10-31-26-189 Anlage 1.1.2_Heidewegschule _Ferien_ohne Rechtsanspruch.docx

Teillos 1 zu Fachlos 1

Offenes Ganztagsangebot und Ferienbetreuung an der

Heidewegschule

Anlage 1.1.2.– Ferienbetreuung „ohne Rechtsanspruch“ – Heidewegschule

Die Ferienbetreuung ist ein weiteres Angebot zur Bildung, Erziehung und Freizeitgestaltung an der Heidewegschule. Ziel einer Ferienbetreuung ist es, den SuS Freizeit zu ermöglichen und ihnen dabei durch pädagogisch begründete begleitende Angebote die Ferienzeit möglichst interessant und abwechslungsreich zu gestalten. Die Rahmenbedingungen und die inhaltliche Ausgestaltung der Ferienbetreuung hat sich in erster Linie an den Bedürfnissen der SuS zu orientieren.Die Ferienbetreuung wird an der Heidewegschule von montags bis donnerstags von 8:00 bis 15:30 Uhr, freitags von 8:00 bis 13:00 Uhr an folgenden Tagen stattfinden:

1. 30.März bis 2.April 2027 (4 Werktage)
2. 5.Juli 2027 bis 23.Juli 2027 (15 Werktage)
3. 11.Oktober bis 15.Oktober 2027 (5 Werktage)
4. 3.April bis 7.April 2028 (5 Werktage)
5. 26.Juni bis 14.Juli 2028 (15 Werktage)
6. 16.Oktober bis 20.Oktober 2028 (5 Werktage)
7. 23.März bis 29.März 2029 (5 Werktage)

h) an drei beweglichen Ferientagen je Schuljahr, Datum noch unbekannt (9 Werktage)

Insgesamt sind im Leistungszeitraum somit 63 Werktage abzubilden.

Den Eltern wird die Möglichkeit angeboten, Ihr Kind für ganze Wochen im o.g. Betreuungszeitraum anzumelden. Es ist nur eine „wochenweise“ Buchung möglich.

Ausnahme: Die beweglichen Ferientage können einzeln gebucht werden. Aufgrund der Osterfeiertage kann die entsprechende Oster-Woche nur aus 4 Werktagen bestehen.

Das Verhältnis von Betreuungskräften zu SuS bzw. der Betreuungsschlüssel für das OGTA an der Heidewegschule beträgt 1:4. Nur dieser Betreuungsschlüssel ist durch den Auftragnehmer zu kalkulieren und umzusetzen. Für SuS mit einem höheren Bedarf ist kein zusätzlicher Betreuungsaufwand im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einzuplanen. Es wird eine kooperative Zusammenarbeit vom Betreuungspersonal ggfs. unterschiedlicher Leistungserbringer (inklusive der Leistungserbringer von ggf. parallel erbrachter und separat vom Kreis individuell bewilligter Eingliederungshilfe) erwartet.

Eine konkrete Kostenkalkulation der Gesamtbetreuungskosten ist nur möglich, wenn verbindliche Anmeldungen vorliegen, da jede einzelne zusätzliche oder zurückgezogene Anmeldung den Kostenfaktor erheblich verschiebt, abhängig vom erforderlichen Personalaufwand und dem gebuchten Zeitraum.

Aufgrund der Erfahrungen aus den vergangenen Jahren können folgende Zahlen für eine Angebotskalkulation für die folgenden Schuljahre für die Ferienbetreuung an der Heidewegschule prognostisch zugrunde gelegt werden, nur für SuS „ohne Rechtsanspruch“:

Zeitraum Osterferien 2027 - 30.März bis 2.April 2027 (4 Werktage) nur Klassenstufen 2 bis 12

25 SuS werden voraussichtlich täglich in der genannten Osterferienwoche betreut

Zeitraum: bewegliche Ferientage – 3 Tage im Schuljahr 2026/27 nur Klassenstufen 2 bis 12

13 SuS werden voraussichtlich je beweglicher Ferientag in der Heidewegschule betreut

Zeitraum Sommerferien 2027 - 5.Juli 2027 bis 23.Juli 2027 (15 Werktage) nur Klassenstufen 2 bis 12

28 SuS werden voraussichtlich täglich in der ersten Woche der Sommerferien 2027 betreut 19 SuS werden voraussichtlich täglich in der zweiten Woche der Sommerferien 2027 betreut 17 SuS werden voraussichtlich täglich in der dritten Woche der Sommerferien 2027 betreut

Zeitraum Herbstferien 2027 – 11. Oktober bis 15. Oktober 2027 (5 Werktage) nur Klassenstufen 3 bis 12

32 SuS werden voraussichtlich täglich in der genannten Herbstferienwoche betreut

Zeitraum Osterferien 2028 – 3.April bis 7.April 2028 (4 Werktage) nur Klassenstufen 3 bis 1220 SuS werden voraussichtlich täglich in der genannten Osterferienwoche betreut

Zeitraum: bewegliche Ferientage – 3 Tage im Schuljahr 2027/28 nur Klassenstufen 3 bis 12

11 SuS werden voraussichtlich je beweglicher Ferientag in der Heidewegschule betreut.

Zeitraum Sommerferien 2028 - 26.Juni bis 14.Juli 2028 (15 Werktage) nur Klassenstufen 3 bis 12

23 SuS werden voraussichtlich täglich in der ersten Woche der Sommerferien 2028 betreut

16 SuS werden voraussichtlich täglich in der zweiten Woche der Sommerferien 2028 betreut 14 SuS werden voraussichtlich täglich in der dritten Woche der Sommerferien 2028 betreut

Zeitraum Herbstferien 2028 - 16.Oktober bis 20. Oktober 2028 (5 Werktage) nur Klassenstufen 4 bis 12

29 SuS werden voraussichtlich täglich in der genannten Herbstferienwoche betreut

Zeitraum Osterferien 2029: 23.März bis 29.März 2029 (5 Werktage) nur Klassenstufen 4 bis 1215 SuS werden voraussichtlich täglich in der genannten Osterferienwoche betreut

Zeitraum: bewegliche Ferientage – 3 Tage im Schuljahr 28/29 nur Klassenstufen 4 bis 12

10 SuS werden voraussichtlich je beweglicher Ferientag in der Heidewegschule betreut

Hinweis: Unter der Berücksichtigung der Verpflichtung, sich auf alle Teillose dieses Fachloses zu bewerben: Die Gesamtzahl aller täglich zu betreuenden SuS (also inklusive Teillos 2 Anlage 1.2.2, SuS mit Rechtsanspruch) ist höher.

Die Sommerferien im Kalenderjahr 2029 sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

Aus der vorstehenden Zusammenstellung heraus und den damit verbundenen, voraussichtlich teilnehmen SuS-Anzahlen, kann jedoch kein Anspruch auf die tatsächliche Mindest- oder auch Höchstinanspruchnahme abgeleitet werden, sondern sind diese Angaben insoweit zwar als durchaus in realistischer Weise als prognostisch zu erwarten, jedoch unverbindlich in der Sache zu betrachten und werden daher nicht garantiert.

Die jeweilige Gruppengröße für die Ferienbetreuung ist so zu gestalten, dass ein Betreuungsschlüssel von 1:4 jederzeit gewährleistet ist. Für das beim Kreis Pinneberg vorzulegende Angebot für die „Ferienbetreuung an der Heidewegschule ohne Rechtsanspruch“ ist ein kalkulierter Pauschalbetrag pro SuS pro Betreuungstag (hier für Teillos 1 Anlage 1.1.2.) auszuweisen. Siehe auch Anlage 4 (Preisblatt). Auf den Umstand einer naturgemäßen Schülerfluktuation innerhalb eines Schuljahres oder auch von Schuljahr zu Schuljahr an dem Förderzentrum wird hingewiesen. Insbesondere Ein- und Umschülern ist die Teilnahme an der Ferienbetreuung zu ermöglichen.

Kontaktmöglichkeiten zur Leitung der Ferienbetreuung über Handy und über E-Mail für die Eltern ist anzubieten.

Zeitstruktur und inhaltliche Gestaltung der Ferienbetreuung:

Der Auftragnehmer hat die genaue Ausgestaltung der Ferienbetreuung durch ein schriftliches Konzept zu erläutern und dem Kreis Pinneberg im Rahmen dieser Ausschreibung vorzulegen. Hinweis: Die Einreichung eines teillosübergreifenden Gesamtkonzeptes innerhalb eines Fachloses ist zulässig und erwünscht.

In der Ferienbetreuung sollen Betreuungs-, Bildungs- und Erziehungsaufgaben ineinandergreifen. Damit wird den SuS in den Schulferien ein familienergänzender Rahmen für ihre sozialemotionale, intellektuelle und physische Entwicklung geboten. Gleichzeitig ist zu beachten, dass „Ferien nicht Schule sind“. Die SuS müssen den Betreuungstag anders erleben als einen Schultag. Dies schließt –wie oben skizziert- nicht aus, dass auch in der Ferienbetreuung ein kontinuierliches Bildungsangebot umgesetzt werden kann.

Das Konzept hat folgende Eckdaten zu berücksichtigen:

• Die Betreuung findet grundsätzlich in den Förderzentren statt. Ausflüge/ Exkursionen sollen 1 x wöchentlich stattfinden.
• Sport- und Freizeitangebote sowie Angebote im künstlerisch-musischen Bereich sollen regelmäßig stattfinden.

Für die beiden o.g. Punkte soll der Auftragnehmer gemeinsam z.B. mit Kreissportverband/Kreisjugendring/Musikschulen etc. entsprechende Angebote schaffen.

Das vorzulegende Konzept soll Freizeitangebote für die SuS - jeweils alters- und entwicklungsgerecht - in folgenden Bereichen enthalten:

• Bewegung, Spiel und Sport (z.B. angeleitetes und freies Spiel, kleine und große Spiele)

• Angebote im musisch-kreativen Bereich (z.B. textiles Gestalten, Musik)

• Angebote im lebenspraktischen Bereich (z.B. Kochen und Backen)

• Ausflüge in die nähere Umgebung der Schule

• Angebote in Zusammenarbeit mit weiteren Kooperationspartnern (z.B. Sportvereinen s.o.)

Das Angebot sollte konzeptionell so ausgestaltet sein, dass die Stärkung der Selbstwirksamkeit der SuS und soziale Lernprozesse im Mittelpunkt stehen. Der Fokus sollte primär auf der Anleitung von Interaktionen zwischen SuS liegen – weniger auf erwachsenenzentrierter Interaktion.

Das Angebot sollte insofern durchlässig gestaltet werden, dass – neben festen Gruppenstrukturen – auch gruppenübergreifende Dienste eingeplant werden.

Zeiten für die Vor- und Nachbereitung der Angebote sind zu bedenken, zu planen und in der Finanzierung zu berücksichtigen, sie werden nicht gesondert vergütet.

6 Wochen vor Beginn der jeweiligen Ferien ist auf Anforderung des Schulträgers diesen sowie der Schulleitung das für die Ferien geplante Angebot zur Kenntnisnahme vorzulegen.

Personal und Betreuungsschlüssel:

Alle SuS, welche eine Betreuung wünschen, sind durch den Auftragnehmer zu betreuen. Die vollständige Bedienung der von Erziehungsberechtigten gewünschten Betreuung ist Hauptleistungspflicht des Auftragnehmers nach Maßgabe des in den Vergabeunterlagen vorliegenden Vertragsmusters.

Das Verhältnis von Betreuungskräften zu SuS bzw. Betreuungsschlüssel für die Ferienbetreuung an der Heidewegschule beträgt 1:4. Nur dieser Auftragsschlüssel ist durch den Auftragnehmer zu kalkulieren und umzusetzen (gilt für alle Teillose).

Für SuS mit einem höheren Bedarf ist kein zusätzlicher Betreuungsaufwand im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einzuplanen. Es wird eine kooperative Zusammenarbeit vom Betreuungspersonal ggfs. unterschiedlicher Leistungserbringer (inklusive der Leistungserbringer von parallel erbrachter und separat vom Kreis individuell bewilligter Eingliederungshilfe) erwartet.

Der o.g. Betreuungsschlüssel ist sicherzustellen (Ausführungsbedingung).

Für die Leitung der Ferienbetreuung muss mindestens ein*e Erzieher*in pro Schule eingesetzt werden. Die Person muss über mindestens drei Jahre Berufserfahrung bei der Betreuung von Menschen mit Behinderungen verfügen (Ausführungsbedingung). Diese Person muss grundsätzlich für die gesamte Dauer der Ferienbetreuung vor Ort sein. Eine Vertretung durch eine gleich geeignete Person ist sicherzustellen.

Die pädagogische Arbeit in der Ferienbetreuung erfolgt durch sozial-erfahrene Betreuungskräfte oder durch pädagogische Fachkräfte mit entsprechender fachlicher Qualifikation. Im einzureichenden Konzept sind die jeweiligen einzusetzenden (fachlichen) Qualifikationen personenbezogen anonymisiert zu benennen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die eingesetzten Fachkräfte zu tariflichen Bedingungen und die eingesetzten sozial-erfahrenen Betreuungskräfte mindestens zum jeweils geltenden Mindestlohn zu beschäftigen. Die eingesetzten Personen müssen ein erweitertes Führungszeugnis besitzen. Dieses Führungszeugnis darf zu Beschäftigungsbeginn nicht älter als drei Monate und zu keinem Zeitpunkt der Beschäftigungsdauer älter als drei Jahre sein. Dieses ist vor Beschäftigungsbeginn dem Auftragnehmer vorzulegen. Das erweiterte Führungszeugnis ist dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung hin vorzulegen.

Informationen zum Fahrdienst:

Für die Beförderung der SuS zwischen dem Wohnort der SuS und der Schule steht ein Fahrdienst zur Verfügung. Die Organisation dieses Fahrdienstes obliegt dem Kreis Pinneberg. Die erforderlichen Begleitpersonen für den Fahrdienst werden vom Beförderungsunternehmen gestellt. Die SuS werden an der Schule dem Betreuungspersonal übergeben. Das Personal des Auftragnehmers nimmt die SuS vor Betreuungsbeginn an den Fahrzeugen in Empfang bzw. begleitet die SuS nach Betreuungsende bis zum Fahrzeug; das Personal des Auftragnehmers hilft den SuS beim Aus- bzw. Einsteigen.

Informationen zur Verpflegung:

Für die Verpflegung (nur Mittagessen) sorgt der Kreis Pinneberg.

Das Essen wird vom Lieferanten in Thermobehältern im Eingangsbereich der Schule angeliefert. Das Essen wird dann von den Betreuungspersonen des Auftragnehmers aus den Thermobehältern für die SuS aufgefüllt (das Geschirr stellt die Schule).

Eventuell muss für einzelne SuS das Essen kleingeschnitten oder püriert werden. Das Essen der SuS wird von den Betreuungspersonen des Auftragnehmers begleitet. Nach dem Essen wird das Geschirr vom Personal des Auftragnehmers in der Lehrküche abgewaschen.

Nach dem Essen werden ggf. die Tische vom Personal des Auftragnehmers abgewischt.

Die Thermobehälter werden vom Personal des Auftragnehmers abgewaschen und für die Abholung am nächsten Tag im Eingangsbereich der Schule bereitgestellt.

Informationen zur Reinigung und technischer Unterstützung

Die Reinigung der genutzten Räumlichkeiten übernimmt der Kreis Pinneberg. Während der Ferienbetreuung haben die jeweiligen Hausmeister oder anderes beauftragtes Personal Rufbereitschaft für technische Unterstützung und sind telefonisch erreichbar.

Abrechnung

Die Teilnahme an der Ferienbetreuung wird direkt zwischen dem Auftragnehmer und den Erziehungsberechtigten der SuS vertraglich vereinbart.

Der Auftragnehmer übernimmt die Einziehung der Elternbeiträge.

Finanzierung

Das Ferienbetreuungsangebot wird finanziert durch:

Elternbeiträge (je nach Betreuungsumfang). Pro Betreuungstag sind 27,- € Elternbeitrag zu zahlen.

eine Fehlbedarfsfinanzierung des Kreises in den Grenzen des in den Vergabeunterlagen vorliegenden Vertragsmusters. Eine mögliche Ermäßigung des Elternbeitrages wird durch den Kreis berechnet und festgesetzt (einkommensabhängige Sozialstaffel). Die dadurch dem Auftragnehmer entstehenden Einnahmeausfälle werden vom Kreis kompensiert. Insoweit sind kalkulatorisch nur die „vollen Elternbeiträge“ innerhalb des Angebotes zu berücksichtigen.

Für die an der Ferienbetreuung teilnehmenden SuS ist vom Auftragnehmer – wie bereits oben beschreiben- ein mit Angebotsabgabe zu kalkulierender, verbindlicher Betrag pro SuS pro Schuljahr (bzw. für das zweite Schulhalbjahr 2026/2027) zu ermitteln, dieser ist Berechnungsgrundlage für das vorzulegende Gesamtangebot des Auftragnehmers.

Der kalkulierte Betrag pro SuS muss alle Aufwendungen bzw. Kosten pro Betreuungstag umfassen ohne gegengerechnete Elternbeiträge.

Der Kreis zahlt bei Bedarf eine vertraglich festzusetzende monatliche Abschlagszahlung an den Auftragnehmer zur Sicherstellung der Finanzierung der Ferienbetreuung.

Die Vertragsparteien erhalten das Recht, während der Vertragslaufzeit für Veränderungen der Personalkosten des Auftragnehmers im Verhältnis zum Basisjahr eine Anpassung der vom Auftragnehmer kalkulierten Personalkosten zu verlangen. Dies gilt nur für Personalkostensteigerungen durch Tarifsteigerungen oder Mindestlohnsteigerungen. Diese Mehrkosten sind dem Auftraggeber durch die jährliche Abrechnung nachzuweisen.

Die Forderung zur Anpassung der Personalkosten ist vom Auftragnehmer frühestens zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Tariferhöhung bzw. Mindestlohnerhöhung, spätestens 6 Monate nach dem jeweiligen Wirksamwerden.

Die Anpassung der Personalkosten erfolgt (ggf. rückwirkend) ab dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Tarif- bzw. Mindestlohnerhöhung.

Eine Anpassung erfolgt nur für den im Angebot enthaltenen Personalkostenanteil und hiervon nur für den Anteil, welcher tariflich vorgesehen bzw. welcher auf die Mindestlohnanteile entfällt, mithin für insgesamt maximal 80 % der Gesamtkosten.

Basisjahr ist das Schuljahr 2026/2027 zum Stichtag 1.2.2027. Für das Verlangen einer Preisanpassung ist die mögliche prozentuale Personalkostensteigerung vom Auftragnehmer in der gleichen Art und Weise wie die gesamte Kostenkalkulation bzw. das Gesamtangebot auszuweisen.

Nach Anpassung der Personalkosten nach obiger Beschreibung ändert sich das Basisjahr auf das Schuljahr, in welchem die Anpassung vorgenommen wurde; der neue Stichtag ist der Tag, zu welchem die Preisanpassung erfolgte.

Mittelverwendung – Verwendungsnachweis/Abrechnung:

1. Beim Kreis Pinneberg soll die entsprechende Abrechnung der geleisteten Ferienbetreuung innerhalb von 8 Wochen nach dem jeweiligen Ferienende eingereicht sein. Die Abrechnung der beweglichen Ferientage soll spätestens 8 Wochen nach Ende des Schuljahres gesammelt eingereicht werden, spätestens bis zum 1.12. eines Jahres.
2. Punkt 1 gilt auch für den entsprechenden Zeitraum nach Vertragsende.
3. Eine Auszahlung noch fälliger Beträge kann erst nach Vorlage der o.g. Abrechnung erfolgen.
4. Für die Abrechnung ist die Anlage 3 „Musterabrechnung Ferienbetreuung“ zu nutzen.
5. Für die Abrechnung reicht der Auftragnehmer eine von ihm unterschriebene tägliche Anwesenheitsliste der SuS beim Auftraggeber ein.

Ausschlusskriterien:

Beiliegende Eigenerklärung zur Eignung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung, gewerberechtlicher Voraussetzung für die Ausführung, keine Verfehlungen) und Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Mindestarbeitsbedingungen, Mindeststundenentgelte gem. § 4 VGSH sowie weitere Verpflichtungserklärungen sind vom Bieter sind auszufüllen und signiert (elektronisch zulässig) dem Angebot beizulegen. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von jedem Mitglied gesondert vorzulegen bzw. abzugeben; ansonsten wird der Bieter/die Bietergemeinschaft ausgeschlossen.

Das Unternehmen verfügt über Erfahrung bei der Betreuung von Menschen mit Behinderungen.

Mit Angebot legt der Bieter, orientierend an den unter Rahmenbedingungen beschriebenen Leistungen (Zeitstruktur und inhaltliche Gestaltung), mindestens 2 aussagekräftige Referenzen dazu vor. Die Referenzen beziehen sich auf einen Zeitraum von mindestens 3 Jahren in den letzten 4 Jahren. Die benannten Referenzen müssen jeweils ein Auftragsvolumen von mindestens netto 50.000,00 Euro jährlich gehabt haben. Die geforderten Referenzen sind nur einmal für das gesamte Fachlos 1 vorzulegen und müssen sich mindestens auf das GTA beziehen Zu den Referenzen werden Ansprechpartner*innen mit Kontaktdaten vorgelegt.

Datenschutz

Es ist der Nachweis zu erbringen, dass Ihr Unternehmen über ein plausibles Datenschutz- und Sicherheitskonzept und dementsprechend angepasstes IT-Konzept verfügt, um die persönlichen Anliegen der SuS und deren im Haushalt lebenden Familienangehörigen zu schützen.

Eignungskriterien.

siehe Anlage 5a „Gewichtung der Eignungskriterien Ferienbetreuung Heidewegschule Fachlos 1“