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Informationsschreiben zur Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand
Als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts des Landes Berlin ist das Zuse-Institut Berlin (ZIB) gemäß des Berliner Gesetzes zum Umgang mit elektronischen Rechnungen vom 04.03.2019 verpflichtet, Rechnungen für Aufträge im Oberschwellenbereich in elektronischer Form in Empfang nehmen zu können. Das ZIB verbindet damit die generelle Umstellung auf elektronischen Rechnungsempfang und bittet jeden Lieferanten, zukünftig seine Rechnungen in elektronischer Form an uns zu übermitteln. Hierzu stellt das ZIB die zwei folgenden Möglichkeiten bereit:
• Empfang per E-Mail über erechnunq@zib.de • OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
o Leitweg-ID für Rechnungen an das Zuse-Institut Berlin (ZIB): 11-2000038000-95 o Leitweg-ID für Rechnungen an unser BgA Treuhand BRAIN: 11-2000038001-92
Für die Teilnahme am elektronischen Rechnungsversand muss das beiliegende Formular ausgefüllt und unterzeichnet werden.
Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbeziehbarer Daten im Rahmen der Teilnahme a elektronischen Rechnungsversand ist die Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E- RechV) in Verbindung mit Art. 6 (1) lit. a DSGVO. Ihre in dem beiliegenden Formular uns übermittelten Daten werden ausschließlich zum Zweck des Empfangs elektronischer Rechnungen von uns verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Für die Betroffenenrechte verweisen wir auf die Datenschutzhinweise auf unserer Webseite https://www.zib.de/impressum.
Nach Freigabe durch das ZIB erhalten Sie eine Kopie des Formulars als Bestätigung der Freigabe.
Der elektronische Rechnungsversand hat unter Beachtung der folgenden Punkte zu erfolgen:
- Aus Sicherheitsgründen werden nur E-Mails von den uns übermittelten Absenderadressen akzeptiert. Es sind mehrere Adressen zulässig. Unbekannte E-Mail-Absender werden von unserem elektronischen Rechnungseingang automatisch abgewiesen.
- Für die elektronische Rechnungsstellung per E-Mail ist ausschließlich der Standard ZUGFeRD in der jeweils aktuell gültigen Version1 im Profil XRechnung zu verwenden.
- Die E-Mailadresse erechnunq@zib.de sowie die OZG-RE sind ausschließlich für die Übermittlung von Rechnungen zu nutzen. Rechnungen die dem ZIB nicht über diese Wege, sondern an andere E-Mail-Adressen in unserem Hause zugestellt werden, werden nicht bearbeitet.
- Der Absender hat sicherzustellen, dass eine einmal elektronisch versandte Rechnung nicht erneut bzw. an andere E-Mail-Empfänger versendet oder zusätzlich in Papierform an das Zuse- Institut Berlin überstellt wird.
- Die OZG-RE steht den Rechnungsstellern nach einmaliger Registrierung kostenfrei zur Verfügung.
- Die Rechnung muss alle Anforderungen des § 14 UStG erfüllen.
- Elektronische Rechnungen müssen ge . § 5 E-RechV mindestens weitere folgende Angaben enthalten: a. die Leitweg-ID, welche Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt wurde sowie im Impressum des ZIB einsehbar ist b. Zahlungsbedingungen c. Bankverbindung des Zahlungsempfängers d. De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers e. Zusätzlich unsere Bestellnummer und Ihre Kundennummer
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter nachfolgender E-Mail-Adresse zur Verfügung: buchhaltunq@zib.de
1 Stand 04.11.2020: Version 2.1.1 vom 01.07.2020
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Erklärung zur Teilnahme am elektronischen Rechnungs ersand
Firmenname:
Straße / Hausnummer:
Ort / PLZ:
UST-ID oderSteuernummer:
unsere Kunden- nummer/n bei Ihnen:
E-Mail-Adresse für Rückfragen:
Wir werden zukünftig unsere Rec nungen über die folgende/n E-Mail-Adresse/n
an die Adresse des Zuse-Instituts Berlin erechnung(a)zib.de schicken oder die OZG-RE nutzen.
Ort Datum
Unterschrift