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Eignungs- und Zuschlagskriterien

Vergabenummer: 2026 - 54

Kurzbezeichnung: Erneuerung der Fachsoftware für das Schwerbehindertenrecht-

Feststellungsverfahren

A. Eignungskriterien

Die Anbietenden haben ihre Eignung zur vertragsgemäßen Bearbeitung wie folgt nachzuweisen:

1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:

• Kurzdarstellung des Unternehmens (Art, Umfang und Dauer der Geschäftstätigkeit im ausgeschriebenen Leistungsbereich)
• Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

• Erklärung über den Gesamtumsatz einschließlich des Umsatzes in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags
• Nachweis, dass der Bieter im Falle der Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personenschäden in Höhe von mindestens EUR 500.000,00 und für Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens EUR 2.000.000,00 je Schadensfall, beschränkt auf das Zweifache der Jahreshöchstleistung, verfügt. Der Versicherungsschutz muss insbesondere folgende Risiken abdecken: • Schäden, die im Zusammenhang mit der Erbringung von IT-Dienstleistungen, insbesondere der Entwicklung, Einführung, Integration und Betreuung von Software entstehen, • Schäden durch fehlerhafte Beratung, Planung, Konzeption, Implementierung, Migration und Schulung, • Schäden, die durch Datenverlust, Datenbeschädigung oder Datenmissbrauch (einschließlich Datenschutzverletzungen) verursacht werden, • Schäden, die durch die Anbindung und Integration in bestehende IT- Infrastrukturen (z. B. DMS, Active Directory, HKR-Systeme) entstehen, • Schäden, die aus der Verletzung von IT-Sicherheitsanforderungen oder der Nichtbeachtung von Barrierefreiheitsvorgaben resultieren.

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

4. Anforderungen an das einzusetzende Personal Von den Bietenden ist sicherzustellen, dass für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen ein qualifiziertes und erfahrenes Projektteam zur Verfügung steht. Die nachfolgenden Mindestanforderungen sind zu erfüllen und im Angebot nachzuweisen:

5. Projektleitung • Qualifikation:

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o Abgeschlossenes Hochschulstudium (mindestens Bachelor) in Informatik, Wirtschaftsinformatik, Verwaltungsinformatik oder vergleichbarer Fachrichtung, oder gleichwertige Qualifikation o Nachweisbare Erfahrung im Management von IT-Projekten im öffentlichen Sektor, insbesondere in der Einführung von Fachverfahren oder vergleichbaren Softwarelösungen • Erfahrung: o Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Leitung von IT-Projekten o Leitung von mindestens zwei erfolgreich abgeschlossenen, vergleichbaren Projekten (z. B. Einführung von Fachverfahren in Behörden, Digitalisierung von Verwaltungsprozessen)

2. Fachanwendungs-/Fachberater:in • Qualifikation: o Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation o Fundierte Kenntnisse im Bereich Sozialrecht, Verwaltungsrecht oder vergleichbaren Rechtsgebieten (z. B. SGB IX, SGB X, LBliGG) • Erfahrung: o Nachweisbare Erfahrung in der Konzeption, Einführung oder Betreuung von Fachanwendungen im öffentlichen Sektor o Mitwirkung an mindestens einem vergleichbaren Projekt

3. Technische Umsetzung (Softwareentwicklung, Systemintegration) • Qualifikation: o Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Informatik, Softwareentwicklung oder Systemintegration o Nachweisbare Kenntnisse in den für das Projekt relevanten Technologien (z. B. Schnittstellenentwicklung, Datenmigration, DMS- Anbindung, IT-Sicherheit) • Erfahrung: o Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Fachverfahren oder vergleichbaren IT-Systemen o Mitwirkung an mindestens einem vergleichbaren Projekt

4. Schulungs- und Supportpersonal • Qualifikation: o Nachweisbare Erfahrung in der Durchführung von Anwenderschulungen und im Anwendersupport für IT-Fachverfahren o Pädagogische Zusatzqualifikation oder nachweisbare Erfahrung in der Erwachsenenbildung von Vorteil

Namentlich zu benennen sind die Projektleitung sowie die Fachanwendungs- /Fachberater:in als fachliche Schlüsselrolle. Für beide Rollen ist ein Wechsel der benannten Person zulässig, sofern die Ersatzperson mindestens gleichwertig qualifiziert ist und der Auftraggeber dem Wechsel zustimmt (Austauschklausel). Die personelle Bindung an die für diese beiden Rollen benannten Personen gilt für die Einführungsphase bis zur Abnahme des Gesamtsystems; dies umfasst insbesondere Implementierung, Datenmigration der ersten Phase, Testung, Pilotierung, Schulung und Rollout (EVB-IT Systemvertrag Nummer 11.2). Für das

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weitere Personal, insbesondere in den Bereichen technische Umsetzung sowie Schulung und Support, obliegt die Art und Weise der Personaleinsatzplanung dem Auftragnehmer; eine namentliche Benennung einzelner Personen ist hierfür nicht erforderlich.

Nachweisführung: Die Bietenden haben im Angebot die Projektleitung und die Fachanwendungs- /Fachberater:in folgende Nachweise einzureichen: • Namentliche Benennung der vorgesehenen Personen • Tabellarischer Lebenslauf mit Angaben zu Ausbildung, Qualifikation und beruflichem Werdegang • Nachweise über die geforderte Berufserfahrung (z. B. Projektlisten, Referenzschreiben, Zeugnisse) • Kurzdarstellung der in vergleichbaren Projekten wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten • (Optional) Listen über relevante Veröffentlichungen und Vorträge • Für die Bereiche technische Umsetzung sowie Schulung und Support genügt eine Erklärung, dass entsprechend qualifiziertes Personal in ausreichendem Umfang zur Verfügung gestellt wird.

Hinweis: Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben und Nachweise im Rahmen der Angebotsprüfung zu verifizieren und im Falle von unzureichender Qualifikation oder Erfahrung den Ausschluss des Angebots vorzunehmen.

2. Referenzaufträge Als Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird vom Bieter bzw. Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft die Benennung von mindestens zwei Referenzaufträgen der letzten fünf Jahre (ab Veröffentlichung der Ausschreibung), die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, verlangt. (Der geforderte Zeitraum von fünf Jahren bezieht sich auf den tatsächlichen Leistungszeitraum. Maßgeblich ist, dass innerhalb dieser letzten fünf Jahre relevante Leistungen erbracht wurden. Das Datum des Projektstarts oder des endgültigen Projektabschlusses ist nicht allein entscheidend. Laufende, mehrjährige Projekte werden als Referenz anerkannt, sofern die bis zum Tag der Veröffentlichung erbrachten (Teil-)Leistungen in Qualität und Umfang eine gesicherte Beurteilung der Leistungsfähigkeit zulassen.) Der Regelzeitraum von drei Jahren nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV wird damit auf fünf Jahre verlängert; dies ist durch die mit dieser Regelung beabsichtigte Öffnung des Bewerberkreises für die im Bereich der Sozial- und Gesundheitsverwaltung tätigen Spezialanbieter gerechtfertigt, bei denen vergleichbare Projekte typischerweise in längeren Zyklen durchgeführt werden.

Die vorgelegten Referenzaufträge müssen in der Gesamtschau der eingereichten Referenzen folgende Merkmale abdecken:

• Gegenstand der Leistung: Einführung, Weiterentwicklung oder Migration von IT-Fachverfahren oder komplexen Softwarelösungen im öffentlichen Sektor, vorzugsweise im Bereich Sozialverwaltung, Gesundheitsverwaltung oder vergleichbaren Verwaltungsbereichen.

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• Leistungsumfang: Die vorgelegten Referenzen müssen in der Gesamtschau mindestens folgende Leistungsbestandteile abdecken: o Konzeption, Implementierung, produktive Einführung oder umfangreiche Weiterentwicklung einer Fachanwendung mit mehreren Modulen und Schnittstellen o Integration in oder Anbindung an bestehende IT-Infrastrukturen (z. B. DMS, Active Directory, HKR-Systeme) o Umsetzung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen auf hohem Schutzniveau o Durchführung von Schulungen und Supportleistungen o Begleitung des Rollouts und der Inbetriebnahme o Einbringung von Wartungs- und Pflegeleistungen für Fachsoftware über einen Zeitraum von mindestens einem Jahr

• Komplexität: Die Referenz muss eine vergleichbare Komplexität aufweisen, insbesondere hinsichtlich: o Anzahl der Anwender (mindestens 50) o Anzahl und Vielfalt der zu integrierenden Schnittstellen (mindestens drei Schnittstellen zu unterschiedlichen Systemen)

• Kundenkreis: Auftraggeber der Referenz muss eine Einrichtung der öffentlichen Verwaltung oder ein öffentlicher Träger sein. Als Referenzauftraggeber kommen auch Träger der Sozialversicherung in Betracht (z. B. Rentenversicherung, Krankenversicherung, Unfallversicherung).

Nachweisführung: Für jede Referenz sind folgende Angaben zu machen: • Name und Anschrift des Auftraggebers • Ansprechpartner beim Auftraggeber (inkl. Kontaktdaten) • Projektbezeichnung und kurze Projektbeschreibung • Leistungszeitraum (mit Angabe der im Referenzzeitraum erbrachten Leistungen) • Beschreibung der erbrachten Leistungen im Hinblick auf die oben genannten Vergleichbarkeitskriterien • Anzahl der Anwender sowie Anzahl und Art der umgesetzten Schnittstellen • Ggf. Bestätigung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Leistungserbringung (Referenzschreiben)

Hinweis: Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen und mit den genannten Ansprechpartnern Kontakt aufzunehmen.

4. Sonstige

• Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen
• Erklärung zur Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit
• Erklärung zu Russland-Sanktionen im Bereich der öffentlichen Beschaffung
• Zum Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen ist die Eigenerklärung zur Eignung zu verwenden; die Möglichkeit zur Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung nach § 50 VgV für nicht präqualifizierte Unternehmen bleibt hiervon unberührt.
• Verbindliche Eigenerklärung, dass ein Informationssicherheitskonzept nach Maßgabe des BSI-IT-Grundschutzes oder eines vergleichbaren anerkannten Standards angewendet wird bzw. dessen Einführung angestrebt wird.

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B. Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagsentscheidung erfolgt auf Basis einer gewichteten Bewertung von qualitativen (Leistung) und quantitativen (Preis) Kriterien. Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden die bei den Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte addiert. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 6 Gesamtpunkte (4,2 Leistungspunkte + 1,8 Preispunkte). Das wirtschaftlichste Angebot ist das mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Leistungspunkte und Gesamtpunktzahl werden ohne Rundung ermittelt; zur Rundung beim Preis siehe Abschnitt „Preis (30 %)“. Bei Gleichstand entscheidet zunächst die höhere Leistungspunktzahl, danach das Los. Die detaillierte Ausgestaltung der einzelnen Bewertungskriterien, deren Gewichtung sowie die jeweilige Punktesystematik ergeben sich aus der als Anlage beigefügten Matrix „Bewertungsschema.xlsx“

Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes werden folgende Zuschlagskriterien herangezogen:

A. Leistungskriterien (70 % Gesamtgewichtung)

Die Leistungskriterien gliedern sich in sechs Hauptkriterien, die jeweils mit einer Punkteskala von 0 bis 6 bewertet werden. Die gewichteten Leistungspunkte ergeben sich aus der Multiplikation der erreichten Bewertungspunkte mit der jeweiligen Gewichtung des Kriteriums. In jedem der sechs Kriterien müssen mindestens 3,0 von 6 möglichen Bewertungspunkten erreicht werden. Diese Mindestschwelle soll sicherstellen, dass kein Angebot in die Wertung gelangt, das in einem der Kriterien fachlich oder technisch ungeeignet ist, auch wenn es in anderen Kriterien überdurchschnittlich abschneidet. Angebote, die in einem der Kriterien diese Mindestpunktzahl nicht erreichen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Die im Lastenheft zwingend formulierten Anforderungen (insbesondere mit „muss“, „müssen“, „ist/sind zu …“ oder „zwingend“) sind Mindestanforderungen. Sie sind im Rahmen der Leistungserbringung zu den im Lastenheft und im Vertrag vorgesehenen Zeitpunkten vollständig zu erfüllen. Enthält das Lastenheft zu derselben Anforderung sowohl eine zwingende als auch eine nicht zwingende Formulierung, gilt die zwingende. Mit „soll“, „sollte“, „idealerweise“, „wünschenswert“, „perspektivisch“ oder „optional“ bezeichnete Anforderungen sind keine Mindestanforderungen; ihre Erfüllung kann im Rahmen der Leistungskriterien berücksichtigt werden. Als Option ausgeschriebene Leistungen sind nur nach Abruf zu erbringen (Lastenheft Nr. 3.4). Die Anlagen zum Lastenheft konkretisieren dessen Anforderungen, soweit das Lastenheft auf sie Bezug nimmt; die in Anlage 2 beschriebenen Arbeitsabläufe sind nach Lastenheft Nr. 4.1 nicht exakt nachzubilden. Angebote, die eine Mindestanforderung nicht erfüllen oder sie einschränken, enthalten eine Änderung an den Vergabeunterlagen und werden nach § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV ausgeschlossen. Die Erfüllung der Mindestanforderungen ist Voraussetzung für das Erreichen der Bewertungsstufe 3 im jeweiligen Kriterium. Die Leistungskriterien bewerten, mit welcher Qualität die Anforderungen umgesetzt werden. Erhebliche Mängel in der

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Umsetzung führen auch bei formaler Erfüllung der Mindestanforderungen zu einer Bewertung unterhalb der Mindestpunktzahl. Erheblich sind Mängel, die die Nutzbarkeit der Lösung im Verfahrensalltag wesentlich beeinträchtigen, insbesondere durch deutlich erhöhten Bearbeitungsaufwand, zusätzliche Medienbrüche oder eine erhöhte Fehleranfälligkeit. Anhaltspunkte geben die beispielhaften Indikatoren der Bewertungsstufen 2 und 3. Die Bewertungsstufen 4 bis 6 honorieren eine besonders gute Umsetzung sowie Leistungen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen. Die in der Bewertungsmatrix genannten Indikatoren sind Beispiele für die jeweilige Erfüllungsstufe. Maßgeblich ist die Gesamtbetrachtung des jeweiligen Kriteriums anhand der im Angebot getätigten Beschreibungen, Darstellungen sowie der vorgelegten Konzepte und Nachweise. Leistungen, die ein Bieter im Angebot zusagt, werden Vertragsbestandteil und sind mit den Preisangaben des Preisblatts abgegolten. Die Kriterien sind:

1. Anwenderfreundlichkeit und fachliche Anforderungen (10 %) Bewertung der Benutzeroberfläche, Workflow-Optimierung, Unterstützung der Sachbearbeitung, Pflege von Metadaten, Textbausteine und intuitive Bedienung.
2. Digitalisierungsgrad der Anwendung (10 %) Grad der durchgehenden, medienbruchfreien Digitalisierung, Automatisierung, Rückkanal für Antragsteller, Authentifizierung, Datenschutz und E-Akte- Konformität.
3. DMS / eAkte-Anbindung (15 %) Integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) als führendes System der elektronischen Akte, Übernahme der gescannten Posteingänge, Konzept zur Übergabe abgeschlossener Akten an das E-Akte-System VIS zur Archivierung, Rollen- und Zugriffskonzept.
4. Schnittstellen (15 %) Umsetzung und Vollständigkeit der geforderten Schnittstellen (z. B. beBPo, E- Mail, HKR, Finanzverwaltung, Melderegister, Befundübermittlung), Automatisierungsgrad und Interoperabilität.
5. Technische und nicht-funktionale Anforderungen (10 %) Skalierbarkeit, Betrieb im Rechenzentrum, Barrierefreiheit, Modularität, Wartungsintensität, Erweiterungsfähigkeit und Kooperationsmöglichkeiten.

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6. Konzept für Implementierung und Datenmigration inkl. Testung, Pilotierung, Schulung und Rollout (10 %) Qualität und Detaillierungsgrad des Umsetzungs-, Migrations- und Schulungskonzepts, Zeit- und Maßnahmenplan, Einbindung des Auftraggebers, IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept, Konzept zur Projektsteuerung und Projektkoordinierung (u. a. Eskalationswege, Berichtswesen, Reporting-Turnus).

B. Preis (30 %)

Die Bewertung erfolgt auf Basis des Gesamtbruttopreises aus dem Preisblatt (einschließlich der als Option gekennzeichneten Positionen, insbesondere der Verlängerung der Pflege sowie des 1st- und 2nd-Level-Supports) nach folgender Formel:

wobei GP die Gewichtung des Preiskriteriums in Punkten, PA der Angebotspreis des zu wertenden Angebots und PG der Angebotspreis des günstigsten Angebots ist. Das günstigste Angebot erhält die maximale Punktzahl (GP); ab dem doppelten Preis des günstigsten Angebots werden 0 Punkte vergeben. Im Bewertungsschema wird der Preis zunächst auf einer Skala von 0 bis 6 Bewertungspunkten ermittelt, auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet und anschließend mit der Gewichtung von 0,3 multipliziert. Eine weitere Rundung der Preispunkte erfolgt nicht.

Maßgeblich für die Ermittlung des Angebotspreises ist ausschließlich das vollständig ausgefüllte Preisblatt. Abweichende Preisangaben an anderer Stelle des Angebots bleiben unberücksichtigt.