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Anlage 5: Fachverfahren Ärztlicher Dienst

1 Präambel

Der Versorgungsärztliche Dienst (ÄD) nimmt in Sachsen – Anhalt mit den Aufgaben

der ärztlichen (sozialmedizinischen) Begutachtung in der Abteilung 5 des LAS eine

zentrale Stellung ein. Er bedient alle der Versorgungsverwaltung zugehörigen

Feststellungs-, Anerkennungs- und Leistungsbereiche mit der Gesamtheit ihrer

zugehörigen Rechtsgebiete, Verfahrensebenen und medizinischen Fachgebiete.

• Feststellungsverfahren SGB IX

• Grundsatz und Rechtsbehelfsverfahren SGB IX, LBliGG

• Soziales Entschädigungsrecht (SGB XIV)

Gelegentlich werden zusätzlich für das Referat Integrationsamt Begutachtungen in

Kündigungsschutzverfahren erledigt.

Die mit der zentralisierten Organisation eines auf Landesebene organisierten ÄD

geschaffene Strukturverdichtung gewährleistet eine Bündelung von miteinander

verzahnten Aufgaben unter Ausschöpfen von Synergien.

Verfügbare Gutachter werden bedarfsorientiert aufgabengebiets-, rechtsgebiets-

und standortübergreifend flexibel eingesetzt.

Dies erfordert die Organisation der Geschäftsprozesse mit einer

anwendungsbezogen auskömmlichen Bestandsverwaltung und

Auftragskoordination. Straffe Arbeitsorganisation, Flexibilität des Personaleinsatzes

und Workflow- Controlling sind somit maßgebliche Instrumentarien zur effizienten

Steuerung der Geschäftsabläufe.

Allein das versorgungsmedizinische Auftragsaufkommen von regelhaft mehr als

5000 Begutachtungen pro Monat erfordert unter Einsatz von etwa 40 beteiligten

Gutachtern die Koordination einer Aktenverteilung nach Bestands-, Qualitäts- und

Wirtschaftlichkeitskriterien.

Entsprechend greifen standortübergreifende Organisationsmaßnahmen und

Steuerungen, die sich flexibel und wöchentlich divergent auf variable Fixpunkte

ausrichten müssen, wie z.B.:

➢ die Höhe der Auftragsbestände und der Gutachtenlaufzeiten einschließlich

standortübergreifender Ausgleichsregelungen;

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➢ die aufgabendifferente Verfügbarkeit interner Gutachter unter Beachten der

jeweiligen fachlichen Ausrichtung und der persönlichen Befähigungen;

➢ die Auslastung interner Gutachter

✓ nach Aktenverteilergrößen (quantitatives Bestandsaufkommen alle

Rechtshintergründe und Verfahrensebenen),

✓ nach detailliert aufgestellten SGB – IX-Aktenverteilervarianten (qualitativ

variierendes Bestandsaufkommen),

✓ nach den Grundsätzen der gerechten Aktenverteilung in Abhängigkeit von

Schwierigkeitsgraden und Aufwandsbemessungen;

➢ die Zuleitungsbegrenzungen für externe Gutachter in fließender Abhängigkeit von

der internen Auslastung, dem Bestandsgemenge und der Geschäftslaufzeiten im

ÄD;

➢ eine zwischen intern und extern differente Aktenverteilung nach qualitativen und

terminierten Vorgaben (Eilt- Akten; Erwerbstätigen – Akten; Akten mit anhängigem

SER-Verfahren; Akten mit anhängigem LBliGG- Verfahren; sonstige

Besonderheiten wie besondere Krankheitsbilder oder Kinder, Jugendliche, junge

Erwachsene unter 25 Jahren);

2 Umfang dargestellter Anforderungen

Die Anforderungsdarstellung ist auf den Ausbau des gegenwärtig verfügbaren

digitalen Bestandes (Hybridakte) und dessen Qualifikation zur vollelektronischen Akte

ausgerichtet. Akzeptiert werden vollumfänglich alternative Abbildungen, soweit

sie den Anforderungen in Bezug auf die Organisation der

Begutachtungsdurchführung und die Gutachtenerstellung entsprechen.

3 Darstellung der Anforderungen für ein Requirement Engineering

Intelligentes Dokumentenmanagement- und Workflowsystem (insbesondere

Bestandsverwaltung, Auftragskoordination und Qualitätssicherung)

Funktion: Gesammelter Eingang aller Gutachtenaufträge im ÄD über

Sammel- POSTKORB (synonym: Sammel- AUFTRAGSFACH)

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Ergebnis: Zentrales digitales Eingangspostfach syn. Sammelauftragsfach,

Sammelpostkorb) in der Geschäftsstelle ÄD für den Zufluss aller

Akten- / Auftragszuleitungen

Verwaltung von AKTENEINGANG / AKTENABLAGE Funktion: Aktenkorbverwaltung mit bedarfsgebundener (flexibler)

Anlage von unterdifferenzierten Aktenkörben (syn. separierte

Auftragsfächer/ Postkörbe) i. R. der Bestandsverwaltung,

Auftragskoordination und Qualitätssicherung

Anlegen, Benennen, Bearbeiten und Löschen von digitalen Ergebnis: Aktenkörben durch die Geschäftsstelle ÄD nach Erfordernis;

entsprechend können Aktenkörbe in Anpassung an die jeweils

aktuelle Bestandsverwaltung und Auftragskoordination durch die

Geschäftsstelle ÄD bedarfsgerecht angelegt, umbenannt und/oder

gelöscht werden.

Zuleitungsaufträge (Akten) können nach verschiedensten Kriterien

(u.a. Art und Ebene des Verfahrens, Produkteigenschaften,

Maßnahmen einer bedarfsangepassten, flexiblen

Auftragskoordination) in unterschiedlichen Auftragsfächern (syn.

Postkörben, Aktenkörben) abgelegt werden.

Funktion: AUFTRAGS-(AKTEN)VERTEILUNG

An die Organisationsprozesse (u.a. Bestandsverwaltung, Ergebnis: Auftragskoordination und die heterogene Verfügbarkeit von Gutachtern) angepasste Auftragszuleitungen in die bereitgestellten Auftragsfächer (syn. Postkörbe) interner und externer Gutachter

Funktion: AUFTRAGSERLEDIGUNG

Ergebnis: Möglichkeit des Verschiebens einzelner Akten in andere,

entsprechend dem Auftrag und der Bearbeitungsabfolge

zweckgerichtete Ablagekörbe (ergibt sich für Akten im Ablauf der

Begutachtungsdynamik vor und nach gutachtlichen Stellungnahmen

(z. B. Verteilung an interne oder externe Gutachter nach

Aktensichtung und/oder Überprüfung, i.R. von Gutachten -

/Untersuchungsaufträgen und /oder neuerlichen Zuleitungen nach

Sachaufklärung etc.)

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Sachgerechte Auftragskoordination; Drucken oder Extrahieren aller Ergebnis: oder einzelner Dokumente aus einer eAkte, um Gutachten und

Untersuchungen extern in Auftrag geben zu können (z. B. in Kliniken,

Arztpraxen)

Funktion: AKTENAUSGANG

Ergebnis: Verschiebung endbearbeiteter Akten aus dem ÄD in den

Aktenausgangskorb und damit Verwaltungsreferate Rückleitung an

die zuleitenden Verwaltungsreferate

Funktion Kennzeichnung von Akten Ergebnis: • Bezeichnung nach Geschäftszeichen, Name, Vorname, Geburtsdatum des AST

• Kennzeichnung nach

Verfahrensart (u.a. Erstfeststellung, Neufeststellung,

Widerspruch, Klage, Petition/ Beschwerde, Rückfragen)

Akten mit Eilvermerk
Akten mit AST (erwerbstätig)
Akten mit anhängigen SER-Verfahren
Akten nach weiterer Sachaufklärung
Akten mit Begleitverfahren nach LBliGG
Akten mit erforderlicher Vorlage beim Leitenden Arzt
Begutachtungsfälle Amtsangehöriger

Hinweis zur Workflowfunktionalität:

Das derzeit verfügbare elektronische Karteikartenprinzip ÄD sollte erhalten bleiben,

da es im Sinne einer Schlüsselfunktion multifunktional agiert und alle wesentlichen

Workflowschritte erfasst (Zuleitungseingang, Auftragsverteilungen, Auftragsflüsse,

Produkterledigungen mit gekoppelter Statistik, Fristenübersicht, Rückleitungsmodus

etc.).

Auch der im System integrierte Rückleitungsmodus von Akten an die Verwaltung sollte

entsprechend dem Status quo erhalten bleiben. Beispielsweise muss sichergestellt

sein, dass intern und extern erstellte Gutachten innerhalb des ÄD (vor abschließender

Abzeichnung) einer Supervision unterzogen werden können (insbesondere zur

Qualitätssicherung nach LBliGG; zur anlassgebundenen und / oder stichprobenartigen

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Überprüfung externer Stellungnahmen, zu fachlichen Überprüfungen in

Einarbeitungsprozessen etc.)

Ergebnis: Wiedervorlagen, Auftragsweiterleitungen, Zuleitungen an interne und externe Gutachter, Aufträge für externe Begutachtungen, Befundberichtabforderungen und Untersuchungen etc. müssen im System abgebildet werden können.

Funktion: Externe Begutachtung – Begleitlistenprinzip

Ergebnis: Das gegenwärtig vorgehaltene Begleitlistenprinzip sollte erhalten

bleiben. Neben der erforderlichen Übersichtlichkeit bietet es ein

produktives Controlling bei der Abrechnung (Differenzierung zwischen

vollen und reduzierten Vergütungshöhen).

Es erlaubt daneben unverzichtbare Markersetzungen, die für ein in

gebotenen Fällen zwingendes Greifen der internen Qualitätskontrolle

erforderlich sind. (z.B. Kennzeichnung rechtsangepasster Vorgänge in

Fällen von Seh- und Hörbehinderungen über eine Kopplung der

gutachtlichen Stellungnahme mit der Begleitliste)

Recherche von Akten und Dokumenten

Im Bestand enthaltene Akten und /oder auch einzelne Dokumente müssen gezielt recherchiert werden können.

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Funktion: elektronische Signatur der Gutachtenprodukte

Ergebnis: elektronische Abzeichnung der gutachtlichen Stellungnahmen durch den

ärztlichen Gutachter

Erforderlich zwecks Integrität (Verhinderung von Datenmanipulation) und

Authentifizierung (Wer hat das Gutachten erstellt? – Sicherstellung, dass

der elektronisch ausgewiesene Bearbeiter* auch derjenige ist, der das

Gutachten erstellt hat)

Import- und Exportfunktionen, Bearbeitungsmöglichkeiten im

Funktion: Dokumentenmanagementsystem sowie Einzelblattscannen

Möglichkeit

Ergebnis: - Dokumente einzuscannen und einer eAkte hinzuzufügen,

einzelne Dokumente zu exportieren und zu drucken ,

Der ÄD muss über die Möglichkeit des Einscannens von Dokumenten verfügen. Im

Ärztlichen Dienst gehen über den externen/internen Kommunikationsmodus

hinausgehend zusätzliche Dokumente ein, die zum Aktenvorgang gehören und diesem

hinzuzufügen sind (u.a. externe Untersuchungsgutachten, otologische und

ophthalmologische Befundberichte, sonstige freie Gutachten / sonstiger medizinischer

Schriftverkehr).

Viewer / Betrachter

Übersicht über Struktur der einzelnen eAkte für die gezielte Auswahl einzelner Dokumente

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Funktion: Statistik / Bestandsübersicht

Ergebnis: Abbildung von Leistungen interner und externer Gutachter

(Erledigungsstatistik / siehe verfügbares Karteikartensystem); Aktenbestandsübersichten allgemein (Bestandsvolumen); Aktenbestandsübersichten individuell (welche Akten sind aktuell intern und extern an welchen Gutachter zugeleitet); notwendig zur Nachsteuerung / Anpassung von Abläufen im ÄD;

Funktion: Rechteverwaltung

Ergebnis: Zuteilung von Zugriffs- u. Bearbeitungsrechten innerhalb des ÄD

Funktion: Intelligentes Dokumentenmanagementsystem

Ergebnis: (eindeutig) zuordnungsfähige Dokumentenbezeichnung und systematische (chronologische) Dokumentensortierung; elektronische Arbeitshilfen mit Suchfunktionen, Lesezeichen, Farb- Textmarker; [für effizientes Aktenstudium und Gutachtenerstellung zwingend erforderlich (cave: lebensbegleitende Akten mit wachsenden Inhalten aufgrund stetiger Verfahrensaufbauprozesse)]

Textverarbeitung

Optimierte Schriftguterstellung für Gutachten und sonstige ÄDSchriftsätze mit

Hinterlegen von Arbeitsmitteln (z.B. Versorgungsmedizinische Grundsätze,

Arbeitskompendium der AG Leitende Ärzte etc.); zusätzliche Platzierung /

Speichermöglichkeit für (auch) individuelle Textbausteine innerhalb der

Fachanwendung;

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Funktion: SER-Aktenverwaltung

Ergebnis: Beibehalt des in der IT- Fachanwendung SGB IX / LBLiGG für die Bedarfe im ÄD seit den 1990iger Jahren zusätzlich installierten SER- Moduls zwingend erforderlich! (ansonsten keinerlei SER- Aktenverwaltung im ÄD durchführbar (die zukünftige, für das SGB XIV vorgesehene IT- Fachanwendung SERiD ist bis auf weiteres (= auf längere Zeit) nicht verfügbar!)

Anlage 5_Fachverfahren-ÄD.pdf