MOBSU_16_Projektorganisationshandbuch_260717_clean­_Fachplanung Wärmeschutz und Energiebilanzi.pdf

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Projektorganisationshandbuch – INDEX 00

Stand: 29. KW 2026

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Inhaltsverzeichnis

1 Organisation, Kommunikation, Dokumentation ........................................................ 5

1.1 Aufbau und Organisation .................................................................................... 5

1.1.1 Zweck und Ziel ................................................................................................................... 5

1.1.2 Aufbau und Aktualisierung ............................................................................................. 5

1.1.3 Erstellung/Änderung/Freigabe ....................................................................................... 6

1.2 Projektinformation, Organigramm ................................................................................ 6

1.2.1 Kurzbeschreibung der Projektaufgabe ......................................................................... 6

1.2.2 Bauabschnitte ................................................................................................................... 11

1.2.3 Organigramm Gesamtprojekt ...................................................................................... 12

1.2.4 Zielvorgabe Förderung/Klimabeschlüsse .................................................................. 14

1.3 Allgemein formale Regelungen ................................................................................... 14

1.3.1 Entscheidungsstruktur ................................................................................................... 14

1.3.2 Besprechungsstruktur .................................................................................................... 15

1.3.3 Dokumentieren von Besprechungen .......................................................................... 17

1.3.4 Schriftverkehr, Berichtswesen ...................................................................................... 17

1.3.5 Codierung, Kennzeichnung ........................................................................................... 18

1.3.6 Datentausch ...................................................................................................................... 18

1.3.7 Eingang, Freigabe, Herausgabe, Änderung .............................................................. 19 1.3.7.1 Unterschriftregelung/ Schriftverkehr mit Unternehmen ....................................... 19

1.4 Dokumentation ................................................................................................................ 19

1.4.1 Dokumentation der Planung ......................................................................................... 19

1.4.2 Dokumentation der Abrechnungsunterlagen ........................................................... 20

1.4.3 Revisionsunterlagen ....................................................................................................... 20

1.4.3.1 Form der Dokumentationsunterlagen ........................................................................ 21

1.4.3.2 Aufbau der Dokumentationsunterlagen .................................................................... 21

2 Planungsorganisation .................................................................................................... 21

2.1 Nutzung ............................................................................................................................. 21

2.1.1 Raum- und Funktionsprogramm ................................................................................. 21

2.1.2 Planungsschnittstellen ................................................................................................... 21

2.1.3 Bemusterungen ............................................................................................................... 22

2.2 Planunterlagen ................................................................................................................. 25

2.2.1 Plancodierung/ Format .................................................................................................. 25

2.2.2 Planverzeichnis ................................................................................................................ 25 Seite 2 von 57

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2.2.3 Eingang, Prüfung, Freigabe, Planvergabe................................................................. 25

2.3 Planungskoordination .................................................................................................... 26

2.3.1 Besprechungsregelungen ............................................................................................. 26

2.3.2 Planungsabläufe .............................................................................................................. 26

2.3.3 Planungsänderungen ..................................................................................................... 27

3 Termine .............................................................................................................................. 29

3.1 Terminliche Abwicklung ................................................................................................ 29 3.1.1 Terminsteuerung ............................................................................................................. 29

4 Kosten, Aufträge, Rechnungen etc. ............................................................................ 29

4.1 Kostensteuerung ............................................................................................................. 29

4.1.1 Grundsätzliches ............................................................................................................... 29

4.1.2 Kostenermittlung ............................................................................................................. 30

4.1.3 Kostenermittlung in Anlehnung an HU-Bau ............................................................. 30

4.1.4 Vergabeeinheiten (VE) .................................................................................................... 30

4.2 Kostenüberwachung ....................................................................................................... 32

4.3 Aufträge ............................................................................................................................. 32

4.3.1 Aufträge Planer und Berater ......................................................................................... 32

4.3.2 Ausschreibung und Aufträge bauausführende Firmen ......................................... 33

4.3.2.1 Erstellung Ausschreibungsunterlagen ....................................................................... 33

4.3.2.2 Erstellung Vergabeunterlagen ...................................................................................... 35

4.3.2.3 Hauptaufträge mit Ausschreibungsverpflichtung ................................................... 37

4.3.2.4 Nachaufträge .................................................................................................................... 37

4.4 Rechnungen ...................................................................................................................... 41

4.4.1 Planer- und Beratungsrechnungen ............................................................................. 42

4.5 Bauausführende Firmenrechnungen ......................................................................... 43

4.5.1 Abschlagsrechnungen ................................................................................................... 45

4.5.2 Schlussrechnungen ........................................................................................................ 46

4.6 Behinderungen ................................................................................................................ 49

4.7 Verzug ................................................................................................................................. 49

4.8 Abnahmen ......................................................................................................................... 50

4.9 Beschädigungen .............................................................................................................. 53

4.10 Bürgschaften, Sicherheitseinbehalte ......................................................................... 55

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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 Ziele der Projektmaßnahme ................................................................................... 9

Abbildung 2 Lageplan .................................................................................................................... 10

Abbildung 3 Projektorganigramm ............................................................................................... 13 Abbildung 4 Entscheidungsablauf relevanter Projektentscheidungen .............................. 15

Abbildung 5 Besprechungsstruktur ............................................................................................ 17

Abbildung 6 Entwicklung Planungsschnittstellen ................................................................... 22

Abbildung 7 Schema Bemusterungsprozedere ....................................................................... 24

Abbildung 8 Schema Planungsänderungen ............................................................................. 28

Abbildung 9 Aufteilung Gewerkebudget ................................................................................... 32

Abbildung 10 Schema Auftragserteilung Planer/Berater (sofern kein VgV-Verfahren) .. 33

Abbildung 11 Ablaufstruktur Erstellung Ausschreibungsunterlagen ................................. 36

Abbildung 12 Ablaufstruktur für Nachträge bauausführender Firmen .............................. 38

Abbildung 13 Schema Rechnungslauf Planer/Berater ........................................................... 43

Abbildung 14 Schema Rechnungslauf Abschlagsrechnungen bauausführende Firmen .. ............................................................................................................................................. 46

Abbildung 15 Schema Rechnungslauf Schlussrechnungen bauausführende Firmen ... 48

Abbildung 16 Ablaufstruktur Vorbereitung und Durchführung Abnahmen ....................... 52

Abbildung 17 Ablaufstruktur Beschädigung von Bauleistungen vor Abnahmen ............ 53

Abbildung 18 Ablaufstruktur Beschädigungen von Bauleistungen nach Abnahme ....... 54

Abbildung 19 Ablaufstruktur Bürgschaften, Auszahlung Sicherheitseinbehalte ............ 56

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1 Organisation, Kommunikation, Dokumentation

1.1 Aufbau und Organisation

1.1.1 Zweck und Ziel

Das vorliegende Projektorganisationshandbuch soll alle Projektbeteiligten bei der

vertragsgemäßen Erbringung ihrer Leistungen und den Bauherrn bei der Umsetzung

seiner Ziele unterstützen und insgesamt eine effiziente Abwicklung der Vorhaben

ermöglichen. Das Projektorganisationshandbuch soll eine abgestimmte und einheitliche

Arbeitsweise sicherstellen und den Projektbeteiligten als Nachschlagwerk sowie als

verbindliche Richtlinie im Projekt dienen. Die formulierten Anforderungen, aufgezeigten

Strukturen und beigefügten Formblätter sind daher für alle Projektbeteiligten

einheitlicher und verbindlicher Standard und Vertragsgegenstand. Die Auftragnehmer,

die bereits vor der Erstellung dieses Projektorganisationshandbuches beauftragt

wurden, verständigen sich ebenfalls auf diesen Standard, auch wenn dieser kein

Vertragsbestandteil ist.

1.1.2 Aufbau und Aktualisierung

Das Projektorganisationshandbuch ist in einzelne Kapitel untergliedert. Ausgewählte

Inhalte z.B. Formblätter, sind als Anlage hinzugefügt. Die Projektbeteiligtenliste ist, da

sie häufigen Aktualisierungsbedarf aufweist, als separates pdf-Dokument verfügbar und

wird durch die Projektsteuerung gepflegt.

Aktualisierungen des Projektorganisationshandbuchs erfolgen bei Bedarf durch die

Projektsteuerung. Die Fortschreibung wird mit einer fortlaufenden Indexierung

versehen. Der Versand des fortgeschriebenen Projektorganisationshandbuchs erfolgt im

pdf-Format über das Projektkommunikationssystem PPM. Bei jeder Fortschreibung wird

das vollständige Projektorganisationshandbuch versandt. Die höchste Indexnummer

kennzeichnet den jüngsten vollständigen Stand. Mit jeder Fortschreibung wird zur

kompakten Darstellung der Veränderungen eine additive Datei, mit den im

Änderungsmodus dargestellten Aktualisierungen versandt.

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1.1.3 Erstellung/Änderung/Freigabe

Die Bauherrschaft ist für Inhalt und Aktualisierung des Projektorganisationshandbuchs

verantwortlich. Die beigefügte Projektbeteiligtenliste ist von den Projektbeteiligten zu

überprüfen. Änderungen und/oder Ergänzungen sind der Bauherrschaft über die

Projektsteuerung jeweils zeitnah per E-Mail mitzuteilen.

1.2 Projektinformation, Organigramm

1.2.1 Kurzbeschreibung der Projektaufgabe

Der Landkreis Nienburg/Weser ist Schulträger der Oberschule Uchte am Schulstandort

Hannoversche Straße in der Samtgemeinde Uchte. Der Schulträger beabsichtigt, die

Oberschule Uchte umfassend zu modernisieren. Bei der Umsetzung der erforderlichen

Umbau- und Modernisierungsmaßnahmen vertritt die Samtgemeinde Uchte den

Landkreis Nienburg/Weser im Auftrag. Der Landkreis Nienburg/Weser hat die Schule als

langfristig gesicherten Bildungsstandort in seinem Südkreisgebiet definiert. Die

Oberschule erfüllt jedoch in ihrer baulichen, funktionalen und pädagogischen Struktur

nicht mehr die heutigen Anforderungen. Zur Schaffung einer belastbaren Grundlage für

die weiteren Planungs- und Entscheidungsprozesse soll ein tragfähiges Raum- und

Nutzungskonzept auf Basis des vorliegenden Schulentwicklungsplans erarbeitet

werden. Dieser Prozess wurde durch die vorgelagerte pädagogische Phase 0 vorbereitet.

Ziel dieser Phase war die Ermittlung der Bedarfsgrundlage als wesentliche Orientierung

für die nachfolgenden Planungs- und Entscheidungsprozesse. Laut der

Beschlussvorlage 2023/093 des Landkreises Nienburg/Weser vom 19.05.2023 ist die

Entwicklung der Oberschule Uchte zu einer 3,5-zügigen Schule festgelegt worden.

Gleichzeitig prognostiziert der aktuelle Schulentwicklungsplan deutlich geringere

Schülerzahlen für die Oberschule Uchte. Vor diesem Hintergrund ist insbesondere eine

Reduzierung der Nutzfläche von derzeit ca. 6.000 m² auf künftig etwa 4.000 m²

umzusetzen. Das Raumprogramm ist Bestandteil des Planungsauftrags und wird im

weiteren Verlauf durch die Ergänzung weiterer Nutzungsflächen gemäß DIN 277

vervollständigt.

Ein wesentlicher Bestandteil der Projektaufgabe ist die Festlegung des zukünftigen

pädagogischen und räumlichen Konzepts, das in der pädagogischen Phase 0 erarbeitet

wird – entweder als klassische Flurschule oder als moderne Clusterschule. Diese

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Grundsatzentscheidung beeinflusst maßgeblich die Gebäudeorganisation, den

Brandschutz sowie die gebäudetechnische Planung.

Der Schulstandort besteht aus mehreren Gebäudetrakten unterschiedlicher Bauzeit und

Bauweisen, die einen erheblichen Sanierungsbedarf aufweisen. Ziel ist ein nachhaltiger

Umgang mit der vorhandenen Bausubstanz unter Berücksichtigung von

Wirtschaftlichkeit und Ressourcenschonung. Dabei sollen möglichst große Teile der

bestehenden „grauen Energie“ erhalten bleiben, während Rückbau- und Neubauanteile

auf das notwendige Maß begrenzt werden.

Die Umsetzung der Gesamtmaßnahme erfolgt im laufenden Schulbetrieb bis

voraussichtlich 2031 und stellt besondere Anforderungen an Bauabläufe,

Sicherheitskonzepte und die Organisation der geplanten Bauabschnitte. Schul- und

Baustellenbetrieb sind strikt voneinander zu trennen, Beeinträchtigungen durch Lärm

und Staub sind zu minimieren. Der Schulbetrieb hat oberste Priorität und darf nicht

eingeschränkt werden. Vor dem Hintergrund des fortlaufenden Schulbetriebs ist derzeit

nicht auszuschließen, dass im Zuge der Baumaßnahme temporäre Ausweichflächen

erforderlich werden könnten, einschließlich des Trakts 7. Die Inanspruchnahme dieser

temporären Ausweichquartiere, die über Trakt 7 hinausgehen könnte, sollten jedoch

nach Möglichkeit begrenzt werden.

Weitere zentrale Aufgaben des Projekts sind die Herstellung eines vorbeugenden

Brandschutzes, die Beseitigung bestehender baulicher und technischer Mängel, die

Durchführung notwendiger Schadstoffsanierungen sowie die Sicherstellung der

Barrierefreiheit des Schulstandorts. Ergänzend ist die zukünftige Nutzung bzw.

Erweiterung des Mensabereichs zu berücksichtigen. Der Bauherr beabsichtigt die

Einrichtung einer Regenerationsküche, die unter anderem die frische Zubereitung von

Salaten oder vergleichbaren Speisen in der Mensa ermöglicht sowie den Betrieb nach

dem Cook & Chill-System unterstützt. Darüber hinaus soll geprüft werden, ob die Mensa

zu einem späteren Zeitpunkt mit vertretbarem Aufwand zu einer Frischküche umgerüstet

werden kann. Hierbei sind die hierfür erforderlichen räumlichen, technischen und

infrastrukturellen Voraussetzungen bereits im Rahmen der Planung zu berücksichtigen.

Im Außenbereich soll zwischen dem Schulgelände, der Hannoversche Straße, dem

Schwimmbad Uchte und dem Hammer Kirchweg eine städtebauliche Wegebeziehung

entstehen. Diese soll durch eine erhöhte Aufenthaltsqualität sowie gezielte

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Sichtbeziehungen zu den angrenzenden Verkehrsflächen zur sozialen Kontrolle

beitragen und bestehendem Vandalismus vorbeugen.

Insgesamt zielt das Projekt auf die Entwicklung eines nachhaltigen, wirtschaftlichen und

zukunftsfähigen Schulcampus ab, der den heutigen pädagogischen Anforderungen

gerecht wird. Gleichzeitig soll die funktionale Ausrichtung der Oberschule so gestaltet

werden, dass die Schule flexibel auf mögliche Schwankungen der Schülerzahlen

reagieren kann. Dabei sind insbesondere potenzielle Zuwanderungen aus umliegenden

Kommunen oder aus anderen Schulformen zu berücksichtigen.

Das Gesamtprojekt umfasst voraussichtlich drei Bauabschnitte, wobei die Zielsetzung

darin besteht, so wenige Bauabschnitte wie möglich zu realisieren (siehe hierzu auch

Kapitel 1.2, Abschnitt 1.2.2).

Diese wesentlichen Ziele sollen im Projekt erreicht werden:

1. Im Rahmen der pädagogischen-funktionalen Neuausrichtung wird auf Grundlage

des Schulentwicklungsplans und der pädagogischen Phase 0 ein zukünftiges

Raum- und Nutzungskonzept erarbeitet. Im Fokus steht dabei die Entscheidung

zwischen einer klassischen Flurschule und einer Clusterschule. Ziel ist die

Schaffung moderner, flexibler Lernumgebungen, die vielfältige Formen des

Lernens ermöglichen.

2. Im Sinne eines nachhaltigen Umgangs mit dem Bestand sollen möglichst große

Teile der vorhandenen Bausubstanz erhalten und die darin gebundene „graue

Energie“ genutzt werden. Gleichzeitig soll die architektonische Qualität der

Bestandsgebäude bewahrt und behutsam weiterentwickelt werden.

3. Im Rahmen der technischen und baulichen Ertüchtigung werden die Gebäude

modernisiert und an aktuelle Anforderungen angepasst. Dazu gehören

Brandschutzmaßnahmen, Schadstoffsanierungen, die Beseitigung baulicher

Mängel sowie die Sicherung der Barrierefreiheit.

Grundlage für die weitere Planung und Umsetzung sind u.a. das verabschiedete

Raumprogramm, die Ergebnisse der pädagogischen Phase 0, die niedersächsischen

Klimaziele, der Leitfaden Klimaschutz und Nachhaltigkeit im Landesbau sowie das

vorliegende Schadstoffgutachten. Darüber hinaus können weitere fachliche, technische,

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rechtliche und wirtschaftliche Grundlagen sowie ergänzende Gutachten, städtebauliche

Vorgaben und sonstige Anforderungen Gegenstand der weiteren Planung und

Umsetzung sein.

Phase 0

Phase 3 Phase 1 Phase 2 Phase 4 Abgleich mit vorh. Bestandsaufnahme Szenariobildung Abschlussbericht Strukturen

Pädagogisches (Raum-)Konzept

Projektziele (Schulentwicklung)

Machbarkeitsstudie

Pädagogisch-funktionale Technische & bauliche Nachhaltiger Umgang Neuausrichtung Ertüchtigung

• Raum- & Nutzungskonzept • Erhalt Bausubstanz • Brandschutz • Flur- oder Clusterschule • Sanierung/ Rückbau • Mängelbeseitigung • Moderne Lernumgebungen • Architektonische • Schadstoffsanierung Würdigung • Barrierefreiheit

Flächen- & Außenbereich Strukturoptimierung

• erhöhte Aufenthaltsqualität • Nutzfläche reduzieren • Effiziente Raumorganisation • gezielte Sichtbeziehung

Modernisierung Oberschule Uchte

Nachhaltiger, wirtschaftlicher und langfristig gesicherter Schulcampus

Abbildung 1 Ziele der Projektmaßnahme

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Abbildung 2 Lageplan

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1.2.2 Bauabschnitte

Derzeit ist vorgesehen, die Modernisierung der Oberschule Uchte bis zur Fertigstellung

im Jahr 2031 im laufenden Schulbetrieb durchzuführen. Aufgrund der parallelen

Nutzung des Schulgebäudes während der Baumaßnahme kann der Schulkomplex nicht

vollständig gleichzeitig baulich in Anspruch genommen werden. Der vorhandene

Gebäudetrakt 7, der grundsätzlich als Ausweichquartier vorgehalten wird, verfügt über

begrenzte Kapazitäten, um eine vollständig zeitgleiche bauliche Umsetzung zu

ermöglichen. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass ergänzende temporäre

Bauten (z.B. Containeranlagen) erforderlich werden. Der Einsatz solcher temporären

Bauten sollte jedoch so gering wie möglich gehalten werden, da hiermit zusätzliche

Eingriffe und Maßnahmen verbunden sind, insbesondere in Bezug auf Natur und Boden,

wie etwa Flächenversiegelungen, Baustelleneinrichtungen oder erforderliche

Erschließungsmaßnahmen.

Vor diesen Hintergrund wird aktuell empfohlen, das Gesamtprojekt in möglichst wenige

Bauabschnitte zu gliedern. Die vorgeschlagene Abschnittsbildung stellt dabei einen

ausgewogenen Kompromiss zwischen den verfügbaren Unterbringungsmöglichkeiten

für den laufenden Schulbetrieb und einer möglichst effizienten Durchführung der

Baumaßnahmen dar. Gleichzeitig trägt sie dazu bei, die Beeinträchtigungen des

Schulalltages sowie die Dauer und Komplexität der Bauabläufe möglichst gering zu

halten.

Der genaue Umfang sowie die endgültige Anzahl etwaiger Bauabschnitte sind im

weiteren Planungsverlauf gemeinsam mit dem Planungsteam und der Bauherrschaft zu

überprüften, bei Bedarf anzupassen und festzulegen. Dies ist insbesondere erforderlich,

da die Angaben zu den Nutzungsflächen noch nicht abschließend vorliegen. Diese

werden im Projektteam in den kommenden Planungsphasen ergänzt, um eine

vollständige und belastbare Flächenaufstellung zu gewährleisten.

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Nach Fertigstellung der Nutzungsflächen gem. DIN 277, insbesondere der Ergänzung

der Nutzungsfläche 7 (Sonstige Nutzung), erfolgt schließlich die abschließende Klärung

des Projektumfangs in Abstimmung mit den bestehenden Gebäudetrakten.

Organigramm Gesamtprojekt

Das nachstehende Organigramm zeigt die Organisationsstruktur des Projektes.

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Abbildung 3 Projektorganigramm

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1.2.3 Zielvorgabe Förderung/Klimabeschlüsse

Eine Zertifizierung des Projekts ist derzeit seitens der Bauherrschaft nicht vorgesehen.

Hinsichtlich möglicher Fördermöglichkeiten sollen zu gegebener Zeit Gespräche mit

den zuständigen Stellen geführt werden. Unabhängig davon sind im Rahmen der

Planung die Vorgaben des Niedersächsischen Klimagesetzes sowie die Inhalte des

Leitfaden Klimaschutz und Nachhaltigkeit im Landesbau durch die

Planungsbeteiligten zu berücksichtigen. Ziel ist es, die relevanten Anforderungen

frühzeitig in die Planung einfließen zu lassen, sodass im Falle einer späteren

Zertifizierung die hierfür maßgeblichen Kriterien bereits berücksichtigt sind. Das

Niedersächsische Klimagesetz sowie der Leitfaden Klimaschutz und Nachhaltigkeit

im Landesbau sind dieser Unterlagen als Anlagen beigefügt und von den Planern im

Zuge der Bearbeitung entsprechend zu beachten.

1.3 Allgemein formale Regelungen

1.3.1 Entscheidungsstruktur

Zur Festlegung von Entscheidungen durch den Bauherrn sollen die

Regelbesprechungen genutzt werden. Die zu treffenden Entscheidungen sind durch den

Antragssteller unter Betrachtung aller Konsequenzen aufzubereiten und vorzustellen.

Hierzu ist das Formblatt „Entscheidungsvorlage“ zu verwenden (Anlage 01). Die

Entscheidung wird im Weiteren geprüft und vom Bauherrn digital mit Unterschrift und

Datum freigegeben oder abgelehnt.

Sofern es sich um Projektentscheidungen mit Relevanz für die Projektziele oder

Projektgrundlagen handelt, ist der nachstehende Entscheidungsablauf einzuhalten:

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Planung

Erstellung Entscheidungsvorlage

PPM

Projektsteuerung gnunhelbA 1

2 .

. E P P r r r s o ü t j f b e u k e

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ieB E-Mail

Projektleitung Gremium Samtgemeinde Uchte / LK Nienburg/Weser / LK Nienburg/Weser Samtgemeinde Uchte

Entscheidung Ggf. Gremienentscheidung

PPM

Planung Projektsteuerung

Information und Umsetzung Information an Projektbeteiligte

Abbildung 4 Entscheidungsablauf relevanter Projektentscheidungen

1.3.2 Besprechungsstruktur

Zur Koordination (Information – Veranlassung – Kontrolle) der Planung und Ausführung

sowie der Abstimmung der Planungsinhalte mit dem Bauherrn und den zuständigen

Behörden sind verschiedene Besprechungen notwendig.

Diese Besprechungen müssen einerseits so häufig erfolgen, dass eine möglichst

lückenlose Information aller Beteiligten gewährleistet ist, andererseits muss zwischen

den Besprechungen ausreichend Zeit zur Ausarbeitung besprechungsreifer Unterlagen

bzw. Vorlagen sein. Die Besprechungsarten/-intervalle, die Zuständigkeiten sowie die

wesentlichen Inhalte sind untenstehender Tabelle zu entnehmen.

Von zentraler Bedeutung ist hierbei die Projektbesprechung, welche durch die

Projektsteuerung moderiert wird. Um deren Umfang und Ablauf so wirkungsvoll wie

möglich gestalten zu können, hat von den Planern und Beratern jeweils der Projektleiter

und/oder im Falle dessen Verhinderung, sein Stellvertreter teilzunehmen sowie die

jeweils für die Planungsinhalte verantwortlichen Beteiligten.

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Nachfolgend dargestellt ist die projektspezifische Besprechungsstruktur;

Sonderbesprechungen können davon abweichen.

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▪ Planer

Abbildung 5 Besprechungsstruktur

1.3.3 Dokumentieren von Besprechungen

Die Inhalte der einzelnen Besprechungen sind vom Verantwortlichen in Form eines

Ergebnisprotokolls festzuhalten und über das Projektkommunikationssystem PPM an

den ausgewählten Verteilerkreis zu versenden. Festgelegte Aufgaben sind eindeutig mit

Zuständigkeiten sowie einer Frist zu versehen. Die Protokolle sind fortlaufend zu

nummerieren. Offene Punkte sind im jeweils folgenden Protokoll erneut aufzunehmen

und weiterzuführen. In der Besprechung vorgestellte Unterlagen/Pläne etc. sind dem

Protokoll als Anlagen beizufügen.

1.3.4 Schriftverkehr, Berichtswesen

Ziel der Projektinformation ist es, einen zielgerichteten und kontinuierlichen

Informationsfluss sicherzustellen. Dieser ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit

aller Projektbeteiligten und stellt sicher, dass die Entscheidungsgremien sowie alle

Projektbeteiligten mit den für Planung, Entscheidungsfindung und Kontrolle

erforderlichen Informationen versorgt werden.

Die Verteilung des Schriftverkehrs hat so zu erfolgen, dass entsprechende bzw.

zuständige Projektbeteiligte lückenlos informiert werden. Bei sämtlichen Schriftstücken

ist der Verteiler anzugeben. Die E-Mail-Kommunikation mit dem Bauherrn erfolgt stets

über die Bauherrenvertretung der Samtgemeinde Uchte. Jeder Projektbeteiligte ist

angehalten eine projektbezogene Verteileradresse zu erstellen.

Die Kommunikation erfolgt in der Regel per E-Mail, die Dokumentation über das

Projektkommunikationssystem PPM. Angehängte Planunterlagen zur Dokumentation

werden immer auch als pdf-Dateien versendet. Von dem hinsichtlich Organisation,

Kosten, Termine, Qualitäten relevanten Schriftverkehr ist der Bauherrschaft

grundsätzlich eine Kopie zu übermitteln. Die Projektmailadresse der Projektsteuerung

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(mobsu@qtb.de) ist in jedem Schriftverkehr mit einzubeziehen.

Besonders wichtige und vertragsrelevante Informationen/Dokumente sind in

Abstimmung mit der Projektsteuerung und der Bauherrschaft postalisch zu versenden.

1.3.5 Codierung, Kennzeichnung

Alle Schriftstücke sind auf DIN A4-Format anzufertigen.

Um allen Projektbeteiligten die Ablage zu erleichtern, soll eine eindeutige Identifikation

möglich sein. Allen Schriftstücken ist die Projekt-Bezeichnung „MOBSU“ hinzuzufügen.

Dies trifft insbesondere auf Rechnungen und vertragsrelevanten Schriftverkehr zu.

Es wird die Anwendung folgender Angaben festgelegt:

‐ Projektbezeichnung: Modernisierung Oberschule Uchte

‐ E-Mail-Betreff: JJ-MM-TT MOBSU (themenbezogener Betreff)

Die für das Projekt einheitliche Dateinamenkonvention der Planunterlagen ist als Anlage

02 beigefügt (Hinzuweisen ist darauf, dass die Anlage zur einheitlichen

Dateinamenkonvention derzeit noch nicht vorliegt. Die Festlegung der einheitlichen

Dateinamenkonvention erfolgt gemeinsam im Planungsteam sowie in Abstimmung mit

dem Bauherrn).

1.3.6 Datentausch

Sämtliche Unterlagen sind in digitaler Form, ausschließlich über das auftraggeberseitig

gestellte Projektkommunikationssystem PPM, zu übergeben. Anderweitige

Übermittlungen (beispielsweise per Mail) werden nicht akzeptiert.

Die Baugenehmigungsunterlagen in geforderter Anzahl werden sowohl digital als auch

in Papierform übergeben.

Die von den Planungsbeteiligten bereitgestellten Unterlagen dürfen vom Planungsteam

ausschließlich im Rahmen der Projektbearbeitung verwendet werden. Jede

weitergehende Nutzung, Weitergabe, Vervielfältigung oder Veröffentlichung bedarf der

vorherigen schriftlichen Genehmigung des jeweiligen Urhebers der betreffenden

Unterlagen. Seite 18 von 57

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1.3.7 Eingang, Freigabe, Herausgabe, Änderung

Alle eingehenden Schriftstücke müssen mit dem Eingangsdatum gekennzeichnet

werden. Schriftstücke, die noch nicht freigegeben sind, werden mit „Entwurf“ bzw.

„Vorabzug“ gekennzeichnet. Alle verteilten Schriftstücke ohne Kennzeichnung gelten als

freigegeben.

Protokolle von Besprechungen werden i. d. R. innerhalb von drei Arbeitstagen versandt.

Die Freigabe erfolgt in der folgenden Besprechung. Protokolleinsprüche sind dem

Ersteller innerhalb von drei Arbeitstagen nach Eingang des Protokolls per Mail

mitzuteilen.

1.3.7.1 Unterschriftregelung/ Schriftverkehr mit Unternehmen

Aufträge, Nachträge und Regiestunden dürfen ausschließlich auf Anordnung der

Bauherrschaft, der Samtgemeinde Uchte im Auftrag des Landkreises Nienburg/Weser,

oder einer von ihr bevollmächtigten Stelle beauftragt werden. Die Entscheidung über

eine etwaige Bevollmächtigung weiterer Projektbeteiligter erfolgt zu einem späteren

Zeitpunkt. Für die Baustelle gilt § 15 VOB/B. Gegenwärtig hat allein die Bauherrschaft

die Bevollmächtigung.

Verzugsanzeigen, Fristsetzungen, Nachfristsetzungen, Androhung des Vertragsentzuges

o.ä. (also jeglichen rechtsgeschäftlichen Schriftverkehr zwischen dem Auftraggeber und

den ausführenden Firmen) sind durch die Bauüberwachung der jeweiligen (Fach-

)Planung vorzubereiten und von der Samtgemeinde Uchte für den Landkreis

Nienburg/Weser mit dem Empfänger zu kommunizieren.

1.4 Dokumentation

1.4.1 Dokumentation der Planung

Die zur Ausführung kommenden Planunterlagen werden im

Projektkommunikationssystem dokumentiert bzw. in Planlisten erfasst.

Im Zuge der Fertigstellung des Projekts, in der IAÜ-Phase (Inbetriebnahme, Abnahme,

Übergabe) werden die vollständigen Planunterlagen (Ausführungspläne) entsprechend

der jeweiligen vertraglichen Regelung vom Planer bzw. den ausführenden Unternehmen

über die verantwortlichen Planer an den Bauherrn unter Verwendung des

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Projektkommunikationssystems übergeben.

Die beauftragten Planer übermitteln den finalen Stand der fortgeschriebenen

Ausführungsplanung, gemäß der entsprechenden Grundleistung.

Die Planer und die ausführenden Firmen übergeben die vollständigen

Revisionsunterlagen der ausführenden Firmen inkl. finaler Werk- und Montagepläne auf

Basis vereinbarter Dokumentationsrichtlinien, sowie sämtliche notwendigen

Erklärungen, Bestätigungen und Datenblätter der Fachunternehmer, geprüft und

freigegeben über das Projektkommunikationssystem an den Auftraggeber.

1.4.2 Dokumentation der Abrechnungsunterlagen

Die vollständigen Abrechnungsunterlagen inklusive Aufmaße und Aufmaßzeichnungen

sind von der rechnungsprüfenden Stelle, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben,

sortiert nach Firmen aufzubewahren.

Nach Projektabschluss werden die vollständigen Abrechnungsunterlagen entsprechend

der jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen durch die beauftragten

Planungsbeteiligten an den Bauherrn übergeben. Dies umfasst insbesondere die

prüffähigen Schlussabrechnungen sowie die zugehörige Dokumentation der

ausgeführten Maßnahmen.

1.4.3 Revisionsunterlagen

Revisionsunterlagen sind über das Projektkommunikationssystem PPM als PDF- und

dwg- bzw. dxf-Datei zu übergeben.

Für alle Pläne und Schemata, die durch den Auftragnehmer oder deren Beauftragte

gefertigt worden sind, gelten die im vorausgehenden Absatz genannten Anforderungen.

Spätestens mit der Schlussrechnung müssen die bauausführenden Firmen die

kompletten Revisionsunterlagen, wie nachfolgend beschrieben, in der vorgenannten

Anzahl der Objektüberwachung zur Prüfung vorlegen. Die Objektüberwachung wird

innerhalb von fünf Wochen ein geprüftes und freigegebenes Vorabzugsexemplar der

kompletten Revisionsunterlagen, einschließlich Bedienungs- und Wartungsanleitungen

sowie Firmenliste mit Anschrift und Telefonnummer und sämtliche

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Konformitätsbestätigungen inklusive Abnahmebescheinigung, vorlegen.

1.4.3.1 Form der Dokumentationsunterlagen

Die Dokumentation (Produktdatenblätter, Revisionsunterlagen, Erklärungen, etc.) ist im

Projektkommunikationssystem PPM hochzuladen (nach Bauabschnittsbeendigung bzw.

Schluss- und/oder Teilschlussrechnung).

1.4.3.2 Aufbau der Dokumentationsunterlagen

In jedem Ordner sind zu Beginn ein Deckblatt sowie ein Inhaltsverzeichnis der

Dokumentation voranzustellen. Die Ablagestruktur wird von der koordinierenden

Objektplanung festgelegt. Die dem jeweiligen Ordner zugehörigen Abschnitte des

Inhaltsverzeichnisses sind zur besseren Übersichtlichkeit gesondert durch Fettdruck

hervorzuheben. Weitere Anforderungen und Vorgaben werden im weiteren

Projektverlauf mitgeteilt.

2 Planungsorganisation

2.1 Nutzung

2.1.1 Raum- und Funktionsprogramm

Ein verbindliches Raumprogramm der Bauherrschaft liegt vor (s. Anlage 03). Es ist von

einer Änderung der Rahmenbedingungen und einer Anpassung der Planung auf

Grundlage der Leistungsphase 0 auszugehen.

Die Verantwortlichkeit für die planerische Umsetzung des Raum- und

Funktionsprogramms liegt bei der jeweiligen Fachplanung.

2.1.2 Planungsschnittstellen

QTB erstellt in Abstimmung mit den (Fach-)Planern eine Planungsschnittstellenliste (s.

Anlage 04). Diese ist von allen betroffenen Planern schriftlich zu bestätigen und der

Projektsteuerung in regelmäßigen Abständen und zum Abschluss jeder Planungsphase

mit Übergabe der Planunterlagen vorzulegen. Die Schnittstellenliste ist hierbei den

Detaillierungserfordernissen der jeweiligen Projektphase entsprechend aufzubauen und

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

fortzuschreiben. Dies bedeutet, dass der Detaillierungsgrad von Leistungsphase zu

Leistungsphase zunimmt.

Abbildung 6 Entwicklung Planungsschnittstellen

2.1.3 Bemusterungen

Für gestalterische Elemente der zukünftigen Bauwerke und deren Außenanlagen

(Kostengruppen 300+400+500) sind nach entsprechender Abstimmung Bemusterungen

vorgesehen. Diese erfolgen gemäß einem noch zu erstellenden Terminplan, der durch

die Objekt- und Fachplanungen in Abstimmung mit der Projektsteuerung festgelegt

wird. Die Bemusterungen sind hierbei terminlich zu bündeln und finden in der

Leistungsphase 3 und 5 statt.

Bemusterungen werden von der Bauherrschaft gemeinsam mit der Planung und der

Projektsteuerung vorgenommen. Die Vorbereitung erfolgt durch die Planung.

Die Bemusterungen werden von der zuständigen Objektplanung so vollständig und

zeitgerecht vorbereitet, dass eine Auswahl bzw. Entscheidung ohne Termindruck durch

den Bauherrn möglich ist. Wichtige beispielhafte Elemente der vollständigen

Vorbereitung sind:

• komplette Produktbeschreibung der Muster (Produktdatenblätter,

Spezifikationen), geprüft und dem vereinbarten Qualitätsstandard des Bauwerks

entsprechend von der Objektplanung/Fachplanung schriftlich auf

Gleichwertigkeit mit dem Auftrag zu prüfen und von der Bauherrschaft schriftlich

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

• Auftragspreis (inkl. aller Nebenleistungen für die Verwendung der Bauteile) des

Hauptauftrages liegen vollständig und vertraglich belastbar vor und sind von der

Objektplanung/Fachplanung geprüft und als im vorgegebenen Budget der

Vergabeeinheit enthalten und testiert

• Es besteht eine hinreichende Anzahl an Auswahlmöglichkeiten für den Bauherrn

(Anzahl ist dem Bauherrn und der Projektsteuerung zuvor vorzuschlagen)

• Die Bemusterungen sind terminlich so einzuplanen, dass im Falle einer

erforderlichen Wiederholungsbemusterung - beispielsweise aufgrund einer

ausstehenden Freigabe oder eines Änderungswunsches des Bauherrn -

ausreichende Zeitreserven bestehen, ohne den weiteren Projektablauf zu

beeinträchtigen. Die Aufstellung und Koordination des

Bemusterungsterminplans erfolgen durch den Objektplaner (Architektur). Die

(Fach-)Planer liefern hierzu die erforderlichen Zuarbeiten und stimmen ihre

Beiträge mit den Objektplaner (Architektur) ab

• Vorabstimmung in Bezug auf das Facility Management (Unterhaltsreinigung)

• Das Ergebnis wird protokolliert und der Projektsteuerung sowie den übrigen

Planern übermittelt

Bemusterungen zur Produktauswahl nach der Vergabe der Bauleistungen folgen

folgendem Schema auf der nächsten Seite:

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Projektsteuerung

führen Bemusterungskalender, Definition der Bemusterungs- inhalte (inkl. Termin- und Kostenangaben) und Aufforderung zur Bemusterung

bauausführende Firma

Bereitstellung von Mustern und technischen Unterlagen zur Vorprüfung (Produktdatenblätter, etc.) & Bestätigung der Einhaltung von Kosten- & Terminangaben

gnuredrofnaueN Planung Projektsteuerung

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l Projektleitung SG Uchte (LK Nienburg)

Projektsteuerung

Festlegung, Raumfindung/- Information/ Einladung per E-Mail definition, Terminbestimmung zur Bemusterung 1)

Projektleitung bauausführende Nutzer SG Uchte (LK Nienburg) Firma

Planung

Durchführung Bemusterung und Protokollführung (im Rahmen der Baubesprechungsprotokolle) Teilnahme (ggf. Teilnahme)

vitisop nneW

Projektleitung SG Uchte (LK Nienburg)

schriftliche Bestätigung auf Basis des zuvor genannten Protokolls

Projektsteuerung

Archivierung Bemusterungs- Information objekt, Produktdatenblätter, Fotos Nutzer (inkl. eindeutiger Kennzeichnung) per PPM

Abbildung 7 Schema Bemusterungsprozedere

1. Einladung erfolgt so rechtzeitig, dass eine zweimalige Neubemusterung möglich ist.

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

2.2 Planunterlagen

2.2.1 Plancodierung/ Format

Alle für die Weiterbearbeitung vorgesehenen Planunterlagen sind per

Projektkommunikationssystem PPM zu versenden.

Eventuell zusätzlich erforderliche Papiere müssen das Format DIN A4 aufweisen oder in

dieses Format gefaltet werden können. Der Plankopf mit allen üblichen Angaben

befindet sich in der rechten unteren Ecke, so dass er auch im gefalteten Zustand gelesen

werden kann.

Die von den Architekten und der (Fach-)Planung erstellten Pläne werden gemäß

festgelegter Dateinamenskonvention des PPM gekennzeichnet. Diese Codierung ist

beim Datenversand zugleich als Dateiname zu verwenden.

2.2.2 Planverzeichnis

Durch die jeweilige (Fach-)Planung ist ein ständig fortzuschreibendes Planverzeichnis

über alle vertragsgemäß erstellten Planunterlagen zu führen. Dieses Planverzeichnis ist

mit aktuellem Stand bei Bedarf an die Projektsteuerung zu verteilen, sowie jeweils

aktuell im Projektkommunikationssystem vorzuhalten.

2.2.3 Eingang, Prüfung, Freigabe, Planvergabe

Alle eingehenden Pläne sind mit dem Eingangsdatum zu kennzeichnen. Das Führen von

Planeingangslisten gehört zur Eigenverantwortung der Projektbeteiligten.

Während der Leistungsphasen 1-4 erfolgt die Freigabe der Leistungen jeweils am Ende

der jeweiligen Leistungsphase.

Ab Leistungsphase 4 und bei Auswirkungen auf Termine oder Kosten bereits in

Leistungsphase 3, ist ein Planungsänderungstestat gem. Punkt 2.4.3 zu erstellen.

Die Verteilung von Rohkonzepten bzw. Planfragmenten zur gegenseitigen Abstimmung

ist nach Erfordernis vorzunehmen. Hierfür ist keine feste Vorgehensweise vorgesehen.

Bei Übermittlung von Ausführungsplänen ist immer eine Planlieferliste beizufügen bzw.

im Projektkommunikationssystem PPM zu hinterlegen.

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Jeder Plan, der vom Planverfasser im Projektkommunikationssystem als freigegeben

eingestellt wird, gilt als entsprechend freigegeben. Mit der Freigabe bestätigt der

Planverfasser:

• die technische Richtigkeit des Plans

• die Übereinstimmung mit den koordinierten und integrierten

Planungsgrundlagen der anderen Planung fachlich Beteiligten

• die Übereinstimmung mit dem Planungsvertrag des Planverfassers

• die Einhaltung der Bauordnung, der geltenden Regeln der Technik sowie der

Vorschriften und Auflagen der Genehmigungsbehörden

• die Berücksichtigung aller bis zu diesem Zeitpunkt getroffenen Entscheidungen

• die Funktionalität und Wirtschaftlichkeit

2.3 Planungskoordination

2.3.1 Besprechungsregelungen

Für die Koordinierung der Planung des Gebäudes ist die Objektplanung verantwortlich.

Von dem Objektplaner werden nach Bedarf Besprechungen mit den anderen (Fach-

)Planern durchgeführt. Üblicherweise erfolgt dieses in Regelterminen, analog der zuvor

beschriebenen Besprechungsstruktur (s. Abbildung 7). Das Ergebnis wird in einem

Protokoll festgehalten. Dieses Ergebnisprotokoll wird der Bauherrschaft,

Projektsteuerung sowie den übrigen Planungsbeteiligten über das

Projektkommunikationssystem PPM übermittelt.

2.3.2 Planungsabläufe

Zur grundsätzlichen Terminierung der Planung wird durch die Projektsteuerung in

Abstimmung mit dem Bauherrn und den Planern ein „Steuerungsterminplan“ erstellt.

In Abhängigkeit des Baubeginns gemäß dem Steuerungsterminplan ist die

Ausführungsplanung für den Rohbau so zu terminieren, dass die Ausführungspläne der

Baustelle rechtzeitig zur Verfügung stehen.

Die Aufstellung von Detailterminplänen der Planung obliegt weiterhin der

Objektplanung. Gleichermaßen terminiert, abgestimmt und nachgehalten wird die

Terminplanung der Ausschreibung und Vergabe der einzelnen Vergabeeinheiten. Hier

obliegt die Erstellung der Detailterminplanung ebenfalls der Objektplanung.

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

2.3.3 Planungsänderungen

Mit der Freigabe der Kostenberechnung erfolgt die verbindliche Festlegung des

Projektbudgets. Nach Abschluss der Leistungsphase 3 werden Nutzerwünsche,

Verbesserungsvorschläge, geänderte Randbedingungen etc. in Form von

Planungsänderungen erfasst. Planungsänderungen sind vor ihrer Umsetzung vom

Planer zunächst grundsätzlich auf terminliche und kostenrelevante Auswirkungen hin zu

überprüfen, da sie in der Regel zu einer Anpassung des Budgets führen. Diese sind in

einem Planungsänderungsantrag (PÄA) gemäß Anlage 05 zu dokumentieren und

zusammen mit einer Begründung der Projektleitung und -steuerung vorzulegen. Im

Weiteren wird das Planungsänderungsantrag geprüft und vom Bauherrn mit

Unterschrift und Datum freigegeben oder abgelehnt.

Grundsätzlich wird durch die Projektsteuerung kein Änderungsantrag ohne

Kostendeckungsnachweis bearbeitet, d.h. es sind ausschließlich Änderungen innerhalb

des Kostenrahmens möglich. Sofern dies nicht möglich ist, sind Einsparpotentiale (ohne

Planung der Potentiale) zu prüfen.

Der Ablauf der Planungsanträge erfolgt analog dem nachfolgend dargestellten Schema:

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Planung

Anforderung Planänderung mit Begründung

Prüfungsaufforderung mit PÄA Nr. per Mail

Projektsteuerung

1.Tag

Erstbewertung im Zuge der Bauherrenbesprechung

2. – 8. Tag

Prüfung, Darstellung Auswirkung auf Budget, Termine, Qualitäten; Kostenuntergliederung in Vergabeeinheiten

10. – 14. Tag

Bewertung Kostendeckungs- nachweis (vorläufig)

15. Tag Per Mail

Projektleitung SG Uchte (LK Nienburg)

16. – 22. Tag

Prüfung und PL-seitige Vorentscheidung

Information Nutzer

Bauherr

Entscheidung

Information

Planung Projektsteuerung

Ab 28. Tag 28. – 31. Tag

Bei Zustimmung: Kostendeckungsnachweis Bearbeitung (endgültig) Dokumentation in Planänderung PÄA-Übersicht)

Abbildung 8 Schema Planungsänderungen

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3 Termine

3.1 Terminliche Abwicklung

3.1.1 Terminsteuerung

Dem gesamten Projektablauf liegt ein auf die Erfordernisse des Bauherrn bzw. der

Nutzer abgestimmter Rahmenterminplan zugrunde, dessen aktueller Stand den

Projektbeteiligten durch die Projektsteuerung vorgegeben wird und dessen Einhaltung

von den Projektbeteiligten zu gewährleisten ist.

Der Rahmenterminplan wird durch die Projektsteuerung mittels

Steuerungsterminplänen konkretisiert. Diese Konkretisierung ist für die

Projektbeteiligten gleichfalls Grundlage der terminlichen Umsetzung des Projekts und

Basis, der durch die Objektplanung zu erstellenden Detailterminpläne und des

Bauablaufes. Die Detailterminplanung der Ausschreibung und Vergabe erfolgt durch die

Objektplanung in Zusammenarbeit mit den ausschreibenden Fachplanung und wird

durch die Projektsteuerung geprüft.

Die übergeordnete Terminkontrolle des Bauherrn erfolgt in den Projektphasen der

Planung sowie Ausschreibung und Vergabe im Rahmen der Projektbesprechungen bzw.

in separaten Steuerungsbesprechungen mit den Planungsbeteiligten. Dabei werden bei

Bedarf erforderliche Maßnahmen zur Termineinhaltung abgestimmt und festgelegt.

Die Feinterminplanung der Planung des Gebäudes obliegt dem Objektplaner.

Die Kontrolle der Ausführungstermine erfolgt entsprechend durch die örtliche

Fachdisziplin.

4 Kosten, Aufträge, Rechnungen etc.

4.1 Kostensteuerung

4.1.1 Grundsätzliches

Als Grundlage für die Kostensteuerung dienen die Budgetdefinition des Bauherrn sowie

die geprüften und freigegebenen Kostenermittlungen der Planung. Die durch das

Projektteam, präzisiert durch deren individuell vertraglich geregelte

Verantwortlichkeiten zu planenden und einzuhaltenden Kosten sind die der KG 200 – 600

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

nach DIN 276:201812.

4.1.2 Kostenermittlung

Es wird festgelegt, dass in diesem Projekt die DIN 276 aus 2018 angewandt wird.

Terminlich und chronologisch entsprechend den HOAI-Leistungsphasen werden durch

die Objektplanung und die Fachplanung Kostenermittlungen, gegliedert nach den

Kostengruppen, durchgeführt. Kostenermittlungen der Objektplanung und der

Fachplanung sind durch die Objektplanung als zusammenfassende, integrierte

Kostenermittlung der Projektsteuerung zu übergeben. Diese Unterlage, entsprechend

den Kostengruppen 200 - 600 gemäß DIN 276:2018-12, sowie nach gemeinsam

festgelegten Nutzungsbereichen gemäß DIN 277, wird durch die Projektsteuerung auf

Plausibilität geprüft und mit der Kostengruppe 700 gemäß DIN 276:2018-12 zum

Gesamtkostenstand zusammengefasst. Zwischen den Leistungsphasen 6 und 8 erfolgt

die Darstellung abweichend nicht nach Kostengruppen, sondern gegliedert nach

Vergabeeinheiten.

4.1.3 Kostenermittlung in Anlehnung an HU-Bau

Im Zuge der Kostenberechnung in der Leistungsphase 3 ist dem Auftraggeber eine

Dokumentation aller zur Kostenfindung notwendigen Unterlagen vorzulegen. Dies

erfolgt in Anlehnung an die HU-Bau Vorlage, welche von der Projektsteuerung zur

Verfügung gestellt wird. Der Umfang der Kostenermittlung erstreckt sich hierbei über

eine Flächenberechnung gem. DIN 277, eine kostengruppenorientierte

Kostenberechnung nach DIN 276:2018-12 und ein aktueller Plansatz auf dessen

Grundlage die Kostenberechnung beruht.

4.1.4 Vergabeeinheiten (VE)

Die Vergabeeinheiten (VE) werden unter Berücksichtigung der projektspezifischen

Besonderheiten, des vorgesehenen Terminablaufs und der Vergabestruktur und -

strategie des Bauherrn festgelegt.

Im Zuge der Abgabe der Vorentwurfsplanung erstellt das Planungsteam,

detailkoordiniert durch den Architekten in Zusammenarbeit mit der Freianlagenplanung,

einen ersten Vorschlag zur Untergliederung der auszuschreibenden Leistungen in VE.

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Bestandteil dieses Vorschlags ist eine erste, grobe Gliederung der Inhalte der

Kostenberechnung in die VE. Dieser wird durch die Projektsteuerung geprüft und

bewertet, bei Bedarf mit dem Planungsteam nochmal abgestimmt und anschließend als

wesentliche Projektgrundlage durch die Bauherrschaft verabschiedet.

Grundlage der Detailkoordination der VE-Zuordnung ist die mit den Erkenntnissen der

Vorentwurfsplanungsphase fortgeschriebene Schnittstellenliste der

Planungszuständigkeiten.

Die VE entsprechen üblicherweise den zu vergebenen Gewerken. In Einzelfällen kann

sich zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. durch zusätzliche im Projekt zu betreuende

Elemente des Gesamtprojektes, der Bedarf ergeben, mehr als einen Auftrag in einer VE

zu erfassen.

Die Entscheidung hierüber obliegt dem Bauherrn in Abstimmung mit der

Projektsteuerung.

Im Rahmen des freigegebenen Budgets werden gemeinsam mit den

Planungsbeteiligten entsprechend den geplanten Ausschreibungen die

Vergabeeinheiten endgültig definiert. Diesen Vergabeeinheiten werden dann

entsprechende Gewerkebudgets zugeordnet, die dann die Grundlage der gesamten

Kostenverfolgung während der weiteren Planung, Ausschreibung und Ausführung

bilden.

Das Gewerkebudget stellt den insgesamt für die Vergabe, Durchführung und

Schlussabrechnung eines Gewerkes zur Verfügung stehenden Teil des festen Budgets

dar. Das heißt, dass alle Veränderungen (z.B. Nachträge), die sich im Laufe einer

Auftragsabwicklung ergeben, über das Gewerkbudget (100% Budget) abgedeckt werden

müssen. Grundsätzlich stehen deshalb zur Vergabe einer Leistung nach einem

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren lediglich 90 % des Gewerkebudgets

(Vergabebudget) zur Verfügung. Die restlichen 10% werden als gewerkegebundene

Rückstellung ausgewiesen und stehen nur dieser Vergabeeinheit zur Verfügung.

Projektspezifisch davon abweichende Rückstellungen sind möglich, schriftlich durch das

Planungsteam vorzuschlagen und mit der Projektsteuerung bzw. dem Bauherrn

abzustimmen (vor Ausschreibungsbeginn).

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

Rückstellungen 10%

Gewerkebudget für Vergabeeinheiten 100% Vergabebudget 90% (inkl. für das LV

vereinbarte

Stundenlohnarbeiten)

Abbildung 9 Aufteilung Gewerkebudget

Die final entschiedenen auftragsbezogenen Rückstellungen finden sich in der Auflistung

der Vergabebudgets.

Grundsätzlich ist bei jeder Vergabe das Vergabebudget einzuhalten. Sollten die

eingegangenen Angebote das Vergabebudget überschreiten, sind entsprechende

Einsparungsvorschläge durch den verantwortlichen Planer zu erarbeiten, abzustimmen

und zu bewerten, so dass das Vergabebudget erreicht wird.

Jedoch gilt, dass die Projektdurchführung dadurch nicht beeinträchtigt werden darf. Das

bedeutet, dass bei einer Budgetüberschreitung ein (Nach-) Auftrag auch vergeben

werden kann, wenn die Einsparpotentiale noch nicht kommuniziert wurden, jedoch der

Projekt- bzw. Bauablauf eine rasche Beauftragung fordert. Diese Regelung ist als

Ausnahme zu verstehen.

4.2 Kostenüberwachung

Die bauherrenseitige Kostenüberwachung erfolgt durch die Projektsteuerung in

Ergänzung zu der Kostenüberwachung der Planer.

4.3 Aufträge

4.3.1 Aufträge der Auftragnehmer

Nachtragsangebote der Auftragnehmer sind analog zu den Rechnungen zu adressieren:

An:

Landkreis Nienburg/Weser

Kreishaus am Schloßplatz

31582 Nienburg

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Der Ablauf der (Nach-)Auftragserteilung von Planer und Beratern erfolgt analog dem

nachfolgend dargestellten Schema:

Lieferant (Planer, Berater, ...)

Erstellen des Angebotes, Versand

Information Projektleitung SG Uchte per Mail (LK Nienburg)

Projektsteuerung

1. – 10. Tag

Sachliche und rechnerische Prüfung, Erstellung Kosten- deckungsnachweis (vorläufig)

11. Tag per Mail

Projektleitung SG Uchte (LK Nienburg)

12. – 20. Tag

Prüfung und Freigabe Angebote, Unterschriftenlauf LK Nienburg/ SG Uchte

21. – 25. Tag

Verhandlung, Bestellung

26. Tag Auftragsinformation

per Mail Information Lieferant (Planer, Berater, …)

Projektsteuerung

27. – 31. Tag

Erstellung Kosten- deckungsnachweis (endgültig)

Abbildung 10 Schema Auftragserteilung Planer/Berater (sofern kein VgV-Verfahren)

4.3.2 Ausschreibung und Aufträge bauausführende Firmen

4.3.2.1 Erstellung Ausschreibungsunterlagen

Der allgemeine Teil der Verdingungsunterlagen wird zunächst durch die Planung

erarbeitet, mit der Projektsteuerung abgestimmt und anschließend final von der

Bauherrschaft freigegeben. Die technischen Vorbemerkungen, die

Leistungsverzeichnisse, sowie die erforderlichen Planunterlagen werden als Datei nach

den Vorgaben des Bauherrn von der jeweiligen Planung erstellt und nach Prüfung durch

die Projektsteuerung dem Bauherrn übermittelt. Der Meldebogen wird seitens des

Bauherrn ergänzt. Die Ausschreibungsunterlagen müssen anonym verfasst sein. Das

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

bedeutet, dass keine Hinweise auf den Ersteller vorhanden sein dürfen. Jeglicher

Kontakt zwischen Projektteam und möglichen Bietern im Rahmen laufender Verfahren

ist untersagt. Die Kommunikation läuft ausschließlich über die Vergabestelle.

Die Übergabe eines vollständigen und fehlerfreien LVs an Bauherrschaft und

Projektsteuerung erfolgt per Mail als pdf-Datei und GAEB-Datei (XML 3.2) in der

Lesefassung. Das abgestimmte Versandexemplar wird als Kurz- und Langtext ohne

Preisangaben als GAEB-Datei X83 und pdf-Datei samt Anlagen zur Veröffentlichung per

PPM übermittelt. Ein bepreistes Exemplar ist als GAEB-Datei X82 und als pdf-Datei (nur

Kurztext) ebenfalls über PPM mit der Bauherrschaft und der Projektsteuerung zu

kommunizieren.

In Abstimmung zwischen Ausschreibenden, Bauherrschaft und Projektsteuerung

werden die terminlichen Abläufe von der Erstellung über die Prüfung und Korrektur bis

zur Veröffentlichung festgelegt. Diese Festlegungen werden von den Ausschreibenden

in Form von aktualisierten Ausschreibungslisten bzw. dem Ausschreibungs- und

Vergabeterminplan dargestellt, kommuniziert, dokumentiert und verfolgt.

Auf die Formulierung von sehr umfangreichen Vorbemerkungen soll möglichst

verzichtet werden. Folgende Vorgaben sind insbesondere zu beachten:

a) Es werden ausschließlich Vergabeverfahren nach VOB/A (Abschnitte 1 und 2)

Verwendung finden.

b) Die LV-Bezeichnungen und die Vergabeeinheiten sind verbindlich mit

Bauherrschaft und Projektsteuerung abzustimmen.

c) Die LV-Nummer und LV-Bezeichnung müssen den für die Kostenplanung

festgelegten Vorgaben entsprechen.

d) Es werden Texte aus dem Standard-Leistungsbüchern für Bauwesen (STLB)

verwendet, wenn es die entsprechenden Leistungen zulassen.

e) Können die Texte aus dem STLB für vereinzelte Positionen nicht verwendet

werden, so sind diese Positionen mit der Projektsteuerung und dem Bauherren

abzustimmen.

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f) Die Positionen sind in einem Leistungsbereich aufsteigend, beginnend mit der

Position 10, im Zehnerschritt durchzunummerieren.

g) Die Positionsnummer darf nach der LV-Lesung durch die Projektbeteiligten und

nach Korrekturen und Ergänzungen nur nach Rücksprache mit der

Projektsteuerung geändert werden.

h) Jede Position, muss zusätzlich zu den Regelungen aus der VOB/A, einer

Kostengruppe (KGR) zugeordnet sein.

i) Alle, der Erstellung der Leistungsbeschreibung betreffenden, Vorgaben aus der

VOB/A sind einzuhalten.

4.3.2.2 Erstellung Vergabeunterlagen

Die LV-Erstellung erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Ablaufschemas (siehe

nächste Seite).

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Ausschreibende Planung

Erstellung Terminliste Vergabeeinheiten

E-Mail

Projektsteuerung

Durchsicht und Empfehlung

E-Mail Information Vergabestelle LK Nienburg/ SG Uchte

Projektleitung SG Uchte (LK Nienburg)

Freigabe

E-Mail

Ausschreibende Planung

Datenzusammenstellung für die Veröffentlichung

Aufstellung LV:

Deckblatt Ausschreibung Leistungsverzeichnis (Lese LV) Massenermittlung Planunterlagen

E-Mail

Projektsteuerung Projektleitung SG Uchte Vergabestelle LK Nienburg

1. – 10. Tag 1. – 10. Tag
2. – 10. Tag Prüfung LV, ggf. Bieterliste Prüfung LV, ggf. Bieterliste Prüfung LV, ggf. Bieterliste

E-Mail

Ausschreibende Planung

11. – 18. Tag Projektsteuerung Anpassung LV, Zusammenstellung der Unterlagen / ggf. Rückfragen Beantwortung Projektleitung SG Uchte
12. Tag Rückfragen Bestätigung der Anpassung der Rückfragen / Änderungen Vergabestelle LK Nienburg

Ausschreibende Planung Projektsteuerung 20. Tag Information Versand vollständiger Vergabeunterlagen per PPM Projektleitung SG Uchte

Vergabestelle LK Nienburg

21. – 23. Tag Veröffentlichung

Abbildung 11 Ablaufstruktur Erstellung Ausschreibungsunterlagen Seite 36 von 57

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Der Versand der anonymisierten Vergabeunterlagen und die Vergabe der

Bauleistungen erfolgt durch die Vergabestelle.

Mit Beginn der Leistungsphase 6 sind durch die jeweilige (Fach-)Planung

zweiwöchentlich VE-bezogene Termine im Hinblick auf den Stand der

Vergabeunterlagen und des Ausschreibungsverfahrens mit der Projektsteuerung und

der Bauherrschaft zu kommunizieren.

4.3.2.3 Hauptaufträge mit Ausschreibungsverpflichtung

Die Submissionstermine finden in der Samtgemeinde Uchte bzw. im Landkreis

Nienburg/Weser statt. Die Ergebnisse werden projektintern über das

Projektinformationssystem PPM kommuniziert.

Anschließend werden die Angebote der zuständigen Planung zur technischen und

wirtschaftlichen Prüfung und Erstellung des Vergabevorschlags übergeben. Die

ausschreibende Planung ist für die formale Prüfung und die Nachrechnung der

Angebote einschließlich des Preisspiegels zuständig. Die Planung übergibt diesen dann

der Projektsteuerung zur Weiterleitung an die Bauherrschaft. Die Vergabeentscheidung

und die Beauftragung erfolgen durch die Bauherrschaft und wird mit den Bietern durch

die Vergabestelle kommuniziert. Auch hier wird ausdrücklich festgehalten, dass

außerhalb der Vergabeplattform keine Kommunikation zwischen Projektbeteiligten und

Bietern erlaubt ist.

4.3.2.4 Nachaufträge

Die Prüfung von Nachträgen bauausführender Firmen erfolgt auf Basis des

nachfolgenden Ablaufschemas:

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Abbildung 12 Ablaufstruktur für Nachträge bauausführender Firmen

Die Prüfung erfolgt mit folgenden Inhalten:

a) Vollständigkeitsprüfung (Fachplanung) u.a.:

• Erläuterung der Anspruchsgrundlage, Begründung der Notwendigkeit im

Anschreiben

• Angebot

• Nachtrags-LV, Mengenansätze, ggf. Aufmaß

• ggf. Angaben terminlicher Konsequenzen

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• zugehörige Unterlagen wie Preisnachweise, Preislisten, NU-Rechnungen,

Aufgliederung der Einheitspreise

• Anordnung der Bauherrschaft

Die Prüfbarkeit erfordert das Vorhandensein aller oben beschriebenen Bestandteile

eines Nachtragsangebotes.

Bei Unvollständigkeit wird der Nachtrag wegen Nichtprüfbarkeit an den Antragsteller

zurückgewiesen. Dabei sollten die fehlenden Unterlagen mit Angaben der Gründe

angefordert werden. Diese sind vom Antragsteller erneut einzureichen.

Nach bestandener Vollständigkeitsprüfung erfolgt ebenfalls durch die jeweilige

Fachplanung eine vertragliche Vorprüfung.

b) Vertragliche Prüfung (jeweilige Fachplanung), u.a.:

• Anordnung durch AG für die Nachtragsleistung nachweisbar erfolgt?

• Leistung vor der Ankündigung/ Antragstellung bereits ausgeführt worden?

• Nachtragsleistung in der Leistungsbeschreibung/ Vertrag tatsächlich in keiner

Weise enthalten?

• Nachtragsleistung keine Nebenleistung im Sinne der ATV, DIN oder

Vertragsbedingungen (BVB, ZVB, ZTV, VOB/ C)?

• Leistung ohne Auftrag? Zusätzliche Leistungen bzw. Mehrkosten sind prinzipiell

vor der Ausführung beim Auftraggeber und der Projektsteuerung anzumelden.

Leistungen dürfen nicht ohne Auftrag ausgeführt werden!

c) Technische Prüfung (jeweilige Fachplanung), u.a.:

• Nachtragsleistung so beschrieben, wie angeordnet?

• angegebene Aufwandswerte realistisch und angemessen?

• Leistungsbeschreibung ausreichend und Mengenansätze vorhanden?

• Aufmaß nachvollziehbar?

• nicht nur die Mehr-, sondern auch die Minderleistungen berücksichtigt (Entfall

von Leistungen)?

Falls ein Punkt nicht erfüllt ist, kann der Nachtrag zur Überarbeitung (mit Angaben der

Beanstandungen) an den Antragsteller zurückgegeben werden.

d) Wirtschaftliche Prüfung (jeweilige Fachplanung), u.a.:

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• Kalkulation des Nachtrages schlüssig und verständlich?

• angegebene Aufwandswerte realistisch und angemessen?

• angesetzte Materialpreise oder Gebühren orts- und zeitüblich?

• Wurde für die Nachtragsleistung ein Nachunternehmer eingesetzt und dies in

der Kalkulation berücksichtigt (Vorlage der Subkalkulation)? Sind Zuschläge bei

den von Nachunternehmern ausgeführten Nachträgen richtig berechnet?

• Berechnungen korrekt durchgeführt (Rechenfehler, Übertragungsfehler)?

• Stimmen Berechnungen mit vorangegangenen (und eventuell genehmigten)

Kostenermittlungen überein?

• Sind Leistungen womöglich doppelt angesetzt worden?

• Wurden Bedingungen des Hauptvertrages beachtet (Umlagen, Nachlässe

usw.)?

e) Überprüfung auf eventuelle terminliche Auswirkungen (jeweilige Fachplanung),

u.a.:

• Haben Nachtragsleistungen Auswirkungen auf Folgegewerke?

• Ergeben sich durch Nachtragsleistungen Verzögerungen?

• Sind Vertragsfristen gefährdet?

• Ergeben sich aus den möglichen Verzögerungen Konsequenzen, die zu einer

Änderung des geplanten Bauablaufes zwingen (Mehrkosten)?

• Können Verzögerungen durch bestimmte Maßnahmen kompensiert werden?

f) Prüfbericht (jeweilige Fachplanung):

Das Ergebnis der Nachtragsprüfung nach oben genannten Kriterien ist von der

jeweiligen Fachplanung in einem Prüfbericht darzustellen.

g) Beurteilung der Nachtragsprüfung (Projektsteuerung):

Die Plausibilisierung des durch die jeweilige Fachplanung erstellten Prüfberichts wird

durch die Projektsteuerung unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen

Anforderungen überprüft. Die Beurteilung des Nachtragsantrages erfolgt von der

Projektsteuerung gegenüber der Bauherrschaft.

Nach erfolgter Freigabe des Nachtrags durch die Bauherrschaft erstellt diese die formale

Nachtragsvereinbarung zur Unterzeichnung durch die Vertragsparteien.

Der Bauherr bereitet die Nachträge vor und leitet diese an die Projektsteuerung zur

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Plausibilisierung weiter. Anschließend erfolgt die Beauftragung bzw. zuvor je nach

Bedarf eine Nachtragsverhandlung.

4.4 Rechnungen

Bei der Rechnungsprüfung muss unterschieden werden zwischen der Prüfung von

Planer- und Beraterrechnungen und Rechnungen ausführender Firmen. Rechnungen

von Planern bzw. Beratern (Honorarrechnungen) werden direkt durch die

Projektsteuerung geprüft, während Firmenrechnungen durch die örtliche

Bauüberwachung des Objektsplaners bzw. der zuständigen Fachplanung rechnerisch

und fachtechnisch geprüft werden. Alle Rechnungen werden zur Überwachung des

Zahlungsverkehrs und Nachvollziehbarkeit des Rechnungslaufes durch die

Projektsteuerung mit einem Rechnungsbegleitblatt versehen. Die Zahlungsfreigabe und

-anweisung erfolgt durch den Bauherrn.

Alle Rechnungen müssen die Vorgaben des § 14 UstG erfüllen.

Auf allen Rechnungen ist u.a. zu vermerken:

▪ der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden

Unternehmens

▪ die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden

Unternehmens

▪ das Ausstellungsdatum

▪ die Baumaßnahme (Modernisierung Oberschule Uchte)

▪ die Art der Rechnung (n-te Abschlagsrechnung, Schlussrechnung)

▪ die Vertragsnummer

▪ die Rechnungsnummer (fortlaufend)

▪ der Leistungszeitraum

▪ Bankverbindung (Name, IBAN, BIC)

Die Rechnungen sind kumulativ aufzubauen und über das

Projektkommunikationssystem PPM zu veröffentlichen. Nur Einstellungsdatum mit

Benachrichtigung an die Fachplanung, Projektsteuerung und Bauherrschaft gilt als

Rechnungseingangsdatum.

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Rechnungen für das Projekt sind grundsätzlich wie folgt zu adressieren:

An:

Landkreis Nienburg/Weser

Kreishaus am Schloßplatz

31582 Nienburg

Bei der Einstellung der Rechnungen (Honorar- bzw. Firmenrechnung) im

Projektkommunikationssystem sind die Projektsteuerung sowie der Bauherr oder die

örtliche Bauüberwachung ebenfalls über das Projektkommunikationssystem darüber zu

informieren, dass Rechnungen vorliegen. Der jeweilige Rechnungsbetrag ist prüfbar

darzustellen.

Sämtliche Honorarrechnung werden zunächst durch die Projektsteuerung geprüft. Die

geprüften Rechnungen werden anschließend im Projektkommunikationssystem erneut

eingestellt. Nach Freigabe durch die Projektsteuerung wird der Bauherr entsprechend

benachrichtigt.

Im Anschluss versieht das Sachgebiet Hochbau/Gebäudemanagement der

Samtgemeinde Uchte jede eingegangene Rechnung mit dem digitalen SG Uchte

Stempel. Danach wird die Rechnung zur Buchung an den Landkreis Nienburg

weitergeleitet.

Durch den Prüfenden ist jede Position farblich entweder „abzuhaken“ oder zu

korrigieren. Der anzuweisende Endbetrag ist kenntlich zu machen.

Die Farbfestlegung ist wie folgt:

▪ Objektüberwachung/ Fachplanung: rot

▪ Projektsteuerung: grün

▪ Bauherr: blau

4.4.1 Planer- und Beratungsrechnungen

Planer- und Beraterrechnungen müssen gemäß den individuellen Regelungen der

Verträge prüfbar sein und als Basis den vertraglich festgelegten Stand der

anrechenbaren Kosten aufweisen respektive als Grundlage die Regelungen der

Pauschalvergütung. Zeithonorare und Nebenkosten, soweit diese vereinbart wurden,

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sind separat aufzuführen und mit den entsprechenden Nachweisen zu versehen.

Die Prüfung (sachliche und rechnerische Prüfung mit Nachweis der Kostendeckung)

sowie die Freigabe und Zahlung der Rechnung erfolgt durch die Projektsteuerung bzw.

der Bauherrschaft.

Planer, Berater, …

Erstellung Rechnung und Versand

Mail, PPM Information Projektleitung SG Uchte

Projektsteuerung

1. – 11. Tag

sachliche + rechnerische Prüfung

12. – 13. Tag

Integration in Kostenkontrolle, Kostenfreigabe

Mail, PPM

Projektleitung SG Uchte

13. – 17. Tag

Rechnungsprüfung- und freigabe

Mail, PPM

Bauherr

18. – 19. Tag

Buchung und Zahlungsanweisung

18. – 19. Tag

Zahlungsinformation bei Abweichung von Freigabe

Mail, PPM Information

Projektleitung SG Uchte Projektsteuerung Planer, Berater, …

23. – 24. Tag
24. – 17. Tag Endgültige Aufnahme in Rechnungsprüfung- und freigabe Kostenkontrolle

Abbildung 13 Schema Rechnungslauf Planer/Berater

4.5 Bauausführende Firmenrechnungen

Die bauausführenden Firmen haben ihre Rechnungen aufsteigend zu nummerieren. Es

sind ausschließlich kumulierte Rechnungsstellungen zulässig. In jeder

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Abschlagsrechnung über Leistungen sind Umfang und Wert aller bisherigen Leistungen

mit Ausweis der entfallenden Umsatzsteuer aufzuführen.

Ergänzend zu den allgemein geltenden Vorgaben aus Kapitel 4.4 müssen folgende

Angaben auf der Rechnung vermerkt sein:

▪ Abzüge

▪ Unterlagen Sicherheitseinbehalt

Zusätzlich sind zu jeder Rechnung zwingend

▪ die dazugehörige DA11-Datei

▪ das dazugehörige Aufmaß

▪ die dazugehörigen Aufmaßzeichnungen

▪ die Freistellungsbescheinigung für die Bauabzugssteuer des zuständigen

Finanzamtes

als pdf-Datei in das Projektdatensystem PPM einzureichen, damit die Rechnung in voller

Summe gezahlt werden kann.

Enthält eine Rechnung erhebliche Fehler und/oder ist nicht prüfbar bzw. verstößt gegen

die Regelungen der VOB/B (§ 14 VOB/B) wird sie zurückgewiesen.

Die Rechnungen dürfen nur schriftlich beauftragte Positionen enthalten, d.h.

Nachtragsforderungen können erst dann abgerechnet werden, wenn diese auch

tatsächlich beauftragt sind.

Die durch die (Fach-)Planer geprüften Abschlags- und Schlussrechnungen der

Bauunternehmen sind mit Anmerkungen in der bereits festgelegten Farbe (s. Kapitel

4.4), einer elektronisch erstellten Rechnungskontrolle, sowie einer exportierten DA11-

Datei verpflichtend über das Projektdatensystem PPM an den Auftraggeber und der

Projektsteuerung zu übermitteln.

Die entsprechende Zahlungsfrist nach § 16 VOB/B muss zwingend eingehalten werden.

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4.5.1 Abschlagsrechnungen

Bei Abschlagsrechnungen wird, bis zum Vorliegen einer durch die Bauherrschaft

angenommen Sicherheitsleistung für die Vertragserfüllung ein Betrag in Höhe der

Sicherheitsleistung (5%) von der Abrechnungssumme (mindestens jedoch der

Auftragssumme) einbehalten.

In dem nachstehenden Ablaufschema ist der Prozess des Rechnungslaufs

(Abschlagsrechnungen) dargestellt.

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bauausführende Firma

Erstellung Rechnung mit Aufmaß

• Aufmaßzeichnungen + DA11-Datei und Versand

Projektleitung SG Uchte Information Mail, PPM

Projektsteuerung

Planung

1. – 10. Tag

Sachliche, fachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen, Erstellung Prüfungsbegleitblatt, elektronische Rechnungskontrolle + DA11-Datei

Mail, PPM

Projektsteuerung

11. – 12. Tag

Integration in Kostenkontrolle

Mail, PPM

Projektleitung SG Uchte

13. – 15. Tag

Rechnungsfreigabe

Mail, PPM

Bauherr

16. – 17. Tag

Buchung und Zahlungsanweisung

21. Tag

Zahlungsinformation bei Abweichung von Freigabe Projektleitung SG Uchte Kenntnisnahme Mail, PPM

Planung

Projektsteuerung

23. – 24. Tag

Endgültige Aufnahme in Kostenkontrolle

Abbildung 14 Schema Rechnungslauf Abschlagsrechnungen bauausführende Firmen* *Zeiträume in Kalendertagen

4.5.2 Schlussrechnungen

Bei Schlussrechnungen gelten zum einen veränderte Fristen, zum anderen soll eine

Vorabinformation zu Einbehalten und Abzügen durch die jeweilige (Fach-)Planung n die

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bauausführenden Firmen erfolgen. Die Reduzierung von Prüfeinsprüchen der Firmen ist

das Ziel.

Die Abnahme der Leistung muss erfolgt sein. Der Nachweis über ggf. noch offene

Mängel oder Restleistungen müssen der Bauherrschaft und Projektsteuerung vorliegen.

Bei Schlussrechnungen ist das Abnahmeprotokoll beizulegen.

Bei Schlussrechnungen wird, bis zum Vorliegen einer durch die Bauherrschaft

angenommen Sicherheitsleistung für die Mängelansprüche ein Betrag in Höhe der

Sicherheitsleistung (5%) von den Zahlungen einbehalten.

Das folgende Ablaufschema verdeutlicht den Prozess bei Schlussrechnungen.

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Planung

Vorabinformation Einbehalte und Abzüge, Vorabprüfung Aufmaße

bauausführende Firma

Berücksichtigung in SR-Erstellung

Erstellung Rechnung mit Aufmaß

• Aufmaßzeichnungen + DA11-Datei und Versand Projektleitung SG Uchte Information Mail, PPM

Projektsteuerung

Planung

1. – 20. Tag

Sachliche, fachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen, Erstellung Prüfungsbegleitblatt, elektronische Rechnungskontrolle + DA11-Datei

Mail, PPM

Projektsteuerung

21. – 22. Tag

Integration in Kostenkontrolle

Mail, PPM

Projektleitung SG Uchte

23. – 26. Tag

Rechnungsfreigabe

Mail, PPM

Bauherr

27. – 29. Tag

Buchung und Zahlungsanweisung

30. Tag

schriftliche Erklärung an Lieferanten, Zahlungsinformation bei Abweichung von Freigabe

Projektleitung Mail, PPM Kenntnisnahme SG Uchte

Planung

bauausführende Firma Projektsteuerung

31. – 32. Tag Etwaige Einsprüche Schlusszahlung Endgültige Aufnahme in Kostenkontrolle

Abbildung 15 Schema Rechnungslauf Schlussrechnungen bauausführende Firmen* *Zeiträume in Kalendertagen

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4.6 Behinderungen

Die Behinderungsanzeige muss unverzüglich, am selben Arbeitstag und schriftlich an

den Auftraggeber erfolgen. Rückwirkende Anzeigen sind somit hinfällig. Anspruch auf

Fristverlängerung hat der Auftragnehmer nur, wenn der Auftragnehmer die Gründe dem

Auftraggeber ordnungsgemäß angezeigt hat (§ 6 Abs. 1 VOB/B).

Eingehende Behinderungen werden als pdf-Datei per Mail an die jeweilige (Fach-

)Planung, sowie an den Auftraggeber und die Projektsteuerung verteilt.

Die Behinderungsanzeigen werden (am selben Tag) von der Bauüberwachung

hinsichtlich ihrer Gültigkeit geprüft. Anschließend wird eine Stellungnahme von der

jeweiligen (Fach-)Planung an die Firma verschickt, in der die Behinderung mit Angaben

von Gründen zurückgewiesen oder umgehend Maßnahmen zur Beseitigung der

Behinderung angegeben werden. Eine Kopie der Stellungnahme wird an den

Auftraggeber und die Projektsteuerung übermittelt.

Nach erfolgter Beseitigung der Umstände, die zur Behinderung des Auftragnehmers

geführt haben, wird die jeweilige (Fach-)Planung dies dem Auftragnehmer schriftlich

mitteilen, die Dauer der Behinderung festschreiben und die Verlängerung der

Vertragsfristen neu vereinbaren.

4.7 Verzug

Nach § 5 Abs. 1 VOB/B hat der Auftragnehmer seine Leistungen fristgerecht zu erfüllen.

Sollte der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen nicht nachkommen, sind für folgende

Fallunterscheidungen von der Objektüberwachung die nachfolgend aufgeführten

Veranlassungen durchzuführen:

• Verspäteter Beginn der Ausführungen, d.h. Leistungsaufnahmeverzug:

Nimmt der Auftragnehmer seine Arbeit nicht fristgerecht auf, ist die

Bauüberwachung verpflichtet den Auftragnehmer schriftlich per Mail zur

Aufnahme der Leistung aufzufordern und eine Nachfrist zu definieren. Die

Bauherrschaft und die Projektsteuerung werden in CC genommen.

• Bauausführungsverzug bzw. unangemessene Förderung des Baufortschritts:

Kommt der Auftragnehmer während der Ausführung in Verzug bzw. wird ein Seite 49 von 57

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Ausführungsverzug durch unangemessene Förderung des Baufortschrittes durch

den Auftragnehmer erkennbar, ist die Bauüberwachung verpflichtet, den

Auftragnehmer schriftlich per Mail auf den Terminverzug und auf drohende

Folgen hinzuweisen sowie zur Verstärkung seiner Leistung aufzufordern. Die

Bauherrschaft und die Projektsteuerung werden in CC genommen.

• Überschreitung vertraglich vereinbarter Ausführungsfristen:

Ist die Überschreitung einer vertraglich vereinbarten Frist eingetreten, ist die

jeweilige (Fach-)Planung verpflichtet, diesen Umstand dem Auftragnehmer per

Mail anzuzeigen und parallel ein durch den Auftraggeber zu unterzeichnendes

Inverzugsetzungsschreiben vorzubereiten und zu veranlassen. Entsprechende

Nachfristen sind zu definieren. Der Auftraggeber und die Projektsteuerung

werden per E-Mail in CC informiert zudem wird ihnen eine Kopie des

Inverzugsetzungsschreiben übermittelt.

4.8 Abnahmen

Grundsätzlich ist in den Verträgen mit den Auftragnehmern eine formelle Abnahme der

Leistungen vereinbart. Die jeweilige (Fach-)Planung hat die Abnahme entsprechend den

vorgegebenen Fristen zu koordinieren.

Nachdem der Bauüberwachung die Abnahmereife der Leistungen angezeigt wurde, ist

ein Abnahmetermin direkt mit dem Auftragnehmer abzustimmen. Als Protokollierung

der Abnahme ist das Formblatt 442 aus dem „Vergabe- und Vertragshandbuch für die

Baumaßnahmen des Bundes“ (VHB) zu verwenden.

Nachdem die jeweilige (Fach-)Planung die Mängelbegehungen mit dem Auftragnehmer

durchgeführt hat und zur Auffassung gelangt, dass die Leistung formell durch den

Auftraggeber abgenommen werden kann, wird durch die jeweilige (Fach-)Planung in

Abstimmung mit dem Bauherrn und der Projektsteuerung zur förmlichen Abnahme

eingeladen. Das Führen des Abnahmeprotokolls (Anlage 06) obliegt der jeweiligen

(Fach-)Planung.

Um den jeweils aktuellen Stand der Abnahmen, der übergebenen

Schlussdokumentationen des AN und der Schlussrechnungslegung darzustellen, ist

eine Statusliste Abnahmen/ Schlussrechnungen durch die Objektüberwachungen der

Planer, zusammengeführt durch die Objektüberwachung der Objektplanung, zu erstellen

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und regelmäßig (zweiwöchentlich) zu aktualisieren.

Der Ablauf von Abnahmen erfolgt auf der Grundlage folgenden Schemas:

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bauausführende Firma

Fertigstellung Bauleistung Projektleitung SG Uchte Information

Projektsteuerung

Objektüberwachung

Vorbegehung & Feststellung von Mängeln (Mängelliste)

Information Mail, PPM

bauausführende Firma

Abarbeitung Mängelliste, Freimeldung Mängel, Formulierung Abnahmebegehren

Mail, PPM

Objektüberwachung bauausführende Projektleitung Projektsteuerung Firma SG Uchte

1. – 5. Tag Vorabnahme / Feststellung Abnahmereife Teilnahme zwingend evtl. Teilnahme

2. Tag erforderlich Abnahmereifeerklärung und Terminierung VOB/VOL-Abnahme Projektleitung SG Uchte Information

E-Mail Projektsteuerung

Objektüberwachung

Projektleitung 6 O . – r g 11 a . n Ta is g ation & Durchführung der Teilna hme SG Uchte technischen Abnahmebegehung & Handlungsempfehlung bauausführende Firma

Objektüberwachung

12. Tag bauausführende Firma Vorbereitung der rechts- geschäftlichen Abnahmeerklärung 12. Tag Unterzeichnung der rechts- geschäftlichen Abnahmeerklärung

Unterzeichnung

Projektleitung SG Uchte

12. Tag Objektüberwachung Unterzeichnung der rechts- geschäftlichen Abnahmeerklärung Verfolgung der Restmängel- beseitigung & GWL-Überwachung

Abbildung 16 Ablaufstruktur Vorbereitung und Durchführung Abnahmen* *Zeiträume in Arbeitstagen

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Eine Dokumentation aller Gewerke sammelt die Objektüberwachung des Architekten

(Zuarbeit der Fachplaner) und übergibt diese geprüft digital, an den Bauherrn und der

Projektsteuerung.

4.9 Beschädigungen

Abbildung 17 Ablaufstruktur Beschädigung von Bauleistungen vor Abnahmen

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Objektüberwachung Projektleitung SG Uchte

Schadensfeststellung, danach Schadensfeststellung, danach Recherche Verursacher Recherche Verursacher

Projektleitung SG Uchte Information,

Kenntnisnahme Projektsteuerung Objektüberwachung

Verursacher identifiziert: Belastungsanzeige (vorformulieren)

Projektleitung SG Uchte

Prüfung + Versand Belastungsanzeige

Schadensverursacher

Eingang Belastungsanzeige

bauausführende Firma

Angebotserstellung Schadensbeseitigung Objektüberwachung

Information,

Kenntnisnahme Projektsteuerung

Integration Kostenkontrolle Projektleitung SG Uchte

Schadensmeldung bei Versich- erung für Schäden ab 1.000€

Bauleistungsversicherer

Prüfung + Schadensregulierung

Information, Kenntnisnahme

Zahlungs- eingang

bauausführende Firma Objektüberwachung Projektsteuerung Projektleitung SG Uchte

Rechnungsstellung Integration Kostenkontrolle

Abbildung 18 Ablaufstruktur Beschädigungen von Bauleistungen nach Abnahme

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4.10 Bürgschaften, Sicherheitseinbehalte

Für Bauverträge gelten die Regelungen gemäß Formblatt 214 (Besondere

Vertragsbedingungen) des Vergabe- und Vertragshandbuchs für Baumaßnahmen des

Bundes (VHB).

Die Höhe der Sicherheitsleistung für die Vertragserfüllung beträgt 5% der

Abschlagsrechnungssumme

Die Höhe der Sicherheitsleistung für eventuelle Mängelansprüche beträgt 5% der

Schlussrechnungssumme.

Für Bürgschaften sind ausschließlich die entsprechenden Musterformulare des jeweils

aktuellen Vergabehandbuchs für Bauleistungen des Bundes zu verwenden. Es werden

ausschließlich diese Bürgschaftsformulare seitens des Auftraggebers akzeptiert (vgl.

Anlage 07).

Die Originale der Bürgschaft verbleiben grundsätzlich beim Auftraggeber.

Die jeweilige (Fach-)Planung und die Projektsteuerung erhalten je eine Kopie in digitaler

Form.

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Projektorganisationshandbuch, Stand 29. KW 2026 MOBSU – Modernisierung Oberschule Uchte

bauausführende Firma

Antrag Bürgschaftsaustausch

Antrag Auszahlung Sicherheitseinbehalt

Original Information per Projektsteuerung Post

Projektleitung SG Uchte

1.- 3. Tag Archivierung Bürgschaft

4.-6. Tag Weiterleitung an Objektüberwachung zur Prüfung gnunhelbA u nd Berücksichtigung ieB P M P a M il, Inform ation Projektsteuerung

Objektüberwachung

7.-12. Tag Prüfung mit Freigabe-/ Ablehnungsempfehlung 1)

Projektsteuerung

Mail, Information PPM Vorerfassung in Kostenkontrolle

Projektleitung SG Uchte

14.-19. Tag Prüfung + Entscheidung

20.-25. Tag Information Freigabe/ Ablehnung Bürgschaftsrücksendung/ -tausch, Einbehaltungsauszahlung, Archivierung

Mail, PPM bauausführende Firma

Objektüberwachung Projektsteuerung

Berücksichtigung in Rechnungs- prüfung und Kostenüberwachung Erfassung in Kostenkontrolle

Abbildung 19 Ablaufstruktur Bürgschaften, Auszahlung Sicherheitseinbehalte* *Zeiträume in Arbeitstagen

1. Bei Gewährleistungsbürgschaften/-einbehalte Bestätigung und Dokumentation Gewährleistungsmängelfreiheit nach Begehung erforderlich

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5 Anlagenübersicht

Anlage 01 Entscheidungsvorlage

Anlage 02 Dateinamenkonvention

Anlage 03 Raumprogramm

Anlage 04 Planungsschnittstellenliste

Anlage 05 Planungsänderungsantrag

Anlage 06 Abnahmeprotokoll

Anlage 07 Bürgschaftsformular – Mängelansprüchebürgschaft

Anlage 07 Bürgschaftsformular – Vertragserfüllungsbürgschaft

Anlage Prüfbericht Nachtrag für Planerleistungen

Anlage Prüfbericht Nachtrag für Bauleistungen

Anlage Niedersächsisches Gesetz zur Förderung des Klimaschutzes und zur

Minderung der Folgen des Klimawandels (aktuelle Fassung, ab 01.01.2026

Niedersächsisches Klimagesetz - NKlimaG)

Anlage Leitfaden Klimaschutz und Nachhaltigkeit im Landesbau –

Beurteilungskriterien für eine nachhaltige Gebäudeplanung, Staatliches

Baumanagement Niedersachsen, 8/2024 Entwurf (W2023136-05)

Anlage Schadstoffgutachten

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