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Dok 4.0 Leistungsbeschreibung

Mentoring-, Coaching- und Ausbildungsprogramm für Teams des MerLIn-Inkuba- tors (Kohorten: Spark Fund III–IV, Warp Speed Fund II–III)

1. Ausgangssituation und Programmziele

1.1 Der MerLIn-Inkubator The Materials Lab Incubator (MerLIn) ist ein wissenschaftsnaher Deep-Tech-Inkubator der RWTH Aachen University, angesiede lt am Institut für Biologie und Biotechnologie (ABBt). MerLIn hat das Ziel, Gründungsteams aus dem universitären Umfeld zu identifizieren, die an Lösungen für die Transformation hin zu einer nachhaltigen Wirtschaft arbeiten, und diese systematisch auf dem Weg von der wissenschaftlichen Idee zur marktfähigen Unternehmung zu begleiten. Thematisch fokussiert sich MerLIn auf die Bereiche nachhaltige Materialien, Biotechnologie (synthetische Bi- ologie, Mikrobiologie), Kreislaufwirtschaft, Abfallverwertung sowie erneuerbare Chemie.

Der Inkubator gliedert sich in zwei aufeinander aufbauende Förderprogramme, die jeweils kohor- tenbasiert organisiert sind: • Spark Fund – Frühphase: Teams in der Proof-of-Concept-Phase, die ihre technologische Machbarkeit validieren und erste Marktannahmen strukturieren. Laufzeit 12 Monate je Ko- horte, typischerweise 6–8 Teams. • Warp Speed Fund – Fortgeschrittene Phase: Teams, die den Proof of Concept erbracht, Investor:innen-LOIs bzw. Soft Commitments vorliegen haben und sich im Problem-Solu- tion-Fit befinden. Laufzeit 12 Monate je Kohorte, typischerweise 4–5 Teams.

MerLIn versteht sich dabei nicht als klassisches Gründerzentrum, sondern als thematisch fokus- sierter Inkubator mit engem Bezug zur Forschung. Die geförderten Teams sind überwiegend Deeptech StartUps, d.h. Ausgründungen aus dem universitären oder außeruniversitären For- schungsumfeld mit hohem technologischem Reifegrad, aber begrenzter unternehmerischer Er- fahrung.

1.2 Ziel des Mentoring-Programms Die unternehmerische Grundqualifizierung der betreuten Teams erfolgt über ein separates Coaching-Programm des MerLIn-Inkubators, das zentrale Entrepreneurship-Themen in Form von Live-Workshops abdeckt (Marktvalidierung, Geschäftsmodellentwicklung, Pitch-Training, Finan- zierung u. a.). Das vorliegende Mentoring-Programm ergänzt dieses Coaching-Angebot gezielt und baut auf dessen Inhalten auf.

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Ziel des Mentoring-Programms ist die Vernetzung der Teams mit erfahrenen Praktiker:innen und die gezielte Reaktion auf die unternehmerischen Bedarfe, die sich während des Programms kon- kret ergeben. Neben dem kontinuierlichen Mentoring umfasst das Programm ein Bildungspro- gramm mit Entrepreneurship-Curriculum als flexibles Gruppenformat mit Pflicht- und Wahlpflicht- modulen: Welche Form dieses annimmt – spezialisierte Deepdive-Sessions oder eine kuratierte On-Demand-Lernbibliothek – kann der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH situativ entscheiden. Entscheidend ist nicht das Format, sondern die Fähigkeit, auf identifizierte Bedarfe der Kohorte gezielt und zeitnah zu reagieren.

Konkret verfolgt das Mentoring-Programm folgende Ziele: • Bildungsprogramm mit Entrepreneurship-Curriculum: Gruppenformat, das auf die wäh- rend des Programms identifizierten Bedarfe der Kohorte reagiert, welches als Deep-Dive- Sessions oder On-Demand-Lernbibliothek (Learning Nuggets) umsetzbar ist. Das Pro- gramm sollte Pflicht- und Wahlpflichtmodule enthalten und die Organisation, je nach Situ- ation und in Abstimmung mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH er- folgen. • Netzwerkaufbau: Zugang zu einem spezialisierten Mentor:innen-Pool mit authentischem Erfahrungswissen aus den Themenfeldern des Inkubators und Organisation von 1:1 Men- toring • Cross-kohortales Lernen: Gemeinsame Sessions mehrerer Kohorten ermöglichen Erfah- rungsaustausch zwischen Teams unterschiedlicher Reifestufen

2. Zielgruppe und Kohortenübersicht

Der Auftrag umfasst vier Kohorten über einen Gesamtzeitraum von ca. 24 Monaten (Januar 2027 bis Dezember 2028):

3. Zeitplan und Programmstruktur

3.1 Kohortenkalender Die folgende Übersicht zeigt Laufzeiten und Überlappungsphasen. Zwei strategische Überlap- pungsfenster sollen für cro ss-kohortale Sessions genutzt werden: Kalenderjahr 2027 (SF III + WS II + WS I (bis April) und Kalenderjahr 2028 (SF VI + WSF III). Diese Zeitfenster ermöglichen gemeinsame Mentoring-Sessions für jeweils eine Spark-Fund und eine Warp-Speed Fund Ko- horte gleichzeitig und steigern Effizienz und Peer-Learning.

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3.1.1. Sessions Die folgenden Termine sind vorläufig; sie werden nach Auftragsvergabe mit dem Institut für Bio- logie und Biotechnologie der RWTH gemeinsam festgelegt:

4. Leistungsumfang

Der Auftragnehmer erbringt folgende Leistungen vollverantwortlich für alle Kohorten:

4.1 Planung und Organisation der Mentoring-Veranstaltungen Der Auftragnehmer ist für die vollverantwortliche Planung, Vorbereitung und Durchführung aller Veranstaltungen im Rahmen eines Gesamtkonzepts zuständig. Der Umfang umfasst 4 Veran- staltungen über den gesamten Programmzeitraum, bei dem die überlappenden Kohorten vom Spark und Warp-Speed Fund jeweils nach dem obigen Schema beteiligt werden. Dies entspricht zusätzlich 4 Veranstaltungen je vollständigem Projektzyklus (Spark Fund + zugehöriger Warp Speed Fund). Die detaillierte Veranstaltungsplanung ist vorab mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH abzustimmen und schriftlich (per E-Mail) zu genehmigen. Zu den Auf- gaben gehören im Einzelnen: • Einladung von industrierelevanten Mentor:innen, abgestimmt an die Bedarfe der Teams • Koordination der Anreise der Mentor:innen • Einladung der Teams zur Teilnahme • Kommunikation der Agenda, sowie technischenVorraussetzungen oder Mindestanforde- rungen zur Teilnahme an den Veranstaltungen an alle Teilnehmenden • Erstellung von Mentor:innen-Briefings (Teamfortschritte, Herausforderungen, zentrale Fragestellungen) in Abstimmung mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH; Versand der Briefings und Beantwortung von Rückfragen 3

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• Planung der Tagesordnung und des Veranstaltungsablaufs; potenzielle Verpflichtung und Einweisung potenzieller Moderator:innen Festlegung klar priorisierter Ziele für jede einzelne Veranstaltung für jedes Team o Planung, Durchführung und Moderation eines interaktiven Programms, dass den o intensiven Austausch zwischen Teams und Mentoren fördert Planung einer vorabendlichen Netzwerkveranstaltung für Teams und Mentoren o • Kommunikation mit den Teams, Briefing, Informationen über Vorbereitungen zu den Ter- minen, Briefing • Bei Präsenzveranstaltungen: Organisation des Veranstaltungsortes, Buchung von Räu- men, Sicherstellung technischer Anforderungen sowie Catering (morgens: Kaffee, Tee, Kaltgetränke (Wasser, Softdrinks, Säfte) für den gesamten Tag bereitstellen, mittags: 1 Mittagessen bspw. Suppe, Eintopf oder belegte Brötchen; insg. max. 16,80 € brutto je Person und Tag) • Bei hybriden Formaten: Bereitstellung der notwendigen digitalen Infrastruktur und techni- schen Betreuung • Cross-kohortale Sessions: In den Überlappungsphasen (vgl. Abschnitt 3) nehmen Teams mehrerer Kohorten simultan teil – Planung und Moderation obliegen dem Auftragnehmer • Zuteilung der Mentoren und Kontaktverknüpfung zwischen Mentoren und Teams

Veranstaltungsorte: Mindestens eine Veranstaltung pro Jahr findet verbindlich in Aachen statt. Mindestens eine weitere Veranstaltung während des Auftrags soll in einem etablierten Startup- Hub innerhalb eines 600-km-Luftlinien-Umkreises von Aachen abgehalten werden. Als etablierter Startup-Hub gilt eine Stadt mit mehr als 50 Neugründungen je 100.000 Einwohner:innen pro Jahr sowie mehr als 250 Startups jünger als 5 Jahre. Die gewählte Stadt muss über einen ICE- oder IC-Bahnhof verfügen. Der Veranstaltungsort muss sich innerhalb Deutschlands befinden.

4.2 Mentor:innen-Management Neben den gemeinsamen Veranstaltungen betreuen die Mentor:innen die Teams auch in Einzel- betreuung zwischen den Sessions. Diese individuelle Nachbetreuung ist fester Bestandteil des Leistungsumfangs: • Einzelbetreuung nach Sessions: Jedes Team soll nach den Gruppenveranstaltungen di- rekten Zugang zu seinen zugeordneten Mentor:innen haben (Kontaktvermittlung), um Dis- kussionen zu offenen Fragen zu vertiefen, Feedback einzuholen oder konkrete nächste Schritte in 1:1-Gesprächen zu besprechen. • Regelmäßiger Kontakt: Frequenz und Format der Zwischenkontakte (z. B. kurze Calls, asynchrones Feedback, Check-ins) werden in Abstimmung mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH festgelegt und sind vom Auftragnehmer zu koordinieren. Die Frequenz sollte wöchentlich, zweiwöchtentlich oder monatlich sein. Insgesamt soll jedes Team mindestens 50 h Einzelmentoring über die Laufzeit der Kohorte erhalten. • Einbindung von Alumni früherer Kohorten (ab Kohorte 2 fortlaufend): Alumni können er- gänzend als Peer-Referenzen oder Erfahrungsträger eingebunden werden, sofern dies inhaltlich sinnvoll ist. Alumni ersetzen keine Mentor:innen und sind nicht auf die Mindest- zahl anzurechnen.

4.3 Mentoring-Curriculum • Spezialisiertes Mentor:innen-Netzwerk: ehemalige Gründer:innen, aktive oder exited VCs, Branchenpraktike r:innen mit Ersthandwissen in Kreislaufwirtschaft, Biotechnologie, erneuerbarer Chemie, Materialwissenschaften • Mind. 8 Mentor:innen sollen an den Veranstaltungen bei vollständiger Kohorte (8 Spark Fund Teams + 5 Warp Speed Fund Teams) teilnehmen. Die Mindestquote liegt bei 2 Mentor:innen je 3 Teams. 4

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• Jede:r Mentor:in ist mind. 3 Sessions pro Programmzyklus (Spark + Warp Speed) für die Teams verfügbar. • Diversität im Mentor:innen-Pool: Geschlecht, kultureller Hintergrund, Fachgebiet

4.4 Bildungsprogramm mit Entrepreneurship-Curriculum Das Entrepreneurship-Curriculum ist ein Pflichtbestandteil des Programms, dessen Format flexi- bel gewählt werden kann. Es richtet sich stets an die gesamte Kohorte (Gruppenformat) und re- agiert auf Bedarfe zu Fragestellungen zur Unternehmens- und /oder Produktentwicklung, die sich im laufenden Programm zeigen, wie bspw. Finanzen, Team oder Markteintritt. Das Programm sollte Pflichtmodule und Wahlpflichtmodule enthalten. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, einen Mechanismus zu entwickeln, der die jeweiligen Bedarfe identifiziert. Der Auftragnehmer wählt in Abstimmung mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH eine der folgen- den Umsetzungsformen: • Option A – Deepdive-Sessions: Themenspezifische Gruppenveranstaltungen zu identifi- zierten Bedarfen (z. B. Term-Sheet-Verhandlung, IP-Strategie, VC-Prozesse). Durchfüh- rung durch Mentor:innen, Auftragnehmer oder externen Partner möglich. • Option B – On-Demand-Lernbibliothek (Learning Nuggets): Kuratierte Sammlung kurzer Video-Inhalte, auf die Teams bedarfsgesteuert zugreifen. Inhalte können durch Mentor:in- nen oder Dritte erstellt werden. Umfang und Themen vorab mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH abzustimmen.

4.5 Dokumentation und Qualitätssicherung • Dokumentation zentraler Erkenntnisse und Maßnahmen nach jeder Veranstaltung (schrift- licher Bericht an das Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH) • Fortschrittstracking je Team; Berichterstattung auf Anfrage • Tracking aller Kontakte zwischen Mentor:innen und Teams (Datum, Format, beteiligte Personen, Kernthemen); Übermittlung an das Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH auf Anfrage, mindestens jedoch quartalsweise • Detaillierte Veranstaltungsplanung bedarf vorab der Freigabe durch das Institut für Biolo- gie und Biotechnologie der RWTH (per E-Mail)

5. Anforderungsprofil

Die zu beschaffende Leistung kombiniert mehrere hochspezifische Anforderungsdimensionen, die kumulativ erfüllt werden müssen:

5.1 Fachlich-inhaltliche Expertise • Zugang zu einem Mentor:innen-Pool aus ehemaligen Gründer:innen, aktiven oder exited VCs und Branchenpraktiker:inn en mit eigener, nachgewiesener Erfahrung in den The- menfeldern (kein abstraktes Beratungswissen – authentischer Peer-Wissenstransfer) • Thematische Spezialisierung: Kreislaufwirtschaft, Biotechnologie (synthetische Biologie, Mikrobiologie), erneuerbare Chemie, Abfallverwertung, verwandte Deep-Tech-Bereiche • Tiefes Verständnis von VC-Finanzierungsprozessen für frühphasige Deep-Tech-Grün- dungen aus Investorensicht • Kompetenz in der Konzeption und Umsetzung eines bedarfsgesteuerten Bildungspro- gramms mit Entrepreneurship-Curriculums: Fähigkeit, während des Programms entste- hende Bedarfe der Kohorte zu identifizieren und mit einem passenden Gruppenformat zu beantworten (Deepdive-Sessions oder On-Demand-Lernbibliothek)

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• Min. 8 Mentoren bei vollständiger Kohorte (8 Spark Fund Teams + 5 Warp Speed Fund Teams) Mindestquote von 2 Mentor:innen je 3 Teams pro Session. Jede:r Mentor:in ist mind. 3-mal pro Programmzyklus (Spark + Warp Speed) für die Teams verfügbar.

5.2 Skalierbarkeit und Programmstruktur • Nachgewiesene Erfahrung (Angabe von Referenzaufträgen/-projekten) in der gleichzeiti- gen Betreuung von mind. 4 Teams im Ra hmen eines strukturierten Programms; Kapazität zur parallelen Betreuung von Teams unterschiedlicher Reifestufen. Das Referenzprojekt soll innerhalb der letzten drei Jahre an einer deutschen Hochschule oder Forschungsein- richtung stattgefunden haben • Einheitliches Betreuungsteam des Auftragnehmers (gilt nicht für die Mentoren) über den gesamten Programmzeitraum: Sicherstellung von Programmkontinuität und konsistenten Teamkenntnissen • Fähigkeit zur inhaltlichen Verknüpfung von Veranstaltungsformaten und zur Moderation des Austauschs zwischen den Kohorten in Überlappungsphasen

5.3 Organisatorisch-operative Anforderungen • Vollverantwortliche Planung und Durchführung von 4 Veranstaltungen (min 75% in Prä- senz der Rest kann hybrid durchgeführt werde n); alle Veranstaltungen sollen alle aktuell im Spark Fund Warp-Speed Fund gleichzeitig betreuten Teams einbeziehen. • Veranstaltungsorte ausschließlich in Deutschland (Reisebudget der Teams ausschließlich für Inlandsreisen; Auslandsstandorte scheiden aus) • Repräsentative Veranstaltungsorte (Kapazität mind. 20 Personen, abhängig von der Teil- nehmerzahl) inkl. Catering, Technik, Mentor:innen-Reisekoordination • Laufzeitfähigkeit: Das Programm muss über den gesamten Zeitraum von 24 Monaten (Ja- nuar 2027 – Dezember 2028) durchgehend betrieben werden können

6. Angebotsanforderungen

Das Angebot enthält ein Konzeptdokument (min. 10 Seiten und max. 15 A4-Seiten, Calibri oder Arial, Schriftgröße 11 pt) mit folgenden Bestandteilen:

6.1 Der Bieter muss ein Preisangebot: teambasiert, aufgeschlüsselt nach Kohorte, unter Berück- sichtigung des Paketdeckels gemäß Dok. 7.0 Vergütungszusammenstellung einreichen.

6.2 Der Bieter muss eine Gesamtprogrammstruktur für alle vier Kohorten inkl. Musteragenda und Konzept für cross-kohortale Sessions einreichen (min. 2 Seite) und sollte folgende Aspekte berücksichtigen

 Methodik zur Festlegung klarer, priorisierter Ziele für jedes Team im Rahmen der Veranstaltung.

 Auflistung der einzelnen Programmpunkte, einschließlich der zugewiesenen Zeit- spannen.

 Beschreibung eines interaktiven Formats, das zu einem intensiven Austausch zwischen Teams und Mentoren während der Veranstaltung führt.

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 Identifizierung der einzelnen Teilnehmer, die an jedem Programmpunkt beteiligt sind.

 Kurze Beschreibung der einzelnen Konzeptelemente, mit Schwerpunkt auf: • Diskussionsthemen. • Ziele der einzelnen Elemente

 Erläuterung, ob und, wenn ja, in welcher Form weitere Netzwerkveranstaltungen zwischen Teams und Mentoren geplant sind.

6.3 Der Bieter muss acht Mentoren vorschlagen, die dem „The Materials Lab Incubator“ der RWTH Aachen vorgeschlagen werden sollen. Es müssen die 5 Fachbereiche Kreislaufwirt- schaft, Biotechnologie, erneuerbare Chemie, Abfallverwertung, Start-up-Erfahrung durch die Vorschläge abgedeckt sein. Ein Mentor kann auch mehrere Fachbereiche abdecken. Die Mentoren sollen vom Bieter den Fachbereichen zugeordnet werden. Werden nicht alle 5 Fachbereiche abgedeckt, führt dies zum Ausschluss des Bieters. Das Mentorennetzwerk soll hauptsächlich aus nachweislich erfolgreichen Gründern ("Exited Entrepreneurs"), C-Level- Führungskräften oder erfahrenen Investoren bestehen. Der Vorschlag sollte für jeden Mentor die folgenden Informationen enthalten (1 Seite pro Beispiel): • Name • Fachgebiet • Beruflicher Hintergrund und einschlägige Erfahrung (Kurzlebenslauf) • Thematische Einordnung • Kurze Beschreibung der Expertise des Mentors in Bezug auf das Coaching-Programm • Profile von mind. fünf vorgeschlagenen Mentor:innen (Kurzlebenslauf, Begründung der Auswahl, thematische Einordnung)

Zusätzlich muss der Bieter folgende Angaben machen (min. 1 Seite): • Auswahlkriterien für Mentoren für die Teams, mit Schwerpunkt auf:  Akademischer und beruflicher Hintergrund  Branchenerfahrung  Vernetzungspotenzial und zusätzliches relevantes Fachwissen • Diversität des Mentorenteams, um eine ausgewogene Verteilung von Fachwissen in ver- schiedenen Bereichen zu gewährleisten. 6.4 Der Bieter muss ein Bildungskonzept vorlegen, welches modular aus Pflicht- und Wahlpflicht- modulen aufgebaut ist und Module zu unternehmerischen Grundlagen und vertiefenden The- men, wie bspw. Finanzen, Team oder Markteintritt anbietet. Es sollen das gewählte Format (Deepdive-Sessions und/oder On-Demand-Bibliothek), der Mechanismus zur Bedarfsidentifi- kation während des Programms sowie der Abstimmungsprozess mit dem Institut für Biologie und Biotechnologie der RWTH beschrieben werden. (min. 1 Seite) 6.5 Der Bieter soll ein bereits abgeschlossenes Mentorenprogramm für Start-Ups aus dem Be- reich Naturwissenschaften an einer deutschen Universität oder einer deutschen Forschungs- einrichtung mit gleichzeitiger Betreuung von mind. 4 Teams gleichzeitig vorstellen gemäß Dok. 4.1 Anforderungen an das Unternehmen. (min. 1 Seite)

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