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Fremdfirmenmanagement (FFM) Handbuch für den Einsatz von Fremdfirmen V01 – 01.01.2023

Regeln für den Einsatz von Fremdfirmen (Fremdfirmen-Handbuch) Einhaltung von Sicherheit und Arbeitsschutz in den Liegenschaften der Grün Berlin Gruppe

Die Fremdfirmenordnung (FO) gilt in den Liegenschaften der Grün Berlin GmbH und ihren Gesellschaften. Sie gilt für alle Personen, die nicht Beschäftigte der Grün Berlin und ihrer Gesellschaften sind. Die Bezeichnung Auftragnehmer schließt etwaige Nachauftragnehmer (Subunternehmen) ein. Die FO ist Vertragsbestandteil und somit ohne Unterschrift gültig.

Grün Berlin GmbH, Grün Berlin Service GmbH, Grün Berlin Stiftung, GB infraVelo GmbH Ullsteinhaus, Mariendorfer Damm 1, 12099 Berlin

Tel.: +49 30 700 906-710 Internet: https://gruen-berlin.de/; E-Mail: service@gruen-berlin.de

Die folgende Version fasst alle geltenden Regeln zusammen. Sie wurde vollständig überarbeitet. Auf Markierungen von Neuerungen und Änderungen wurde verzichtet.

Inhalt

1 Verantwortung, Koordination, Unterweisung .................................................................... 2

2 Ansprechpersonen für betriebsinterne Vorschriften .......................................................... 2

3 Koordinator/in ..................................................................................................................... 2

4 Gefährdungsbeurteilung (GBU) ........................................................................................... 2

5 Verhalten auf dem Betriebsgelände ................................................................................... 3

6 Medien ................................................................................................................................. 3

7 Lagerung, Entsorgung .......................................................................................................... 4

8 Brandschutz ......................................................................................................................... 4

9 Qualifikationen .................................................................................................................... 5

10 Freigabewesen und Erlaubnisscheine ................................................................................. 5

11 Einsatz von Gefahrstoffen ................................................................................................... 5

12 Gefährdungen, Unfall- und Schadensereignisse ................................................................. 5

13 Haftung ................................................................................................................................ 6

14 Kontrolle .............................................................................................................................. 6

15 Anlagen zur Fremdfirmenordnung ...................................................................................... 6

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1 Verantwortung, Koordination, Unterweisung

Die Grün Berlin (im folgenden GB) und der/die Auftragnehmer*in (im folgenden AN) bestellt vor der Durchführung des Auftrages eine jeweils auftragsverantwortliche Ansprechperson und gibt diese bekannt (Anlage 1).
Der/Die AN übernimmt die volle Verantwortung dafür, dass bei der Ausführung seiner/ihrer Leistungen alle gesetzlichen, behördlichen, berufsgenossenschaftlichen sowie die betriebsspezifischen Anforderungen durch ihn/sie und seine/ihre Mitarbeiter*innen und Unterauftragnehmer eingehalten werden.
Besonderheiten, welche die jeweilige Liegenschaft, Park, Anlage oder Baustelle betreffen, entnehmen Sie bitte den gesonderten Vertragsbedingungen.
Die Einweisung in die betriebsspezifischen Gegebenheiten seitens der GB erfolgt durch den/die Auftragsverantwortliche*n der GB an die verantwortliche Ansprechperson des/der AN. Sie ist nachweislich zu dokumentieren (Anlage 2).
Die nachweislich dokumentierte Unterweisung der Beschäftigten und Unterauftragnehmer des/der AN erfolgt durch den/die Auftragsverantwortliche*n des AN. Sie ist auf Verlangen den unter Pkt. 2 genannten Ansprechpersonen der GB vorzulegen.
Der/Die AN hat die erforderliche arbeitsmedizinische Vorsorge seiner/ihrer Beschäftigten sicherzustellen.
Der/Die AN muss seinen/ihren Beschäftigten die notwendige und geeignete Persönliche Schutzausrüstung (PSA) zur Verfügung stellen. Ihr Zustand und ihre Verwendung muss regelmäßig kontrolliert werden.

2 Ansprechpersonen für betriebsinterne Vorschriften Den Anweisungen und Empfehlungen folgender Personen im Sinne der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes ist Folge zu leisten:

Auftragsverantwortliche Person GB, - HSE-Manager*in und
Objektleitungen der Liegenschaften, - Fachkraft für Arbeitssicherheit.

3 Koordinator/in

Sind Beschäftigte mehrerer Firmen in einem Arbeitsbereich tätig, wird durch die GB eine Person für die Koordination bestimmt.
Der/Die Koordinator*in stimmt die Arbeiten aufeinander ab, so dass eine gegenseitige Gefährdung ausgeschlossen werden kann. Seine/Ihre Anweisungen sind zu befolgen.

4 Gefährdungsbeurteilung (GBU) Vor Arbeitsaufnahme ist durch den/die AN eine Gefährdungsermittlung seiner/ihrer Tätigkeiten durchzuführen und zu dokumentieren (Anlage 4). Mögliche Gefahren und Risiken sind zu beurteilen. Erforderliche Schutzmaßnahmen sind einzuleiten und auf deren Wirksamkeit zu überprüfen.

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5 Verhalten auf dem Betriebsgelände

AN mit befristeten Zeitaufträgen melden sich in den geschlossenen Liegenschaften immer vor und nach Arbeitsbeginn beim Wachpersonal, Werkschutz, Empfang oder der Verwaltung an bzw. ab (ggf. Eintrag in das Einfahrbuch). In den offenen Parkanlagen und Liegenschaften melden sich Auftragnehmer 24 Stunden vor Auftragsausführung telefonisch bzw. per Email bei der Objektleitung an.
Mit der Anmeldung, bestätigt der AN und seine Beschäftigten die Einhaltung der vorliegenden FO und die Anweisungen bezüglich der zu erbringenden Leistung.
Fremdfirmenfahrzeuge dürfen nur nach Abstimmung mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB die Liegenschaften und Parkanlagen befahren. Sie müssen in einem verkehrssicheren Zustand sein.
In allen Liegenschaften und Parkanlagen gilt die StVO. Auf den Verkehrswegen innerhalb der Liegenschaften und Parkanlagen ist in Schritttempo und mit Warnblinkanlage zu fahren. Ein dauerndes Laufen lassen des Motors ist untersagt.
Kraftfahrzeugführende Personen haben ihren Führerschein mitzuführen und auf Verlangen dem/der Auftragsverantwortlichen der GB vorzulegen.
Einsätze von Flurförderzeugen und Baumaschinen, Rangierfahrten, Be- und Entladezonen, sowie Parkbereiche für Fremdfirmenfahrzeuge sind mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB abzustimmen.
Es ist untersagt, gefährliche Gegenstände (z.B. Schweißbrenner, Gasflaschen, Gefahrstoffe, usw.) in die Liegenschaften und Parkanlagen der GB mitzubringen. Eine zwingende Mitnahme ist im Vorfeld der Arbeiten mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB abzustimmen und ist von diesem zu genehmigen.
Machen Sie sich vor Arbeitsbeginn mit Ihrer Arbeitsumgebung vertraut und klären Sie für den Notfall erforderliche Fragen (Flucht- und Rettungswege, Sammelplätze, Erste-Hilfe- Einrichtungen, Brandlöscheinrichtungen usw.).
Die geschlossenen Liegenschaften der GB müssen spätestens um 17:00 Uhr verlassen werden (Ausnahmen sind mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB abzustimmen).
Das Mitführen von Mobiltelefonen in gekennzeichneten Explosionsschutz-Bereichen (Gefahrstoffcontainer u.ä.) ist grundsätzlich untersagt.
In Arbeitsbereichen mit erhöhtem Gefahrenpotenzial (Werkstätten, unterirdische und enge Räume, Gefahrstoffcontainer, …) ist der Verzehr von Lebensmitteln (Essen und Trinken) und das Rauchen nicht gestattet.
Es ist verboten, alkoholische Getränke und/oder illegale Suchtmittel während der Arbeitszeit und in den Liegenschaften der Grün Berlin einzunehmen. Bei auftretendem Verdacht wird der Beschäftige des/der AN vom Firmengelände verwiesen und an den/die AN gemeldet. Eventuell anfallende Kosten gehen zu Lasten des/der AN.

6 Medien

Die Medienversorgung (Strom, Druckluft Wasser, Abwasser) erfolgt über die vorhandenen Netze der Liegenschaft. Die Unterverteilung ist Sache des/der AN und ist mit dem/der

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Auftragsverantwortlichen der GB abzusprechen. Der/Die AN hat die Anlage und die Folgeeinrichtungen bestimmungsgemäß zu verwenden. Mängel sind dem/der jeweils Vorgesetzten und dem/der Auftragsverantwortlichen der GB umgehend zu melden.

Kann die Medienversorgung durch die Liegenschaft nicht gewährleistet werden, ist dies im Bedarfsfall bei Auftragsannahme mit der AG abzustimmen.
Der/Die AN hat dafür zu sorgen, dass nur geprüfte elektrische Anlagen und Geräte verwendet werden, und sie sich in einem ordnungsgemäßen Zustand befinden. Die Prüfung ist durch eine gültige Prüfplakette zu kennzeichnen.
Elektrische Anlagen auf Baustellen sind so zu errichten und vorzuhalten, dass bei bestimmungsgemäßer Verwendung Personen und Gegenstände nicht gefährdet werden.
Arbeiten an elektrischen Anlagen sind nur nach Absprache mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB durchzuführen. Es ist darauf zu achten, dass die Anlagen spannungsfrei und gegen wieder Einschalten gesichert sind.
Auf Baustellen, im Freien und in Gebäuden sind Personenschutzschalter zu verwenden, welche den aktuellen Anforderungen der DGUV Vorschrift 3 entsprechen und geprüft sind. Sie sind täglich auf einwandfreie Funktion durch Betätigen der Prüfeinrichtung zu prüfen.

7 Lagerung, Entsorgung

Die Lagerung von Materialien darf nur an Orten erfolgen, die zuvor mit dem/der Auftragsverantwortlichen der GB vereinbart wurden. Flure, Treppenhäuser, Verbindungswege, Flucht- und Rettungswege sind stets frei zu halten.
Der/Die AN ist für die Entsorgung seiner benutzten Arbeitsstoffe und deren Verpackungen selbst verantwortlich und hat diese unverzüglich zu entsorgen.
Die Nutzung der Abfallsammelcontainer der GB ist ohne Zustimmung des/der Auftragsverantwortlichen der GB nicht zulässig.

8 Brandschutz

Der/Die AN hat durch umsichtiges Verhalten und Vorsicht Brände zu vermeiden.
Rauch- und Brandschutztüren sind stets geschlossen zu halten. Das Verkeilen oder Feststellen der Türen ist nicht gestattet.
Feuergefährliche Arbeiten bedürfen einer schriftlichen Genehmigung (Anlage 5).
Druckgasflaschen (z.B. Acetylen u. Sauerstoff) sind gegen Umfallen zu sichern und nach Verwendung zu schließen und die Leitungen drucklos zu machen.
Die Lagerung leichtentzündlicher, entzündlicher und brandfördernder Stoffe über mehr als einen Arbeitstag bedürfen einer Erlaubnis des/der Auftragsverantwortliche*n der GB.
Elektrische Betriebsmittel sind nach Arbeitsende abzuschalten und der Netzstecker ist zu ziehen.
Akkubetriebene Betriebsmittel dürfen nur an den dafür vorgesehenen Einrichtungen geladen werden.
Rauchverbot und der Umgang mit offenem Feuer sind strikt einzuhalten.

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9 Qualifikationen

AN dürfen nur ausreichend qualifiziertes Personal unter Einhaltung einschlägiger gesetzlicher, tariflicher und sonstiger Vorschriften einsetzen.
Für folgende Tätigkeitsgebiete sind Nachweise erforderlich und dem /der Auftragsverantwortlichen der GB auf Verlangen vorzulegen:

Befähigungsnachweise/Beauftragungen: Flurförderfahrzeuge, Hubarbeitsbühnen inkl. PSA gegen Absturz, Baumaschinen, Krane.
Qualifikationsnachweise: Schweißarbeiten, Atemschutzträger, elektrotechnisch unterwiesene Person, Elektrofachkraft, Anschlagen von Lasten.

10 Freigabewesen und Erlaubnisscheine

Gefährliche Arbeiten im Sinne der Unfallverhütungsvorschrift, DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“, bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung.
Für folgende Arbeiten/Tätigkeiten ist eine schriftliche Freigaberegelung (Erlaubnisschein) der GB erforderlich:

Feuergefährliche Arbeiten (Anlage 5)
Dach- und Fassadentätigkeiten (Anlage 6)
Arbeiten in Behältern und engen Räumen (Anlage 7)
Freimessprotokoll (Anlage 8)
Gerüstfreigabe: Die Nutzung von Gerüsten ist erst nach schriftlicher Freigabe durch den Errichter (Fachfirma) erlaubt. Der Gerüstfreigabeschein ist gut sichtbar auszuhängen.
Erlaubnis für Erdarbeiten (Anlage 9)

Die GB ist dafür verantwortlich, dass die festgelegten Sicherheitsmaßnahmen in o.g. Freigabe- und Erlaubnisscheinen eingehalten und nachweislich dokumentiert werden.

11 Einsatz von Gefahrstoffen

Gefahrstoffe dürfen nur unter Einhaltung der Gefahrstoffverordnung und den damit verbundenen Schutzmaßnahmen (Gefährdungsbeurteilung) eingesetzt werden.
Gefahrstoffe und deren Mengen sind vor Ausführung der Arbeiten der auftragsverantwortlichen Person anzuzeigen und von ihr zu genehmigen.
Die Gefahrstoff-Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter sind bereitzuhalten.
Es dürfen nur Tagesverbrauchsmengen im Arbeitsbereich bereitstehen, die für den Fortgang der Arbeit erforderlich sind.

12 Gefährdungen, Unfall- und Schadensereignisse

Jegliche Gefahrenquellen und Mängel, die auf dem Parkgelände festgestellt werden, sind unverzüglich eigenverantwortlich zu sichern und der/dem Vorgesetzten bzw. der/dem Auftragsverantwortlichen der GB mitzuteilen.
Nach Unfall- oder Schadensereignissen sind unmittelbar alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um ggf. Verletzte zu versorgen und etwaige Folgeschäden zu vermeiden.
Die vor Ort gültigen Alarm-, Flucht und Rettungspläne sind zu beachten.

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Unfälle und Beschädigungen an Einrichtungen, Bepflanzungen, Gebäuden, Wegen und Straßen in den Liegenschaften sind umgehend dem/der Auftragsverantwortlichen der GB zu melden.
Alle am Unfall Beteiligten müssen am Ort des Unfalls bleiben. Es erfolgt eine Aufnahme des Unfallhergangs und der Daten aller beteiligten Personen und Fahrzeuge sowie Zeugen.

13 Haftung

Der/Die AN hat sich und seine Mitarbeiter in ausreichender Höhe zu versichern sowie für ausreichenden Versicherungsschutz der Unterauftragnehmer Sorge zu tragen. Dies gilt insbesondere für die Deckung von Haftpflichtschäden (Personen- und Sachschäden). Dieser Versicherungsschutz ist der GB auf Verlangen nachzuweisen.
Für alle Nachteile, die der GB durch Nichtbeachtung dieser FO entstehen, haftet der/die AN.
Der/Die AN ist für den Schutz aller von den Vertragsarbeiten betroffenen Gebäude, Anlagen, Installationen sowie Ausrüstungs- und Einrichtungsgegenständen verantwortlich. Nach Abschluss der Arbeiten ist der ursprüngliche Zustand wiederherzustellen. Schäden sind umgehend anzuzeigen und auf Kosten des/der AN zu reparieren. Bei Nichterfüllung ist die GB berechtigt, den Schaden auf Kosten des/der AN beheben zu lassen.
Der/Die AN hat für die Sicherheit und den Schutz (zum Beispiel vor Witterungseinflüssen, Diebstahl, Vandalismus und Verlust) seiner und der ihm überlassenen Arbeiten, Anlagen und Materialien (inklusive Werkzeuge, Fahrzeuge und Ausrüstungsgegenstände) zu sorgen. Die GB übernimmt keine Haftung.

14 Kontrolle

Die Einhaltung dieser FO sowie die Umsetzung und Wirksamkeit der festgelegten Maßnahmen werden durch die GB regelmäßig kontrolliert, nachweislich dokumentiert und ggf. der/dem AN schriftlich mitgeteilt.
Auf Verlangen des/der Auftragsverantwortlichen der GB nimmt die verantwortliche Ansprechperson des/der AN an der Begehung teil.
Der/Die AN hat in seinem/ihrem Arbeitsbereich fortlaufend vergleichbare Kontrollen durchzuführen, nachweislich zu dokumentieren und den unter Pkt. 2 genannten Personen der GB vorzulegen.

15 Anlagen zur Fremdfirmenordnung

Anlage 1: Fremdfirmenerklärung
Anlage 2: Einweisung Fremdfirma
Anlage 3: Gefährdungsbeurteilung - Checkliste für Auftraggeber und Auftragnehmer
Anlage 4: Erlaubnisschein für feuergefährliche Arbeiten
Anlage 5: Erlaubnisschein für Dach- und Fassadentätigkeiten
Anlage 6: Erlaubnisschein für Arbeiten in Behältern und engen Räumen
Anlage 7: Freimessprotokoll
Anlage 8: Erlaubnisschein für Erdarbeiten

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