Bieterfragen und Beantwortung

Vergabenummer: 3526820200-Fe II

– Vergabestelle –


Lfd. Nr.	Ziffer der Vergabe-unterlage (z.B. „04“ für „04 Zuschlags-kriterien“)	Seite o. Ziffer	Bieterfrage	Antwort
1	02		In AP 1 ist eine individuelle Kontaktaufnahme mit Akteurinnen durch den AN vorgesehen, beispielsweise um an Fristen zu erinnern. Wir gehen von bis zu 30 Maßnahmen aus, von denen die meisten Maßnahmen mehrere Akteurinnen haben. a) Ist diese Annahme aus Sicht des Auftraggebers korrekt? b) Soll mit allen Akteurinnen individuell Kontakt aufgenommen werden oder nur mit ausgewählten Schlüsselakteurinnen? Falls letztere wie werden diese ausgewählt? c) Wie hoch schätzt der Auftraggeber den Aufwand je Akteur für diese Aufgabe ein?	Zu der Frage 1a): Der zweite Aktionsplan ist aktuell noch nicht veröffentlicht. Die Anzahl der Maßnahmen bewegt sich in einem sehr ähnlichen Rahmen wie bei dem ersten Aktionsplan (ca. 25-26 Maßnahmen). Zu der Frage 1b): Das lässt sich nicht allgemeingültig für alle Maßnahmen beantworten. Es gibt Maßnahmen, das ist es sinnvoll eine Gruppe von Akteuren gemeinsam zu kontaktieren, wenn diese z.B. gemeinsam an einer Maßnahme arbeiten. In anderen Fällen läuft die Umsetzung der Maßnahme unabhängig voneinander, hier kann auch eine individuelle Kontaktaufnahme sinnvoll sein. Zu der Frage 1c): Der Aufwand ist schwer vorab zu ermitteln. Die individuelle Kontaktaufnahme sollte ca. 1x pro Jahr stattfinden. Der Aufwand hängt davon ab, ob und in welchen Umfang sich ein weiterer Austausch mit dem Akteur ergibt.
2	02		In AP 2 ist eine Aufbereitung von mind. einem Best Practice Beispiel pro Maßnahme oder Teilschritt vorgesehen. Wir gehen von bis zu 30 Maßnahmen und wesentlich mehr Teilschritten aus. a) Was versteht der Auftraggeber hier unter "Aufbereitung"? Soll ein Factsheet oder Kurztext je Maßnahme/Teilschritt vom Projektteam selbst verfasst werden oder reicht eine Linksammlung gefundener Beispiele aus? b) Falls ersteres, von wie vielen Kurztexten/Factsheets soll der Auftragnehmer im Angebot ausgehen?	Zu Frage 2a): Die Best Practice Beispiele sollten in der Form aufbereitet werden, dass sie z.B. im Rahmen der Workshops oder in einem E-Mail „Newsletter“ vorgestellt werden können. Sie sollten also je nach Anwendung in kurzer textlicher oder bildlicher Form (inkl. Link) vorbereitet werden. Zu der Frage 2b): Es sollte ein Best-Practice Beispiel pro Maßnahme aufbereitet werden.
3	02		In AP 4 sind neue Akteurinnen zu recherchieren und anschließend zu kontaktieren. Wir glauben eine individuelle Ansprache von Akteurinnen erzielt eine größere Teilnahmebereitschaft bei diesen. Dies scheint aber nicht mit dem vorgegebenen Höchstbudget vereinbar. Geht der Auftraggeber hier von standardisierten Massenmailings/Einladungen aus?	Im AP 4 soll in einem ersten Schritt zunächst analysiert werden, bei welchen Maßnahmen im überarbeiteten Aktionsplan Ergänzung um weitere Akteure sinnvoll ist. Das bedeutet, dass nur bei den Maßnahmen, bei denen bisher ein konkreter Akteur und/oder konkrete Ansprechpersonen fehlen, weitere Akteure kontaktiert werden sollen.
4	02		In AP 4 sind 4 Workshops vorgesehen. Können alle Workshops angesichts des engen Höchstbudget als halbtägige Online-Veranstaltungen vorgesehen werden, um Kosten für Catering, Reisen und optionale Kosten von 1.000 € für einen Veranstaltungsort einzusparen? Wir gehen davon aus, dass eine überwiegende Anzahl der Akteur*innen es ebenfalls vorzieht, keine Reisezeiten auf sich nehmen zu müssen.	In der LB sind zwei der vier Workshops als halbtägiger Präsenstermin vorgesehen. Abweichungen wären möglich, wenn dieses als ausdrücklicher Wunsch von den Teilnehmenden ausgehen würde. Die Kosten halten sich jedoch im Rahmen. Die Terminplanung kann anhand der intern verfügbaren Räumlichkeiten erfolgen, sodass diese kostenlos zur Verfügung gestellt werden können. Die Reisekosten tragen im Fall der Teilnehmenden diese selbst. Bei einer halbtägigen Veranstaltung sind zudem lediglich Getränke als Catering einzuplanen.
5	02		Verstehen wir es richtig, dass das es sich bei dem publikationsfähigen Artikel zu den Workshop-Ergebnissen in AP 5 um einen ca. 10-12-Seitigen Bericht der Ergebnisse für ein interessiertes Fachpublikum handelt, nicht um einen wissenschaftlichen (akademischen) Artikel?	Ja, es handelt sich um einen publikationsfähigen Artikel für ein deutschsprachiges Fachpublikum.
6	02		Von welcher Seitenzahl sollen wir ausgehen für 1) Zwischenberichte und 2) Endbericht?	Hierfür gibt es keine festen Vorgaben. Wichtig ist, dass der Hintergrund, das Vorgehen und die Ergebnisse in verständlicher und nachvollziehbarer Form dargestellt sind.
7	02		Ist der Auftraggeber damit einverstanden, dass der Endbericht eine Synthese von Zwischenbericht- und Workshopbericht darstellt, inkl. einer übergreifenden Einleitung, Projektfazit und Zusammenfassung?	Ja, das ist als Vorgehensweise so möglich.
8	02		Im Gegensatz zu der ersten Ausschreibung enthält diese Ausschreibung nicht mehr AP 7, in dem die Ergebnisse der ausgefüllten Formulare gesammelt, zusammengefasst und aufbereitet wurden. Geht der Auftraggeber davon aus, dass das BfN selbst diese Aufgabe übernimmt oder findet diese Auswertung in einem parallellaufenden Vorhaben statt?	Es ist richtig, dass das AP7 nicht mehr Teil der Leistungsbeschreibung ist. Es steht zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fest, wie diese Aufgabe umgesetzt wird.
9	02		Können alle Besprechungen mit dem Auftraggeber telefonisch bzw. virtuell stattfinden, um Reisekosten einzusparen?	Ja, das wäre möglich. Ggf. könnte man eine der Besprechungen mit einem anderen Präsenztermin (z.B. Workshop) kombinieren, um den Aufwand gering zu halten.
10	02		Bezüglich Formular 13 Unternehmensdaten: Gibt es einen Mindestumsatz oder eine Mindestanzahl an Beschäftigten, die Bieter nachweisen sollen?	Es gibt keinen Mindestumsatz und keine Mindestanzahl an Beschäftigten.
11	02		In AP 3 wird ein Formular entwickelt. Werden die von den Akteuren ausgefüllten Formulare vom BfN ausgewertet und gesammelt? Werden die Ergebnisse dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt?“	Die ausgefüllten Formulare sollen über das Funktionspostfach des Aktionsplans eingehen, auf das der Auftragnehmer ebenfalls Zugriff (oder ggf. eine automatische Weiterleitung erhält) hat und somit diese auch einsehen kann. Es steht aktuell noch nicht fest, wie die Sammlung und Auswertung der Formulare umgesetzt wird.
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