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Leistungsverzeichnis – Externer Schließdienst
1. Auftraggeber
Stadt Rheine Fachbereich Schulen, Soziales, Migration und Integration Klosterstr. 14 48431 Rheine
Carolin Tabe 05971/939-633
2. Gegenstand der Ausschreibung
Gegenstand der Ausschreibung ist die Durchführung des Schließdienstes für verschiedene Gebäude des Auftraggebers.
Der Auftrag umfasst insbesondere:
das ordnungsgemäße Verschließen der Gebäude, die Kontrolle von Fenstern und Türen, die Kontrolle der Beleuchtung, die Kontrolle auf unbefugte Personen, die Dokumentation der durchgeführten Schließgänge, die Meldung von Schäden und besonderen Vorkommnissen.
Die zu betreuenden Objekte ergeben sich aus dem Preisblatt.
Gesetzliche Feiertage sind von der regulären Leistungserbringung ausgenommen.
3. Leistungsumfang
Der Auftragnehmer führt die Schließgänge zu den in den Objektlisten festgelegten Zeiten durch. Die im Preisblatt genannten Zeiten bezeichnen den Beginn des Schließgangs. Eine Abweichung von max. 15 Minuten wird akzeptiert. Die Tourenplanung obliegt dem Dienstleister. Der Einsatz derselben Wachperson ist zulässig. Jeder Schließgang umfasst mindestens folgende Tätigkeiten:
Außenkontrolle
Kontrolle aller zugänglichen Außentüren auf ordnungsgemäßen Verschluss. Kontrolle der zugänglichen Fenster auf Schließzustand. Kontrolle auf Einbruchsspuren oder Beschädigungen.
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Innenkontrolle
Kontrolle, ob sich noch Personen im Gebäude befinden. Kontrolle der Beleuchtung in den genutzten Räumen. Ausschalten nicht benötigter Beleuchtung. Verschließen der Gebäude entsprechend den objektspezifischen Vorgaben.
Feststellungen
Der Auftragnehmer hat insbesondere folgende Feststellungen unverzüglich zu melden:
Einbruchsspuren, Vandalismus, Wasserschäden, Brand- oder Rauchentwicklung, technische Störungen, offenstehende Fenster oder Türen, unbefugte Personen.
Der Auftraggeber kalkuliert für die Objekte Mitte51, Abendrealschule, Abendgymnasium, Euregio Gesamtschule (inkl. Turnhalle) ca. 15 - 20 Minuten pro Objekt. Für das Objekt VHS/Musikschule entfällt die Kontrolle der Innenräume, sofern alle Außenzugänge bereits verschlossen sind. Andernfalls müssen alle Räume überprüft werden, ob Fenster und Türen verschlossen sind. Für das gesamte Gebäude kalkuliert der Auftraggeber in diesem Fall ca. 30 Minuten.
Ein entsprechender Objektplan wird vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
4. Umgang mit Personen und besonderen Vorkommnissen
Werden nach Schließbeginn noch Personen im Gebäude angetroffen, sind diese höflich zum Verlassen des Gebäudes aufzufordern.
Kann die Situation nicht geklärt werden oder besteht der Verdacht einer Straftat oder einer Gefährdung von Personen oder Sachwerten, sind unverzüglich die zuständigen Rettungskräfte (Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst) zu verständigen.
Bei folgenden Ereignissen ist außerdem unverzüglich die benannte Rufbereitschaft des Auftraggebers, spätestens jedoch innerhalb von 15 Minuten nach Feststellung des Ereignisses, telefonisch zu informieren:
Einbruch oder Einbruchsversuch, Feuer oder Rauchentwicklung, Wasserschäden, erhebliche Beschädigungen am Gebäude, technische Störungen mit Auswirkungen auf die Gebäudesicherheit, Gefahr für Personen, unbefugte Personen im Gebäude, sonstige sicherheitsrelevante oder außergewöhnliche Vorkommnisse.
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Der Auftragnehmer hat die eingeleiteten Maßnahmen sowie alle besonderen Vorkommnisse in der Dokumentation des Schließgangs festzuhalten.
5. Dokumentationspflicht
Jeder Schließgang ist für jedes Objekt gesondert zu dokumentieren.
Die Dokumentation muss mindestens enthalten:
Datum, Uhrzeit, Objekt, eingesetzter Mitarbeiter, festgestellte Besonderheiten, eingeleitete Maßnahmen.
Die Dokumentation ist dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich vorzulegen.
Der Bieter hat im Angebot anzugeben, in welcher Form die Dokumentation erfolgt (digital, Papierform oder Kombination aus beiden). Sofern eine digitale Dokumentation erfolgt, ist das verwendete System bzw. die Art der Bereitstellung kurz zu beschreiben.
Eine digitale Dokumentation ist erwünscht, aber nicht zwingend vorgeschrieben. Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der unter Ziffer 13.3 genannten Anforderungen. Der Bieter hat anzugeben, ob und in welcher Form dem Auftraggeber ein digitaler Zugriff auf die Dokumentation (z. B. per Webportal oder E-Mail) ermöglicht wird.
6. Schlüsselmanagement
Der Auftragnehmer übernimmt die ihm übergebenen Schlüssel und Schließmedien gegen Empfangsbestätigung.
Schlüssel dürfen ausschließlich für die Durchführung des Auftrages verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist unzulässig.
Es gelten folgende Anforderungen:
sichere und verschlossene Aufbewahrung, kein Zugriff durch unbefugte Dritte, keine Vervielfältigung von Schlüsseln, unverzügliche Meldung bei Verlust.
Die Kosten eines schuldhaft verursachten Schlüsselverlustes trägt der Auftragnehmer im Rahmen der gesetzlichen Haftungsbestimmungen und der bestehenden Versicherung.
7. Eignungsanforderungen
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7.1 Anforderungen an das eingesetzte Personal
Der Auftragnehmer hat ausschließlich zuverlässiges und geeignetes Personal einzusetzen.
Die eingesetzten Mitarbeiter müssen:
die Voraussetzungen gemäß § 34a GewO erfüllen, über ausreichende Deutschkenntnisse verfügen, ein gepflegtes Erscheinungsbild haben, während des Dienstes telefonisch erreichbar sein, im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis der Klasse B sein, die erforderliche Zuverlässigkeit besitzen, durch eine Bescheinigung der Industrie- und Handelskammer nachweisen, dass sie über die für die Ausübung des Gewerbes notwendigen rechtlichen und fachlichen Grundlagen unterrichtet worden sind und mit ihnen vertraut sind. Eine zusätzliche Sachkundeprüfung ist nicht notwendig.
Der Auftragnehmer stellt die für die Durchführung des Schließdienstes erforderlichen Fahrzeuge auf eigene Kosten zur Verfügung.
Der Auftraggeber kann bei Vorliegen eines sachlichen Grundes den Austausch von Personal verlangen.
Die Nachweise sind mit Angebotsabgabe vorzulegen. Sie dürfen anonymisiert bzw. die personengebundenen Daten geschwärzt werden.
7.2 Unternehmensreferenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter mit dem Angebot mindestens drei Referenzen über vergleichbare, innerhalb der letzten drei Jahre erbrachte Leistungen vorzulegen.
Als vergleichbar gelten insbesondere regelmäßig durchgeführte Schließ- und Kontrollgänge in Verwaltungsgebäuden, Schulen, Banken oder sonstigen öffentlich beziehungsweise sicherheitsrelevant genutzten Gebäuden. Die Referenzleistungen müssen hinsichtlich ihrer Art und ihres Umfangs mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein.
Mindestens eine der drei Referenzen muss einen Auftrag für einen öffentlichen Auftraggeber, beispielsweise eine Kommunalverwaltung, Schule oder sonstige öffentliche Einrichtung, betreffen.
Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen:
Name des Auftraggebers, Art und Umfang der erbrachten Schließ- und Kontrolldienste, Art und Anzahl der betreuten Objekte, Leistungszeitraum, Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson beim Referenzgeber.
Noch laufende Aufträge können als Referenz angegeben werden, sofern die vergleichbaren Leistungen zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist bereits seit mindestens sechs Monaten erbracht werden.
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Die Vergabestelle behält sich vor, die Angaben bei den benannten Referenzgebern zu überprüfen. Die Vorlage von mindestens drei den vorgenannten Anforderungen entsprechenden Referenzen, darunter mindestens eine Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber, ist eine Mindestanforderung an die Eignung.
7.3 Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung ist ein aktueller Handelsregisterauszug – sofern eine Eintragungspflicht besteht – oder ein geeigneter Gewerbenachweis vorzulegen. Zusätzlich ist die für die Ausübung des Bewachungsgewerbes erforderliche Erlaubnis gemäß § 34a GewO nachzuweisen.
7.4 Haftpflichtversicherung
Der Auftragnehmer hat während der gesamten Vertragslaufzeit eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen vorzuhalten:
Personenschäden: 3.000.000 € Sachschäden: 1.000.000 € Vermögensschäden: 250.000 €
Der Nachweis über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung ist mit dem Angebot vorzulegen. Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit mit den genannten Mindestdeckungssummen aufrechtzuerhalten.
8. Vertretungsregelung
Der Auftragnehmer hat die vertragsgemäße Leistung auch bei:
Krankheit, Urlaub, Personalengpässen, sonstigen Ausfällen
sicherzustellen.
Ein Leistungsausfall ist unzulässig.
9. Sonderveranstaltungen
Der Auftraggeber kann abweichende Schließzeiten oder zusätzliche Kontrollfahrten anordnen.
Diese werden dem Auftragnehmer grundsätzlich mindestens 48 Stunden vorher mitgeteilt. Sofern in Ausnahmefällen ein kurzfristiger Abruf vom Auftraggeber nötig sein sollte, entscheidet der Auftragnehmer, ob er die Leistung innerhalb seiner betrieblichen Möglichkeiten erbringen kann.
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Zusätzliche Leistungen werden gemäß den angebotenen Einheitspreisen vergütet.
10. Ansprechpartner und Reaktionszeiten
Der Auftragnehmer benennt dem Auftraggeber spätestens zum Vertragsbeginn einen verantwortlichen Ansprechpartner sowie eine Vertretung. Der Ansprechpartner ist dem Auftraggeber mit Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse mitzuteilen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Die telefonische Erreichbarkeit des Ansprechpartners oder einer vertretungsberechtigten Person ist während der regulären Bürozeiten des Auftraggebers sowie während der Einsatzzeiten sicherzustellen.
Meldungen des Auftraggebers sind innerhalb von 60 Minuten nach Eingang zu bearbeiten bzw. zu beantworten. Dies umfasst lediglich die schriftliche oder telefonische Rückmeldung des Auftragnehmers und nicht das Eintreffen eines Mitarbeiters vor Ort.
11. Qualitätskontrolle
Der Auftraggeber behält sich vor, die vertragsgemäße Ausführung der Schließgänge stichprobenartig zu kontrollieren. Die Kontrollen können insbesondere durch Mitarbeitende des Auftraggebers (z. B. Hausmeister) erfolgen.
Hierbei wird insbesondere überprüft, ob die im Leistungsverzeichnis benannten Gebäude und Zugänge ordnungsgemäß verschlossen wurden und die vereinbarten Leistungen vollständig erbracht worden sind.
Festgestellte Abweichungen sind dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen und von diesem im Rahmen der vertraglichen Verpflichtungen zu bearbeiten.
Der Auftragnehmer hat Beanstandungen unverzüglich zu prüfen und dem Auftraggeber innerhalb von drei Werktagen schriftlich mitzuteilen, welche Maßnahmen ergriffen wurden.
12. Datenschutz & Verschwiegenheit
Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich zur Vertragserfüllung verarbeitet werden. Der Auftragnehmer hat die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle im Rahmen der Leistung bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Etwaige Vorgaben werden vertraglich vereinbart. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages ist vorgesehen.
13. Zuschlagskriterien
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Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß § 127 GWB.
Zuschlagskriterium Gewichtung Preis 60 % Qualität der Leistungserbringung 20 % Dokumentations- und Kommunikationskonzept 20 %
13.1 Preis (60 %)
Die Bewertung erfolgt anhand der im Preisblatt angebotenen Gesamtangebotssumme. Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält die volle Punktzahl. Die Bewertung der übrigen Angebote erfolgt im Verhältnis zum niedrigsten Angebotspreis.
Wertungspunkte Preis = (niedrigster Angebotspreis/Angebotspreis des zu bewertenden Angebotes) x 60; maximal 60 Wertungspunkte
13.2 Qualität der Leistungserbringung (20 %)
Bewertet wird die Beschreibung der organisatorischen Durchführung der Leistung. Hierzu sind insbesondere folgende Aspekte darzustellen:
Organisation der Schließgänge, Vertretungsregelung bei Personalengpässen, Maßnahmen zur Sicherstellung der vereinbarten Reaktionszeiten, Maßnahmen zur Qualitätssicherung und internen Kontrolle.
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Kriterien:
20 Punkte: sehr schlüssiges, nachvollziehbares und vollständig beschriebenes Konzept, 13 Punkte: überwiegend schlüssiges Konzept mit geringfügigen Defiziten, 7 Punkte: nur teilweise nachvollziehbares oder unvollständiges Konzept, 0 Punkte: kein oder unzureichendes Konzept.
13.3 Dokumentations- und Kommunikationskonzept (20 %)
Bewertet wird die Beschreibung der Dokumentation und Kommunikation mit dem Auftraggeber. Hierzu sind insbesondere darzustellen:
Form der Dokumentation (digital, Papierform oder Kombination), Übermittlung der Dokumentation, Erreichbarkeit des Ansprechpartners, Verfahren zur Meldung besonderer Vorkommnisse.
Die Bewertung erfolgt nach folgenden Kriterien:
20 Punkte: vollständiges, nachvollziehbares und praxistaugliches Konzept, 13 Punkte: gutes Konzept mit geringfügigen Einschränkungen, 7 Punkte: eingeschränkt nachvollziehbares Konzept, 0 Punkte: kein oder unzureichendes Konzept.
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14. Vertragslaufzeit
Beginn: 01.01.2027
Laufzeit: 1 Jahr
Verlängerungsoption: dreimal um jeweils ein Jahr.
Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre. Der Auftraggeber teilt die Ausübung der Verlängerungsoption jeweils 8 Wochen vor Ende der regulären Vertragslaufzeit mit.
15. Preisblatt
s. Anlage
Sämtliche Nebenkosten (Fahrtkosten, Fahrzeugkosten, Dokumentation usw.) sind in die angebotenen Einheitspreise einzukalkulieren.
Die anzugebenden Einheitspreise gelten als Festpreise für das erste Vertragsjahr. Im Fall der Ausübung der Verlängerungsoption können die Einheitspreise auf Antrag des Auftragnehmers entsprechend des Lohntarifvertrages für Sicherheitsdienstleistungen in NRW angepasst werden. Die gilt für den vollständigen Einheitspreis. Maßgeblich ist die prozentuale Veränderung der einschlägigen tariflichen Stundenvergütung für die im Vertrag überwiegend eingesetzte Entgeltgruppe des Lohntarifvertrages für Sicherheitsdienstleistungen in NRW. Neue Einheitspreise werden mit Beginn des jeweiligen Verlängerungszeitraumes wirksam. Der Anpassungsantrag ist schriftlich und bis spätestens 6 Wochen vorher zu stellen.
16. Mengenansätze
Die im Preisblatt angegebenen Einsatzmengen sind Schätzmengen und dienen ausschließlich der Angebotswertung. Ein Anspruch auf Abruf bestimmter Mengen besteht nicht.