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Bieterfragen Vergabeverfahren 2026 - 54 - Erneuerung der Fachsoftware für das Schwerbehindertenrecht-Feststellungsverfahren

Stand: 01.10.2026 Hinweis: Es kann im Zuge der Beantwortung von neuen Bieterfragen vorkommen, dass Antworten zu bereits beantworteten Bieterfragen nachträglich angepasst werden. Es ist daher immer das aktuellste Dokument maßgeblich.

Nr.	Frage	Antwort
1	Welche Rolle übernimmt VIS innerhalb des zukünftigen Gesamtsystems: ausschließlich Dokumentenmanagement oder zusätzlich Workflow- und Aufgabenmanagement?	Grundsätzlich sollen Workflow- und Aufgabenmanagement im neuen Fachverfahren ablaufen und nicht im VIS.
2	Werden die VIS-Funktionen für Geschäftsgänge, Wiedervorlagen, Aufgaben und Fristen heute produktiv verwendet?	Nein
3	Welches System soll zukünftig führend für Aufgaben, Wiedervorlagen, Fristen und Bearbeitungsstatus sein: VIS oder das neue Fachverfahren?	das neue Fachverfahren
4	Welche bestehenden VIS-Prozesse müssen durch das neue Fachverfahren unterstützt beziehungsweise integriert werden?	Es bestehen noch keine VIS-Prozesse
5	Umfasst die VIS-Anbindung ausschließlich Dokumente und Metadaten oder müssen auch Geschäftsgänge, Aufgaben, Wiedervorlagen und Statusinformationen ausgetauscht werden?	Es müssen die Daten in VIS übertragen werden, die für einen Export für Gericht oder die Archivierung im Landesarchiv erforderlich sind. Aufgaben, Widervorlagen oder Statusinformationen werden nicht in VIS gespeichert. Geändert durch Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026: Die elektronische Akte wird im integrierten Dokumentenmanagement des Fachverfahrens geführt; ein Export für Gerichte und andere Dritte erfolgt aus dem Fachverfahren (Lastenheft Nr. 4.2.3, 4.2.6). An VIS werden nur abgeschlossene Akten zur Archivierung übergeben (Option, Preisblatt Position 5). Aufgaben, Wiedervorlagen und Statusinformationen werden nicht in VIS gespeichert.
6	Welche konkrete technische Schnittstelle zu VIS ist verbindlich zu verwenden?	Es gibt keine verbindlich vorgegeben Schnittstelle Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
7	Ist die Nennung von Apache Chemistry OpenCMIS als verbindliche technische Vorgabe oder lediglich als Beispiel für einen CMIS-Client zu verstehen?	Apache Chemistry OpenCMIS ist ein Beispiel in der Schnittstellenbeschreibung und keine verbindliche Vorgabe Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
8	Falls OpenCMIS verbindlich vorausgesetzt wird: Welche unterstützte beziehungsweise gepflegte Implementierung soll verwendet werden?	s. Frage 7. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
9	Kann die VIS-Integration stattdessen über eine andere standardkonforme CMIS- Implementierung oder eine vom VIS-Hersteller aktuell unterstützte API realisiert werden?	s. Fragen 6. und 7. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).

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Nr.	Frage	Antwort
10	Sind die in den Vergabeunterlagen genannten COM-Schnittstellen zwingend zu verwenden?	Nein. Eine „COM-Schnittstelle" ist in den Vergabeunterlagen nicht als eigenständige, zwingende Schnittstelle vorgegeben. In der technischen Anlage 6 (VIS VAPI.NET Konfiguration, Kap. 2.2) wird „VAPI mittels COM" lediglich als eine von mehreren optionalen Zugriffsvarianten auf den plattformunabhängigen VAPI-Webservice (SOAP/XML) beschrieben, primär für die Anbindung von Altanwendungen bzw. VBA-Automatisierung. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
11	Falls ja: Für welche konkreten Funktionen beziehungsweise Fremdsysteme werden COM-Schnittstellen benötigt?	Entfällt, da COM nicht zwingend vorgegeben ist (s. Frage 10). Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
12	Handelt es sich bei diesen COM-Schnittstellen um bestehende Legacy-Schnittstellen, die lediglich dokumentiert wurden, oder müssen sie Bestandteil der zukünftigen Lösung bleiben?	Es handelt sich um eine in der VIS-Herstellerdokumentation (PDV GmbH) beschriebene optionale Zugriffsvariante für Altanwendungen. Sie ist keine vom Auftraggeber geforderte, zwingend fortzuführende Komponente der künftigen Lösung. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
13	Ist eine Ablösung der COM-Schnittstellen durch aktuelle, herstellerseitig unterstützte Schnittstellen zulässig?	Ja. Der Zugriff auf VAPI kann alternativ direkt über den SOAP-Webservice oder über die Java- bzw. .NET-SDK ohne COM erfolgen. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
14	Ergibt sich aus den COM-Anforderungen eine zwingende Windows-Abhängigkeit für Komponenten des Fachverfahrens?	Nein. Da COM keine zwingende Vorgabe ist und der VAPI-Webservice plattformunabhängig über SOAP angesprochen werden kann, ergibt sich daraus keine Windows-Abhängigkeit für das Fachverfahren (s. Frage 10, Anlage 6 VIS VAPI Überblick, Kap. 2). Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
15	Sind Linux- beziehungsweise containerbasierte Serverkomponenten grundsätzlich zulässig, sofern alle geforderten Integrationen unterstützt werden?	Ja
16	Für welche konkreten Kommunikationsprozesse wird Governikus MultiMessenger im heutigen beziehungsweise zukünftigen Verfahren eingesetzt?	Kommunikation mit Gerichten im Rahmen von Klageverfahren
17	Dient GMM ausschließlich der rechtssicheren Kommunikation mit Gerichten und Behörden oder auch der Kommunikation mit Antragstellenden und weiteren Beteiligten?	s. 16.

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Nr.	Frage	Antwort
18	Werden über GMM E-Mail-, File-Share- oder weitere Zustellmechanismen genutzt?	Ja
19	Muss das Fachverfahren Nachrichten sowohl über GMM versenden als auch von GMM empfangen?	Ja
20	Müssen GMM-Postfächer beziehungsweise Kommunikationskonten innerhalb des Fachverfahrens verwaltet werden?	Nein
21	Welche Zustell-, Empfangs- und Fehlerbestätigungen müssen im Fachverfahren verarbeitet und revisionssicher dokumentiert werden?	Alle Daten, die für eine rechtskonforme Aktenführung nach E-Government-Gesetz des Landes Sachsen-Anhalt (EGovG LSA) und der Elektronischen Aktenverordnung Sachsen-Anhalt (EAktVO LSA) notwendig sind, müssen revisionsicher auch im Fachverfahren dokumentiert sein.
22	Welche technischen Schnittstellen, Formate und Authentisierungsmechanismen sind für GMM vorgegeben?	Bitte der Anlage 6 (Anlagen Governikus) zum Lastenheft entnehmen. Detailliertere Informationen erhalten Entwickler direkt bei Governikus.
23	Steht für GMM eine Test- beziehungsweise Integrationsumgebung zur Verfügung?	Nein
24	Für welche fachlichen Prozesse wird proGOV eingesetzt und wie grenzt sich dessen Verwendung von GMM ab?	proGOV wird im aktuellen Verfahren zum Melderegisterabgleich eingesetzt, GMM soll im neuen Verfahren im Rahmen von Klageverfahren verwendet werden
25	Wird proGOV ausschließlich für die Kommunikation mit Meldebehörden beziehungsweise Melderegistern eingesetzt?	Ja, aber eine Optimierung der Lösung unter Ablösung von ProGOV wird angestrebt
26	Welche Melderegister beziehungsweise Bundesländer müssen angebunden werden?	Nur Zentrales Melderegister Sachsen-Anhalt
27	Ist die Kommunikation mit den Melderegistern unidirektional oder bidirektional?	Derzeit erzeugt das Fachverfahren Datensätze, die als Abfrage an das Melderegister gesendet werden, Die Antworten werden in Fachverfahren übernommen und lösen Aufgaben aus.
28	Muss das neue Fachverfahren selbst Meldungen an Melderegister versenden oder ausschließlich Änderungen aus Melderegistern empfangen?	s. 27
29	Wie ist insbesondere der Prozess bei Sterbefällen vorgesehen: Muss das Fachverfahren eine Sterbemeldung versenden oder lediglich einen Sterbehinweis aus dem Melderegister empfangen und den eigenen Datenbestand synchronisieren?	Informationen zu Sterbefällen werden ausschließlich aus dem Melderegister übernommen. Das Fachverfahren ist keine Quelle für Änderungen im Melderegister.
30	Werden Änderungen aktiv an das Fachverfahren zugestellt oder muss das Fachverfahren Melderegister regelmäßig abfragen?	Das Melderegister kann passiv abgefragt werden und versendet selbst keine Änderungsmeldungen
31	Welche XMeld-Version beziehungsweise welche sonstigen Datenformate sind verbindlich?	Version 26.05, die Versionen ändern sich 2mal im Jahr, jeweils zum 1. Mai und zum 1. November, die Koordinierungsstelle für IT-Standards veröffentlicht die Spezifikation für OSCI-XMeld
32	Welche Transportprotokolle beziehungsweise Gateways sind für den Datenaustausch vorgeschrieben?	OSCI-XMeld über TCP-IP
33	Stehen Testsysteme und geeignete Testdaten für die Melderegisteranbindung zur Verfügung?	Nein

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Nr.	Frage	Antwort
34	Welche konkreten HKR-Systeme und Versionen sind anzubinden?	Das HKR-System von Sachsen-Anhalt basiert auf SAP. Folgende Versionen sind laut Weboberfläche im Einsatz: SAP S/4HANA 2023 SAP S/4HANA FOUNDATION 2023 SAP FIORI FES 2023 FOR S/4HANA SAP FIORI FOR SAP S/4HANA 2023 ABAP PLATFORM 2023
35	Sind sowohl Import als auch Export zwischen Fachverfahren und HKR erforderlich?	Ja
36	Sind die Schnittstellen ausschließlich dateibasiert oder existieren zusätzliche Online- Schnittstellen?	Aktuell sind die Schnittstellen dateibasiert, eine Änderung der Anbindung des Fachverfahrens derzeit nicht möglich.
37	Ist das in Anlage 3.2 beschriebene Exportformat „Fachsoftware → HKR“ vollständig und verbindlich spezifiziert?	Anlage 3.2. ist ein Beispiel, das Format der anderen Zahlläufe ist analog zu dem Beispiel
38	Existiert eine entsprechende verbindliche Spezifikation für die Gegenrichtung „HKR → Fachsoftware“?	s. Anlage 3.1
39	Welche Transportmechanismen werden für die Übergabe der Dateien verwendet, beispielsweise Filesystem, Netzlaufwerk oder Transferdienst?	Ablage auf Filesystem und aktuell ein Transferdienst außerhalb des Fachverfahrens. Eine Optimierung wird angestrebt.
40	In welchen Intervallen beziehungsweise zu welchen Stichtagen erfolgt der HKR- Datenaustausch?	Die Einzahlungsdatei der Wertmarken wird von Dienstag bis Samstag vom HKR-Server abgeholt Die Auszahlungsdateien für Gutachter (alle zwei Wochen bis monatlich), Befunde (regelhaft wöchentlich), Wertmarkenrückerstattung (alle zwei Wochen bis monatlich) können täglich von Montag bis Freitag erfolgen Die Auszahlungen für das Blinden- und Gehörlosengeld erfolgen jeweils zum Monatsende an unterschiedlichen Wochentagen (keine konkreten Stichtage)
41	Welche Anforderungen bestehen hinsichtlich Fehlerbehandlung, Wiederholung und Abstimmung zwischen Fachverfahren und HKR?	Hohe Priorität gilt bei der Auszahlung des Blinden- und Gehörlosengeldes, eine sofortige Fehlerbehebung ist anzustreben Auch bei den anderen Auszahlungsdateien bzw. der Einzahlungsdatei WM gilt eine schnellstmögliche Problemlösung
42	Wie läuft das geforderte HKR-Zertifizierungsverfahren konkret ab?	Es sind eine Reihe von Dokumenten zu erarbeiten, die vom HKR-Team begutachtet werden. Ggf. sind Nachforderungen zu erfüllen in Bezug auf die Prozesse im Fachverfahren.
43	Wann steht dem Auftragnehmer nach Zuschlag eine HKR-Testumgebung zur Verfügung?	Der Zugang zu den SAP-Systemen wird nicht durch den Auftraggeber direkt geregelt. Der Zeitpunkt ist vom Auftraggeber mit der verantwortlichen Behörde noch abzustimmen.
44	Welche Voraussetzungen müssen vor einer Zertifizierung beziehungsweise Einreichung der Testunterlagen erfüllt sein?	Keine speziellen Voraussetzungen an den Auftragnehmer
45	Wer stellt erforderliche Testdaten und erwartete Vergleichsergebnisse bereit?	Der Auftraggeber

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Nr.	Frage	Antwort
46	Welches Datenformat ist für die elektronische Übermittlung der GdB-Daten an die Finanzverwaltung vorgesehen?	Der Auftragnehmer muss sich im ELSTER-Entwicklungsforum registrieren und erhält alle erforderlichen Informationen. Die aktuellen Beschreibungen der Schnittstelle liegen dem Auftraggeber nicht vor.
47	Welches Protokoll beziehungsweise welcher technische Übertragungsweg ist verbindlich?	s. Frage 46
48	Welche fachlichen Ereignisse lösen eine Übermittlung aus?	s. Frage 46
49	Müssen auch Korrekturen, Änderungen und Stornierungen bereits übermittelter Daten unterstützt werden?	Ja.
50	Erfolgt die Übermittlung unmittelbar ereignisbezogen oder gesammelt im Batchbetrieb?	s. Frage 46
51	Welche Rückmeldungen beziehungsweise Verarbeitungsprotokolle der Finanzverwaltung müssen verarbeitet werden?	s. Frage 46
52	Steht eine Testumgebung der Finanzverwaltung zur Verfügung?	Ja
53	Wer stellt Zertifikate, technische Benutzer und weitere Zugangsdaten bereit?	Der Auftraggeber
54	Welche der elf Schnittstellen werden synchron beziehungsweise online betrieben und welche als Datei- oder Batchschnittstellen?	Im Lastenheft sind unter 4.2 nur acht Schnittstellen aufgeführt. HKR - dateibasiert (siehe Anlagen zum Lastenheft) Meldeabgleich - dateibasiert (siehe Anlagen zum Lastenheft) Elektronische Akte /DMS VIS - nicht festgelegt, verlangt ein Konzeopt vom Bieter Datenaustausch mit Außengutachtern - online (siehe Anlagen zum Lastenheft) Onlinedienste für Bürger und Antragsteller - online Elektronischer Gerichtsverkehr/ Elektronische Post - online Finanzverwaltung - siehe Frage 46 Befundscheinübermittlung und -entschädigung - online Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
55	Welche fachlichen und technischen Laufintervalle gelten für die einzelnen Batchprozesse?	abhängig von der Schnittstelle
56	Existieren feste Cut-off-Zeiten oder Nachtverarbeitungsfenster?	Nein
57	Soll die Orchestrierung der Batchprozesse Bestandteil des Fachverfahrens sein oder wird dafür eine vorhandene Betriebsplattform bereitgestellt?	Es gibt keine vorhandene Betriebsplattform.
58	Müssen Administratoren den Status aller Batchläufe innerhalb des Fachverfahrens überwachen können?	Protokollierung und Alarmierung bei Fehlern genügen.
59	Welche Anforderungen bestehen an Monitoring, Metriken und Alarmierung fehlgeschlagener oder verspäteter Batchläufe?	Alarmierung konfigurierbarer Nutzer

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Nr.	Frage	Antwort
60	Müssen fehlgeschlagene Verarbeitungsläufe manuell beziehungsweise automatisch erneut gestartet werden können?	abhängig von der Schnittstelle
61	Welche Anforderungen bestehen bezüglich Idempotenz und Dublettenerkennung bei Wiederholungen?	abhängig von der Schnittstelle
62	Welche Anforderungen bestehen an fachliche Abstimm- beziehungsweise Reconciliation-Verfahren bei dateibasierten Schnittstellen?	derzeit keine
63	Wie lange müssen Eingangsdateien, Ausgangsdateien und Verarbeitungsprotokolle aufbewahrt werden?	Die Eingangs- und Ausgangsdateien sowie die Verarbeitungsprotokolle, welche die Schnittstelle zwischen Fachanwendung und HKR betreffen, werden separat auf dem Server gespeichert und manuell bereinigt. Eine Aufbewahrungszeit ist daher für das Ausschreibungsverfahren nicht relevant.
64	Ist für die Mobile App zwingend eine native iOS-/Android-Anwendung erforderlich oder erfüllt eine responsive Web-Anwendung beziehungsweise PWA die Anforderung?	Idealerweise steht eine native App zur Verfügung, um darüber auch Benachrichtigungen bei Übermittlung von Dokumenten und Nachrichten an die Antragsteller zu ermöglichen.
65	Ist der Europäische Behindertenausweis beziehungsweise European Disability Card Bestandteil des verbindlichen Leistungsumfangs dieser Ausschreibung?	Nein, da hierzu noch keine verbindlichen Regelungen getroffen wurden
66	Falls ja: Welche konkreten Funktionen müssen für den EDC umgesetzt werden?	Aktuell keine
67	Ist eine Integration mit der elektronischen Patientenakte Bestandteil des verbindlichen Leistungsumfangs?	Nein, da hierzu noch keine verbindlichen Voraussetzungen seitens ePA geschaffen wurden
68	Falls ja: Welche konkreten Anwendungsfälle und Schnittstellen zur ePA sind vorgesehen?	Aktuell keine
69	Welchen konkreten Funktionsumfang umfasst die geforderte SER-Aktenverwaltung für SGB XIV?	Zu den SER-Akten sollen nur Metainformationen in der Fachanwendung gehalten werden. Die eigentliche Aktenführung der SER-Akten findet in einer anderen Fachanwendung statt. Die in Anlage 5 des Lastenheftes beschriebenen Funktionen betreffen nur die Metadaten der SER-Akten.
70	Welche dieser Komponenten müssen zum ersten Produktivstart verfügbar sein und welche sind lediglich perspektivisch vorgesehen?	Die Verträge zum Scannen der Altakten sind abgeschlossen und werden mit Produktivstart aktiv.
71	Aus welchem bestehenden Fachverfahren beziehungsweise aus welchen Datenquellen erfolgt die Altdatenmigration?	Aktuell wird das Fachverfahren ELVISWeb der Firma BEC eingesetzt
72	Welche Datenmengen sind zu migrieren?	s. Anlage 1 Lastenheft
73	Welche historischen Daten müssen übernommen werden?	s. Anlage 1 Lastenheft
74	Müssen neben Stammdaten und Falldaten auch Dokumente, Historien, Wiedervorlagen, Aufgaben und Auditinformationen migriert werden?	Dies ergibt sich aus dem vom Auftragnehmer zu erarbeitenden Migrationsplan (Lastenheft Nr. 4.8).
75	In welchem Format können die Altdaten bereitgestellt werden?	Datenbankabzug einer PostgreSQL-Datenbank
76	Stehen Datenmodell und technische Dokumentation des Altsystems zur Verfügung?	Ja

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Nr.	Frage	Antwort
77	Ist eine einmalige Migration vorgesehen oder sind vor dem Go-Live zusätzlich Delta- Migrationen erforderlich?	Dies ergibt sich aus dem vom Auftragnehmer zu erarbeitenden Migrationsplan (Lastenheft Nr. 4.8). Es wird davon ausgegangen, dass mit dem aktuellen System bis kurz vor Go-Live gearbeitet wird und ab Go-Live nur noch mit dem neuen Verfahren.
78	Welche fachlichen und technischen Kriterien gelten für die Abnahme der Migration?	Die Nutzer müssen nahtlos ab Go-Live mit den laufenden Verfahren entsprechend Anlage 1 weiterarbeiten können, ohne bereits vorhandene Daten nochmals eingeben zu müssen.
79	Welcher Hoster wird für die zukünftige Lösung eingesetzt?	Es gibt Vorgespräche mit Dataport AöR, aber noch keine Festlegung.
80	Welche technische Infrastruktur stellt der Hoster zur Verfügung?	Laut Lastenheft 4.12.2.2 sind die für den Betrieb erforderlichen Architekturvorgaben mit Angebotsabgabe mitzuteilen
81	Welche Betriebssysteme, Containerplattformen, Datenbanken und Middlewareprodukte können genutzt werden?	s. 80 - ggf. erforderliche Lizenzkosten über Serverbetriebssystem, Virtualisierungsplattform und Datenbank hinaus sind mit im Angebot zu kalkulieren.
82	Welche Umgebungen werden bereitgestellt, insbesondere Entwicklung, Test, Abnahme, Schulung und Produktion?	Es ist wird beim Hoster mindestens eine Test- und eine Produktionsumgebung bereitgestellt. Eine Entwicklungsumgebung liegt in Verantwortung des Auftragnehmers
83	Wer ist für Deployment und Release-Management auf den jeweiligen Umgebungen verantwortlich?	Das ist abhängig vom Hoster. Grundsätzlich hat der Auftragnehmer keinen administrativen Zugriff auf die Hosting-Umgebung
84	Welche Netzwerkverbindungen zu VIS, HKR, GMM, proGOV und weiteren Fremdsystemen werden vom Auftraggeber beziehungsweise Hoster bereitgestellt?	Clients und Server werden im Landesdatennetz ITN-XT betrieben. Erforderliche Netzwerkverbindungen sind in den Architekturvorgaben zu beschreiben und ggf. notwendige Freischaltungen werden durch den Auftraggeber beim ITN-XT-Betrieb beauftragt.
85	Welche Vorgaben bestehen bezüglich Hochverfügbarkeit, Backup und Disaster Recovery?	Das Verfahren ist in Bezug auf Verfügbarkeit auf "Normal" eingestuft. Datensicherung und Desaster Recovery sind Bestandteil der Verträge mit dem Hoster
86	Kann der Auftraggeber die heutigen End-to-End-Prozesse des Schwerbehindertenrechts-Feststellungsverfahrens zur Verfügung stellen?	Die Prozesse sind nur teilweise visualisiert (Erstfeststellung und Neufeststellung)
87	Welche Prozessschritte werden heute durch das bestehende Fachverfahren und welche durch VIS unterstützt?	Aktuell wird VIS im Schwerbehindertenrechts-Feststellungsverfahren nicht genutzt
88	Welche manuellen beziehungsweise organisatorischen Prozesse sollen mit Einführung der neuen Lösung unverändert bestehen bleiben?	Dazu gibt es keine Festlegungen
89	Welche Prozesse sollen ausdrücklich durch die neue Standardsoftware ersetzt oder automatisiert werden?	Es soll ein höchstmöglicher Stand der Automatisierung von Prozessen erreicht werden. Konkrete Vorgaben existieren nicht.
90	Welche Wiedervorlagen, Fristen und Eskalationsmechanismen existieren heute?	Dies ist in den einzelnen Vorgangsbearbeitungsschritten unterschiedlich, teilweise gesetzlich vorgegeben und muss - außer bei gesetzlicher Vorgabe - im neuen Verfahren nicht genauso sein.
91	Welche dieser Regeln müssen konfigurierbar sein, ohne dass hierfür eine Softwareänderung erforderlich ist?	Idealerweise ist der Grad der Konfigurierbarkeit so hoch, dass keine Softwareänderungen durch den Auftragnehmer erforderlich sind. Ggf. werden die Konfigurationsänderungen als Dienstleistung beim Auftragnehmer erforderlich.
92	Welche gesetzlichen Anpassungen gelten als Bestandteil der pauschalen Softwarepflege und welche als separat zu vergütende Weiterentwicklung?	Dies ist im Einzelfall zu entscheiden und sinnvollerweise Bestandteil der Vereinbarung zwischen den nutzenden Behörden.
93	Wie wird zwischen Fehlerbehebung, gesetzlich erforderlicher Anpassung und funktionaler Weiterentwicklung abgegrenzt?	Dies ist im Einzelfall zu entscheiden und sinnvollerweise Bestandteil der Vereinbarung zwischen den nutzenden Behörden.

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Nr.	Frage	Antwort
94	Wie funktioniert die genannte institutionalisierte Steuerung der Weiterentwicklung durch die nutzenden Behörden?	Es wird erwartet, dass für die angebotene Standardsoftware des Auftragnehmers eine Vereinbarung der nutzenden Behörden existiert, die diese Steuerung definiert. Geändert am 01.10.2026: Für die angebotene Standardsoftware wird ein Verfahren zur abgestimmten Weiterentwicklung durch die nutzenden Behörden erwartet. Eine bestehende Vereinbarung ist keine Mindestanforderung; bewertet wird in Leistungskriterium 5 das verbindlich zugesagte Verfahren (siehe Antwort zu Frage 144).
95	Existiert dafür bereits ein Produkt- beziehungsweise Release-Gremium?	Für die derzeit eingesetzte Software gibt es kein formales Gremium. Für die neu einzuführende Standardsoftware muss die Frage der Bieter beantworten.
96	In welchem Umfang muss der Auftragnehmer Weiterentwicklungen anderer nutzender Behörden in den für das LAS eingesetzten Produktstand übernehmen?	Entsprechend EVB-IT-Vertrag sind Änderungen in den Standard zu übernehmen. Ggf. sind bei Funktionserweiterungen und Weiterentwicklungen, z. B. durch neue Module, zusätzliche Lizenzkosten fällig.
97	Welche Anforderungen bestehen an Releasefrequenz, Rückwärtskompatibilität und Upgradefähigkeit kundenspezifischer Konfigurationen?	aktuell keine
98	Höchstgrenze des Haushaltsjahres 2027 für die Positionen 2 bis 8: Das Preisblatt sieht für die Summe der im Haushaltsjahr 2027 fälligen Positionen 2 bis 8 eine Höchstgrenze von 150.000,00 EUR brutto vor, deren Überschreitung zum zwingenden Ausschluss führt. Diese Positionen umfassen die Implementierung und den Rollout, sämtliche Schnittstellen einschließlich der Schnittstelle „E-Akte als Dienst", die Altdatenmigration beider Phasen (Kennzahlen 1, 3 und 4 gemäß Anlage 1, in Summe rund 1,88 Mio. Datensätze) sowie die Sachbearbeiter- und Administratorenschulungen einschließlich Reisekosten und Spesen. Wir bitten um Bestätigung, dass die Höchstgrenze in dieser Höhe zutreffend ist, und um Mitteilung, ob der Auftraggeber vor dem Hintergrund des beschriebenen Leistungsumfangs eine Anpassung des Preisblattes oder der Zuordnung einzelner Positionen zu den Haushaltsjahren beabsichtigt. Bezug: Preisblatt, Blatt „Höchstgrenzen"; Anlage 1 „Mengengerüst und Aufwandskontingente", Abschnitt 1	Bestätigt: Die Höchstgrenze 2027 (Positionen 2–8) beträgt 150.000,00 EUR brutto (Preisblatt, Zelle G48); zum Vergleich die Höchstgrenze 2026 (Position 1): 805.105,73 EUR brutto (Zelle G43). Geändert durch Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026: Die Höchstgrenze für das Haushaltsjahr 2027 von 150.000,00 EUR brutto gilt für die Summe der Positionen 2 bis 4 und 6 bis 8. Position 5 (Archivschnittstelle VIS) ist eine Option und unterliegt keiner Höchstgrenze. Die Höchstgrenze für das Haushaltsjahr 2026 (Position 1) beträgt unverändert 805.105,73 EUR brutto.
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Nr.	Frage	Antwort
100	Lieferzeitpunkt für Position 1 im Haushaltsjahr 2026: Die Bindefrist endet am 09.11.2026, die Vergütung der Position 1 erfolgt bei Lieferung der Lizenzen im Haushaltsjahr 2026. Wir bitten um Mitteilung, bis zu welchem Termin die Lieferung erfolgt sein muss, um die Abrechnung im Haushaltsjahr 2026 zu ermöglichen. Bezug: Preisblatt, Pos. 1, Spalte „Zahlung"; Auftragsbekanntmachung Nr. 5.1.12	Der genaue Kassenschluss für das Haushaltsjahr 2026 steht derzeit noch nicht fest; eine abschließende Entscheidung des Ministeriums der Finanzen (MF) steht noch aus. Auf Basis der Erfahrungswerte der letzten Jahre geht der Auftraggeber vom 18.12.2026 aus. Zur Planung sollte die Lieferung der Lizenzen bis spätestens 15.12.2026 erfolgen, die Rechnungsstellung bis spätestens 17.12.2026. Diese Angaben stehen unter dem Vorbehalt der Entscheidung des MF, können aber für die Planung zugrunde gelegt werden. Der Auftraggeber bemüht sich zusätzlich um eine Sondergenehmigung für eine Ausnahmeregelung zur nachträglichen Buchung; sofern diese erteilt wird, wird dies unverzüglich mitgeteilt.
101	Staffelung des Weiterentwicklungskontingents: Das Lastenheft und die Positionsbeschreibung zu Position 9 beschreiben einen gestaffelten Ansatz mit geringerem Kontingent in der Stabilisierungsphase (Jahre 1 bis 2) und höherem Kontingent ab Jahr 3. Anlage 1 weist demgegenüber nur eine Gesamtsumme von 80 Personentagen für die vierjährige Laufzeit aus, das Preisblatt gliedert allein nach Personalkategorien. Wir bitten um Mitteilung der vorgesehenen jahresweisen Staffelung oder um Bestätigung, dass für die Angebotskalkulation ausschließlich die Gesamtsumme maßgeblich ist. Bezug: Anlage 1, Abschnitt 2, Position 1 „Weiterentwicklung"; Preisblatt, Pos. 9	Bestätigt: Gemäß Anlage 1 („alleinige Referenz“) ist für die Kalkulation ausschließlich die Gesamtsumme von 80 Personentagen über die vierjährige Laufzeit maßgeblich. Eine verbindliche Jahresstaffelung ist in den Vergabeunterlagen nicht festgelegt; der Abruf erfolgt nach Bedarf und Priorisierung durch die nutzenden Behörden (Vertrag Nr. 7.1/8.1), ohne Verbrauchszwang.
102	Preisbindung der Personentagessätze bei gleichzeitiger Tariftreueverpflichtung: Nach Nummer 8.1 des EVB-IT Systemvertrages sind die Personentagessätze für die gesamte Vertragslaufzeit von bis zu sechs Jahren gebunden und der Preisanpassung nach Nummer 8.6 nicht zugänglich. Gleichzeitig verpflichtet die Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit den Auftragnehmer, Änderungen der maßgeblichen tarifvertraglichen Entgelte während der Ausführungslaufzeit zu berücksichtigen. Wir bitten um Bestätigung, dass diese Kombination beabsichtigt ist, und um Mitteilung, ob eine Einbeziehung der Personentagessätze in die Preisanpassung nach Nummer 8.6 vorgesehen werden kann. Bezug: EVB-IT Systemvertrag Nr. 8.1 und 8.6; Eigenerklärung Tariftreue, Nr. 1.6	Die Tariftreueverpflichtung verpflichtet den Auftragnehmer zur Zahlung tarifvertraglicher Entgelte an sein eingesetztes Personal; sie begründet keinen Anspruch auf Anpassung der dem Auftraggeber in Rechnung gestellten Personentagessätze. Die im Preisblatt anzugebenden Sätze sind gemäß Nr. 8.1 für die gesamte Vertragslaufzeit gebunden und von der Preisanpassung nach Nr. 8.6 ausgenommen; der Bieter hat mögliche künftige Entgeltsteigerungen bereits bei der Kalkulation seiner Sätze zu berücksichtigen. Eine Einbeziehung der Personentagessätze in die Preisanpassung nach Nr. 8.6 ist nicht vorgesehen.
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Nr.	Frage	Antwort
104	Mitnutzung der allgemeinen Module durch weitere Fachverfahren: Nach Lastenheft Nr. 2.2 sollen die allgemeinen Module und Schnittstellen nicht nur dem Schwerbehindertenfeststellungsverfahren zur Verfügung stehen, sondern auch für andere Fachverfahren auch anderer Hersteller nutzbar sein; genannt werden das Landesjugendamt, das Gesundheitswesen, die Pharmazie, die Heimaufsicht, das Integrationsamt, das Landesprüfungsamt für Gesundheitsberufe und das Soziale Entschädigungsrecht. Position 1 des Preisblattes bemisst die Beschaffungskosten demgegenüber ausschließlich nach der Anwenderzahl gemäß Kennzahl 5 (rund 150 Anwenderinnen und Anwender des Feststellungsverfahrens). Wir verstehen die Vergabeunterlagen dahingehend, dass Gegenstand dieses Auftrags allein die Bereitstellung für das Feststellungsverfahren ist und die technische Wiederverwendbarkeit für weitere Fachverfahren als Architekturanforderung gefordert wird, eine tatsächliche Mitnutzung durch weitere Fachverfahren jedoch Gegenstand künftiger, gesonderter Beschaffungen wäre. Für dieses Verständnis spricht auch, dass keine Rahmenvereinbarung geschlossen wird. Wir bitten um Bestätigung dieses Verständnisses. Bezug: Lastenheft Nr. 2.2 und 2.2.1; Preisblatt, Pos. 1; Auftragsbekanntmachung Nr. 5.1.15	Bestätigt: Gegenstand dieses Auftrags ist ausschließlich die Bereitstellung für das Feststellungsverfahren nach dem SGB IX gemäß Kennzahl 5 (Anlage 1). Die in Lastenheft Nr. 2.2.1 geforderte Mehrverfahrens- und Wiederverwendungsfähigkeit der allgemeinen Module ist eine Architekturanforderung und zugleich Bewertungsaspekt bei Zuschlagskriterium 5 („Kooperationsmöglichkeiten mit anderen Bundesländern“, Bewertungsschema). Eine tatsächliche Mitnutzung durch weitere Fachverfahren wäre Gegenstand künftiger, gesonderter Beschaffungen; eine Rahmenvereinbarung wird im Rahmen dieses Verfahrens nicht geschlossen. Geändert durch Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026: Bestätigt: Gegenstand dieses Auftrags ist ausschließlich die Bereitstellung für das Feststellungsverfahren nach dem SGB IX gemäß Kennzahl 5 (Anlage 1). Die in Lastenheft Nr. 2.2.1 geforderte Mehrverfahrens- und Wiederverwendungsfähigkeit der allgemeinen Module ist eine Architekturanforderung und wird bei Leistungskriterium 5 unter den Aspekten Modularität, Erweiterungsfähigkeit und Wiederverwendbarkeit bewertet. Das Merkmal der länderübergreifenden Zusammenarbeit in Leistungskriterium 5 betrifft demgegenüber die mit anderen Ländern abgestimmte Weiterentwicklung des Produkts. Eine tatsächliche Mitnutzung durch weitere Fachverfahren wäre Gegenstand künftiger, gesonderter Beschaffungen; eine Rahmenvereinbarung wird im Rahmen dieses Verfahrens nicht geschlossen.
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Nr.	Frage	Antwort
106	Weitergabe an Dritte außerhalb des Landesamtes: Die Wertungskriterien nehmen Bezug auf ein Kooperationsnetzwerk zwischen den Bundesländern beziehungsweise den einzelnen Nutzern entsprechender Fachanwendungen. Im Vertragsentwurf sind die Regelungen zur Verbreitung und Unterlizenzierung an Dritte nicht angekreuzt. Wir bitten um Bestätigung, dass eine Weitergabe der Standardsoftware oder der allgemeinen Module an andere Auftraggeber außerhalb des Landesamtes für Soziales, Jugend und Gesundheit Sachsen-Anhalt nicht Gegenstand dieses Auftrags ist. Bezug: Eignungs- und Zuschlagskriterien, Kriterium 5; EVB-IT Systemvertrag Nr. 4.3.3 und 4.5.3	Bestätigt: Eine Weitergabe der Standardsoftware oder der allgemeinen Module an andere Auftraggeber außerhalb des Landesamtes für Soziales, Jugend und Gesundheit Sachsen-Anhalt ist nicht Gegenstand dieses Auftrags. Im EVB-IT Systemvertrag sind die entsprechenden Regelungen zur Verbreitung und Unterlizenzierung an Dritte (Nr. 4.3.3, 4.5.3) nicht vereinbart.
107	Mängelklassen bei Nutzung der allgemeinen Module durch Fachverfahren Dritter: Nummer 14 des EVB-IT Systemvertrages definiert die Mängelklassen ausdrücklich „für das Feststellungsverfahren nach dem Schwerbehindertenrecht" und benennt als Kernfunktionen die Antragserfassung, die Bescheiderstellung, den Aktenzugriff sowie die Schnittstellen zu VIS, beBPo, HKR, Melderegister und Finanzverwaltung. Wir bitten um Klarstellung, ob eine Störung, die ausschließlich die Nutzung der allgemeinen Module durch ein Fachverfahren eines anderen Herstellers betrifft, einen Mangel im Sinne dieser Regelung darstellt und ob die vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten sowie die Vertragsstrafen nach Nummer 17 hierauf Anwendung finden. Bezug: EVB-IT Systemvertrag Nr. 14 und 17; Lastenheft Nr. 2.2	Bei Schnittstellen zu Fachverfahren Dritter betrifft die Mängeldefinition nach Nr. 14.5 nur den Teil der Schnittstelle, der in der Verantwortungssphäre (Hoheit) des Auftragnehmers liegt. Der Auftragnehmer ist gleichwohl zur Mitwirkung bei der Fehlersuche verpflichtet, solange nicht geklärt ist, auf welcher Seite der Schnittstelle die Ursache der Störung liegt.

108 Kostentragung der Fehleranalyse bei Mehrherstellerbetrieb: Ergibt die Fehleranalyse, dass die Ursache nicht in der Leistung des Auftragnehmers liegt, wird der Sofern ein Fachverfahren eines anderen Herstellers die allgemeinen Module nutzt, hierfür erforderliche Aufwand als Vergütung nach Aufwand zu den in Nr. 8.1 gebundenen kann die Zuordnung einer Störung zur Verantwortungssphäre des jeweiligen Personentagessätzen vergütet. Herstellers Analyseaufwand erfordern. Wir bitten um Mitteilung, wie dieser Aufwand vergütet wird, wenn die Analyse ergibt, dass die Ursache nicht in der Leistung des Auftragnehmers liegt. Bezug: EVB-IT Systemvertrag Nr. 5 und 8

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Nr.	Frage	Antwort
109	Servicezeiten: Nach Lastenheft Nr. 4.12 hat der Bieter die von ihm vorgesehenen Servicezeiten im Angebot anzugeben. Wir bitten um Bestätigung, dass die Festlegung der Servicezeiten dem Bieter obliegt und der Auftraggeber insoweit keine Mindestvorgaben macht. Bezug: Lastenheft Nr. 4.12; EVB-IT Systemvertrag Nr. 5.1.1.2 und 8.2	Vorab zur Fundstelle: Der zitierte Passus steht nicht in Nr. 4.12 (Software- und systemtechnische Anforderungen), sondern in Nr. 4.10 (Anforderungen an Systemverfügbarkeit und Support). Inhaltlich ist zu unterscheiden: Für die im Preisblatt ausgewiesenen Optionalpositionen 1st-/2nd- Level-Support (Pos. 12/13) sowie für die Mängelbeseitigung gibt Nr. 4.10 feste Servicezeiten vor (Mo.–Do. 8:00–16:30 Uhr, Fr. 8:00–15:00 Uhr); diese sind keine freie Bieterwahl. Nur für Leistungen, die nach Aufwand vergütet werden (insbesondere das Weiterentwicklungskontingent, Pos. 9; EVB- IT Systemvertrag Nr. 8.2), legt der Bieter die vorgesehenen Servicezeiten im Angebot selbst fest; insoweit macht der Auftraggeber keine Mindestvorgabe. Die vom Bieter erbetene Bestätigung trifft daher nur für die Aufwand vergüteten Leistungen zu, nicht pauschal für alle Servicezeiten.
110	Datensatzbeschreibung der HKR-Importschnittstelle: Anlage 3.1 weist darauf hin, dass für die Importschnittstelle eine Datensatzbeschreibung nicht vorliegt und lediglich Beispieldatensätze zur Verfügung stehen. Wir bitten um Bereitstellung einer Feld- und Satzbeschreibung. Sofern eine solche nicht existiert, bitten wir um Mitteilung, wie der Auftraggeber die Spezifikation im Rahmen seiner Mitwirkungsleistungen nach Nummer 13 des Vertrages zu unterstützen beabsichtigt. Bezug: Anlage 3.1 „Schnittstelle Import HKR"; EVB-IT Systemvertrag Nr. 13	Eine Datensatzbeschreibung liegt auch dem Auftraggeber derzeit nicht vor; sie wird bereitgestellt, sobald sie vorliegt. Für die Angebotskalkulation sollen die in Anlage 3.1 beigefügten Beispieldatensätze ausreichend sein.
111	Zertifizierungsverfahren der HKR-Schnittstelle: Das Lastenheft sieht vor, dass die Zertifizierung der HKR-Schnittstelle durch den Auftraggeber erfolgt und mit Vorlage lauffähiger Testunterlagen beginnt. Wir bitten um Mitteilung, welche Testunterlagen im Einzelnen vorzulegen sind und ab welchem Projektzeitpunkt das Zertifizierungsverfahren eingeplant werden soll. Bezug: Lastenheft Nr. 4.2; Anlage 6 „Schnittstelle HKR"	Vorzulegen sind vollständige, lauffähige Testunterlagen für die HKR-Schnittstelle (Lastenheft Nr. 4.2.1); eine darüberhinausgehende, dokumentenscharfe Liste einzelner Testunterlagen ist in den Vergabeunterlagen nicht festgelegt. Der Auftraggeber schließt das Zertifizierungsverfahren innerhalb von 2 Monaten nach vollständiger Vorlage ab; der genaue Projektzeitpunkt ist im Termin- und Leistungsplan des Angebots vom Bieter selbst einzuplanen, so dass die Produktivsetzung nicht verzögert wird.

112 Nachrichtentyp und Version beim Meldeabgleich: Maßgeblich ist der Nachrichtentyp 1330 (Fachspezifische Behördenauskunft); die im Beispiel-XML Anlage 3.3 bezeichnet den Nachrichtentyp als „Fachspezifische Behördenauskunft abweichend ausgewiesene 1332 sowie der dortige Namensraum XMeld 3.4 (Stand 2018) sind (1330)". Das beigefügte Beispiel-XML weist im Nachrichtenkopf demgegenüber den veraltet und nicht maßgeblich. Da zweimal jährlich (01.05. und 01.11.) ein Versionswechsel von Code 1332 aus und verwendet den Namensraum XMeld 3.4 mit einem XMeld erfolgt, ist stets die zum jeweiligen Zeitpunkt aktuell gültige Version zugrunde zu legen; eine Erstellungszeitpunkt aus dem Jahr 2018. Wir bitten um Mitteilung des maßgeblichen für den Produktivstart bereits jetzt fixierbare Version kann nicht benannt werden. Der Transport Nachrichtentyps sowie der zum geplanten Produktivstart maßgeblichen XMeld- erfolgt derzeit dateibasiert über den OSCI-Server des Landesverwaltungsamtes. Eine Ablösung bzw. Version. Ferner bitten wir um Bestätigung, dass der Transport weiterhin dateibasiert Optimierung dieses Ablaufs wird angestrebt (Lastenheft Nr. 4.2.2; siehe Antwort zu Frage 25), ist über den OSCI-Server des Landesverwaltungsamtes erfolgt. jedoch keine zwingende Anforderung. Bezug: Anlage 3.3 „Schnittstelle Meldestellen"; Beispiel-XML Suchanfrage

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Nr.	Frage	Antwort
113	Anbindung an das E-Akte-System VIS: Lastenheft Nr. 2.2.1 beschreibt zwei Varianten der Anbindung: die Übernahme von Dokumenten und Daten aus den Posteingangsfächern des E-Akte-Systems mit Rückschreiben zur rechtssicheren Ablage, alternativ die Einbindung des externen E- Akte-Systems mit externer Datenspeicherung und Verlinkung im internen DMS. Wir bitten um Mitteilung, ob der Auftraggeber eine der beiden Varianten präferiert oder die Wahl dem Bieter überlässt, und ob die rechtssichere Ablage und Archivierung zwingend in VIS zu erfolgen hat. Bezug: Lastenheft Nr. 2.2.1 und 4.2.3; Preisblatt, Pos. 5	Hierzu ergeht eine Berichtigung von Lastenheft Nr. 2.2.1 (siehe gesonderte Berichtigungsmitteilung im Vergabeportal): Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist ausschließlich die Variante, wonach das Fachverfahren über ein integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) als führendes System sämtliche Anforderungen an eine elektronische Akte selbst erfüllt. Die in Lastenheft Nr. 2.2.1 bislang als Alternative beschriebene Einbindung des externen E-Akte-Systems VIS über eine Schnittstelle mit externer Datenspeicherung ist nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens, da die hierfür erforderliche technische Anbindung an VIS derzeit nicht zur Verfügung gestellt werden kann. Unberührt bleibt, dass spätestens zum Zeitpunkt der Archivierung eine Übertragung der elektronischen Akte nach VIS zu erfolgen hat, da die Archivierung ausschließlich aus VIS heraus erfolgen kann. Die Angebotsfrist bleibt von dieser Berichtigung unverändert.

114 Übergabeformat und Metadaten des digitalen Posteingangs: Übergabeformat: Kalkulationsgrundlage ist PDF/A-2u mit OCR-Textebene (durchsuchbares PDF). Die eingescannten Posteingänge werden durch den beauftragten Scandienstleister in Abweichende Formate werden nur nach Abstimmung vor Beginn der Testphase geliefert. das E-Akte-System VIS übergeben. Für die Kalkulation der Übernahme bitten wir um Metadaten: Sofern ein Aktenzeichen erkennbar ist, wird es vom Scandienstleister als Metadatum Mitteilung, ob die Dokumente mit Textebene (durchsuchbares PDF) und in welchem mitgeliefert; es wird jedoch auch Dokumente ohne erkennbares Aktenzeichen geben. Einen Format (PDF/A und Version) übergeben werden, welche Metadaten der Dokumententyp liefert der Scandienstleister nicht mit. Scandienstleister mitliefert (insbesondere ob ein Aktenzeichen oder ein Dokumententrennung: Grundsätzlich wird ein PDF je Postobjekt geliefert. Eine weitergehende Dokumententyp enthalten ist), ob die Dokumententrennung bereits beim Trennung von Anlagen erfolgt nur, soweit sie für den Scandienstleister erkennbar ist, und wird nicht Scandienstleister erfolgt, und ob ein Transfervermerk oder ein Stapelmanifest mit zugesichert. Stückzahlen übergeben wird. Transfervermerk/Stapelmanifest: Jedes PDF erhält einen Transfervermerk. Ein Stapelmanifest wird Bezug: Lastenheft Nr. 2.2, 2.2.1 und 4.1 nicht zugesichert.

Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Die Posteingänge werden nicht über VIS übergeben, sondern vom Fachverfahren beim Scan-Dienstleister abgeholt (siehe Antworten zu Fragen 127 und 142). Die Angaben zu Format, Metadaten und Transfervermerk gelten unverändert.

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Nr.	Frage	Antwort
115	Spezifikation der Schnittstelle für eingescannte Posteingänge: Lastenheft Nr. 4.2.3 sieht vor, dass die Schnittstelle für eingescannte Posteingänge und die Schnittstelle zur E-Akte gemeinsam zu betrachten sind und eine Mitwirkung des Auftragnehmers an der Spezifikation erforderlich ist. Wir bitten um Mitteilung, in welchem Zeitraum nach Zuschlagserteilung die Spezifikation erarbeitet werden soll und welcher Position des Preisblattes der hierfür erforderliche Aufwand zuzuordnen ist. Bezug: Lastenheft Nr. 4.2.3; Preisblatt, Pos. 2 und 5	Der Aufwand für die Spezifikation der Schnittstelle für eingescannte Posteingänge ist Position 5 (Festpreis „E-Akte als Dienst“) zugeordnet. Der Zeitraum für die Erarbeitung der Spezifikation nach Zuschlagserteilung ist vom Bieter im Termin- und Leistungsplan des Angebots vorzusehen; ein fixer, auftraggeberseitig vorgegebener Stichtag besteht insoweit nicht. Geändert durch Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026: Die Abholung und Übernahme der gescannten Posteingänge beim Scan-Dienstleister einschließlich der Mitwirkung an der Spezifikation ist Position 2 zugeordnet; eine Übergabe über VIS erfolgt nicht (siehe Antwort zu Frage 142). Der Zeitraum für die Erarbeitung der Spezifikation nach Zuschlagserteilung ist vom Bieter im Termin- und Leistungsplan des Angebots vorzusehen; ein auftraggeberseitig vorgegebener Stichtag besteht nicht.
116	Feldbeschreibung der zu migrierenden Fachdaten: Das Lastenheft sieht vor, dass eine differenzierte Beschreibung der zu migrierenden Fachdaten auf Anforderung zur Verfügung gestellt wird. Wir fordern diese hiermit an und bitten um Bereitstellung im Vergabeportal, da eine belastbare Kalkulation der Positionen 3 und 4 ohne Kenntnis der Feldstruktur nicht möglich ist. Bezug: Lastenheft Nr. 4.2.3; Preisblatt, Pos. 3 und 4	Die aktuelle Datenstruktur der zu migrierenden Fachanwendung wird als Strukturabzug der PostgreSQL-Datenbanken zur Verfügung gestellt, sofern der Bieter die Geheimhaltungserklärung abschließt. Diese ist den Vergabeunterlagen im Vergabeportal beigefügt. Bieter, die die Erklärung ausgefüllt und unterzeichnet über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals an die Vergabestelle übermitteln, erhalten den Strukturabzug.
117	Ablösung der bestehenden Fallaktenverwaltung: Neben dem Hybridverfahren ELVISweb wird ausweislich Anlage 7 eine gesonderte Anwendung zur Fallaktenverwaltung eingesetzt. Wir bitten um Mitteilung, ob die dort geführten Daten ebenfalls zu migrieren sind und ob diese Anwendung mit der Produktivsetzung des neuen Fachverfahrens abgelöst wird. Bezug: Anlage 7 „Handbuch Fallaktenverwaltung"; Lastenheft Nr. 2.1	Die Fallaktenverwaltung (Anlage 7) dient ausschließlich der Verwaltung des Standortes der Papierakten und der Anforderung von Fallakten; sie enthält keine für die Altdatenmigration relevanten Fachdaten. Mit Einführung der elektronischen Akte im Fachverfahren und der sukzessiven Digitalisierung der Bestandsakten entfällt der Verwendungszweck der Fallaktensoftware für die gescannten Bestände; für die verbleibenden Papierakten wird sie weiterhin vorgehalten. Eine Migration der dortigen Inhalte ist bisher nicht vorgesehen, kann sich aber ggf. aus Funktionalitäten der angebotenen Lösung zur Unterstützung des Scannens von Altakten ergeben.

118 Verbleib der Papieroriginale nach dem Altaktenscan: Es handelt sich um ersetzendes Scannen; die Papieroriginale werden nach dem Scannen Lastenheft Nr. 4.2.3 verlangt die Erfüllung der Anforderungen der BSI TR-03138 oder vernichtet. Eine eigenständige Verfahrensdokumentation im Sinne der BSI TR-03138 wird vom anderer Anforderungen an die Sicherung der Authentizität der elektronischen Akte. Auftragnehmer nicht gefordert. Der Auftragnehmer hat an der Verfahrensdokumentation des Für die Bemessung dieser Anforderungen ist maßgeblich, ob die Papieroriginale nach Auftraggebers mitzuwirken, soweit sie den Übernahmeschritt in das Fachverfahren betrifft, und die dem Scannen vernichtet werden (ersetzendes Scannen) oder erhalten bleiben. Wir hierfür maßgeblichen Funktionen des Fachverfahrens zu beschreiben. bitten um Mitteilung des vorgesehenen Verfahrens sowie darum, ob vom Auftragnehmer eine eigene Verfahrensdokumentation für den Übernahmeschritt erwartet wird. Bezug: Lastenheft Nr. 4.2.3 und 4.8

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Nr.	Frage	Antwort
119	Mengengerüst für den Ärztlichen Dienst: Anlage 5 nennt über 5.000 Begutachtungen im Monat und rund 40 Gutachterinnen und Gutachter. Diese Werte sind in Anlage 1 nicht enthalten, obwohl Anlage 1 als alleinige Referenz für alle Verweise in den Vergabeunterlagen bezeichnet wird. Wir bitten um Klarstellung, welche Angaben für die Kalkulation maßgeblich sind, und um Mitteilung, ob die Gutachterinnen und Gutachter des Ärztlichen Dienstes sowie die medizinischen Außengutachter in der Anwenderzahl nach Kennzahl 5 enthalten sind. Bezug: Anlage 1, Abschnitt 1, Kennzahl 5; Anlage 5	Anlage 1 ist für die darin enthaltenen Mengenangaben maßgeblich; abweichende Zahlenangaben an anderer Stelle sind unbeachtlich (Anlage 1, Vorbemerkung). Die Angaben in Anlage 5 (ca. 5.000 Begutachtungen im Monat, ca. 40 Gutachterinnen und Gutachter) weichen hiervon nicht ab, sondern ergänzen das Mengengerüst für den Ärztlichen Dienst, zu dem Anlage 1 keine Angaben enthält; sie sind der Kalkulation zugrunde zu legen. Die Gutachterinnen und Gutachter des Ärztlichen Dienstes, interne Gutachter wie ärztliche Außengutachter, sind in der Anwenderzahl nach Kennzahl 5 enthalten (vgl. Lastenheft Nr. 3.2).
120	Präsenzanteil der Einführungsschulungen: Lastenheft Nr. 4.13.1 sieht vor, dass die Schulungen zur Einführung vor Ort im Landesamt erfolgen, und nennt zugleich Präsenz-, Online- und E-Learning-Formate sowie Hybrid- und Onlineschulungen als moderne Lernmethoden. Wir bitten um Mitteilung, ob ein Multiplikatorenmodell zulässig ist, bei dem Administratorinnen und Administratoren sowie Key User in Präsenz geschult werden und die Breitenschulung über Onlineformate und Schulungsvideos erfolgt, und ob der Auftraggeber einen Mindestanteil an Präsenzterminen erwartet. Bezug: Lastenheft Nr. 4.13.1; Preisblatt, Pos. 7 und 8	Ein Multiplikatorenmodell (Präsenzschulung für Administratorinnen/Administratoren und Key User, Breitenschulung über Online- und E-Learning-Formate) ist zulässig; ein Mindestpräsenzanteil wird vom Auftraggeber nicht vorgegeben. Die Schlüssigkeit des gewählten Ansatzes ist im Schulungskonzept nachvollziehbar darzulegen.
121	Demonstration der Anwendungsfälle: Anlage 2 weist darauf hin, dass die Anwendungsfälle zu Demonstrationszwecken aufbereitet werden sollen. Die Eignungs- und Zuschlagskriterien fordern zu Kriterium 1 die zwingende Beifügung von Screenshots, Mockups oder Demo-Links. Wir bitten um Mitteilung, ob über die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen hinaus ein Präsentations- oder Teststellungstermin vorgesehen ist. Bezug: Anlage 2 „Übersicht der Anwendungsfälle"; Eignungs- und Zuschlagskriterien, Kriterium 1	Über die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen (Screenshots, Mockups oder Demo-Links gemäß Kriterium 1) hinaus ist kein gesonderter Präsentations- oder Teststellungstermin vorgesehen.

122 Eigenerklärung zum Nachunternehmereinsatz: Die Eigenerklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 14 Abs. 2 und 4 TVergG LSA) ist den Die Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit nimmt Vergabeunterlagen im Vergabeportal beigefügt. unter Nummer 3 Bezug auf die „Eigenerklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 TVergG LSA)". Dieses Formblatt ist den Vergabeunterlagen nicht beigefügt. Wir bitten um Bereitstellung oder um Mitteilung, ob es erst im Auftragsfall vorzulegen ist. Bezug: Eigenerklärung Tariftreue, Nr. 3

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Nr.	Frage	Antwort
123	Verweis auf die Anlagen zu den Anwendungsfällen: Anlage 2 verweist auf die Anlagen 2.1 bis 2.7, führt jedoch acht Anwendungsfälle auf; eine Anlage 2.8 („Befundscheinerstattung") liegt vor. Wir bitten um Bestätigung, dass sämtliche acht Anwendungsfälle Gegenstand der Leistungsbeschreibung sind. Bezug: Anlage 2 „Übersicht der Anwendungsfälle"	Bestätigt: Sämtliche acht in Anlage 2 aufgeführten Anwendungsfälle einschließlich Anlage 2.8 (Befundscheinerstattung) sind Gegenstand der Leistungsbeschreibung. Der Verweis in Anlage 2 auf „Anlagen 2.1 bis 2.7“ ist redaktionell unzutreffend und wird bei nächster Gelegenheit korrigiert.
124	Bis wann sind die Optionalpositionen verbindlich zu bestätigen oder zu abzuwählen?	Optionalpositionen werden vom Bieter weder bestätigt noch abgewählt. Sie sind vollständig zu bepreisen und gehen in den Gesamtpreis und die Preiswertung ein (Preisblatt, Fußnote *; Eignungs- und Zuschlagskriterien, Abschnitt B). Die Optionen übt der Auftraggeber durch einseitige Erklärung aus (Lastenheft Nr. 3.4). Die Verlängerungsoption (Optionsjahre 5 und 6) ist spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweils laufenden Vertragslaufzeit zu erklären (EVB-IT Systemvertrag Nr. 5.2). Die Optionen 1st- und 2nd-Level-Support werden spätestens sechs Monate vor Beginn des jeweiligen Leistungszeitraums erklärt.
125	Beschreibung Sie die Schnittstelle für Rückforderungen zu Unrecht gezahlter Leistungen nach dem LBiGG.	Die Schnittstelle ist nicht Bestandteil von Position 2; ihre Umsetzung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Weiterentwicklungskontingent (Position 9).
126	Wird für die Anbindung von PDV VIS eine Testumgebung durch PDV oder den Auftraggeber bereitgestellt?	Eine VIS-Testumgebung ist vorhanden. Ein Zugriff von extern ist nicht möglich. Art und Zeitpunkt des Zugangs für die Entwicklung und den Test der Schnittstelle werden nach Zuschlag durch den Auftraggeber mit dem Betreiber abgestimmt. Hinweis (Berichtigung Nr. 2 vom 24.09.2026): Gilt für die Option nach Preisblatt Position 5 (Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung).
127	Welche Anforderungen zur Sicherung der Authentizität der elektronischen Akte sind durch das Fachverfahren zu erbringen und welche Funktionen werden durch den Scann-Dienstleister bereitgestellt?	Der Scan-Dienstleister versieht jedes Dokument mit einem Transfervermerk und stellt es auf einem Server zur Abholung durch das Fachverfahren bereit (siehe Antworten zu Fragen 114 und 142). Das Scannen erfolgt als ersetzendes Scannen (siehe Antwort zu Frage 118). Das Fachverfahren hat die Dokumente unverändert zu übernehmen und die Integrität der Akte ab Übernahme sicherzustellen, insbesondere durch Paginierung, Protokollierung und Transaktionsabsicherung (Lastenheft Nr. 2.2.2). Für die Überführung von Altakten gelten die Anforderungen aus Lastenheft Nr. 4.2.3 (Transfervermerke, Paginierung, Transaktionsabsicherung, Bilanzierung der eingegangenen Dokumente).
128	Welche Aufbereitung der Eingangspost erfolgt durch den Scann-Dienstleister?	Die Ergebnisse der Arbeit des Scan-Dienstleisters sind in der Antwort zu Frage 114 beschrieben. Eine weitere Aufbereitung der Eingangspost erfolgt nicht.
129	Beschreiben Sie das Fachdatenschema für die gewünschten Online-Anträge.	Ein Fachdatenschema wird vom Auftraggeber nicht vorgegeben. Die Inhalte ergeben sich aus den derzeit verwendeten Antragsformularen und sind vom Auftragnehmer im Rahmen der Konzeption umzusetzen.
	Muss das Online-Portal einen eigenen Rückkanal bereitstellen?	Ja. Ein Rückkanal zur Übermittlung von Daten, z. B. Statusinformationen, aus dem Fachverfahren in das Online-Portal ist umzusetzen (Lastenheft Nr. 3.2). Die Formulierung „idealerweise“ in Lastenheft Nr. 4.2.5 ist insoweit gegenstandslos.

Bieteranfragen Seite 16

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Nr.	Frage	Antwort
131	Erfüllt z.B. das Zentrale Bürgerkonto vollumfänglich die gewünschten Funktionen?	Nein. Die BundID ist zur Authentifizierung verbindlich anzubinden (Lastenheft Nr. 2.2.2, 4.2.5). Die übrigen Funktionen des Online-Portals (Online-Antragstellung, Uploads, Rückkanal) sind durch das angebotene Online-Portal bereitzustellen.
132	Ist ein Zugriff auf das Netz des Bundes aus der Zielumgebung bei Dataport möglich?	Im Falle eines Betriebs bei Dataport grundsätzlich ja. Erforderliche Freischaltungen beantragt der Auftraggeber (siehe Antwort zu Frage 84). Die notwendigen Netzverbindungen sind in den Architekturvorgaben darzulegen (Lastenheft Nr. 4.12.2.2).
133	Welchen Zusatznutzen soll mit einer antragsspezifischen Smartphone-App erreicht werden? Welche Platformen sind zu unterstützen?	Die App ist eine Soll-Anforderung (Lastenheft Nr. 4.2.5). Idealerweise wird sie als native App für iOS und Android über App Store und Google Play bereitgestellt. Ihr Zusatznutzen liegt insbesondere in Benachrichtigungen zu Statusänderungen der Antragsbearbeitung und zu nachzureichenden Unterlagen oder Informationen (siehe Antwort zu Frage 64).
134	Ist die Nutzung ausschließlich über das Vertrauensniveau hoch sicherzustellen?	Ja, für Antragstellerinnen und Antragsteller im Online-Portal und in der App (Lastenheft Nr. 4.2.5). Für externe Verfahrensbeteiligte (z. B. Ärzte, Kliniken, Außengutachter) ist eine sichere Authentifizierung mindestens mit Zwei-Faktor-Authentifizierung vorzusehen.
135	Welche Schnittstellen besitzt das "CCMS" von Dataport? Beschreiben Sie die tatsächlichen Schnittstellen des GMM, insbesondere wenn die Anbindung über das CCMS als Intermediary ausdrücklich nicht gewünscht ist. Ein Whitespaper ist keine Schnittstellebeschreibung.	GMM wird ausschließlich für die Kommunikation mit Gerichten im Rahmen von Klageverfahren eingesetzt (siehe Antwort zu Frage 16). Ausgeschlossen ist allein der Umweg über das E-Mail- System CCMS mit Nutzerinteraktion im E-Mail-Client für den elektronischen Rechtsverkehr; die Anbindung an CCMS für die übrige E-Mail-Kommunikation einschließlich S/MIME ist gesondert gefordert (Lastenheft Nr. 4.2.6). Maßgeblich sind die standardisierten Schnittstellen des GMM (u. a. Webservice/REST, OSCI) gemäß Anlage 6. Eine darüber hinausgehende Spezifikation wird in der Konzeptionsphase gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Hersteller erarbeitet; der Aufwand ist in Position 2 einzukalkulieren.
136	Beschreiben Sie die Schnittstelle zu KVSAonline.	Die Schnittstelle zu KVSAonline ist im Lastenheft unter Nr. 4.2.8 nur als Beispiel genannt und keine verpflichtende Schnittstelle. Verpflichtend ist die elektronische Befundabforderung und -übermittlung sowie der elektronische Austausch der Daten zur Befundscheinentschädigung als solche; der Weg (Schnittstelle oder eigenes Online-Portal) ist frei wählbar.
137	Beschreiben Sie die gewünschte Schnittstelle zum zentralen Active Directory.	Die LDAP-Anbindung der internen Nutzer an das zentrale Active Directory (zAD) des Landes ist zwingend. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-on; die Zuordnung der Nutzer zu Rollen im Fachverfahren erfolgt über Gruppenmitgliedschaften im zAD (Lastenheft Nr. 4.5, 4.12).
	Beschreiben Sie die gewünschte Zeritifizerung der Barrierefreiheit, insbesondere den gewünschten Detailgrad, getrennt nach Online-Antrag und eigentlichem Fachverfahren.	Eine Zertifizierung wird nicht gefordert. Geschuldet ist die Konformität nach EN 301 549 V3.2.1, Anhang A Tabelle A.1, für PDF-Dokumente nach PDF/UA. Der Nachweis erfolgt durch ein Prüfverfahren mit automatisierten und fachkundigen manuellen Prüfungen unter Einbeziehung assistiver Technologien; die Dokumentation ist spätestens zur Abnahme vorzulegen (Lastenheft Nr. 4.7). Die Anforderungen gelten einheitlich für Online-Antrag, Portal, App und Fachverfahren; eine nach Komponenten getrennte Detailtiefe ist nicht vorgesehen.

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Nr.	Frage	Antwort
139	Beschreiben Sie, wie sich die gewünschten Anbindungen an Drittsysteme, insbesonder Active Directory, PDV VIS etc. auf das Antwortzeit verhalten auswirken dürfen.	Nachweisliche Verzögerungen durch Anbindungen von Drittsystemen gehen nicht zu Lasten der Antwortzeiten der Fachanwendung. Den Nachweis, dass eine Verzögerung auf ein angebundenes Drittsystem zurückzuführen ist, hat der Auftragnehmer zu führen, z. B. durch Protokollierung der Antwortzeiten der Drittsysteme. Messpunkt bleibt die Serverantwortzeit an der Front-End-Zone (Lastenheft Nr. 4.9).
140	Beschreiben Sie die "Multifunktionslösung von Dataport" zum Druck mit Schachtsteuerung.	Die Multifunktionslösung von Dataport steht als Systemdrucker zur Verfügung und arbeitet nach dem Follow-Me-Prinzip; Druckaufträge können an jedem Gerät des Systems ausgegeben werden. Das Fachverfahren muss die Auswahl von Papierschacht und Druckoptionen je Dokumenttyp konfigurierbar ermöglichen, ohne dass hierfür eine Softwareänderung erforderlich ist. Gerätetypen und Schachtbelegung werden nach Zuschlag mit dem Betreiber abgestimmt.
141

Bieteranfragen Seite 18

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Bieterfragen Vergabeverfahren 2026 - 54 - Erneuerung der Fachsoftware für das Schwerbehindertenrecht-Feststellungsverfahren

Nr. Frage Antwort 142 Wenn die bidirektionale Anbindung von VIS derzeit nicht möglich ist, auf welche Art Posteingänge und Nachscans von Altakten werden nicht über VIS bereitgestellt. Der soll der Zugriff auf die Eingangspost oder Nachscans von Altakten erfolgen? Scandienstleister stellt die Digitalisate nebst Metadaten und Transfervermerk (siehe Antwort zu Frage 114) auf einem Server bereit; das Fachverfahren holt sie dort automatisiert ab. Nach VIS wird die elektronische Akte ausschließlich zur Archivierung übertragen, über eine vom Land geplante Importschnittstelle, deren Spezifikation noch nicht vorliegt; eine regelmäßige oder bidirektionale Synchronisation mit VIS ist derzeit nicht erforderlich. Die Antworten zu Fragen 6 bis 14 beziehen sich auf die Herstellerdokumentation in Anlage 6. Position 5 umfasst die Schnittstelle zur Abholung vom Server des Scandienstleisters; die Archivierungsschnittstelle wird nach Vorliegen der Spezifikation nach Aufwand zu den gebundenen Personentagessätzen umgesetzt.

Geändert am 01.10.2026: Posteingänge und Nachscans von Altakten werden nicht über VIS bereitgestellt. Der Scandienstleister stellt die Digitalisate nebst Metadaten und Transfervermerk (siehe Antwort zu Frage 114) auf einem Server bereit; das Fachverfahren holt sie dort automatisiert ab. Nach VIS wird die elektronische Akte ausschließlich zur Archivierung übertragen, über eine vom Land geplante Importschnittstelle, deren Spezifikation noch nicht vorliegt; eine regelmäßige oder bidirektionale Synchronisation mit VIS ist derzeit nicht erforderlich. Die Antworten zu Fragen 6 bis 14 beziehen sich auf die Herstellerdokumentation in Anlage 6. Die Abholung beim Scan-Dienstleister ist Position 2 zugeordnet (siehe Antwort zu Frage 115). Die Schnittstelle zur Übergabe abgeschlossener Akten an VIS zur Archivierung ist als Option zum Festpreis nach Position 5 ausgeschrieben (Lastenheft Nr. 3.4 und 4.2.3).

Bieteranfragen Seite 19

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Bieterfragen Vergabeverfahren 2026 - 54 - Erneuerung der Fachsoftware für das Schwerbehindertenrecht-Feststellungsverfahren

Nr.	Frage	Antwort
	Nach FB103 Abschnitt B.A (Fassung 2. Berichtigung) sind nur zwingend formulierte Anforderungen („muss", „müssen", „ist/sind zu …", „zwingend") Mindestanforderungen; mit „soll" bezeichnete Anforderungen sind keine Mindestanforderungen. Lastenheft Nr. 2.2.2 formuliert, das bestehende Fachverfahren „soll … vollständig in eine fachlich und betrieblich ausgereifte Standardsoftware migriert werden". Bitte bestätigen Sie: (a) Diese Formulierung in Lastenheft Nr. 2.2.2 ist nach FB103 B.A keine Mindestanforderung; ihre Nichterfüllung führt nicht zum Ausschluss. (b) Ein produktiver Einsatz der angebotenen Software bei anderen Auftraggebern zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe ist weder Mindestanforderung noch Eignungskriterium. Falls ein produktiver Einsatz vorausgesetzt wird: An welcher Stelle der Vergabeunterlagen ist dies festgelegt? (c) Funktionen, Module und Schnittstellen mit verbindlich zugesagtem Realisierungstermin können angeboten werden, sofern die Mindestanforderungen zu den im Lastenheft und Vertrag vorgesehenen Zeitpunkten erfüllt werden. Werden bei Kriterium 4 „belastbar geplante" Schnittstellen (verbindlicher Realisierungstermin, hinterlegte Ressourcenplanung, vertragliche Absicherung) wie „produktiv im Einsatz" befindliche gewertet? Falls nein: nach welchem Maßstab?	(a) Der Satz in Lastenheft Nr. 2.2.2 („soll … migriert werden“) begründet nach FB103 Abschnitt B.A für sich keine Mindestanforderung; insbesondere ist das Merkmal „fachlich und betrieblich ausgereift“ kein Ausschlusskriterium. Unberührt bleiben die an anderer Stelle zwingend formulierten Anforderungen, insbesondere: – Gegenstand der Beschaffung ist die Überlassung einer Standardsoftware (Lastenheft Nr. 2; EVB- IT Systemvertrag Nr. 2.1 und 4.3; Begriff „Standardsoftware“ nach den Begriffsbestimmungen der EVB-IT System-AGB); – vor der Produktivsetzung ist der Datenbestand zu laufenden Verfahren einschließlich sämtlicher Stammdaten zu übernehmen (Lastenheft Nr. 4.8). (b) Bestätigt. Ein produktiver Einsatz der angebotenen Software bei anderen Auftraggebern zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe ist weder Mindestanforderung noch Eignungskriterium. Die Referenzaufträge (FB103 Abschnitt A, Nr. 2) betreffen die Leistungsfähigkeit des Bieters, nicht das angebotene Produkt. Die angebotene Software muss jedoch Standardsoftware im Sinne der EVB-IT sein, also für die Bedürfnisse einer Mehrzahl von Kunden am Markt und nicht speziell für den Auftraggeber entwickelt. (c) Funktionen, Module und Schnittstellen mit verbindlich zugesagtem Realisierungstermin können angeboten werden, sofern die Mindestanforderungen zu den im Lastenheft und im Vertrag vorgesehenen Zeitpunkten erfüllt werden (FB103 Abschnitt B.A). In Leistungskriterium 4 stellen die Indikatoren der Stufen 5 und 6 Schnittstellen, die „produktiv im Einsatz oder belastbar geplant“ sind, gleich. Belastbar geplant ist eine Schnittstelle mit verbindlichem Realisierungstermin, hinterlegter Ressourcenplanung und vertraglicher Absicherung. Maßstab ist die Gesamtbetrachtung des Kriteriums, insbesondere die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Zeit- und Ressourcenplanung (Bewertungsschema, Kriterium 4, Bemerkungen). Zugesagte Realisierungstermine werden Vertragsbestandteil.

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Nr.	Frage	Antwort
144	Nach der Antwort zu Frage 104 (Fassung 2. Berichtigung) betrifft das Merkmal der länderübergreifenden Zusammenarbeit in Leistungskriterium 5 die mit anderen Ländern abgestimmte Weiterentwicklung des Produkts. Nach der Antwort zu Frage 94 wird erwartet, dass für die angebotene Standardsoftware eine Vereinbarung der nutzenden Behörden „existiert", die die Steuerung der Weiterentwicklung definiert. (a) Ist das Bestehen einer solchen Vereinbarung zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe eine Mindestanforderung im Sinne von FB103 B.A? (b) Wird bei Leistungskriterium 5 eine Vereinbarung, die mit einem oder mehreren anderen Ländern in Vorbereitung ist und deren Abschluss der Bieter verbindlich zusagt, ebenso bewertet wie eine bestehende?	(a) Nein. Das Bestehen einer Vereinbarung der nutzenden Behörden zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe ist keine Mindestanforderung im Sinne von FB103 Abschnitt B.A. Die Antwort zu Frage 94 beschreibt eine Erwartung des Auftraggebers und wird entsprechend klargestellt. Die länderübergreifende Zusammenarbeit wird ausschließlich in Leistungskriterium 5 (Stufen 4 bis 6) bewertet. (b) Bewertet wird das angebotene und verbindlich zugesagte Verfahren zur länderübergreifend abgestimmten Weiterentwicklung, nicht die Zahl bestehender Installationen (Bewertungsschema, Kriterium 5, Bemerkungen). Eine bereits abgeschlossene Vereinbarung ist hierfür nicht Voraussetzung. Eine Vereinbarung in Vorbereitung wird nach denselben Maßstäben bewertet wie eine bestehende. Maßgeblich ist, wie konkret Ausgestaltung (z. B. Anwendergemeinschaft, gemeinsame Releaseplanung), Verbindlichkeit der Zusage und Kostenwirkung im Angebot dargelegt sind. Die Zusage wird Vertragsbestandteil (FB103 Abschnitt B.A).
	Die Referenzen müssen in der Gesamtschau „Wartungs- und Pflegeleistungen für Fachsoftware über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr" abdecken. Bitte bestätigen Sie, dass hierunter auch Wartung, Pflege und Second-Level-Support für eine Individualsoftware (Fachverfahren) eines öffentlichen Auftraggebers fallen, unabhängig davon, ob die Software als Lizenzprodukt vertrieben wird.	Bestätigt. Das Merkmal „Einbringung von Wartungs- und Pflegeleistungen für Fachsoftware über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr“ (FB103 Abschnitt A, Nr. 2) setzt nicht voraus, dass die gewartete Software als Lizenzprodukt vertrieben wird. Wartung, Pflege und Second-Level-Support für eine Individualsoftware (Fachverfahren) eines öffentlichen Auftraggebers werden anerkannt, sofern die Leistungen innerhalb des Referenzzeitraums über mindestens ein Jahr erbracht wurden. Die übrigen Merkmale (Gegenstand, Leistungsumfang, Komplexität, Kundenkreis) sind in der Gesamtschau der Referenzen zu erfüllen. Hiervon zu unterscheiden ist der Leistungsgegenstand: Anzubieten ist eine Standardsoftware (siehe Antwort zu Frage 143 (b)).

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Nr.	Frage	Antwort
	Die Bieterinformation zur 2. Berichtigung vom 24.09.2026 nennt als Angebotsfrist den 12.10.2026, 12:00 Uhr. Auf der Vergabeplattform ist der 13.10.2026, 12:00 Uhr hinterlegt. Bitte bestätigen Sie mit Datum und Uhrzeit (1) die maßgebliche Angebotsfrist, (2) den letzten Tag für Bieterfragen und (3) das Ende der Bindefrist. Bitte gleichen Sie Bieterinformation, Vergabeplattform und Bekanntmachung durch eine Berichtigung an.	Maßgeblich ist die Angebotsfrist 13.10.2026, 12:00 Uhr. Die Angabe „12.10.2026“ in der Bieterinformation zur 2. Berichtigung vom 24.09.2026 ist überholt. Wegen der Migration der e- Vergabe-Plattform in ein neues Rechenzentrum steht die Plattform vom 08.10.2026, 00:00 Uhr, bis zum 13.10.2026, 00:00 Uhr, nicht zur Verfügung. Der 12.10.2026 ist dabei als Wartungsfenster vorgesehen. Die Angebotsfrist wurde deshalb auf den nächsten Werktag gelegt. Hierauf wurden die Bieter am 24.09.2026 unmittelbar nach Veröffentlichung der 2. Berichtigung über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform hingewiesen. Es gelten: (1) Angebotsfrist: 13.10.2026, 12:00 Uhr. (2) Bieterfragen: Fragen sind bis spätestens 05.10.2026, 12:00 Uhr, über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform zu stellen. Die Antworten werden bis zum 07.10.2026 veröffentlicht. Nach dem 05.10.2026, 12:00 Uhr, eingehende Fragen werden nur beantwortet, soweit dies vor der Abschaltung der Plattform noch möglich ist. (3) Bindefrist: sechs Wochen ab Ablauf der Angebotsfrist, also bis zum 24.11.2026. Die Bekanntmachung wurde am 24.09.2026 entsprechend geändert.

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Nr.	Frage	Antwort
	Mit der 2. Berichtigung vom 24.09.2026 wurden das Leistungskriterium 3 vollständig auf ein integriertes Dokumentenmanagement als führendes System umgestellt, die Zuordnung der Preisblattpositionen 1, 2 und 5 geändert, Rückkanal und E-Mail- Anbindung zu Mindestanforderungen erklärt und eine Auslegungsregel für Mindestanforderungen eingeführt. Die Angebotsfrist wurde auf den 12.10.2026 (bzw. 13.10.2926) gesetzt. Der für die Kalkulation der Datenmigration erforderliche Strukturabzug der Bestandsdatenbanken ist erst nach Abschluss einer Geheimhaltungserklärung erhältlich. Es wird beantragt, die Angebotsfrist wegen dieser erheblichen Änderungen der Vergabeunterlagen um mindestens vier Wochen zu verlängern (§ 20 Abs. 3 VgV). Falls die Frist nicht verlängert wird, wird um Begründung gebeten, warum sie unter Berücksichtigung dieser Änderungen angemessen ist.	Dem Antrag wird nicht entsprochen. Die Angebotsfrist bleibt beim 13.10.2026, 12:00 Uhr. Nach § 20 Abs. 3 VgV ist die Angebotsfrist bei wesentlichen Änderungen der Vergabeunterlagen zu verlängern; die Verlängerung muss in angemessenem Verhältnis zur Bedeutung der Änderungen stehen. Diesem Erfordernis wurde mit der 2. Berichtigung bereits Rechnung getragen: Die Angebotsfrist wurde vom 28.09.2026 auf den 13.10.2026 verlängert. Den Bietern stehen damit nach Veröffentlichung der 2. Berichtigung am 24.09.2026 noch 19 Kalendertage zur Anpassung ihrer Angebote zur Verfügung. Das ist angemessen, weil die Änderungen den Bearbeitungsaufwand überwiegend verringern oder lediglich bestehende Anforderungen klarstellen: – Die bisher geforderte Einbindung des E-Akte-Systems VIS mit laufender Synchronisation von Dokumenten und Metadaten entfällt. Für die Archivübergabe an VIS ist nur noch ein Konzept mit den in Lastenheft Nr. 4.2.3 genannten Mindestangaben vorzulegen und ein Festpreis für die Option anzugeben; die Umsetzung erfolgt erst nach Abruf. – Die gescannten Posteingänge werden über ein Standardprotokoll beim Scan-Dienstleister abgeholt statt über VIS übernommen; Protokoll und Format werden nach Zuschlag abgestimmt. – Der Rückkanal war bereits nach Lastenheft Nr. 3.2 umzusetzen. Die E-Mail-Anbindung war bereits im Preisblatt und im Bewertungsschema als geforderte Schnittstelle aufgeführt. – Die Zuordnung zu den Preisblattpositionen 1, 2 und 5 ändert nicht den Leistungsumfang, sondern nur dessen Ausweisung. – Die Auslegungsregel zu den Mindestanforderungen (FB103 Abschnitt B.A) begründet keine neuen Anforderungen, sondern legt fest, welche bestehenden Anforderungen Mindestanforderungen sind. – In den Leistungskriterien 1 und 6 entfallen Darstellungen (Barrierefreiheit in Kriterium 1, Referenzen, Nutzerfeedback, Personal und Projekterfahrung). Die Anforderungen an die Datenmigration (Lastenheft Nr. 4.8; Preisblatt Positionen 3 und 4) sind durch die 2. Berichtigung nicht geändert worden. Der Strukturabzug der Bestandsdatenbanken ist seit Veröffentlichung der Antwort zu Frage 116 am 15.09.2026 gegen Übermittlung der unterzeichneten Geheimhaltungserklärung erhältlich und wird nach deren Eingang unverzüglich bereitgestellt. Die Antworten auf die Bieterfragen 143 bis 151 stellen bestehende Regelungen klar und begründen keine neuen Anforderungen.

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Nr.	Frage	Antwort
148	Die Tabellen zu Reaktions- und Wiederherstellungszeiten je Mängelklasse in den Nummern 5.1.1.2 und 15.4.1 des Vertrags sind leer und verweisen auf Anlage 3 (Lastenheft), Nr. 15.4.1 zusätzlich auf Anlage 4. Kapitel 4.10 des Lastenhefts regelt nur den Beginn der Mängelbeseitigung (zwei bzw. 24 Stunden nach Mängelmeldung) und die Servicezeiten, keine Wiederherstellungszeiten. Nr. 17.2 staffelt die Vertragsstrafe je angefangener Stunde der Überschreitung (0,5 Promille bei betriebsverhindernden, 0,25 Promille bei erheblichen, 0,1 Promille bei unerheblichen Mängeln, insgesamt begrenzt auf 5 Prozent) und nennt damit die Klassen betriebsverhindernd, erheblich, unerheblich, ebenso Nr. 14.5. Die Tabellen in Nr. 5.1.1.2 und 15.4.1 nennen betriebsverhindernd, betriebsbehindernd, leicht. (a) Welche Reaktions- und Wiederherstellungszeiten gelten je Mängelklasse? Bitte ergänzen Sie die Tabellen im Wege einer Berichtigung. (b) Welche Mängelklassen sind für die Vertragsstrafen nach Nr. 17.2 maßgeblich? (c) Falls keine Wiederherstellungszeiten festgelegt werden: Bitte bestätigen Sie, dass Vertragsstrafen nach Nr. 17.2 nur an die Fristen nach Lastenheft Nr. 4.10 anknüpfen.	(a) Die Tabellen in Nr. 5.1.1.2 und 15.4.1 des Vertrags finden keine Anwendung; die jeweils zugehörige Option ist nicht angekreuzt. Maßgeblich sind die Festlegungen in den Anlagen. Reaktionszeiten: Es gelten die Fristen nach Lastenheft Nr. 4.10 (Anlage 3). Bei betriebsverhindernden und erheblichen Mängeln (Mängel an einer wesentlichen Programmfunktion, d. h. an einer Kernfunktion im Sinne von Nr. 14.5 des Vertrags) ist spätestens zwei Stunden, bei unerheblichen Mängeln spätestens 24 Stunden nach Mängelmeldung mit der Beseitigung zu beginnen. Wiederherstellungszeiten: Der Bieter kann sie je Mängelklasse in seinem Angebot angeben. Angegebene Zeiten werden Vertragsbestandteil (Anlage 4). Sie gelten für den Systemservice (Nr. 5.1.1 des Vertrags: Wiederherstellung gemäß Anlagen 3 und 4) und für die Mängelhaftung (Nr. 15.4.1 des Vertrags: Festlegung in Anlagen 3 und 4). Macht der Bieter keine Angaben, gilt Ziffer 4.1.2 EVB-IT System-AGB (Abschluss der Arbeiten in angemessener Frist innerhalb der Servicezeiten). (b) Maßgeblich sind die Mängelklassen nach Nr. 14.5 des Vertrags (betriebsverhindernd, erheblich, unerheblich). Sie gelten auch für Nr. 5.1.1.2, 15.4.1 und 17.2. Die in den nicht angewendeten Tabellen genannten Bezeichnungen (betriebsbehindernd, leicht) sind ohne Bedeutung. (c) Vertragsstrafen nach Nr. 17.2 knüpfen an die Überschreitung der Reaktionszeiten nach Lastenheft Nr. 4.10 und, soweit der Bieter sie angibt, der Wiederherstellungszeiten nach seinem Angebot an. Die Zeiten laufen nur während der Servicezeiten (Nr. 5.1.1.2 und 15.4.1 des Vertrags, jeweils letzter Absatz; Servicezeiten nach Lastenheft Nr. 4.10).
	Nach der Antwort zu Frage 100 sollte „zur Planung" die Lieferung der Lizenzen bis spätestens 15.12.2026 erfolgen und die Rechnungsstellung bis spätestens 17.12.2026, unter dem Vorbehalt der Entscheidung des Ministeriums der Finanzen (Kassenschluss voraussichtlich 18.12.2026); der Auftraggeber bemüht sich um eine Sondergenehmigung zur nachträglichen Buchung. (a) Bitte bestätigen Sie, dass die Lieferung im Sinne von Position 1 mit der Einräumung der Nutzungsrechte und der Bereitstellung der Software erfolgt und Installation, Konfiguration oder Produktivsetzung dafür nicht vorausgesetzt sind. (b) Ist der 15.12.2026 eine vertragliche Ausführungsfrist mit Verzugsfolgen oder ein Planungswert?	(a) Bestätigt. Die Lieferung der Lizenzen im Sinne von Position 1 umfasst die Einräumung der Nutzungsrechte an der Standardsoftware (Ziffer 2.3.1 EVB-IT System-AGB) für die Anwenderzahl nach Kennzahl 5 (Anlage 1) und die Bereitstellung der Software in der im Angebot beschriebenen Form einschließlich erforderlicher Lizenzschlüssel (EVB-IT Systemvertrag Nr. 4.3.4 in Verbindung mit Anlage 4). Installation, Konfiguration und Produktivsetzung sind Leistungen der Position 2 und hierfür nicht vorausgesetzt. (b) Der 15.12.2026 ist kein vom Auftraggeber vorgegebener Vertragstermin. Den Liefertermin legt der Bieter im Termin- und Leistungsplan seines Angebots fest (EVB-IT Systemvertrag Nr. 9 in Verbindung mit Anlage 4). Der angebotene Termin wird Vertragsbestandteil und ist nach Ziffer 9.1 EVB-IT System-AGB verbindlich einzuhalten. Da Position 1 im Haushaltsjahr 2026 fällig wird (Preisblatt, Abschnitt „Fälligkeitsgrenzen je Haushaltsjahr“), ist die Lieferung so zu planen, dass Lieferung und Rechnungsstellung im Haushaltsjahr 2026 erfolgen können. Der Kassenschluss 2026 steht weiterhin nicht fest; zur Planung wird auf die Antwort zu Frage 100 verwiesen.

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Nr.	Frage	Antwort
150	Nach der Antwort zu Frage 103 ist das SER-Modul zur Fallaktenverwaltung für das Soziale Entschädigungsrecht zwingend in Pos. 1 und 2 einzukalkulieren. Nach der Antwort zu Frage 69 werden zu SER-Akten nur Metainformationen im Fachverfahren gehalten, die Aktenführung erfolgt in einer anderen Fachanwendung. (a) Welche Funktionen des SER-Moduls sind Mindestanforderung (bitte mit Nummern aus Anlage 5)? (b) Wie sind die Antworten zu den Fragen 69 und 103 zu vereinbaren: Umfasst das Modul die Aktenführung der SER-Akten?	(a) Mindestanforderung ist das SER-Modul in folgendem Umfang: – Gutachtenauftragsdurchläufe des Ärztlichen Dienstes für das Soziale Entschädigungsrecht (SER/SGB XIV) mit Eingangs-, Verlaufs- und Erledigungsmanagement, Auftragskoordination, Auftragsverteilung an interne und externe Gutachter, Bestandsverwaltung und Fristenwahrung (Lastenheft Nr. 4.1, Abschnitt „Organisation der Begutachtungsdurchführung im Ärztlichen Dienst“); – Kennzeichnung von Akten mit anhängigen SER-Verfahren (Anlage 5, Abschnitt 3); – monatliche Statistik des Ärztlichen Dienstes für den Rechtsbereich SER (Lastenheft Nr. 4.4). Anlage 5 enthält keine nummerierten Einzelanforderungen; sie beschreibt die Anforderungen als Ergebnisdarstellungen. (b) Das Modul umfasst nicht die Aktenführung der SER-Akten. Diese erfolgt in einer anderen Fachanwendung. Im Fachverfahren werden zu SER-Akten die für die Begutachtungsdurchführung im Ärztlichen Dienst erforderlichen Meta- und Verfahrensdaten gehalten (Antwort zu Frage 69). Der Begriff „Fallaktenverwaltung“ in der Antwort zu Frage 103 bezeichnet diese Verwaltung der Begutachtungsvorgänge, nicht die Führung der SER-Akte selbst.
151	Die Vergabeunterlagen verweisen auf das nachfolgend genannte Dokument, das den Unterlagen jedoch nicht beigefügt ist. Wir bitten Sie, dieses bereitzustellen: die in Kapitel 4.4 genannte „Anlage Statistik SGB IX-LBliGG-Bund“. Sollte das Dokument nicht existieren oder nicht zur Verfügung gestellt werden, bitten wir um Bestätigung, dass der entsprechende Verweis gegenstandslos ist.	Eine gesonderte „Anlage Statistik SGB IX-LBliGG-Bund“ ist nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen. Der Verweis in Lastenheft Nr. 4.4 auf diese Anlage ist gegenstandslos. Die Anforderungen an Auswertungen und Statistiken ergeben sich abschließend aus Lastenheft Nr. 4.4. Statistiken und Auswertungen, die in Lastenheft Nr. 4.4 nicht einzeln aufgeführt sind, müssen über die dort im letzten Absatz geforderte Funktion erstellt werden können: Abfragen, die die Anwender flexibel selbst erstellen, mit Filtern nach beliebigen Kriterien (z. B. Merkzeichen, GdB, Gemeindekennziffer) und mit Kreuzabfragen, auch für das Blinden- und Gehörlosengeld. Diese Funktion ist eine Mindestanforderung.

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Bieterfragen_2026-54_Stand_2026-10-01.pdf