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Leistungsbeschreibung Landeshauptstadt Stuttgart: Europaweite Vergabe von besonderen Schülerbeförderungsleistun- gen im offenen Verfahren nach VgV

Leistungsbeschreibung

durch die

Landeshauptstadt Stuttgart Abt. allgemeiner Service Zentraler Einkauf Eberhardstr. 61 70173 Stuttgart

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Inhalt

Inhalt .............................................................................................................. 2

1 Ausgeschriebene Leistung ....................................................................... 3

2 Einzusetzende Fahrzeuge ........................................................................ 4

3 Fahrpersonal (Fahrerinnen und Fahrer und Begleitpersonal) ................... 8

4 Durchführung der Touren ....................................................................... 11

4.1. Grundsätzliches .............................................................................. 11

4.2. Disposition ...................................................................................... 11

4.3. Gewissenhafte Betriebsplanung, Betriebsstörungen, Fahrtausfälle 12

4.4. Kommunikation und Beschwerdemanagement ............................... 13

5 Rahmenbedingungen der Tourenplanung .............................................. 14

6 Anlagenübersicht .................................................................................... 16

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1 Ausgeschriebene Leistung

(1) Zur Vergabe kommen Personenbeförderungsleistungen im freigestellten Schülerverkehr. Es handelt sich um Beförderungen von Schülerinnen und Schülern von deren Wohnsitz zu verschiedenen Sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren (SBBZ) bzw. bei eventuellen Inklusions- fahrten zu verschiedenen Grundschulen (nachfolgend jeweils „Einrichtung“ genannt) und zu ihrem Wohnsitz (eine Hin- und eine Rückfahrt). Es han- delt sich aktuell um Schülerinnen und Schüler mit den Förderschwerpunk- ten emotionale und soziale Entwicklung, geistige Entwicklung, Hören, kör- perliche und motorische Entwicklung und Sprache, ggf. auch mit dem För- derschwerpunkt Lernen. Die Fahrtenübersicht (Tourenplanung) in Anlage 1 stellt den derzeitigen Planungsstand der Beförderung zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens dar. Ab dem Beförderungsbeginn sind die aktuellen Daten des Tourenplans währenden der Vertragslaufzeit ausschlaggebend. Die Leistung wird an Betreuungstagen der o.g. jeweiligen Einrichtungen erbracht (Ferientage in Stuttgart gemäß Schulferienplan unter www.stutt- gart.de unter Berücksichtigung von individuellen Schließzeiten). Als Fahr- tag gilt jeder Tag, an dem gegenständliche Fahrleistungen erbracht wer- den. Die Leistung ist innerhalb von ca. 11 Fahrwochen im Jahr 2027 zu er- bringen.

(2) Der dem Angebot zugrundeliegende Leistungsumfang ergibt sich aus die- ser Leistungsbeschreibung nebst Fahrtenübersicht (Tourenplanung), siehe Anlage 1, sowie dem Beförderungsvertrag. Die dort dokumentierten Fahr- tage, Fahrzeiten, das beschriebene Fahrtenangebot sowie die Maßgaben zum Einsatz von Fahrzeugen und Fahrpersonal (Fahrerinnen bzw. Fahrer und ggf. Begleitpersonal) sind entsprechend der dortigen Vorgaben durch- zuführen und dienen als Kalkulationsgrundlage. Zu Beginn der Vertrags- laufzeit werden ausschließlich Schülerinnen und Schüler der Klassenstufe 1, ab den Herbstferien 2027 auch Schülerinnen und Schüler der Klassen- stufe 2 befördert werden.

(3) Die für die Kalkulation bereitgestellte Anlage 1 Fahrtenübersicht (Touren- planung) kann sich bereits zu Betriebsaufnahme und auch während der restlichen Vertragslaufzeit ändern. Es können Touren oder der Bedarf an Begleitpersonal hinzukommen oder entfallen.

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2 Einzusetzende Fahrzeuge

(1) Eingesetzt als Fahrzeugtypen werden

1. PKWs mit vier Fahrgastplätzen (Sitzplätze), Kürzel „PKW“;

2. Kleinbusse mit sieben oder acht Fahrgastplätzen (Sitzplätze), Kürzel „Kleinbus“;

Gemäß § 6 Abs. 1 S. 2 SaubFahrzeugBeschG ist bei der Beschaffung von Fahrzeugen eine Quote in Höhe von 42,5 Prozent für saubere leichte Nutzfahrzeuge vorgeschrieben. Die voraussichtlich erforderliche Anzahl der Elektro-PKWs oder -Kleinbusse ist der initialen Fahrtenüber- sicht (Touren-planung) in Anlage 1 zu entnehmen.

Definition: Als Elektro-PKW gilt ein rein elektrisch, lokal emissionsfrei angetriebenes, von außen aufladbares Fahrzeug (PKW) mit einem An- triebsstrang, der mindestens einen nicht-peripheren elektrischen Motor als Energiewandler für den Antrieb während der Fahrt mit mindestens einer elektrisch extern aufladbaren Traktionsbatterie als Energiespei- chersystem, aus der das Fahrzeug auch sämtliche Energie für alle an- deren Verbraucher an Bord (z. B. Heizung) bezieht, enthält.

3. Kleinbusse mit mindestens 7 regulären Fahrgastplätzen oder alternativ bei Umbau Platz für mindestens 3 Rollstühle, davon mindestens 2 elekt- rische Rollstühle zur Beförderung von Personen sitzend im Rollstuhl (für Fahrgäste, die nicht umgesetzt werden können) und einer Begleitper- son; Kürzel „RB“ oder auch „Rollstuhlbus“.

Die Inneneinrichtung der Fahrzeuge (Bestuhlung) muss so umgebaut werden können, dass die Rollstühle jeweils einen oder mehrere regu- läre Fahrgastsitze ersetzen können. Der Umbau muss reversibel sein, d.h. der reguläre Fahrgastsitz muss jederzeit wieder eingebaut werden können.

Die Rollstühle sind entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu si- chern. An jedem Rollstuhlplatz zur Beförderung von Schülerinnen und Schülern, die nicht umgesetzt werden können, sollte ein Rollstuhlrück- haltesystem nach DIN 75078 (Kraftknoten) vorhanden sein.

Die Zahl dieser sitzend in Rollstühlen zu befördernden Fahrgäste kann sich über die Vertragslaufzeit ändern (§ 6 Beförderungsvertrag). Die be- schriebene Umbaumöglichkeit sowie das Vorhandensein entsprechen- der Sicherheits-/Befestigungssysteme und geeigneter Lift- oder Ram- pentechniken (vgl. Abs. 2) müssen daher für jedes eingesetzte Fahr- zeug des Typs „RB“ gegeben sein.

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In der Fahrtenübersicht (Tourenplanung) in Anlage 1 wird angegeben, ob ein RB als Fahrzeugtyp zu Betriebsaufnahme in Betracht kommt. Der Ein- satz des Fahrzeugtyps PKW bzw. Kleinbus erfolgt gemäß der Wirtschaft- lichkeit. Eine Tour meint dabei immer eine einzelne Fahrt von oder zur Ein- richtung.

(2) Alle Fahrzeuge haben darüber hinaus folgende Anforderungen zu erfüllen, sofern nicht nachfolgend ein anderslautender Hinweis gegeben wird:

1. Einhaltung mindestens Euro 6d-Norm;

2. Kennzeichnung mit Plaketten, um etwaig bestehende Fahrverbotszo- nen (Umweltzonen) auf dem Beförderungsweg befahren zu können;

3. Fahrzeughöchstalter zu jedem Zeitpunkt der Vertragslaufzeit max. 8 Jahre. Maßgeblich ist das Datum der Erstzulassung oder – soweit dies früher liegt – der erstmaligen Inbetriebnahme;

4. Leistungsfähige Heizungs- und Klimaanlage sowie wärme- und kälte- isolierte Decken- und Außenwände;

5. Für jede Schülerin bzw. jeden Schüler muss im Fahrzeug eine Kopf- stütze sowie ein 3-Punkt Sicherheitsgurt oder ein Beckengurt, der dem Sicherheitsstandard ECE-R 16 entspricht, vorhanden sein. Es gilt An- schnallpflicht in jedem Fahrzeug, die Beförderung nicht angeschnallt sitzender oder stehender Schülerinnen und Schüler ist unzulässig;

6. Zuverlässige Kommunikationstechnik (Funkgerät, Handy o.ä.) mit hin- reichender Netzabdeckung und Freisprechfunktion;

7. Ausrüstung mit Anti-Blockier-System (ABS) sowie Fahrdynamikrege- lung ESC (Electronic Stability Control) oder vergleichbarem;

8. Winterreifen mit „Alpine-Schneeflocke“-Kennzeichnung (oder gleich- wertig) in den Monaten Oktober bis April (einschließlich);

9. Einklemmschutz bei automatischen Fenster- oder Türschließeinrichtun- gen;

10. Die Reifenflanken müssen stets frei von Rissen, Felgen unbeschädigt und der Reifendruck angemessen sein;

11. Navigationsgerät mit Routingfunktion;

12. Die Vorgaben von Anlage 4 sind einzuhalten (Anforderungskatalog des Bundesministeriums für Verkehr für Kraftomnibusse (KOM) und Klein- busse (Pkw), die zur Beförderung von Schülerinnen und Schüler beson- ders eingesetzt werden, nebst Merkblatt für die Schulung von Fahr- zeugführern).

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13. Geeignete Rollstuhlrampe oder elektrischer Hublift am Fahrzeugheck (nur Fahrzeugtyp RB);

14. Die Sitzplätze für die Schülerinnen und Schüler müssen gefahrlos er- reicht und verlassen werden können. Sollte der Mitfahrereinstieg höher als 0,4 m über der Fahrbahn liegen und keine geeigneten Teile der Fahr- zeugkonstruktion die Funktion eines Aufstieges übernehmen, müssen Aufstiege mit ausreichend breiten und tiefen Trittflächen mit rutschhem- mender Oberfläche sowie griffgünstig angebrachten Haltegriffe oder andere gleichwertige Halteeinrichtungen vorhanden sein. Auf- stiegshilfen (z. B. Tritte) sind jährlich auf ihre Funktionsweise hin zu prü- fen.

(3) Desinfektionsmittel, Spucktüten, eine Packung Einweghandschuhe (100 Stück), Papierrolle, Mundbeatmungsmasken (CPR-Taschenmasken mit Fil- ter dem Alter der Kinder entsprechend) sind vom Auftragnehmer zu be- schaffen und im Fahrzeug mitzuführen.

(4) Eine bildliche Kennzeichnung der Fahrzeuge als Orientierungshilfe für die Schülerinnen und Schüler ist durch den Auftragnehmer nach Absprache mit dem Auftraggeber bzw. der Einrichtung gut sichtbar anzubringen (Touren- schild).

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nur Fahrzeuge einzusetzen, die sich in einem technisch und hygienisch einwandfreien sowie sauberen Zustand be- finden. Auftretende Schäden oder Verunreinigungen am und im Fahrzeug sind unverzüglich auf seine Kosten zu beseitigen.

(6) Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass

1. eine unmittelbare Gefährdung durch in den Fahrgastraum ragende Teile oder Vertiefungen im Fahrgastboden ausgeschlossen ist.

2. die Zugänglichkeit des Ersatzrades ohne Behinderung von Schülerin- nen und Schüler gewährleistet ist.

3. die Betriebsanleitung für das Fahrzeug sowie Sicherheitswesten in aus- reichender Anzahl, Warndreieck und Rettungskasten griffbereit im Fahrzeug liegen.

4. Kinder bis zum vollendeten 12. Lebensjahr, die kleiner als 150 cm sind, auf Sitzen, für die Sicherheitsgurte vorgeschrieben sind, nur befördert werden dürfen, wenn Rückhalteeinrichtungen für Kinder benutzt wer- den.

5. Kinder unter 12 Jahren auf Sitzen mit statischen Beckengurten nur mit für statische Beckengurte geeigneten Rückhalteeinrichtungen befördert werden.

(7) Der Auftragnehmer hat gesetzlich erforderliche handelsübliche Sitzerhö- hungen und Kindersitze und ggf. Rückhalteeinrichtungen auf eigene Kosten

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zur Verfügung zu stellen. Diese müssen amtlich genehmigt (mit der vorge- schriebenen Euro Norm gekennzeichnet) und entsprechend dem Alter und Gewicht des Kindes für das jeweilige Kind geeignet sein. Eine gegebenen- falls erforderliche Beschaffung und Bereitstellung von Spezialsitzen ist nicht die Aufgabe des Auftragnehmers.

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3 Fahrpersonal (Fahrerinnen bzw. Fahrer und Begleitpersonal)

(1) Das Fahrpersonal besteht beim Förderbedarf geistige Entwicklung und kör- perliche und motorische Entwicklung aus der Fahrerin bzw. dem Fahrer und dem Begleitpersonal, nachfolgend „Fahrpersonal“ genannt. Bei den Förder- bedarfen emotionale und soziale Entwicklung, Lernen, Hören und Sprache entfällt die Begleitung. Hier besteht das Fahrpersonal nur aus dem Fahrer bzw. der Fahrerin.

(2) Die Touren mit Begleitperson ergeben sich aus der Fahrtenübersicht (Tou- renplanung).

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, ausschließlich geeignetes Fahrperso- nal für die Leistungsdurchführung einzusetzen. Das Personal ist dann ge- eignet, wenn es über gute Kommunikationsfähigkeiten und Umgangsfor- men mit Schülerinnen und Schüler mit Förderbedarf verfügt sowie psy- chisch und körperlich belastbar ist. Die Aufgabe erfordert einen guten Um- gang mit möglicherweise schwierigen Verhaltensformen von Schülerinnen und Schüler, gute Kontaktfähigkeit sowie Geduld. Dies ist bei der Auswahl des Fahrpersonals zu berücksichtigen. Die Beförderung muss in einer Weise erfolgen, die dem Förderschwerpunkt der Kinder gerecht wird. Zu den Aufgaben des Fahrpersonals gehört die sichere Beförderung der ihnen anvertrauten Schülerinnen und Schüler und Hilfestellung beim Ein- und Aussteigen sowie beim An- und Abschnallen. Der Unternehmer unterrichtet sein Fahrpersonal zu allen für deren Tätigkeit wichtigen Punkten aus dieser Leistungsbeschreibung und aus dem Beförderungsvertrag. Zudem besteht ein absolutes Rauch- und Alkoholverbot im Fahrzeug, ebenso kurz vor dem Einstieg wie auch in Sichtweite der Schülerinnen und Schüler als auch auf dem Schulgelände.

(4) Kontaktdaten des jeweiligen Fahrpersonals (Vorname, Name, Handynum- mer) sind den betroffenen Einrichtungen und Personensorgeberechtigten vor Beförderung zur Verfügung zu stellen.

(5) Zu Beginn der Beförderung reicht der Auftragnehmer eine Liste mit Anga- ben zum Fahr- und Ersatzpersonal beim Auftraggeber ein. Jeweils vor Fe- rienbeginn ist diese Liste aktualisiert dem Auftraggeber unaufgefordert vor- zulegen. Der Auftraggeber stellt hierfür vor Beförderungsbeginn eine Mus- ter-Excel-Datei zur Verfügung. Ein Wechsel des Fahrpersonals sollte mög- lichst vermieden werden.

(6) Das Fahrpersonal darf bei den Fahrten weder unter Schlafmangel leiden noch unter Alkohol- oder Drogeneinfluss stehen. Dies gilt auch für Medika- mente, die die Fahrtauglichkeit beeinflussen.

(7) Das eingesetzte Fahrpersonal muss über eine Masernimpfung (sofern ab dem 01.01.1971 geboren) verfügen.

(8) Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass die Fahrten – soweit möglich – immer von demselben Fahrpersonal durchgeführt werden.

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(9) Es darf nur Fahrpersonal eingesetzt werden, das über eine Ersthelferaus- bildung (Erste-Hilfe-Kurs bzw. Kinder-Erste-Hilfe-Kurs von jeweils 9 Unter- richtseinheiten) verfügt, welche während der gesamten Vertragslaufzeit nicht älter als zwei Jahre ist. Bei fehlendem Auffrischungskurs darf das be- treffende Fahrpersonal nicht bei der Beförderung der Schülerinnen und Schüler eingesetzt werden.

(10) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Fahrpersonal technisch zu schulen, insbesondere zur Handhabung der Rollstuhlfahrzeuge sowie der sicheren Befestigung der Rollstühle im Fahrzeug, Sicherung von Kindersitzen, die technische Handhabung der Fahrzeuge, Diensthandys, Navigations- und GPS Systeme. Diese Einweisung muss vor Beförderungsbeginn erfolgen und ist zu dokumentieren.

(11) Zu Vertragsbeginn ist (Kenntnisstand Ausschreibungszeitpunkt) auf be- stimmten Touren Begleitpersonal erforderlich und entsprechend in Anlage 1 Fahrtenübersicht (Tourenplanung) kenntlich gemacht. Dies kann sich über die Vertragslaufzeit ändern. Siehe hierzu § 6 Beförderungsvertrag.

(12) Zu Beginn des Kalenderjahres organisiert der Auftraggeber eine Einfüh- rungsveranstaltung für noch nicht geschultes Fahrpersonal. Die Teilnahme ist verbindlich. Für diese Schulung hat der Auftragnehmer jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter unter Lohnfortzahlung in einem Umfang von bis zu zwei Stunden, bezogen auf die maximale Vertragslaufzeit, freizustellen.

(13) Die Durchführung einer weiteren eintägigen Basisschulung bezüglich der spezifischen Anforderungen der Schülerinnen und Schüler mit Förderbedarf erfolgt durch das Gesundheitsamt nach einheitlichen Standards. Für diese Schulung hat der Auftragnehmer jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter unter Lohnfortzahlung in einem Umfang von bis zu vier Stunden, bezogen auf die maximale Vertragslaufzeit, freizustellen, sofern diese Schulung noch nicht besucht wurde. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass am Tag der Schulung für das teilnehmende Fahrpersonal, wenn notwendig, Ersatzper- sonal zur Schülerbeförderung bereitgestellt wird. Fallen Schulungen auf- grund des Verschuldens des Auftragnehmers aus, hat dieser seine Mitar- beiterinnen und Mitarbeiter erneut für eine Ersatzschulung freizustellen (hierdurch erhöht sich die o.g. Stundenzahl).

(14) Das Fahrpersonal übernimmt folgende Aufgaben:

1. Sicherstellung der ausreichenden Belüftung des Fahrzeuges sowie ausreichende Lüftung vor Fahrtantritt;

2. Sicherstellung einer angemessenen Temperatur im Fahrzeug;

3. Telefonate während der Beförderung nur dienstlich, für Fahrerinnen und Fahrer über Freisprechanlage und unter Beachtung der StVO;

4. Die Audioanlage darf nicht laut eingestellt sein;

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5. Bei Zustieg Vollständigkeitsprüfung der Schülerinnen und Schüler (auch bzgl. Gepäck);

6. Verkehrssicheres Verladen und Verstauen von mitzuführenden Hilfsmit- teln sowie Gepäck;

7. Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Anschnallpflicht der Schülerinnen und Schüler im Fahrzeug sowie vorschriftsmäßige Gurt- führung während der gesamten Beförderungszeit und ggf. Hilfestellung zur ordnungsgemäßen Verwendung von Sitzerhöhungen, Kindersitzen oder Sitzschalen und Hilfe beim Anschnallen;

8. Bei Ausstieg Kontrolle des richtigen Übergabeortes der Schülerinnen und Schüler und die vollständige Aushändigung des Gepäcks;

9. Unmittelbar nach Fahrtende, spätestens nach Rückkehr zum Standort des Fahrzeuges Durchsicht des Fahrgastraumes auf Fundsachen;

10. Wahrung der gebotenen Vertraulichkeit in Bezug auf personenbezo- gene Daten und Vorgänge;

11. Auf Autobahnen ohne Geschwindigkeitsbegrenzung darf die Richtge- schwindigkeit nicht überschritten werden;

12. Die Begleitperson hat während der Fahrten im Fahrgastraum zu sitzen und die ihr anvertrauten Schülerinnen und Schüler zu betreuen und zu beaufsichtigen.

(15) Fahrerinnen und Fahrer übernehmen neben der Durchführung der Fahrten folgende Aufgaben:

1. Umsichtiges, sicheres, verkehrsregelkonformes und vorausschauen- des Fahren;

2. Ausgewogene und ausgeglichene Fahrweise für höchstmöglichen Fahrgastkomfort;

3. Gewährleistung eines sicheren Ein- und Ausstiegs. Dazu zählen insbe- sondere ein Halt nur an den vereinbarten (oder vorgegebenen) Stellen, das Einschalten der Warnblinkanlage beim Halt sowie ein Ein- und Aus- stieg nur von/zur fahrbahnabgewandten Seite. Außerhalb gering fre- quentierter Wohnstraßen ist die Aufnahme und Ausstieg von Schülerin- nen und Schüler nur auf der vereinbarten Straßenseite zur Vermeidung gefährlicher Fahrbahnquerungen gestattet.

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4 Durchführung der Touren

4.1. Grundsätzliches

(1) Die Ein- und Ausstiegspunkte der Schülerinnen und Schüler sind in dem aktuellen Tourenplan festgelegt, können sich jedoch im Rahmen des § 6 Beförderungsvertrag ändern. Alle Personen sind sitzend und angeschnallt zu befördern.

(2) Dem Fahrpersonal sind alle notwendigen Dienstunterlagen, insbesondere die Tourenpläne, zur Verfügung zu stellen.

(3) Bei der Fahrgastaufnahme bzw. bei den Übergabeorten ist Folgendes zu beachten:

1. Halt nur an vereinbarten Stellen;

2. Einschalten der Warnblinkanlage beim Halt;

3. Das Vorbeifahren an einer vereinbarten Haltestelle ohne anzuhalten, obwohl Schülerinnen bzw. Schüler dort ein- oder aussteigen wollen, oder die Nichtbedienung eines Haltepunkts ist unzulässig.

4.2. Disposition

(1) Die Disposition der Fahrten erfolgt über eine zentrale Dispositionsstelle beim Auftragnehmer.

(2) Der Auftragnehmer stellt an jedem Fahrtag eine telefonische Erreichbarkeit von 06:30 Uhr bis zur Beendigung der letzten Tour sicher. Dafür muss der Auftragnehmer sachkundige Bevollmächtigte benennen. Diese Ansprech- person muss mit allen leistungsrelevanten Unterlagen und Informationen vertraut sein und über eine Handlungsbefugnis verfügen. Die Erreichbarkeit ist für den Auftraggeber, die Einrichtungen sowie die jeweiligen Personen- sorgeberechtigten zu gewährleisten. Die Kontaktdaten sind entsprechend vor Betriebsaufnahme zu übermitteln.

(3) Die Dispositionsstelle muss bzgl. der Verkehrsdisposition kompetent und entscheidungsbefugt sein und gegenüber sämtlichem Fahrpersonal Wei- sungsbefugnis haben. Sie kann stets Kontakt während der Fahrten aufneh- men. Hierzu ist eine zuverlässige Kommunikationstechnik mit guter Netz- abdeckung vorzuhalten (auf Fahrzeugen und in Dispositionsstelle). Ferner muss das Fahrpersonal während seiner Einsatzzeit ständig von der Dispo- sitionsstelle erreicht werden können.

(4) Die Dispositionsstelle trägt weiter Sorge für

1. Überwachung des ordnungsgemäßen und pünktlichen Betriebs,

2. Dokumentation der Fahrten,

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3. Einleiten von kurzfristigen Tourenplanänderungen (z.B. Straßensper- rungen),

4. Organisation des Betriebsstörungsmanagements bei Fahrzeugausfäl- len etc.,

5. Weisung und Anleitung des Fahrpersonals und Erteilung von Auskünf- ten an dieses.

4.3. Gewissenhafte Betriebsplanung, Betriebsstörungen, Fahrtausfälle

(1) Die Abholzeiten sind so festzulegen, dass eine pünktliche Ankunft an den Einrichtungen gewährleistet ist. Es erfolgt eine enge Abstimmung mit den Einrichtungen.

(2) Die Aufstellung der Wagenumlauf- und Einsatzpläne des Auftragnehmers hat unter Berücksichtigung der üblichen Verkehrsverhältnisse und Fahr- gastwechselzeiten zu erfolgen. Der Auftragnehmer hat eine pünktliche Be- triebsabwicklung zu gewährleisten.

(3) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich auf Schwierigkeiten bei der Betriebsabwicklung – insbesondere der Fahrbarkeit der in der Tou- renplanung vorgegebenen Fahrzeiten – hinzuweisen.

(4) Die Fahrten müssen absolut zuverlässig und pünktlich durchgeführt wer- den. Der Tourenplan ist einzuhalten. Sollte es dennoch zu Verspätungen von mehr als 5 Minuten kommen, sind die Personensorgeberechtigten bzw. die Einrichtung vom Auftragnehmer unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

(5) Bei Fahrzeugausfall oder Verspätung > 15 Minuten ist der Auftragnehmer verpflichtet, für eine geeignete Ersatzbeförderung zu sorgen und den Auf- traggeber, falls es zu Änderungen der Fahrzeugbeschaffenheit/Leistungs- erbringung führt, hierüber zu unterrichten. Es ist sicherzustellen, dass die Tour pünktlich ohne Verzögerung von sachkundigem, geeignetem Personal durchgeführt wird.

(6) Bei Fahrtausfällen ist der Auftraggeber berechtigt, sofern der Auftragneh- mer seiner Pflicht zur Ersatzbeförderung (Verspätung > 15 Minuten) nach Abs. 5 Satz 1 nicht nachkommt, die Beförderung der betroffenen Personen durch Dritte zu veranlassen (Ersatzvornahme). Entstehen dem Auftragge- ber durch die Ersatzvornahme bei Dritten höhere Kosten als die ggf. gegen- über dem Auftragnehmer eingesparte Vergütung, so ist der Auftragnehmer zum Ausgleich verpflichtet (Schadensersatz), es sei denn, der Auftragneh- mer hat den Grund für den Fahrtausfall nicht zu vertreten.

(7) Der Auftragnehmer hat durch organisatorische Maßnahmen (z. B. Bestel- lung von Ersatzkräften) sicherzustellen, dass durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. die Leistungsdurchführung nicht beeinträchtigt wird.

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4.4. Kommunikation und Beschwerdemanagement

(1) Eine enge Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer, Einrichtung und Per- sonensorgeberechtigten ist zur Problemvermeidung erforderlich.

(2) Der Auftragnehmer ist erste Ansprechperson für die Einrichtung, beförder- ten Personen und deren Personensorgeberechtigte.

(3) Der Auftragnehmer organisiert vor Beginn der Beförderung einen Kontakt zwischen Fahrpersonal und Personensorgeberechtigten. Bei dieser Gele- genheit werden Kontaktdaten und Beförderungsinformationen ausge- tauscht. Ebenso wird der individuelle Haltepunkt für das Fahrzeug festge- legt soweit dieser nicht durch das Schulverwaltungsamt vorgegeben ist. Ist ein persönliches Treffen von Seiten der Personensorgeberechtigten nicht möglich, hinterlässt das Fahrpersonal schriftlich die notwendigen Informati- onen und ermöglicht den Personensorgeberechtigten eine telefonische Kontaktaufnahme vor Beförderungsbeginn. Die persönliche Vorstellung bei den Personensorgeberechtigten erfolgt spätestens am ersten Beförde- rungstag.

(4) Der Auftragnehmer hat sich bei den Personensorgeberechtigten über indi- viduelle Besonderheiten der zu befördernden Schülerinnen und Schüler zu informieren (z.B. besondere Verhaltensweisen der Schülerinnen und Schü- ler und Hinweise, wie zu reagieren ist, wenn eine besondere Situation auf- tritt) und die Beförderung entsprechend anzupassen. Der Auftragnehmer hat im Rahmen seiner Unternehmensorganisation sicherzustellen, dass die spezifischen Informationen zu den Schülerinnen und Schülern an das ein- gesetzte Fahrpersonal auch bei Fahrpersonalwechseln weitergereicht wer- den. Medizinische Notfallblätter der Schülerinnen und Schüler werden ver- schlossen im Gepäck der Schülerin bzw. des Schülers mitgeführt und müs- sen im Notfall an medizinisches Fachpersonal weitergegeben werden.

(5) Die Personensorgeberechtigten haben die Möglichkeit, ihre Beschwerden beim Auftraggeber oder dem Auftragnehmer vorzubringen. Schriftliche Be- schwerden, die beim Auftragnehmer vorgebracht werden, sind unverzüglich in Kopie an den Auftraggeber zu leiten. Alle Beschwerden sind vom Auf- tragnehmer innerhalb von zwei Arbeitstagen zu beantworten, sofern keine anderen Zeitangaben beim Eingang der Beschwerde gemacht wurden.

(6) Der Auftragnehmer hat eine direkte Erreichbarkeit der in seinem Betrieb für Fahrplanung zuständigen Personen per E-Mail und Festnetztelefon für den Auftraggeber sicherzustellen.

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5 Rahmenbedingungen der Tourenplanung

(1) Die Anlage 1 Fahrtenübersicht (Tourenplanung) zu dieser Leistungsbe- schreibung enthält vom Auftraggeber erstellte, initiale Tourenpläne. Für die tatsächliche Beförderung der Auftragserteilung sind die aktuellen Daten zum Beginn des Kalenderjahres ausschlaggebend. Bis zum Beginn des Ka- lenderjahres und auch während der Vertragslaufzeit können sich Verände- rungen beim Ablauf der einzelnen Touren z.B. durch Neuzugänge oder Ab- meldungen von Schülerinnen und Schülern ergeben.

Hinweis: Die Anlage 1 Fahrtenübersicht (Tourenpläne) in der Anlage ent- halten keine adressscharfen Angaben (nur Straße und PLZ), jedoch alle kalkulationsrelevanten Mengen.

(2) Der Auftragnehmer übernimmt für die gesamte Vertragslaufzeit auf Grund- lage der vom Auftraggeber bzw. den Einrichtungen erstellten Schülerlisten die gesamte Tourenplanung und Organisation sowie alle Änderungen, die im Laufe der Vertragslaufzeit auftreten, im Benehmen mit der Einrichtungs- leitung und dem Auftraggeber. Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist stets zu be- achten. Dabei ist grundsätzlich die nach Zeit kürzeste Fahrtroute zu wählen, wobei gesundheitliche Aspekte zu berücksichtigen und ggf. mit dem Auf- traggeber abzustimmen sind. Fahrtzeiten über eine Stunde sind zu vermei- den und mit dem Auftraggeber abzustimmen. Der Auftraggeber behält sich jederzeit die Anpassung der Tourenplanung vor.

(3) Der Auftragnehmer erhält rechtzeitig vor dem jeweiligen Ferienbeginn je- weils eine aktuelle Liste an Schülerinnen und Schülern, die zu befördern sind. Der Auftragnehmer überarbeitet anhand der jeweils aktuellen Schüler- daten die Tourenplanung.

Die Tourenpläne sind so früh wie möglichvorzulegen

Der jeweils aktuelle Tourenplan ist dem Auftraggeber zu übersenden. Hier- bei ist folgender Übertragungsweg zu beachten: Mit den Tourenplänen (eine pdf-Datei je Tourenplan, ohne Passwortschutz) sind die Routenpläne und ein Belegungsplan elektronisch (mit einer Excel-Datei) einzureichen. Der Auftraggeber stellt hierfür einen Muster-Belegungsplan in Form einer Excel-Datei (Anlage 2) sowie einen einheitlichen und zu verwendenden Muster-Tourenplan in Form einer Excel-Datei (Anlage 3) zur Verfügung. Alle dort abgefragten Informationen sind anzugeben. Mit der ersten Monatsab- rechnung (vgl. § 8 Beförderungsvertrag) prüft der Auftraggeber die Touren und ermittelt das abrechnungsrelevante Mengengerüst.

Auf §§ 5 ff. des Beförderungsvertrags wird verwiesen.

(4) Es können auch während des laufenden Schuljahres Änderungen am fina- len Tourenplan erforderlich werden. Anpassungserfordernisse während des laufenden Schuljahres sind insbesondere

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1. Aufnahme oder Wegfall von zu befördernden Personen (ggf. auch In- tegrationshelfer oder weitere vom Auftraggeber bestimmte Personen),

2. Änderung der Betreuungszeiten,

3. verkehrliche Störungen (z.B.: Bauarbeiten, Straßensperrungen, Umlei- tungen.),

4. Abwesenheit oder Krankheit von Schülerinnen und Schüler oder Schließtage der Einrichtung,

5. Veränderung der Standorte der Einrichtungen,

6. Ausweitung des Beförderungszeitraumes,

7. veränderte Bedürfnisse der Schülerinnen und Schüler (z.B. Rollstuhler- fordernis, Kindersitzerfordernis, etc.).

Änderungserfordernisse werden von der Einrichtung oder dem Auftragge- ber an den Auftragnehmer herangetragen.

(5) Im Falle von Krankheit und anderweitiger nicht dauerhafter Abwesenheit einzelner Schülerinnen und Schüler gilt in den Sommerferien folgende Son- derregelung: Zusammenhängende Krankheits- und Abwesenheitstage von Schülerinnen und Schülern von bis zu 20 Kalendertagen müssen durch den Auftragnehmer nicht gemeldet werden und haben keine Auswirkung auf das vergütungsrelevante Mengengerüst. Erst am 21. zusammenhängenden Ka- lendertag ändert sich dieses entsprechend den Vorgaben für die Touren- planung. Die vorstehende Sonderregelung gilt nicht bei Einzelbeförderun- gen.

(6) Jede Tourenplananpassung durch den Auftragnehmer hat unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebotes zu erfolgen. Es gelten die Regelungen gem. § 6 des Beförderungsvertrags.

(7) Die Ankunfts- und Abfahrtzeiten an der Einrichtung werden von der Einrich- tung festgelegt.

(8) Bei außergewöhnlichen Witterungsverhältnissen (z. B. Schnee und Eis) ent- scheidet der Auftragnehmer in eigener Verantwortlichkeit, ob gefahren wird oder nicht. Der Auftragnehmer hat bei außergewöhnlichen Witterungsver- hältnissen die Personensorgeberechtigten, die Leitung der Einrichtung und den Auftraggeber rechtzeitig vor Beginn der Fahrt zu informieren, ob gefah- ren wird oder nicht.

(9) Zeitbedarf für Ein- und Aussteigzeiten sowie darüberhinausgehende War- tezeiten von drei Minuten beim Abholen der Schülerinnen und Schüler an der Wohnung sowie bei der Rückfahrt von der Einrichtung müssen berück- sichtigt werden und werden nicht zusätzlich vergütet.

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6 Anlagenübersicht

Anlage 1: Fahrtenübersicht (Tourenplanung)

Anlage 2: Muster Belegungsplan

Anlage 3: Muster Tourenplan

Anlage 4: Anforderungskatalog BOKraft

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