45-26-5045 LB Nachtragsbearbeitung.pdf

[Seite 1]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

Leistungen für

Nachtragsbearbeitung

INHALT Seite

I. Beschreibung der Leistung ............................................................................................................... 2

1. Allgemeines ................................................................................................................................. 2
2. Beschreibung der Baumaßnahme ............................................................................................... 2
3. Randbedingungen und Zwangspunkte ........................................................................................ 2
4. Anforderungen an die zu übergebenden Daten und Dokumente ................................................ 3
5. Hinweise zu Positionen ................................................................................................................ 3

Seite 1 von 6

[Seite 2]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

I. Beschreibung der Leistung

1. Allgemeines

Die Abteilung Vergabestelle und Nachtragswesen der Niederlassung Rheinland der Autobahn GmbH des Bundes befasst sich mit sämtlichen Themen rund um die Vergabe und Vertragsabwicklung von Bau- und Ingenieurverträgen im Straßen- und Brückenbau. Wir suchen mit dieser Ausschreibung einen Vertragspartner zur Unterstützung des Nachtragsmanagements bei Bauverträgen für die Außenstelle Köln. Die Bearbeitung soll für unterschiedliche Verträge, die verschiedenen Projekten der Außenstelle zugeordnet sind, erfolgen. Des Weiteren soll die Nachtragsbearbeitung laufender Verträge übernommen werden, sodass eine Einarbeitung in die Verträge und in die ggf. bereits abgeschlossenen Nachtragsvereinbarungen erforderlich ist.

Die Leistungen der Nachtragsbearbeitung umfassen im Wesentlichen:

1. Bearbeitung von Nachträgen - technisch und baubetrieblich - bei Bauverträgen nach den Vorgaben des Handbuchs für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB), sowohl vor als auch nach Abnahme.

2. Vorbereitung, Durchführung und Protokollieren von Nachtragsverhandlungen sowie Abschluss von Nachträgen inkl. Aufstellung der Nachtragsvereinbarungen nebst Nachtragsleistungsverzeichnis und Dokumentation der Nachtragsbearbeitung in Nachtragsvermerken Teil A (Formblatt 3121) und B (Formblatt 3123).

3. Erstellung von Nachtragsleistungsverzeichnissen als GAEB-Datei (DA 86).

4. Prüfung der Vergütungsansprüche aus Bauablaufstörungen.

5. Durchführung von Gemeinkostenausgleichsberechnungen.

6. Mitwirkung an Anrufungsverfahren nach § 18 Abs. 2 VOB/B.

7. Durchführung und Teilnahme an Besprechungsterminen, wie z. B. Abstimmungsgesprächen, Nachtragsverhandlungen und Anhörungsgesprächen gem. § 18 Abs. 2 VOB/B.

Des Weiteren sind die Hinweise in Kapitel 5 zu berücksichtigen.

Im gesamten Bearbeitungsprozess sind die Technischen Vertragsbedingungen für die Prüfung und Bearbeitung von Nachträgen (TVB-NA) inkl. der zugehörigen Anlagen zu beachten. Die erstellten Unterlagen (z. B. Nachtragsprüfung (Excel-Datei), Nachtragsvermerke Teil A und B (Formblatt 3121 und 3123), Nachtragsleistungsverzeichnisse, Protokolle etc.) sind dem AG digital zu übergeben. Die jeweilige Beauftragung der Nachtragsbearbeitung erfolgt auf Abruf und ausschließlich über die Abteilung Vergabestelle und Nachtragswesen der Niederlassung Rheinland der Autobahn GmbH des Bundes. Im konkreten Bearbeitungsprozess wird eine enge Kommunikation und Abstimmung mit dem Auftraggeber erwartet, so dass beiden Seiten ständig klar ist, welche Arbeiten erledigt werden müssen und wie der Status der Bearbeitung ist.

2. Beschreibung der Baumaßnahme

Die Bearbeitung soll für unterschiedliche Verträge, die verschiedenen Projekten der Außenstelle Köln zugeordnet sind, erfolgen.

3. Randbedingungen und Zwangspunkte

Angaben zum Arbeitsplatz Der Auftraggeber stellt der Nachtragsbearbeiterin/dem Nachtragsbearbeiter kein Baubüro bzw. keinen Arbeitsplatz zur Verfügung.

Arbeitszeit Die wöchentliche Arbeitszeit regelt sich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.

Seite 2 von 6

[Seite 3]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

Verfügbarkeit und Ausfall von Personal Das Personal des Auftragnehmers muss während der Vertragslaufzeit kurzfristig, d. h. innerhalb einer Woche, verfügbar sein, um die Einhaltung möglicher Fristen in der Bearbeitung und Beantwortung von Nachtragsforderungen gewährleisten zu können.

Sollten die vom Auftragnehmer benannten Mitarbeitenden längerfristig ausfallen (z. B. durch Urlaub, Krankheit), ist der Auftraggeber rechtzeitig und so früh wie möglich schriftlich darüber in Kenntnis zu setzen. Vor dem Einsatz möglicher Ersatzpersonen ist die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers einzuholen. Ersatzpersonen müssen mind. die geforderten Qualifikationen gemäß Aufforderung zur Angebotsabgabe innehaben. Eine Einarbeitung neuer oder ersetzter Arbeitskräfte erfolgt auf Kosten des Auftragnehmers.

Sicherheitsbestimmungen Die erforderlichen Sicherheitsbestimmungen zum Betreten und Befahren der Baumaßnahmen sind zu berücksichtigen. Vor Betreten der Baustelle ist die Genehmigung des Auftraggebers zu erwirken.

4. Anforderungen an die zu übergebenden Daten und Dokumente

Die gemäß TVB-Nachtragsbearbeitung zu erstellenden Unterlagen sind dem Auftraggeber in digitaler Form (pdf-, docx- bzw. xlsx-Format) zu übergeben. Die Dateien sind dabei eindeutig mit Bezug zu der jeweiligen Vertragsnummer des zu bearbeitenden Bauvertrages, Nummer der Nachtragsvereinbarung und Datum zu bezeichnen.

Die Leistungsverzeichnisse sind als GAEB-Datei (D81 / D84 / D86) zu übergeben, damit diese direkt in das System der Autobahn GmbH importiert werden können. Der Auftragnehmer hat die von ihm zu übergebenden Unterlagen im nötigen Umfang zu bearbeiten. Der Auftragnehmer hat die von ihm angefertigten Unterlagen als „Verfasser“ zu unterzeichnen.

5. Hinweise zu Positionen

Sämtliche der nachfolgenden Hinweise und Erläuterungen zu den einzelnen OZ des Leistungsverzeichnisses sind zu beachten, entsprechend in die Positionen einzurechnen und einzukalkulieren.

Der Auftragnehmer muss fachlich in der Lage sein, die Nachtragsbearbeitung in folgenden Gewerken bearbeiten zu können:

• Lärmschutzwände • Verkehrszeichenbrücken und Verkehrszeichenausleger • Fahrbahnmarkierung • Verkehrszeichen und sonstige Beschilderungen • Passive Schutzeinrichtungen aus Beton und Stahl • Verkehrssicherungen und Verkehrsführungen zur Herstellung der o.g. Maßnahmen • Brückenbauwerke • Stützwände • Erd-, Grund- und Spezialtiefbau • Straßen-, Verkehrswege- und Kanalbau • Spannbetonbau • Stahlbeton- und Stahlverbundbau, Verbundanker • Stahlbau • Betonbau • Wasser- und Brunnenbau, Grundwasserabsenkungen • Hilfsbauten (Gerüste und Traggerüste)

Die allgemeinen Leistungen der Nachtragsbearbeitung umfassen neben den Angaben im Leistungsverzeichnis jeweils:

• Bearbeitung von Nachträgen - technisch und baubetrieblich – für Bauverträge nach den Vorgaben des Handbuchs für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen (HVA B-StB) und der TVB-Nachtragsbearbeitung, sowohl vor als auch nach der Abnahme

Seite 3 von 6

[Seite 4]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

• Aufstellen des vertragsrelevanten Schriftverkehrs in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber • Beurteilung des durch den Bau-Auftragnehmer eingereichten Schriftverkehrs hinsichtlich vertraglicher Belange • Erarbeitung und Beurteilung des geschuldeten Leistungssolls • Erarbeitung und Beurteilung des geschuldeten Vergütungssolls • Erstellung des Nachtragsverzeichnisses einschließlich Mengenermittlung und der Nachtragsvereinbarung und Zusendung an den Auftraggeber in digitaler Form im PDF- und im Excel-Format • Prüfung der Nachtragskalkulation gemäß TVB-Nachtragsbearbeitung • Prüfung der Vollständigkeit der mit den Nachtragsangeboten eingereichten Unterlagen • Technische und fachliche Prüfung sowie Preisprüfung • Prüfung der Auswirkungen auf den Bauablauf und die Ausführungsfristen • Durchführung von Nachtragsverhandlungen • Erstellen der Nachtragsvereinbarungen gemäß den Verhandlungsergebnissen und Dokumentation der Nachtragsbearbeitung in Nachtragsvermerken (Formblatt 3121 und Formblatt 3123) mit anschließender Übermittlung an den Auftraggeber • Dokumentation sämtlicher vertragsrelevanter Sachverhalte (Mehrkostenanmeldung, Behinderungsanzeigen, allgemeiner Schriftverkehr, Nachträge, usw.) in geeigneter Form nach Vorgabe des HVA B-StB • Herbeiführen von erforderlichen Unterlagen und Nachweisen bei den ausführenden Unternehmen für die sach- und fachgerechte Nachtragsbearbeitung • Vorbereitung von Besprechungen und Nachtragsverhandlungen, inkl. Versenden der Agenda spätestens 5 Werktage vor den Terminen an den Auftraggeber per Mail • Teilnahme an Besprechungsterminen wie z. B. Abstimmungsgespräche, Anhörungstermine, etc. • Protokollführung bei Besprechungsterminen und Nachtragsverhandlungen und Übersendung des fertigen Protokolls spätestens 2 Werktage nach dem Termin an den Auftraggeber • ggf. Überarbeiten der GAEB-Dateien der Nachtragsangebote mit anschließender Übermittlung an den Auftraggeber • Feststellen der Anspruchsgrundlage mit formaler Prüfung in Abstimmung mit dem Auftraggeber (Behinderungsanzeige, etc.) • Prüfung der eingereichten Bauablaufpläne mit Soll-Ist-Vergleich • Prüfung der konkreten und auf den Einzelfall der Störung bezogenen Darstellung • Ermittlung der Mehrungen und Minderungen inkl. Nachtragsleistungen • Abschließende Bauzeitklärung • Gemeinkostenermittlung und Durchführung von Gemeinkostenausgleichsberechnungen • Betrachtung aller notwendigen Sachverhalte gemäß TVB-Nachtragsbearbeitung • Prüfung der Nachträge (Preisprüfung, Leistungsinhalt, Leistungsumfang, Ausführungsfrist, Auswirkung auf den Bauablauf, Auswirkung auf die vertragliche Leistung, Nachweise (Material, NU-Leistungen, Lohnsteigerungen), Leistungsansätze) • Beurteilung baurechtlicher Sachverhalte (besonders bezogen auf die Bauzeit und einen gestörten Bauablauf) sowie Prüfung der Vergütungsansprüche aus Bauablaufstörungen • Mitwirkung und Teilnahme an Anrufungsverfahren nach § 18 Absatz 2 VOB/B • Übergabe aller überarbeiteten Unterlagen und Rückgabe aller zur Verfügung gestellten Unterlagen • Dokumentation des gesamten Bearbeitungsprozess mit einem Nachtragsvermerk für jeden einzelnen Nachtrag (zeitliche Darstellung der Nachtragsbearbeitung und Prüfung) • Erstellung von Nachtragsleistungsverzeichnissen als GAEB-Datei (D81 / D84 / D86) mit anschließender Übermittlung an den Auftraggeber

Für die Nachtragsbearbeitung werden dem Auftragnehmer folgende Unterlagen zur Verfügung gestellt:

• Bauverträge • abgeschlossene Nachtragsvereinbarungen und dazugehörige Nachtragsvermerke soweit erforderlich • die zu bearbeitenden Nachtragsangebote inkl. der beigefügten Anlagen/Unterlagen • die Erläuterungen bzw. Begründungen der Bauüberwachung zu den Nachtragsleistungen (Überprüfung der Leistungsinhalte und Mengen, Angaben über Leistungssätze und tatsächlicher Aufwand) • die Urkalkulation (ggf. auch die der Nachunternehmer) • Bauzeitenpläne soweit vorhanden

Seite 4 von 6

[Seite 5]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

• Unterlagen gemäß TVB-Nachtragsbearbeitung

Qualifikation des eingesetzten Personals Von den einzusetzenden Beschäftigten werden neben den geforderten Mindeststandards folgende berufliche Kenntnisse, Fertigkeiten, Leistungen sowie persönliche und soziale Eigenschaften erwartet:

• Mehrjährige Erfahrung und spezifische Kenntnisse im Nachtragsmanagement im Bereich der unter Kapitel 5 genannten Gewerke, dabei insbesondere vertiefte Kenntnisse der VOB, des BGB, des GWB, des HVA B-StB, im Nachtragsforderungsmanagement, in Baubetrieb und Kalkulation sowie im Umgang mit Behinderungen, Bauablaufstörungen und Stillständen bei Bauvorhaben • Sicherer Umgang mit den gängigen Office Anwendungen • Erfahrung im Umgang mit iTWO oder einer vergleichbaren AVA-Software • Erfahrung mit digitalen Vertrags- bzw. Nachtragsworkflows • Verhandlungssicheres verbindliches Auftreten • Durchsetzungsvermögen • Verantwortungsbereitschaft • hohe Leistungsbereitschaft • Teamfähigkeit • Flexibilität • Belastbarkeit • Erfahrung in Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftragsgebern ist wünschenswert

Vergütung Der Verrechnungssatz umfasst sämtliche Aufwendungen für Lohn/Gehalt (Lohnnebenkosten, Zuschläge für Überstunden-, Nacht- und Wochenendarbeit). Kosten für Unterkunft und Verpflegung sind ebenfalls Teil des Verrechnungssatzes sowie die erforderliche technische Ausstattung und Hilfsmittel. Weiterhin sind Fahrtkosten, Reisezeiten und alle erforderlichen individuellen Kosten zur Preisbildung der Einheitspreise des Auftragnehmers enthalten.

Eine evtl. Lohn-/Gehaltssteigerung ist entsprechend der Laufzeit dieses Vertrags mit einzurechnen.

Nebenkosten werden nicht gesondert vergütet und sind in die Einheitspreise einzurechnen.

In die Einheitspreise des LVs sind einzurechnen: Fahrten, inkl. Fahrzeuggestellung, Fahr-/Reisezeiten/ Fahrtkosten, zu erforderlichen Abstimmungs- und Arbeitsgesprächen mit dem Auftraggeber in der

Niederlassung Rheinland der Autobahn GmbH des BundesAußenstelle Köln Deutz-Kalker-Straße 18-26 50679 Köln

oder

im Baubüro.

Die Leistungen werden entsprechend beigefügtem Leistungsverzeichnis (LV) nach Aufwand und auf Nachweis vergütet. Für die Stundenansätze werden Nachweise gemäß der beigefügten Aufwandsdokumentation geführt. Vom Auftragnehmer erstellte Zeitnachweisformulare, die analog zu dem Vertrag beigefügten Zeitnachweis sind, werden akzeptiert. Die Nachweise des Auftragnehmers sind dem Auftraggeber monatlich zur Genehmigung vorzulegen.

Erweist sich der Gesamtzeitrahmen bzw. der Gesamtkostenrahmen aus nachgewiesenen Gründen als nicht auskömmlich, ist dies rechtzeitig dem AG anzuzeigen. Für eine Erhöhung ist die schriftliche Zustimmung des AG erforderlich.

Abstimmungstermine / Nachtragsverhandlungen / Ortstermine

Seite 5 von 6

[Seite 6]

10590 - Autobahn - LB Nachtragsbearbeitung - Vers. (01/21)

Die Leistungen dieser Positionen umfassen nachfolgendes:

• Interne Vorbereitung von Besprechungsterminen • Teilnahme an Besprechungsterminen wie z.B. Abstimmungsgespräche, Nachtrags- verhandlungen, Anhörungstermine, Ortstermine etc. • Erstellen von Gesprächsprotokollen • Durchführung von gemeinsamen Ortsterminen mit dem Auftraggeber im Baufeld für Klärungen von laufenden sowie bereits abgeschlossenen Verträgen, die noch nicht schlussgerechnet wurden

Regelwerke Für die Bearbeitung zu berücksichtigende Gesetze, Verordnungen und Handbücher:

• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B) • Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB) • Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) • Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) • Alle mit den Bauverträgen vereinbarten: o ZTV‘en o Europäischen Normen o DIN-Normen • Vertragliche Bestimmungen • TVB-Nachtragsbearbeitung

Die zuvor benannten Unterlagen, sofern nicht als Anlage beigefügt, sind durch den Auftragnehmer für die vertragliche Abwicklung selbst herbeizuführen und in den angebotenen Einheitspreisen enthalten.

Seite 6 von 6