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PROJEKT

HKR Sachsen-Anhalt

Ausfüllhilfe

Schnittstellenbeschreibung

Stand: 12.08.2024

Version 1.0

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Inhaltsverzeichnis Seite 2 von 14 12. August 2024

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................. 2 Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................... 3 Tabellenverzeichnis ............................................................................................................... 4 Abkürzungsverzeichnis .......................................................................................................... 5 Änderungshistorie ................................................................................................................. 6 1 Aufgabe und Zweck des Fremdverfahrens ..................................................................... 7 1.1 Übergreifende Informationen .......................................................................................... 7 1.2 Fachliche Kurzbeschreibung .......................................................................................... 7 1.3 Geplante Weiterentwicklungen ....................................................................................... 7 2 Fachliche Beschreibung der auszutauschenden Daten .................................................. 8 2.1 Allgemeines .................................................................................................................... 8 2.2 INPUT: Relevante Buchungstypen ................................................................................. 8 2.3 OUTPUT ........................................................................................................................ 9 2.4 Verwendete Buchungsstellen ......................................................................................... 9 3 Technische Beschreibung .............................................................................................10 3.1 Anbindung .....................................................................................................................10 3.2 Verarbeitung ..................................................................................................................11 3.3 Datenfluss .....................................................................................................................13 3.4 Datensatzbeschreibung INPUT .....................................................................................13 3.5 Datensatzbeschreibung OUTPUT .................................................................................13

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Abbildungsverzeichnis Seite 3 von 14 12. August 2024

Abbildungsverzeichnis

Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.

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Tabellenverzeichnis Seite 4 von 14 12. August 2024

Tabellenverzeichnis

Es konnten keine Einträge für ein Abbildungsverzeichnis gefunden werden.

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Abkürzungsverzeichnis Seite 5 von 14 12. August 2024

Abkürzungsverzeichnis

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Änderungshistorie Seite 6 von 14 12. August 2024

Änderungshistorie

Änderer Kapitel Änderung

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Aufgabe und Zweck des Fremdverfahrens Seite 7 von 14 12. August 2024

1 Aufgabe und Zweck des Fremdverfahrens

1.1 Übergreifende Informationen

In diesem Kapitel werden die Ansprechpartner definiert, die im Falle von Störungen im Betriebsablauf kontaktiert werden.

Die Angaben für das nutzende Ressort / Dienststelle (fachlich und technisch) müssen durch den Fremdverfahrensverantwortlichen gefüllt werden.

Die Angaben zum SAP Betrieb (grau eingefärbt) können freigelassen werden. Diese werden später, wenn der SAP Betrieb definiert ist, nachgetragen.

1.2 Fachliche Kurzbeschreibung

Eine kurze Beschreibung, wofür das Fremdverfahren genutzt wird.

1.3 Geplante Weiterentwicklungen

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Fachliche Beschreibung der auszutauschenden Daten Seite 8 von 14 12. August 2024

2 Fachliche Beschreibung der auszutauschenden Daten

2.1 Allgemeines

Dieses Kapitel gibt einen prozessualen Überblick, was mit der Anbindung zwischen dem Fremdverfahren und SAP ausgetauscht wird. Dabei gilt, die Sichtweise der Fremdverfahren. Input -> Es handelt sich um eine Eingangsschnittstelle für das Fremdverfahren (Datenimport) Output -> Es handelt sich um eine Ausgangsschnittstelle für das Fremdverfahren (Datenexport)

Wird beides benötigt, dann bitte beides ankreuzen. Die detaillierte Aussteuerung wird später im Datenfluss beschrieben.

2.2 INPUT: Relevante Buchungstypen

Bitte Ankreuzen, welcher Buchungstyp für das Fremdverfahren verwendet wird.

Mittelverteilbuchungen

☐ AUF - Ansatz u. Freigabe	☐ ANS - Ansatz
☐ FRE - Freigabe	☐ HRE - Haushaltsreste

Festlegungen und Auszahlungsanordnungen

☐ FEB - Neue Festlegung	☐ ANE - Anordnung zu vorhandener Festlegung
☐ FAE - Festlegungs-Änderungsbuchung	☐ FUA - Festlegung und Anordnung -
☐ AOE - Auszahlungsanordnung von Einnahmetitel/-gruppierung	☐ ALL - Allgemeine Auszahlungs- Anordnung -
☐ AEA - Änderungsanordnung Allgemeine Auszahlungs-AO -
☐ MEV - Meldesätze	☐ MEA - Meldesätze

Annahmeanordnungen

☐ SST Erfassung Sollstellungen	☐ SSR Erfassung Sollstellungen - Storno
☐ SZU Sollzugänge	☐ SAB - Sollabgänge
☐ AES - Änderung fester Daten einer Sollstellung	☐ STU - Stundungen und Niederschlagungen
☐ RVD - Änderung Ratenauszahlungen	☐ RVZ - Änderung Zahlungspartner in Ratenauszahlungen

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Fachliche Beschreibung der auszutauschenden Daten Seite 9 von 14 12. August 2024

Umbuchungen

☐ KOR - Umbuchung Auszahlung mit Referenz	☐ APU/EPU - Pauschale Umbuchung
☐ APU/EPU - Pauschale Umbuchung (Storno)

Weitere

☐ IBE - Istbuchungen Einnahmen	☐ IBA - Istbuchungen Ausgaben
☐ KRK - Kostenrechnungs-Kontierung

Stammdaten

☐ LIF - Erfassung Zahlungspartner	☐ MAE - Mandat ändern
☐ MER - Mandat erfassen

2.3 OUTPUT

☐ Ist-Rückmeldungen	☐ Protokolle
☐ Auswertung (Programmierung)	☐ SQL-Skript

2.4 Verwendete Buchungsstellen

Bitte die Kontierungselemente angegeben, die durch das Fremdverfahren bebucht werden.

Einzelplan
Kapitel
Titel
Unterkonten
Organisationseinheiten
Dienststellen

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Technische Beschreibung Seite 10 von 14 12. August 2024

3 Technische Beschreibung

3.1 Anbindung

In diesem Kapitel wird die technische Anbindung beschrieben. SAP arbeitet in Systemebenen: Entwicklung: In diesem System finden die Entwicklungen von Programmen und Systemeinstellungen statt. Konsolidierung: Einfaches Testsystem, um die Entwicklungen und Systemeinstellungen zu testen Abnahme: Produktivnahes Testsystem. Testen der Entwicklungen und Systemeinstellungen unter produktivnahen Umständen Produktion: Hier findet die produktive Verbuchung von Daten statt.

3.1.1 Fremdverfahren

Bitte die Information pro Systemebene ausfüllen. Bitte die Kapitel nicht löschen. Wenn eine Systemebene nicht beim Fremdverfahren genutzt wird, dann „Nein“ bei der Frage mit Systemebene ankreuzen. Für die Ausfüllhilfe wird nur auf eine Systemebene eingegangen.

Systemebene Entwicklung	Bitte ankreuzen, ob diese Systemebene im Fremdverfahren genutzt wird ☐ Ja -> Es gibt eine Entwicklungsumgebung beim Fremdverfahren ☐ Nein -> Es gibt keine Entwicklungsumgebung beim Fremdverfahren
DNS-Name Fremdverfahren	DNS = Domain Name Service – Netzwerkname des Fremdverfahrens. Notwendig, um die Kommunikation zwischen Fremdverfahren und Dateiserver bzw. SFTP-Server einzurichten. Diese Information wird für die Adressierung im Fehlerfall verwendet.
IP-Adresse Fremdverfahren	IP-Adresse des Fremdverfahrens. Über die IP-Adresse erfolgt die technische Adressierung des Fremdverfahrens. Notwendig, um die Kommunikation zwischen Fremdverfahren und Dateiserver bzw. SFTP-Server einzurichten. Diese Information wird für die Adressierung im Fehlerfall verwendet.
Nutzung Dateiserver	Es gibt einen Dateiserver bei Dataport, auf denen die Daten zwischengespeichert werden. Von diesen Dateiserver geht es dann weiter zum SFTP-Server des SAP-Systems ☐ Ja -> es wird die Zentrale Ablage bei Dataport verwendet. ☐ Nein -> es werden die Daten direkt auf dem SFTP-Server geschrieben
Dateiserver	IP-Adresse	IP-Adresse des Dateiservers. Notwendig, um die Kommunikation zwischen SFTP Server und Dateiserver einzurichten. Ansonsten findet kein Datenaustausch statt
	Verzeichnis	Verzeichnis, in denen die Daten auf dem Dateiserver bereitgestellt werden.

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Technische Beschreibung Seite 11 von 14 12. August 2024

		Der Datenaustausch zwischen SFTP-Server und Dateiserver erfolgt über Dataport. Daher ist es wichtig, wo die Daten erwartet werden.
	Dateiname	Name der erzeugten Datei. Hilft später bei der Zuordnung, welche Dateien für die Datenverarbeitung der Fremdverfahren zu erwarten sind.

3.1.2 SFTP – Server

Hier werden Informationen zum SFTP-Server niedergeschrieben. Dieser wird durch die T-Systems betreut. Daher muss das Fremdverfahren hier keine Einträge vornehmen. Die Informationen zum SFTP-Server werden durch T-Systems ergänzt.

3.1.3 SAP

Hier werden Informationen zum SAP System niedergeschrieben. Dieses wird durch die T-Systems betreut. Daher muss das Fremdverfahren hier keine Einträge vornehmen. Die Informationen zum SAP System werden durch T-Systems ergänzt.

3.2 Verarbeitung

3.2.1 Fremdverfahren

Dieses Kapitel beschreibt die Verarbeitung der Daten innerhalb des Fremdverfahrens. Es hilft zu verstehen, wie die Prozessierung erfolgt bzw. wie zeitlich die Datenbereitstellung und - verarbeitung einzutakten ist.

Fremdverfahren
Bereitstellung / Verarbeitung der Daten	Wie wird die Datei verarbeitet / erzeugt? ☐ Automatisch -> Es gibt ein Programm, das periodisch läuft und die Verarbeitung startet ☐ Manuell -> Daten werden immer manuell erzeugt / verarbeitet.
Hintergrundjob	Wenn es einen automatischen Lauf gibt, ist es gut zu wissen, wie dieser konfiguriert ist. Daher soll nachfolgend die Informationen eingetragen werden, damit die Hintergrundverarbeitung im SAP entsprechend konfiguriert werden kann.
	Name:
	Schritt	Report	Variante
	<Schritt 1>
	Häufigkeit	☐ täglich ☐ wöchentlich ☐ monatlich ☐ Jährlich ☐ andere

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Technische Beschreibung Seite 12 von 14 12. August 2024

	Zeitpunkt der Verarbeitung
Archivierung	☐ Ja	☐ Nein
	Art der Archivierung
	Verzeichnis

3.2.2 SAP

Die Verarbeitung wird vom SAP Betriebsteam ergänzt. Hier erfolgt keine Angabe durch die Fremdverfahren.

3.2.3 Projektbeschleuniger

Die Verarbeitung wird vom Entwicklerteam ergänzt. Hier erfolgt keine Angabe durch die Fremdverfahren.

3.3 Fehlerhandling / Rückmeldung

Dieser Abschnitt beschreibt die Form der Verarbeitungsrückmeldung. Er gibt Auskunft über die Art und Weise, wie das Fremdverfahren über den Verarbeitungsstand informiert wird.

Art der Rückmeldung Mehrfachauswahl möglich.	☐ Positiv Erfolgsmeldungen sollen zurückgegeben werden			☐ Negativ Fehler in der Verarbeitung werden zurückgemeldet
In welcher Form erfolgt die Rückmeldung	☐ Datei Meldungen werden in einer Datei geschrieben und dann durch das Fremdverfahren abgeholt		☐ E-Mail Es wird eine E-Mail an den Ansprechpartner übertragen		☐ Termin mit Ansprechpartner Fehler werden in einen Termin direkt mit dem Ansprechpartner besprochen ohne zusätzliche Datei oder E-Mail
	☐ andere	Beschreibung des alternativen Informationsflusses
Wird ein bestimmtes Format / ein bestimmter Aufbau für die Rückmeldung erwartet	☐ Ja Die Rückmeldung wird automatisch vom Fremdverfahren verarbeitet und muss daher in einem bestimmten Format zurückgeben Bitte Struktur in Kapitel 3.7 beschreiben			☐ Nein Die Rückmeldung wird manuell gesichtet. Daher ist der Aufbau der Rückmeldung nicht an eine Form gebunden.
Welche Schlüssel werden bei der Rückmeldung erwartet	☐ Fremdverfahren		☐ SAP		☐ egal

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Technische Beschreibung Seite 13 von 14 12. August 2024

Das Fremdverfahren Das Fremdverfahren Das Fremdverfahren erwartet in der erwartet in der legt keinen Wert auf Rückgabedatei die Rückgabedatei die ein bestimmtes Schlüssel des Schlüssel des SAP Schlüsselformat Fremdverfahrens Systems

3.4 Datenfluss

Soll nur eine kurze Übersicht entstehen, welcher Buchungstyp in welcher Richtung verarbeitet wird. Die Formulierung <Fremdverfahren|SAP> bedeutet entweder Fremdverfahren oder SAP. Wobei der Name des Fremdverfahrens angegeben wird.

Buchungstyp	Quelle	Ziel
<siehe 2.2 / 2.3>	<Fremdverfahren\|SAP>	<Fremdverfahren\|SAP>
<siehe 2.2 / 2.3>	<Fremdverfahren\|SAP>	<Fremdverfahren\|SAP>

3.5 Datensatzbeschreibung INPUT

In diesem Kapitel wird die Satzstruktur beschrieben, die zwischen dem Fremdverfahren und SAP ausgetaucht wird.

Aufbau des Vorsatzes

Byte Vorgesehener Inhalt Soll-Inhalt

Inhalt der Datensätze

Feld Feld- max. Byte Fest-Eintrag oder Erläuterung bezeichnung Datenübernahme

Aufbau des Nachsatzes

Byte Vorgesehener Inhalt Soll-Inhalt

3.6 Datensatzbeschreibung OUTPUT

3.7 Datensatzbeschreibung Rückmeldung

Beschreibung des Formates der Verarbeitungsrückmeldung

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Nur wenn eine bestimmte Struktur für die Verarbeitungsrückmeldung notwendig ist (Siehe Kapitel 3.3 Frage „Wird ein bestimmtes Format / ein bestimmter Aufbau für die Rückmeldung erwartet“ wurde mit Ja beantwortet

Anlage 6 - Schnittstelle HKR - Ausfüllhilfe_Beschreibung zur Anbindung des Fremdverfahrens.pdf