stundenentgelte gem. § 4 VGSH sowie weitere Verpflichtungserklärungen sind vom Bieter sind auszufüllen und signiert (elektronisch zulässig) dem Angebot beizulegen. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem Mitglied gesondert vorzulegen bzw. abzugeben; ansonsten wird der Bieter/die Bietergemeinschaft ausgeschlossen.
Das Unternehmen verfügt über Erfahrung bei der Betreuung von Menschen mit Behinderungen.
Mit Angebot legt der Bieter, orientierend an den unter Rahmenbedingungen beschriebenen Leistungen (Zeitstruktur und inhaltliche Gestaltung), mindestens 2 aussagekräftige Referenzen dazu vor. Die Referenzen beziehen sich auf einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren in den letzten 4 Jahren. Die benannten Referenzen müssen jeweils ein Auftragsvolumen von mindestens netto 50.000,00 Euro jährlich gehabt haben. Die geforderten Referenzen sind nur einmal für das gesamte Fachlos 1 vorzulegen und müssen sich mindestens auf das OGTA beziehen.
Zu den Referenzen werden Ansprechpartner*innen mit Kontaktdaten vorgelegt.
Datenschutz
Es ist der Nachweis zu erbringen, dass Unternehmen über ein plausibles Datenschutz- und Sicherheitskonzept und dementsprechend angepasstes IT-Konzept verfügt, um die persönlichen Anliegen der SuS und deren im Haushalt lebenden Familienangehörigen zu schützen
Eignungskriterien:
siehe Anlage 1a „Gewichtung der Eignungskriterien OGTA Los 1 Heidewegschule“