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Leistungsbeschreibung

Vergabeverfahren

Externe datenschutzrechtliche Beratung

(Rahmenvertrag)

EG-2026-0766

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I. Vorstellung der Auftraggeberin

Engagement Global gGmbH

ENGAGEMENT GLOBAL ist Partnerin für entwicklungspolitisches Engagement. Wir vereinen unter einem Dach verschiedene Förderprogramme sowie zahlreiche Projekte, Initiativen und Angebote für ein ge- rechtes und nachhaltiges globales Miteinander. Dabei arbeiten wir insbesondere mit der Zivilgesell- schaft, mit Kommunen und mit Schulen zusammen. Engagement Global ist im Auftrag der Bundesregie- rung tätig und wird vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung finan- ziert.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.engagement-global.de/de/wer-wir-sind

II. Inhaltliches

Gegenstand der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über Leistungen zur Erfüllung der Auf- gaben eines Datenschutzbeauftragten1 für Engagement Global. Die Laufzeit des Vertrags soll zunächst ein Jahr betragen mit einem Umfang von bis zu 160 Std./Vertragsjahr. Engagement Global erhält zudem die Möglichkeit, drei Optionen zur Vertragsverlängerung mit einem zeitlichen Umfang von jeweils einem Jahr zu ziehen.

Von dem Rahmenvertrag umfasstes Leistungsspektrum

Der Datenschutzbeauftragte hat entsprechend den Vorschriften des Abschnitts 4 DS-GVO bei Engagement Global als bestellter Datenschutzbeauftragter insbesondere folgende Tätigkeiten wahrzunehmen:

• die Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen;

• die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften dieses Gesetzes sowie anderen Vorschriften über den Datenschutz und mit den jeweiligen besonderen Erfordernissen des Datenschutzes vertraut zu machen;

• die Beschäftigten der Auftraggeberin in Fragen des Datenschutzes zu beraten;

• Zusammenarbeit mit dem bei der Auftraggeberin bestehenden Datenschutzteam;

• die Unterrichtung und Beratung der Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäf- tigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach der DS-GVO sowie nach sons- tigen Datenschutzvorschriften der Europäischen Union bzw. der Mitgliedstaaten;

• die Überwachung der Einhaltung der DS-GVO, anderer Datenschutzvorschriften der Europäischen Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverar- beiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Beschäftigten und der diesbezüglichen Überprüfungen;

• Beratung im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durch- führung gemäß Artikel 35 DS-GVO;

• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;

1 Da der Begriff Datenschutzbeauftragter ein juristischer Terminus aus der DS-GVO ist, wird hier auch nur diese männliche Form verwendet. Diese bezieht sich gleichermaßen auf alle Geschlechter (weiblich, männlich und nicht-binär).

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• Bearbeitung von und Zuarbeit bei Datenschutz-Verletzungen; Sicherstellung der fristwahrenden Mel- dung an die Aufsichtsbehörde;

• die Funktion als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36 DS-GVO, und gegebenenfalls Be- ratung zu allen sonstigen Fragen;

• die Betreuung der Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen;

• das Verfassen datenschutzrechtlicher Gutachten;

• Begleitung der fortschreitenden Digitalisierung: Unterstützung bei Fragen, etwa zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz, aus den Bereichen Website- und Social-Media-Nutzung (z. B. Facebook, Insta- gram) sowie bei Cloudlösungen (beispielsweise in Microsoft 365 und weiteren);

• die Durchführung von bis zu 6 internen terminierten Datenschutzschulungen pro Vertragsjahr; auf Nachfrage von Abteilungen können bis zu 4 weitere Schulungen beauftragt werden.

Stellung des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte wird der Geschäftsführung unmittelbar unterstellt. Die Kommunikation und interne Abstimmung erfolgen über die Leitung der Abteilung Recht. Allerdings steht dem Datenschutzbe- auftragten ein unmittelbares Vortragsrecht bei der Geschäftsführung zu. Der Datenschutzbeauftragte ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei.

III. Vertragliches und Sonstiges

Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 15.01.2027 und endet zunächst am 14.01.2028. Engagement Global erhält die Möglichkeit (die Option), den Vertrag dreimal um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern, sodass die maximale Vertragslaufzeit vier Jahre beträgt. Der Vertrag endet somit spätestens am 14.01.2031. Engagement Global wird den Auftragnehmer spätestens sechs Wochen vor Ablauf der (jewei- ligen) Vertragslaufzeit darüber informieren, ob von der Verlängerungsoption Gebrauch gemacht wird.

Pro Jahr können Leistungen in einem Umfang von bis zu 160 Stunden abgerufen werden. Engagement Global ist berechtigt, Leistungen in dem vorgenannten Umfang abzurufen, hierzu jedoch nicht verpflich- tet. Die Beauftragung fällt in Häufigkeit und Umfang unregelmäßig aus. Abgerechnet wird monatlich auf Grundlage der eingereichten Rechnungen. Die Rechnungen müssen die erbrachten Leistungen auf fünf- zehn Minuten genau darlegen. Die gerichtliche Vertretung soll dabei nach RVG, die außergerichtliche Be- ratung nach Stundenhonorar vergütet werden.

Notwendige Fahrt- und Übernachtungskosten müssen in den Angebotspreis eingepreist werden. Nach der Erfahrung der letzten Jahre ist mit etwa 6 Präsenzterminen im Jahr zu rechnen (ca. 5 Audits und eine Versammlung des Aufsichtsrats). Reisezeiten werden nicht vergütet. Notwendige Reisekosten im Rahmen der gerichtlichen Vertretung werden nach RVG abgerechnet.

Die Rechnung ist nach deutschem Recht auszustellen. In der Rechnung müssen alle Daten gem. § 14 Um- satzsteuergesetz korrekt angegeben sein.

Die Allgemeinen Vertragsbedingungen (AVB) der Engagement Global gGmbH sind Vertragsbestandteil.

Leistungsbeschreibung_2026-0766.pdf