Dok 5.1 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).docx

Auftragsverarbeitungsvertrag[1] gemäß Artikel 28 Absatz 3 Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

zum Hauptvertrag: _____________________________________

zwischen

der RWTH Aachen University

Templergraben 55

52062 Aachen

Vertreten durch den Rektor

− Verantwortlicher −

und

der/dem Unternehmen ABC, Straße, Ort,

vertreten durch vertretungsberechtigte Person

− Auftragsverarbeiter –

ERLÄUTERUNGEN:

• Der vorliegende Vertragstext (Anhang) basiert auf dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Artikel 28 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates und Artikel 29 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. 199/18 vom 7. Juni 2021).
• Die oben genannten und im folgenden aufgeführten Standardvertragsklauseln sind mit einer Klausel 11 (Abschnitt IV) sowie in den Anhängen um zusätzliche Regelungen ergänzt. Diese sind in roter Schriftfarbe hervorgehoben. Der vorliegende Vertragstext gilt insofern als umfangreicherer Vertrag i. S. d. Artikel 2 Buchstabe b) des oben genannten Durchführungsbeschlusses sowie des vorliegenden Vertragsdokuments.
• Regelungen in grüner Texthervorhebungsfarbe zeigen eine Bearbeitungsnotwendigkeit durch den Auftragsverarbeiter an. Regelungen in gelber Texthervorhebungsfarbe zeigen eine Bearbeitungsnotwendigkeit durch die RWTH an. Diese finden sich sowohl bei den Standardvertragsklauseln als auch bei den ergänzten Regelungen.Alle Textstellen in grüner und gelber Texthervorhebungsfarbe sind zu bearbeiten.
• Im vorliegenden Vertragstext finden sich zudem interne Hinweise zum Ausfüllen bzw. zur Bearbeitung. Diese Kommentare sind vor der Verwendung und Weitergabe des Vertragstextes zu löschen.

ABSCHNITT I

Klausel 1

Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)[2] sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2

Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3

Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4

Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5

Kopplungsklausel

a) Eine Einrichtung, die nicht Partei dieser Klauseln ist, kann diesen Klauseln mit Zustimmung aller Parteien jederzeit als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter beitreten, indem sie die Anhänge ausfüllt und Anhang I unterzeichnet.

b) Nach Ausfüllen und Unterzeichnen der unter Buchstabe a) genannten Anhänge wird die beitretende Einrichtung als Partei dieser Klauseln behandelt und hat die Rechte und Pflichten eines Verantwortlichen oder eines Auftragsverarbeiters entsprechend ihrer Bezeichnung in Anhang I.

c) Für die beitretende Einrichtung gelten für den Zeitraum vor ihrem Beitritt als Partei keine aus diesen Klauseln resultierenden Rechte oder Pflichten.

ABSCHNITT II

PFLICHTEN DER PARTEIEN

Klausel 6

Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7

Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) OPTION 1: VORHERIGE GESONDERTE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter darf keinen seiner Verarbeitungsvorgänge, die er im Auftrag des Verantwortlichen gemäß diesen Klauseln durchführt, ohne vorherige gesonderte schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen an einen Unterauftragsverarbeiter untervergeben. Der Auftragsverarbeiter reicht den Antrag auf die gesonderte Genehmigung mindestens [ZEITRAUM ANGEBEN] vor der Beauftragung des betreffenden Unterauftragsverarbeiters zusammen mit den Informationen ein, die der Verantwortliche benötigt, um über die Genehmigung zu entscheiden. Die Liste der vom Verantwortlichen genehmigten Unterauftragsverarbeiter findet sich in Anhang IV. Die Parteien halten Anhang IV jeweils auf dem neuesten Stand.

OPTION 2: ALLGEMEINE SCHRIFTLICHE GENEHMIGUNG: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens [ZEITRAUM ANGEBEN] im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8

Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a) und b) befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b) zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679[3].

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679[4] in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679[5], die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679[6] zu unterstützen.

ABSCHNITT III

SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Klausel 10

Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit dieser die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a) ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b) verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

ABSCHNITT IV

ERGÄNZENDE VEREINBARUNGEN GEMÄSS KLAUSEL 2 BUCHSTABE B

Klausel 11

Salvatorische Klausel

Sofern und soweit der vorliegende Vertragstext zu dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Artikel 28 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates und Artikel 29 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates (ABl. 199/18 vom 7. Juni 2021) unmittelbar und/oder mittelbar im Widerspruch steht oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet, gelten im Zweifel die Standardvertragsklauseln aus dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915.

Klausel 12

Pflichten der Parteien

12.1. Weisungen

Ergänzend zu Klausel 7.1 Buchstabe a) wird vereinbart:

a) Der Verantwortliche erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format vom Verantwortlichen zu bestätigen. Anfänglich werden die Weisungen etc. durch den vorliegenden Vertrag festgelegt.

b) Die Weisungen sind von den Vertragsparteien für die Geltungsdauer der Verarbeitung und anschließend noch für drei volle Kalenderjahre aufzubewahren.

12.2. Sicherheit der Verarbeitung

1. Ergänzend zu Klausel 7.4 Buchstabe a) wird vereinbart:

1. Die in Anhang III vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen können im Laufe des Auftragsverhältnisses der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung angepasst werden. Änderungen und Ergänzungen der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen bedürfen einer schriftlichen Mitteilung an den Verantwortlichen und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Maßnahmen handelt. Wesentliche Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen bedürfen der Zustimmung des Verantwortlichen. Bei allen Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen durch den Auftragsverarbeiter darf das Sicherheitsniveau der vereinbarten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Sind Anpassungen/Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich, um auch weiterhin ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten zu können, sind diese unverzüglich umzusetzen und dem Auftraggeber mitzuteilen.
2. Soweit die beim Auftragsverarbeiter getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen den Anforderungen des Verantwortlichen nicht (mehr) genügen, benachrichtigt er den Verantwortlichen unverzüglich.
3. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Auftraggeber frühzeitig und sodann jederzeit auf dessen Wunsch ein umfassendes, aussagekräftiges, prüffähiges und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Auftragsverarbeitung sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung. Bei Vergabefahren stellt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen bereits im Rahmen des Vergabeverfahrens zusammen mit seinem Angebot ein aussagekräftiges, prüffähiges und aktuelles Datenschutz- und Datensicherheitskonzept für diese Auftragsverarbeitung zur Verfügung.
4. [Option 1:] Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in seinen Geschäftsräumen. Ausnahmen hiervon, z. B. im Rahmen von Heim- oder Telearbeit, sind nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Verantwortlichen zulässig.
5. [Option 2:] Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten (auch) in mobiler Arbeit. Der Auftragsverarbeiter hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch bei mobiler Arbeit der Beschäftigten des Auftragsverarbeiters gewährleistet ist. Der Auftragsverarbeiter trägt Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der Geschäftsräume die Speicherorte so konfiguriert werden, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt und temporär erfolgt. Der Auftragsverarbeiter trägt ferner dafür Sorge, dass die Bedingungen zum mobilen Arbeiten des Auftragsverarbeiters einschließlich spezieller Verhaltens- und IT-Sicherheitsrichtlinien von den jeweiligen Beschäftigten eingehalten werden. Die jeweiligen Beschäftigten werden hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen durch den Auftragsverarbeiter in geeigneter Weise geschult.

2. Ergänzend zu Klausel 7.4 Buchstabe b) wird vereinbart:

Die Pflicht zu Vertraulichkeit/Verschwiegenheit dieser Personen besteht auch nach Beendigung dieses Vertrages und/oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Auftragsverarbeiter und den bei ihm Beschäftigten fort.

12.3. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

Ergänzend zu Klausel 7.6 Buchstabe a) wird vereinbart:

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen auf dessen Verlangen bei der Erstellung und Führung des Verzeichnisses über die Verarbeitungstätigkeiten, insbesondere durch Mitteilung der erforderlichen Angaben.

12.4. Einsatz von Unterauftragsnehmern

Ergänzend zu Klausel 7.7 Buchstabe a) Option 2 wird vereinbart:

Die Liste der bestehenden Unterauftragsverarbeiter (vgl. Anhang IV) wird dem Verantwortlichen vor Vertragsschluss auch dann zur Verfügung gestellt, wenn der Auftragsverarbeiter eine allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern besitzt.

Ergänzend zu Klausel 7.7 Buchstabe b) wird vereinbart:

Unterauftragsverarbeiter sind alle natürlichen oder juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die im Schwerpunkt personenbezogene Daten des Auftraggebers im Auftrag des Auftragnehmers verarbeiten und im direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Hauptleistung stehen. Die Unterbeauftragung mit fachlichen Dienstleistungen anderer Art (Nebenleistungen), bei denen die Datenverarbeitung nicht vertragswesentlicher (Kern-)Bestandteil ist und damit im Vordergrund steht, stellt keine Auftragsverarbeitung im datenschutzrechtlichen Sinne dar. Derartige Nebenleistungen sind beispielsweise einzelfallabhängig Postleistungen, Transport/Versand, Beförderung, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Bewachung und Reinigung, nicht dagegen Datenträgerentsorgung oder die Auslagerung der E-Mail-Verwaltung oder sonstiger Webseitendienste. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen vor allem zur Zweckbindung und zur Vertraulichkeit sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Klausel 13

Unterstützung des Verantwortlichen

Ergänzend zu Klausel 8 Buchstabe a) wird vereinbart:

Der Auftragsverarbeiter darf Auskünfte an Dritte oder betroffene Personen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Verantwortlichen erteilen. Ist der Auftragsverarbeiter gerichtlich oder gesetzlich durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten verpflichtet, Auskunft zu erteilen, so hat er den Verantwortlichen hierüber unverzüglich zu informieren, sofern das betreffende Recht der Union oder der Mitgliedstaaten eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Auftragsverarbeiter darf Auskünfte an den Verantwortlichen nur gegenüber den autorisierten Personen (gemäß Anhang I) erteilen.

Ergänzend zu Klausel 10 Buchstabe d) wird vereinbart:

Ein Zurückbehaltungsrecht wird hinsichtlich der verarbeiteten personenbezogenen Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.

Klausel 14

Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Ergänzend zu Klausel 9 wird vereinbart:

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, Verdacht auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und anderen Unregelmäßigkeiten bei der Datenverarbeitung. Gleiches gilt bei Kontrollhandlungen und Maßnahmen einer Aufsichts- oder Ermittlungsbehörde, sofern das betreffende Recht der Union oder der Mitgliedstaaten eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn die bei ihm getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Verantwortlichen nicht (mehr) genügen.

Klausel 15

Fernwartung

a) Der Auftragsverarbeiter darf im Rahmen der Fernwartung nur auf personenbezogene Daten zugreifen, wenn dies für die Durchführung der Fernwartung erforderlich ist. Dem Auftragsverarbeiter ist bei der Fernwartung untersagt, personenbezogene Daten des Verantwortlichen auf eigenen IT-Systemen bzw. Datenträgern zu speichern, es sei denn der Verantwortliche weist ihn hierzu an. Der Verantwortliche wird dem Auftragsverarbeiter nur die für die Durchführung der vereinbarten Tätigkeiten benötigten Zugriffsrechte bereitstellen, deren Aktualität regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen. Der Auftragsverarbeiter darf von den ihm eingeräumten Zugriffsrechten nur in dem für die Durchführung der Tätigkeiten unerlässlichen Umfang Gebrauch machen.

b) Der Auftragsverarbeiter hat dem Verantwortlichen Fernwartungsarbeiten im Vorfeld anzukündigen. Der Verantwortliche ist berechtigt, die Durchführung der Fernwartung mit zu verfolgen bzw. Aufzeichnungen (z. B. Screenrecording, Screenshots o. Ä.) von dieser zu erstellen. Auf Anfrage und soweit erforderlich wirkt der Auftragsverarbeiter an der Konfiguration technischer Kontrolleinrichtungen mit.

c) Der Verantwortliche hat das Recht, den Zugriff des Auftragsverarbeiters auf die informationstechnischen Systeme des Verantwortlichen zu unterbrechen. Dies gilt insbesondere, wenn der Verdacht besteht, dass unbefugt auf Informationen und Ressourcen zugegriffen wird.

d) Im Rahmen der beauftragten und zu leistenden Fernwartungsarbeiten hat der Auftragsverarbeiter folgende Rahmenbedingungen bei Zugriff auf das Netzwerk, die IT-Systeme und Anwendungen des Verantwortlichen zu beachten:

• Der Auftragsverarbeiter erhält für Arbeiten an den IT-Systemen und Anwendungen personalisierte Benutzerkennungen. Jeder Mitarbeiter des Auftragsverarbeiters erhält eine eigene personalisierte Benutzerkennung. Der Auftragsverarbeiter nutzt die ihm überlassenen personalisierten Benutzerkennungen ausschließlich für die beauftragten Tätigkeiten und gibt diese nicht an Dritte weiter.
• Nutzt der Auftragsverarbeiter für die Ausübung seiner Tätigkeiten eigene technische Geräte, stellt er durch adäquate und dem Stand der Technik entsprechende, angemessene Maßnahmen sicher, dass von diesen keine Gefahren für die Netzinfrastruktur, IT-Systeme und Anwendungen des Verantwortlichen ausgehen.
• Änderungen an den IT-Systemen und Anwendungen seitens des Auftragsverarbeiters sind mit dem Verantwortlichen abzustimmen und in einem adäquaten, prüffähigen Umfang zu dokumentieren.

e) Insbesondere beim Fernzugriff auf das Netzwerk und die IT-Systeme des Verantwortlichen gelten die zusätzlichen Bedingungen:

• Das Netz und die für die Fernwartung genutzten IT-Systeme des Auftragsverarbeiters müssen angemessen gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sein.
• Der Fernzugriff auf das Netzwerk des Verantwortlichen erfolgt ausschließlich über eine nach dem Stand der Technik angemessen sichere, verschlüsselte Verbindung.
• Der Fernzugriff sollte generell nur innerhalb der üblichen Arbeitszeiten des Verantwortlichen durchgeführt werden. Ein Fernzugriff außerhalb dieser Zeiten ist mit dem Verantwortlichen abzustimmen und zu dokumentieren.
• Der Zugriff ist nach erfolgter Tätigkeit zu beenden und die Verbindung zu schließen.
• Die erfolgten Zugriffe werden vom Auftragsverarbeiter protokolliert und zur Verfügung gestellt. Für jeden Fernzugriff werden von der ausführenden Person des Auftragsverarbeiters die folgenden Angaben im Protokoll des Auftragsverarbeiters vermerkt:
  1. Datum/Uhrzeit der Anmeldung
  2. Dauer
  3. Name der ausführenden Person
  4. Zweck der Anmeldung (bspw. Einspielen des Patches <…>, Fehlersuche nach Incident <…>, …)

Klausel 16

Sonstiges

a) Die Haftung bemisst sich nach den Regelungen der Artikel 28 Abs. 4, Artikel 82 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Verantwortlichen ab. Unbeschadet dessen gilt der Auftragsverarbeiter, wenn er unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung selbst bestimmt, in Bezug auf diese Verarbeitung als Verantwortlicher, Art. 28 Abs. 10 DSGVO. Weitergehende gesetzliche Bestimmungen oder solche aus dem zugrundeliegenden Rahmen-/Hauptvertrag zur Haftung der Vertragsparteien bleiben von den vorliegenden Haftungsbestimmungen unberührt.

b) Für Nebenabreden, Ergänzungen, Änderungen sowie die Aufhebung dieser Vereinbarung ist grundsätzlich die Schriftform erforderlich. Dies gilt auch für eine Vereinbarung über die Aufhebung dieses Formerfordernisses selbst. Die Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB) oder die Textform (§ 126b BGB) ist ausgeschlossen. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt, mündliche Nebenabreden bestehen jedoch nicht.

c) Sollten in diesen Vereinbarungen eine oder mehrere Bestimmungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragspartner werden die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine Bestimmung ersetzen, die deren Sinn und Zweck am nächsten kommt. Gleiches gilt für den Fall einer ungewollten Regelungslücke.

d) Für diesen Vertrag gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland, unter Ausschluss des deutschen internationalen Privatrechts und des UN-Kaufrechts (CISG). Für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit nicht gesetzlich zwingend etwas anderes bestimmt ist, […], Deutschland, als ausschließlicher Gerichtsstand vereinbart.

Ort, Datum Ort, Datum

_______________________ _________________________

Unterschrift Verantwortlicher Unterschrift Auftragsverarbeiter

([Funktion], [Vorname] [Nachname]) ([Funktion], [Vorname] [Nachname])

ANHANG I

Liste der Parteien

Verantwortliche(r): [Name und Kontaktdaten des/der Verantwortlichen, und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen]

Name: Rektor der RWTH Aachen University

Anschrift: Templergraben 55, 52056 Aachen

Name und Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten: Frau Katharina Saric

Kontaktdaten: Tel.: 0241 80 94114, E-Mail: dsb@rwth-aachen.de

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: […]

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: […]

Weisungsberechtigt auf Seiten des Verantwortlichen ist:

[Name, Telefon, E-Mail, ggfs. Funktion, ggfs. Organisationseinheit]

Auftragsverarbeiter: [Name und Kontaktdaten des/der Auftragsverarbeiter/s und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten des Auftragsverarbeiters]

Name: […]

Anschrift: […]

Name und Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten: […]

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: […]

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: […]

Weisungsempfänger auf Seiten des Auftragsverarbeiters ist:

[Name, Telefon, E-Mail, ggfs. Funktion, ggfs. Organisationseinheit]

Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der Ansprechpersonen sind dem Vertragspartner unverzüglich und grundsätzlich schriftlich oder elektronisch Nachfolger bzw. Vertreter mitsamt Kontaktdaten mitzuteilen.

ANHANG II

Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden:

…………………………………………………………………………….

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:

…………………………………………………………………………….

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien, die der Art der Daten und den verbundenen Risiken in vollem Umfang Rechnung tragen, z. B. strenge Zweckbindung, Zugangsbeschränkungen (einschließlich des Zugangs nur für Mitarbeiter, die eine spezielle Schulung absolviert haben), Aufzeichnungen über den Zugang zu den Daten, Beschränkungen für Weiterübermittlungen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:

…………………………………………………………………………….

Art der Verarbeitung:

…………………………………………………………………………….

Fernwartung:

Gegenstand der Verarbeitung sind (zusätzlich) räumlich getrennte Zugriffe des Auftragsverarbeiters auf IT-Systeme des Verantwortlichen zu Wartungs- oder Reparaturzwecken (Fernwartung), für die zusätzlich die für Fernwartung aufgenommenen Regelungen in Anlage III Bestandteil dieses Vertrages sind.

Datenverarbeitung außerhalb der Geschäftsräume (u.a. Telearbeit, mobile Arbeit):

Die Verarbeitung von Daten außerhalb der Geschäftsräume des Auftragsverarbeiters bzw. seiner Unterauftragsverarbeiter, z. B. in Privatwohnungen (Tele-/Heimarbeit oder mobile Arbeit von Beschäftigten des Auftragsverarbeiters), ist nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Verantwortlichen gestattet.

Drittlandtransfer (Art. 44 ff. DSGVO)

[ ] Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.

[ ] Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet (ggf. zusätzlich zu einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) in dem/in den nachfolgend genannten Drittland/Drittländern statt.

Jede Verlagerung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung oder von Teilarbeiten dazu bedarf der vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen.

Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden:

…………………………………………………………………………….

Dauer der Verarbeitung:

…………………………………………………………………………….

Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben.

ANHANG III

Technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich zur Gewährleistung der Sicherheit der Daten

ERLÄUTERUNG:

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen konkret beschrieben und angemessen dokumentiert werden; eine allgemeine Beschreibung ist nicht ausreichend.

Beschreibung der von dem/den Auftragsverarbeiter/n ergriffenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen (einschließlich aller relevanten Zertifizierungen) zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und des Zwecks der Verarbeitung sowie der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen Beispiele für mögliche Maßnahmen:

Alternativ: Der Auftragsverarbeiter hat dazu folgendes/folgende Dokument/e erstellt: __________________________________________________________________.

Die dort festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind Bestandteil dieses Vertrages.

Bei Datenübermittlungen an (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch die spezifischen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu beschreiben, die der (Unter-)Auftragsverarbeiter zur Unterstützung des Verantwortlichen ergreifen muss.

Beschreibung der spezifischen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Auftragsverarbeiter zur Unterstützung des Verantwortlichen ergreifen muss: […]

Management und Organisation

Maßnahmen, die eine für die Durchführung des Auftrags hinreichende Management- und Organisationsstruktur sicherstellen.

[ ] Es existieren keine Maßnahmen, die Management und Organisation betreffen, weil      .

[ ] Es existieren folgende Maßnahmen, die Management und Organisation betreffen:

­Weitere Maßnahmen sind      .

Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

Maßnahmen, damit Unbefugten der Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen verwehrt wird, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Zutrittskontrolle erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Zutrittskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Zugangskontrolle

Maßnahmen, die verhindern, dass Unbefugte die Datenverarbeitungsanlagen und -verfahren benutzen.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Zugangskontrolle erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Zugangskontrolle, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Zugangskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung der Datenverarbeitungsverfahren Befugten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden personenbezogenen Daten zugreifen können.

[ ] Es sind keine Maßnahmen zur Zugriffskontrolle erforderlich, weil      .

[ ] Es existieren keine Maßnahmen zur Zugriffskontrolle, weil      .

[ ] Es existieren folgende Maßnahmen zur Zugriffskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Trennungskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Trennungskontrolle erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Trennungskontrolle, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Trennungskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Pseudonymisierung

Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Pseudonymisierung erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Pseudonymisierung, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Pseudonymisierung:

Weitere Maßnahmen sind      .

Integrität

Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welchen Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

[ ] Es sind keine Maßnahmen zur Weitergabekontrolle erforderlich, weil      .

[ ] Es existieren keine Maßnahmen zur Weitergabekontrolle, weil      .

[ ] Es existieren folgende Maßnahmen zur Weitergabekontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in DV-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

[ ] Es sind keine Maßnahmen zur Eingabekontrolle erforderlich, weil      .

[ ] Es existieren keine Maßnahmen zur Eingabekontrolle, weil      .

[ ] Es existieren folgende Maßnahmen zur Eingabekontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Beispiele sind insbesondere Backup-Verfahren.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Verfügbarkeitskontrolle erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Verfügbarkeitskontrolle, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Verfügbarkeitskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Weitere Maßnahmen sind      .

Incident Response Management

Unterstützung bei der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen.

☐ Es sind keine Maßnahmen zum Incident Response Management erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zum Incident Response Management, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zum Incident Response Management:

Weitere Maßnahmen sind      .

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Privacy by Design/Default

☐ Es sind keine Maßnahmen zu datenschutzfreundlichen Voreinstellungen erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zu datenschutzfreundlichen Voreinstellungen, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zu datenschutzfreundlichen Voreinstellungen:

Weitere Maßnahmen sind      .

Auftragskontrolle (Outsourcing an Dritte)

Die weisungsgemäße Auftragsverarbeitung ist zu gewährleisten. Insbesondere sind hierbei die technischen und/oder organisatorischen Maßnahmen zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu regeln.

☐ Es sind keine Maßnahmen zur Auftragskontrolle erforderlich, weil      .

☐ Es existieren keine Maßnahmen zur Auftragskontrolle, weil      .

☐ Es existieren folgende Maßnahmen zur Auftragskontrolle:

Weitere Maßnahmen sind      .

ANHANG IV

Liste der Unterauftragsverarbeiter

ERLÄUTERUNG:

Dieser Anhang muss im Falle einer gesonderten Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern ausgefüllt werden (Klausel 7.7 Buchstabe a), Option 1).

Der Verantwortliche hat die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter genehmigt:

1. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden in der Regel das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten selbstverständlich für alle Geschlechter. ↑

2. OPTION 2: Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG entfällt vorliegend mangels Einschlägigkeit. ↑

3. OPTION 2: Artikel 33 und Artikel 36 bis 38 der Verordnung (EU) 2018/1725] entfallen vorliegend mangels Einschlägigkeit. ↑

4. OPTION 2: Artikel 34 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2018/1725 entfällt vorliegend mangels Einschlägigkeit. ↑

5. OPTION 2: Artikel 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 entfällt vorliegend mangels Einschlägigkeit. ↑

6. OPTION 2: Artikel 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 entfallen vorliegend mangels Einschlägigkeit. ↑

7. Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben, einschließlich einer klaren Abgrenzung der Verantwortlichkeiten, falls mehrere Unterauftragsverarbeiter genehmigt werden.

   Abschnitt I bis III des Musterdokuments: Vorlage aus Beschluss der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021).

   Lizenzhinweis zu Abschnitt IV bis Anhang V: Aus der Kommission IT-Recht des ZKI e.V. ist diese Veröffentlichung ist lizenziert unter einer Creative-Commons-Lizenz: 4.0 International - CC BY 4.0. ↑