Anlage 510 - Leistungsbeschreibung_Version 1.pdf

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Leistungsbeschreibung

Für externe Dienstleistungen zur Durchführung des IT gestützten Auswahlverfahrens der Nachwuchskräfte für die GZD

Versionsdatum: 1.0

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Inhaltsverzeichnis

1 Aufbau des Dokuments .................................................................................................................... 6

2 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung ...................................................................................... 6

2.1 Öffentlicher Auftraggeber ...................................................................................................... 6

2.2 Bedarfsträger / Leistungsnehmer ......................................................................................... 7

2.3 Gegenstand und Ziele der Ausschreibung ........................................................................... 7

3 Rahmenbedingungen ........................................................................................................................ 8

3.1 Dauer der Rahmenverträge ..................................................................................................... 8

3.2 Rahmenbedingungen für die Dienstleistungen .................................................................. 8

3.2.1 Rahmenbedingungen für alle Dienstleistungen ........................................................ 8

3.2.2 Vergütung nach Aufwand .............................................................................................. 9

3.2.3 Ort der Leistungserbringung ......................................................................................... 9

3.3 Geschätzte Abnahmemengen / Leistungsvolumen .......................................................... 9

3.4 Kontinuität und Organisation der Leistungserbringung ............................................... 11

3.5 Ökologische Nachhaltigkeit ................................................................................................ 12

3.6 Mitwirkungsleistungen des AG und technische Ausstattung ...................................... 13

3.7 Ausgangslage .......................................................................................................................... 13

3.8 Aufgabenverteilung ............................................................................................................... 15

3.8.1 Aufgaben des internen Dienstleisters (ITZBund) .................................................. 15

3.9 Technische Rahmenbedingungen ...................................................................................... 16

3.10 Organisatorische Rahmenbedingungen ............................................................................ 16

3.10.1 Projektsprache ............................................................................................................... 16

3.11 Einzuhaltende Vorgaben ...................................................................................................... 17

3.11.1 IT-Sicherheit .................................................................................................................. 17

3.11.2 Datenschutz ................................................................................................................... 17

3.11.3 BSI Grundschutz ........................................................................................................... 18

3.11.4 Barrierefreiheit............................................................................................................... 19

4 Anforderungen an die Leistung ................................................................................................... 20

4.1 Anforderungen an die Anwendung .................................................................................... 20

4.1.1 Systemkontext ............................................................................................................... 21

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4.1.2 Eignungstests im Auswahlprozess ............................................................................ 21

4.2 Zielsetzung .............................................................................................................................. 35

4.3 Ablaufplanung ........................................................................................................................ 36

4.3.1 Vorlaufphase .................................................................................................................. 36

4.3.2 Pilotphase ....................................................................................................................... 37

4.3.3 Wirkbetrieb .................................................................................................................... 37

4.4 Testverfahren und -phasen ................................................................................................. 37

4.5 Anforderungen an angrenzende Dienstleistungen ......................................................... 38

4.5.1 Paper-Pencil-Tests ....................................................................................................... 38

4.5.2 Projektorganisation und -betreuung ........................................................................ 39

4.5.3 Betriebsaufgaben .......................................................................................................... 39

4.6 Allgemeine Anforderungen an das eingesetzte Personal ............................................. 42

4.7 Fachliche Anforderung an die einzusetzenden Fachkräfte (Qualifikationsprofile) . 43

4.7.1 Rollen............................................................................................................................... 43

5 Vertragliche Rahmenbedingungen / Einzelabruf .................................................................... 44

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Abkürzungsverzeichnis

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1 Aufbau des Dokuments

Diese Leistungsbeschreibung stellt in ihrer Gesamtheit die für den Bieter notwendigen Informationen zur Erstellung eines Angebots innerhalb des Vergabeverfahrens “Rahmenvertrag für externe Dienstleistungen zur Durchführung des IT gestützten Auswahlverfahrens der Nachwuchskräfte für die GZD“ dar. Dabei referenziert die Leistungsbeschreibung auf die als Anlagen zur Leistungsbeschreibung geführten Dokumente.

Alle vom Bieter im Angebot zu berücksichtigenden Rahmenbedingungen und Anforderungen sind in dieser Leistungsbeschreibung zusammengefasst. Zur einfachen Bearbeitung durch den Bieter werden alle Anforderungen und Kriterien im Leistungsverzeichnis innerhalb einer Kriteriengruppe mit einem eindeutigen Bezug zu der Leistungsbeschreibung zusammengefasst.

Mit den Kapiteln 1 und 2 sind einleitende Informationen zu der Ausschreibung und zu den Vergabeunterlagen gegeben.

Kapitel 3 umfasst die Darstellung der organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen der Leistungserbringung. Es enthält grundsätzliche Informationen für den Bieter zur geplanten Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen.

Das zentrale Kapitel 4 enthält die Beschreibung der Leistung sowie Angaben, inwieweit der Auftragnehmer diese erfüllen muss oder soll. Weiterführend sind die allgemeinen und fachlichen Anforderungen an die einzusetzenden Fachkräfte aufgeführt.

2 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

2.1 Öffentlicher Auftraggeber

Auftraggeber (AG) ist das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) als zentraler IT- Dienstleister der Bundesverwaltung.

Das ITZBund ist ein zentraler IT-Dienstleister der Bundesverwaltung. Mit vielfältigen Services unterstützt es die Geschäftsbereiche des Bundesministeriums der Finanzen, des Bundesministeriums des Innern, des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur und auftragsorientiert ebenfalls die gesamte Bundesverwaltung. Mit seinem umfassenden Leistungsspektrum positioniert sich das ITZBund als Shared-Service-Center für IT-Dienstleistungen innerhalb der öffentlichen Verwaltung.

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2.2 Bedarfsträger / Leistungsnehmer

Der Zoll ist heute eine moderne Bürger- und Wirtschaftsverwaltung des Bundes, deren Tätigkeitsspektrum von der reinen Dienstleistung bis zum hoheitlichen Handeln reicht. In ganz Deutschland sind rund 48.000 Zöllnerinnen und Zöllner zuständig für die Sicherung der Staatsfinanzen, den Schutz der Sozialsysteme sowie den Umwelt- und Verbraucherschutz.

Mit der Generalzolldirektion, den 41 Hauptzollämtern, den 246 Zollämtern mit ihren Abfertigungsstellen und den 8 Zollfahndungsämtern ist der Zoll bundesweit präsent. International agiert der Zoll in enger Abstimmung mit den EU-Partnerbehörden und ist mit seinen Verbindungsbeamtinnen und Verbindungsbeamten in aktuell 19 Ländern vor Ort vertreten. Wesentliche Aufgaben der Zollverwaltung sind

• Digitale Warenabfertigung • Einnahme von Zöllen für die EU und Steuern für den Bundeshaushalt • Kontrolle von Einfuhrverboten und -beschränkungen • Bekämpfung von Schwarzarbeit • Bekämpfung der organisierten Kriminalität, Sanktionsdurchsetzung und Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die Personalgewinnung in der Zollverwaltung erfolgt überwiegend durch die zollspezifische eigene Ausbildung von Nachwuchskräften. Hierzu bietet der Zoll für die mittlere Laufbahngruppe eine fachspezifische 2-jährige Ausbildung an. In der gehobenen Laufbahngruppe wird ein fachspezifisches Bachelorstudium (Bachelor of Laws (LL.B.)) sowie ein Studiengang der Verwaltungsinformatik (Bachelor of Arts (B.A.)) angeboten.

2.3 Gegenstand und Ziele der Ausschreibung

Das ITZBund benötigt externe Unterstützung bei der Digitalisierung und Durchführung des bisherigen Testverfahrens, sowie eine vollständige Übertragung der eignungsdiagnostischen Durchführung auf den Anbieter des Systems.

Die Durchführung des schriftlichen Testteils im Bewerbungsverfahren für Nachwuchskräfte der Zollverwaltung soll zukünftig von einem externen Dienstleister für alle Hauptzollämter (nachfolgend „HZÄ“ genannt) bzw. die Generalzolldirektion (nachfolgend „GZD“ genannt) übernommen werden. Dabei soll das Testverfahren von einem Vor-Ort Test auf ein digitales Verfahren über den Webbrowser umgestellt werden. Der schriftliche Testteil soll dafür vollständig vom Auftragnehmenden Unternehmen (nachfolgend „AN“ genannt) abgewickelt werden. Dafür werden ihm die erforderlichen Kontaktdaten der Bewerbenden von den HZÄ

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bzw. der GZD genannt und er liefert nach der Testdurchführung die Testergebnisse (Einzelnoten der Testabschnitte und das Gesamtergebnis) an die HZÄ bzw. die GZD zurück.

Die vorliegende Leistungsbeschreibung beschreibt die notwendigen Anforderungen der GZD an den Ablauf der Testung, die Details der Testdurchführung und die Kommunikation mit den HZÄ bzw. der GZD im Prozess.

Der AN der zukünftigen Rahmenvereinbarung muss die in dieser Leistungsbeschreibung dokumentierten Aufgaben entsprechend den genannten Anforderungen übernehmen.

Die spezifischen Rahmenbedingungen, die zu erbringenden Dienstleistungen sowie die Anforderungen an das Personal werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.

3 Rahmenbedingungen

3.1 Dauer der Rahmenverträge

Der Rahmenvertrag wird für eine Laufzeit von 2 Jahren (24 Monaten) geschlossen. Der Rahmenvertrag kann optional zweimal um 1 Jahr (12 Monate) verlängert werden. Die Gesamtlaufzeit beträgt mit Optionen maximal 4 Jahre (48 Monate).

3.2 Rahmenbedingungen für die Dienstleistungen

3.2.1 Rahmenbedingungen für alle Dienstleistungen

Der Auftragnehmer erbringt die vertraglich geschuldeten Leistungen in eigener Verantwortung und selbstständig durch das von ihm eingesetzte Personal. Der Auftraggeber erteilt dem vom Auftragnehmer eingesetzten Personal keine Weisungen hinsichtlich Ort, Zeit oder Art und Weise der Leistungserbringung, die über die Festlegungen in der Leistungsbeschreibung hinausgehen. Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal wird nicht in die betriebliche Organisation des Auftraggebers eingegliedert. Auftragsbezogene Vorgaben, die zur ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung und Leistungserbringung durch den Auftragnehmer erforderlich sind, erfolgen ausschließlich durch die im Rahmenvertrag bzw. die im jeweiligen Einzelabruf benannten Ansprechpartner des Auftraggebers gegenüber den im Rahmenvertrag bzw. im jeweiligen Einzelabruf benannten Ansprechpartnern des Auftragnehmers. Eine Konkretisierung der von dem Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen durch den Auftraggeber ist zulässig, soweit die jeweiligen Leistungsinhalte bereits in abstrakter Form Gegenstand des Vertrags sind. Die Konkretisierung erfolgt ausschließlich durch die im Rahmenvertrag bzw. im jeweiligen Einzelabruf benannten Ansprechpartner des Auftraggebers gegenüber den im Rahmenvertrag bzw. im jeweiligen Einzelabruf benannten

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Ansprechpartnern des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer und das von diesem eingesetzte Personal dürfen für den Auftraggeber keine verbindlichen Erklärungen abgeben und entgegennehmen oder diesen vertreten. Der Auftragnehmer und das von diesem eingesetzte Personal dürfen keine Weisungen gegenüber Mitarbeitern des Auftraggebers erteilen, die allein dem Auftraggeber in seiner Eigenschaft als Arbeitgeber dieser Mitarbeiter zustehen. Entsprechendes gilt gegenüber Mitarbeitern eines Kunden des Auftraggebers. Die Anlage „Hinweise und Checkliste zur Vermeidung einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung“ beschreibt wesentliche Anforderungen, die zu beachten sind, um das Risiko einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung zu minimieren.

3.2.2 Vergütung nach Aufwand

Die Abrechnung erfolgt aufwandsbezogen nach vollständig durchgeführten Testverfahren in Form einer Abrechnung zum Monatsende (siehe Kapitel 5).

Es besteht kein Recht auf eine Sondervergütung für Wochenend- und Nachtarbeiten.

3.2.3 Ort der Leistungserbringung

Die Beratungs- und Unterstützungsleistungen sind „remote“ zu erbringen.

3.3 Geschätzte Abnahmemengen / Leistungsvolumen

Für die Unterstützungsleistung beim Auftraggeber werden die im Folgenden genannten Leistungsmengen kalkuliert.

Die genannten Leistungsmengen wurden durch Schätzungen der Bedarfsträger nach derzeitiger Sachlage ermittelt und spiegeln daher eine Schätzung des zu diesem Zeitpunkt absehbaren Bedarfs wider.

Die genannten Mengen beziehen sich auf die Höchstabnahmemenge, welche durch den Abschluss des Rahmenvertrages gedeckt werden soll.

Aus Gründen des Haushaltsrechts kann keine Abnahmezusage in einem konkreten Umfang gegeben werden. Bei der geschätzten Abnahmemenge handelt es sich um keine garantierte Menge, demnach besteht keine Abnahmeverpflichtung. Eine Mindestabnahmemenge begründet sich aus der dargestellten Menge folglich nicht.

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Tabelle 1: geschätzte Leistungsmengen (Summen) in Prüfungsdurchführungen

Die Leistungserbringung erfolgt entsprechend nach Aufwand mit einer Obergrenze von maximal 129.000 Prüfungsdurchführungen und zwei Schulungen für die Vertragslaufzeit von 4 Jahren durch den Rahmenvertragspartner.

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Die oben dargestellten geschätzten Leistungsmengen werden, mit Ausnahme der lfd. Nr. 10, voraussichtlich über die gesamte Rahmenvertragslaufzeit von vier Jahren gleichmäßig verteilt abgerufen.

Aufwände für sonstige, in der Leistungsbeschreibung geforderte Leistungen, die über die Leistungen des Mengengerüsts hinausgehen, dürfen nicht separat abgerechnet werden und sind daher in die abzurechnenden Leistungen einzukalkulieren.

3.4 Kontinuität und Organisation der Leistungserbringung

Der Auftragnehmer stellt in Absprache mit dem Auftraggeber eine Kontaktperson als Hauptansprechpartner zur Koordinierung der jeweiligen Einzelaufträge und Gesamtsteuerung des eingesetzten Personals zur Verfügung (Single Point of Contact - SPOC). Die Kontaktperson wird vom Auftragnehmer im Rahmen der Rolle 1 „Projektleitende/r“ (siehe Kapitel 4.8.1.1) zur Verfügung gestellt. Diese Kontaktperson ist gegenüber dem ITZ-Bund für die entsprechend der jeweiligen Leistungsphase eingesetzten Fachkräfte des Auftragnehmers verantwortlich. Dies gilt ergänzend auch für etwaig eingebundene Nachunternehmer oder Freelancer. Diese sind bzw. werden nicht Vertragspartei im jeweiligen Einzelabruf. Die Koordinierungstätigkeit des Hauptansprechpartners wird als Bestandteil des auftragnehmerseitigen Vertragsmanagements nicht gesondert vergütet.

Der Bieter verfügt über ausreichend Fachpersonal (Fachkräfte), mit denen er die in dieser Leistungsbeschreibung dargestellten Aufgaben und Leistungsmengen erbringen und die definierten fachlichen Anforderungen erfüllen kann.

Sollte auf Veranlassung des Auftragnehmers ein Personalwechsel des bei der Leistungserbringung als SPOC eingesetzten Personals Person erfolgen, so ist dem Auftraggeber diese Absicht bei planbaren Wechseln frühzeitig, mindestens 4 (vier)<< zu ergänzen >> Wochen zuvor mitzuteilen., um die kontinuierliche Erbringung der Dienstleistungen durch Bereitstellung der personalisierten Arbeitsumgebung für das neue Personal sicherstellen zu können.

Bei Verstößen gegen Vertragsverpflichtungen durch das für die Erbringung der Dienstleistungen eingesetzte Personal oder bei nachhaltig unzureichenden Leistungen kann der Auftraggeber den Austausch von einzelnen Personen verlangen; in diesem Fall hat der Auftragnehmer mit einer angemessenen Vorlaufzeit von maximal 14 Kalendertagen qualifizierten Ersatz zu stellen.

Die Einarbeitung des für die Leistungserbringung vorgesehenen Personals des Auftragnehmers sowie die Übergabe der Aufgaben erfolgt bei Personalwechsel seitens und zu Lasten des Auftragnehmers mit einem Aufwand von je 10 Personentagen. Der

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Einarbeitungsaufwand zu Lasten des Auftragnehmers kann in Abstimmung mit dem Auftraggeber reduziert werden.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass bei planbarer Abwesenheit (z. B. Urlaub oder anderweitige Abwesenheitszeiten) des primär in der Leistungserbringung vorgesehenen Fachkraft bzw. Personals, mindestens durch eine andere Fachkraft ohne Unterbrechung des Zeitraumes der Leistungserbringung und in gleicher fachlicher Qualität die Arbeiten fortsetzen kann. Die Abwesenheit des SPOC wird dem Auftraggeber mitgeteilt., damit die Lieferfristen im Projekt eingehalten werden können.

Im Falle einer ungeplanten Abwesenheit (z. B. Krankheit) der primär für die Leistungserbringung vorgesehenen Fachkraft ist sicherzustellen, dass die zu erbringenden Dienstleistungen durch mindestens eine andere Person in gleicher fachlicher Qualität innerhalb von 2 Werktagen die Arbeiten fortgesetzt werden können (interner Wissenstransfer beim Auftragnehmer ist sicherzustellen). Bei längeren krankheitsbedingten Ausfällen gilt die oben genannte Regelung zu den Einarbeitungsaufwänden, die der Auftragnehmer trägt.

3.5 Ökologische Nachhaltigkeit

Der Auftragnehmer hat alle Arbeiten und Aufträge so umzusetzen, dass der hierdurch entstehende Ressourcenverbrauch in allen eingebundenen Bereichen jederzeit minimal ist.

Der AN muss nachhaltige Softwareentwicklung bevorzugen und dabei Tools und Ressourcen umweltbewusst einsetzen. Besonderes Augenmerk soll dabei auf folgende Aspekte gelegt werden (es handelt sich hierbei um keine abschließende Aufzählung, eine Orientierung bietet das Umweltzeichen Blauer Engel DE-UZ 215 (2020) 1 und der „Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von Software“ des UBA (2023) 2):

• Effiziente Ressourcennutzung durch Reduzierung des Energieverbrauchs und Minimierung des Speicherbedarfs, um die Hardwarebelastung gering zu halten • Langlebigkeit und Wartbarkeit der Anwendung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg • Entkopplung von Software-Erneuerung und Hardware-Erneuerung • Abwärtskompatibilität (Kernfunktionalitäten auch auf einer älteren Hardware lauffähig. Ältere Hardware bedeutet hier: Solche, die vor 5 Jahren aktuell war) • Erweiterbarkeit und Weiterentwicklung • Plattform- und Hardwareunabhängigkeit

1 DE-UZ 215-202001-de Kriterien-V3.pdf (blauer-engel.de) 2 Leitfaden zur umweltfreundlichen öffentlichen Beschaffung von Software (umweltbundesamt.de)

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3.6 Mitwirkungsleistungen des AG und technische Ausstattung

Der Auftraggeber verpflichtet sich, bei der Erbringung der im Einzelvertrag festgelegten Leistungen wie folgt mitzuwirken:

• Der Auftraggeber stellt alle erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung.

3.7 Ausgangslage

Die Zollverwaltung (nachfolgend „ZV“ genannt) stellt jährlich insgesamt bis zu 2.600 Nachwuchskräfte in ihre zollspezifischen Laufbahnvorbereitungsdienste ein, davon bis zu 1.650 in den mittleren Dienst und bis zu 950 in den gehobenen Dienst. Auf diese Studien- und Ausbildungsplätze bewerben sich erfahrungsgemäß bis zu 35.000 Personen. Daneben werden jährlich bis zu 40 Nachwuchskräfte für den Studiengang Verwaltungsinformatik (nachfolgend „VIT“ genannt) eingestellt. Hierauf bewerben sich jährlich bis zu 600 Personen.

Zur Vergabe der Studien- und Ausbildungsplätze wird ein Auswahlverfahren (nachfolgend „AWV“ genannt) durchgeführt, welches aus den folgenden drei Stufen besteht:

1. Vorauswahl: Die grundsätzliche Eignung der Bewerbenden wird überprüft. Bewerbende, die nicht die Mindestzugangsvoraussetzungen erfüllen (z. B. aufgrund ihres Schulabschlusses), werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Sofern die Zahl der übrigen Bewerbenden das Dreifache der zur Verfügung stehenden Studien- und Ausbildungsplätze übersteigt, kann eine weitere Selektion vorgenommen werden, z. B. anhand von Schulabschlussnoten.

2. Schriftlicher Teil: Die in Stufe 1 ausgewählten Bewerbenden werden zu einem Test eingeladen, bei welchem schriftliche Aufgaben in Einzelarbeit zu lösen sind. Der Test besteht aus Aufgaben zum Sprachverständnis, Rechtsfällen, Aufgaben zum mathematisch-logischen Denken, ggf. einer Arbeitsprobe sowie einem Wissenstest. Im Rahmen des AWV VIT werden darüber hinaus Aufgaben im Bereich der Englisch- Kenntnisse sowie des IT-Basiswissens gestellt. Softskills werden im Test nicht abgeprüft. Alle Bewerbenden, die die notwendige Gesamtpunktzahl sowie die Mindestpunktzahlen in den Untertests erreichen, werden anhand ihres Gesamtergebnisses (bspw. 70 von 100 erreichbaren Punkten) in eine Rangreihenfolge gebracht (Leistungsprinzip). Die höchstplatzierten Bewerbenden werden für das weitere AWV berücksichtigt.

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3. Mündlicher Teil: Bewerbende, die das schriftliche AWV bestanden haben, werden zum mündlichen AWV eingeladen. Letzteres besteht aktuell aus einem eintägigen Assessment-Center mit Simulationsübungen sowie einem strukturierten Einzelinterview. Die Ergebnisse des mündlichen Teils ergeben mit den Ergebnissen des schriftlichen Teils ein abschließendes Gesamtergebnis, aus dem ein Abschluss-Ranking der Bewerbenden gebildet wird. Hiernach ergibt sich die Zuteilung der Studien- und Ausbildungsplätze.

Die Durchführung der AWV für die zollspezifischen Vorbereitungsdienste obliegt den insgesamt 41 HZÄ. Die GZD entscheidet im Rahmen der Rechts- und Fachaufsicht über die grundsätzlichen Rahmenbedingungen des AWV und die Zuteilung eines Kontingents an Studien- und Ausbildungsplätzen für jedes HZA. Für den Studiengang VIT ist die GZD selbst Einstellungsbehörde und führt das dementsprechende AWV eigenständig durch.

Die HZÄ empfangen Bewerbungen grundsätzlich elektronisch über das Bewerbungsportal E- Rec (Bewerbungen per E-Mail oder auf dem Postweg sind ausschließlich noch in Ausnahmefällen möglich, z. B. bei andernfalls bestehenden Barrieren für Menschen mit Behinderung; Abdeckung dieser Ausnahmefälle ist ebenfalls Teil der anzubietenden Leistung siehe Kapitel 4.5.1). Eine mögliche Vorauswahl unter den Bewerbenden (Stufe 1 des AWV) erfolgt im Ermessen der einzelnen HZÄ in Abhängigkeit von der Bewerbungssituation, insbesondere anhand des Schulabschlusses bzw. der Schulnoten (durch Vergleich des Notendurchschnitts oder auch einzelner Fachnoten). Die (ggf. nach einer Vorauswahl) grundsätzlich geeigneten Bewerbenden werden von den HZÄ als dann zu den schriftlichen AWV eingeladen. Die Bewerbungen für den Studiengang VIT erfolgen derzeit noch per E-Mail sowie klassisch postalisch. Auch hier ist künftig jedoch die Nutzung von E-Rec als elektronisches Bewerbungsmanagement vorgesehen. Die Vorauswahl der Bewerbenden erfolgt anschließend grundsätzlich gleich.

Bisher werden die schriftlichen AWV (Stufe 2. des AWV) beleghaft durchgeführt. Die von einer hierzu eingerichteten Arbeitsgruppe „Schriftliches Auswahlverfahren" halbjährlich/jährlich erstellten Tests werden über die Druckerei der GZD Direktion IX ausgedruckt und an die HZÄ versandt. Die beleghafte Testung findet vor Ort in den Räumlichkeiten der HZÄ bzw. in von diesen angemieteten Räumlichkeiten unter Aufsicht statt. Die Auswertung der ausgefüllten Tests erfolgt anschließend händisch durch Beschäftigte des jeweiligen HZA anhand der zur Verfügung gestellten Lösungsskizzen. Ähnlich verhält es sich mit dem AWV für den Studiengang VIT. Hier wird ebenfalls halbjährlich ein „pen and paper“ Test durch die GZD erstellt, in entsprechenden Räumlichkeiten durchgeführt und händisch ausgewertet.

Angesichts eines jährlichen Aufkommens von durchschnittlich bis zu ca. 36.000 Bewerbungen und ca. 26.000 möglichen schriftlichen Tests bedeutet das beschriebene Vorgehen einen

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erheblichen finanziellen und personellen Aufwand für die ZV, der durch den Einsatz eines geeigneten IT-Systems deutlich verringert werden kann. Zudem erhofft sich der AG durch den Einsatz von digital dargebotenen und automatisiert ausgewerteten Testverfahren, die den gängigen Qualitätsanforderungen (z. B. Objektivität, Reliabilität, Validität, Normierung) entsprechen, eine bessere Vergleichbarkeit und höhere Aussagekraft der Endergebnisse.

3.8 Aufgabenverteilung

Das folgende Kapitel beschreibt die Verteilung der Aufgaben auf die verschiedenen Beteiligten der vorliegenden Ausschreibung.

3.8.1 Aufgaben des internen Dienstleisters (ITZBund)

In diesem Kapitel werden die Mitwirkungsleistungen und Beistellungen des AGs aufgeführt.

Der AG übernimmt diese übergreifenden Aufgaben:

• Abruf von Dienstleistung • Organisation und Controlling • Eskalationsmanagement • Freigabe von Rechnungen vor der Rechnungsstellung

Darüber hinaus stellt der AG sicher, dass folgende sachlichen und organisatorischen Voraussetzungen zur Realisierung des Testbetriebs und innerhalb der gesamten Vertragslaufzeit als Mitwirkungsleistungen erbracht werden:

• Der AG stellt eine verantwortliche Ansprechperson als Projektleitung des AGs und eine Stellvertretung. Weiterhin stellt der AG sicher, dass die Projektleitung oder die Stellvertretung während der gesamten Vertragslaufzeit verfügbar sind. • Der AG unterstützt den AN bei der Beschaffung der während der Vertragslaufzeit notwendigen projektbezogenen Informationen. • Der AG stellt Kontakte zu fachspezifischen Ansprechpersonen auf Seiten des AGs her. • Der AG liefert Testszenarien und Testdaten für die Durchführung der Tests dem AN zu.

Für die vom AG zu erbringenden Mitwirkungsleistungen werden jeweils verbindliche Bereitstellungstermine einvernehmlich vereinbart. Dazu muss der Bedarf durch den AN mit einem ausreichenden zeitlichen Vorlauf angekündigt werden.

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3.9 Technische Rahmenbedingungen

Als technische Randbedingung ist KPVS E-Rec bereits im Einsatz. Die Informationen zu den zu testenden Bewerbenden werden vom AG aus E-Rec in einer .csv-Datei exportiert und an den AN weitergegeben. Die Testergebnisse der Abschnittsnoten bzw. die Gesamtergebnisse müssen vom AN an den AG ebenfalls in Form einer .csv-Datei zurückgeliefert werden, die dann vom AG in E-Rec importiert wird. Auch darüber hinaus müssen die vollständigen Testergebnisse jederzeit „on demand“ für die ZV einsehbar bzw. abrufbar sein (bspw. über ein Portal, etc.), solange die vorgesehene Löschfrist noch nicht eingetreten ist.

Die zur Durchführung der Tests seitens des AN genutzte Software muss sowohl für die Nutzung durch die teilnehmenden Bewerbenden als auch die ZV zur Abrufung der Testergebnisse insbesondere für die Anwendung mit bzw. die fehler- und verlustfreie Darstellung auf Personalcomputern, Laptops/Notebooks und Tablets mit einer Bildschirmdiagonale von mindestens 10 Zoll optimiert sein.

Für die grundsätzliche Umsetzung der Anwendung müssen die technischen Rahmenbedingungen der bestehenden Infrastruktur des AG nicht berücksichtigt werden. Alle konkreten Anforderungen an die Anwendung sind im Kapitel 4.1.2 aufgeführt. Bei allen nicht erwähnten technischen Aspekten sind möglichst aktuelle technische Standards zu verwenden bzw. umzusetzen.

3.10 Organisatorische Rahmenbedingungen

3.10.1 Projektsprache

Die Projektsprache ist Deutsch. Dokumente, die zwischen dem AG und dem AN ausgetauscht werden, z. B. Dokumentationen oder Besprechungsprotokolle, sind ausschließlich in deutscher Sprache zu erstellen und vorzuhalten; ausgenommen sind englische Fachbegriffe. Diese sind nur zu verwenden, wenn es unumgänglich ist. Die englischen Fachbegriffe sind dann in Form eines Glossars oder vergleichbar in deutscher Übersetzung oder entsprechender Erläuterung anzugeben.

Die Kommunikation im Rahmen der Vertragserfüllung hat ebenfalls ausschließlich in deutscher Sprache zu erfolgen. Die mit der Software („System") angebotene Anwendungsdokumentation inkl. Handbuch, Nutzendehinweise, Anleitungen, Hilfestellungen, etc. muss in Deutsch geliefert werden.

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3.11 Einzuhaltende Vorgaben

Im folgenden Kapitel sind eine Auswahl von relevanten Vorgaben aufgeführt, die in allen Bereichen der Leistungserbringung vom AN immer berücksichtigt werden müssen.

3.11.1 IT-Sicherheit

Der AN verpflichtet sich, alle im Rahmen der Leistungserbringung relevanten gesetzlichen und behördlichen Vorgaben zur IT-Sicherheit zu ermitteln und zu erfüllen. Hierzu gehören insbesondere das Gesetz über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die EU- Datenschutzgrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz, das Sicherheitsüberprüfungsgesetz, die Vorgaben des IT-Grundschutzes des BSI und die einschlägigen Mindeststandards des BSI. Im Falle der Nutzung eines externen Clouddienstes zur Verarbeitung der dienstlichen Daten des AGs im Rahmen der vertraglich geschuldeten Leistungserbringung sind die Anforderungen des BSI-Mindeststandards zur Nutzung externer Cloud-Dienste durch den AN zu erfüllen. Soweit keine weitergehenden IT- Sicherheitsanforderungen anwendbar sind, wird der AN die IT-Sicherheit für die gesamte Dauer des Vertrags nach dem Stand der Technik sicherstellen.

3.11.2 Datenschutz

Die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz (BDSG und DSGVO) sowie die Vorgaben aus dem Standarddatenschutzmodell und seinen Bausteinen sind einzuhalten, insbesondere was Anonymisierung, Pseudonymisierung, Nicht-Auswertbarkeit und Nicht-Beobachtbarkeit von personenbezogenen Daten (z. B. über Systemlogs) betrifft. Daten und Änderungen an Datensätzen müssen revisionssicher in einer Historie protokolliert werden.

Der AN muss die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM), die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen inkl. EU-DSGVO genügen, nachweisen können. Speziell muss die Anwendung einen DSGVO konformen Betrieb gewährleisten/sicherstellen, z. B. die Einhaltung der Betroffenenrechte aus Artikel 12 bis 20 DSGVO und „Privacy by Design“/“Privacy by Default“ nach Artikel 25 DSGVO.

Der AN sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, die anwendbaren Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Soweit eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis erforderlich ist, ist diese spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem AG auf Verlangen vorzulegen.

Ferner im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten schließen die AN-Parteien vor der Verarbeitung der Daten im Auftrag des AGs eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV). Im Zuge des Abschlusses der AVV treffen die Parteien entsprechende angemessene

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technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Dabei sind die Vorgaben gemäß den Artikeln 28 und 32 DSGVO einzuhalten.

Alle Muss-Anforderungen der technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) aus dem Standarddatenschutzmodell und seinen Bausteinen müssen soweit zutreffend umgesetzt werden bzw. der AG muss bei deren Umsetzung vom AN unterstützt werden. Relevant sind speziell, aber nicht ausschließlich:

• Baustein 11 „Aufbewahren“ • Baustein 43 „Protokollieren“ • Baustein 60 „Löschen und Vernichten“ • Baustein 61 „Berichtigen“ • Baustein 62 „Einschränkung der Verarbeitung“

3.11.3 BSI Grundschutz

Der AN hält sich bei der Leistungserbringung an die folgenden Vorgaben des BSI- Grundschutzes (insofern anwendbar). Die folgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und muss entsprechend ergänzt werden.

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Tabelle 2: BSI Grundschutz Module

3.11.4 Barrierefreiheit

Die rechtlichen Regelungen - Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die Barrierefreie- Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) - zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen wurden 2018 und 2019 neu gefasst. Diese gesetzlichen Regelungen verfolgen das Ziel, Anwendungen und Dienste der Informationstechnik Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar zu machen. Demnach sind Anwendungen der Informationstechnik, unter Berücksichtigung der Kriterien Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit, barrierefrei zu gestalten.

Die für die Anwendung relevanten Vorgaben des im Juni 2025 in Kraft tretenden Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) sind ebenfalls vom AN zu erfüllen.

Bei der angebotenen Software müssen die Zugänglichkeitskriterien für Menschen mit Behinderungen entsprechend der DIN EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) berücksichtigt werden. Das anbietende Unternehmen hat die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen in seinem Angebot mithilfe einer Eigenerklärung und für alle angebotenen Software- Komponenten darzulegen. Zusätzlich ist in Abstimmung mit dem AG eine Barrierefreiheitserklärung gemäß § 12b BGG zu veröffentlichen.

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3.11.4.1 Barrierefreiheit der Software-Bestandteile Alle mitgelieferten Software-Lösungen einschließlich eingebundener Fremd-Software müssen die Anforderungen an die IT-Barrierefreiheit gemäß § 12a BGG i. V. m. § 3 BITV 2.0 i. V. m. DIN EN 301 549 erfüllen.

3.11.4.2 Erklärung zur Barrierefreiheit (§12b BGG) Wenn es sich bei den gelieferten Software-Komponenten jeweils um eine Website i. S. d. § 2a Absatz 1 BITV 2.0 oder eine mobile Anwendung i. S. d. § 2a Absatz 2 BITV 2.0 handelt, muss der AN in Abstimmung mit dem AG eine Erklärung zur Barrierefreiheit gem. § 12b BGG in der IT-Lösung veröffentlichen. Diese sogenannte „Erklärung zur Barrierefreiheit“ dient der Information betroffener Menschen zum Status der Barrierefreiheit und ist in der Web- Anwendung, Website oder mobilen Anwendung als statische Webseite zu veröffentlichen. Der Inhalt dieser Webseite muss vom AN mit dem AG abgestimmt werden.

3.11.4.3 Barrierefreiheit der Dokumente Von der mitgelieferten Software produzierte Dokumente oder als weitere Liefergegenstände eingeforderte bereitgestellte Dokumentationen müssen die Anforderungen an die Barrierefreiheit nach der DIN EN 301 549, Abschnitt 10 (Nicht-Web-Dokumente) erfüllen. Wenn diese Dokumente als Web-Dokumente geliefert werden, so müssen sie die Anforderungen nach der DIN EN 301 549, Abschnitt 9 erfüllen. Sollten Dokumente im PDF- Format geliefert werden, so müssen sie zusätzlich nach dem PDF/UA-Standard gemäß DIN EN ISO 14289 barrierefrei sein.

Als Ausdruck geforderte Dokumente müssen zusätzlich in elektronischer Form barrierefrei zur Verfügung gestellt werden, damit sie auch auf elektronischem Wege bekannt gegeben werden können.

3.11.4.4 Barrierefreiheit während der Vertragslaufzeit Der AN muss auch für die weiteren Versionen der gelieferten Software und IT-Lösungen, die in der Vertragslaufzeit erstellt und dem AG ausgeliefert werden, die oben aufgeführten Anforderungen an die IT-Barrierefreiheit in der dann gültigen Fassung der gesetzlichen Regelungen und Normen sicherstellen.

4 Anforderungen an die Leistung

4.1 Anforderungen an die Anwendung

In den folgenden Abschnitten ist die bereitzustellende Anwendung in Form von Anforderungen beschrieben. Dies umfasst funktionale und nicht-funktionale Anforderungen.

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Die technische und gestalterische Lösung bleibt dabei weitestgehend offen. Jeder der folgenden Abschnitte beschreibt einen Aspekt des zu erstellenden Systems. Diese Aspekte sind nicht trennscharf, ergänzen sich gegenseitig und referenzieren aufeinander.

4.1.1 Systemkontext

Der Systemkontext umfasst das Zielsystem, das Bewerbungsportal E-Rec und die Parteien, die darauf zugreifen können. Letztere umfassen die Mitarbeitenden der GZD und der HZÄ sowie die Bewerbenden.

Abbildung 1 – Systemkontext

Grundsätzlich muss ein Datentransfer zwischen dem Testsystem und E-Rec ohne Medienbruch sichergestellt sein (z. B. via E-Mail oder Zugriff auf das Prüfportal des AN). Das Testsystem muss zumindest die Möglichkeit bieten, die zur Identifikation der Bewerbenden verwendeten Chiffre-Nummern bzw. IDs und die zugehörigen Testergebnisse in einer Weise zu exportieren, sodass diese Daten in E-Rec via Import einer csv-Datei eingepflegt und den entsprechenden Bewerbenden zugeordnet werden, damit diese dort zur Erstellung einer Ranking-Liste genutzt werden können (vgl. 3.9).

Die zur Verfügungstellung der csv-Datei hat innerhalb von fünf Werktagen nach Prüfungsdurchführung zu erfolgen.

4.1.2 Eignungstests im Auswahlprozess

In diesem Abschnitt werden die zu erfassenden Kompetenzbereiche und die damit verbundenen Mindestanforderungen an die bereitzustellenden Testverfahren beschrieben. Vom AN werden mindestens drei Vorschläge zur inhaltlichen und optischen Gestaltung eines zollspezifischen Begrüßungsbildschirmes zum Einstieg in die Eignungstests erwartet. Diese

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Vorschläge müssen Bearbeitungsinstruktionen sowie Hinweise zu unzulässigen Hilfsmitteln und Bearbeitungsweisen enthalten.

Die Gesamtdauer des kompletten IT-gestützten Testverfahrens einschließlich erforderlicher Einweisungen in die jeweiligen Testaufgaben soll für die Bewerbenden einen Zeitraum von maximal 2 Stunden nicht überschreiten. Die Dauer der jeweiligen Einzeltests verteilt über diesen Gesamtzeitraum ist gemeinsam mit dem AG nach Auftragserteilung abzustimmen.

Die folgende Tabelle stellt die aktuellen Anforderungsdimensionen für beide Laufbahnen als Übersicht dar.

Tabelle 3: Anforderungsdimensionen für die Laufbahnen des mD und gD in der ZV

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Vor dem Hintergrund der Praktikabilität (zeitliche Beschränkung der Testung, Gefahr der Testermüdung bei zu langer Testdauer etc.) und der maximalen Testzeit sollten nicht alle angegebenen Dimensionen getestet werden, sondern insbesondere die Dimensionen, die nachweislich eine generalisierbare Validität aufweisen (bspw. Obermann, 2018; Hock, Peters, Renner & Krohne, 2023; Schmidt-Atzert, Krumm & Amelang, 2021), um der geforderten Verwendungsbreite der Bundesbeamtinnen und -beamten ausreichend Rechnung zu tragen:

• Kognitive Leistungsfähigkeit / Intelligenz • Kommunikationsfähigkeit • Persönlichkeitsmerkmale o Gewissenhaftigkeit o Belastbarkeit / Emotionale Stabilität o Offenheit o ggf. Leistungsmotivation (reliabler Kurztest, geeignet für Berufseinsteigende)

Eine umfassende Beratungsleistung des AN zur Spezifikation aller geforderten Testdimensionen wird eingefordert und ist in der Gesamtkalkulation des AN zu berücksichtigen. Eine separate Vergütung hierfür erfolgt nicht. Die Qualitätskriterien der DIN 33430 sind durchgehend einzuhalten. Alle vom anbietenden Unternehmen vorgeschlagenen Testverfahren sind zeitgemäß, ansprechend und abwechslungsreich gestaltet und verhindern eine frühzeitige Ermüdung und Demotivation der Bewerberinnen und Bewerber. Die Anforderungen an die Barrierefreiheit (vgl. BITV) für alle Tests sind einzuhalten (siehe Abschnitt 3.11.4).

Alle Testverfahren sind nachweislich für die Bewerbendengruppe der angehenden Auszubildenden/Studierenden geeignet. Dies betrifft sowohl den Item-Inhalt, die sprachliche Ausgestaltung als auch die Item-Schwierigkeit. Es stehen aussagekräftige und zielgruppenspezifische Normwerte zur Verfügung bzw. werden zollspezifisch on-the-fly erhoben. Der AG hat durchgängigen Zugriff auf die vollständigen Testdaten aller Bewerberinnen und Bewerber und kann diese Daten verlustfrei exportieren (Mindestanforderung CSV-Format).

Aufgrund der Testadministration via Computer werden Kurztests zur Erfassung der verschiedenen Kompetenzbereiche verlangt. Diese Kurztests müssen sowohl die fachlichen Mindestanforderungen an die interne Konsistenz als auch an die externe Validität erfüllen. Das anbietende Unternehmen hat dem AG zu jedem Testbereich validierte und normierte Testverfahren vorzuschlagen. Diese Vorschläge beinhalten insbesondere:

• die Art und Anzahl der Tests, • die Item-Anzahl pro Test,

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• die Durchführungsdauer pro Test, • Angaben zur Reliabilität und Validität der Tests und • die Größe und Zusammensetzung der Normstichprobe.

In den folgenden Abschnitten werden zunächst die geforderten Testgütekriterien aller Eignungstests genauer beschrieben. Darauf folgen die Beschreibungen der zu testenden Kompetenzbereiche.

Der AN bietet dem AG während der gesamten Vertragslaufzeit jeweils die aktuelle Version der Testverfahren an. Hierzu zählen sowohl IT-technische und testspezifische Weiterentwicklungen als auch Neuentwicklungen der zu messenden psychologischen Konstrukte.

4.1.2.1 Grundlegende Anforderungen an die Testgütekriterien Alle infrage kommenden Eignungstests müssen insbesondere drei wesentlichen Hauptkriterien genügen:

1. Objektivität in Durchführung, Auswertung und Interpretation

2. Reliabilität in der Erfassung von Eignungsmerkmalen

3. Validität in der Aussage

Die Objektivität bezeichnet den Grad, in dem die mit einem Verfahren zur Eignungsbeurteilung erzielten Ergebnisse unabhängig vom AN und seinen Mitwirkenden sowie von weiteren irrelevanten Einflüssen sind.

Die Reliabilität bezeichnet den Grad der Genauigkeit eines Verfahrens, mit dem es das gemessene Merkmal erfasst.

Die Validität bezeichnet die Genauigkeit, mit der ein Verfahren tatsächlich das misst oder vorhersagt, was es messen oder vorhersagen soll (z. B. ein Merkmal oder eine Verhaltensweise einer Person).

Grundlage zur Beurteilung der Güte des IT-gestützten Testsystems ist die DIN 33430. Die DIN 33430 beschreibt Qualitätskriterien und -standards für berufsbezogene Eignungsbeurteilungen. Im Folgenden werden an das IT-gestützte Testsystem bestimmte Anforderungen gestellt.

4.1.2.1.1 Anforderungen an die Objektivität Von den infrage kommenden Eignungstests wird eine größtmögliche Objektivität gefordert. Dies bedeutet:

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• Größtmögliche Unabhängigkeit der Ergebnisse des Verfahrens von Personen und situativen Bedingungen bei der Durchführung (Durchführungsobjektivität). Dies wird u. a. sichergestellt durch das Einhalten von standardisierten Durchführungs- bestimmungen.

• Größtmögliche Unabhängigkeit der Ergebnisse des Verfahrens von den Personen, die die Verfahren auswerten (Auswertungsobjektivität). Die Auswertungsobjektivität verlangt deshalb ein IT-gestütztes Auswertungssystem.

• Größtmögliche Unabhängigkeit der Interpretation der Ergebnisse des Verfahrens von den Personen, die diese Interpretation vornehmen (Interpretationsobjektivität). Die Interpretationsobjektivität verlangt deshalb die Angabe von Grenzwerten für bestimmte Kategorisierungen (bspw. Mindestpunktwerte, die auch in Subtests nicht unterschritten werden dürfen).

4.1.2.1.2 Anforderungen an die Reliabilität Die Bestimmung der Reliabilität kann auf mehreren Wegen berechnet werden: Interne Konsistenz, Split-Half-Reliabilität, Paralleltest-Reliabilität oder Retest-Reliabilität. In den Verfahrenshinweisen ist anzugeben, nach welcher Methode und anhand welcher Untersuchungsgruppe(n) die Zuverlässigkeit bestimmt wurde. Außerdem ist die Angemessenheit der gewählten Bestimmungsmethode zu erläutern. Insbesondere von Verfahren, die zeit- und situationsstabile Eignungsmerkmale erfassen (also Intelligenz und Persönlichkeitsmerkmale), wird der Nachweis der Reliabilität über die Methode der Messwiederholung (Retest-Reliabilität) verlangt.

Von allen IT-gestützten Subtests wird eine interne Konsistenz von mindestens .70 verlangt. Von Subtests, die Aspekte der kognitiven Leistungsfähigkeit erfassen (z. B. Intelligenz), wird eine interne Konsistenz von mindestens .85 verlangt.

4.1.2.1.3 Anforderungen an die Validität Ein Testverfahren gilt dann als gültig (valide), wenn seine Ergebnisse einen sicheren Rückschluss auf den Ausprägungsgrad des zu erfassenden Eignungsmerkmals zulassen. Von den infrage kommenden Eignungstests werden belastbare Hinweise auf die Inhaltsvalidität, kriterienbezogene Validität und Konstruktvalidität verlangt. Diese Gültigkeitshinweise und die zur Bestimmung der Validität eingesetzten statistischen Analysemethoden sind in mindestens einer zugänglichen Publikation zu dokumentieren. Von den als Validitätsbeleg geltenden Untersuchungen müssen einige relativ aktuellen Datums sein (nicht älter als 8 Jahre). Bei einer wesentlichen Änderung des Verfahrens zur Eignungsbeurteilung müssen neue Validitätsbelege erbracht werden.

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4.1.2.1.4 Anforderungen an die Normwerte Von den in Frage kommenden Eignungstests werden an relevanten Referenzgruppen gewonnene Vergleichswerte verlangt. Die Normwerte müssen der Fragestellung und den Stichprobenmerkmalen des deutschsprachigen Bewerbendenklientels entsprechen. Die Größe und Relevanz der Normstichprobe muss generalisierbare Aussagen ermöglichen. Die Normwerte dürfen nicht älter als fünf Jahre sein. Andernfalls muss vom AN der Nachweis erbracht werden, dass die älteren Daten für das ausgewiesene Bewerbendenklientel weiterhin an Gültigkeit besitzen. Falls zwischenzeitlich Erkenntnisse darüber vorliegen, dass sich das infrage stehende Eignungsmerkmal in der Bevölkerung verändert hat, sind die Normwerte früher zu aktualisieren.

4.1.2.1.5 Anforderungen an die Datenauswertung Die Datenauswertung ermöglicht sowohl eine Aussage auf Skalenebene als auch eine transparente Verrechnung zu einem Gesamtpunktwert, der sich nach Produktabnahme durch den AG flexibel anpassen lässt (bspw. unterschiedliche Gewichtungen der Skalenwerte, Beachtung von Mindestwerten pro Skala etc.). Dieser Gesamtpunktwert soll die Güte der Leistungsfähigkeit der Bewerbenden für die ZV widerspiegeln und eine Rangreihung aller Bewerbenden ermöglichen. Der AN berät hierzu den AG.

Auf Skalenebene werden pro Skala und Bewerbende folgende Daten verlangt:

• Rohwert • Alters- (und ggf. geschlechts-)spezifischer Normwert • normwertspezifischer Prozentrang • Standardmessfehler • 95 %-Konfidenzintervall

4.1.2.1.6 Ergänzende Informationen zu den Testgütekriterien Die vom AN zu nennenden ergänzenden Informationen ermöglichen es dem AG das Verfahren kritisch zu bewerten und ordnungsgemäß anzuwenden. Zu den aufzuführenden Informationen zählen

• die Nennung von Zielsetzungen und Anwendungsbereichen, • Darstellungen zur Konstruktion des Verfahrens, • Wege zur Berechnung seiner Gütemerkmale, • Weiterentwicklungen, • Angaben zur Durchführung, Auswertung und Interpretation und • eine Aufklärung über den Aufwand und Zeitbedarf.

Vom AN werden wahrheitsgetreue Informationen und belegbare Darstellungen zu allen infrage kommenden Eignungstests verlangt. Verfahrenshinweise auf Grundlage nicht belegter

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Behauptungen sind gegenstandslos (z. B. „Die Reliabilität und Validität des Testsystems konnte immer wieder belegt werden.“). Soweit möglich sollten die Verfahrenshinweise auch Angaben zur Verfahrenspflege, zu Studien anderer Autoren bzgl. des Verfahrens sowie Hinweise auf seine Rezensionen enthalten. Sofern die Verfahrenshinweise sich auf eine empirische Arbeit beziehen, müssen diese eine kritische Würdigung der Ergebnisse hinsichtlich ihrer theoretischen und methodischen Grundlagen ermöglichen. Die Dokumentation solcher Arbeiten hat den Kriterien für wissenschaftliche Publikationen zu entsprechen (siehe auch DIN 33430).

4.1.2.2 Testung der kognitiven Leistungsfähigkeit / Intelligenz Der AN stellt ein geschütztes Testverfahren (bspw. Schutz vor Testinhalten) zur Erfassung der kognitiven Leistungsfähigkeit / Intelligenz zur Verfügung. Der methodische Schwerpunkt sollte auf der primären Erfassung der fluiden Intelligenz liegen.

Dieser Test beginnt mit einem für die Zielgruppe der Auszubildenden/Studierenden nachgewiesen verständlichen Einleitungs-/Instruktionsteil, gefolgt von mindestens drei Beispielaufgaben mit jeweils antwortabhängiger Rückmeldung. Der Testaufbau und die formale Herangehensweise zur Lösung der Aufgabentypen müssen aus der Instruktion ersichtlich werden. Falls ein nicht zu bewertender Einleitungsteil als Übung vorgeschaltet wird (vgl. BOMAT), wäre dies zu begrüßen. Dieser dient dazu, die Teilnehmenden mit dem Aufgabenformat vertraut zu machen und eventuelle Nervosität zu senken.

Die Aufgabenschwierigkeit steigt mit leicht beginnenden Items. Alle Tests dieser Kategorie besitzen eine „Speed-Komponente“ (zeitliche Begrenzung der Testteile mit ständiger Sichtbarkeit der zur Verfügung stehenden Restzeit). Innerhalb der vorgegebenen Bearbeitungszeit soll beliebig zwischen den einzelnen Aufgaben vor- und zurückgesprungen werden, um einmal getätigte Antworten korrigieren zu können.

Für Bewerbende mit Behinderungen (insb. mit starker Sehbeeinträchtigung) wird ein klassischer Paper-Pencil-Test erwartet, der als reiner Niveautest ohne Speed-Komponente auskommt, um je nach Beeinträchtigung der Bewerbenden die Bearbeitungszeit des Tests seitens AG flexibel anpassen zu können.

4.1.2.3 Testung der Kommunikationsfähigkeit Der AN stellt ein geschütztes Testverfahren zur Erfassung der Kommunikationsfähigkeit bzw. verbalen Intelligenz bereit. Der Test misst insbesondere:

• Rechtschreibung/Grammatik • Wortschatz/Wortbedeutung

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Mithilfe des Wortschatztests soll erfasst werden, wie gut deutsche Wörter erkannt werden, welche Bedeutung sie besitzen und wie sie kontextbezogen richtig benutzt werden. Mit dem Rechtschreibtext soll die Rechtschreibung, Interpunktion und Grammatik erfasst werden.

4.1.2.4 Testung von Persönlichkeitsmerkmalen Der AN stellt geschützte Tests zur Erfassung folgender Persönlichkeitsmerkmale bereit:

• Gewissenhaftigkeit • Belastbarkeit / Emotionale Stabilität • Offenheit • ggf Leistungsmotivation Gewissenhaftigkeit

Die ersten drei Persönlichkeitsmerkmale könnten im Rahmen einer gängigen Big Five-Testung erhoben werden und besäßen den Vorteil, auch die Aspekte der Extraversion sowie der sozialen Verträglichkeit mit abzutesten. Die Item-Formulierungen müssen nachweislich für lebensjüngere Bewerbende geeignet sein (insbesondere in Hinblick auf deren Verständlichkeit).

Bezüglich der Erfassung der Leistungsmotivation wäre ein altersadäquater Kurztest wünschenswert, sofern vorhanden. Hier sollte die Item-Formulierung möglichst nicht zu „wirtschaftsnah“ („Meetings“, „Projekte“ etc.) ausfallen, um eine durchgängige Verständlichkeit aller Items vor dem Hintergrund der lebensjüngeren Bewerbenden gewährleisten zu können.

4.1.2.5 Testung zollspezifischer Kenntnisse (Wissenstest) Der AN stellt einen Wissenstest zur Prüfung kundenspezifischer Inhalte zur Verfügung. Hierbei sollen die Teilnehmenden ihr Wissen über die Struktur und die Aufgaben der Zollverwaltung nachweisen, bspw. mithilfe von Auswahlfeldern aus einer Auswahl richtiger und falscher Antworten. Zum erfolgreichen Bestehen muss eine Mindestanzahl richtiger Antworten ausgewählt werden. Der AN macht entsprechende Vorschläge für eine geeignete Umsetzung eines Multiple-Choice-Tests. Die kundenspezifischen Inhalte werden seitens der ZV zugeliefert.

4.1.2.6 Testprozess Der AN wird von der ZV bei der Übermittlung der Informationen der zu prüfenden Bewerbenden auch über ein Enddatum (Frist) informiert, bis zu dem die Testvorgänge alle abgeschlossen sein müssen.

Bei der Testdurchführung müssen vom AN Maßnahmen gegen die Verfälschung der Testergebnisse angewendet werden (Siehe Kapitel 4.1.2.10). Das Ziel dieser Maßnahmen muss

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es sein, möglichst unverfälschte Testergebnisse zu bekommen, die mit einer schriftlichen Testdurchführung vor Ort vergleichbar sind.

Den Bewerbenden muss in der Anwendung immer die noch verbleibende Zeit angezeigt werden, die sie für den Abschluss des Tests sowie jedes einzelnen Testitems haben. Beim Erreichen von einer bestimmten Gesamtrestzeit muss zusätzlich noch ein systemseitiger Hinweis die Bewerbenden über die Gesamtrestzeit informieren (z. B. noch 1h verbleibend). Sobald die Zeit abgelaufen ist, muss der Test automatisch vom System abgebrochen werden und es darf für die Bewerbenden nicht mehr möglich sein, weitere Eingaben vorzunehmen oder Änderungen durchzuführen. Die Zeit, die die Bewerbenden für einen Test zur Verfügung haben, muss vom AG festgelegt werden können (direkte Anpassung innerhalb der Anwendung oder Abstimmung mit AN). Der Test ist von den Teilnehmenden nach Beginn innerhalb eines Tages am Stück zu absolvieren. Eine pausierbare Aufteilung der Gesamttestleistung auf mehrere Zeitabschnitte eines Tages bzw. über mehrere Tage hinweg ist nicht zulässig.

Die heute üblichen Qualitätsanforderungen an Auswahltests wie Objektivität, Reliabilität, Validität und Normierung müssen erfüllt werden (Siehe Kapitel 4.1.2.1). Hierbei ist vom AN über die gesamte Vertragslaufzeit explizit darauf zu achten, dass die Testinhalte dem aktuellen wissenschaftlichen Standard entsprechen. Zusätzlich muss der AN Maßnahmen gegen die Testabnutzung anwenden (z. B. mit einem Item-Pool).

Nach dem Abschluss der Testdurchführung müssen die Bewerbenden innerhalb der Anwendung über den Abschluss des Tests informiert werden, es darf ihnen aber nicht bereits das Ergebnis angezeigt werden. Über das Bestehen oder Nichtbestehen werden die Bewerbenden erst durch einen offiziellen Bescheid der ZV informiert.

Die Testergebnisse müssen nach der Testdurchführung automatisch vom AN ausgewertet werden. Dies muss unter Einbeziehung einer geeigneten und aussagekräftigen Normstichprobe (Berücksichtigung von Alter und Bildungsstand) durchgeführt werden. Die Normstichprobe muss initial auf anderen Daten des AN basieren und dann auf den Daten der durchgeführten Testverfahren. Die Normstichprobe muss über die Vertragslaufzeit vom AN ohne Aufforderung des AG regelmäßig (nach jeder Testphase) aktualisiert werden.

4.1.2.7 Testitems und -sets Der AN muss eine Bibliothek der Testelemente bereitstellen. Diese muss wissenschaftlich erprobte Testitems (Testelemente) enthalten. Diese Elemente müssen vom AN nach jeder Testphase ohne Aufforderung des AG geprüft und aktualisiert werden, um ggf. neue wissenschaftliche Erkenntnissen zu berücksichtigen.

Für die seitens des AN erstellten Testverfahren muss ein Itempool vorhanden sein, aus dem zufällig bei der Testdurchführung Elemente ausgewählt werden. Die Zusammenstellung und

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Aktualisierung der Itempools je Testverfahren liegt über die gesamte Vertragslaufzeit in der Verantwortung des AN. Innerhalb einer Testphase dürfen die Testelemente nicht angepasst oder ausgetauscht werden. Der kundenspezifische Test ist - wie vorgenannt - inhaltlich mit dem AG abzustimmen.

Die von den Bewerberbenden durchzuführenden Tests bestehen alle immer aus einem Persönlichkeitstest und einem kognitiven Leistungstest. Persönlichkeitstests bestehen aus Standardelementen und kognitive Leistungstests bestehen aus zufällig ausgewählten Elementen (Niveautestkomponenten und Speedtestkomponenten) aus einem Itempool.

4.1.2.8 Teststatistiken Die User der ZV müssen weitere Details zu den Testergebnissen einzelner Bewerbender prüfen können, die über die rein zurückgelieferten Testergebnisse hinausgehen. Diese Teststatistiken müssen jederzeit „on demand“ für die ZV einsehbar bzw. abrufbar sein (bspw. über ein Portal etc.).

Mindestens sind dort Statistiken zu diesen Daten anzuzeigen:

• Alter und Geschlecht der Bewerbenden • Erreichte Punktzahlen • Einstellungstermin • Modul

Darüber hinaus müssen dort Bewerbende übergreifende Statistiken verfügbar sein. Mindestens sind dort Statistiken zu diesen Daten anzuzeigen:

• Anzahl der Teilnehmenden • Erfolgsquote pro Test-Item (Bei kognitiven Leistungstests)

4.1.2.9 Benutzendenverwaltung und Authentifizierung Die Rollenvergabe für interne User der ZV muss entweder für Keyuser der ZV selbst innerhalb einer Benutzendenverwaltung der Anwendung möglich sein oder vom AN auf Anfrage des AG zeitnah durchgeführt werden (innerhalb einer Kalenderwoche ab Meldung).

Die ZV übermittelt pro zu testender/m Bewerbender/n die folgenden Daten an den AN:

• Eindeutige ID • E-Mail-Adresse • Nachname / Vorname

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Der AN ist anschließend für die Kontaktierung der Bewerbenden verantwortlich. Vor Beginn des IT-Auswahlverfahrens erfolgt die Authentifizierung mit Hilfe eines gültigen Lichtbildausweises, der nach Aufforderung vorzuzeigen ist. Bewerbende, die für eine Teilnahme am IT-gestützten Auswahlverfahren zugelassen werden, erhalten einen Zugangscode, der genau für eine einmalige Test-Durchführung gültig ist. Das reine Versenden eines Einladungslinks per Mail ist nicht ausreichend. Der Test ist von den Teilnehmenden nach Beginn innerhalb eines Tages am Stück und innerhalb der vorgegebenen Gesamtzeit zu absolvieren. Eine pausierbare Aufteilung der Gesamttestleistung auf mehrere Zeitabschnitte eines Tages bzw. über mehrere Tage hinweg ist nicht vorzusehen.

4.1.2.10 Proctoring Das IT-gestützte Auswahlverfahren soll innerhalb des Einstellungsprozesses des AG nicht bloß den Zweck einer Vorauswahl erfüllen, d.h. nicht allein die Bewerbungsgruppe um ggf. Nichtgeeignete reduzieren. Stattdessen stellt der digitale Auswahltest einen vollständigen Ersatz des bisherigen Paper-Pencil-Tests dar und qualifiziert über die hierbei konkret erreichte Punktzahl einerseits unmittelbar für die anschließende zweite Phase, den mündlichen Teil des Auswahlverfahrens. Andererseits fließt die erreichte Punktzahl anteilsmäßig auch in das spätere Gesamtauswahlergebnis mit ein.

Eine schriftliche oder IT-gestützte Nachtestung der Bewerbenden zur etwaigen Verifizierung der elektronischen Testergebnisse vor Ort in den Räumlichkeiten der ZV ist nicht vorgesehen. Damit kommt dem künftigen IT-gestützten Auswahlverfahren die Funktion einer unmittelbaren Zugangsschwelle für das weitere Bewerbungsverfahren um eine Einstellung in den verbeamteten öffentlichen Dienst zu. Anders als ein privatrechtliches Unternehmen, dass in der Einstellungsentscheidung vergleichsweise freier agieren kann (und z. B. eine/n nachträglich überzeugende/n Bewerbende/n trotz eines schwachen digitalen Testabschneidens einzustellen vermag), ist der AG bzw. die ZV als öffentlicher Arbeitgeber aufgrund des verfassungsrechtlichen Anspruchs auf einen freien Zugang zum öffentlichen Amt gem. Art 33 Abs. 2 GG dem stärker formalisierten Grundsatz der sog. Bestenauslese nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung i.S.v. § 9 BBG unterworfen. Das bedeutet, dass das Ergebnis des IT-gestützten Auswahltests bereits Teil der Bestenauslese ist und damit unmittelbare Wirkung hinsichtlich des Zugangs zum öffentlichen Amt entfaltet. Dies gilt umso mehr, als die Gruppe an erfolgreichen Absolvierenden des elektronischen Auswahlverfahrens i.d.R. deutlich größer sein wird, als die Gruppe der am mündlichen Auswahlverfahren Teilnehmenden, der unter Berücksichtigung der organisatorischen Grenzen eine Einladung zukommen kann. Damit ist die Teilnehmergruppe aus dem IT-gestützten Verfahren nicht deckungsgleich mit der mündlichen Teilnehmergruppe, d.h. dem Ergebnis des elektronischen Auswahlverfahrens kommt unmittelbare begrenzende Wirkung zu.

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Aus den vorgenannten Gründen ist es zwingend erforderlich, dass die Identität der Testteilnehmenden bestätigt und das erreichte Testergebnis tatsächlich der nämlichen Person zugeordnet werden kann. Insbesondere auch der Betrugsanreiz soll durch zulässige, geeignete Maßnahmen (Proctoring) herabgesenkt werden, so dass im Ergebnis eine möglichst vergleichbare Situation geschaffen wird, wie in einer Anwesenheitsprüfung. Der AN stellt neben der Authentifizierung der Teilnehmenden mindestens die folgenden Proctoringmaßnahmen zur Verfügung:

• Eigenleistungserklärung • Variation der Testanordnungen • Permutierende Testinhalte • Browserbasierte Beaufsichtigung bei heimischer Testteilnahme

Zwingende Voraussetzung für den Einsatz der Proctoringmaßnahmen ist, dass diese den datenschutzrechtlichen Anforderungen an einen öffentlichen Arbeitsgeber erfüllen. Hierzu stellt der AN sicher, dass sämtliche angebotenen Maßnahmen den Voraussetzungen der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) entsprechen. Hierbei darf die DSGVO-Konformität nicht allein dadurch erreicht werden, dass die Testteilnehmenden eine Einwilligungserklärung abgeben, sondern sie muss bereits dem Grunde nach gegeben sein.

Alle für das Proctoring erforderlichen Daten sind DSGVO-konform auf Servern in Deutschland oder der EU (zwischen) zu speichern, ausschließlich zweckgebunden zu verwenden und nach möglichst kurzem Zeitraum wieder zu löschen. Daten, die zum Nachweis einer Täuschungshandlung (und mithin zum Ausschluss aus dem Verfahren) erforderlich sind, sind dem AG seitens des AN in geeigneter Weise zur abschließenden Bewertung zugänglich zu machen (s.u.).

Für die Maßnahme „Authentifizierung“ gilt, dass eine Speicherung der in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten nicht über eine technisch notwendige Zwischenspeicherung hinaus geht. Personenbezogene Daten aus der Zwischenspeicherung sind unverzüglich zu löschen. Audiovisuelle Maßnahmen sind so einzurichten, dass der Persönlichkeitsschutz und die Privatsphäre der Betroffenen nicht mehr als zu den berechtigten Kontrollzwecken erforderlich eingeschränkt werden. Grundsätzlich sind bei der zufallsbasierten, persönlichen und stichprobenweisen Beaufsichtigung - mit Ausnahme einer technisch erforderlichen Zwischenspeicherung - keine Daten dauerhaft zu speichern, zwischengespeicherte Daten sind nach Abschluss des Tests zu löschen. Allenfalls bei dem konkreten Verdacht des Vorliegens eines Täuschungsversuchs, einer tatsächlichen Täuschungshandlung oder einer Störung im Testablauf kann es erforderlich sein, dass die Aufsichtsführenden ausschließlich im Rahmen der Nachweiserhebung geeignete Daten speichern. Eine biometrische KI-basierte Datenerfassung ist in sämtlichen Fällen unzulässig.

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Die DSGVO enthält im Grundsatz ein Verbot von automatisierten Einzelentscheidungen. Hiernach darf zu einer Person keine Entscheidung getroffen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und die der Person gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Im Falle einer vermuteten Täuschungsverdachtshandlung ist diese durch die Aufsichtsperson in geeigneter Weise zu dokumentierten (soweit die Feststellungen nicht nachträglich anhand einer Aufzeichnung gemacht werden) und die festgehaltene Dokumentation wird dem AG bzw. der ZV seitens des AN in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt. Die tatsächliche Entscheidung über einen möglichen Ausschluss von Bewerbenden aus dem Auswahlverfahren obliegt der ZV nach Auswertung der vom AN zur Verfügung gestellten dokumentierten Nachweise, sie darf weder durch den AN noch vollautomatisiert (z. B. KI-gestützt) durch das Testsystem getroffen werden. Hierbei müssen die seitens des AN zur Verfügung gestellten Informationen hinreichend Aufschluss über die (vermutete) Täuschungshandlung geben und so detailliert und nachvollziehbar sein, dass ein möglicher Vorwurf rechtmäßig („gerichtsfest“) durch die ZV begründet und nachgewiesen werden kann.

Dasselbe gilt grundsätzlich auch für nicht erfolgreiche Testergebnisse, denen keine Täuschung zugrunde liegt. Diese werden durch den AN ebenfalls vollständig und umfassend zur Verfügung gestellt. Die tatsächliche Entscheidung über ein Nichtbestehen des Auswahlverfahrens trifft die ZV auf Grundlage der zur Verfügung gestellten Ergebnisdokumentation. Für den Fall eines Rechtstreits muss der AN sämtliche Informationen zu den individuell erreichten Testergebnissen von Teilnehmenden zur Verfügung stellen, die der ZV eine hinreichend konkrete, fundierte und rechtmäßige („gerichtsfeste“) Entscheidung über ein mögliches Nichtbestehen des Auswahlverfahrens ermöglichen. Hierbei muss deutlich werden, welche konkreten „Fehler“ die Testteilnehmenden gemacht haben bzw. weshalb die erforderlichen Punktzahlen nicht erreicht wurden, um dies ggf. gegenüber den Bewerbenden bzw. gegenüber einem Gericht umfassend darlegen zu können. Auf den Beschluss des Oberverwaltungsgerichts für das Land Nordrhein-Westfalen vom 25. April 2017 (6 B 480/17) sowie den Beschluss des Sächsischen Oberverwaltungsgerichts vom 22. November 2021 (2 B 378/21) wird in diesem Zusammenhang verwiesen.

4.1.2.10.1 Eigenleistungserklärung Die Erklärung der eigenständigen Testteilnahme ohne unerlaubte Hilfsmittel bzw. Hilfspersonen ist vor Testbeginn abzugeben (bspw. als zwingende Opt-in Bestätigung, um den Online-Test vollständig bearbeiten zu können).

4.1.2.10.2 Permutierende Testinhalte Einsatz paralleler Testversionen (z. B. durch Randomisierung der Itemreihenfolge, Randomisierung der Distraktorenreihenfolge, Farbgestaltung, etc.), um die Gefahr von Manipulationen zu minimieren, insbesondere wenn Teilnehmende eine vermeintliche

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“Lösungsliste” für die Testinhalte besitzt, so dass eine solche ggf. nicht zu den gestellten Aufgaben passt.

4.1.2.10.3 Browserbasierte Beaufsichtigung a) Heimische Testteilnahme (d.h. im privaten Umfeld der Bewerbenden)

Die Testumgebung stellt mit DSGVO-konformen Maßnahmen eine Verhinderung technischer Manipulationen bzw. die weitestgehende Verhinderung der Nutzung unerlaubter digitaler Hilfsmittel grundsätzlich sicher. Eine zeitweise (nicht dauerhafte) browserbasierte persönliche (d.h. nicht KI-basierte) Beaufsichtigung (z. B. mit Video, Audio und Screensharing) soll stichprobenweise und zufallsbasiert erfolgen (mind. 10% der Gesamttestungen gleichmäßig auf alle abgerufenen Tests verteilt). Die Beaufsichtigungsmaßnahme kann alternativ auch anlassbasiert erfolgen, sofern der konkrete Verdacht einer aktiven Täuschungshandlung vorliegt (bspw. falls das Öffnen mehrerer Browsertabs, von Hilfsprogrammen o. Ä. zuverlässig erkannt werden kann). Die browserbasierte Beaufsichtigung soll ohne die Installation von (Dritt)Software auf dem Rechner von Teilnehmenden erfolgen. Sofern die vorgenannten Funktionen nicht unmittelbar DSGVO-konform durch den AN umgesetzt werden können, ist durch diesen stattdessen eine in der Wirkweise vergleichbare (datenschutz)rechtlich zulässige Alternativlösung darzustellen.

b) Testteilnahme in Räumlichkeiten der Zollverwaltung

Auch die browserbasierte Testteilnahme auf Laptops bzw. Desktop-Computern der Zollverwaltung in zolleigenen Räumlichkeiten muss als Option zur Verfügung stehen. In diesen Fällen wird die persönliche Aufsicht durch Personal der Zollverwaltung gewährleistet, so dass es mithin keiner technischen bzw. ferntechnischen audio-visuellen browserbasierten Beaufsichtigung bedarf. Aus diesem Grund ist eine Testvariante ohne die Anforderungen aus 4.1.2.10.3 a) vorzusehen. Auch einer technischen Lösung für die Authentifizierung der Teilnehmenden Bedarf es in dieser Variante nicht, da die Bewerbenden ihre Identität vor Ort mittels eines Personalausweises oder Reisepasses ggü. den aufsichtführenden Bediensteten nachweisen können.

4.1.2.11 Anzeige Für die Bewerbenden darf es bei der Testdurchführung keinen visuellen Bruch im Vergleich zu der Website der ZV geben. Die Testdurchführung sollte optisch eine Erweiterung der Zoll Website sein.

Auf der für die Bewerbenden bei der Testdurchführung angezeigten Startseite muss ein vom AN individuell festlegbarer Text angezeigt werden (z. B. Willkommen beim Bewerbungsverfahren der Zollverwaltung…“). Der AG wird dem AN nach der Vergabe die Details dazu zur Verfügung stellen. Die Umsetzung innerhalb der Anwendung ist eine Aufgabe

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des AN. Grundsätzlich muss der AN die Startseite für die Bewerbenden basierend auf den Wünschen des AG „gestalten“ können (Anpassung von Farben, Texten und Anordnung der Elemente).

Die Bewerbenden müssen vor der Testdurchführung darauf hingewiesen werden, dass der Test auf einem entsprechend ausgestattetem Desktop-PC oder Notebook durchgeführt werden sollte und die ZV von der Durchführung auf einem mobilen Endgerät mit kleinerer Bildschirmgröße abrät. Darüber hinaus müssen sämtliche notwendigen Informationen zur Testdurchführung (inkl. Hinweise und Kontaktdaten bei technisch bedingten Abbrüchen des Verfahrens, Proctoringmaßnahmen, Täuschungsmaßnahmen, etc.) vorab zur Verfügung gestellt und durch die Bewerbenden nachweisbar aktiv als gelesen und verstanden bestätigt werden.

4.1.2.12 Daten Die Unveränderbarkeit der Testergebnisse nach Abschluss des Tests hat für den AN die höchste Priorität. Aus diesem Grund darf es für alle User unmöglich sein, diese Daten nachträglich zu ändern. Bewerbende erhalten nachträglich keinen Zugriff / keine Einsicht auf den Test.

Die Testergebnisse müssen dem AG in einer .csv Datei zur Verfügung gestellt werden (siehe Kapitel 3.9).

4.1.2.13 Verfügbarkeit und Performance Anforderungen an die Verfügbarkeit und Performance sind im Leistungsverzeichnis zu finden.

4.2 Zielsetzung

Zur Steigerung der Güte und Effizienz des AWV soll eine IT-Lösung für den schriftlichen Teil eingeführt werden. Der AG strebt hierbei die Digitalisierung des bisherigen Testverfahrens sowie eine vollständige Übertragung der eignungsdiagnostischen Durchführung auf den Anbieter des Systems an. Dies bedeutet, der AN stellt nicht nur das IT-System zur Durchführung des Tests zur Verfügung, sondern auch die Testinhalte (primär Leistungs- und Persönlichkeitstests). Der Testanbietende gewährleistet dabei Vorkehrungen gegen eine vorschnelle Testabnutzung (bspw. durch Einsatz eines Item-Pools), insbesondere da eine heimische Testung der Bewerbenden vorgesehen werden soll. Die automatisierte Auswertung der Testergebnisse erfolgt seitens des AN unter Einbeziehung einer geeigneten und aussagekräftigen Normstichprobe (bspw. Berücksichtigung von Alter oder Bildungsstand). Letztere wird zum Zeitpunkt der Produktivsetzung durch den AN zur Verfügung gestellt; im Zuge der ersten AWV der ZV generiert der AN aus den hierbei gesammelten Daten eine ZV-

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eigene Normstichprobe. Eine ggf. anderweitige Verwendung dieser zollspezifischen Normstichprobe bedarf der zukünftigen Abstimmung mit dem AG. Die Pflege und regelmäßige Aktualisierung dieser eigenen Stichprobe obliegt ebenfalls dem AN. Die GZD nimmt die vorgesehenen Testkomponenten im Sinne einer Qualitätssicherung ab.

Der Einsatz der IT-Lösung soll im Standard eine Bearbeitung des AWV am heimischen Computer der Bewerbenden ermöglichen, um den hohen organisatorischen Aufwand einer Präsenztestung in den Räumlichkeiten der ZV bzw. in von diesen kostenpflichtig angemieteten Räumlichkeiten künftig zu vermeiden und das Verfahren hierdurch effizienter zu gestalten. Ungeachtet dessen muss jedoch auch die Möglichkeit vorgesehen werden, eine Testdurchführung in den Räumlichkeiten der ZV auf zolleigener Hardware unter Aufsicht durch Zollbedienstete zu gewährleisten, um Fallkonstellationen abzudecken, in denen eine heimische Testung ausscheidet (z. B. bei nicht vorhandener geeigneter privater Hardwareausstattung [lediglich ein Smartphone vorhanden, o. Ä.], ungeeigneter privater Räumlichkeiten, aus behinderungsbedingten Gründen, etc.). Kernziel der angestrebten IT- Lösung ist der Ersatz des papiergebundenen schriftlichen Teils des AWV (Stufe 2) durch ein geeignetes elektronisches Verfahren. Lediglich in Ausnahmefällen (z. B. bei Barrieren für Menschen mit Behinderung) soll der Test unter Gewährleistung der Vergleichbarkeit auch manuell erfolgen können. Die Ergebnisse des IT-Testverfahrens sollen in das durch die ZV genutzte SAP-basierte Personalverwaltungssystem (PVS) der Bundesfinanzverwaltung, insbesondere in dessen Teilkomponente SAP E-Recruiting (nachfolgend E-Rec), transportiert werden können. Das Verfahren soll künftig für die Einstellung der Nachwuchskräfte des mittleren und gehobenen Zolldienstes sowie die Nachwuchskräfte VIT des gehobenen Dienstes verwendet werden, für die jeweils ein individueller Test erforderlich ist.

4.3 Ablaufplanung

Die Auswahlverfahren sollen mit der in dieser Ausschreibung ausgewählten Anwendung so zeitnah wie möglich in der Praxis der ZV abgewickelt werden können. Die Einführung der neuen Testverfahren wird zur Gewährleistung einer möglichst reibungslosen Anpassung der Auswahlverfahren in der ZV aufgeteilt auf die folgenden drei Phasen vorgesehen:

• Vorlaufphase • Pilotphase • Vollständiger Wirkbetrieb

4.3.1 Vorlaufphase

Die Vorlaufphase dient insbesondere der gemeinsamen inhaltlichen (bspw. kundenspezifische Testinhalte, vgl. Kapitel 4.4, 4.1.2.7 oder 4.5.1 [nicht abschließend]), organisatorischen und

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technischen Abstimmung und Validierung der vorgesehenen Auswahltests zwischen AN, AG und der ZV inkl. der Planung und Vorbereitung des späteren Wirkbetriebs. Als Ergebnis der Vorlaufphase muss bereits der normale, in der Leistungsbeschreibung definierte Zielprozess durchgeführt werden können (vom Export der Benutzendendaten aus dem Personalverwaltungssystem der ZV bis zum Upload der Testergebnisse in das Ausgangssystem). Die ZV kann hierbei in dem Umfang auf das IT-AWV zugreifen, wie dies auch im späteren Wirkbetrieb vorgesehen ist. Ein Einsatz mit echten Bewerbenden ist in dieser Phase noch nicht vorgesehen.

4.3.2 Pilotphase

Vor der finalen Umstellung sämtlicher Testverfahren der ZV auf die neue Anwendung muss (unter Berücksichtigung des tatsächlichen Stands der laufenden Auswahlverfahren) zuvor eine Pilotphase im „Echtbetrieb“ im Anschluss an die Vorlaufphase durchgeführt werden. In dieser Pilotphase sollen die Testverfahren zunächst nur bei einzelnen (Pilot-)Behörden auf die neue Anwendung umgestellt werden, um ggf. letzte, vereinzelt auftretende Probleme noch rechtzeitig vor der o.g. Gesamtumstellung der Testverfahren identifizieren und beheben lassen zu können. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt bereits ein verbindlicher Einsatz der Auswahltests mit echten Bewerbenden im Rahmen der Auswahlverfahren der ZV bei den (Pilot-)Behörden. Diese Testverfahren werden entsprechend den Angaben im Kapitel 5 abgerechnet.

4.3.3 Wirkbetrieb

Nach einem erfolgreichen Durchlaufen der Vorlauf- und der Pilotphase soll der Ausschreibungsgegenstand in der ZV flächendeckend im Wirkbetrieb für die vorgesehenen Einstellungsprozesse zum Einsatz kommen. Die Abrechnung der Testverfahren erfolgt auch hier gemäß den Angaben in Kapitel 5.

4.4 Testverfahren und -phasen

Es müssen drei verschiedene Testbatterien in der Anwendung für die drei unterschiedlichen Testverfahren (mittlerer und gehobener Dienst Zoll sowie gehobener Dienst VIT, vgl. 4.2) umgesetzt und verwaltet werden. Auf die drei Testverfahren verteilt gibt es fünf Testphasen. Bis zu den in der folgenden Tabelle genannten Bewerbungsfristen der fünf Testphasen können bei der ZV Bewerbungen für die jeweilige Testphase eingehen. Anschließend werden die Bewerbungen ausgewertet und entschieden, welche Bewerbenden am weiteren Verfahren teilnehmen dürfen. Für diesen Prozess ist im Durchschnitt mit ca. zwei Wochen zu rechnen. Mit der Testdurchführung der Bewerbenden in der Anwendung ist daher in den jeweils folgenden zwei Monaten zu rechnen. Es kann aber immer auch sein, dass Tests außerhalb dieser Zeitspanne durchgeführt werden. Die Anwendung muss daher unabhängig von den

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Angaben der folgenden Tabelle durchgängig verfügbar sein. Die Angaben dienen dem AN lediglich zur groben Orientierung bzgl. der Menge an Testdurchführungen.

Tabelle 4: Testverfahren

4.5 Anforderungen an angrenzende Dienstleistungen

4.5.1 Paper-Pencil-Tests

Neben der Testdurchführung innerhalb einer Webanwendung muss auch ein von den Anforderungen vergleichbarer Paper-Pencil-Tests möglich sein. Das Ziel dieser Tests ist es, die Möglichkeit eines manuellen Nachteilsausgleichs bei der Testdurchführung für Menschen mit Beeinträchtigung sicherzustellen.

Die Testinhalte müssen vergleichbar sein (inhaltsadäquat) aber nicht inhaltsgleich (Gleiche Leistungsabgleich). Diese Tests werden in den Räumlichkeiten der ZV unter Beaufsichtigung eines Mitarbeitenden des AG (persönliche Abnahme) durchgeführt.

Die Aufgabe des AN ist es, vor der Testdurchführung die Testinhalte dem AG digital zur Verfügung zu stellen. Der AN muss dem AG jeweils eine geeignete Bewertungsmöglichkeit für die Testergebnisse der Paper-Pencil-Tests zur Verfügung stellen. Dies kann ggf. auch durch eine praktische Auswertung seitens des AG erfolgen, sofern der AG zuvor vom AN mit einer passenden Lösungsskizze (Bewertungsskizze) ausgestattet wurde.

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4.5.2 Projektorganisation und -betreuung

Der AN benennt einen Projektleitung und ggf. weitere Ansprechpersonen für das Projektmanagement. Die Projektleitung muss über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Projektleitung im IT-Umfeld sowie ein Zertifikat im Projektmanagement verfügen. Für die vorgesehene Projektleitung ist ein Beschäftigtenprofil einzureichen. Mindestens sind hier die grundsätzlichen Informationen zu der Person, der berufliche Werdegang und ausgewählte (vergleichbare) Referenzprojekte anzugeben.

Es muss sichergestellt sein, dass der AN innerhalb der Arbeitszeiten des AGs (Montag bis Freitag, 08:00-17:00 Uhr exkl. bundesweiter gesetzlicher Feiertage) grundsätzlich erreichbar ist.

4.5.3 Betriebsaufgaben

Der AN ist für den vollständigen Betrieb der Anwendung und allen daraus resultierenden Aufgaben verantwortlich. Die für den Betrieb beim AN anfallenden Kosten werden nicht separat abgerechnet.

Der AN muss die Systemleistung und Verfügbarkeit der Anwendung kontinuierlich proaktiv überwachen und auf Last- und Performance-Verhalten prüfen (Analyse der Anwendungsleistung, Identifizierung von Engpässen und Erstellung von regelmäßigen Performance Berichten). Hierfür muss ein vom AN ausgewähltes Monitoring-Tool verwendet werden, das Probleme in Echtzeit erkennt und meldet. Bei großen unerwarteten Veränderungen muss der AN den AG darüber zeitnah informieren.

Bei allen in der Vertragslaufzeit durchgeführten Deployments neuer Anwendungsversionen muss vom AN durch umfangreiche Tests sichergestellt werden, dass alle als Leistung dieser Ausschreibung geforderten Funktionalitäten weiterhin verfügbar sind und problemlos von den Usern verwendet werden können. Der AN muss den AG und alle potenziell betroffenen Bewerbenden über anstehende Downtimes informieren.

4.5.3.1 Support Für die Bewerbenden und die fachlichen Ansprechpartner des AG muss eine Support Anlaufstelle vom AN per E-Mail-Adresse verfügbar sein.

Der AN muss eine Reaktionszeit für eine erste qualifizierte Antwort, die eine Einschätzung des Vorfalls und einen Zeitplan für die Bearbeitung der Anfrage enthält, von 1 Stunde ab der Störungsanzeige gewährleisten (Innerhalb der Servicezeiten, diese sind Montag bis Freitag, 08:00-17:00 Uhr exkl. bundesweiter gesetzlicher Feiertage). Liegt dieser Zeitpunkt außerhalb

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der Arbeitszeiten des AGs, dann muss der AN eine erste qualifizierte Antwort innerhalb der ersten Stunde der Servicezeiten des darauffolgenden Werktags liefern.

Incidents sind in diese 3 Störungsklassen einzuordnen:

• Betriebsverhindernde Störung (Fehlen von Leistungsmerkmalen, welche die Verwendung des Produktes gravierend einschränken. Die Verwendung wird unter Umständen sogar verhindert) • Betriebsbehindernde Störung (Fehlen von Leistungsmerkmalen, welche die Verwendung des Produktes stark einschränken) • Leichte Störung (Fehlen von Leistungsmerkmalen, welche die Verwendung des Produktes einschränken)

Störungen müssen abhängig von ihrer Priorität innerhalb der folgenden Zeiten behoben werden:

• Störung Priorität 1 (betriebsverhindernd) = 8 h • Störung Priorität 2 (betriebsbehindernd) = 12 h • Störung Priorität 3 (leichte Störung) = 5 Arbeitstage

Die Störungsklassen (betriebsverhindernd, betriebsbehindernd, leichte Störung) sind analog zu den Mangelklassen in den EVB IT AGB definiert. Als Startpunkt für diese Zeitspanne gilt der Eingang der Meldung beim AN über das Ticketsystem.

4.5.3.2 Backup und Restore Der AN muss die Anwendung mit allen Inhalten sichern (Backup) und wieder einspielen können (Restore). Der AN muss eine regelmäßige Datensicherung durchführen und sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

4.5.3.3 Reporting Der AN muss die Einhaltung der Anforderungen aus Kapitel 4.1.2.13 kontinuierlich messen und dokumentieren.

Der AN hat alle relevanten Informationen (z. B. Performance Berichte) elektronisch zu dokumentieren und unaufgefordert, ggf. auf zusätzliche Aufforderung, bereitzustellen (Der AG kann jederzeit aktuelle Reports einfordern). Auf manuelle Auswertungen basierende Reports müssen mit gängigen und üblichen Werkzeugen des AG (z. B. Microsoft Office Software, PDF-Viewer) verarbeitet werden können.

Der AN muss dem AG quartalsweise Reports bezüglich der SLAs übergeben. Die mindestens benötigten Inhalte sind:

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• SLA-Verletzungen (Report über alle SLA Verletzungen, die nicht innerhalb des vom AG definierten SLA erledigt wurden, inkl. Begründung) • Incident-Report (Liste der aktuellen Incidents; Gelöst, in Bearbeitung & Bearbeitungszeit)

Die wesentlichen Kennzahlen sind verständlich auf einen Blick mit Grafiken/Bildern darzustellen (Im Sinne eines Dashboards).

4.5.3.4 Schulungen Vom AN muss eine Schulung zu den relevanten Funktionen der Anwendung, als für den AG optional abrufbares Leistungspaket angeboten werden. Die Details der Schulung sind:

Tabelle 5: Schulungsdetails

4.5.3.5 Dokumentation Der AN muss dem AG vor dem Beginn der Anlaufphase ein Benutzendenhandbuch mit Erklärungen und Anleitungen für die relevanten Funktionen der Anwendung in deutscher Sprache zur Verfügung stellen. Ebenfalls muss den Bewerbenden bei der Terminabstimmung

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eine Anleitung zur Testdurchführung zur Verfügung gestellt werden (z. B. über eine Downloadoption auf der Website der Anwendung). Innerhalb der Anwendung muss ein FAQ verfügbar sein, das Anleitungen für den Umgang mit regelmäßig auftretenden Problemen enthält. Das Ziel muss es sein, durch selbsterklärende Anleitungen und Informationen die Menge an Supportanfragen zu minimieren.

4.6 Allgemeine Anforderungen an das eingesetzte Personal

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Leistungserbringung ausschließlich durch ausreichend qualifiziertes Personal durchführen zu lassen.

Um die Erbringung der Unterstützungsleistungen durch das angegebene Personal sicherzustellen, müssen alle zur Leistungserbringung eingeplanten bzw. eingesetzten Personen losunabhängig mindestens die folgenden allgemeinen Anforderungen erfüllen:

• Das seitens des Auftragnehmers eingeplante Personal muss, in entsprechender Personenzahl und Verteilung der Anforderungen, die Fähigkeiten für die aufgeführten Aufgaben besitzen.
• Die Bereitschaft zur Teilnahme an Projektsitzungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer bzw. mit Kunden des ITZBund am Sitz des Auftraggebers bzw. des jeweiligen Kunden des ITZBund muss gegeben sein. Eine grundsätzliche Bereitschaft zu Reisen muss daher gewährleistet sein.
• Hilfsbereitschaft und eine klare Bereitschaft zur Kooperation mit dem Auftraggeber sowie ein methodisches Vorgehen werden vorausgesetzt.
• Hinsichtlich des seitens des Auftragnehmers eingeplanten Personals wird die Bereitschaft zur Verpflichtung gemäß Verpflichtungsgesetz vorausgesetzt.
• Hinsichtlich des seitens des Auftragnehmers eingeplanten Personals wird die Bereitschaft zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis gemäß § 53 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vorausgesetzt.
• Vom eingesetzten Personal wird zudem eine proaktive und eigenständige Arbeitsweise im Rahmen der mit dem Einzelabruf beauftragen Aufgabenstellungen erwartet sowie,
• gute Argumentations- und Konfliktfähigkeit bei dem gesamten durch den Dienstleister eingesetzten Personal und
• selbständige Einarbeitung in die unterschiedlichen Projekt- und Verfahrensstrukturen

Konkrete Anforderungen, Erfahrungen, besondere Kenntnisse sowie technisches Know-how ergeben sich aus den „fachlichen Anforderungen an das Personal“ entsprechend dem nachfolgenden Kapitel.

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4.7 Fachliche Anforderung an die einzusetzenden Fachkräfte

(Qualifikationsprofile)

Die Qualität der Leistungserbringung hängt im Wesentlichen von der Qualifikation und Erfahrung der mit der Ausführung des Auftrages betrauten Personals (technische Fachkräfte) des Auftragnehmers ab. Das ITZBund benötigt die im Folgenden beschriebenen Qualifikationsprofile für die vorgesehenen Unterstützungsdienstleistungen und Aufgaben je Fachlos.

Der AN hat die Dienstleistungen ausschließlich mit qualifiziertem Fachpersonal zu erfüllen, dabei müssen die berufliche Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals mindestens den nachfolgenden Anforderungen entsprechen.

4.7.1 Rollen

4.7.1.1 Projektleitende/r Die geforderte Ausprägung der folgenden Berufs- und Projekterfahrung, der praktischen Erfahrung sowie der praktischen Kenntnisse in Tools und Technologien werden für die Fachpersonal entsprechend dem Bedarf des Einzelauftrages mit dem jeweiligen Einzelabruf konkretisiert.

Die Fachkraft „Projektleitende/r “ muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

a) Berufs- und Projekterfahrung:

• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Projektleitung in Projekten der Testdurchführung zur Personalgewinnung
• Kenntnisse bzw. Erfahrungen in der Übernahme der Testverantwortung und alleinige Kontaktperson zum Kunden (SPoC)
• Fachkenntnisse in der Eignungsdiagnostik b) Sprachkenntnisse
• mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch (Niveau C1)

4.7.1.2 Testdurchführende/r Die geforderte Ausprägung der folgenden Berufs- und Projekterfahrung, der praktischen Erfahrung sowie der praktischen Kenntnisse in Tools und Technologien werden für die Fachpersonal entsprechend dem Bedarf des Einzelauftrages mit dem jeweiligen Einzelabruf konkretisiert.

Die Fachkraft „Testdurchführende/r“ muss die folgenden Anforderungen erfüllen:

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c) Berufs- und Projekterfahrung:

• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Testdurchführende/r und Ansprechpartner/in für Testteilnehmende d) Sprachkenntnisse
• mündliche und schriftliche Kommunikation in Deutsch (Niveau B2)

5 Vertragliche Rahmenbedingungen / Einzelabruf

Die Leistungserbringung erfolgt auf Grundlage von Einzelabrufen aus dem jeweiligen Rahmenvertrag. Die Einzelabrufe basieren auf EVB-IT Dienstverträgen mit dem jeweiligen Rahmenvertragspartner. Der Umfang der Einzelabrufe kann variieren und die Einzelheiten der Abrufleistungen werden im Einzelabruf konkretisiert und festgelegt (z. B. Leistungszeitraum und Leistungsinhalt, einzusetzende Qualifikationsprofile und Mengen).

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, die Qualifikation der Personen vor Einsatz in einem persönlichen Gespräch festzustellen und/oder von der Person einen Lebenslauf zu erhalten, zu prüfen und bei mangelnder Qualifikation abzulehnen.

Eine Mindestabnahmemenge besteht nicht.

Der Abruf von Dienstleistungen kann umgehend im Anschluss an die Zuschlagserteilung erfolgen. Das einzusetzende Fachpersonal muss zu dem im Einzelabruf genannten Zeitpunkt und entsprechend den fachlichen Anforderungen zum Einsatz zur Verfügung stehen.

Abgerechnet werden vom AN ausschließlich tatsächlich vollständig durchgeführte Testverfahren. Verfahren gelten als „durchgeführt“, sobald der AN dem AG bzw. der ZV die Testergebnisse zur Verfügung gestellt hat. Von Bewerbenden nicht angetretene Tests sowie aktiv bzw. aus. technischen Gründen abgebrochene oder nicht beendete Tests gelten nicht als „durchgeführt“ und werden dem AG nicht in Rechnung gestellt. Monatliche Grundkosten, ggf. anfallende Lizenzkosten oder andere betriebliche Aufwände werden nicht separat abgerechnet und sind vom AN in die Preisangaben pro Testverfahren einzukalkulieren.

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