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Vergabenummer: 2026-61
Leistungsbeschreibung
Leistungsbeschreibung
Full-Service-Agentur für die Vermarktung
und Weiterentwicklung von BGW young
für die
Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und
Wohlfahrtspflege
Pappelallee 33/35/37
22089 Hamburg
Vergabenummer: 2026-61
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 2 von 17
Inhalt
- Die BGW und BGW young ............................................................................................................................ 3
- BGW young: derzeitiger Stand und weitere Planung ................................................................................ 4
- Zielsetzung der Zusammenarbeit und Zielgruppen ................................................................................... 6
- Leistungsumfang ........................................................................................................................................... 6
- Anforderungen ............................................................................................................................................. 16
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 3 von 17
- Die BGW und BGW young
Die Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege – BGW (im Folgenden „Auf-
traggeberin“ oder „BGW“) ist die gesetzliche Unfallversicherung für nicht staatliche Einrichtungen im
Gesundheitsdienst und in der Wohlfahrtspflege. Dies umfasst die Branchen Beauty und Wellness, Be-
ratung und Betreuung, berufliche Rehabilitation und Werkstätten, Bildung, Friseurhandwerk, Human-
medizin, Kinderbetreuung, Kliniken, Pflege, Pharmazie, Schädlingsbekämpfung, therapeutische Pra-
xen und Geburtshilfe, Tiermedizin, Verwaltung sowie Zahnmedizin. Als Teil des deutschen Sozialver-
sicherungssystems ist die BGW eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Ihre gesetzlich übertrage-
nen Aufgaben führt sie in eigener Verantwortung unter staatlicher Aufsicht durch.
Die Prävention von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren ist
die vorrangige Aufgabe der BGW. Im Schadensfall gewährleistet sie optimale medizinische Behand-
lung sowie angemessene Entschädigung und sorgt dafür, dass ihre Versicherten wieder am beruflichen
und gesellschaftlichen Leben teilhaben können. Diese Leistungen werden eng miteinander verknüpft
aus einer Hand angeboten.
Die Berufsgenossenschaften sind nach Branchen gegliedert. Die BGW ist für mehr als 9,1 Millionen
Versicherte in rund 660.000 Unternehmen zuständig und gehört damit zu Deutschlands größten Be-
rufsgenossenschaften. Seit 1947 ist Hamburg Hauptsitz der BGW. Für einen versichertennahen Ser-
vice und schnelle Erreichbarkeit sorgen bundesweit zwölf Standorte.
Die BGW hat sich zum Ziel gesetzt, bei ihren Versicherten den Grundstein für ein langfristig gesundes
Berufsleben zu legen. Dies soll bereits in der Ausbildung und im Berufseinstieg beginnen. Vor dem
Hintergrund des Berufseinstiegs und der Aufnahme einer Ausbildung ergeben sich für junge Menschen
vielfältige neue Anforderungen und Rahmenbedingungen. Neben fachlichen und organisatorischen As-
pekten kommt der eigenen Gesundheit dabei eine besondere Bedeutung zu.
An dieser Stelle setzt das Angebot von BGW young mit eigener Website (www.bgw-young.de) und dem
dazugehörigen Auftritt auf Instagram (@bgw_young) an. Das Angebot richtet sich an Personen in der
Ausbildung sowie an Berufseinsteigerinnen und -einsteiger und verfolgt das Ziel, Informationen und
praxisnahe Hinweise zu einem gesundheitsgerechten Start in das Berufsleben bereitzustellen.
Die Inhalte umfassen insbesondere Themen wie gesundes Arbeiten, psychische Gesundheit sowie
grundlegende Orientierung im Berufsalltag. Ergänzend werden Einblicke in den Arbeitsalltag von
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 4 von 17 Berufseinsteigerinnen und -einsteigern gegeben. Darüber hinaus enthält die Website Angebote der
BGW für Lehrkräfte. Dazu zählen unter anderem Take Care für die Pflegeausbildung sowie das BGW
studio78 für das Friseurhandwerk.
Die inhaltliche Ausgestaltung erfolgt zielgruppengerecht und adressiert sowohl übergreifende Frage-
stellungen als auch berufsspezifische Themenstellungen, beispielsweise im Hinblick auf besondere
Gefährdungen einzelner Tätigkeitsfelder. Zudem soll die Zielgruppe selbst bei BGW young aktiv wer-
den, etwa durch Themenvorschläge oder Beiträge aus dem eigenen beruflichen Umfeld. In Form von
Interviews und Einblicken aus dem beruflichen Alltag soll die Zielgruppe sowohl auf der Website als
auch dem Instagram Account eingebunden werden.
- BGW young: derzeitiger Stand und weitere Planung
Der Fokus bei „BGW young“ liegt auf dem Instagram-Account. Dort werden pro Woche im Schnitt zwei
Postings veröffentlicht. Die Auftraggeberin strebt eine Steigerung auf drei bis vier Postings pro Woche,
inklusive einer Erhöhung des Videocontents an. Für neue Themenfindung auf Instagram wird die Un-
terstützung der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers benötigt. Der Instagram-Account fungiert dabei
einerseits als eigenständige Informations- und Kommunikationsplattform und verlinkt andererseits wei-
ter auf die bgw-young.de-Website.
Ausführlichere Inhalte rund um die Themen gesundes Arbeiten und Berufseinstieg sind auf der bgw-
young.de-Website zu finden. Diese wird von den Zielgruppen bisher nicht stark aufgerufen. Die Website
soll mit der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zu einer Plattform für Wissen und Interaktionen aus-
gebaut werden. Dies umfasst Quizze und weitere interaktive digitale Inhalte, die es mit der Auftragge-
berin zu entwickeln gilt (s. Ziff. 4.3 und 4.5). Auf diese Weise sollen die Zugriffe gesteigert werden.
Im November 2024 begann unter dem Claim „Know risk, know fun! Sicher und gesund arbeiten“ das
Marketing für BGW young. Zu diesem Kommunikationskonzept gehören fünf im Hinblick auf die junge
Zielgruppe entwickelte Charaktere in Form von Illustrationen, die stellvertretend für relevante BGW-
Themen stehen und diese vermitteln: Mindi (mentale Gesundheit), Flexi (gesunder Rücken), Mobi (si-
cher unterwegs), Dermi (gesunde Haut), Safeti (weiteres Wissen). Der Claim sowie die Themenpaten
wurden gemeinsam mit einer Agentur erarbeitet. Die bestehenden Charaktere und das Corporate De-
sign sind zu nutzen und soll gemeinsam mit der Auftraggeberin mit der Auftraggeberin weiter ausge-
staltet werden. Die Auftraggeberin stellt die hierfür erforderlichen Gestaltungsrichtlinien sowie sämtliche
nutzbaren Quelldateien zur Verfügung. Für die Vermarktung von BGW young wurden auf der Basis
dieser Designs mehrere Themenpostkarten und Plakate sowie verschiedene Interaktionsmittel (u. a.
Haftnotizen, Pflasterhefte und Stickerbögen) produziert. Die Postkarten werden unter anderem bei
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 5 von 17 Veranstaltungen der BGW wie Messeauftritten verteilt. Um einen Eindruck über die bereits erstellten
Materialien und deren Gestaltung zu erhalten, werden den Bietenden im Rahmen der Ausschreibung
diese zur Ansicht als PDF zur Verfügung gestellt (s. Anlage“BGW young Materialien“).
Zur Ansprache von Berufsschulen wurde im März 2026 eine Versandaktion gestartet. In deren Rahmen
wurden Lehrkräfte gezielt kontaktiert und sie erhielten die Möglichkeit, eine Auswahl an Interaktions-
mitteln zu bestellen. Diese wurden anschließend gemeinsam mit ergänzendem Informationsmaterial
für die Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler versendet, um BGW young vorzustellen und gleich-
zeitig praxisnah über Gesundheit am Arbeitsplatz zu informieren. Die Aktion fand als Pilot für die Bran-
chen Pflege und Friseurhandwerk statt. Zukünftig soll die direkte Ansprache von Multiplikatorinnen und
Multiplikatoren wie Lehrkräften und Praxisanleitenden forciert werden. Die entsprechenden Maßnah-
men sollen dafür von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer gemeinsam mit der Auftraggeberin ent-
wickelt werden (s. Ziff. 4.2).
Zudem wird BGW young bei verschiedenen Veranstaltungen und Messeauftritten der BGW miteinge-
bunden, wie etwa auf dem deutschen Pflegetag. Hierfür wurden unter anderem Quizze zu verschiede-
nen Themenfeldern erstellt. Diese Quizze sollen zukünftig weiterentwickelt werden und auch auf der
Website zugänglich sein (s. Ziff. 4.3).
Für die Zukunft sind verschiedene Maßnahmen zur Stärkung der Zielgruppenansprache und Wissens-
vermittlung in Planung. Dazu zählt die Durchführung eines eintägigen „BGW young“-Kongresses im
gemeinsamen Präventionszentrum PREVIER der BGW und VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft)
im Mai 2027. Bei dem PREVIER handelt es sich um einen neuen Veranstaltungs-, Seminar- und Aus-
stellungsort in der Hamburger HafenCity. Veranstaltungsräume und interaktive Erlebnisausstellungen
sollen Prävention erlebbar machen – das Gebäude wurde im September 2026 eröffnet. Der „BGW
young“-Kongress richtet sich explizit an Auszubildende in den bei BGW-versicherten Branchen und soll
ihnen einen niedrigschwelligen und zielgruppengerechten Zugang zum Thema Arbeitsschutz bieten.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin bei der Konzeption und Durch-
führung des Kongresses (s. Ziff. 4.5), übernimmt jedoch nicht ggf. nötige Messebaudienstleistungen.
Weiterhin wird der Ausbau interaktiver Inhalte sowie die Weiterentwicklung bestehender Gamification-
Ansätze forciert (s. Ziff. 4.3). Dies umfasst einfache Quizze sowie die Entwicklung eines Onlinespiels
wie den BGW Escape Room in Zusammenarbeit mit dem BGW-Team. Ergänzend sollen Unterrichts-
materialien wie Videos und Plakate bereitgestellt werden. Darüber hinaus sind Angebote für Präsenz-
veranstaltungen vorgesehen, darunter Azubi-Workshops sowie Formate für Berufsschulen und Mes-
sen, um den direkten Austausch mit den Zielgruppen zu fördern.
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 6 von 17 3. Zielsetzung der Zusammenarbeit und Zielgruppen
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer entwickelt jährlich ein strategisches Kommunikationskonzept
einschließlich Maßnahmenplanung, Zielgruppenanalyse und Erfolgsmessung. In einem jährlichen Jah-
res-Kick-Off-Termin werden strategische Kommunikationskonzepte der Auftraggeberin vorgestellt und
besprochen (s. Ziff. 4.2). Das Angebot soll weiter etabliert, die Reichweite gesteigert und eine höheres
Community-Engagement erzielt werden. Im Mittelpunkt stehen eine zielgruppengerechte, kanalüber-
greifende Kommunikation sowie kreative und interaktive Formate wie Reels, Quizze und Informations-
Posts, die die relevanten Inhalte der BGW transportieren sowie die Wahrnehmung von BGW young
stärken und den Austausch mit der Zielgruppe fördern (s. Ziff. 4.3).
Die Kommunikationsmaßnahmen richten sich insbesondere an Auszubildende sowie Berufseinsteige-
rinnen und Berufseinsteiger aller BGW-Branchen. Ergänzend sollen relevante Multiplikatorinnen und
Multiplikatoren – darunter Lehrkräfte, betriebliche Ausbilderinnen und Ausbilder, Praxisanleiterinnen
und Praxisanleiter, Unternehmensleitungen und Verbände – gezielt angesprochen und aktiviert werden
(s. Ziff. 4.2).
Die Full-Service-Agentur übernimmt die strategische Begleitung der Initiative in enger Zusammenarbeit
mit dem BGW young-Team der Abteilung Kommunikation der Auftraggeberin. Grundlage hierfür sind
die bestehende Website, bereits bestehende Designs sowie laufende und geplante Maßnahmen, auf
denen inhaltlich und konzeptionell aufgebaut werden soll. Ziel ist es, die bestehenden oben genannten
Formate zu optimieren und weiterzuentwickeln.
- Leistungsumfang
Zum Leistungsumfang gehören die Konzeption, Planung und Umsetzung insbesondere der nachfol-
gend aufgeführten Maßnahmen einschließlich der Erstellung von Zeit- und Maßnahmenplänen sowie
die flexible Unterstützung unterschiedlicher Formate und Aktivitäten. Dabei sind sämtliche BGW-Bran-
chen zu berücksichtigen. Bestandteil der Leistungen sind außerdem die Entwicklung interaktiver For-
mate mit Blick auf die für 2027 geplante Veranstaltung im PREVIER sowie die Planung und Abwicklung
von Schaltungen in externen Medien und auf Social-Media-Plattformen wie Instagram und YouTube.
Dies wird folgend genauer ausgeführt.
Soweit die nachfolgenden Leistungspositionen variable Leistungen betreffen, insbesondere Kampag-
nen, Social-Media-Formate, Protagonistenleistungen, Gamification- und Interaktionsformate, Medien-
leistungen sowie Workshop- und Veranstaltungsleistungen, erfolgt ihre Durchführung ausschließlich
nach einem Einzelabruf der Auftraggeberin in Textform. Die genannten Jahresmengen,
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 7 von 17 Höchstmengen und Planwerte stellen ausschließlich Obergrenzen und Planungsgrößen dar; sie be-
gründen weder eine Abrufverpflichtung der Auftraggeberin noch einen Anspruch des/der Auftragneh-
mer/in auf Beauftragung oder Ausschöpfung.
4.1 Projektorganisation
4.1.1 Zusammenarbeit
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer benennt für die gesamte Vertragslaufzeit eine feste Ansprech-
person sowie eine qualifizierte Vertretung als zentrale Kontaktstellen für die Auftraggeberin. Die Zu-
sammenarbeit erfolgt in enger Abstimmung mit dem BGW young-Team der Abteilung Kommunikation.
Die nachfolgend beschriebenen Rahmenbedingungen bilden die Grundlage der Zusammenarbeit. Im
Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Termins in der Hauptverwaltung der BGW, unmittelbar nach Zu-
schlagerteilung, werden diese konkretisiert und auf die operative Zusammenarbeit abgestimmt. Dabei
werden insbesondere Kommunikationswege, Abstimmungs- und Freigabeprozesse, Zuständigkeiten
sowie die gemeinsame Ausgestaltung von Arbeitsabläufen festgelegt.
Zur Steuerung der laufenden Zusammenarbeit finden in der Regel zwei etwa einstündige Jour-fixe-
Termine pro Monat online statt. Diese dienen insbesondere der gemeinsamen fachlichen und strategi-
schen Ausgestaltung der jeweiligen Maßnahmen sowie der Abstimmung von Zielen, Zeitplänen und
Vorgehensweisen.
4.1.2 Briefing, Gestaltung und Freigabe
Das Briefing für Einzelaufträge erfolgt per E-Mail. Der Eingang des Briefings ist durch die Auftragneh-
merin/den Auftragnehmer per E-Mail zu bestätigen. Die Fristen zur Abgabe der Leistungsergebnisse
werden von der Auftraggeberin im Briefing vorgegeben. Die Rückmeldung der Auftragnehmerin/des
Auftragnehmers auf das Briefing ist innerhalb von zwei Arbeitstagen zu geben. Erste Entwürfe, Kon-
zepte oder Umsetzungsvorschläge sind grundsätzlich innerhalb einer Woche nach vollständigem Brie-
fing vorzulegen. Bei komplexeren Projekten oder umfangreichen Maßnahmen können in Abstimmung
mit der Auftraggeberin abweichende Fristen vereinbart werden.
Im Rahmen der Zusammenarbeit sind mindestens zwei Abstimmungsschleifen je Auftrag vorzusehen;
maximal drei Abstimmungsschleifen sind im Preis enthalten. Eine Abstimmungsschleife umfasst die
gebündelte Rückmeldung der Auftraggeberin zu einem vorgelegten Leistungsergebnis sowie die an-
schließende Umsetzung dieser Rückmeldung durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer. Zu Be-
ginn einer neuen Maßnahme sind mindestens drei konzeptionell unterschiedliche Vorschläge
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 8 von 17 vorzulegen. Sofern keiner dieser Vorschläge von der Auftraggeberin zur weiteren Ausarbeitung ausge-
wählt wird, ist eine weitere Ideenrunde mit bis zu drei neuen konzeptionellen Vorschlägen einzureichen.
Diese zweite Ideenrunde ist als eigenständige Leistung abzurechnen. Die weiteren Abstimmungs-
schleifen umfassen Anpassungen und Korrekturen. Bei der Umsetzung der Leistungen sind die beste-
henden Gestaltungsrichtlinien von BGW young und der BGW einzuhalten sowie auf geschlechterge-
rechte Sprache zu achten. Bei digitalen Angeboten sind die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit
nach WCAG 2.2 AA zu berücksichtigen. Die weitere Ideenrunde, die erforderlich wird, wenn keiner der
drei anfänglichen konzeptionell unterschiedlichen Vorschläge ausgewählt wird, ist keine Abstimmungs-
oder Korrekturschleife; sie wird nur nach gesonderter Beauftragung und nach Maßgabe des Preisblatts
vergütet.
Die Freigabe sämtlicher Veröffentlichungen und Maßnahmen erfolgt ausschließlich durch die Abteilung
Kommunikation, vertreten durch das zuständige Projektteam. Veröffentlichungen oder Veröffentli-
chungsfreigaben durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer ohne vorherige Freigabe der Auftrag-
geberin sind unzulässig.
Der Auftraggeberin sind sämtliche für die Nutzung und Weiterverarbeitung erforderlichen offenen Da-
teien sowie die entsprechenden Nutzungsrechte an den im Rahmen der Beauftragung erstellten Leis-
tungen zu übergeben und einzuräumen.
4.1.3 Erfolgsmessung
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin bei der Entwicklung geeigneter
Key Performance Indicators (KPIs) zur Erfolgsmessung der umgesetzten Maßnahmen. Nach Ab-
schluss von Kampagnen oder vergleichbarer Maßnahmen ist innerhalb von zwei Wochen ein Reporting
im Sinne der vereinbaren KPIs vorzulegen. Die genaue Ausgestaltung der Reportings wird vor dem
Start der jeweiligen Maßnahmen gemeinsam definiert. In Einzelfällen kann vereinbart werden, dass im
Laufe der Maßnahme ein Reporting als Zwischenstand erstellt und auf dessen Basis eine Optimierung
stattfindet.
4.1.4 Zusammenarbeit mit anderen Dienstleisterinnen und Dienstleistern
Soweit es für die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer erforderlich ist, abgegrenzte Einzelaufgaben an
andere Dienstleisterinnen oder Dienstleister zu vergeben, bedarf dies der vorherigen Zustimmung der
Auftraggeberin in Textform. Vorrangig sollen Dienstleisterinnen oder Dienstleister genutzt werden, die
bereits über einen Rahmenvertrag mit der BGW verfügen. Die Koordination verbleibt bei der
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 9 von 17 Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer; ihre/seine Verantwortung für die vertragsgemäße Leistungser-
bringung bleibt unberührt.
Sollte es für die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer nötig sein, Einzelaufgaben an andere Dienstleis-
terinnen oder Dienstleister abzugeben, ist dies nach Absprache mit der Auftraggeberin möglich. Vor-
rangig sollten Dienstleisterinnen oder Dienstleister genutzt werden, die bereits über einen Rahmenver-
trag mit der BGW verfügen. Die Koordination liegt bei der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer.
Der Einsatz von Anwendungen künstlicher Intelligenz (KI-Anwendungen) durch die Auftragnehme-
rin/den Auftragnehmer oder von ihr/ihm eingesetzte Unterauftragnehmer zur Vertragserfüllung ist der-
zeit unzulässig. Dies gilt insbesondere für generative KI-Anwendungen und unabhängig davon, ob die
KI-Anwendungen durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder Dritte be-
trieben werden. Eine Ausnahme bedarf einer vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung der
Parteien; eine bloße Information oder Freigabe im Einzelfall genügt nicht. Sollte sich dies während der
Laufzeit des Rahmenvertrags ändern, informiert die Auftraggeberin den/die Auftragnehmer/in.
4.2 Marketing
Teil der Leistung ist die strategische Vermarktung von BGW young. Hierfür erstellt die Auftragnehme-
rin/der Auftragnehmer jährlich ein strategisches Kommunikationskonzept. Dies beinhaltet eine Zielgrup-
penanalyse, Zielsetzung und Definition von Meilensteinen, Zeit-Maßnahmenplanung und Erfolgsmes-
sung. Die genaue Ausgestaltung wird gemeinsam mit der Auftraggeberin festgelegt. Das erste Kom-
munikationskonzept wird zu Beginn der Zusammenarbeit nach dem ersten Austauschtermin entwickelt.
Die folgenden werden im vierten Quartal des jeweils laufenden Jahres für das nachfolgende erstellt.
Die Konzepte werden in einem jährlichen Jahres-Kick-Off-Termin der Auftraggeberin vorgestellt und
besprochen. Diese Termine finden in Präsenz in der Hauptverwaltung der BGW in Hamburg statt und
beschränken sich auf maximal einen halben Tag bzw. vier Stunden.
Zudem entwickelt und realisiert die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer bis zu zwei Kampagnen pro
Jahr, gemeint sind hiermit kommunikative Schwerpunktaktionen, die digitale und analoge Elemente
umfassen. Dies beinhaltet insbesondere Aktivitäten in den Bereichen Social Media, Paid Media sowie
Out-of-Home-Kommunikation einschließlich der Erstellung kampagnenbezogener Inhalte. Fokus dieser
Kommunikationsmaßnahmen sollen eingangs die Bewerbung des eintägigen Kongresses im PRE-
VIER, die Gewinnung von jungen Protagonistinnen und Protagonisten aus den Branchen und die
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 10 von 17 Ansprache von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, sowie die Steigerung der Wahrnehmung von
BGW young sein.
Zu den Leistungen gehört die strategische Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen. Be-
stehende Kommunikations- und Interaktionsmittel sollen hierfür passend inhaltlich und gestalterisch
weiterentwickelt werden. Zudem sollen unterschiedliche Kommunikationskanäle angepasst und eine
geeignete Zielgruppenansprache entwickelt werden. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unter-
stützt die Auftraggeberin zudem bei der Konzeption und Weiterentwicklung zielgruppengerechter
Social-Media-Formate. Dabei sind die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Ziel-
gruppen zu berücksichtigen. Ziel ist insbesondere die adressatengerechte Vermittlung von Wissen so-
wie der Aufbau und die Stärkung einer aktiven Community. Dafür sollen pro Jahr bis zu drei neue
Social-Media-Formate entstehen, die von der Auftraggeberin eigenständig umgesetzt werden können.
Außerdem verantwortet sie/er die Schaltung von Paid Media und die Verwaltung des Budgets sowie
eine mögliche Optimierung der Kampagne. Das Budget wird vorab mit der Auftraggeberin festgelegt.
Es ist getrennt vom Honorar abzurechnen. Nach Abschluss der Maßnahmen werden diese von der
Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer ausgewertet und ein Reporting wird an die Auftraggeberin über-
mittelt. Die genaue Ausgestaltung des Reportings wird vor Start der Maßnahme gemeinsam definiert.
Die routinemäßige oder anlassbezogene Bewerbung einzelner Social-Media-Postings außerhalb sol-
cher Schwerpunktaktionen ist nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen und wird durch die
Auftraggeberin selbst umgesetzt. Hierfür sind von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer mindes-
tens zehn bis zu 20 Zielgruppenprofile für Werbeanzeigen bei Meta mit dem Fokus Instagram zu er-
stellen.
Ein weiterer Bereich an Leistungen ist die Erschließung von Zielgruppen und die Gewinnung von Tes-
timonials. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer:
• identifiziert relevante Multiplikatorinnen und Multiplikatoren wie Berufsschulen und Lehrkräfte
sowie Praxisanleiterinnen und -anleiter und erarbeitet eine passende Marketingansprache;
• entwickelt pro Jahr ein bis zwei Maßnahmen zur Gewinnung von Protagonistinnen und Prota-
gonisten aus den versicherten Branchen aus dem Bereich Auszubildende und Berufseinsteige-
rinnen und Berufseinsteiger, die jeweils eine der BGW-Branchen repräsentieren und setz diese
um. Im ersten Jahr der Zusammenarbeit sind mindestens drei bis maximal sechs Protagonis-
tinnen zu gewinnen und in jedem folgenden Jahr drei bis vier weitere;
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 11 von 17 • Etwaige Verträge werden zwischen den Protagonistinnen und Protagonisten und der Auftrag-
nehmerin/dem Auftragnehmer geschlossen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer verwaltet
die Einverständniserklärungen und ist verpflichtet, vor dem Einsatz sämtliche für die vertrags-
gemäße Nutzung erforderlichen Einwilligungen, Nutzungsrechte und sonstigen Zustimmungen
einzuholen. Diese müssen die der BGW nach dem Vertrag zustehende zeitlich, räumlich, in-
haltlich und thematisch unbeschränkte Nutzung, Bearbeitung, Weitergabe sowie die KI-ge-
stützte Nutzung einschließlich der vertraglich vorgesehenen Nutzung zum Training, zur Feinab-
stimmung, zur Qualitätssicherung und zur Verbesserung von KI-Anwendungen abdecken, so-
weit dies rechtlich zulässig ist. Die entsprechenden Nutzungsrechte liegen bei der Auftragge-
berin. Auf Verlangen der Auftraggeberin weist die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die
Rechtseinräumungen und Einwilligungen in geeigneter Form nach.
Etwaige Verträge werden zwischen den Protagonistinnen und Protagonisten und der Auftragnehmerin
geschlossen. Die Auftragnehmerin verwaltet die Einverständniserklärungen und ist die Rechteinhabe-
rin der entstandenen Inhalte. Die Nutzungsrechte liegen bei der Auftraggeberin.
4.3 Gamification
Um die Zielgruppe aktiv einzubinden und niedrigschwellig Themen rund um Gesundheit und Sicherheit
am Arbeitsplatz zu vermitteln, sollen in Zukunft spielerische Elemente zum Einsatz kommen. Die Auf-
tragnehmerin/der Auftragnehmer übernimmt die Entwicklung dieser zielgruppengerechten digitalen und
analogen Gamification- und Interaktionsformate für BGW young.
Die Leistungen umfassen die Konzeption, Gestaltung und Umsetzung digitaler Angebote für die Web-
site und den Instagram-Kanal von BGW young. Hierzu zählen insbesondere interaktive und aktivie-
rende Formate, die zur Förderung der Nutzerinteraktion und Reichweite beitragen. Für Social Media
soll sich dies im Rahmen von Einzel- oder Carousel-Posting und vereinzelten Videos abspielen. Dafür
soll die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer vier Formatideen entwickeln, die selbstständig von der
Auftraggeberin umgesetzt werden können. Auf der Website sollen kurzweilige Angebote wie Quizze,
Such- und Sortierspiele oder ähnliches genutzt werden können. Davon sollen jährlich vier bis sechs
Spiele umgesetzt werden. Die Anwendungen sollen in die Website über HTML-Fragmente (z. B. ifra-
mes) eingebettet werden. Das Hosting der Spiele übernimmt die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer.
Die BGW-young-Website wird durch die BGW gehostet und inhaltlich und technisch durch sie betreut.
Die im Kommunikationskonzept von BGW young entwickelten Charaktere (siehe Ziff. 2.) sind dabei als
wiederkehrende Elemente in die digitalen Angebote und Spiele zu integrieren. Die Auftragnehmerin/der
Auftragnehmer entwickelt die Charaktere im Sinne des bestehenden Kommunikationskonzepts gestal-
terisch und konzeptionell weiter und erschließt weitere zielgruppengerechte Einsatzmöglichkeiten,
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 12 von 17 ohne deren Wiedererkennbarkeit und thematische Zuordnung zu beeinträchtigen. Die technische Um-
setzung erfolgt im Rahmen der Möglichkeiten der bestehenden Website und soweit erforderlich in Ab-
stimmung mit den IT-Dienstleistern der BGW. Die Gamificationangebote sollen am Desktop sowie mobil
nutzbar sein. Digitale Angebote sind vor Veröffentlichung hinsichtlich Funktionalität und Nutzbarkeit zu
prüfen und durch die Auftragnehmerin abnehmen zu lassen.
Der Leistungsumfang umfasst ebenfalls die Entwicklung analoger Interaktions- und Beteiligungsfor-
mate für Veranstaltungen, Messen und vergleichbare Einsatzbereiche. Dies beinhaltet insbesondere
spielerische und modular einsetzbare Formate wie Rallyes, Puzzles oder vergleichbare Aktivierungs-
elemente. Diese Formate sollen zielgruppengerecht, thematisch und örtlich flexibel einsetzbar sowie
an unterschiedliche Branchen und Veranstaltungsformate anpassbar sein. Im ersten Jahr der Zusam-
menarbeit werden von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zwei bis max. vier dieser Formate er-
stellt. In jedem weiteren Jahr sind jeweils bis zu zwei Formate zu entwickeln.
Sofern für die Umsetzung analoger Formate, wie Werbemittel, Postkarten und Plakate sowie Messe-
stände Produktionsleistungen erforderlich sind, erfolgt dies in Abstimmung mit der Auftraggeberin und
gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit weiteren beteiligten Dienstleisterinnen und Dienstleistern. Hier-
bei sind etwa Dienstleiterinnen und Dienstleister heranzuziehen, die bereits über einen Rahmenvertrag
mit der BGW verfügen. Es wird nicht vorausgesetzt, dass die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die
Produktion im eigenen Haus umsetzen kann. Sie/er übernimmt die Koordination mit dem Dienstleister
oder der Dienstleisterin.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer begleitet die Maßnahmen von der Konzeption bis zur finalen
Umsetzung und übernimmt bei digitalen Angeboten im Regelfall die Programmierung. Dies geschieht
in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin sowie gegebenenfalls weiteren beteiligten Dienstleisterin-
nen und Dienstleistern. Bei digitalen Angeboten sind die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit nach
WCAG 2.2 AA zu berücksichtigen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer stellt zudem sicher, dass
bei den interaktiven Formaten sämtliche geltenden datenschutz- und datensicherheitsrechtlichen An-
forderungen eingehalten werden. Die vor Veröffentlichung erforderliche Prüfung der digitalen Angebote
dient der technischen und fachlichen Qualitätssicherung sowie der Veröffentlichungsfreigabe; eine
rechtsgeschäftliche Abnahme wird hierdurch nicht erklärt.
Soweit die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer digitale Angebote oder Spiele hostet, darf dies nur nach
vorheriger Abstimmung mit der Auftraggeberin erfolgen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer ge-
währleistet während der Vertragslaufzeit einen sicheren und funktionsfähigen Betrieb sowie die Einhal-
tung der geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen. Sie/er stellt der Auftraggeberin
auf Verlangen, spätestens jedoch bei Vertragsende oder bei einem Wechsel des Hostings, sämtliche
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 13 von 17 für die Fortführung erforderlichen Unterlagen, Zugänge, Quell- und Konfigurationsdateien, Dokumen-
tationen sowie die vorhandenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vollständig und
ohne zusätzliche Vergütung zur Verfügung und unterstützt die Auftraggeberin angemessen bei einer
Übernahme oder Migration. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem
Hosting bedarf, soweit erforderlich, einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen ist die Erstellung komplexer digitaler Anwendun-
gen (z. B. Apps) oder Spiele mit umfangreicher individueller Softwareentwicklung.
4.4 Medienerstellung
BGW young bietet bereits eine Auswahl an Elementen und Interaktionsmitteln für verschiedene Ziel-
gruppen an. Diese Palette soll durch passende Angebote ergänzt werden. Die Auftragnehmerin/der
Auftragnehmer übernimmt hierfür die Konzeption, Gestaltung und strategische Einbettung verschiede-
ner digitaler und analoger Medienformate zur Unterstützung der Kommunikationsmaßnahmen von
BGW young.
Der Leistungsumfang umfasst jährlich insbesondere die Entwicklung und Erstellung von
• maximal zehn digitalen und analogen Plakaten,
• maximal zehn Displays und digitalen Bannern,
• maximal 15 Printprodukten wie Postkarten, Flyern oder vergleichbaren Formaten und
• maximal fünf Werbe- und Interaktionsmitteln.
Die Herstellung und Druckabwicklung analoger Formate kann durch externe Dienstleisterinnen und
Dienstleister erfolgen. Hierbei soll, wenn möglich, auf bestehende Rahmenverträge der Auftraggeberin
sowie die BGW-eigene Hausdruckerei zurückgegriffen werden. Die Auftragnehmerin/der Auftragneh-
mer übernimmt hierbei bei Bedarf die Abstimmung und organisatorische Koordination mit der Auftrag-
geberin sowie den beteiligten Dienstleisterinnen und Dienstleistern.
4.5 Veranstaltungen
Um die junge Zielgruppe außerhalb digitaler Räume zu erreichen und mit ihnen in Austausch zu kom-
men, sollen Angebote für Präsenzveranstaltungen entstehen. Dies umfasst vorrangig drei Einsatzfel-
der: modulare Elemente, die auf unterschiedlichen Veranstaltungen genutzt werden können,
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 14 von 17 Workshops mit der Zielgruppe und eine Großveranstaltung im PREVIER im Jahr 2027. Die Auftrag-
nehmerin/der Auftragnehmer wird in allen drei Bereichen in die Konzeptionierung und Umsetzung ein-
gebunden.
Für den flexiblen Einsatz bei Veranstaltungen, wie Messen, kommen die im Abschnitt „Gamification
und Interaktionsformate“ beschriebenen digitalen und analogen Interaktionsformate zum Einsatz. Diese
werden für den jeweiligen Kontext angepasst, weiterentwickelt und modular eingesetzt. Ziel ist es, Wis-
sen niedrigschwellig zu vermitteln und die Interaktion zu fördern. Die Formate müssen den Anforderun-
gen der Barrierefreiheit gerecht werden.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer soll in enger Zusammenarbeit mit dem „BGW young“-Team
ein Workshopkonzept für die junge Zielgruppe entwickeln. Ziel eines solchen Workshops soll es sein,
Wissen zu relevanten Themen der BGW zu vermitteln und gleichzeitig einen kreativen Raum zur ge-
meinsamen Content-Erstellung mit den Teilnehmenden zu schaffen. Die Auftragnehmerin/der Auftrag-
nehmer verantwortet die Konzeption und Durchführung des Social-Media-bezogenen Workshopteils,
insbesondere die Anleitung zur Content-Erstellung sowie die Entwicklung kreativer Formate. Die fach-
liche Konzeption und Vermittlung der BGW-relevanten Inhalte obliegt der Auftraggeberin. Die Auftrag-
nehmerin/der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeberin hierbei bei Bedarf beratend hinsichtlich der
Umsetzung der Wissensvermittlung. Nach Durchführung des ersten Workshops erfolgt eine gemein-
same Evaluation mit der Auftraggeberin. Die gewonnenen Erkenntnisse sind bei der Weiterentwicklung
und Optimierung des Workshopskonzepts für nachfolgende Umsetzungen zu berücksichtigen.
Die Workshops sollen zweimal jährlich in Hamburg in der BGW Hauptverwaltung oder im PREVIER
stattfinden und jeweils eine Dauer von einem halben Tag (ca. 4 Stunden) haben. Die Teilnehmenden-
zahl soll maximal 20 Personen betragen. Seitens der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers sollen bis
zu drei Personen an den Workshops teilnehmen; die Reisekosten hierfür werden durch die BGW über-
nommen, sofern diese nicht am Standort Hamburg ansässig sind.
Die Übernahme der Reisekosten für die bis zu drei teilnehmenden Personen der Auftragnehmerin/des
Auftragnehmers setzt voraus, dass die Reise zur Durchführung des Workshops erforderlich ist und die
Auftraggeberin die Reise vor Reiseantritt in Textform genehmigt hat. Reisezeiten werden nicht vergütet.
Die erstattungsfähigen Reisekosten sind gesondert nachzuweisen und werden nach den jeweils gel-
tenden Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes erstattet.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer soll die kommunikative Begleitung und die Vermarktung der
Workshops im Vorfeld und im Nachgang unterstützen. Dies umfasst gegebenenfalls die Erstellung ei-
ner begleitenden Präsentation (inklusive Ablauf, Informationen und Aufgabenstellungen) sowie die
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 15 von 17 Bereitstellung von Vorlagen, Templates oder Sticker-Assets zur Nutzung in Social-Media-Formaten (z.
B. Reels).
Darüber hinaus wird die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die Auftraggeberin bei der Durchführung
des geplanten „BGW young“-Kongresses im Mai 2027 im PREVIER unterstützen. Dieser wird für eine
Teilnehmendenzahl von maximal 300 Auszubildenden ausgerichtet. Die Leistungen beinhalten: Die
gemeinsame Planung und Ausgestaltung mit dem Projektteam, die Entwicklung interaktiver und spie-
lerischer Konzepte für die Veranstaltungsfläche und sieben Stände (ca. 9 qm je Stand), die Übernahme
einzelner Gestaltungsaufgaben sowie Vermarktung der Veranstaltung. Zudem soll ein Social-Media-
Workshop bei dem Kongress angeboten werden. Dieser Workshop hat das Ziel, interessierte Teilneh-
mende zum Beispiel für Videos zu interviewen sowie bei der Produktion von Reels zu den BGW-young-
Themen zu unterstützen. Diese Inhalte sollen nach dem Kongress auf dem Instagram-Account von
BGW young veröffentlicht werden. Zusätzlich muss bei Bedarf eine Vor-Ort-Unterstützung gewährleis-
tet sein, um etwa die technische Betreuung von Elementen abzudecken. Die Stände selbst sowie an-
dere Workshops und Angebote des Kongresses werden von BGW-Mitarbeitenden sowie weiteren
Dienstleistern betreut.
Die Leistungen erfolgen gegebenenfalls in Kooperation und Abstimmung mit weiteren beteiligten
Dienstleisterinnen und Dienstleistern, insbesondere im Bereich Messebau. Die Kosten für Messebau,
Mobiliar, Druck und sonstige Produktionsleistungen sind nicht Bestandteil des Honorars und werden
von der Auftraggeberin gesondert beauftragt.
4.6 Kurzvideos für Social Media
Um die junge Zielgruppe zu erreichen sind Videos ein wichtiges Medium. Die BGW hat bereits einen
Rahmenvertrag mit einer Agentur zur Videoproduktion geschlossen. Sollten darüber hinaus Videos für
BGW young benötigt werden, sind diese von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zu erstellen.
Diese Videos sollen in die strategische Planung von BGW young eingebettet sein. Der Fokus liegt auf
einer jungen Zielgruppe und hochformatigen Kurzvideos. Geplant wird ein Kontingent von bis zu 15
Reels (Länge bis max. 2 Minute) sowie optional bis zu 5 langformatigen Videos (5 bis 10 Minuten) pro
Jahr. Die Inhalte sollen zielgruppengerecht aufbereitet und an die jeweiligen Kommunikationskanäle
angepasst sein.
Zur Leistung der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers gehören:
• Strategische Planung von Videos und Einbettung in die (Kampagnen-)Planung von BGW young
• Redaktionelle Konzeption mit Beachtung der jeweiligen Kanäle
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 16 von 17 • Produktion von Social-Media-Assets
• Produktion/Dreh und Postproduktion von Kurzvideos für Social-Media von maximal 2 Minuten
Optionale Leistung
• Konzeption und Produktion einschließlich Post-Produktion von langformatigen Videos (5 bis 10
Minuten) einschließlich der Berücksichtigung von Anforderungen der digitalen Barrierefreiheit
- Anforderungen
Folgende Anforderungen solle die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer erfüllen:
• Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer stellt über die gesamte Vertragslaufzeit eine feste Per-
son als Projektleitung für die Auftraggeberin. Diese verantwortet auf Seiten der Auftragnehme-
rin/des Auftragnehmers den reibungslosen Ablauf der durchzuführenden Arbeiten sowie ver-
tragliche Angelegenheiten und dient als zentrale Ansprechperson für die Auftraggeberin. Die
Projektleitung verfügt über eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung. Zusätz-
lich sind mindestens folgende Tätigkeiten umzusetzen bzw. sicherzustellen: Bereitstellung einer
Vertretung und Durchführung der fachlichen Abstimmung mit der Redaktion der Auftraggeberin.
Als eine Vertretung ist eine Person mit einer mindestens zweijährigen einschlägigen Berufser-
fahrung zu benennen.
• Die Projektleitung und deren Stellvertretung sowie Personen, deren Aufgaben Texterstellung
beinhalten, beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf der Niveau-
stufe „C1 – fortgeschrittenes Kompetenzniveau“ des „Gemeinsamen Europäischen Referenz-
rahmens für Sprachen – GER(S)“ oder eines gleichwertigen Referenzrahmens.
• Für Präsenztermine sowie Workshops muss es der Projektleitung bzw. Vertretung und weiteren
für die Veranstaltung relevanten Teammitgliedern möglich sein, nach Hamburg zu kommen.
• Die im Rahmen des Auftrags erstellten Gestaltungsdateien, Vorlagen und sonstigen bearbeit-
baren Inhalte sind der BGW in einem weiterbearbeitbaren Format zur Verfügung zu stellen. Die
Dateien und Vorlagen müssen grundsätzlich in Adobe Express nutzbar und durch die BGW
bearbeitbar sein. Soweit dies aufgrund des jeweiligen Leistungsgegenstands nicht möglich oder
nicht sachgerecht ist, sind die Dateien nach vorheriger Abstimmung mit der BGW in einem
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Full-Service-Agentur für Vermarktung und Weiterentwicklung BGW young
Leistungsbeschreibung Vergabenummer: 2026-61 Seite 17 von 17 anderen geeigneten Adobe-Programm sowie zusätzlich in einem für die weitere Nutzung ge-
eigneten Format zu übergeben.
• Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin stellt sicher, dass bei der Übergabe sämtliche für
die weitere Bearbeitung erforderlichen Bestandteile vollständig enthalten sind. Hierzu gehören
insbesondere offene bzw. editierbare Quelldateien, verwendete Schriften, Grafiken, Bild- und
Videoelemente, Animationen, Verlinkungen, Dokumentationen sowie die für die vertragsge-
mäße Weiterverwendung erforderlichen Nutzungsrechte. Soweit lizenzrechtliche Einschränkun-
gen bestehen, sind diese der BGW vor der Verwendung schriftlich mitzuteilen und mit ihr abzu-
stimmen.