ZIB03_2026_Bewerbungs-und_Vertragsbedingungen.pdf

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Bewerbungs- und Vertragsbedingungen (BuV)

zu Vergabe Nr.: ZIB03_2026

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Bewerbungs- und Vertragsbedingungen (BuV)

Vergabenummer: ZIB03_2026

Inhalt

Inhalt........................................................................................................................................................ 2 Präambel ................................................................................................................................................. 3 1 Informationen zum Auftraggeber ................................................................................................... 4 2 Hinweise zur Erstellung des Angebotes .......................................................................................... 4 2.1 Vergabeverfahren .................................................................................................................... 4 2.2 Losaufteilung ........................................................................................................................... 4 2.3 Vergabeplattform .................................................................................................................... 5 2.4 Fristenübersicht ....................................................................................................................... 5 2.5 Bieterkonstellationen .............................................................................................................. 5 2.5.1 Bietergemeinschaften ....................................................................................................... 5 2.5.2 Nachunternehmen............................................................................................................. 6 2.5.3 Nachunternehmerwechsel / Nachmeldung ...................................................................... 6 2.6 Nachweise und Erklärungen .................................................................................................... 7 2.6.1 Mit dem Angebot abzugeben / zu erklären ....................................................................... 7 2.6.2 Nicht mit dem Angebot abzugeben, erst auf gesondertes Verlangen .............................. 9 2.6.3 Wird bei Zuschlag Vertragsbestandteil (nicht m. Angebot einzureichen) ....................... 10 2.7 Inhalt und Abgabe der Angebote .......................................................................................... 11 2.7.1 Kommunikation / Auskünfte / Bieterfragen .................................................................... 12 2.7.2 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote ......................................... 12 2.7.3 Entschädigung für die Erstellung von Angeboten ........................................................... 12 2.7.4 Geheimhaltung, Unterlagen ............................................................................................ 13 2.7.5 Fabrikations-, Betriebs und Geschäftsgeheimnisse ......................................................... 13 2.7.6 Nebenangebote / Änderungsvorschläge ......................................................................... 13 2.7.7 Preisgestaltung ................................................................................................................ 13 2.8 Bewertungsverfahren und Zuschlagsermittlung ................................................................... 14 2.8.1 Zuschlagserteilung (je Los) .............................................................................................. 16 3 Weitere Vertragsbedingungen ..................................................................................................... 18 3.1 Vertraulichkeit der Unterlagen der Bieter ............................................................................ 18 3.2 Datenverarbeitung ................................................................................................................ 19 3.2.1 Datenverarbeitung durch den Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens ......... 19 3.2.2 Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer in Drittländern ....................................... 19 3.3 Nachprüfungsbehörde .......................................................................................................... 20 3.3.1 Rechtsbehelfsbelehrung .................................................................................................. 20 3.4 Sprache .................................................................................................................................. 21 3.5 Dokumentensammlung Vergabeunterlagen ......................................................................... 21

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Präambel

Die vorliegenden Bewerbungs- und Vertragsbedingungen sind grundlegend für das auf den nachfolgenden Seien benannte Vergabeverfahren. Das Dokument ist für das Vergabeverfahren und die Fertigung von Angeboten zu berücksichtigen und beschreibt weiterhin die organisatorischen und formalen Rahmenbedingen für das Vergabeverfahren.

Ziel dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung (für maximal 48 Monate) für den Erhalt und die Fortführung von Bestandstechnik unterschiedlicher IT-Netzwerk- und Sicherheitsprodukte. Details siehe bitte Rahmenvereinbarung mit Leistungsbeschreibung.

Hinweis geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen:

Im nachfolgenden Text wird aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. Soweit jeweils nur eine der geschlechtsspezifischen Varianten genannt ist, gilt dies im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

1 Informationen zum Auftraggeber

Das Zuse-Institut Berlin (ZIB) ist ein interdisziplinäres Forschungsinstitut für angewandte Mathematik und datenintensives High-Performance-Computing. Die Forschung konzentriert sich auf die Mo- dellierung, Simulation und Optimierung in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Kooperations- partnern aus Wissenschaft und Wirtschaft.

Die Zentraleinheit für IT-Infrastruktur und Daten Services sorgt für die technischen Grundlagen des ZIB. Aus der Rolle eines Verbund Institutes und m Sinne des Gesetzes über das Zentrum für Infor- mationstechnik (ZInfG) i.d.F vom 1. Januar 2021, § 2 (1), (2) stellt das ZIB seine Rahmenverträge allen Berliner Wissenschaftseinrichtungen zur Verfügung. Somit wird es den weiteren mit dem ZIB verbundenen Forschungseinrichtungen und Lehranstalten ermöglicht, sich an Beschaffungen zu beteiligen, um so effizient und kostenoptimiert mit den zur Verfügung gestellten Mitteln zu haus- halten.

Das Zuse-Institut Berlin (ZIB) ist für vorliegendes Vergabeverfahren die vergabeführende Stelle.

2 Hinweise zur Erstellung des Angebotes

Die nachfolgenden allgemeinen Hinweise zum Offenen Verfahren ergeben sich aus dem geltenden Vergaberecht und sollen den Bietern innerhalb des Verfahrens helfen, korrekte und bewertbare Angebote abzugeben.

Die Vergabestelle behält sich vor, Nachweise und Informationen von den Bietern nachzufordern. Unzutreffende oder fehlende Angaben innerhalb der Angebote können zum Ausschluss führen. Das Angebot sowie sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen.

Es werden keine Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise geführt. Es werden nur bei begründetem Bedarf entsprechende Aufklärungen über das Angebot und die Eignung verlangt.

Die Preise sind in EURO anzugeben. Dies gilt auch für Angebote aus Ländern außerhalb der Eurozone.

2.1 Vergabeverfahren

Dieses Vergabeverfahren wird gemäß den Bestimmungen über die öffentliche Auftragsvergabe im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU nach den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) als offenes Verfahren i. S. d. § 15 VgV durchgeführt, ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden.

2.2 Losaufteilung

Der Vergabegegenstand ist in vier Gebietslose aufgeteilt: • Los 1: Gebiet Nord • Los 2: Gebiet West • Los 3: Gebiet Süd-Ost

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Vergabenummer: ZIB03_2026

• Los 4: Gebiet Berlin/Brandenburg inkl. BRAIN Teilnehmer (Details siehe Rahmenvereinbarung mit Leistungsbeschreibung)

Die vorliegenden Vergabeunterlagen gelten für alle Lose. Es können Angebote für ein oder mehrere Lose eingereicht werden. Pro Los erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag.

2.3 Vergabeplattform

Für die Erstellung des jeweiligen Angebotes gelten ausschließlich die Bestimmungen aus dieser Vergabeunterlage sowie des Bekanntmachungstextes.

Der Auftraggeber (AG) verwendet für die elektronische Durchführung dieses Vergabeverfahrens die Vergabeplattform https://www.deutsche-evergabe.de/. Hierfür muss sich der Bieter auf der Plattform als Nutzer registrieren (kostenfrei), um auf der Plattform ein individuelles Postfach für diese Ausschreibung zu erhalten, da dieses Postfach je registriertem Bieter für die Zustellung von rechtserheblichen Erklärungen an den jeweiligen Bieter im Vergabeverfahren genutzt wird.

Das Angebot inkl. Anlagen muss in elektronischer Form über die Vergabeplattform https://www.deutsche-evergabe.de/ eingereicht werden.

2.4 Fristenübersicht

Nachfolgende Terminplanung enthält verbindliche Fristen für dieses Ausschreibungsverfahren. Angebote, die nach Ablauf der hier benannten Angebotsfrist eingereicht wurden, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, die ausschreibende Stelle ist dafür verantwortlich.

2.5 Bieterkonstellationen

Der Auftragnehmer muss aufgrund seiner technischen und personellen Voraussetzungen in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen. Die Angebotsabgabe ist durch Einzelbieter und Bietergemeinschaften zulässig.

2.5.1 Bietergemeinschaften

Für die Rechtsform der Bietergemeinschaft werden keine Vorgaben gemacht. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber den Auftraggebern gesamtschuldnerisch für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Sofern eine Bietergemeinschaft bestehen sollte, muss dem Angebot eine Erklärung über die Bildung einer Bietergemeinschaft unter Angabe der beteiligten Mitglieder sowie des führenden Mitglieds der Bietergemeinschaft beigefügt werden. Alle Erklärungen und Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert abzugeben.

2.5.2 Nachunternehmen

Die Einschaltung von Nachunternehmen ist zulässig. Als Nachunternehmer gelten alle zur Erfüllung von Teilen der Leistung eingesetzte Dritte, insbesondere auch freie Mitarbeiter.

Schaltet ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft Nachunternehmer ein, bietet er/sie als Generalunternehmer an. In diesem Fall ist im Angebot Art und Umfang der Leistung anzugeben, die an den Nachunternehmer übertragen werden soll ( Formular Unteraufträge, Eignungsleihe – siehe 3.5). In diesem Fall ist eine Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer einzureichen, mit welcher die Nachunternehmer erklären, dass sie im Auftragsfall für die Leistungsausführung zur Verfügung stehen ( Formular Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen – siehe 3.5).

Wenn und soweit sich der Bieter für die Eignungsprüfung auf die Fachkunde oder die Leistungsfähigkeit eines Nachunternehmers berufen möchte (für Eignungsleihe ist ebenfalls Formular Wirt-235 P (Unteraufträge, Eignungsleihe) zu verwenden), sind diese Nachunternehmer ebenfalls zu benennen. Des Weiteren ist in diesem Fall eine Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer einzureichen, mit welcher die Nachunternehmer erklären, dass sie im Auftragsfall für die Leistungsausführung zur Verfügung stehen ( Formular Verpflichtungserklärung anderer Unternehmer – siehe 3.5) und zuverlässig sind. Die geforderten Eignungsnachweise für die von Nachunternehmen ausgeführten Leistungsbereiche sind durch Beibringung der Angaben durch diese Unternehmen zu tätigen. Weitere Informationen zu einzureichenden Formularen siehe auch Kapitel 2.6.1 und die Checkliste in Abschnitt 3.5.

Für den Fall der Einschaltung von Nachunternehmern haftet der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Vertrages.

Hinweis für die Angebotseinreichung bei Einzelabrufen: Einzelabrufe aus der Rahmenvereinbarung erfolgen rechtlich nur zwischen dem Auftraggeber bzw. der bezugsberechtigten Einrichtung und dem Haupt-/Generalunternehmer als Vertragspartner der Rahmenvereinbarung, da der Haupt-/Generalunternehmer für die vertragsgerechte Leistung verantwortlich ist und bleibt auch wenn er sich für die Erbringung der Leistung aus einem Einzelabruf eines Nachunternehmers bedient. Sofern der Nachunternehmer für die Angebotserstellung inkl. Angebotseinreichung und Auftragsabwicklung im Rahmen der Einzelabrufe eingesetzt werden soll, ist dies in den Angebotsunterlagen zu erklären bzw. mitzuteilen. Dies ändert jedoch nichts daran, dass der Haupt-/Generalunternehmer vertragsrechtlicher und hauptverantwortlicher Ansprechpartner für den Auftraggeber ist.

2.5.3 Nachunternehmerwechsel / Nachmeldung

Ein Auftragnehmer kann neue Nachunternehmer während der Rahmenvertragslaufzeit nachmelden oder austauschen, sofern dies nicht zu einer unzulässigen wesentlichen Änderung des Auftrags führt oder wirtschaftliche Vorteile unzulässig verschoben werden. Ein beabsichtigter Nachunternehmerwechsel oder die Nachmeldung von Nachunternehmen während der Vertragslaufzeit ist der vergabeführenden Stelle mitzuteilen. Es sind die Firmenbezeichnung, Adresse und Kontaktdaten des neuen Nachunternehmers mitzuteilen. Die vergabeführende Stelle behält sich vor, eine Eignungsprüfung des vorgesehenen Nachunternehmers durchzuführen.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Hat sich der Bieter im Vergabeverfahren auf die Fähigkeiten eines bestimmten Nachunternehmers verlassen, um seine eigene Eignung nachzuweisen (Eignungsleihe), muss der neue Nachunternehmer mindestens dieselben Eignungsanforderungen erfüllen.

Jede Nachmeldung und jeder Nachunternehmerwechsel während der Vertragslaufzeit ist der vergabeführenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Die vergabeführende Stelle behält sich vor einen Nachunternehmer bei Nicht-Eignung und/oder berechtigten Zweifeln abzulehnen. Der Ablehnungsgrund wird entsprechend begründet und dem Auftragnehmer mitgeteilt.

2.6 Nachweise und Erklärungen

Es sind die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Angaben zu machen, Erklärungen abzugeben bzw. Unterlagen oder Nachweise einzureichen. Die Anforderungen müssen vom Bieter vollständig erfüllt werden. Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf, gemäß § 56 Abs. 2 VgV Unterlagen vom Bieter nachzufordern.

2.6.1 Mit dem Angebot abzugeben / zu erklären

Die nachfolgenden Formulare und (Eigen-)Erklärungen sind mit dem Angebot abzugeben (siehe auch 3.5):

a) ausgefülltes und unterzeichnetes Angebotsschreiben (Vordruck wirt-213_1_p)

b) Erklärung Ausschlussgründe (Vordruck wirt-124-eu-p), alternativ zu den geforderten Eigenerklärungen akzeptiert der Auftraggeber auch die Vorlage einer – mit den entsprechenden Angaben ausgefüllten – Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE).  Diese Eigenerklärung ist von dem Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft, sowie von anderen Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft, (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV) auszufüllen.

c) Erklärung zur Einhaltung restriktiver Maßnahmen angesichts der die Lage in der Ukraine destabilisierenden Handlungen Russlands (Vordruck Wirt-124-1)  Diese Erklärung ist von dem Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft, von Unterauftragnehmern, sowie von anderen Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft, (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV) auszufüllen.

d) Erklärung zu den besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung, Vordruck Wirt- 2141-p-bvb  Diese Eigenerklärung ist von dem Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft, sowie von anderen Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft, (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV) auszufüllen.

e) Erklärung zu Bietergemeinschaft, Vordruck Wirt-238-p (nur im Falle einer Bietergemeinschaft einzureichen)

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Vergabenummer: ZIB03_2026

f) Erklärung über den Einsatz von Unterauftragnehmer (im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern, die zur Eignungsleihe nach § 47 VgV herangezogen werden), Vordruck Wirt-235-p

g) Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft, (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV), Vordruck Wirt-236_p

h) Eigenerklärung zur Eintragung in einem Handels- bzw. Berufsregister  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

i) Eigenerklärung zu Eintragungen im Wettbewerbsregister  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

j) Eigenerklärung zu Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

k) Mindestjahresumsatz  siehe bitte Kriterienkatalog Mindestanforderung: Das bietende Unternehmen / Bietergemeinschaft verzeichnet einen Mindestumsatz von insgesamt 2.000.000 € netto pro abgeschlossenem Geschäftsjahr Jahr und davon bezogen auf den Vergabegegenstand (IT-Liefer-/Dienstleistungen) mind. 500.000 € netto pro Jahr. -

(kein separates Bieterdokument erforderlich!)

l) Eigenerklärung Technologieexpertise (Reseller-Partnerstatus des Herstellers der angebotenen Produkte)  siehe bitte Kriterienkatalog  Ausschlusskriterium/Mindestanforderung: Das bietende Unternehmen / Bietergemeinschaft verfügt mindestens über einen aktuellen Partnerstatus -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!) Sofern der Hersteller selbst direkt anbietet, entfällt dieses Kriterium aus der Natur der Sache (Hersteller).

m) Referenzen vergleichbarer Leistungen  siehe bitte Kriterienkatalog  Mindestanforderung: Es sind mindestens zwei berücksichtigungsfähige Referenzen beizulegen  Hinweis: Die Referenzen sind berücksichtigungsfähig, wenn:  sie in den letzten drei Jahren (gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Vergabe) umgesetzt wurden,  die referenzierte Leistung betrifft eine Rahmenvereinbarung für Netzwerk- und IT- Sicherheitsprodukte des Herstellers der angebotenen Produkte,  die Referenzgeber öffentliche Auftraggeber sind, idealerweise im Bereich Forschung/Lehre  und mindestens 10 Einrichtungen (Auftraggeber) an der Rahmenvereinbarung bezugsberechtigt sind/waren

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Vergabenummer: ZIB03_2026

n) Eigenerklärung bzgl. Maßnahmen zum Nachhaltigkeits- und Umweltmanagement  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

o) Eigenerklärung bzgl. Maßnahmen zum Qualitätsmanagement  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

p) Eigenerklärung bzgl. Maßnahmen zum Informationssicherheitsmanagement  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)

q) Eigenerklärung zur Cloud-Unabhängigkeit der Infrastrukturprodukte  siehe bitte Kriterienkatalog -> (kein separates Bieterdokument erforderlich!)  Es ist zwingend erforderlich, dass sämtliche Infrastrukturprodukte für den internen Betrieb (Firewall, Switch, Wlan) von einer Cloud unabhängig funktionieren und lokal konfigurierbar sind. Für sicherheitskritische Systeme (z. Bsp. E-Mail-Security) die regelhaft oder ständig Sicherheits- oder Signatur- Updates oder -Prüfungen benötigen, wird eine externe Anbindung (z. Bsp. eine Hersteller Cloud) toleriert.

r) Datenverarbeitung  siehe bitte Kriterienkatalog  Es sind sämtliche datenverarbeitenden Stellen inkl. des Bearbeitungslandes sowie die damit verbundenen nachrangigen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen in einer Eigenerklärung des Bieters bzw. bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft (und der ggf. zum Einsatz vorgesehenen Nachunternehmer) aufzulisten und nachzuweisen. Die Eigenerklärung ist auf separater Anlage und mit eindeutigem Bezug zum Kriterienkatalog zu erstellen und mit den Angebotsunterlagen einzureichen.

s) Datenverarbeitung in Drittstaaten  siehe bitte Kriterienkatalog und Abschnitt 3.2:  Der Bieter hat mit dem Angebot eine Erklärung abzugeben, aus der hervorgeht:

1. ob und in welchem Umfang eine Datenverarbeitung in einem Drittland stattfindet oder vorgesehen ist,
2. in welchem Land/welchen Ländern diese erfolgt, und
3. auf welcher Rechtsgrundlage gemäß Art. 44 ff. DSGVO und anhand welcher Instrumente die Übermittlung erfolgt (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission liegt vor, EU- Standarddatenschutzklauseln wurden geschlossen, ein anderer Mechanismus zur Sicherstellung der Zulässigkeit des Exports wurde umgesetzt).

2.6.2 Nicht mit dem Angebot abzugeben, erst auf gesondertes Verlangen

Die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen sind vorerst nicht mit dem Angebot einzureichen. Diese werden bei Bedarf und auf gesondertes Verlangen durch die Vergabestelle nachgefordert:

1. Angaben zur Abfrage beim Wettbewerbsregister, Vordruck Wirt-3293-p  Diese Erklärung ist von dem Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft, sowie von anderen Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft, (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV) auszufüllen.

2. Auszug aus dem Handels- bzw. Berufsregister  Es ist ein aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als sechs (6) Monate zum Zeitpunkt der Anforderung durch die Vergabestelle) oder ein aktueller Auszug aus dem Berufsregister oder vergleichbare Dokumente beizubringen. Bieter, die einer solchen Eintragungspflicht nicht unterliegen, haben dies der ausschreibenden Stelle mitzuteilen.

3. Nachweis über Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung  Es ist eine einfache Kopie der Versicherungspolice bzw. Bescheinigung eines Haftpflichtversicherers beizubringen, die nicht älter als 12 Monate zum Zeitpunkt der Anforderung durch die Vergabestelle ist und aus der hervorgeht, dass  eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 3.000.000,00 € (3 Mio.) für Personen- und Sachschäden je Schadenereignis und eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von 1.000.000,00 € (1 Mio.) je Schadenereignis und für jeweils mindestens zwei Schadensfälle pro Jahr bei einem in Deutschland ansässigen Versicherungsunternehmen besteht

2.6.3 Wird bei Zuschlag Vertragsbestandteil (nicht m. Angebot einzureichen)

Folgende weitere Bedingungen werden mit Zuschlag Vertragsbestandteil und sind nicht mit dem Angebot einzureichen. Mit Abgabe eines Angebots werden diese Bedingungen vom Bieter, bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft, sowie anderen Unternehmen, auf dessen Kapazitäten sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zur Herstellung seiner/ihrer Eignung beruft (im Falle einer Eignungsleihe nach § 47 VgV) akzeptiert und deren Einhaltung bestätigt:

• Einhaltung Mindeststundenentgelt und Tariftreue (BVB, Vordruck wirt-214.1)
• Verhinderung von Benachteiligung (BVB, Vordruck wirt-2143)
• Besondere Vertragsbedingungen Kontrollen und Sanktionen (BVB, Vordruck wirt-2144)
• Besondere Vertragsbedingungen Umweltschutzanforderungen (BVB, Vordruck wirt-2145)

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Vergabenummer: ZIB03_2026

2.7 Inhalt und Abgabe der Angebote

Das Angebot muss rechtzeitig bis zum Ablauf der Angebotsabgabefrist (siehe 2.4) eingegangen sein. Bieter reichen ihre Angebote ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.deutsche- evergabe.de ein. Eine elektronische Abgabe des Angebotes per E-Mail und/oder Telefax ist nicht zulässig. Der Ablauf der Angebotsfrist für die Einreichung der Angebote ist der Bekanntmachung bzw. der Übersicht in 2.4 zu entnehmen.

Änderungen an den Vergabeunterlagen, außer an den Formularen, die durch den Bieter auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen sind, führen zum zwingenden Ausschluss aus dem Verfahren. Bei der Beantwortung der Fragen und weiteren Ausführungen ist unbedingt die vorgegebene Nummerierung einzuhalten. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebotes erforderlich erscheinen, können diese dem Angebot auf besonderer Anlage beigefügt werden.

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Das Angebot ist in Deutsch einzureichen.

Das Angebot1 muss alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten und an den dafür vorgesehenen Stellen unterschrieben sein. Zur Abgabe des Angebotes inkl. aller Anlagen ist eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erforderlich. Alle einzureichenden Unterlagen sind vollständig in deutscher Sprache auszufüllen und, wo vorgesehen, mit dem Namen des/der Erklärenden zu versehen (Textform nach § 126b BGB). Dies gilt auch für auszufüllende Formulare, in denen noch Stempel und Unterschrift verlangt wird.

Alternativ zur Textform nach § 126b BGB können die Unterlagen auch ausgedruckt, manuell unterzeichnet und als pdf-Datei hochgeladen werden oder als pdf-Datei mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Wichtig ist die lesbare Benennung des Unternehmens und des/r Verantwortlichen, der/die die Erklärung abgibt (bei pdf Signatur daher Namen auch ausgeschrieben ergänzen).

Einzureichen mit dem Angebot:

• alle unter 2.6.1 („Mit dem Angebot abzugeben“) genannten Formulare und Erklärungen

• ausgefüllter Kriterienkatalog „ZIB03_2026_Kriterienkatalog“ mit den ebenfalls auszufüllenden Formularen „ZIB03_2026_Formular_Referenzen“ und o „ZIB03_2026_Formular_Unternehmensangaben“ o

• ausgefülltes Preisblatt „ZIB03_2026_Preisblatt“

Der Auftraggeber kann unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung fehlende Unterlagen nachfordern oder eine Aufklärung über aufklärungsbedürftige Inhalte des Angebotes betreiben. Unvollständige oder nicht ordnungsgemäß eingereichte Angebote sind nach den gesetzlichen Vorgaben auszuschließen (§ 57 VgV).

1 Bei Einsatz von KI-Anwendungen zur inhaltlichen Analyse der Vergabeunterlagen sowie zur Unterstützung bei der Ausfertigung von Bieterfragen und Angebotsunterlagen, empfiehlt sich eine überaus sorgfältige Qualitätskontrolle, da dies kein Fachwissen ersetzt und KI Fehler macht.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Die Anwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters ist ausgeschlossen. Sofern das Angebot eines Bieters Allgemeine Geschäftsbedingungen enthält oder auf solche verweist oder an weitere Bedingungen geknüpft wird, führt dies zum zwingenden Ausschluss des jeweiligen Angebotes aus dem Verfahren.

Nach elektronischer Abgabe der Angebote über die Vergabeplattform www.deutsche-evergabe.de werden diese u.a. auf die Einhaltung der in dem Kriterienkatalog und diesen Bewerbungs- und Vertragsbedingungen aufgeführten Mindest- /Ausschlusskriterien hin überprüft.

Das Ende der Zuschlagsfrist ist der Bekanntmachung bzw. der Übersicht in 2.4 zu entnehmen. Der Bieter hat sich mit seinem verbindlichen Angebot bis zu dieser Frist gebunden zu halten.

Zuschläge werden je Los demjenigen Anbieter erteilt, dessen Angebot gemäß den in Abschnitt 2.8 beschriebenen Bewertungsverfahren am wirtschaftlichsten ist (je Los ein Anbieter). Der Auftraggeber wird die betreffenden Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden, nach den Maßgaben des § 134 GWB informieren.

Für das gesamte Verfahren werden die Prinzipien des Vergaberechts wie Vergabe im Wettbewerb, Gleichbehandlung aller Bieter, Transparenz des Vergabeverfahrens, Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot und Eignung der Anbieter angewandt.

2.7.1 Kommunikation / Auskünfte / Bieterfragen

Der Bieter hat sich unverzüglich nach Erhalt der Vergabeunterlagen von deren Vollständigkeit zu überzeugen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters unklare Regelungen oder werfen sie Fragen auf, die die Erstellung des Angebotes beeinflussen können, so ist das ZIB unverzüglich hierauf hinzuweisen. Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Bieterfragenfrist über die Vergabeplattform www.deutsche-evergabe.de an die Vergabestelle gesendet werden.

Sollte dies aus technischen Gründen (Ausfall / Nicht Erreichbarkeit der Vergabeplattform) nicht möglich sein rechtzeitig Bieterfragen einzureichen, so sind in diesem Fall die Bieterfragen an die E-Mail vergabe@zib.de zurichten. Damit diese rechtzeitig bearbeitet und richtig zugeordnet werden können, ist im Betreff der E-Mail das Stichwort „Bieterfrage“ und die dazugehörige Vergabe Nummer oder das Verfahren zu nennen.

Mündliche und telefonische Auskünfte werden nicht erteilt; sie wären – falls sie dennoch erteilt würden – nicht verbindlich. Ebenfalls nicht verbindlich sind Auskünfte anderer Stellen als der des ZIB.

2.7.2 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote

Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahmen der Angebote sind schriftlich nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist möglich. Berichtigungen oder Änderungen müssen zweifelsfrei zuzuordnen sein. Berichtigungen oder Änderungen müssen über die Vergabeplattform www.deutsche-evergabe.de vor Ablauf der Angebotsfrist eingereicht werden.

2.7.3 Entschädigung für die Erstellung von Angeboten

Für eingereichte Unterlagen sowie entstandene Aufwände im Rahmen des Vergabeverfahrens erfolgt keine Kostenerstattung.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

2.7.4 Geheimhaltung, Unterlagen

Die Unterlagen und alle Informationen, die die interessierten Bieter im Rahmen dieses Vergabeverfahrens erhalten, sind vertraulich zu behandeln.

Die Unterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte oder eine (auch nur auszugsweise) Veröffentlichung ist nicht gestattet.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, Angebotsunterlagen sowie eventuell zusätzliche Informationen eines Bieters nur für die Prüfung und Wertung der Angebote und ggf. beim Vertragsabschluss zu verwenden. Darüberhinausgehende Verwendungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Vereinbarung (§ 3 und § 4 Nr. 2 VOL/B). Solche schriftlichen Vereinbarungen sollen jedoch nach Vertragsabschluss prinzipiell möglich sein, vor allem, um andere wissenschaftliche Forschungs- und Rechenzentren informieren und beraten zu können.

Die Angebotsunterlagen werden den mit der Prüfung beauftragten Mitarbeitern des ZIB sowie den an der Entscheidung mitwirkenden Gremien des ZIB vorgelegt, die zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Diejenigen Teile der Angebote, die einem besonderen Vertrauensschutz unterliegen und die in einem möglichen Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer bzw. in einem gerichtlichen Verfahren nach Auffassung des Bieters Dritten nicht zugänglich gemacht werden sollten, sind als strikt vertraulich zu kennzeichnen.

2.7.5 Fabrikations-, Betriebs und Geschäftsgeheimnisse

Nach dem geltenden Verwaltungsverfahrens- und Zivilprozessrecht können sich möglicherweise Ansprüche auf Akteneinsicht Dritter ergeben.

Im Angebot sind daher etwaige Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse entsprechend zu kennzeichnen. Fehlt eine deutliche Kennzeichnung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme auszugehen.

2.7.6 Nebenangebote / Änderungsvorschläge

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

2.7.7 Preisgestaltung Aufgrund der stetigen Neu- und Weiterentwicklung im IT-Bereich während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung muss der Auftraggeber flexibel auf die herrschende Marktlage reagieren können. Zu diesem Zweck erfolgt keine Festschreibung bestimmter Geräte oder Preise, sondern die Festlegung von Produktkategorien und Vereinbarung von Nachlässen/Rabattsätzen auf die aktuell gültigen Herstellerlistenpreise über die Vertragslaufzeit. Nur so lässt sich der Bezug technisch aktueller Geräte zu zeitgemäßen Preisen ohne neue Ausschreibung bei Modelländerungen ermöglichen. Erwartet wird eine stetige Lieferung nach dem neuesten Stand der Technik und dem jeweils aktuellen Produktions- und Serienstandard der bestellten Ware. Die Bestellungen der konkreten technischen Spezifikationen werden dann in den Einzelaufträgen / Abrufen definiert.

Die Rabattsätze sind für alle in der Ausschreibung enthaltenen Produktkategorien inklusive der Nachfolgeprodukte, ggf. mit Service- und Supportleistungen, anzugeben und gelten auch bei Modellwechseln in Folge technischer Weiterentwicklung oder Abkündigung von Produkten.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Alle Liefer- und Logistiknebenkosten sind in den Einzelaufträgen / Abrufen gesondert zu vereinbaren und auszuweisen.

Angabe von Nachlässen/Rabattsätzen Nachlässe / Rabatte sind im Preisblatt je benannter Produktgruppe einzutragen finden im Einzelabruf für das betreffende Produkt (je Stück) aus dieser Produktgruppe Anwendung. Davon ausgenommen sind Produkte, für die gesonderte Vertriebs- / Lizenzmodelle vorgesehen sind und für die keine (Reseller) Standard-Rabatte existieren. Änderungen diesbezüglich sind dem Auftraggeber schriftlich mitzuteilen. Auf Basis der gegenwärtigen Erfahrungen und Beobachtungen der dynamischen Marktpreisentwicklungen für IT-Infrastrukturprodukte, kann je nach vorherrschender Marktpreislage im Laufe der Rahmenvertragszeit eine Anpassung der Nachlässe (Rabattsätze) erforderlich werden. Aus diesem Grund räumt der Auftraggeber eine jährliche Preis-/Rabattsatzanpassungsoption ein, wobei das erste Vertragsjahr von dieser Option ausgenommen ist. Beruft sich der Auftragnehmer nicht auf diese jährliche Option, gelten die eingetragenen Rabattsätze für das nächste Vertragsjahr fort. Details siehe auch ZIB03_2026_Rahmenvereinbarung_mit_Leistungsbeschreibung, Abschnitt 10 (Preisanpassungen).

Angabe von Personentagessätzen (PT) für Dienstleistungen Im Preisblatt sind Personentagessätze für verschiedenen Kompetenzrollen anzugeben. Ein Personentagessatz (PT) besteht aus 8 Zeitstunden je 60 Minuten. Die kleineste abrechenbare Einheit beträgt 15 Minuten. Die Abrechnung erfolgt monatlich rückwirkend nach tatsächlich angefallenem Aufwand und auf Basis von Leistungsnachweisen, die der Rechnung beigefügt werden. Ein eventueller Freigabeprozess von Leistungsnachweisen durch den Auftraggeber ist im jeweiligen Einzelabruf zu regeln. Die Personentagessätze sind exklusive ggf. anfallender Nebenkosten (Spesen / Reisekosten) anzugeben. Sollte ein vor Ort Einsatz notwendig werden, sind die dafür anfallenden Nebenkosten im Einzelabruf gesondert zu vereinbaren und die Abrechnungsmodalität zu regeln.

2.8 Bewertungsverfahren und Zuschlagsermittlung

Grundsätzlich werden die Angebote hinsichtlich • formaler Vollständigkeit und Richtigkeit, • der Eignung des Bieters und • der Wirtschaftlichkeit unter Berücksichtigung der preisbildenden Kriterien geprüft und bewertet.

Alle Zuschlagskriterien sind in dem Kriterienkatalog, der Teil der Vergabeunterlagen ist, abschließend aufgeführt und diesem zu entnehmen.

Zur Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes je Los werden alle gültigen Angebote je Los hinsichtlich folgender Kriterien bewertet und gewichtet:

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Je Los wird der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot wird aus dem besten Leistungs-Preis-Verhältnis, welches sich in der Zuschlagskennzahl „Z“ ausdrückt, ermittelt.

Zunächst werden für die beiden Preiskriterien je Angebot separate Teilscores auf einer einheitlichen Skala von 0 bis 100 ermittelt:

Teilscore Nachlässe (Angebot) = Kennzahl Nachlässe (Angebot) ÷ höchste Kennzahl Nachlässe unter allen Angeboten je Los × 100

Teilscore Tagessätze (Angebot) = niedrigster Tagessatz-Mittelwert unter allen Angeboten je Los ÷ Tagessatz-Mittelwert (Angebot) × 100

Hinweis zu Preiskriterien I und II: Anbieter, deren Nachlass-Kennzahl weniger als die Hälfte der höchsten Nachlass-Kennzahl beträgt, bzw. deren Tagessatz-Mittelwert mehr als doppelt so hoch ist wie der niedrigste Tagessatz-Mittelwert, werden im jeweils betroffenen Teilscore mit 0 Punkten bewertet.

Aus beiden Teilscores wird die kombinierte Preiskennzahl „P" gebildet:

P (Angebot) = (Teilscore Nachlässe (Angebot) × 90 %) + (Teilscore Tagessätze (Angebot) × 10 %)

Die Zuschlagskennzahl „Z" setzt sich sodann wie folgt zusammen:

Z = (P (Angebot) × 80 %) + ((L (Angebot) ÷ Lmax × 100) × 20 %)

Die Variablen sind:

L(Angebot) = erreichte Leistungspunktzahl über alle Wertungskriterien/Leistungskriterien des jeweiligen Angebots

Lmax = maximal erreichbare Leistungspunktzahl für alle Wertungskriterien/Leistungskriterien

Je Los werden alle Angebote anhand ihrer erreichten Zuschlagskennzahl „Z" linear in eine Rangfolge gebracht. Die höchste Zuschlagskennzahl „Z" belegt Rangplatz 1 und stellt das ermittelte wirtschaftlichste Angebot je Los dar.

Das ZIB legt größten Wert auf eine möglichst transparente Wertungsmethodik. Es wird darum gebeten, etwaige Unklarheiten hinsichtlich der vorstehenden Ausführungen zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots je Los unverzüglich mitzuteilen.

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Bewerbungs- und Vertragsbedingungen (BuV)

Vergabenummer: ZIB03_2026

2.8.1 Zuschlagserteilung (je Los)

Die Zuschlagserteilung erfolgt schnellstmöglich gem. den Ergebnissen der Auswertung und nach Einhaltung der Fristen gem. § 134 GWB. Pro Los erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag.

Die Rahmenvereinbarung je Los gilt mit Zuschlagserteilung als geschlossen und wirksam (Vertragsschluss). Das bedeutet, die Rahmenvereinbarung kommt zustande, ohne dass es einer Unterschrift bedarf. Eine erste Bestellung / ein Abruf kann bereits mit der Zuschlagserteilung ausgelöst werden. Des Weiteren ist der Auftragnehmer ab Vertragsschluss an die von ihm im Preisblatt angegebenen Rabattsätze für das erste Vertragsjahr2 gebunden, ohne dass eine Abnahmeverpflichtung für die auftraggebenden Einrichtungen besteht.

Falls je Los mehrere Angebote das gleiche höchste Leistungs-Preis-Verhältnis erreichen, erhält dasjenige Angebot mit der höchsten Summe aller ermittelten Leistungspunkte (L), die aus allen Bewertungskriterien gemäß den Kriterienkatalogen ermittelt wurden, den Zuschlag. Wenn Angebote zusätzlich zu dem gleich hohen Leistungs-Preis-Verhältnis identische Leistungspunkte (L) erreichen, erhält das Angebot mit der höchsten Kennzahl aller Nachlässe in % für die Produktgruppen und dem durchschnittlich günstigsten Personentagessatz den Zuschlag. Sollten auch diese Kennzahlen identisch sein, so entscheidet eine Auslosung unter beiden wirtschaftlich identischen Angeboten über den Zuschlag.

Eine Entscheidung durch Auslosung wird nur als letztes Mittel in Erwägung gezogen, sofern mehrere Angebote gleich wirtschaftlich sind und in allen Preisbildungs- und Wertungskriterien die gleichen Punktzahlen bzw. Summen der Kennzahlen erreicht haben, sodass eine objektive Auswahl nach qualitativen Kriterien für den Auftraggeber nicht möglich ist. Die Entscheidung durch Auslosung wird durch die Vergabekommission (im 4-Augen-Prinzip) herbeigeführt und entsprechend in der Vergabeakte dokumentiert.

Benachrichtigung über nicht berücksichtigte Angebote

Bieter, auf deren Angebot kein Zuschlag erfolgt, werden gem. den Vorgaben des § 134 Abs. 1 GWB informiert.

Gemäß § 62 (2) VgV unterrichtet der öffentliche Auftraggeber auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs, jeden nicht erfolgreichen Bieter über

1. die Gründe für die Ablehnung seines Angebots und

2. die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters.

Vergabebekanntmachung

Im Falle von Rahmenvereinbarungen mit mehreren Unternehmen, die auch während der Rahmenvereinbarung weiterhin im Wettbewerb stehen behält sich der Auftraggeber vor, auf die Veröffentlichung und Nennung einzelner Angaben im Sinne der Vergabebekanntmachung gemäß § 29 VgV Abs. 6 zu verzichten, wenn deren Veröffentlichung

1. den Gesetzesvollzug behindern,

2 Gilt nicht für Produkte, die bereits abgekündigt wurden oder sich in Abkündigung befinden.

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2. dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen,
3. den berechtigten geschäftlichen Interessen eines Unternehmens schaden oder
4. den lauteren Wettbewerb zwischen Unternehmen beeinträchtigen würde.

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3 Weitere Vertragsbedingungen

Für alle Vergabedokumente gilt, dass unter der Bezeichnung „Tage“ grundsätzlich Kalendertage zu verstehen sind, es sei denn, es wird explizit anders ausgewiesen.

Mit Angebotsabgabe wird die in den Vergabeunterlagen veröffentlichte Rahmenvereinbarung mit Leistungsbeschreibung akzeptiert. Nach Zuschlagserteilung und Wartezeit (§ 134 GWB) wird diese Rahmenvereinbarung mit Leistungsbeschreibung ohne weitere Unterschrift wirksam und gilt als abgeschlossen. Darüber hinaus gilt die VOL/B.

Mit der Abgabe eines Angebots werden diese Grundlagen gebilligt. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Anbieters sind ausgeschlossen.

Zusammenfassend werden folgende Unterlagen Vertragsbestandteil:

a. Rahmenvereinbarung (RV) inkl. Leistungsbeschreibung nebst Vergabeunterlagen b. das Angebot des Bieters inkl. der Anlagen zu seinem Angebot c. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der aktuell gültigen Fassung d. BGB

Grundlage für jede Bestellung / jeden Einzelabruf ist die in den Vergabeunterlagen beigefügte Rahmenvereinbarung sowie der zur Art der Leistung des Einzelabruf passende EVB-IT Vertrag. Weitere Details siehe bitte ZIB03_2026_Rahmenvereinbarung_mit_Leistungsbeschreibung.

Die Rahmenvereinbarung bildet das „vertragliche Dach“. Ein Einzelabruf darf die im Rahmenvertrag getroffenen Regelungen daher rechtlich nicht unterlaufen oder wesentlich abändern (§ 21 Abs. 2 Satz 3 VgV). Die Rahmenvereinbarung enthält die allgemeingültigen Regelungen. Die jeweiligen EVB-IT- Vertragstypen werden als spezifische „Vertragsmodule“ für den Einzelauftrag eingebunden. Im Widerspruchsfall gehen die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung den Regelungen der Einzelverträge bzw. den EVB-IT-AGB vor.

Ein Einzelvertrag kann nur dann vom Rahmenvertrag abweichen, wenn es sich um eine rein technische oder unwesentliche Konkretisierung handelt, die den vergaberechtlichen Kern des Rahmenvertrages (Hauptvertrags) unberührt lässt.

Widersprüchliche Regelungen im Einzelabruf wären im Zweifel wegen des vergaberechtlichen Änderungsverbots unwirksam.

3.1 Vertraulichkeit der Unterlagen der Bieter

Der Auftraggeber verpflichtet sich, Angebotsunterlagen sowie eventuell zusätzliche Informationen eines Bieters nur für die Prüfung und Wertung der Angebote und ggf. beim Vertragsabschluss zu verwenden. Darüberhinausgehende Verwendungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Vereinbarung (§3 und §4 Nr.2 VOL/B). Solche schriftlichen Vereinbarungen sollen jedoch nach Vertragsabschluss prinzipiell möglich sein, vor allem, um andere wissenschaftliche Forschungs- und Rechenzentren informieren und beraten zu können.

Diejenigen Teile der Angebote, die einem besonderen Vertrauensschutz unterliegen und die in einem möglichen Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer bzw. in einem gerichtlichen Verfahren

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Vergabenummer: ZIB03_2026

nach Auffassung des Bieters Dritten nicht zugänglich gemacht werden sollten, sind als strikt vertraulich zu kennzeichnen.

3.2 Datenverarbeitung

3.2.1 Datenverarbeitung durch den Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens

Die Angebotsunterlagen werden den mit der Prüfung beauftragten Mitarbeitern des ZIB vorgelegt, die zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet sind. Mit Abgabe eines Angebots erklärt sich der Anbieter einverstanden, dass im Rahmen des Vergabeverfahrens und mit der Sichtung und Auswertung der eingereichten Angebotsunterlagen auch personenbezogene Daten der Verantwortlichen und ggf. Mitarbeitenden der Einrichtung des Anbietenden verarbeitet werden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist im Rahmen des Vergabeverfahrens und für die Vertragserfüllung bzw. für vorvertragliche Maßnahmen, entsprechend EU-DSGVO Art. 6 Abs. (1) lit. b, erforderlich.

3.2.2 Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer in Drittländern

Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener und/oder vertraulicher Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer oder von ihm eingesetzte Subunternehmer (Auftragsverarbeiter i. S. d. Art. 28 DSGVO) ganz oder teilweise außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittland), hat der Bieter sicherzustellen, dass diese Übermittlung den Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO entspricht. Dies ist insbesondere der Fall, wenn

(a) für das jeweilige Drittland ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO vorliegt, oder

(b) geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO – insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) – vereinbart wurden und durch ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen ein Schutzniveau gewährleistet wird, das dem der DSGVO im Wesentlichen gleichwertig ist.

Der Bieter hat mit dem Angebot eine Erklärung abzugeben, aus der hervorgeht:

1. ob und in welchem Umfang eine Datenverarbeitung in einem Drittland stattfindet oder vorgesehen ist,

2. in welchem Land/welchen Ländern diese erfolgt, und

3. auf welcher Rechtsgrundlage gemäß Art. 44 ff. DSGVO und anhand welcher Instrumente die Übermittlung erfolgt (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission liegt vor, EU- Standarddatenschutzklauseln wurden geschlossen, ein anderer Mechanismus zur Sicherstellung der Zulässigkeit des Exports wurde umgesetzt).

Auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers – spätestens jedoch vor Zuschlagserteilung – sind die entsprechenden Nachweise (z. B. Kopie der Standardvertragsklauseln, Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, Bestätigung des Sub-Auftragsverarbeiters) vorzulegen.

Fehlt die geforderte Erklärung im Angebot, fordert der Auftraggeber diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV nach und setzt hierfür eine angemessene Frist. Eine Nachforderung erfolgt nicht, soweit die Erklärung eine wertungsrelevante Unterlage im Sinne des § 56 Abs. 3 VgV darstellt oder das Nachreichen zu einer unzulässigen Änderung des Angebotsinhalts führen würde.

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Vergabenummer: ZIB03_2026

Wird die Erklärung auch innerhalb der nachgeforderten Frist nicht vollständig vorgelegt, oder ergibt die Prüfung der vorgelegten Nachweise, dass eine den Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO genügende Rechtsgrundlage für die Drittlandsübermittlung nicht besteht oder nicht in geeigneter Weise nachgewiesen wird, behält sich der Auftraggeber den Ausschluss des Angebots gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV vor.

Eine Datenverarbeitung im Drittland als solche stellt keinen Ausschlussgrund dar; ausschlussrelevant ist ausschließlich das Fehlen oder die Unzulänglichkeit der erforderlichen datenschutzrechtlichen Garantien.

3.3 Nachprüfungsbehörde

Bieter, die eine Nachprüfung wegen vermuteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen einreichen wollen, wenden sich dazu an die

Vergabekammer des Landes Berlin Martin-Luther-Straße 105 10825 Berlin E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de Telefon: +49 309013-8316 Fax: +49 309013-7613 Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/

als für den die Durchführung des Vergabeverfahrens verantwortlich betreuenden Auftraggeber zuständige Vergabekammer.

3.3.1 Rechtsbehelfsbelehrung

Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vortragen, sind an den Auftraggeber zu richten.

Zu beachten ist § 160 Abs. 3 GWB. Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

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3.4 Sprache

Die Vertragssprache ist Deutsch. Technische Erläuterungen und ergänzende Dokumentationen können auch in englischer Sprache abgefasst sein.

3.5 Dokumentensammlung Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen umfassen folgende Dokumente, die (ggf. bei Bedarf) zu bearbeiten und dem Angebot beizulegen sind.

Nachfolgende Tabelle soll den Anbietern als Checkliste zur Selbstprüfung für die mit dem Angebot einzureichenden Dokumente dienen:

/jedes Nachunternehmen)

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